Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
4 файла
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
1. Должник вправе направить кредитору и (или) лицу, действующему от его имени и (или) в его интересах, заявление, касающееся взаимодействия с должником способами, предусмотренными пунктами 1 и 2 части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона, с указанием на:
1) осуществление взаимодействия только через указанного должником представителя;
2) отказ от взаимодействия.
2. Форма указанного в части 1 настоящей статьи заявления утверждается уполномоченным органом. Такое заявление должно быть направлено через нотариуса или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо путем вручения заявления под расписку.
3. Заявление должника о том, что взаимодействие будет осуществляться только через указанного им представителя, должно содержать фамилию, имя и отчество (при наличии) представителя должника, номер его контактного телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты.
4. В качестве представителя должника, предусмотренного частью 3 настоящей статьи, может выступать только адвокат.
5. В случае получения указанного в части 1 настоящей статьи заявления кредитор или лицо, действующее от его имени и (или) в его интересах, вправе по собственной инициативе осуществлять взаимодействие только с указанным в частях 3 и настоящей статьи представителем.
6. Заявление должника об отказе от взаимодействия может быть направлено кредитору и (или) лицу, действующему от его имени и (или) в его интересах, не ранее чем через четыре месяца с даты возникновения просрочки исполнения должником обязательства. Заявление должника об отказе от взаимодействия, направленное им до истечения указанного срока, считается недействительным.
7. В случае получения заявления должника об отказе от взаимодействия по истечении срока, указанного в части 6 настоящей статьи, кредитор или лицо, действующее от его имени и (или) в его интересах, не вправе по собственной инициативе осуществлять взаимодействие с должником способами, предусмотренными пунктами 1 и 2 части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона.
8. В случае принятия судебного акта о взыскании просроченной задолженности с даты его вступления в законную силу действие заявления должника об отказе от взаимодействия и связанных с ним ограничений, предусмотренных частью 7 настоящей статьи, приостанавливается на два месяца. В течение указанного срока допускается осуществление направленного на возврат просроченной задолженности взаимодействия с должником с соблюдением иных ограничений, предусмотренных настоящим Федеральным законом. В случае, если до дня вступления в законную силу судебного акта о взыскании просроченной задолженности заявление должника об отказе от взаимодействия не направлялось, он вправе направить такое заявление в порядке, предусмотренном настоящей статьей, по истечении одного месяца со дня вступления в законную силу судебного акта о взыскании просроченной задолженности.
9. Должник в любое время вправе отменить свое заявление, указанное в части 1 настоящей статьи, путем уведомления об этом соответствующего лица, которому было направлено указанное заявление, способом, предусмотренным договором (при его наличии), или путем направления уведомления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо путем вручения уведомления под расписку.
10. В отношении должника, находящегося под попечительством и ограниченного в дееспособности, заявление, указанное в части 1 настоящей статьи, может быть подано его попечителем.
11. В случае получения кредитором или лицом, действующим от его имени и (или) в его интересах, заявления, указанного в части 1 настоящей статьи, с нарушением требований настоящей статьи кредитор или лицо, действующее от его имени и (или) в его интересах, обязаны разъяснить должнику порядок оформления такого заявления должника путем направления соответствующих сведений способом, предусмотренным договором (при его наличии), или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо путем вручения под расписку в срок не позднее десяти рабочих дней со дня получения такого заявления должника.
12. Указанное в части 1 настоящей статьи заявление предусматривает ограничение или прекращение взаимодействия с должником соответствующего лица, которому направлено заявление, применительно к каждому указанному в таком заявлении самостоятельному обязательству, срок исполнения которого наступил.
13. В случае направления должником заявления кредитору последний не вправе привлекать другое лицо для осуществления с должником взаимодействия по указанному в таком заявлении обязательству без учета предусмотренных в заявлении ограничения или отказа должника от взаимодействия.
С 2017 года благодаря закону «О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности» у должников появилась возможность совсем отказаться от общения с коллекторами. Для этого нужно всего лишь подготовить заявление об отказе от взаимодействия с коллекторами. Итак, ниже представлена форма заявления для отказа от коллекторов.
Приказ Федеральной службы судебных приставов об утверждении формы заявления появился на сайте ведомства в конце декабря 2016 года. Заполнив форму, заемщик может либо вовсе отказаться от взаимодействия с коллекторами, либо осуществлять взаимодействие только через указанного представителя. На всякий случай, приведем форму заявления для обоих случаев.
Отказ от взаимодействия с коллекторами. Образец.
________________________________________
Заявление об отказе от взаимодействия
Заявитель _____________________________________________________________
(кем выдан)
______________________________________________________________________
Контактные телефоны
заявителя_____________________________________________________________
Адрес электронной почты заявителя (при наличии) __________________________
При совершении действий, направленных на возврат просроченной задолженности,
______________________________________________________________________
сообщаю об отказе от взаимодействия со мной посредством личных встреч, телефонных переговоров (непосредственное взаимодействие), телеграфных сообщений, текстовых, голосовых и иных сообщений, передаваемых по сетям электросвязи, в том числе подвижной радиотелефонной связи.
Подпись заявителя
Как видим, все достаточно просто. Заявителю нужно лишь указать некоторые данные о себе, дату составления, а также расписаться.
Второй документ предназначен для тех, кто желает осуществлять взаимодействие через указанного представителя. Здесь заявитель помимо своих данных должен также указать данные своего представителя. Именно с этим представителем коллекторы и будут в дальнейшем взаимодействовать по вопросу возврата долга.
________________________________________
(указывается наименование (для юридического лица), фамилия, имя и отчество (при наличии) (для физического лица) кредитора и (или) лица, действующего от его имени и (или) в его интересах)
Заявление об осуществлении взаимодействия только через указанного представителя
Заявитель ______________________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии))
Документ, удостоверяющий личность заявителя:
серия _____ номер _________________ выдан «__» _________ _____ года
(кем выдан)
Адрес места жительства заявителя
_______________________________________________________________________
Контактные телефоны
заявителя_______________________________________________________________
(указываются номера телефонов с указанием кода города)
Адрес электронной почты заявителя (при наличии)
_______________________________________________________________________
Прошу при совершении действий, направленных на возврат просроченной задолженности,
_______________________________________________________________________
(номер и дата документа, подтверждающего возникновение задолженности)
осуществлять взаимодействие со мной посредством личных встреч, телефонных переговоров (непосредственное взаимодействие), телеграфных сообщений, текстовых, голосовых и иных сообщений, передаваемых по сетям электросвязи,
в том числе подвижной радиотелефонной связи, через моего представителя _______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии))
Контактные телефоны
представителя___________________________________________________________
(указываются номера телефонов с указанием кода города)
Адрес электронной почты представителя ____________________________________
Почтовый адрес представителя ____________________________________________
Заявление составлено «__» _________ ____ г.
Подпись заявителя
________________ _________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии) заявителя)
Если должник отказался от взаимодействия с коллекторами, то у них остается только один путь добиться возврата долга – идти в суд. После вынесения решения должником займутся судебные приставы.
Общаясь с коллекторами, помните, что взаимодействовать с должником могут лишь те агентства, которые были включены государственный реестр. Ознакомиться с ним можно на сайте Федеральной службы судебных приставов. По состоянию на 2 марта 2017 года в реестре насчитывалось всего 80 участников.
Ожидается, что большого наплыва участников в реестр не будет, поскольку претенденты должны соответствовать ряду условий. Одно из них касается размера чистых активов коллекторской компании, который должен быть не менее 10 млн рублей.
