Домой Микрозаймы Заполнение карточки складского учета. Ведение карточек складского учета

Микрозаймы

Заполнение карточки складского учета. Ведение карточек складского учета

Для учета движения материальных ценностей в организации по каждому их наименованию, сорту, виду и размеру применяются учетные формы, которые могут быть унифицированными, или разработанными самостоятельно. Одна из таких форм - карточка учета материалов (по форме М-17).

Общие сведения о карточке учета материалов

Форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. На каждый номенклатурный номер составляют отдельную карточку, за ее ведение отвечает материально ответственное лицо . Записи в карточку вносят на основании первичных документов.

С 2013 года ведение данной формы не является обязательным. Организациям предоставлено право разрабатывать собственные бланки, которые обязательно должны содержать утвержденный законодательством перечень реквизитов.

Форма М-17 «Карточка учета материалов» также используется для отпуска материалов на производство со склада, в котором они хранятся. В документ вносят соответствующую запись о движении, заверяя подписью ответственного лица.

Как заполнить карточку М-17?

В верхней части документа указывают название организации и структурное подразделение. Ниже расположена таблица, состоящая из 16 столбцов:

в 1-м столбце указывают подробные сведения о структурном подразделении, в котором хранятся ТМЦ;
во 2-м – вид деятельности, которую осуществляет подразделение;
в 3-м – номер склада;
в 4-м и 5-м – конкретное место хранения материала;
в следующих столбцах указывают марку, сорт, профиль и размер ТМЦ соответственно;
далее надо указать номенклатурный номер товара, единицу измерения, цену, норму запаса, срок годности и полное название поставщика.

Если какие-либо сведения отсутствуют – можно поставить прочерк. После таблицы расположено поле «Наименование материала». Здесь прописывают полное название ТМЦ.

наименование драгоценного металла (камня);
номенклатурный номер;
единицу измерения;
количество (или массу);
номер паспорта.

В третью таблицу заносят информацию о движении материалов:

в столбце «Дата записи» прописывают даты, когда осуществлялось перемещение ТМЦ;
в столбце «Номер документа» указывают номер первичного документа, ставшего основанием для проведения операции;
в столбце «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи;
в столбце «От кого получено или кому отпущено» прописывают название организации или структурного подразделения;
в следующем столбце указывают учетную единицу выпуска продукции;
в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» прописывают какое количество ТМЦ было получено, выдано и имеется в остатке после завершения каждой операции;
в последнем столбце ставят подпись ответственного лица и дату проведения операции.

В последней части карточки указывают должность материально ответственного сотрудника, его ФИО и дату заполнения документа (образец заполнения карточки смотрите ).

Особенности заполнения карточки

К карточке надо приложить все необходимые накладные.
Заполнять документ можно как от руки, так и на компьютере.
Ставить печать ни карточке нет необходимости, так как она относится к внутреннему документообороту предприятия.
В бланке документа недопустимы помарки и неточности. Если была допущена ошибка – лучше оформить новый бланк. Также можно аккуратно зачеркнуть недостоверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного лица.
Делать записи карандашом нельзя, только ручкой.
Карточки заводят на 1 год. В конце календарного года остатки из старых карточек переносят в новые (по состоянию на 1 января). После завершения отчетного периода заполненные карточки передаются в бухгалтерию, а затем в архив организации. Срок хранения – не менее 5 лет.

Карточка учета материальных ценностей в бюджете

Карточка учета материальных ценностей (ОКУД 0504043), применяемая в бюджетном секторе, утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н. Она предназначена для учета ТМЦ, имеющихся на складе. Форма содержит сведения о типе и местонаходжении ТМЦ, их цене, поставщике.

Данная форма используется в государственных учреждениях, имеющих небольшой объем материальных ценностей. Документ может состоять из нескольких листов, так как на каждый отдельный актив необходимо отводить отдельный лист. Записи в документ вносит сотрудник, ответственный за хранение ценностей. Карточку следует заверить индивидуальной подписью ответственного лица с расшифровкой. Скачать бланк карточки можно ниже.

Инвентарные карточки ОС

Инвентарные карточки основных средств - это учетные регистры типовой формы ОС-6, предназначенные для пообъектного учета основных средств. Они заполняются на каждый объект в момент его поступления и оформления акта сдачи в эксплуатацию. Номер инвентарной карточки основных средств присваивается в соответствии с нумерацией складской картотеки.

О заполнении инвентарных карточек по ОС, мы подробно рассказывали .

Непрерывно должна вестись опись инвентарных карточек по учету основных средств. Ее составляют с целью регистрации открываемых карточек и контроля за их сохранностью. Опись составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Когда в описи ставят отметку о списании объектов по последней инвентарной карточке – ее сдают в архив.

Учет готовой продукции, находящейся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ информация о готовой продукции формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках, -номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер продукции открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.), а также учетные цены продукции.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, то есть указывается новая цена и с какого времени она действует. Если организация в качестве учетной цены применяет фактическую себестоимость продукции, то при каждом изменении цены открывается новая карточка складского учета, либо учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «цена» указывается «фактическая себестоимость», при этом новая цена записывается по каждой операции.

В том случае, когда в бухгалтерской службе учет готовой продукции ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения готовой продукции (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации учета движения материальных запасов, формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку:

своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям,

записей (разносок) операций в карточках складского учета,

полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Унифицированная форма N° МХ-19

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.99 № 66

Форма по ОКУД

по ОКПО

организация

__________________________________________________________

структурное подразделение

Вид деятельности по ОКДП

Номер склад

Вид операции

Отчетный период

ВЕДОМОСТЬ

УЧЕТА ОСТАТКОВ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ

ЦЕННОСТЕЙ В МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ

Материально ответственное лицо ________________ ________________________________________

должность фамилия, имя, отчество

По данному образцу печатать 1-ю страницу формы № МХ-19

Номер по порядку

Товарно-материальные ценности

Единица измерения

Норма запаса

Учетная цена, руб. коп.

Остаток на

« _ » __ ____ г.

Остаток на

« _ » __ ____ г.

Остаток на

« _ » __ ____ г

Наиме-нова-ние

на-име-нова-ние

код по ОКЕ И

коли-чество (масса)

сумма, руб. коп.

коли-чество (масса)

сумма, руб. коп.

Материально ответственное лицо______________________________________________________

Проверил бухгалтер _________________ _________________________________

подпись расшифровка подписи

По данному образцу печатать 2-ю и 3-ю страницу формы № МХ-19

Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перенесен в карточку 200_ года № ...»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

Эффективная система учета складской деятельности предприятия невозможна без четко организованного документооборота, во всех деталях отражающего движение материальных ценностей с момента их оприходования до момента убытия.

Слаженная склада и бухгалтерии обеспечивается в том числе применением унифицированного метода учета материалов, документальным воплощением которого является карточка складского учета.

Навигация по статье

Карточка складского учета: виды и сущность

Необходимость отражения в бухгалтерском учете всей совокупности хозяйственных операций предприятия закреплена законом. Основой для ведения учета в части складского хозяйства является первичная приходная документация, которая в свою очередь становится источником информации для заполнения бланков карточек складского учета.

В настоящее время ведение такой карточки может быть организовано как на основе унифицированной формы № М-17, утвержденной постановлением Госкомстата и с 2013 г. носящей рекомендательный характер, так и в произвольной форме в соответствии с приказом руководства.
Основное назначение карточки складского учета – это количественный учет имеющихся в распоряжении организации материалов. Отдельная карточка заводится на каждый вид объектов учета в зависимости от их номенклатурной принадлежности.

Заполняется такой документ ежедневно работником склада или другим уполномоченным лицом в соответствии с имеющимися первичными документами.

Заполнять карточку допустимо как письменно, так и в электронном виде. В любом случае подпись ответственного лица на бумажном документе обязательна. Ставить печать не нужно, т. к. карточка является внутренним документом организации. Передается она в бухгалтерию по мере заполнения либо в соответствии с утвержденным планом сдачи отчетности.

Порядок заполнения карточки

Типовой бланк документа включает в себя ряд граф, разбитых на смысловые блоки в зависимости от характера содержащейся в них информации. В верхней части формы указывается название организации и, при наличии, структурного подразделения.

Первая таблица отражает существенные характеристики учитываемого материала, как то:

наименование склада и точное расположение материала в его пределах
марка, сорт, профиль, а также размер объекта учета
его номенклатурный номер
единица измерения материала
цена в рублях
норма запаса, отражающая фактическую потребность предприятия в данном материале для его бесперебойной работы
срок годности материала, если таковой имеется
наименование

Для учета материалов, содержащих драгоценные металлы или камни, предназначена отдельная таблица. В ней дополнительно прописываются наименование, вид и количество ценностей, а также указываются паспортные данные изделия.

В нижней части документа отражается информация о движении материала: указывается дата принятия к учету, номер первичного документа, единица выпуска продукции и количество принятого либо отпущенного материала. Кроме того, обязательно прописывается наименование поставщика или покупателя, а в правой части таблицы рассчитывается остаток на основании прихода и расхода.

Перед тем, как сдать документ в бухгалтерию, уполномоченное лицо ставит в нем дату и подпись с расшифровкой. Храниться заполненная карточка складского учета материалов должна не менее 5-ти лет.

Принципы оформления

Для того, чтобы минимизировать возможные противоречия, бланк документа должен заполняться аккуратно и без ошибок. При внесении корректировок в имеющиеся записи следует заверить их подписями кладовщика и лица, получившего материалы.

Подтверждением внесенной в документ информации являются соответствующие документы прихода и расхода – акты, ордера, и т. д. Они прикрепляются к карточке и сдаются вместе с ней.
Помимо приемки и отгрузки продукции, в документе отражается и её движение в пределах организации. Соответствующие записи необходимо внести, если материалы были перемещены на другой склад или изменилось их местоположение на текущем складе. В обязательном порядке вносятся номера соответствующих стеллажа и ячейки.

Для удобства обработки карточки нумеруются и подшиваются в хронологическом порядке. При этом важно соблюдать порядок заполнения всех граф. Так, название организации в верхней части документа следует прописать в полном соответствии с учредительными документами, указав также код ОКПО.

Экономический смысл карточки складского учет

Попадая в бухгалтерию, корректно оформленный документ становится источником информации для проведения учета текущей складской деятельности. Этот процесс регламентируется ПБУ № 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и собственной учетной политикой организации.

Первый вариант – определение средней себестоимости на основе цен всех материалов данного вида, имеющихся на складе.
Второй – метод ФИФО, при котором материалы отпускаются со склада в той же последовательности и по той же цене, по которой были оприходованы.

Наконец, расчет себестоимости дорогостоящих и уникальных материалов производится в соответствии с ценой отдельной единицы.

При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей предприятия информация из карточек складского учета, наряду с другими документами, при сопоставлении с фактическим состоянием складских запасов позволяет выявить недостачи, излишки, пересортицу, определить круг лиц и отдельных сотрудников, отвечающих за такие расхождения.

Таким образом, повышение эффективности документального учета материалов способно оказать положительное влияние на всю культуру ведения складского хозяйства в целом.

Исчерпывающая оценка бухгалтерией актуального состояния материальных запасов организации основывается прежде всего на своевременном и корректном предоставлении складом первичных документов. А применение карточек складского учета, оформляемых в соответствии с представленной в них информацией и фактическим движением товара, позволяет точно определить местонахождение конкретного вида материала в любой момент времени.

Складской учёт для начинающих — на видео:

Задайте свой вопрос в форму ниже

Еще по этой теме:

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям,

Записей (разносок) операций в карточках складского учета,

Полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

Унифицированная форма N° МХ-19

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.99 № 66

Отчетный период
с	по

В отношении каждого отдельного вида материалов на складе ведется карточка учета типовой формы М-17. В данном бланке отражается приход и расход указанного наименования. Записи в складскую карточку выполняются работником склада на основании приходных и расходных документов.

Сведения о приходных операциях вносятся на основании приходного ордера М-4, о расходных операциях — на основании лимитно-заборной карты М-8, накладной М-15 или требования М-11.

Бланки и образец заполнения указанных форм можно скачать по ссылкам ниже.

Складская карточка учета материалов форма М-17 заполняется в одном экземпляре, ежемесячно передается в бухгалтерию.

В качестве примера ниже приведен образец заполнения карточки учета материалов по форме М-17. Ссылка на бесплатное скачивание находится внизу бланка.

Образец заполнения

Форма М-17 заполняется материально-ответственным лицом с обеих сторон. На лицевой стороне бланка карточки следует указать наименование материалов. В отношении каждого отдельного наименования, марки ценностей следует заполнять отдельную карточку. Вверху бланка следует указать, кто является владельцем указанного наименования, место, где ценности хранятся (название организации, структурного подразделения).

На лицевой стороне отражается общая информацию о материале:

наименование,
место хранения;
основные характеристики (марка, сорт, профиль, размер, номер по складской картотеке);
единица измерения указывается кодом и наименованием (берется из ОКЕИ);
цена за единицу;
норма запаса, если устанавливается — лимит, который должен всегда оставаться на складе;
срок годности, если имеется;
наименование организации поставщика;
содержание драгоценных металлов, если есть.

После того, как основные сведения в карточке учета М-17 заполнены, в нее вносятся сведения о поступлении и списании данного наименование из места хранения. Каждая запись делается на основании соответствующего документа (приходного или расходного). Для каждого движения следует указать дату совершения операции, порядковые номер документа, наименование лица, от которого получены материалы, или кому отпущены (это может быть другое подразделение организации или другая организация).

При поступлении материалов делается отметка в графе «приход», при списании — в графе «расход». По итогам совершения приходной или расходной операции выводится остаток на складе. Ответственное лицо, которое внесло запись о приходе или расходе материальных ценностей, ставит свою подпись в последней графе таблицы.