Счет фактура на аванс обязательна. Типичные ошибки в счетах-фактурах по сделкам с предоплатой

В момент отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет полученного аванса (частичной оплаты) сумму НДС с предоплаты можно предъявить к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС России от 10 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3790). При этом размер вычета зависит от того, на какую сумму аванса будет отгрузка:

• если аванс отработан полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг равна или превышает сумму полученной предоплаты), к вычету можно принять НДС, начисленный со всей суммы аванса;

• если аванс отработан не полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг меньше суммы полученной предоплаты), к вычету можно принять только часть НДС, начисленного с аванса. Эту часть нужно определять пропорционально стоимости отгруженных товаров, работ, услуг. Такой вариант возможен, например, если в счет полученной 100-процентной предоплаты продавец отгружает товары в несколько этапов.

При отгрузке товаров (работ, услуг) в счет ранее полученного аванса продавец выставляет счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж. Одновременно с этим счет-фактуру, выставленный при получении аванса, он регистрирует в книге покупок. Если продавец отгружает товар отдельными партиями, регистрировать счет-фактуру нужно несколько раз на стоимость каждой отгрузки.

Важно : стоимость товаров (работ, услуг), которая отражается в графе 15 книги покупок, должна быть равна стоимости, указанной в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры на аванс. При этом не важно, на какую сумму отгружены товары (работы, услуги) и какую сумму НДС с аванса продавец принимает к вычету.

Например, продавец получил от покупателя аванс в размере 59 000 руб. (в т. ч. НДС - 9000 руб.). Первая отгрузка в счет этого аванса была на сумму 50 000 руб. (в т. ч. НДС - 7627,12 руб.). В графе 9 счета-фактуры на отгрузку продавец указал стоимость 50 000 руб. Несмотря на это, при регистрации счета-фактуры на аванс в книге покупок в графе 15 он должен указать всю сумму полученного аванса (59 000 руб.), а в графе 16 - сумму НДС, принимаемую к вычету (7627,12 руб.). При отгрузке второй партии стоимостью 9000 руб. (в т. ч. НДС - 1372,88 руб.) продавец снова указывает в графе 15 всю сумму аванса (59 000 руб.), а в графе 16 - сумму НДС, принимаемую к вычету, - 1372,88 руб.

Ситуация: должен ли продавец заполнять графу 7 книги покупок, регистрируя счет-фактуру на ранее полученный аванс, когда отгружаются товары в счет данной предоплаты?

Нет, не должен.

Заполнять графу 7 книги покупок требуется лишь в тех случаях, когда уплата налога - обязательное условие для налогового вычета (подп. «к» п. 6 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Перечень таких случаев ограничен. В частности, в графе 7 указывают реквизиты платежных документов, подтверждающих уплату НДС:

• при ввозе импортных товаров, когда налог взимается на таможне (письмо Минфина России от 26 ноября 2014 г. № 03-07-11/60221);

• при оплате командировочных расходов (письмо Минфина России от 23 марта 2015 г. № 03-07-11/15889);

• при возврате покупателю неотработанного аванса (письмо Минфина России от 24 марта 2015 г. № 03-07-11/16044).

Право же принимать к вычету суммы НДС, начисленные с полученных авансов, не зависит от факта уплаты налога. Оно само собой возникает у продавца в момент отгрузки товаров в счет предоплаты. Это следует из положений пункта 8 статьи 171 и пункта 6 статьи 172 Налогового кодекса РФ. Поэтому реквизиты платежного поручения на аванс, которые указаны в графе 5 счета-фактуры на предоплату, переносить в графу 7 книги покупок не нужно. Отсутствие такой информации не помешает вычету НДС, начисленного с аванса.

Пример составления счета-фактуры на аванс и регистрации его в книге покупок и книге продаж

Организация заключила договор от 6 марта 2016 г. № 342 на поставку партии тостеров «Омега» российского производства. Цена договора составляет 130 980 руб. (в т. ч. НДС - 19 980 руб.).

Согласно договору товар отгружается в адрес покупателя 24 марта 2016 года. Оплата по договору происходит в три этапа:

• 6 марта покупатель перечисляет в адрес организации авансовый платеж в счет предстоящей поставки в сумме 35 400 руб. (в т. ч. НДС - 5400 руб.);

• 16 марта покупатель делает второй авансовый платеж в адрес продавца в сумме 47 200 руб. (в т. ч. НДС - 7200 руб.);

• окончательный расчет по договору (48 380 руб. (в т. ч. НДС - 7380 руб.)) происходит после отгрузки товара - 30 марта.

Все условия договора были выполнены как продавцом, так и покупателем.

6 марта платежным поручением № 1230 покупатель перечислил организации первый авансовый платеж. В этот же день на сумму полученного аванса бухгалтер организации составил счет-фактуру № 233 книге продаж за I квартал .

16 марта платежным поручением № 1267 покупатель перечислил продавцу второй авансовый платеж. В этот же день на сумму полученного аванса бухгалтер организации составил счет-фактуру № 255 в двух экземплярах. Один экземпляр он передал покупателю, а второй зарегистрировал в книге продаж за I квартал зарегистрировать в книге покупок .

Это следует из положений пунктов 2, 6, 21 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

После того как покупатель оприходует товары (работы, услуги), полученные в счет перечисленного аванса, у него снова появляется право на вычет. На этот раз он принимает к вычету сумму НДС, которую продавец выделил в счете-фактуре, выставленном при отгрузке. Этот счет-фактуру тоже нужно зарегистрировать в книге покупок. А чтобы избежать двойного уменьшения налоговой базы, сумму вычета по счету-фактуре на аванс покупатель обязан восстановить.

Такой порядок следует из положений пунктов 2 и 12 статьи 171, пункта 9 статьи 172 и подпункта 3 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумма НДС, которая должна быть восстановлена, зависит от того, какую сумму аванса отработал продавец:

• если аванс отработан полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг равна или превышает сумму полученной предоплаты), восстановить нужно всю сумму НДС, принятую к вычету с аванса;

• если аванс отработан не полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг меньше суммы полученной предоплаты), восстановить нужно только часть НДС, принятого к вычету с аванса. Такой вариант возможен, например, если в счет полученной 100-процентной предоплаты продавец отгружает товары в несколько этапов. В этом случае восстанавливать НДС покупатель должен в суммах, которые указаны в счетах-фактурах на каждую отгруженную партию товаров.

Чтобы восстановить НДС, счет-фактуру на аванс, по которому покупатель принял налог к вычету, нужно зарегистрировать в книге продаж. Порядок регистрации таких счетов-фактур в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не прописан. На практике их следует регистрировать аналогично счетам-фактурам, которые продавцы выставляют при отгрузке. Только код вида операции нужно указывать 21 (п. 6 таблицы, приложенной к письму ФНС России от 22 января 2015 г. № ГД-4-3/794). А стоимость товаров (работ, услуг), которая отражается в графе 13б книги продаж, должна совпадать со стоимостью, указанной в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, выставленного продавцом при отгрузке товаров (работ, услуг) в счет аванса.

Например, покупатель перечислил продавцу аванс в размере 59 000 руб. (в т. ч. НДС - 9000 руб.). Получив от продавца счет-фактуру на аванс, покупатель зарегистрировал его в книге покупок и принял к вычету НДС в сумме 9000 руб. Первая отгрузка в счет аванса была на сумму 50 000 руб. (в т. ч. НДС - 7627,12 руб.). В графе 9 счета-фактуры на отгрузку продавец указал стоимость 50 000 руб. Этот счет-фактуру покупатель тоже регистрирует в книге покупок. Одновременно он восстанавливает часть НДС, принятого к вычету с аванса. Для этого в книге продаж он регистрирует счет-фактуру на аванс с кодом 21. В графе 13б книги продаж покупатель указывает стоимость - 50 000 руб., а в графе 17 - восстанавливаемую сумму НДС - 7627,12 руб. При получении второй партии товаров (стоимость - 9000 руб., в т. ч. НДС - 1372,88 руб.) в графе 13б книги продаж покупатель указывает 9000 руб., а в графе 17 - 1372,88 руб.

Это следует из положений подпункта «с» пункта 7 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 1 июля 2010 г. № 03-07-11/279, от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/251, от 28 января 2009 г. № 03-07-11/20, ФНС России от 20 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11684.

Пример регистрации счетов-фактур, полученных покупателем при перечислении аванса и при поступлении товаров в счет аванса

2 марта покупатель - ООО «Торговая фирма "Гермес"» перечислил аванс продавцу - акционерному обществу «Альфа» (платежное поручение от 2 марта 2016 г. № 15). Сумма аванса - 100 000 руб. (в т. ч. НДС - 15 254,24 руб.). В тот же день «Альфа» выставила «Гермесу» счет-фактуру от 2 марта 2016 г. № 114.

книге покупок .

23 марта 2016 года в счет полученного аванса «Альфа» оказала «Гермесу» услуги стоимостью 50 000 руб. (в т. ч. НДС - 7627,12 руб.). На эту сумму был выставлен счет-фактура от 23 марта 2016 г. № 135.

Бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал полученный счет-фактуру в книге покупок .

После оказания услуг НДС счет-фактуру на аванс «Гермес» регистрирует в книге продаж с указанием суммы НДС 7627,12 руб. Тем самым восстанавливается часть НДС, принятого к вычету по счету-фактуре на аванс.

При оформлении авансовых счетов-фактур

Не позднее пяти календарных дней со дня получения аванса поставщик должен предъявить покупателю НДС. Счет-фактура составляется в двух экземплярах: один передается покупателю, а второй — регистрируется в книге продаж (п. 3 ст. НК РФ). При решении вопроса о том, нужно ли выставлять счет-фактуру, бухгалтеры допускают ошибки в двух случаях.

1. Когда один и тот же покупатель (заказчик) в течение налогового периода неоднократно перечисляет суммы предоплаты по одной или нескольким сделкам, выставляется единый счет-фактура по итогам месяца (квартала), что в такой ситуации неправомерно. По каждой полученной сумме счет-фактура должен быть оформлен с соблюдением указанного срока.
2. Допустим, в течение квартала вы получили аванс, а затем в том же квартале отгрузили товар (передали работы, услуги). Между предоплатой и отгрузкой прошло больше пяти дней. Нужно выставить сначала авансовый счет-фактуру, а затем и счет-фактуру на реализацию предварительно оплаченных товаров (работ, услуг). Этого требуют положения абз. 2 п. 1, п. 3 ст. , п. 3 ст. НК РФ, если нет обстоятельств, предусмотренных абз. 3 п. 17 (здесь и далее в статье ссылаемся на Правила ведения книг покупок и книг продаж, заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011).

Минфин разрешает не выставлять счет-фактуру, если вы получили аванс в счет предстоящей поставки и в течение пяти календарных дней с момента его получения отгрузили товар, выполнили работу, оказали услугу (письма , п. 1). Однако мы все же рекомендуем и в этом случае выставлять два счета-фактуры: и на сумму полученной предоплаты, и при отгрузке. Поскольку такого мнения придерживается ФНС, а именно это ведомство будет проверять вашу декларацию (письма , от 15.02.2011 № КЕ-3-3/354@).

Обратите внимание, что для принятия к вычету НДС, уплаченного с аванса, продавец должен зарегистрировать в книге покупок авансовый счет-фактуру, который ранее был отражен в книге продаж (п. 22 Правил ведения книги покупок). Таким образом, авансовый счет-фактура является основанием для вычета не только у покупателя, но и у продавца (п. 1 ст. , п. 9 ст. НК РФ).

В реквизитах авансовых счетов-фактур

Ошибки, которые допускает продавец (поставщик) при заполнении реквизитов в авансовом счете-фактуре, могут оказаться критичными для покупателя, если он решит воспользоваться правом на вычет (пп. 1 и 5-6 ст. НК РФ). В авансовом счете-фактуре, как и в обычном, должны быть заполнены следующие реквизиты (п. 5.1 ст. НК РФ):

• порядковый номер счета-фактуры, при этом авансовые счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке с отгрузочными (письмо Минфина );
• дата составления счета-фактуры;
• наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя в соответствии с учредительными документами. Можно указывать как полные, так и сокращенные наименования.

Кроме того, в авансовых счетах-фактурах должны быть указаны:

• по строке 5: номер и дата расчетно-платежного документа, по которому получен аванс. Если аванс получен в неденежной форме, ставится прочерк. Поскольку налоговые органы проводят встречную проверку начислений и вычетов, важно, чтобы и покупатель, и продавец в книгах покупок и продаж правильно указали данный реквизит;
• по строке 7: наименование и код валюты, в которой получен аванс (по ОКВ). Если цена определена в иностранной валюте (у. е.), но оплата производится в рублях, указывается наименование валюты «российский рубль» и ее код «643» (письмо ФНС ).

Особое внимание следует уделить заполнению табличной части документа.

В графе 1 наименование товаров (описание выполненных работ или оказанных услуг), в счет поставки которых получена предварительная оплата, отражают так, как оно указано в договоре. Если покупатель перечислил предоплату не за определенный товар, а в целом под ассортимент продукции и конкретная спецификация или заявка будет составлена после оплаты, допустимо указывать в авансовом счете-фактуре обобщенное наименование товаров: нефтепродукты, канцелярские (кондитерские) изделия и т.д.

В ситуации, когда заключаются договоры, предусматривающие одновременно с поставкой товаров выполнение работ (оказание услуг), в графе 1 нужно привести как наименование поставляемых товаров, так и описание выполняемых работ (оказываемых услуг), см. письмо Минфина .

Далее в табличной части в графах 7, 8, 9 указывают: расчетную налоговую ставку — 18/118 или 10/110 (п. 4 ст. НК РФ); сумму исчисленного НДС; сумму полученного аванса. В остальных графах 2-6, 10-11 и строках 3 и 4 ставят прочерки (п. 4 ).

Счета-фактуры на предоплату при освобождении от уплаты НДС не составляются в соответствии с нормами ст. и НК РФ. Аналогично действуют при получении аванса:

• в счет будущей поставки товаров (работ, услуг), длительность производственного цикла изготовления которых свыше шести месяцев (абз. 3 п. 1 ст. НК РФ);
• по операциям, которые облагаются НДС по ставке 0 % (абз. 4 п. 1 ст. НК РФ);
• по операциям, которые не подлежат обложению НДС.

При заполнении книги продаж

Выставленный авансовый счет-фактуру, в том числе при безденежных расчетах, продавец должен зарегистрировать в книге продаж за квартал, на который приходится дата получения аванса (п. 17 ). Важно заполнить книгу правильно:

• номер платежно-расчетного документа, по которому получен аванс, отражается в графе 11;
• графы 4-6, 14-16, 19 не заполняются;
• операция отражается кодом 02.

При заполнении книги покупок

Если отгрузка совершается одновременно с регистрацией в книге продаж счета-фактуры, который выставлен при этой операции, в книге покупок регистрируется счет-фактура, который выставлен при получении аванса (п. 8 ст. и п. 6 ст. НК РФ, п. 22 ).

НДС с аванса продавец примет к вычету в размере, соответствующем той его части, которая зачтена согласно условиям договора в оплату отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Вычет авансового НДС можно заявить только в том квартале, в котором выполнены для него условия. Переносить этот вычет на более поздние кварталы нельзя (письма Минфина , ).

В книге покупок указывается код операций 22, а в графе 7 — данные платежного поручения на полученный аванс. Сведения о платежке указываются также и в отгрузочном документе по строке 5. А в книге продаж по нему должна заполняться графа 11. Поэтому, если реквизиты заполнены верно, налоговая инспекция автоматически может все сверить и не будет предъявлять претензии.

Ошибки покупателя

При выборочном подходе к праву на вычет

Следует помнить, что вычет НДС по уплаченному авансу является правом покупателя, а не обязанностью (п. 1 ст. НК РФ). Если он использует свое право на вычет налога по полученным товарам (работам, услугам), а не по их предоплате, это не приводит к занижению налоговой базы и суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Но если право на вычет используется выборочно, это может привести к ошибкам. При принятии к учету оплаченных товаров (работ, услуг) придется проверять, был ли заявлен вычет при перечислении соответствующего аванса.

При заполнении книги покупок

Для того чтобы принять НДС к вычету, покупатель должен зарегистрировать в книге покупок отгрузочный или авансовый счет-фактуру, полученный от продавца (пп. 1‑2 ).

Авансовый счет-фактура регистрируется в книге покупок за квартал, в котором он получен от получившего аванс продавца. Данные о платежке отражаются в графе 7 книги покупок покупателя. При этом графы 4, 6, 8а, 9а, 10-12 книги покупок не заполняются (п. 7 ).

Отгрузочный счет-фактуру можно зарегистрировать в книге покупок за любой квартал, начиная с квартала, в котором выполняются три условия (пп. 1, 1.1 ст. НК РФ):

1) у покупателя есть счет-фактура, полученный от продавца;

2) товары (работы, услуги) по этому счету-фактуре приняты к бухгалтерскому учету, то есть покупателем подписана товарная накладная, акт о выполнении работ или оказании услуг;

3) не истекли три года после принятия товаров (работ, услуг) к бухгалтерскому учету (письма Минфина от 06.08.2015 № 03-07-11/45515, ). Например, последним кварталом, в котором можно заявить вычет НДС по товарам, принятым к учету в I квартале 2015 года, будет I квартал 2018 года.

Возможна ситуация, когда счет-фактуру вы получите после окончания квартала, в котором товары (работы, услуги) приняты к учету, но до 25-го числа месяца, следующего за этим кварталом. Тогда НДС можно принять к вычету, зарегистрировав этот счет-фактуру в книге покупок в квартале принятия товаров (работ, услуг) к учету (п. 1.1 ст. НК РФ, письмо Минфина ).

Чтобы не было двойного вычета — и с аванса, и с поставки, — покупатель обязан восстановить принятый ранее к вычету НДС с аванса в том налоговом периоде, в котором принимаются к вычету суммы НДС по оприходованным товарам, работам или услугам (пп. 3 п. 3 ст. НК РФ). При восстановлении НДС покупателю следует зарегистрировать счет-фактуру, на основании которого применялся вычет по авансу, в книге продаж. Если покупатель ранее не применил вычет суммы НДС с аванса, восстанавливать впоследствии налог ему не нужно.

При ведении учета

Если покупатель осуществляет операции как облагаемые, так и не облагаемые НДС, он обязан вести раздельный учет сумм налога по приобретенным товарам (работам, услугам). При этом речь идет только о суммах налога по приобретенным товарам (работам, услугам), которые используются для осуществления как облагаемых НДС, так и не подлежащих налогообложению операций (п. 4 ст. НК РФ).

О необходимости вести раздельный учет по суммам НДС, которые относятся к предоплате, в п. 4 ст. НК РФ не сказано. Поэтому счета-фактуры на перечисленную сумму предоплаты в счет предстоящих поставок товаров, которые приобретаются для использования одновременно в облагаемых и не облагаемых НДС операциях (см. п. 2 ст. НК РФ), регистрируются в книге покупок на сумму, указанную в данном счете-фактуре. Это дает покупателю возможность принять к вычету налог со всей суммы предоплаты. При регистрации авансового счета-фактуры по товарам (работам, услугам), которые приобретаются для операций как облагаемых, так и не облагаемых НДС, в графе 16 книги покупок указывается вся сумма НДС, указанная в этом счете-фактуре (пп. «у» п. 6 ).

После отгрузки товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав и получения счета-фактуры налог с предоплаты, ранее принятый к вычету, придется восстановить. При ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций часть входного НДС принимается к вычету, а остальная сумма относится на увеличение стоимости приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

С 01.10.2017 года продавцам нужно заполнять счет-фактуру по новой форме, утвержденной Постановлением №981 от 19.08.2017. Предыдущая редакция пришлась на 01.07.2017. Данный бланк заполняют в двух случаях — при отгрузке ТМЦ (услуг, работ), при получении предоплаты от покупателя. В данной статье предлагаем скачать образец заполнения счета-фактуры на аванс. Представлен образец в excel на основании формы, действующей с 01.10.2017.

Когда выписывается?

Выписывается счет-фактура на аванс в пятидневный срок с момента получения предоплатных денег от покупателя. Документ предоставляется плательщику для возможности возмещения добавленного налога с перечисленных средств.

Когда выписывается авансовый счет-фактура, если пятый день приходится на выходной? В этом случае выставить документ покупателю можно в ближайший рабочий день.

Когда не выписывается?

Предусмотрено несколько случаев, когда на аванс выписывать счет-фактуру не нужно:

1. ценности, в счет поставки которых перечислена предоплата, облагаются по нулевой ставке;
2. ценности не облагаются НДС;
3. ценности, услуги, работы, за которые перечислены средства имеют длительный производственный цикл — более полугода;
4. услуги, работы, товары, за которые уплачен аванс, оказаны, выполнены или отгружены в пятидневный срок. Данный пункт спорный, такого мнения придерживается Минфин, а ФНС считает, что выставить счет-фактуру нужно независимо от того, когда произошла отгрузка.

Таким образом, получение аванса — это повод для обязательного выставления счета-фактуры покупателю, если, конечно, не имеет место одна из 4-х ситуаций, указанных выше. Данная обязанность прописана в п.1 ст.167 НК РФ. Причем отведен конкретный срок для ее оформления, в который получателю предоплаты нужно уложиться — 5 дней. На основании полученного бланка плательщик направляет НДС, включенный в сумму аванса к вычету. НДС из авансовой суммы вычисляется по одной из ставок — 10/110 или 18/118.

В момент, когда товары будут отгружаться в счет данного аванса или будут оказаны услуги, работы, счет-фактура продавцом составляется повторно. На ее основании покупатель еще раз вычтет НДС, а налог с аванса восстановит.

Ниже представлен образец, составленный при получении продавцом аванса от покупателя в счет предстоящих поставок товара.

Для заполнения с 01.10.2017 нужно применять новый бланк счета-фактуры, в который внесены некоторые изменения. В целом, форма практически не изменилась. Добавлено 2 графы для импортеров и экспортеров, а также изменены некоторые формулировки.

Особенности заполнения новой формы счета-фактуры с 01.10.2017:

Порядок заполнения счета-фактуры при получении аванса

В бланке, действующем с 01.10.2017 имеются строки и табличная часть для заполнения. Рассмотрим заполнение каждого строки и графы при выставлении счета-фактуры на аванс.

Заполнение строк:

• 1 — номер и дата счета-фактуры. В отношении нумерации есть несколько позиций. Некоторые добавляют к номеру префикс А, обозначая так аванс, некоторые ведут отдельную нумерацию авансовых и отгрузочных счетов-фактур. На самом деле, согласно Правилам заполнения, можно вести единую сквозную нумерацию для всех выставляемых счетов-фактур — и на аванс и на отгрузку.
• 1а — номер и дата исправления, поле нужно заполнить, если в изначальном бланке была ошибка, требующая не корректировки, а исправления;
• 2, 2а, 2б — реквизиты продавца;
• 3, 4 — данные об отправителе и получателе груза не заполняются при выставлении счета-фактуры на аванс;
• 5 — номер и дата платежки, на основании которой получены деньги от покупателя. Это поле нужно заполнить обязательно, иначе у покупателя будут проблемы с восстановлением НДС;
• 6, 6а и 6б — реквизиты покупателя;
• 7 — название и код валюты, в которой совершен авансовый платеж;
• 8 — заполняют только в особых случаях.

Заполнение граф таблицы:

• 1 — наименование ценностей, услуг, работ, в оплату которых перечислен аванс, можно указать обобщенное название. Многие поясняют здесь, указывая, что этот аванс. Однако это делать необязательно, согласно порядку заполнения, в данном поле счета-фактуры указывается наименование товара. Пояснить для покупателя, что это авансовый документ можно, например, с помощью постановки специального штампа на бланке, это не запрещено. Также понять, что документ выписан на аванс можно по ставке НДС в графе 7 — 10/110 или 18/118 (при отгрузке заполняется процентная ставка 10 или 18);
• 1а — новая графа в бланке счета-фактуры с 01.10.2017, заполняют ее только по экспортным товарам в ЕАЭС;
• 2-6 — графы не заполняются;
• 7 — ставка НДС в таком формате — 10/110 или 18/118;
• 8 — НДС, вычисленный из суммы аванса по указанной в предыдущей графе ставке;
• 9 — Сумма предоплаты, внесенный на счет продавца;
• 10, 10а — не заполняются
• 11 — новая графа в счете-фактуре с 01.10.2017, заполняется только по импортным операциям.

Образец заполнения счета-фактуры при выставлении на аванс можно ниже в excel.

Ошибки в заполнении счета-фактуры на аванс в видео:

Как отражать в книге покупок и книге продаж

Покупатель должен зарегистрировать полученный авансовый счет-фактуру в своей книге покупок (код операции «22»). Регистрационная запись выполняется в квартале, в котором данный документ получен.

Продавец, в свою очередь, должен зарегистрировать выставленный счет-фактуру на аванс в своей книге продаж (код операции «02»). Регистрационная запись выполняется в квартале, в котором предоплата поступила на счет продавца.

Если предоплата и отгрузка пришлись на один налоговый период (квартал)-не обязательно.

Рекомендация эксперта
Нужно ли выставлять счета-фактуры на аванс (частичную оплату), если отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет поступившей суммы происходит в том же налоговом периоде в течение пяти календарных дней с момента получения аванса (частичной оплаты) Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Разъяснения контролирующих ведомств по этому поводу различаются. По общему правилу счет-фактуру нужно составить не позднее пяти календарных дней с момента получения аванса (п. 1 и 3 ст. 168 НК РФ). Но на практике отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет поступившего аванса может произойти спустя короткий период времени. Если этот период не превышает пяти календарных дней с момента получения аванса и если поступление предоплаты и отгрузка приходятся на один и тот же квартал, то счет-фактуру на полученную сумму аванса продавец (исполнитель) может не составлять. Правомерность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-07-14/99, от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39 и постановлением Президиума ВАС РФ от 10 марта 2009 г. № 10022/08. При этом Президиум ВАС РФ пояснил, что в целях расчета НДС платеж, поступивший организации в том же налоговом периоде, в котором произошла реализация товаров (работ, услуг), не может быть признан авансовым. Свою позицию судьи обосновали положениями пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ. Согласно данной норме налоговая база по НДС определяется по итогам налогового периода на основании регистров бухгалтерского учета и (или) на основе иных документально подтвержденных сведений об объектах, подлежащих налогообложению. В связи с этим у продавца (исполнителя), который в одном и том же квартале получил аванс и отгрузил в счет поступившей суммы товары (работы, услуги), обязанности выписать счет-фактуру на аванс не возникает. Однако представители налоговой службы придерживаются на этот счет другой точки зрения. В письме ФНС России от 15 февраля 2011 г. № КЕ-3-3/354 сказано, что продавец (исполнитель), получивший аванс, должен выставить счет-фактуру в любом случае – независимо от того, когда происходит отгрузка в счет поступившей предоплаты. Такая позиция основана на буквальном толковании положений пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, который не содержит никаких исключений в отношении авансов, обязательства по которым погашаются продавцом (исполнителем) в течение пяти календарных дней. Поскольку единый подход к решению данного вопроса не выработан, не исключено, что в рассматриваемой ситуации отказ от оформления счетов-фактур на авансы приведет к спорам с проверяющими. Но с учетом позиции Президиума ВАС РФ у организации есть высокие шансы отстоять свою позицию в суде Если получение аванса и отгрузка происходят в одном квартале, то в декларации по НДС за этот квартал следует указать: – налоговую базу – дважды (в размере полученной предоплаты и стоимости отгруженных товаров (работ, услуг)); – налоговый вычет – один раз (в сумме НДС, начисленного с предоплаты). Об этом сказано в письмах Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-07-14/99 и ФНС России от 10 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3790

Когда организация получает предоплату, она должна провести оформление счета и занести информацию в книгу продаж . Если она этого не сделает, то Налоговая инспекция наложит на нее штрафные санкции в размере от 10000 до 40000 руб .

Счет-фактура (СФ) – это разновидность документа , который клиент может предоставить для вычета входящего НДС. Предприятие, занимающееся продажей товара, обязано сформировать такой документ, как фактура и отправить контрагенту при фактической отгрузке или при оплате продукции. Кроме отличий в правилах их составления имеются и различия в содержащейся информации.

Для определения базы, облагаемой НДС, учитываются все доходы налогоплательщика , полученные в денежном или натуральном виде.

Моментом для начисления налога становится дата наиболее раннего события:

1. Момент реализации, отгрузки товара или дата оказания услуг, прописанных в соответствующем соглашении.
2. День частичного или полного погашения суммы платежа за товары или услуги, оговоренных в договоре. Поэтому в случае поступления средств, продавец обязан рассчитать сумму налога и его базы из расчета ставки 18/118 или 10/110 – это зависит от ставки, по которой реализуется продукция.

Существует три вида счет-фактур :

1. Документ, требования к которому регламентированы в НК РФ – «отгрузочные» , такие неофициальное название они получили. Оформляются при фактическом сбыте товара, оказании услуг или при переходе имущества в собственность клиента.
2. Авансовые счет-фактуры (АСФ) – составляются при поступлении предоплаты или авансового платежа. Формируются в соответствии с требованиями законодательства, которые прописаны в НК РФ.
3. Акт корректировки – это , которую составляют в случае снижения стоимости товара или его объема. Она предназначена для уточнения измененных данных. Введена в законодательство как юридическая категория в соответствии с законом №245-ФЗ НК РФ от 19.07.2011.

Авансовый и отгрузочный документ имеют одинаковую юридическую силу. Они оба обязательны для заполнения.

Критерии отличий счета-фактуры авансового типа от отгрузочного:

1. Период формирования и заполнения . АСФ составляется при поступлении предоплаты, а отгрузочный – по факту продажи товара или оказанию услуги.
2. Степень заполнения информации в бланке – по объективным причинам в фактуре первого типа может быть неосуществимо заполнение всех строк документа – это учтено в законодательстве и содержится в регламентах НК РФ.

Сроки передачи

В соответствии с законами РФ авансовая счет-фактура должна быть передана покупателю в течение 5 календарных дней с момента получения средств, перечисленных в счет предоплаты.

Если последний день выпадает на праздничный или выходной день, то нормативный акт подлежит формированию не позднее рабочего дня следующего за таким днем.

Она оформляется в двух равноценных экземплярах : первый предназначен для покупателя, второй подлежит хранению в фирме, а также обязательной регистрации в книге продаж.

Несмотря на то, что в законодательстве не прописан механизм несения ответственности за его не соблюдение, в случаях, если продавец не выдал АСФ, клиент имеет право востребовать документ в судебном порядке.

Оформление счета-фактуры

Информация и реквизитные данные, обязательные для заполнения документа АСФ:

• присвоенный порядковый номер и дата выставления счета – строка 1;
• полное наименование сторон процесса купли-продажи в соответствии с заключенным ранее договором, а также ИНН и КПП организаций-сторон сделки – стр. 2 и 6;
• реквизитные сведения, указанные в платежном документе – стр. 5;
• название валюты, которая используется для расчетов между фирмами – стр. 7;
• развернутое название продукции или услуг – графа 1;
• сумма авансового или предоплаченного платежа – гр. 9;
• сумма начисленного взноса по налогу НДС – гр. 8.

При частичной оплате составление происходит также. В 5 строке отражаются данные каждого платежного документа. В тех случаях, когда проводилась оплата в безденежной форме – путем бартера или взаимным расчетом, тогда в 5 строке ставится прочерк. Третья и четвертая строка (грузоотправитель и грузополучатель), а также графы с 2 по 6, 10 и 11 – не должны заполняться.

Нюансы при заполнении АСФ

Министерство финансов высказывает мнение о том, что вносить данные по счет-фактурам авансовых платежей и отгрузочных следует в единый перечень . Такой подход вполне логичен и обоснован ввиду одинакового предназначения выписки этих документов – вычета по взносам НДС.

Если предоплата на счет организации-продавца поступила раньше, чем был оформлен договор, то в графе 1 АСФ проставляется общее название продукции, а не конкретизированное.

При обобщенном указании товара, ставка НДС рассчитывается – 18/118, а если оформление происходит по договору, то в зависимости от выбранного способа – 18/118 или 10/110, в прямой зависимости от товарной позиции.

Лица, уполномоченные производить контроль и составление документов и их оборот, могут делать пометки на счет-фактурах, если это целесообразно – в таких случаях они не будут признаны недействительными.

АСФ обязаны заверить подписью руководитель предприятия и главный бухгалтер, либо в их отсутствие уполномоченные сотрудники с правом подписи. ИП или замещающее его лицо, обязан заверить документ подписью, и обозначить сведения о свидетельстве государственной регистрации. Аналогичные правила распространяются на все виды счет-фактур.

Общие сведения об особенностях заполнения АСФ:

1. Формирование единого реестра номеров СФ.
2. В случае поступления аванса на счет фирмы-продавца, то НДС начисляется по максимально возможной ставке, а в поле наименование товара указывается его общее название.
3. В документе можно делать дополнительные, актуальные примечания.
4. Утверждение АСФ проводится главой компании и главным бухгалтером.

При оформлении в графе 1 указывается полное наименование товара, оно в обязательном порядке должно совпадать с выписанной спецификацией.

Если предоплата производится по товарам с разной налоговой ставкой, то их нужно выделить в счете на разных позициях или в таком случае выписывается документ с общим названием товара, в котором обозначается максимальная ставка по НДС.

Даже если поставки будут совершаться в разные даты, данные в АСФ не нужно разделять по разным позициям.

Если АСФ выписывается в условиях регулярных и постоянных поставок, то она составляется в конце расчетного периода и прописывается на сумму полученных платежей за минусом оказанных услуг. Если отгрузка происходит в период, не превышающий 5 дней с момента оплаты, то счет-фактура оформляется на реализацию .

При осуществлении авансового платежа и отгрузки товара в одном и том же квартале, при составлении декларации в налоговую инспекцию необходимо отобразить следующие сведения :

1. Облагаемую налоговую базу – на сумму средств предоплаты и на стоимость реализованного товара.
2. Размер начисленного взноса по НДС с полученных средств денежного и натурального характера (один раз).

Если часть денег нужно вернуть покупателю, то при выписке АСФ продавец должен вычесть отчисленный НДС и произвести все необходимые БУ корректировки. На возвращаемые средства СЧ не выписывают. Однако для обоснования действий в книге покупок делается пометка «Возврат» с указанием реквизитов. Срок для регистрации ограничивается 1 годом.

Если сумма, уплаченная в счет авансового платежа или предоплаты, превышает стоимость услуг или товаров по новым условиям, то образовавшиеся излишки стоит учесть в счет будущих поставок или вернуть клиенту.

В книге продаж заполняются все графы за исключением 14, 16, а также 19. К вычету в момент оплаты можно предъявить полную сумму начисленного НДС, если был полностью покрыт авансовый платеж, и частичную, если покрыта предоплата. При отправке товаров информация о счете фиксируется в книге продаж .

Если она производится не одной партией, то составляется равное количество АСФ. При оформлении книги покупок, информация в графе 15 должна совпадать с данными пункта 9, не принимая во внимание сумму, на которую была отгружена продукция.

Графа 7 в этой книге записывается в случаях:

1. При ввозе импортного товара. Налог по нему удерживается на таможне.
2. Покрываются расходы по командировочной поездке.
3. В случае возращения неотработанного аванса.

Реквизиты платежного документа не нужно вносить в эту графу.

Покупатель после получения АСФ может произвести налоговый вычет НДС. Информация о поступившем документе фиксируется в книге покупок . Для предотвращения двойного уменьшения базы, нужно полностью восстановить сумму вычета, если сумма приобретённых товаров равна сумме предоплаты и частично, если они оплачены не в полном объеме.

Для восстановления полного НДС необходимо отобразить счет в книге продаж по тем же правилам, что и при отгрузке. Однако кодом операции следует указать 21. Цена, прописанная в книге в графе 13б, должна совпадать с п.9 АСФ.

Авансовая счет-фактура не оформляется в счет предстоящих поставок продукции или услуг, у которых производственный процесс длится дольше 6 месяцев, стоимость облагается налогом с нулевой ставкой, и если они освобождены от налогообложения.

Предварительная оплата

Предоплата бывает нескольких видов :

1. Полная , при этом происходит полное погашение суммы ожидаемой поставки товара или оказания услуг.
2. Частичная – проплачивается определенная часть или оговоренная сумма от общей стоимости продукции, до отгрузки ее покупателю.
3. Револьверная – действует в отношении регулярных поставок при длительном взаимодействии.

Предоплата – это платеж, осуществляемый в счет продукции, доставка которой проводится в определенный временной промежуток. Процесс производства не зависит от него, в отличие от авансового расчета – это и лежит в основе их различий .

Образец заполнения счета-фактуры на аванс в 1С представлен ниже.