- Приложение. Изменения, вносимые в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"
Приказ Минфина России от 17 ноября 2017 г. N 194н
"О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"
В целях установления единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями приказываю:
1. Внести изменения в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный номер 37519) с изменениями , внесенными приказом Минфина России от 16 ноября 2016 г. N 209н "О внесении изменений в некоторые приказы Министерства финансов Российской Федерации в целях совершенствования бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 декабря 2016 г., регистрационный номер 44741) (далее - изменения), согласно приложению к настоящему приказу.
2. Установить, что Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (код формы ) и Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (код формы ) в редакции согласно приложениям N 1 и N 2 к изменениям применяются субъектами учета по их организационно технической готовности, но не позднее 1 января 2018 года.
Скорректирован Приказ Минфина России об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухучета, применяемых органами госвласти (госорганами), органами местного самоуправления, органами управления ГВБФ, государственными (муниципальными) учреждениями.
Действие приказа распространено на Государственную корпорацию "Роскосмос".
Форма Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (код формы 0504087) и форма Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (код формы 0504092) изложены в новой редакции. В частности, теперь указывается место проведения инвентаризации.
Обновленные формы применяются субъектами учета по их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2018.
Некоторые формы уточнены.
Приказ Минфина России от 17 ноября 2017 г. N 194н "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"
Регистрационный N 49282
Настоящий приказ вступает в силу с 29 декабря 2017 г.
27 марта 2017 г. 14:25
Полный переход на новые форматы первичных документов не за горами, операторы активно работают над их поддержкой. Я решила собрать как можно больше информации на эту тему и объединить всё в серии статьей: начну с описания законодательной базы, продолжу советами о применении новых форматов и закончу размышлениями о будущем.
Вспоминаем старые форматы
Какие форматы мы считаем старыми и почему?
1. Форматы первичных учетных документов, утвержденные Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ содержат соответственно формат товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). С 1 июля 2017 года этот формат теряет свою силу в соответствии принятием Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329 .
2. Форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, утвержденные Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ . В этом приказе утрачивают силу только некоторые части:
● Абзац второй пункта 1 и приложение №1, которые содержат формат счета-фактуры. Отменяет их Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ , который при этом утверждает новый формат - универсального передаточного документа (УПД), но об этом расскажем дальше.
● Абзац третий пункта 1 и приложение №2, содержащие формат корректировочного счета-фактуры. Их отменяет Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-158189@ , одновременно утверждающий формат корректировки универсального передаточного документа (УКД).
Разбираем новые форматы
Первичные учетные документы
Отдельные форматы первичных учетных документов теперь утверждаются двумя приказами:
1. Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (ДПТ), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ .
2. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (ДПРР), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ .
Оба формата заменяют старые форматы -ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) соответственно, и в то же время являются рекомендуемыми. Такой вывод можно сделать из Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329, который прямо говорит о том, что старые форматы отменяются в связи с принятием приказов по форматам ДПТ и ДПРР.
УПД и УКД
Как я уже писала, формат УПД и УКД заменят форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры. С ними надо разобраться подробнее.
Электронный формат УПД официально называется «формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утверждается Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ .
Формат УКД - «формат корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру» - утвержден Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@ .
Подробнее об УПД
Формат УПД выполняет 3 функции :
1. Счет-фактура - СЧФ.
2. Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) - СЧФДОП.
3. Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) - ДОП.
В данном случае первичный документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ.
Аналогично и формат УКД выполняет 3 функции :
1. Корректировочный счет-фактура - КСЧФ.
2. Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав - КСЧФДИС.
3. Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав - ДИС.
Функции электронного формата и статусы печатной формы УПД отличаются. Следующая таблица поможет вам разобраться, какие формы бумажных документов соответствуют разным вариантам электронных.
|
Функции электронного формата УПД/УКД |
Соответствие с печатной формой |
|
УПД с функцией СЧФ |
Форма счета-фактуры, утвержденная Приложением № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 . |
|
УПД с функцией СЧФДОП |
Статус 1 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной (счет-фактура и передаточный документ или акт). |
|
УПД с функцией ДОП |
Статус 2 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (только передаточный документ или акт). |
|
УКД с функцией КСЧФ |
Форма корректировочного счета-фактуры, утвержденная Приложением № 2 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 . |
|
УКД с функцией КСЧФДИС |
Статус 1 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной (корректировочный счет-фактура и соглашение или уведомление об изменении стоимости). |
|
УКД с функцией ДИС |
Статус 2 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной Письмо ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@ (только соглашение или уведомление об изменении стоимости). |
Получается, что на бумаге нормативно-правовой акт, утверждающий счет-фактуру, остался прежним, а для УПД и УКД появились письма с рекомендуемой печатной формой. В электронных же форматах счет-фактура перешел в формат УПД, а корректировочный счет-фактура - в формат УКД.
Вместо заключения
В этой статье я разобрала нормативно-правовые акты, которые утверждают, рекомендуют или отменяют форматы электронных первичных учетных документов и счетов-фактур. Получается, что все старые форматы нашли свое отражение в новых, а первичные документы даже несколько раз. На схеме как раз виден переход.
Пока шла работа над материалом, возникла еще масса вопросов по данной теме, поэтому в следующей статье я выдам рекомендации, как использовать новые форматы, и какие у них есть особенности.
Как новые форматы и изменения отражаются на практике использования, а также при автоматизации и интеграции систем.
Все происходящие с организацией события должны быть описаны и учтены. Технология этих процессов регламентирована в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" . Он же определяет обязательные атрибуты первичных документов бухгалтерского учета, требования к нормам их составления, отражения и исправления в случае необходимости.
Чем регламентируется форма учетных документов
Законодатели в 402-ФЗ четко определили, что составление необходимого перечня документов учета и выбор их форм — прерогатива самой организации.
Бухгалтер организации должен предложить руководителю для утверждения комплект первичных документов, необходимых для оформления всех событий, происходящих в деятельности организации на текущий момент. Какие сведения, кроме обязательных, будут содержаться в бланках, в каких строках и графах они будут фиксироваться, зависит от внутренних потребностей организации.
Но не стоит забывать, что предлагаемый первичный учетный документ должен быть удобен и контрагенту. Бухгалтер может предложить для использования и унифицированные формы документов, тем более они содержатся во всех учетных программах.
Когда формы утверждены руководителем, они становятся частью учетной политики и используются организацией на законных основаниях.
Исключение из этого порядка составляют документы, формализованные другими федеральными законами. Их применение обязательно.
Если необходимы изменения в форме или перечне «первички»
Организация, в учетной политике которой уже утверждены шаблоны первичных документов бухгалтерского учета и их перечень, в 2017 году может внести в нее дополнения.
Дополнить ранее утвержденный комплект «первички» можно в тот момент, когда в этом возникнет необходимость. Например, при начале новых видов деятельности.
Изменить уже принятые шаблоны документов учета в середине года не получится. Такие изменения должны быть сделаны до начала нового финансового года. Однако в отдельных случаях по требованию контрагента в шаблон «первички» можно вносить дополнения и изменения, не затрагивающие обязательных атрибутов документа. Эту возможность необходимо учесть в договоре.
Ставить ли печать на первичных бухгалтерских документах
Оттиск печати обязателен на документе в трех случаях:
- когда для него предусмотрено специальное место с указателем «М.П.»,
- когда требование о наличии оттиска предусмотрено законодательно,
- когда требование о наличии оттиска предусмотрено текстом самого документа.
Проверка условия о необходимости оттиска печати в «первичке» актуальна только для тех организаций, которые не отказались от применения печати в своей деятельности.
Исправляем «первичку» по-старому и по-новому
Нередки ситуации, когда требуется исправить ошибки в первичных учетных документах бухгалтерского учета. Перечень требований к способу исправления содержит 402-ФЗ. Но конкретные способы исправления в нем не указаны.
В зависимости от порядка составления «первички» (заполнена вручную или в электронном виде) исправить ее можно двумя способами:
- по советским стандартам,
- по современным стандартам, аналогичным правилам исправления документов налогового учета.
Советские стандарты исправления, используемые бухгалтерами с 80-х годов прошлого века, предписывают зачеркнуть ошибочные сведения, над ними вписать верные, подтвердить исправление подписью исправившего и указанием его должности, фамилии и инициалов. Обязательной является также дата внесения исправлений.
Современный стандарт исправления заключается в составлении корректировочного документа к «первичке» с ошибкой по аналогии с выставлением корректировочного счета-фактуры или УКД.
Оба этих способа не противоречат нормам 402-ФЗ об исправлении первичных документов бухгалтерского учета.
В учетной политике организации необходимо указать те правила исправления, которые она будет использовать.
Документирование каждого факта хозяйственной жизни — одно из ключевых правил ведения бухгалтерского учета (БУ). Под каждую операцию требуется отдельный документ, а подчас и не один.
Составление документов — обязанность различных сотрудников организации. Но основная их масса стекается именно в бухгалтерию. Здесь они проверяются, систематизируются, разносятся по бухрегистрам, в том числе с помощью программных средств. И всё для того, чтобы на выходе дать общую картину финансового положения компании — ее бухгалтерскую отчетность (БО).
Отчетности посвящен отдельный раздел нашего сайта.
Группа документов, которая есть, пожалуй, в каждой организации, — это кадровая документация. На нашем сайте вы узнаете, как заполнять документы о:
- приеме и увольнении персонала;
- предоставлении отпусков и их оплате ;
- учете рабочего времени и оплате труда работников и др.
Если у вас имеются основные средства, ищите статьи про документы с префиксом «ОС», оформляемые при.
Изменения приказа Минфина России от 16 ноября 2016 № 209н (далее – Приказ № 209н), внесенные в приказ Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее - Приказ № 52н) немногочисленны. Так, в слова «Курс Банка России 01.01.20__» наименования графы 6 Инвентаризационной описи остатков средств на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) вставлен пропущенный предлог «на». Однако это единственное изменение технического характера, остальные можно назвать революционными.
Скачать Форму
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)
Сама по себе ф. 0504207 никогда не вызывала у бухгалтеров особых нареканий. Вопросы вызывала необходимость избыточного использования, ведь ф. 0504207 дублировала каждую накладную или акт приемки - передачи основных средств поставщиков – коммерческих фирм.
Некоторые учреждения вносили в контракты (договоры) обязанность поставщиков оформлять передачу именно ф. 0504207. Это стало возможным, благодаря тому, что в коммерческой сфере не существует требования обязательной унификации отгрузочной документации. Далеко не все участники закупок соглашались с избыточными требованиями и дополнительную работу приходилось выполнять бухгалтерам учреждений.
Учитывая, что не во всех учреждениях внедрен электронный документооборот (далее – ЭДО) применение ф. 0504207 в значительный расход канцтоваров. Приказ № 209н внес долгожданные изменения в первичных документах (раздел 2 Приложения № 5 к Приказу № 52н).
После вступления в силу Приказ № 209н распространит свое действие (за исключением нескольких пунктов к ф. 0504207 отношения не имеющих) на бухгалтерский учет и отчетность всего 2016 года. Соответственно, для отказа от применения ф. 0504207 не нужно ожидать наступления 2017 года. Фактически уже сейчас можно не оформлять указанную форму, если есть отгрузочные документы от исполнителей по контрактам (договорам). Такой вывод следует из изменений в описании ф. 0504207.
Учреждения по-прежнему обязаны составлять ф. 0504207, однако количество ситуаций, при возникновении которых такое составление обязательно – сокращено до минимума. Причем оказалось достаточным лишь удалить упоминание о поступлениях от сторонних организаций (учреждений) или, если кратко – от юридических лиц. Применение ф. 0504207 ограничено теперь разве что безвозмездным поступлением от физических лиц.
Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
С еще одной формой, чье описание расширено Приказом № 209н – ф. 0504833, связана может быть не самая ожидаемая новация. Однако изменения описания ф. 0504833 из разряда тех, которые направлены на изменение:
- способов ведения бухгалтерских записей;
- организации бухгалтерского учета.
Благодаря небольшой корректировке раздела 1 Приложения № 5 к Приказу № 52н урегулирован ряд важных моментов по:
- организации ЭДО;
- централизации бухучета.
Указанные изменения важны только при возникновении ограниченного числа ситуаций:
- использование учреждением ЭДО из-за требований законодательства;
- передача функции ведения бухучета на аутсорсинг (чаще всего в роли аутсорера выступает централизованная бухгалтерия, которая в случае если учреждение казенное также должна быть казенного типа).
Такой вывод о направленности произошедших изменений вытекает и из того, что ф. 0504833 теперь надо оформлять при:
- передаче в бухгалтерию электронных первичных учетных документов (далее - ЭПУД);
- невозможности проставить отметку о принятии документа к учету в случае централизации учетных процессов.
Однако к рассмотренным ситуациям добавлена еще одна – представление ЭПУД или сводных учетных документов:
- в электронном виде;
- с электронной подписью (далее – ЭП).
Для всех трех ситуациях предусмотрена единая особенность заполнения ф. 0504833, при которой в отношении переданного документа необходимо указывать:
- наименование, основание и номер;
- дату и наименование хозяйственной операции.
Такое практическое применение ф. 0504833 приближает время, когда бумажный документооборот в части документов, не содержащих сведений составляющих гостайну, будет прямо запрещен. Сейчас согласно Приказу № 52н ЭДО лишь в приоритете над бумажным документооборотом.
Причина грядущего запрета лишь отчасти в необходимости сокращения расходов на бумагу и канцелярские принадлежности. Небольшое изменение Приказа № 52н – очередной шаг к единым форматам ЭД, необходимых для решения более грандиозных задач. Станет ли 2017 год именно тем годом, когда при реализации бюджетных правоотношений возобладает ЭДО - пока неизвестно, однако очевидно, что все идет к обмену исключительно ЭДПУД в комплекте с:
- усиленными ЭП;
- ключами и сертификатами ключей проверки ЭП.
Причем ключи и сертификаты будут создавать и выдавать не только удостоверяющие центры, которые получили аккредитацию на соответствие установленным законодательством РФ требованиям. Подобные центры могут быть созданы и в соответствии с нормами права иностранного государства (в случаях, предусмотренных международными договорами РФ).
Как понять, что переход на ЭДО близок
Активное использование новых технологий заложено в Государственную программу РФ «Управление государственными финансами и регулирование финансовых рынков» (далее – Программа), которая рассчитана до 2020 года. Практические моменты обмена ЭД должно будет установить Правительство РФ, а соответствующий порядок – Минфин России. Требования к технологиям информационного взаимодействия информационных систем будут:
- отданы в разработку непосредственным операторами информационных систем
- (далее - ОИС);
установлены самими ОИС в соответствующих соглашениях с пользователями.
Программа имеет несколько подпрограмм. К задачам подпрограммы 2 «Нормативно - методическое обеспечение и организация бюджетного процесса» Программы отнесены:
повышение прозрачности отчетности, в том числе учреждений всех типов;
- совершенствование формирования указанной отчетности;
- ориентация на сближение с МСФО ОС.
Реализация указанной программы преследуя цель улучшения подготовки отчетности, готовит и условия для передачи ведения учета учреждений своеобразной «централизованной бухгалтерии» в лице Росказны.
О своих планах стать единой бухгалтерией для всего сектора госуправления Росказна информирует на ежегодных Всероссийских совещаниях по вопросам бухучета и формирования бюджетной отчетности. После вступления в силу Приказа № 209н особенно актуальными станут слова Р. Е. Артюхин, руководителя Федерального казначейства, которые он произнес еще в 18 марта 2009 года. Выступление проходило в Туле на семинаре - совещании руководителей финансовых органов субъектов РФ «Задачи финансовых органов субъектов РФ по обеспечению исполнения бюджета в условиях кризиса».
18 марта 2009 года Роман Евгеньевич первый раз публично признал, что «учет для каждого юридического лица, – это дорогое удовольствие. Требуются профессионалы. Поэтому только через централизацию учета, через программное обеспечение, централизующее этот учет на уровне муниципальных районов, можно решать вопросы по качественному составлению отчетности».
Речь шла только о муниципальном уровне, но в перспективе Росказна способна стать единой централизованной бухгалтерией для всей нашей страны. Штат самой Росказны планируют сокращать, переход на ЭДО позволить вносить в программу сведения о совершенном факте хозяйственной жизни один раз. Исчезнут работники, которые сейчас выполняют дублирующие функции.
Особенности электронных форм
Перевод первичных учетных документов в электронную форму вызывает у многих практиков здоровый скептицизм. Некоторые из таких практиков полагают, что в условиях кризиса уместнее задуматься о возврате к деревянным счетам, а не рассуждать даже об элементарной об оцифровке.
ЭДО для многих учреждений – дело решенное. И если это так, то на помощь бухгалтерам придут государственные стандарты. Например, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Согласно указанному ГОСТу определены в качестве:
- документа – зафиксированная на носителе информация, которая снабжена реквизитами, обеспечивающими ее идентификацию;
- электронного документа (далее - ЭД) – та же информация, но зафиксированная в электронной форме.
Исходя из рассмотренных определений любой первичный учетный документ, созданный при помощи бухгалтерской программы на PC – электронный. ЭПУД, как и любой другой ЭД, можно:
- подписать ЭП;
- сохранить на электронном носителе в виде файла (набора файлов) соответствующего формата.
Приказом № 52н основа для переход на ЭД, как на приоритетную форму первичного документа, была создана сразу. Форматы ЭПУД актуальны для централизации учета, особенно под эгидой Росказны. В целом ЭДО интересен уже сейчас для средних и крупных учреждений. Если за масштаб брать не всю страну, регион или даже муниципалитет, а всего лишь внутренний ЭДО в учреждении, то можно использовать различные виды ЭП:
- усиленная квалифицированная цифровая подпись (аналогичная той, которая используется для сдачи отчетности);
- неквалифицированная цифровая подпись (использует криптографическое шифрование и не позволяет вносить несанкционированные изменения в документ);
- простая ЭП (посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждающая факт формирования электронной подписи определенным лицом).
В корпоративных информационных системах чаще всего используют именно последний вариант, как более дешевый. Применение ЭДО избавляет учреждение от массы расходов. Причем не только на канцтовары, включая бумагу, картриджи и прочее и на архивирование бумажных документов. ЭДО делает реальной возможность сократить административно-управленческий персонал, причем действующий, а не вакантные единицы в штатном расписании.
ЭПУД в учетной политике
Порядок и методики работы с бумажными документами отличен он порядка работы с ЭД, которые:
- созданы в корпоративной информационной системе;
- подписаны ЭП.
ЭДО – это, прежде всего, совокупность автоматизированных процессов создания (обработки, передачи) ЭД. ЭДО должен решать задачу защиты документов от несанкционированного доступа и изменения. Внедрение концепции «безбумажного делопроизводства» в обычном государственном (муниципальном) учреждении для бухгалтера означает внесение изменений (дополнений) в учетную политику. Так, в составе организационно - распорядительных документов, составляющих учетную политику учреждения (далее – ОРД) обычно утверждены:
- правила документооборота;
- технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.
Все необходимые положения можно сформировать на основании инструкции, утвержденной Минфином России от 1 декабря 2010 года № 157н (далее – Инструкция № 157н) при наличии в учреждении технических возможностей. Можно указать, что:
- формирование первичных и сводных учетных документов происходит на машинных носителях, в виде ЭД с использованием ЭП (п. 7 Инструкции № 157н);
- учетные регистры можно именовать также, как и файл с первичными учетными документами – ЭД, а можно – электронным регистром (п. 11 Инструкции № 157н);
- хранение первичных ЭД (электронных регистров) организовано на машинных носителях (п. 14 Инструкции № 157н).
Существуют отдельные рекомендации по ЭДО, адресованные тем или иным субъектам учета, которыми можно воспользоваться для разработки собственных правил. Таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477. Из указанных правил можно позаимствовать следующее:
- ЭПУД для формирования бухгалтерских записей отнесены к регистрируемым;
- регистрация поступивших ЭПУД – в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день;
- ЭПУД должен быть оформлен по общим правилам для ЭД, но иметь реквизиты, установленные Приказом № 52н;
- при передаче ЭПУД внешним пользователям необходимо заверение усиленной квалифицированной ЭП, а во внутреннем документообороте вместо указанной ЭП можно использовать программные средства, которые позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ;
- ЭПУД должны быть сформированы в дела к соответствующему журналу - ордеру в виде электронного регистра.
Учреждению, использующему ЭДО, необходимо в ОРД определить, на каком носителе должны быть сохранены ЭД, в каком месте и каков формат хранения.
Дополнительны реквизиты для электронных форм
Правила № 477 имеет смысл использовать и для того, чтобы определить, как лучше реализовать цели учета и поиска документов в системе ЭДО. В частности для идентификации используют следующие обязательные реквизиты, которых не бывает в бумажных формах:
- адресант (отправитель или создатель);
- адресат (получатель документа);
- дата поступления документа;
- входящий номер документа;
- аннотация документа;
- индекс дела; сведения о переадресации ЭПУД(если документ переадресовывался);
- количество листов основного документа;
- количество приложений и общее количество их листов;
- должность, фамилия и инициалы исполнителя, создавшего ЭПУД;
- отметка о конфиденциальности.
В зависимости от потребностей учреждения приведенный список может быть существенно уменьшен. Необходимо иметь в виду, что ЭПУД виден и доступен в системе еще на этапе «черновика», то есть:
- сразу после создания пользователем;
- до утверждения ответственным лицом.
Чтобы не было путаницы можно предусмотреть необходимые дополнительные реквизиты. Однако более надежный способ – предусмотреть в графике документооборота, что ЭПУД должен быть:
- передан в бухгалтерию;
- подлежит отражению в учете только после его утверждения.
Информационные системы могут позволять множественные корректировки документа, одновременную работу разных пользователей над документом, согласования на нескольких уровнях. В графике документооборота целесообразно предусматривать изменения статуса документа, которые осуществляют работники подразделений учреждения. Соответственно необходимы и дополнительные реквизиты в форме для наглядности. В частности и по статусу и по реквизиту в самой форме исполнитель должен видеть, что документ утвержден.
