Отчет 2 ндфл образец заполнения. Скачать бланк и образец справки

Налоговая инспекция хочет знать все. И не только о том, все ли налоги заплатила за себя ваша организация. Кроме своих налогов любая организация или ИП, имеющий в штате сотрудников или заключивший гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг, должны удерживать и уплачивать в бюджет налоги с доходов, полученных физическими лицами.

Связано это с тем, что работодатель по отношению к своим работникам является налоговым агентом. Как можно проверить, выполнил он свои обязанности или нет, и все ли заплатил работник, что должен был? Только посмотрев отчетность.

Уже много лет такие сведения подаются в виде справок по форме 2-НДФЛ. На каждого сотрудника составляется отдельная справка. А значит, бухгалтер должен знать, как заполнить справку 2-НДФЛ.

1. Правила заполнения справки 2-ндфл

3. Как заполнить справку 2-НДФЛ

5. Сведения о налоговой базе и налоге

6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ

7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Правила заполнения справки 2-ндфл

Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», по которой сдается отчетность в настоящее время, утверждена приказом ФНС России от 30.10.15г. №ММВ-7-11-485@. Этим же нормативным документов утверждены и правила заполнения справки 2-НДФЛ.

Справки предоставляются:

1. По физическим лицам, получившем доход, с которого организация удержала налог – в налоговую не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).
2. По физическим лицам, получившем доход, с которого организация не имела возможности удержать налог – в налоговую не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Также информация о том, как заполнить справку 2-НДФЛ, пригодится не только для отчета в налоговую. Справку также нужно выдавать по просьбе работников, например, для банка (п.3 ст.230 НК).

Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Сумма налога показывается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются в большую сторону).

Давайте рассмотрим практическую ситуацию из жизни организации, и на ее основе составим пример заполнения справки 2-НДФЛ. Параллельно будем обсуждать и важные теоретические моменты.

Рассчитаем величину НДФЛ за каждый месяц работы и за год в целом Осетрову Олегу Алексеевичу, менеджеру ООО «Премудрый пескарь». Оклад работника 35 000 руб. в месяц.

Кроме оплаты за отработанное время, выплачено:

• Отпускные – 10000 руб.
• Пособие по временной нетрудоспособности – 7500 руб.

У Осетрова есть дети:

• Дочь 1994 г.р., учащаяся ВУЗа по очной форме обучения;
• Сын 2002 г.р., учащийся школы.

Заявление на предоставление детских вычетов Осетров написал. Подтверждающие документы на получение вычетов есть.

5 июля 2016 года дочь Осетрова закончила ВУЗ, следовательно, с августа 2016 года налоговый вычет на нее уже не предоставляется. Дальше вычет Осетров получает только на младшего ребенка – школьника.

В мае 2016 года Осетров приобрел квартиру. Поскольку имущественный вычет он до этого не использовал, то 18 июня 2016 года он принес в бухгалтерию заявление на предоставление имущественного вычета за 2016 год на сумму 1 500 000 руб. и уведомление из налоговой инспекции о праве на вычет. Вычет будет предоставляться с июня 2016 года.

Доходы, облагаемые по ставке 13% для дивидендов и 35%, в 2016 году Осетров не получал.

Все доходы, вычеты и начисленный НДФЛ по данному работнику представлены в таблице.

Кроме оплаты по окладу сотрудник получал материальную помощь: 2000 руб. в январе, 6000 руб. в июне.

В ноябре налогооблагаемые доходы нарастающим итогом с начала года превысили 350 тыс. руб., поэтому начиная с ноября, детские вычеты предоставляться не будут. Для расчета данного лимита используются только налогооблагаемые доходы.

Обратите внимание по внесению данных о выплаченной материальной помощи в справку 2-НДФЛ. Если у сотрудника была в году материальная помощь, полностью не облагаемая НДФЛ независимо от суммы, то вносить ее в справку не нужно.

Если была обычная матпомощь, которая не облагается только в пределах 4000 руб., то в справке она отражается.

3. Как заполнить справку 2-НДФЛ

Теперь, когда все исходные данные для примера у нас есть, будем по шагам смотреть, как заполнить справку 2-НДФЛ.

В графе признак справки нужно указать:

1 – если сообщаются сведения о доходах физического лица и начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ;

2 – если удержать НДФЛ невозможно (не позже 1 месяца по окончании года);

«Номер корректировки» — поле заполняется и при сдаче первичной справки, и при сдаче уточненных сведений. Если справка первичная, то надо поставить номер 00, для уточненных - 01, 02 и т. д.

Есть возможность аннулировать справку 2-НДФЛ, которую компания сдала ошибочно. Для этого в поле «Номер корректировки» надо поставить значение 99, а в справке заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями об организации и физлице. Такая аннулирующая справка будет иметь новую дату составления, но старый номер (т.е. номер той старой ошибочной справки).

В каких случаях это может потребоваться? Например, если вы по ошибке сдали на одного работника несколько справок, сдали справку на работника, который у вас уже давно не работает и др.

Заполнение справки начинается с внесения сведений о налоговом агенте в Раздел 1: ИНН/КПП, наименование организации или ФИО физического лица – индивидуального предпринимателя, код по ОКТМО, телефон.

В Разделе 2 отражаются сведения о физическом лице, которое получало доходы: ИНН, ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные, место жительства. Для иностранцев есть и свои поля: ИНН в стране гражданства, адрес места жительства в РФ, код страны проживания и адрес в стране постоянного проживания (указывается один из адресов).

В поле «Статус налогоплательщика» указывается один из следующих:

• 1 - резиденты
• 2 - нерезиденты
• 3 - высококвалифицированные специалисты
• 4 - переселенцы, которые живут за рубежом (т.е. это участники государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению соотечественников, проживающих за рубежом, не являющиеся налоговыми резидентами)
• 5 - беженцы-нерезиденты и получившие временное убежище в РФ
• 6 - иностранцы, которые работают на основании патента.

По данным об организации и физическом лице мы заполнили разделы 1 и 2.

Далее справка НДФЛ представляет детальную информацию о доходах и вычетах. Раздел 3 содержит сведения о доходах, которые получены работниками в денежной или натуральной форме, за каждый месяц налогового периода (года). В заголовке данного раздела отражаются ставки НДФЛ, на которые заполняется раздел. В нашем примере будет один раздел, потому что все доходы, которые получил работник, облагаются по ставке 13%.

За каждый месяц в графе Сумма дохода указывается общая величина дохода, полученная работником за месяц. Если в каком-то месяце работник имел право на получение профессионального налогового вычета, а также вычета по доходу, облагаемому НДФЛ не в полном размере, то указывается код вычета и его сумма.

Полностью освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включают, например, пособие по уходу за ребенком, пособие по беременности и родам.

Коды заполнения справки 2-НДФЛ берутся из приказа ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@. Нам для заполнения формы в нашем примере потребуются:

Коды доходов:

• 2000 – заработная плата
• 2760 — материальная помощь
• 2012 — отпускные
• 2300 — пособие по временной нетрудоспособности

Коды вычетов:

• 503 — необлагаемый лимит по матпомощи
• 114 — на первого ребенка
• 115 — на второго ребенка
• 311 — имущественный

В Разделе 4 обобщаются данные о вычетах в соответствии с их кодами, указывается суммарная величина каждого вычета. Здесь приводятся вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (в отличие от вычетов, указываемых в разделе 3 – по материальной помощи, профессиональные вычеты).

В разделе 4 мы запишем вычеты на детей – по первому и второму ребенку отдельно, и имущественный вычет. Здесь же могут быть указаны вычеты на самого работника, а также социальные и инвестиционные.

Для занесения данных об имущественном вычете необходимо иметь Уведомление из налогового органа, которое подтверждает право работника на его применение.

5. Сведения о налоговой базе и налоге

В Разделе 5 подводятся итоги доходов, определяется налоговая база и делается расчет НДФЛ. Отражается общая сумма доходов – итоговая величина столбца Сумма дохода из Раздела 3. По следующей строке записывается налоговая база, которую можно найти как разность между общей суммой доходов и величиной налоговых вычетов (сумма вычетов по Разделам 3 и 4).

По строке Сумма налога исчисленная записывается исчисленная сумма налога, т.е. произведение налоговой базы на налоговую ставку. Далее заполняются строки с данными о сумме удержанного, перечисленного налога, излишне удержанной и не удержанной.

Для Осетрова:

Общая сумма полученных доходов – 423 500 руб.

Сумма вычетов – 9800 (первый ребенок) + 14 000 (второй ребенок) + 238 200 (имущественный) + 4000 (необлагаемая матпомощь) = 266 000 руб.

Налоговая база – 157 500 руб.

Сумма налога – 20 475 руб.

Если в отношении доходов работника в течение года использовались разные ставки, то и разделов 3-5 будет несколько. Число разделов 3-5 будет равно количеству использованных ставок.

Тем компаниям, где работают иностранные сотрудники из «безвизовых» стран, пригодится строка с данными по фиксированным авансовым платежам.

6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ

Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Такое требование прописано в пункте 2 статьи 230 НК РФ. То есть по местонахождению организации (или подразделения) либо по месту жительства физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Справки сдавайте в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. На бумаге составлять справки разрешено только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, менее 25 человек.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введен штраф за представление документов, содержащих недостоверные сведения. Штраф выпишут, если налоговики выявят ошибки в форме 2-НДФЛ. Сумма штрафа — 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями.

Поэтому внимательнее изучайте, как заполнить справку 2-НДФЛ и не допускайте ошибок. А если вдруг заметили ошибку, то бегом исправлять ее, пока налоговики не нашли ее раньше вас.

7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.

Какие проблемные вопросы по заполнению справок 2-НДФЛ возникают у вас? Задавайте их в комментариях!

Как заполнить справку 2-НДФЛ на практическом примере

Все знают о необходимости уплаты налога, который ежемесячно удерживают сотрудники расчетной группы во время начисления заработка и других вознаграждений. Бухгалтер отвечает за правильность исчисления подоходного налога, передачу его в казну, а также формирует отчетность по форме НДФЛ 2, благодаря которой у ИФНС есть возможность контроля всех расчетов. Нередко при составлении справки возникают вопросы по правильности применения тех или иных шифров, подробнее рассмотрим эту тему в нашем обзоре.

Справка 2 НДФЛ для ИФНС формируется ежегодно по истечении отчетного периода. Сдают ее в фискальные органы не позднее 01.04, для отчета за 2017 год этот срок в связи с выходными днями перенесен на 2 апреля.

Помимо этого, если юр лицо не удержало НДФЛ с прибыли физических лиц за отчетный период, уведомить ИФНС и работника необходимо не позднее 1 марта. Обращаем внимание, что во втором случае подают 2 справки НДФЛ на 1.03.2018 г. и на 2.04.2018 г.

Важно помнить, что в отчет 2 НДФЛ попадают все виды доходов работников: заработок, премиальные, ценные подарки, сдача недвижимости в аренду или ее реализация. Подробнее весь перечень налогооблагаемого вознаграждения перечислен в ст. 217.

Где можно узнать код ИФНС 1 раздела справки 2 НДФЛ

В первой части отчета у бухгалтера вызывает затруднение шифр ИФНС, что означает этот набор цифр, а также, где его можно узнать. Он представляет собой четырехзначное число, две первые цифры – шифр российского юр лица, две последние – код инспекции, за которой закреплена компания. Уточнить или проверить при необходимости можно тремя способами.

На официальном сайте федеральной налоговой службы представлена справочная информация, в том числе и код ИФНС. Для этого во вкладке электронных сервисов следует зайти в меню «Все сервисы» и выбрать ячейку с адресами инспекций.

В открывшемся меню ничего вводить не нужно, просто следовать команде «Далее», ввести город для поиска и улицу, на которой находится фискальная служба. На экран выйдет информация о налоговом органе и его реквизиты.

2 способ

Можно узнать данные ИФНС по ИНН компании, который присваивается любому юр лицу или физическому лицу. Первые 4 цифры – это и будет шифр федеральной инспекции агента. Но этот вариант подходит только для кода ИФНС, к которой прикреплен субъект хозяйствования. Если нужно узнать код иного налогового органа, такой способ не подойдет.

Узнать код службы ИФНС можно по справочнику, для этого необходимо выгрузить на свой компьютер базу данных СОУН – перечень обозначений налоговых органов и иную информацию, полезную для формирования отчетов. В базе содержатся шифры всех ИФНС, их полное наименование, адрес, контактные номера телефонов и сведения о реорганизации.

Самый простой и действенный способ, узнать код ИФНС – просто позвонить в инспекцию или на горячую линию. Консультанты подробно укажут всю информацию.

Пример заполнения 2 НДФЛ с 2017 года по новой форме:

В первой части отчета 2 НДФЛ необходимо правильно отражать данные об организации. Наименование заполняют согласно уставным документам, а вот для формирования сведений в отношении физического лица – его фамилию, имя и отчество указывают полностью без сокращений.

Для индивидуальных предпринимателей сведения формируются в соответствии с регистрационными документами и с определением сокращенной принадлежности ИП. Для них допускается как указание фамилии с инициалами, так и полная расшифровка данных.

Кроме того, для физ. лиц важно правильно указать шифр документа, удостоверяющего личность. Для российских граждан – это паспорт РФ, в данном случае, обозначают признак 21.

Для прочих документов можно воспользоваться следующей таблицей:

При заполнении поля о гражданстве сотрудника, укажите код страны, резидентом которой является работник. Для России – это шифр 643. Уточнить все коды можно на сайте ИФНС. Если в перечне нет государства физ. лица, укажите данные страны выдавшей паспорт.

Коды для разных видов доходов в справке 2 НДФЛ

При заполнении третьего раздела декларации 2 НДФЛ для ИФНС вызывает затруднение, какой применять код для отражения сведений о доходах физических лиц.

В 2017 году нормативным актом ММВ 7-11-820 дополнен общий перечень кодов для разного вида вознаграждений по следующим позициям:

• Денежная компенсация за неиспользованный отпуск, теперь относится к шифру 2013;
• код 2014 применяется для отражения выходных пособий, компенсаций директору, его замам и главбуху, в размере, превышающему 3-кратный среднемесячный заработок. Для Крайнего Севера этот предел равен 6-кратному размеру;
• под кодом 2301 нужно заполнить штрафные санкции, перечисленные по решению судебных инстанций за несоблюдение прав потребителей;
• списанные долги с баланса компании отражаются под кодом 2611;
• 3023 – вознаграждения в виде процентов по облигациям, эмитированным после 1.01.2017.

Для заполнения формы 2 в отношении заработка и приравненных к нему вознаграждений в виде производственных премий, надбавок, указывают шифр 2000. Все выплаты, источником которых являются собственные средства компании, например, доплата к больничным листкам, пособиям по беременности и родам, командировочным сверх норм, утвержденных законодательно, применяют код 4800.

При заполнении 4 части отчета в отношении вычетов, физ. лицо приносит в бухгалтерию соответствующие документы на право их применения. Чаще всего предоставляют стандартную льготу при наличии детей, также могут быть оформлены: инвалидность, участие в боевых действиях, ликвидации чрезвычайных ситуаций.

После того, как суммы налоговых льгот определены, рассчитывают сумму дохода и налога за отчетный период. В декларации все вознаграждения и вычеты указывают с точностью до двух знаков после запятой, а подоходный налог, исчисленный, удержанный налоговым агентом и переданный в казну, округляют до целых чисел по правилам округления.

После суммирования вычетов важно, чтобы расчетная сумма налога не превышала доходы указанного лица.

Заключение

Если для заполнения отчета 2 НДФЛ использовать ПО, вопросов, как узнать шифр ИФНС, не возникнет. Для подготовки и проверки данных существуют справочные системы и программы, аналогичные установленным для приема деклараций в налоговой инспекции. Вся информация в них постоянно обновляется по интернету. При возникновении ошибки автоматически появится подсказка пользователю, на что обратить внимание.

Заполнение 2-НДФЛ за 2018 год в 2019 году производят по новой форме. Рассмотрим подробно как заполнить каждый раздел этого документа. Также приведем образцы и полезные сервисы.

Внимание! Правильно заполнить сведения о доходах и отчитаться по ним в налоговую вам помогут следующие документы. Скачивайте бесплатно:

Программа БухСофт подготовит справки 2-НДФЛ для сдачи в налоговую с учетом всех изменений законодательства на актуальном бланке. Форма будет протестирована всеми проверочными программами ФНС. Попробуйте бесплатно:

Заполнить 2-НДФЛ онлайн

Как выглядит новая форма заполнения 2-НДФЛ

С 2019 года налоговые агенты применяют две новые формы справок:

1. Заполненный бланк 2-НДФЛ “Справка о доходах и суммах налога физического лица” налоговые агенты сдают в ИФНС.
2. Новую форму “Справки о доходах и суммах налога физического лица” предоставляют получателю дохода.

Форма 2-НДФЛ подтверждает сумму доходов, полученных физлицом за определенный период, и сумму удержанного налога.

Бланк для заполнения формы 2-НДФЛ теперь выглядит так:

Так выглядит справка о доходах и суммах налога физического лица:

Основные правила заполнения справки 2-НДФЛ

При заполнении бланка 2-НДФЛ налоговым агентам следует руководствоваться порядком утвержденным приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 (далее - Порядок).

Следует оформить:

• общую часть (содержит данные о налоговом агенте);
• раздел 1 (нужно указать сведения о физлице);
• раздел 2 (предназначен для информации об общей сумме дохода, налоговой базе и размере налога).

Заполнение показателей новой формы 2-НДФЛ производят на основании сведений регистров налогового учета.

Суммы доходов и вычетов приводят в рублях и копейках. Суммы НДФЛ - в полных рублях. При этом суммы до 50 копеек отбрасывают, а суммы от 50 копеек и более округляют до целого рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ; письмо ФНС от 28.12.2015 № БС-3-11/4997).

Приведем последовательность заполнения новой справки 2-НДФЛ:

Шаг 1. Общая часть

Шаг 2. Раздел 1

Шаг 3. Приложение

Шаг 4. Раздел 3

Шаг 5. Раздел 2

Если налоговый агент производил выплаты, облагаемые по разным ставкам, то разделы 1, 2, 3 и приложение заполняют по каждой ставке (п. 1.19 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).

Заполнение общей части новой 2-НДФЛ

В полях «ИНН» и «КПП» указывают соответствующие номера, присвоенные налоговому агенту при регистрации. При подаче по месту нахождения обособленного подразделения в поле «КПП» ставят обособленного подразделения, а в поле “ИНН” - код головного офиса.

Крупнейшие налогоплательщики указывают КПП по месту учета территориальных инспекций

ИП указывают только ИНН, а поле “КПП” ставят прочерк.

Заполнение в форме 2-НДФЛ дальнейших реквизитов приведем в таблице 1.

Таблица 1. Заполнение общей части справки 2-НДФЛ в 2019 году

Название поля	Как заполнить
«Номер справки»	Налоговый агент присваивает уникальный порядковый номер. При подаче корректирующей либо аннулирующей справки взамен представленной ранее, указывают номер представленной ранее
«Отчетный год»
«Признак»	“1” - при подаче налоговым агентом в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); “2” - при сообщении налоговым агентом о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например, с подарка; “3” - при подаче правопреемником налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); “4” - при сообщении правопреемником о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например, с подарка.
«Номер корректировки»	00 – при составлении первичной справки; значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.; 99 – при составлении аннулирующей справки
«Представляется в налоговый орган (код)»	Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции
«Наименование налогового агента»	Сокращенное наименование согласно учредительным документам. Если его нет – полное наименование. Аналогично при подаче 2-НДФЛ в налоговую по месту учета обособленного подразделения (письмо ФНС от 15.08.2018 № ПА-4-11/15802). Налоговые агенты – физлица указывают ФИО согласно документам, удостоверяющим личность. Правопреемник указывает наименование реорганизованного юрлица либо его обособленного подразделения
«Код по ОКТМО»	Определяют по Общероссийскому классификатору, утв. приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. ИП (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по месту своего жительства. ИП на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности. Обособленные подразделения указывают ОКТМО по месту своего нахождения. Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому доходу составляют отдельную справку (решение ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11). Если фирма меняла местонахождение и встала на учет по новому адресу, в налоговую по новому месту учета подают отдельные справки: по старому коду ОКТМО – за период до постановки на учет по новому местонахождению; по новому коду ОКТМО – за период после постановки на учет по новому местонахождению. При этом ориентироваться следует на дату удержания налога, а не на дату возникновения дохода у физлица.
«Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации»	Предназначено только правопреемников, которые отчитываются по месту учета за последний налоговый период и подают уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации (ликвидации) см. в приложении 2 к Порядку. При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО

Заполнение раздела 1 новой 2-НДФЛ

В поле «ИНН в Российской Федерации» ставят номер, присвоенный сотруднику. Копию свидетельства можно у него попросить.

ФИО указывают полностью согласно паспорту. Отчество можно не указывать, если его нет в документе. Заполнение поля латинскими буквами возможно только в отношении иностранцев.

В поле «Статус налогоплательщика»:

• ставят “1” в отношении налоговых резидентов;
• “2” – нерезидентов (в т. ч. граждан государств – участников ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
• “3” – нерезидентов, являющихся высококвалифицированными специалистами;
• “4” – работников, являющихся участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
• “5” – работников-иностранцев, имеющих статус беженца или получивших временное убежище в РФ;
• “6” – работников-иностранцев, работающих в РФ на основании патента.

Налоговый статус иностранцев определяют по общим правилам по состоянию на конец года. При этом не имеет значения страна гражданства (письмо ФНС от 16.03.2016 № БС-3-11/1099).

Затем в соответствующие поля вписывают дату рождения, указанную в документе, удостоверяющем личность.

Поле «Гражданство (код страны)» предназначено для кода государства, в котором постоянно проживает работник. Так, код РФ – 643, а Украины – 804. При заполнении поля в отношении нерезидентов используют коды из Общероссийского классификатора стран мира (утв. пост. Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст). При отсутствии гражданства указывают код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

В поле «Код документа, удостоверяющего личность» ставят код из справочника «Коды документов» (приложение 1 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/566). Например, для паспорта РФ это код «21», а для паспорта иностранного гражданина – «10».

Серию и номер документа указывают без знака «№». Пробелы между серией и номером правильнее вносить также, как и в самом документе. Например, серия и номер паспорта РФ: XX XX XXXXXX. ФНС разъяснила, что допустимо любое заполнение этого поля. 2-НДФЛ инспекторы примут с реквизитами без пробелов.

Заполнение приложения новой формы 2-НДФЛ

Особенности заполнения приложения 2-НДФЛ за год рассмотрим в таблице 2:

Таблица 2. Заполнение приложения 2-НДФЛ в 2019 году

Профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты установленные статьей 217 НК РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу (ст. 213.1, 214, 214.1 НК РФ) указывают напротив доходов, в отношении которых их применяют.

Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не указывают.

Обратите внимание: можно применить одновременно несколько вычетов в отношении доходов от операций с ценными бумагами (ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК). Первый вычет указывают после дохода в полях «Код вычета» и «Сумма вычета», второй – строкой ниже и т. д. Поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» перед вторым и следующими вычетами не заполняют (п. 6.12 Порядка).

Заполнение раздела 3 нового бланка 2-НДФЛ

В нем указывают стандартные, социальные и имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья и данные по уведомлениям, выданным налоговым органом. Особенности заполнения приведем в таблице 3:

Таблица 3. Заполнение раздела 3 нового бланка 2-НДФЛ в 2019 году

Название поля	Как заполнить
«Код вычета»	Код из приложения 2 к Приказу № ММВ-7-11/387. По вычетам, которых нет в приложении 2 ставят код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц» (письмо ФНС от 11.02.2014 № БС-4-11/2189)
«Сумма вычета»	Сумму по конкретному коду. Если вычетов нет, то поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняют
«Код вида уведомления»	“1” – по уведомлениям на имущественный налоговый вычет; “2” – на социальный налоговый вычет; “3” – по уведомлениям, подтверждающим право на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи
«Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомление»	Номер и дату уведомления, код ИФНС его выдавшей

При наличии нескольких уведомлений, заполняют отдельную страницу на каждое из них. Если работник уведомление из налоговой не предоставил, поля не заполняют.

Заполнение раздела 2

Он предназначен для общей суммы дохода и НДФЛ по итогам года. Его заполняют отдельно по каждой ставке. Данные для заполнения берут из раздела 3 и приложения.

В поле «Ставка налога» приводят ставку согласно разделу 2. Как заполнить остальные поля, рассмотрим в таблице 4:

Таблица 4. Заполнение раздела 2 нового бланка 2-НДФЛ в 2019 году

Название поля	Что указать
	Справка с признаком 1 и 3	Справка с признаком 2 и 4 (сообщение о невозможности удержать налог)
«Общая сумма дохода»	Суммарную величину дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в приложении. Налоговые вычеты, указанные в разделе 3, в этот показатель не включайте	Общую сумму дохода, с которой не удержали налог
«Налоговая база»	Налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из показателя, отраженного в поле «Общая сумма дохода», сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделе 3 справки 2-НДФЛ	Налоговую базу для расчета налога (если общая сумма начисленного дохода подлежит уменьшению на сумму вычетов)
«Сумма налога исчисленная»	Сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3	Сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали
«Сумма фиксированных авансовых платежей»	Величину фиксированных авансовых платежей, на которую следует уменьшить налог. Сумму укажите, как в уведомлении из налоговой инспекции
«Сумма налога удержанная»	Сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника
«Сумма налога перечисленная»1	Сумму налога, которую вы перечислили за год
«Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом»	Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса
«Сумма налога, не удержанного налоговым агентом»	Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде

Если нет уведомления, подтверждающего право на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи,то поля с реквизитами уведомления не заполняют. В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» ставят 0.

Как правильно заверить новую форму 2-НДФЛ

Справку подписывает директор компании. Вместо него поставить подпись может другое лицо по доверенности. Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за расчет зарплаты. При этом в 2-НДФЛ указывают реквизиты доверенности. В поле «налоговый агент» ставят “2”. Заверять подпись печатью не требуется. Данного реквизита нет в форме.

Образец заполнения бланка 2-НДФЛ

Образец заполнения новой 2-НДФЛ выглядит так.

Действующее законодательство гласит, что, если сотрудник (настоящий или бывший) обращается в фирму или ИП с просьбой о справке по форме 2-НДФЛ, его пожелание обязаны удовлетворить в короткий срок. Документ содержит информацию о трудовых доходах физлица и сделанных отчислениях в государственную казну. Этот бланк необходим для тех, кто планирует получение ссуды, оформление фискального вычета и субсидий, обращение за визой в посольство другого государства.

В ст. 230 говорится, что компании и ИП, выполняющие функции агентов по подоходному налогу, обязаны выдавать сотрудникам (настоящим или бывшим) документы о доходах в законодательно регламентированном формате на основе письменного запроса.

Согласно ст. 226 НК РФ, бумага обязательно выдается гражданину в случае, если фирма или ИП выплатила ему денежные средства, но не имела возможности перечислить с них НДФЛ. В документе проставляется специальный признак – «2». Письменного обращения физлица для оформления документа не требуется.

Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца заявления на выдачу справки 2-НДФЛ. Оно готовится в свободной форме и содержит:

• наименование компании-нанимателя;
• ее ИНН, КПП, юридический адрес;
• должность и ФИО сотрудника;
• изложение его просьбы с указанием периода, за который нужны данные;
• дату составления и личную подпись автора.

Нужно ли готовить письменный запрос – определяется внутренней политикой фирмы-нанимателя. Практика показывает, что зачастую для получения сведений достаточно устной просьбы специалиста, специальное заявление на получение справки 2-НДФЛ не требуется.

Справки готовятся одинаково вне зависимости от структуры-получателя, поэтому специалист вправе не давать нанимателю каких-либо пояснений относительно причин нужды в документе.

В какие сроки предоставляется справка?

Получив заявление на справку 2-НДФЛ по образцу, действующему в компании, или в свободном формате, работодатель обязан подготовить документ. Сроки регламентированы Трудовым и Налоговым Кодексом. Они различаются в зависимости от статуса лица, запросившего сведения. Существует три варианта:

• Сотрудник (нынешний или бывший) получает документ в трехдневный срок с момента подачи запроса (ст. 62 ТК РФ).
• Увольняющемуся специалисту бумага выдается в последний рабочий день (ст. 62 ТК РФ).
• Иному физлицу, получившему доход от компании или ИП, 2-НДФЛ выдается в 30-ти-дневный период (ст. 230 НК РФ).

Если справка предоставляется лицу, чтобы сообщить, что с его дохода не удержан налог, она готовится и выдается в срок до 01.03 следующего календарного года. Пример ситуации: компания сделала гражданину, не являющемуся ее сотрудником, подарок стоимостью более 4 тыс. рублей. НДФЛ не удержан, и этот факт отражается в документе.

Нарушение сроков выдачи 2-НДФЛ не карается Налоговым Кодексом. Однако на компанию-нарушителя могут наложить административный штраф в рамках ст. 5.27 КоАП РФ. Его размер составляет 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП и 30-50 тыс. руб. для организаций.

Когда справки 2-НДФЛ предоставляются в ИФНС?

По итогам года компания-наниматель обязана представить в «свою» ИФНС справки по всем наемным специалистам. Документы заполняются отдельно для каждого физического лица.

Законодательно регламентированы следующие сроки предоставления сведений налоговикам:

• До 01.03 последующего года – по гражданам, которые остались должны бюджету подоходный налог, т.к. агент не смог удержать его полностью (признак «2» в 2-НДФЛ);
• До 01.04 последующего года – по физическим лицам, которые на 100% рассчитались с госказной и ничего не должны (справки с признаком «1»).

Способ сдачи отчетности зависит от численности персонала работодателя. Если она составляет 25 специалистов и менее, можно подать документы на бумажном носителе (лично, через доверенное лицо или по почте). Если штат организации превышает пороговое значение, сведения направляются налоговикам посредством ТКС. Компании нужно заранее позаботиться о подписании договора с оператором связи и оформлении ЭЦП.

Важно ! 2-НДФЛ не сдается в ИФНС, если за истекшие 12-ть месяцев коммерческая структура не выплатила доход ни одному физлицу (например, по причине вынужденного простоя). Представление документа с нулевыми данными не предусмотрено законодательством.

Как заполняется форма справки 2-НДФЛ в 2017 году?

Правила и нормы заполнения справки едины вне зависимости от того, кто является ее получателем: сотрудник компании или налоговая инспекция. Формат оговорен в нормативном акте ФНС №MMB-7-11/485@, датированном 2015 годом. Скачать бланк бесплатно можно на официальном портале фискальной службы или на сайтах информационно-правовых систем (Консультант, Гарант и другие).

В процессе формирования 2-НДФЛ нужно соблюдать следующие рекомендации:

• Сведения для указания в разделах берутся фирмой или ИП из данных бухгалтерского учета.
• Бухгалтер заполняет все поля с суммовыми показателями. Если значение для указания в конкретной ячейке отсутствует, проставляется «0».
• Денежные показатели в документе указываются в рублях и копейках. Исчисленные суммы подоходного налога отражаются в полных рублях, для этого используются стандартные правила математического округления.
• Если сведения не умещаются на одном листе, на второй странице прописывается № и дата составления справки, № страницы. Каждая страница заверяется визой гендиректора, ИП или иного должностного лица компании.

Новая форма справки 2-НДФЛ, действительная на 2017-2018 годы, включает штрихкод, заголовок и 4 раздела. В ней содержатся полные данные о поступлениях физлица за истекшие 12-ть месяцев и перечисленных суммах налога. 2-НДФЛ образец заполнения отыщется в бесплатном доступе в интернете.

Порядок нумерации готовых справок не регламентирован законодательно. Его определяет наниматель исходя из особенностей внутреннего документооборота.

Как заполнить заголовок?

Образец справки 2-НДФЛ 2017 начинается с заголовка. В этой части документа прописываются следующие сведения:

• номер года, за который подается информация;
• дата составления документа и его №, присвоенный организацией;
• признак: «1» или «2»;
• код ИФНС, куда представляются сведения (состоит их 4-х цифр);
• № корректировки – показывает налоговикам, подаются ли сведения впервые или повторно.

Если физлицо не рассчиталось с госказной по подоходному налогу, вне зависимости от перечня полученных доходов за последние 12-ть месяцев, бухгалтер должен сделать две справки по нему с одинаковым содержимым, но разным признаком в заголовке: «1» и «2».

Что писать в I разделе?

Первый раздел документа содержит информацию о структуре-нанимателе, его выдавшей. В нем указываются следующие сведения:

• полное название компании или ФИО частного коммерсанта;
• КПП и ОКТМО (ИП не заполняют КПП, а ОКТМО указывают в соответствии с адресом прописки).

Информация, прописанная в справке о доходах, должна соответствовать регистрационным документам юридического лица.

Что указывается во II разделе?

Второй раздел справки посвящен информации о гражданине, в адрес которого производились выплаты. Здесь прописывается:

• ФИО физлица;
• его ИНН и дата рождения;
• статус (для российских граждан выбирается значение «1»);
• сведения о стране, гражданином которой он является (для РФ – «643»);
• паспортные данные;
• адрес по прописке.

Распространенная ошибка при внесении данных – сокращения при написании ФИО специалиста. Образец справки 2-НДФЛ предполагает, что это графы заполняются согласно тексту паспорта гражданина.

Важно ! Если у работника имеется ИНН, поле нельзя оставить пустым. Налоговики расценивают этот как ошибку и карают штрафом в 500 руб.

Чему посвящена III часть документа?

Эта часть справки посвящена доходам, полученным гражданином от юридического лица. Если они предполагают разные ставки, раздел заполняется отдельно для каждой. Наиболее простая ситуация для бухгалтера – когда поступления специалиста ограничивались зарплатой, отпускными и больничными.

Прописывается такая информация:

• № месяца года;
• сумма доходов, полученных за месяц;
• их код (выбирается из установленного ФНС перечня).

Дополнительно в III разделе напротив доходов указываются профессиональные вычеты, положенные физлицу по закону.

Как заполнить IV раздел?

Четвертая часть справки посвящена прочим видам вычетов, на которые вправе претендовать гражданин. В ней указывается:

• кодовое обозначение типа вычета;
• его сумма;
• № и дата-документа основания, позволившего сделать вычет.

Если уведомлений-оснований несколько для вычета одного вида, бухгалтер делает в справке соответствующее число строчек.

Что указывается в V разделе?

Это подведение итогов документа, содержащее информацию о сумме начисленного и выплаченного в казну фискального обязательства. Если физлицо на протяжении года получало доходы, облагающиеся по разным ставкам, раздел заполняется для каждой отдельно.

Бухгалтер указывает:

• общую сумму дохода, облагаемую по конкретной ставке;
• рассчитанную налоговую базу;
• сумму фиксированных платежей (для иностранцев, работающих по патенту);
• рассчитанную и удержанную сумму НДФЛ;
• величину налога, выплаченного в госказну;
• размер переплаты по подоходному налогу;
• неудержанный НДФЛ (для справок с признаком «2»).

Данные, указанные в справке, заверяются подписью руководителя организации или частного предпринимателя, иного лица, уполномоченного визировать документы внутренними актами компании (например, главного бухгалтера, расчетчика заработной платы и т.д.).

В 2017 году проставление круглой печати на справках не обязательно. Если документ не содержит оттиска, органы-получателя, включая ИФНС, будут обязаны его принять. Если фирма желает поставить печать, законодательство не запрещает ей сделать это.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В последние года произошло огромное количество изменений в законодательстве РФ. Коснулись они и налоговой отчетности. Так изменилась справка 2-НДФЛ. Поэтому было бы полезно рассмотреть, какая сейчас эта справка, как ее правильно заполнить и все остальные нюансы, связанные с этой темой.

Что это такое

Из справки 2-НДФЛ физическое лицо может получить информацию о своих доходах и налогах, которые были отданы государству. Выдается она работодателем каждый год или по требованию.

Если более конкретно, в этой справке отражаются следующие сведения :

• реквизиты работодателя;
• реквизиты сотрудника, то есть того человека, информация о котором и указана в справке;
• сам доход (из которого вычитается 13% налога);
• все (социальные, пенсионные, имущественные и т.д.);
• общая сумма дохода и налога.

Последние изменения

В 2016 году вступили в силу изменения, которые были указаны в приказе ФНС еще в прошлом году. Эти изменения состоят в следующем :

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Пошаговая инструкция по заполнению справки

Инструкция выглядит следующим образом:

1. Сначала заполняется поле «Признак» . Здесь ставится «2» в том случае, когда физическое лицо не может удерживать доходы и, соответственно, налоги. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, если человек получил деньги в ходе рекламной акции – тогда налог не взымается и доходом эта сумма считаться не может. В остальных случаях ставится «1».
2. Далее заполняется вышеупомянутое поле «Номер корректировки» .
3. После этого следует указать код своего ИФНС . Если этот код неизвестен, то узнать его можно на официальном сайте ФНС .
4. Еще один код – ОКТМО , который тоже можно узнать на сайте ФНС.
   Все эти коды также можно узнать в ближайшем отделении налоговой службы.
5. Если работодателем выступает организация, то в поле «Налоговый агент» необходимо написать ее название, а также заполнить поля «ИНН» и «КПП». А если работодатель – ИП, то следует указать его ФИО и ИНН.
6. Теперь следует написать ФИО работника . Если он является иностранцем, его ФИО необходимо указывать латинскими буквами, по возможности, максимально приближенно к оригиналу.
7. Далее нужно заполнить поле «Статус налогоплательщика» согласно новым кодам, упомянутым выше (1 – резидент, 2 –нерезидент…).
8. В поле «Гражданство» указывается код страны (для России это 643, а для указания кода остальных стран следует смотреть общероссийский классификатор).
9. После этого нужно заполнить поле, касающееся документа, который удостоверяет личность и тоже указать его код. Для паспорта это 21, а для всех остальных документов существует специальный справочник (Приложение 1 Приказа №ММВ-7-11/485).
10. Далее нужно написать адрес места жительства и, для иностранцев и нерезидентов РФ, код страны проживания.
11. Теперь необходимо заполнить таблицу с облагаемыми доходами . В шапке ставится ставка (13% для резидентов и 30% для остальных), для каждого вида дохода заполняется поле с кодом согласно таблице из Приложения 1 Приказа ММВ-7-11/387 и таким же образом для налогового вычета (Приложение 2 того же приказа).
12. Далее нужно заполнить следующую таблицу для стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных вычетов . Принцип тот же самый и коды тоже те же.
13. Для заполнения следующей таблицы нужно суммировать все доходы и вычеты , здесь стоит обратить внимание на такие пункты:
    • налоговая база – это разница между суммой доходов и суммой вычетов;
    • сумма налога исчисления – это налоговая база, умноженная на ставку (13% или 30%);
    • поле для авансовых платежей заполняется только иностранцами;
    • есть два поля для сумм налога – перечисленная (те деньги, что реально перечислены в налоговую службу) и удержанная (деньги, которые еще нужно перечислить).

Все остальные графы сделаны так, чтобы заполняющему было интуитивно понятно, что и где следует писать.

Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ в 1С рассказано в следующем видеоуроке:

Немного о правилах заполнения

После заполнения всех вышеуказанных полей налоговый агент (чаще всего это сотрудник бухгалтерии) или его представитель ставит свою подпись. Напротив надписи «Налоговый агент» ставится «1», если подпись будет ставить не уполномоченный представитель, а в противном случае «2». Этот же человек ставит свою подпись. Также если это представитель, внизу нужно указать название документа, который дает этому человеку право проверять и подписывать справку. Для этого тоже есть специальное поле. В нижнем левом углу справки должна стоять печать.

Зачем нужен данный документ

Справку 2-НДФЛ часто требуют банковские учреждения, когда тот или иной гражданин хочет взять в кредит крупную сумму денег. То же самое касается ипотеки. Кроме того, она нужна при приеме на работу. Ее могут потребовать в Пенсионном фонде для расчета будущей пенсии, при усыновлении или для решения других вопросов. Органы по защите детей требуют ее для усыновления.

Также справка 2-НДФЛ предоставляется при оформлении визы. Но самым главным предназначением такой справки является составление на основании нее декларации о доходах за предыдущий год.

Последствия несвоевременной подачи

Итак, справку 2-НДФЛ, а соответственно и декларацию о доходах, подает налоговый агент. Если он не сделает этого до 1 апреля, он будет нести ответственность в виде штрафа от 100 до сотен тысяч рублей в зависимости от последствий несвоевременной подачи. То же самое касается и ИП.