Финальным этапом при проведении инвентаризации являются анализ ее итогов и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Обнаруженные в процессе инвентаризации отклонения фактического количества ценностей от данных бухучета оформляются в соответствии с утвержденным порядком.
Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации
Порядок осуществления инвентаризации имущества и фиксации ее результатов указан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010). В соответствии с Указаниями инвентаризационная комиссия формирует протокол, фиксирующий результаты инвентаризации, принятые решения и предложения по оформлению результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Для анализа причин, из-за которых возникает необходимость изменения данных бухучета, проводится совещание инвентаризационной комиссии. По фактам выявления излишков или недостач комиссия берет от них подробные объяснительные.
Учет результатов инвентаризации
Фиксация результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы недостач. По пригодным к последующей эксплуатации и не подлежащим восстановлению объектам инвентаризации оформляется опись с указанием причин непригодности, даты ввода в эксплуатацию и предложений по списанию. Если ценности были арендованы предприятием, приняты для переработки или состоят на его ответственном хранении, то на них формируются отдельные сличительные ведомости.
Затем в книге контроля за выполнением распоряжений о проведении инвентаризации делают запись с указанием:
- фактической даты завершения инвентаризации и даты завершения по приказу;
- итоговой суммы недостач и излишков;
- даты утверждения результатов инвентаризации;
- даты осуществления мер по недостачам: передачи дела в суд или погашения виновными лицами;
- отметки об оприходовании излишков или погашении недостач.
Оформление результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Инвентаризация завершается отражением ее результатов в отчетности и учете того месяца, в котором она была завершена. Если это годовая инвентаризация, то результаты проводят в годовом бухгалтерском отчете. Найденные при инвентаризации отклонения фактического количества имущества от данных бухучета разносят в соответствии с требованиями «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) и «Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (редакция от 08.11.2010):
- денежные средства, основные средства, материальные ценности, прочее имущество, оказавшиеся в излишке, оприходуются и принимаются на финансовые результаты организации с выявлением виновных лиц и причин возникновения излишка;
- недостача списывается по приказу руководителя предприятия на издержки продаж и производства в пределах норм, установленных законом.
Отражение результатов инвентаризации: излишки
При расчете налога на прибыль налоговое законодательство велит стоимость излишков, обнаруженных при инвентаризации, относить к прочим доходам. Излишки по денежным средствам, основным средствам и материальным ценностям отражаются проводкой:
Отражение результатов инвентаризации: недостачи
Независимо от причин возникновения недостачи денежных средств, основных средств, материальных ценностей и другого имущества отражаются проводкой:
Естественная убыль при инвентаризации
Недостачи в рамках норм естественной убыли в бухгалтерском учете относят на расходы на продажу или издержки производства. Указанные нормы естественной убыли утверждены отраслевыми министерствами и ведомствами. Списание недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли производится следующей проводкой.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.
Инвентаризация как метод бухгалтерского учета
Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.
Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.
Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
- Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
- законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.
Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
- при смене матответственных лиц;
- при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
- при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
- при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
- при наступлении чрезвычайных ситуаций.
Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.
Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.
Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .
Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .
До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.
Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:
- ИНВ-1 — для ОС;
- ИНВ-3 — для ТМЦ;
- ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
- ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
- ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
- ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
- ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.
В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.
Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:
- ИНВ-18 — для ОС;
- ИНВ-19 — для ТМЦ.
Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.
Расхождения могут быть следующих видов:
- излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
- недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);
ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.
Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:
- Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.
Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:
- Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.
Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:
- Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.
Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):
- Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.
Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:
- Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.
Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:
- Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.
Итоги
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.
В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации.
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .
| Этап | Действия | Документ (форма) |
|---|---|---|
|
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии |
Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях. |
Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисовВыше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин. |
Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено.
Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.
Инвентаризация имущества и его источников – это операция бухгалтерского учета, с которой сталкивается в своей работе каждый бухгалтер. Узнать основные правила инвентаризации, сроки и порядок их проведения, порядок оформления результатов, а также как учитываются излишки и недостачи при инвентаризации поможет вам данная статья.
1. Инвентаризация и её нормативное регулирование
2. Когда проводится инвентаризация
3. Виды инвентаризаций
4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете
5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации
6. Оформление итогов: документы после инвентаризации
7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации
8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия
9. Учет недостачи при инвентаризации
10. НДС по недостаче при инвентаризации
11. Как оприходовать излишки при инвентаризации
12. Инвентаризация имущества на примере
13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
1. Инвентаризация и её нормативное регулирование
Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.
Законодательно инвентаризация регулируется следующими документами:
- «О бухгалтерском учете» — Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (с изм. и доп.);
- «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» – Приказ Минфина № 34н от 29.07.1998г.;
- ПБУ 1/2008 — «Учетная политика организации»;
- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» — Приказ Минфина № 493 от 13.06.1995г.;
- «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей» — Постановление Правительства РФ №814 от 12.11.2002г.;
- «Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли» — Приказ Минфина № 955 от 31.03.2003г.
Основными причинами расхождений фактического наличия с данными учета являются:
- — неточности при приеме или выбытии имущества;
- — ошибки в первичных документах, неправильное отражение документальных данных в аналитическом и синтетическом учете;
- — прямые злоупотребления материально ответственных лиц.
2. Когда проводится инвентаризация
Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Все организации и ИП, ведущие бухгалтерский учет, обязаны проводить инвентаризацию в следующих случаях:
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- В случае смены материально ответственного лица;
- При выкупе, продаже, передаче в аренду имущества;
- В случае ликвидации или реорганизации организации;
- В случае выявления фактов порчи или хищения имущества;
- В случае различных чрезвычайных ситуаций.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.
Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерскому учета, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», инвентаризация может проводиться для:
- основных средств — один раз в три года;
- библиотечных фондов — один раз в пять лет.
3. Виды инвентаризаций
Добровольная инвентаризация может быть проведена в ситуации, предусмотренной учетной политикой организации или по приказу руководителя, эти документы определяют случаи, количество и сроки инвентаризаций в отчетном году.
Приложение к учетной политике по проведению инвентаризаций включает в себя:
- — график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году,
- — даты проведения плановых инвентаризаций,
- — перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.
Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:
| Критерий | Вид инвентаризации | Отличительные особенности инвентаризации |
| По обязательности проведения | Обязательная | Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации |
| Инициативная | Проводится по решению руководителя | |
| По периодичности | Плановая | Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки |
| Внеплановая | Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством | |
| По степени охвата | Полная | Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств |
| Частичная | Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств | |
| По методу проведения | Натуральная | Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное |
| Документальная | Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов |
4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете
Все первичные документы, имеющие отношение к инвентаризации имущества, официально утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 года № 88. Вы можете воспользоваться ими, утвердив в учетной политике. Излишки и недостачи при инвентаризации организация имеет право фиксировать и в своих формах документов, если в них будут содержаться все реквизиты, которые требует Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г., и они будут утверждены в составе учетной политики.
Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете подразделяется на следующие этапы:
- Подготовительный этап;
- Создание инвентаризационной комиссии;
- Проведение инвентаризации;
- Оформление результатов инвентаризации.
Рассмотрим эти этапы подробнее.
Для начала необходимо оформить распорядительный документ о проведении инвентаризации . Это может быть приказ, постановление или распоряжение за подписью руководителя организации (Форма ИНВ-22). В этом распорядительном документе должен быть перечислен состав инвентаризационной комиссии, сроки инвентаризации, перечень имущества и обязательств, подлежащих пересчету и сверке.
Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета приказов (ИНВ-23) и вручен председателю комиссии. Далее нужно взять расписки с материально ответственных лиц о том, что все материальные ценности учтены, документы сданы в бухгалтерию.
На основании распорядительного документа о проведении инвентаризации создается инвентаризационная комиссия . Такая комиссия должна включать не менее двух человек, один из которых: председатель комиссии.
В состав инвентаризационной комиссии входят:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы;
- другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
В комиссию могут входить не только работники данной организации, но и приглашённые независимые эксперты, например, из сторонней аудиторской компании. В случае, когда в организации числится только руководитель, то все обязанности по проведению инвентаризации и оформлению её результатов возлагаются на него.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества специально создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации
В указанные в распорядительном документе сроки инвентаризационной комиссией проводится инвентаризация имущества и их источников. Немаловажно помнить, что во время проведения инвентаризации никаких других операций по движению проверяемых ОС или ТМЦ проводиться не должно!
Результаты в процессе пересчета записываются в специальную инвентаризационную опись или акт в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и сдаются в бухгалтерию.
Результаты инвентаризации вписываются в специальные инвентаризационные описи или акты по унифицированной форме. Основные средства вносятся в форму ИНВ-1, товарно-материальные ценности – ИНВ-3 и т.п. Напомню, что все формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые вы используете, независимо от того, типовые они или нет, утверждаются в составе учетной политики.
Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими остатками имущества и обязательств, то их вносят в сличительные ведомости по форме ИНВ-18 и ИНВ-19. Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных. Там отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
6. Оформление итогов: документы после инвентаризации
Окончательные результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета.
Все документы после инвентаризации подписываются членами инвентаризационной комиссии, председателем комиссии и бухгалтером, принявшим первичные документы от председателя.
7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации
Итак, все первичные документы оформлены и сданы в бухгалтерию, перед бухгалтером стоит задача произвести необходимые операции для достоверного отражения в учете излишков и недостач при инвентаризации. Как же отражаются результаты инвентаризации в учете? Какие проводки оформляются?
Прежде всего, бухгалтер должен знать, выявлено ли лицо, виновное в недостачах: от этого зависит способ учета недостач. Недостачи в пределах норм естественной убыли можно списать на издержки производства и обращения, а всё, что превышает нормы – относится на виновных лиц.
Если же виновные лица так и не выявлены, или же суд отказал во взыскании с них убытков, недостачи относятся на финансовые результаты. Куда именно бухгалтерия отнесет недостачи – решает руководитель организации в приказе, оформленном по результатам проведенной инвентаризации.
Излишки же сразу относятся на финансовые результаты, причем, оприходование производится по рыночным ценам на текущую дату. В целях исчисления налога на прибыль выявленные излишки и недостачи при инвентаризации считаются внереализационными доходами и расходами.
8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия
Как оформить проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.
9. Учет недостачи при инвентаризации
Чаще всего при инвентаризации выявляются именно недостачи. Учет недостачи при инвентаризации ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Дебет 94 – Кредит 01, 10, 43, 41 — отражена недостача по итогам инвентаризации
После проводится выяснение обстоятельств дела, имеются ли виновные лица, согласны ли они с возмещением недостачи. При необходимости дело рассматривается в суде.
Когда виновное лицо возмещает стоимость недостающих ТМЦ, счет 94 закрывается через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:
Дебет 73 – Кредит 94 – недостача отнесена на виновное лицо
Если виновное лицо не выявлено, то бухгалтер относит недостачи на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:
Дебет 91-2 – Кредит 94 – недостача отнесена на прочие расходы
10. НДС по недостаче при инвентаризации
НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению в случаях, перечисленных в п.3 ст. 170 НК РФ. Но списание недостачи по результатам проведенной инвентаризации не относится к перечню операций из вышеупомянутой статьи Налогового Кодекса. Недостача может быть выявлена вследствие хищения, пожара, истечения срока годности и т.п.
Поэтому, по мнению Высшего Арбитражного Суда РФ, восстанавливать НДС по недостаче при инвентаризации не нужно.
А вот Минфин зачастую придерживается прямо противоположного мнения, например, в Письме № 03-03-06/1/1997 от 21.01.2016 года сказано, что ТМЦ при списании из-за недостачи не подлежат дальнейшему использованию, а значит, НДС по ним должен быть восстановлен.
Однако такого правила Минфин рекомендует придерживаться не всегда. В Письме ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015г. уточнено, что при выбытии имущества из-за пожара восстанавливать НДС не надо. Кроме того, восстанавливать НДС не нужно, если уничтожаются некачественные ТМЦ для обеспечения безопасности и реализации качественной продукции (Письмо Минфина № 03-07-11/34617 от 23.08.2013г.)
Таким образом, если выбытие имущества происходит вследствие хищения, порчи, недостачи, потери и т.п. или их невозможно использовать в дальнейшем из-за брака, истечения срока годности, то восстанавливать НДС не потребуется (Решение ВАС РФ № 3943/11 от 19.05.2011 и № ГД-4-3/21097 от 26.11.2013 и Письмо Минфина №03-01-13/01/47571 от 07.11.2013).
В то же время, исключать возможность претензии со стороны налоговых органов из-за разъяснений в Письме №03-03-06/1/1997 от 21.01.2016г. не стоит. В любом случае, ВАС принимает сторону налогоплательщиков, поэтому отстоять своё право в суде возможно.
11. Как оприходовать излишки при инвентаризации
Излишки могут на первый взгляд показаться благополучным результатом инвентаризации. Однако, это совсем не так. Ведь образоваться они могли в случае неверного оприходования ТМЦ, или неполной отгрузки товара покупателям, или списания ТМЦ в производство. То есть излишки, так же, как и недостачи, говорят о некачественной работе материально ответственных лиц и бухгалтера.
Как оприходовать излишки, выявленные при инвентаризации? Ранее мы уже отметили, что они являются внереализационным доходом и учитываются на счете 91 в корреспонденции со счетами учета того или иного имущества. Для оформления операции по оприходованию излишков используются проводки:
Дебет 10, 01, 50 и т.п. — Кредит 91-1
Если в результате инвентаризации были выявлены излишки по основным средствам, подлежащим амортизации, то исчислять амортизацию следует так, как и при покупке: с первого числа месяца, следующего за месяцем обнаружения.
Так как стоимость излишков относится на внереализационные доходы по счету 91-1, она является доходом, облагаемым налогом на прибыль.
Как оприходовать товар, выявленный при инвентаризации, в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.
12. Излишки и недостачи при инвентаризации на примере
Рассмотрим всё вышесказанное об инвентаризации имущества на примере.
ООО «Фиалка», занимающаяся оптовой торговлей и применяющая общую систему налогообложения, провела инвентаризацию ТМЦ на складе при смене материально ответственного лица. В результате были выявлены излишки и недостачи.
Товар 1 – 10 шт. по 200 руб. (рыночная стоимость на дату инвентаризации)
Недостачи:
Товар 2 – 5 шт. по 300 руб.
Товар 3 – 8 шт. по 50 руб.
Товары, поступившие от ООО «Гладиолус», облагаются по ставке 18%.
Перед началом инвентаризации был издан приказ руководителя ООО «Фиалка», в котором указана причина инвентаризации, дата начала, конца и оформления результатов инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии. Приказ был доведен до сведения всех членов инвентаризационной комиссии и главного бухгалтера под роспись.
В результате инвентаризации была заполнена опись по форме ИНВ-3, которую прошили, пронумеровали, скрепили подписями членов инвентаризационной комиссии и печатью организации. При сравнении описей с ведомостями, предоставленными бухгалтерией, были выявлены излишки и недостачи при инвентаризации, в результате которых председатель инвентаризационной комиссии составил сличительную ведомость ИНВ-19 с указанием расхождений данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ТМЦ в количественном и стоимостном выражении.
Подведя итоги проведенной инвентаризации, описи и сличительные ведомости были сданы в бухгалтерию и главным бухгалтером совместно с председателем инвентаризационной комиссии были подписаны результаты инвентаризации.
В ходе проверки первичных документов главный бухгалтер установила, что недостача образовалась вследствие неверного оприходования ТМЦ в бухгалтерском учете ответственным за этот раздел учета бухгалтером. На основании докладной записки главного бухгалтера руководителю, был издан приказ о погашении стоимости недостачи за счет заработной платы бухгалтера по учету ТМЦ.
13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример
Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 1500 руб. – Списан Товар 2.
Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 400 руб. – Списан Товар 3.
Дебет 73 — Кредит 94 – на сумму 1900 руб. – Сумма по недостаче ТМЦ отнесена на виновное лицо.
Дебет 70 — Кредит 73 – на сумму 1900 руб. – С виновного лица снята сумма недостачи с заработной платы.
Во избежание разногласий с ИФНС, бухгалтером было принято решение восстановить НДС по недостаче:
Дебет 19 — Кредит 60 – на сумму 342 руб. — восстановлен НДС по недостаче, выявленной в результате инвентаризации.
В результате вышеуказанной бухгалтерской проводки в книге продаж появится строка с указанием счета-фактуры на поступление этих ТМЦ от поставщика и суммой НДС, рассчитанной исходя из общей стоимости списанных ТМЦ:
1900 руб. *18% = 342 руб.
Излишки ТМЦ были оприходованы следующей бухгалтерской проводкой:
Дебет 41 — Кредит 91-1 – на сумму 2000 руб. – Оприходован излишек Товара 1.
Итак, в результате проведенной инвентаризации был получен доход в сумме 2000,00 рублей. Общий итог инвентаризации: прибыль 2000 руб., убыток компенсирован виновным лицом за счет его заработной платы.
Таким образом, инвентаризация — это часть хозяйственной жизни, с которой каждый бухгалтер будет вынужден рано или поздно столкнуться на практике. Всегда помните, что все излишки и недостачи при инвентаризации должны быть документально оформлены и подтверждены подписями ответственных лиц и печатью организации.
Если у вас возникла неясная ситуация при учете излишков или недостач, выявленных при инвентаризации, приглашаем вас в комментарии, чтобы совместными усилиями разрешить ваши затруднения.
Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы
Каждый человек, работающий на предприятии или в небольшой фирме, окружен большим количеством предметов и вещей. На промышленном предприятии – это станки или оборудование, в офисе – это офисная техника и канцелярия. При этом мало кто задумывается, что каждый предмет проходит по бухгалтерским статьям предприятия и представляет собой ТМЦ или товарно-материальную ценность.
Для чего нужна инвентаризация тмц?
К товарно-материальным ценностям относятся все активы предприятия или организации, которые включают в себя используемое сырье, материалы, всю технику или оборудование, которое применяется для создания товара или оказания услуг. Все, что имеет в наличии предприятия, именуется ТМЦ.
Но каждая вещь, поскольку она приобреталась компанией или предприятием, проходила по бухгалтерии и находится на балансе организации. Это требует проведения периодической инвентаризации или сверки действительного наличия материальных ценностей с данными бухгалтерии. Проведение инвентаризации включает в себя не только сверку количества, но также определение стоимости предмета или вещи в соответствии с данными, которые находятся в документах бухгалтерского учета.
Сама процедура проведения сверки ТМЦ отражена в методических рекомендациях по проведения инвентаризации и финансовых обязательств организации, которые утверждены соответствующим приказом Министерства Финансов РФ. Также в данных рекомендациях содержатся формы соответствующей отчетности, которая составляется по результатам проведенной сверки.
Частота проведения процедуры сверки материальных ценностей устанавливается в учетной политике компании или же определяется руководителем по мере необходимости или в силу иных причин.
Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п.27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:
- необходимость составления ежегодной бухгалтерской отчетности;
- увольнение и прием на работу новых материально ответственных лиц, в число которых входят в первую очередь кладовщики и кассиры;
- сдача имущества или оборудования в аренду;
- случаи выявления хищений или порчи имущества и ТМЦ;
- повреждение имущества организации в результате стихийных бедствий или чрезвычайных ситуации;
- ликвидация компании или предприятия.
Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку является меры, по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.
Проведение и оформление инвентаризации ТМЦ
Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.
Шаг 1
Первым этапом является составление соответствующего распоряжение руководителя организации в виде приказа, в котором прописываются сроки проведения процедуры сверки, перечень ценностей, надлежащие проверить.
Также в ходе первого этапа на предприятии необходимо сформировать комиссию, которая должна состоять минимум из двух человек. Состав комиссии также должен утверждаться соответствующим распоряжением руководителя. Следует отметить, что в комиссию не должны входить материально ответственные лица.
Следующим шагом первого этапа является сбор подписей материально ответственных лиц, подтверждающих, что к началу проведения сверки ими были сданы все учетные документы первичного характера. Также собранные подписи являются подтверждением оприходования всех поступивших ТМЦ и списаниях выбывших из употребления.
Шаг 2
Второй этап включает в себя непосредственную проверку ТМЦ и составление соответствующих описей. Проведение инвентаризации – это полное переписывание, пересчет и взвешивание всего, что числиться на балансе предприятия. Сама проверка может осуществляться методом сплошного прохода, когда все, что присутствует в помещении, описывается. При этом в процессе инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.
После завершения сверки ценностей, находящихся в одном помещении, оно опечатывается до завершения процедуры инвентаризации. Допуск в данное помещение разрешается только с непосредственного письменного разрешения руководителя в случае крайней надобности.
Если в процессе инвентаризации учету подлежат хозяйственные ценности, которые были выданы для непосредственного их применения по назначению, то они должны описываться по месту фактического их нахождения.
В процессе проведения проверки все данные вносятся в инвентаризационные описи, которые могут составляться вручную или с использование компьютеров. При этом существуют требования к их заполнению: все надписи должны быть сделаны разборчивым почерком, не допускается помарок, исправлении или стирания.
Если в составленных инвентаризационных ведомостях обнаруживаются ошибки, следует немедленно сообщать об этом председателю комиссии, чтобы была возможность исправить ситуацию до момента снятия опечатывания с соответствующего помещения. При этом вносимые исправления должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Составленная по итогам инвентаризации опись передается в бухгалтерию организации.
Шаг 3
Третьим этапом процесса сверки ТМЦ является проверка поступивших в бухгалтерию описей данным бухгалтерского учета. В случае выявление нестыковок или обнаружении недостачи должны быть оформлены сличительные ведомости.
Оформление сличительной ведомости осуществляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на хранение в бухгалтерию, второй экземпляр должен находиться у материально ответственного сотрудника.
В случае выявления факта недостачи стоимость материальных ценностей указывается в соответствии с первичными, приходными документами, а излишки должны быть оценены в соответствии с рыночной стоимостью оборудования или вещи.
Если в предприятии имеются ценности, которые находятся в обороте организации, но при этом никоим образом не проходят по бухгалтерским ведомостям, то для них следует составлять отдельные сличительные ведомости.
После проведения процесса бухгалтерской сверки все результаты отправляются инвентаризационной комиссии, которая должна провести тщательный анализ полученных результатов и выявить причины появление излишков или недостачи. Результаты заседания комиссии должно оформляться в виде заключительного протокола.
Последнее слово в процедуре инвентаризации имеет руководитель организации, который подписывает результаты и приказ, утверждающий результаты проведенной сверки.
Результат инвентаризации ТМЦ, оформление в бухгалтерском учете
Последним этапом проведения инвентаризации ТМЦ является приведение полученных результатов в соответствии с имеющимися данными бухгалтерии. Это означает, что данному отделу потребуется оприходовать образовавшиеся излишки или списать недостачу. Происходит это по следующим статьям и проводкам:
- дебетовый счет 41, кредитный 91, субсчет «Прочие доходы». В данных графах учитывается приход излишков, которые были выявлены. Недостачи могут списываться по счет 94, именуемый «Недостачи от потери или порчи имущества»;
- дебетовый счет 94, кредитный 41. В данном случае необходимо этой проводкой отразить недостачу ценностей. При этом после отражения счет 94 следует закрывать.
При этом отнести недостачу можно на три статьи:
- на затраты, являющиеся запланированными в соответствии с принятыми на предприятии нормами естественной убыли. В данном случае применяется дебит 20 и кредит 94, в которых следует отразить списание выявленной недостачи, вписав ее в нормы принятой естественной убыли;
- на виновных лиц. В этом случае списание проводится по счет 73 дебит и 94 кредит, где отражаются списании вследствие образования недостачи по вине третьих лиц. Далее сумму выявленной нехватки средств следует удержать из причитающихся виновному лицу выплат;
- финансовые результаты. Еще одной статьей, по которой можно списать недостачу, является дебетовый счет 91 и кредит 94, где полагается отражать недостачи, образующиеся вследствие превышения норм естественной убыли. Подобный способ может быть использован в случае, если невозможно определить виновное лицо или образованные недостачи не вписываются в нормы естественной убыли.
Виды инвентаризации
Принято различать несколько видов проведения процедуры сверки товарно-материальных ценностей.
- Полная, которая включает в себя проверку всех имеющихся на балансе предприятия ценностей и финансовых обязательств. Подобный вид применяется при подготовке годового бухгалтерского отчета;
- Частичная, при которой проводится проверка только одного типа средств, находящихся в наличии организации или предприятия;
- Выборочная, предполагающая учет уцененных товаров или оборудования, которое признано устаревшим или негодным для дальнейшего использования.
Также разделение инвентаризации по типам осуществляется в зависимости от временных характеристик. В данном случае различаются плановые проверки, которые проводятся по заранее составленному графику или внеплановые, назначаемые в исключительных случаях, например, в случае существования подозрений на пропажу материальных ценностей или при образовании крупной недостачи по бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация ТМЦ – это обязательная процедура, которая должна проводится с регулярной периодичностью для предотвращения образования крупных недостач или «дыр» в бухгалтерии, возникающих вследствие отсутствия учета и сверки поступающих ценностей и имеющихся в наличии.
Вконтакте
