Начинается сезон аудиторских проверок и для бухгалтера и руководителя организации не лишней будет информация о том, как подготовиться к аудиторской проверке, какие документы желательно собрать до её проведения. Из этой статьи вы получите информацию из первых рук - от самих аудиторов.
Организация условий для работы аудитора
Создайте комфортные условия работы для аудитора, проводящего проверку. Если предприятие находится в загородном труднодоступном с точки зрения транспорта месте, желательно организовать доставку проверяющего от гостиницы до предприятия и обратно.
Если на входе в здание работает пропускная система, заранее закажите пропуск, уточнив в аудиторской компании ФИО сотрудников.
На месте проверки лучшим вариантом будет выделение отдельного помещения с рабочим местом, оснащенным компьютером и телефоном. Удобнее будет, если этот кабинет находится недалеко от отдела бухгалтерии. Желательно подключить компьютер к бухгалтерской программе, которая используется у вас в компании. Нелишним также будет сканер.
Общение с аудитором
Назначьте ответственного за все вопросы, касающиеся проверки. Это может быть главный бухгалтер, его заместитель либо кто-то ещё.
Подготовьте также контактные данные сотрудников компании, с которыми будет взаимодействовать аудитор. Возможно проверяющий захочет пообщаться не только с бухгалтерией, но и с другими подразделениями. Это могут быть юристы, производственный отдел, отдел капитального строительства, отдел по оплате налогов и другие отделы. Предупредите сотрудников этих подразделений о предстоящей проверке и проговорите, что от них может потребоваться.
Также аудиторам может понадобиться помощь IT-специалистов для подключения программ и копировальной техники.
Отдельный вопрос - копирование документов. Сотрудникам аудиторской фирмы могут понадобиться копии некоторых документов. Обычно удобнее пользоваться для этого сканером. Вы можете предусмотреть процедуру копирования - предоставить самими аудиторам необходимую технику, либо закрепить ответственного сотрудника от вашей организации и оговорить вопрос коммерческой тайны, если часть документов нельзя копировать и выносить за пределы офиса.
Не нужно бояться аудитора, этот человек приехал не для того, чтобы найти огрехи в вашей работе, а с целью подтвердить достоверность финансовой отчётности. Обнаруженные ошибки учёта можно исправить и получить положительное аудиторское заключение. Только существенные ошибки и нарушения, которые не были исправлены или уже не подлежат исправлению, могут быть вынесены в аудиторское заключение.
Разногласия с аудитором могут возникнуть, и чаще всего они связаны с желанием наёмного персонала представить данные перед пользователями отчётности в более выгодном свете. Например, не создаются резервы и, таким образом, завышаются данные об активах и финансовых результатах компании. В этом случае, при отказе или невозможности исправить отчётность, аудитор обязан будет отразить искаженные статьи отчётности в своём заключении.
Какие документы подготовить
Некоторые документы аудитор может запросить у вас до начала проверки. Это Устав организации, свидетельство о постановке на учёт, лицензии на осуществление деятельности, приказы о назначении директора и прочие организационные документы.
Аудитор также может попросить руководителя организации подписать письмо с подтверждением, что все документы по проверке вами предоставлены в полном объёме без сокрытия или искажения сведений. Также может быть оговорено в письменной форме, что ваше руководство понимает сущность аудита и что в ходе проверки не будут проверяться все 100 % документации, существует понятие аудиторской выборки и аудиторского риска пропуска искажений.
Из других документов понадобятся:
- Учётная политика
- Отчётность за период проверки (хотя бы в виде проекта)
- Результаты инвентаризации на дату окончания периода проверки. Если данные инвентаризации и фактические данные в момент инспектирования аудитором будут отличаться, аудитор может запросить документы складского учёта.
Какие документы аудитор может попросить предоставить по запросу:
- Подтверждения от выборочных контрагентов по данным об остатках на отчётную дату
- Перечень судебных дел и дел, находящихся на исполнительном производстве
- Справки из банков с подтверждением остатков на расчётных счетах
- Перечень договоров и выборочно оригиналы договоров с контрагентами
- Перечень крупных сделок и выборочно информацию по ним
- Список учредителей, аффилированных лиц, акционеров
- Справку по объектам незавершённого строительства с информацией о стадии строительства, возможна также выборочная инспекция этих объектов
- Информация о процессе производства, производственном цикле
- Справка из налоговой инспекции - сверка и результаты проверок в текущем году
- Первичные документы выборочно
Вам понравился материал? Поблагодарить легко! Будем весьма признательны, если поделитесь этой статьей в социальных сетях.
Подпишитесь на новости, чтобы вовремя получать полезную информацию!
9 Марта, 2017Многие российские компании по законодательству обязаны ежегодно проходить аудиторскую проверку. Предлагаем рассмотреть все возможные положительные и отрицательные стороны аудиторской проверки с точки зрения бухгалтера. Мы также поговорим о подготовке к аудиторской проверке, расскажем, как снизить риски претензий со стороны аудиторов и руководства и как обернуть аудиторскую проверку в процедуру помощи финансовой службе по ведению учета и формированию отчетности.
Елена Рыбникова
Руководитель группы контроля качества услуг и методологии
Кто обязан проходить ежегодный аудит
В ст. 5 федерального закона №307-ФЗ от 30.12.2008 «Об аудиторской деятельности», установлено, что обязательный аудит проводится в случаях:1) если организация имеет организационно-правовую форму акционерного общества;
2) если ценные бумаги организации допущены к организованным торгам;
3) если организация является кредитной организацией, бюро кредитных историй, организацией, являющейся профессиональным участником рынка ценных бумаг, страховой организацией, клиринговой организацией, обществом взаимного страхования, организатором торговли, негосударственным пенсионным или иным фондом, акционерным инвестиционным фондом, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда (за исключением государственных внебюджетных фондов);
4) если объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации (за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, государственных и муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, союзов этих кооперативов) за предшествовавший отчетному год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 миллионов рублей;
5) если организация (за исключением органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного внебюджетного фонда, а также государственного и муниципального учреждения) представляет и (или) раскрывает годовую сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
6) в иных случаях, установленных федеральными законами.
Также аудиторские проверки компания проходит и по инициативе руководства компании, аргументация которого для привлечения аудиторов – проверить работу главного бухгалтера и бухгалтерии в целом.
Что должен делать аудитор
Приход аудитора зачастую пугает, так как финансовые директора и главбухи воспринимают аудиторов как полноценную проверку, последствия которой могут носить отрицательный характер. Но бояться аудиторской проверки не стоит.Чтобы понимать, как пройти аудиторскую проверку. для начала обратим внимание на кодекс этики аудиторов России. Согласно ст. 7 ФЗ 307-ФЗ, Кодекс профессиональной этики аудиторов – свод правил поведения, обязательных для соблюдения аудиторскими организациями, аудиторами при осуществлении ими аудиторской деятельности.
Аудитор обязан соблюдать следующие основные принципы этики:
- честность;
- объективность;
- профессиональная компетентность и должная тщательность;
- конфиденциальность;
- профессиональное поведение.
Аудитор должен действовать открыто и честно во всех профессиональных и деловых отношениях. Принцип честности также предполагает справедливое ведение дел и правдивость. Это тоже важно, чтобы понимать, как проходит аудиторская проверка.
Также, соблюдение принципа профессионального поведения обязывает аудитора исполнять требования применимых нормативных правовых актов и избегать действий, о которых аудитор знает или должен знать, что они могут дискредитировать аудиторскую профессию, или которые разумное и хорошо информированное стороннее лицо, взвесив все конкретные факты и обстоятельства, известные аудитору, вероятнее всего сочло бы негативно влияющими на репутацию аудитора.
Как вести себя главбуху и сотрудникам во время аудиторской проверки
Про поведение аудитора мы поговорили, а что же со стороны самого главбуха и других сотрудников компании? Как себя вести, чтобы пройти аудиторскую проверку? Законодательно установленных правил поведения бухгалтера в ходе аудиторской проверки не установлено. Как ни печально, это достаточно часто приводит к агрессивной манере поведения сотрудников компании по отношению к проверяющему аудитору. В результате сотрудники отказываются предоставлять базу данных бухгалтерского учета аудитору, выдают не структурированные регистры учета, документацию предоставляют валом вперемешку в «одной» коробке.Такие специалисты полагают, что подобным поведением, они усложнят работу аудитора и тот вынесет как можно меньше замечаний, так как потратит время на сортировку полученной информации и не полноценный анализ учета. Как ни странно именно от таких сотрудников после поступают жалобы, что аудиторы не идут на доброжелательный контакт и не обсуждают в ходе проверки выявленные замечания.
Итак, первый шаг главбуха или финансового директора при подготовке к аудиторской проверке – это понять и признать, что аудитор, это не сотрудник ИФНС, он не выписывает штрафы и не блокирует счета. Аудитор – это помощник, который может и обязан выполнить проверку таким образом, чтобы учет проверяемой компании после проверки стал менее ошибочным, чтобы риски претензий ИФНС снизились до минимума.
Раскрою небольшой секрет – у аудитора нет обязанности включать в аудиторское заключение как можно больше выявленных замечаний. Если аудитор во время проверки обсуждает с бухгалтером замечания и помогает их исправить, это будет отражено в рабочем файле аудитора с пометкой «исправлено в ходе проверки», аудитор отчитается о проделанной работе, и аудиторский отчет (основная часть аудиторского заключения) будет «чистый» – что положительно для бухгалтера.
Важно понять, что не ошибается тот, кто не работает, и что свежий взгляд профессионального аудитора поможет бухгалтеру выявить ошибки в учете, которые в 50% случаев можно исправить сразу же, что повысит качество учета.
Как подготовиться к аудиторской проверке, чтобы успешно ее пройти
Перед составлением отчетности каждый бухгалтер проводит контрольные мероприятия:- проверяет наполняемость регистров бухгалтерского и налогового учета,
- правомерность отнесения расходов к принимаемым для целей налогообложения прибыли,
- реестр и наличие первичной документации, отраженной за учетный период.
Повторите все контрольные мероприятия, проверьте наличие подписей всех сторон в накладных и актах, наличие договоров по заключенным сделкам, чтобы всю перечисленную документацию можно было оперативно предоставить аудитору для проверки.
Предоставьте аудитору доступ в базу данных учета с правом чтения такой базы, чтобы он мог оценить в полном объеме всю систему учета. Аудитор в ходе проверки поможет выявить хозяйственные операции, принятие которых к налоговому учету несет риск претензий со стороны исполнительных органов РФ.
Подготовьте список вопросов по ведению учета, отражению в базе данных, по оформлению документации. Задав такие вопросы аудитору, бухгалтер получит в рамках аудиторской проверки полноценные консультационные услуги, в частности вопросы по практическому применению изменений в бухгалтерском и налоговом законодательстве, что является приятным бонусом.
Правильным решением со стороны финансового директора или главбуха станет назначение ответственного сотрудника, который будет взаимодействовать с аудитором в ходе проверки.
И непосредственно перед приходом аудиторов или по их запросу до начала аудиторской проверки, необходимо сформировать пакет документации, которую аудиторы запросят. Вот какую документацию аудитор имеет право копировать, фотографировать, но не имеет право изымать:
1. Учредительные документы компании, свидетельство о постановке на учет.
2.Список учредителей и взаимозависимых лиц, с которыми совершались сделки за проверяемый период.
3. Лицензии, патенты.
4. Учетные политики, маркетинговую и иные политики, необходимые при ведении учета в рамках отраслевой деятельности компании и приказы к ним.
5. График документооборота по компании (см. также «Оптимизация документооборота в организации»).
6. Отчетность за проверяемый период.
7. Акты инвентаризации.
8. Приказы и распоряжения по компании.
9. Кадровую документацию (ПВТР, штатное расписание, табели учета рабочего времени и прочие).
10. Регистры учета, главная книга, бухгалтерские справки.
11. Акты сверки с налоговыми органами.
12. Договора по проведенным сделкам за проверяемый период.
13. Первичная документация по запросу аудитора.
14. Иные документы.
Если у вас остались вопросы о порядках проведения ежегодной аудиторской проверки, вы можете задать их автору в разделе
БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
На этом шаге необходимо проверить комплектность вашей отчетности, соответствие данных учета и отчетности, а также качество заполнения. Дело в том, что некоторые обязательные поля или строки не заполняются автоматически в 1с или в другой учетной программе, а мы все слишком привыкли к тому, что достаточно нажать кнопку «Заполнить». Например, в бухгалтерском балансе и отчете о финансовых результатах столбец «Пояснения» необходимо заполнять самостоятельно.
Кроме того, обратите внимание, что если вы подлежите обязательному аудиту, то комплект отчетности должен содержать все формы, включая приложения, а не ограничиваться комплектом упрощенной бухгалтерской отчетности. Такая норма закреплена в пункте 5 статьи 6 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Как правило, малый бизнес, впервые сталкивающийся с обязательным аудитом, ошибочно предоставляет неполный комплект, действуя согласно пункту 4 статьи 6 вышеупомянутого закона, который позволяет субъектам малого предпринимательства применять упрощенные способы бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую отчетность.
АКТЫ СВЕРОК ПО КОНТРАГЕНТАМ
В пунктах 73 и 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации указано:
Расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
Таким образом, законодательно не установлено обязательное проведение сверки с контрагентами при проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, за исключением сверок с банком и с бюджетом.
На практике же аудитор на выборочной либо сплошной основе попросит у вас подписанные акты сверки с контрагентами. Дело в том, что в свой деятельности аудитор обязан руководствоваться стандартами аудиторской деятельности, в которых, в частности, указано, что более надежными являются аудиторские доказательства, полученные из независимого, внешнего по отношению к аудируемому лицу, источника (подтверждения третьих сторон). Поэтому при подготовке к аудиторской проверке очень важно заблаговременно свериться если не по всем, то по основным контрагентам, тем более, что в процессе сверки могут быть выявлены ошибки в учете.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
В соответствии с пунктами 26 и 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, в том числе обязательно это делать перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Поэтому при подготовке к аудиту убедитесь в том, что в вашей организации проведена инвентаризация и ее результаты документально оформлены, поскольку такая процедура как инвентаризация в силу ее обязательности не может остаться без внимания аудитора. Кроме того, проведенная инвентаризация в части дебиторской и кредиторской задолженности позволяет выявить сомнительную или безнадежную задолженность, по которой необходимо сформировать резерв.
РЕЗЕРВЫ
На этом этапе необходимо проверить, сформирован ли в бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам и насколько соответствует сформированный резерв результатам инвентаризации на 31 декабря. Наиболее частая ошибка в этом вопросе - это полное игнорирование обязанности формировать резерв по сомнительным долгам, несмотря на однозначное требование законодательства по его формированию в соответствии с пунктом 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Убедитесь также, что в вашей компании сформирован резерв на оплату отпусков работников организации, который является оценочным обязательством. В соответствии с пунктом 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» отражать оценочные обязательства обязаны все организации, за исключением тех, кто вправе применять упрощенные способы ведения учета. Еще раз повторюсь, что если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, но при этом подлежит обязательному аудиту, то применять упрощенные способы ведения учета вы не можете.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Безусловно, за один день возможные замечания аудитора относительно первичных документов вы не устраните, это как раз тот случай, когда лучше сразу делать все правильно, а именно держать под контролем не только своевременность поступления оригиналов документов, но и «качество» вашей первичной документации. Вы удивитесь, но в большинстве своем замечания аудиторов по первичным документам имеют ссылку на пункт 2 Статьи 9 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где перечислены обязательные реквизиты первичного документа, либо на пункт 1 этой же статьи, в котором указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Таким образом, типичные замечания в части первичной документации сводятся к следующему:
- первичный документ оформлен с нарушением действующего законодательства;
- первичный документ отсутствует.
Как правило, по результатам аудиторской проверки замечания по первичным документам есть всегда, поэтому будет нелишним уделить этому вопросу особое внимание при подготовке, а начинать готовиться лучше за год до проверки.
Желаю вам положительного аудиторского заключения!
Понравилась статья? Консультируем как удаленно, так и и у нас в офисе, руководителей компаний и бухгалтеров. Сообщите промокод "КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ" и получите 30% скидку на консультацию до конца марта. Отправляйте Ваш запрос на нашу корпоративную почту
Предприятия привлекают аудиторов для проведения проверки с целью выявления последними недочетов и несоответствий в порядке ведения бухучета и составления налоговой и финансовой отчетности. Несмотря на то, что результатом аудиторской проверки являются не штрафы и замечания, а рекомендации по устранению ошибок и усовершенствованию существующей системы учета, это вовсе не значит, что говориться к визиту аудиторов не нужно. В статье разберем, как осуществляется подготовка к аудиторской проверке на предприятии: на что следует обратить внимание перед визитом аудиторов и какие документы необходимо подготовить.
Для чего проводится аудиторская проверка предприятия
Действующее законодательство предусматривает постоянный контроль деятельности предприятия со стороны фискальных органов, внебюджетных фондов, трудовой инспекции, Роспотребнадзора и прочих служб, контролирующих соблюдение организацией существующих правовых норм на государственном уровне. Одним из направлений контроля деятельность организации являются проверки, в том числе выездные. В случае если по результатам проверки государственным контролером выявлены нарушения, к предприятию применяются различные виды взысканий – от начисления штрафа до блокировки счетов, запрета деятельности и уголовной ответственности должностных лиц.
И, несмотря на то, что проверки госконтролеров не осуществляются внезапно (без уведомлений), многие предприятия все же оказываются неподготовленными к визиту проверяющих. Как результат – масса замечания в акте проверки, начисление штрафов и пеней.
Для того чтобы проверить соблюдение предприятием всех установленных налоговых, бухгалтерских, трудовых и прочих законодательных норм, целесообразно привлекать аудиторов.
Основная цель аудита – выявление несоответствий, недочетов в системе ведения бухучета, составлении налоговой отчетности, определение нарушений в сфере трудового права и, как результата, разработка программы по устранению выявленных нарушений, предложения по усовершенствованию и модернизации применяемых систем учета.
Что проверяют аудиторы
Фактически аудиторская проверка «дублирует» проверку госконтролеров, но начисление штрафов и прочих видом взыскания в данном случае не предусматривается.
Если речь идет об аудите по инициативе компании (так называемый «инициативный аудит»), то в контролеры проверяют организацию в одном (нескольких) из направлений деятельности компании (по выбору руководства), в частности:
- ведение бухучета в соответствие с ПБУ;
- достоверность налоговой отчетности;
- оценка эффективности хоздеятельности;
- оценка финансовых и налоговых рисков.
Информация о том, что именно будут проверять аудиторы, содержится в , с текстом которого можно ознакомиться перед началом контрольных мероприятий.
Уведомление ответственных лиц компании о планах аудиторской проверки предусмотрено также в случаях, когда проверка проводится в обязательном порядке (в соответствие с ФЗ-307).
Порядок подготовки к визиту аудиторов зависит от того, что именно будут проверять контролеры. Таким образом, на первом этапе бухгалтеру следует ознакомиться с планом проверки.
Если речь идет об аудите финансовой отчетности, то особое внимание необходимо уделить подготовке налоговых деклараций, журналов счетов-фактур, а также первичных документов, подтверждающих доходы и расходы, учтенные при расчете и начислении налога.
При аудите финансовой отчетности контролеры проверяют не только правильность составления документов, но и своевременность их подачи. При аудите акционерных обществ особое внимание уделяют проверке соблюдения требований публикации отчетности.
Эксперты в сфере аудита и опытные бухгалтера, которые не раз сталкивались с проверками контролеров, подготовили чек-лист, который поможет организации максимально подготовиться к предстоящему визиту аудиторов.
Шаг #1. Подготовьте финансовую отчетность
99% аудиторских проверок предполагают проверку финансовой отчетности. С одной стороны именно это направление является преобладающим в части обязательных, так и в части инициативных проверок. С другой стороны, на основании баланса и отчета о финансовых результатах аудиторы оценивают финансовые риски предприятия, его ликвидность, делают прогнозы относительно дальнейшей финансовой деятельности компании.
Таким образом, перед визитом аудиторов бухгалтеру необходимо:
- проверить наличие всех форм отчетности, составление которых предусматривает действующее законодательство;
- убедиться, что формы составлены и поданы в установленные сроки;
- удостовериться, что финансовая отчетность опубликована на официальном сайте компании (если это требование предусмотрено законодательством).
Узнать, какие формы именно отчетности ожидает от компании Росстат, можно на официальном сайте регистратора → https://websbor.gks.ru/online/#!/gs/statistic-codes.
Шаг #2. Проверьте соблюдение ПБУ и наличие необходимой бухгалтерской документации
К проверке финансовой отчетности и оценке финансово-экономического состояния организации аудиторы подходят комплексно. Это значит, что тщательному анализу подлежит не только основная финансовая отчетность, но регистры бухучета и бухгалтерская документация.
Все операции, отраженные в учете, должны соответствовать ПБУ. Также обязательно наличие документов, которые выступают основанием для проведения бухгалтерской операции.
Шаг #3. Подготовьте трудовые договора и расчетные документы
Если по инициативе компании аудиторы проводят проверку в части соблюдения трудового законодательства, то бухгалтеру подготовить следующие документы:
- Трудовые договора . Трудовые отношения с работниками должны быть оформлены трудовыми договорами. Данное правило касается также сотрудников, привлеченных на временные (сезонные) работы, а также работников на испытательном сроке. Оформление договоров гражданско-правового характера с штатными сотрудниками не допускается.
- Локальные акты . Наличие внутренних документов, регламентирующих порядок установления условий труда, рабочего графика, оплаты труда, является обязательным на предприятии. Если такие документы отсутствуют, их необходимо оформить в срочном порядке.
- График отпусков . На основании норм ТК РФ, сотрудникам предоставляются дни ежегодного отпуска в соответствие с графиком отпусков, утвержденным в текущем году на предыдущий год.
- Расчетные ведомости . Аудиторы вправе запрашивать расчетные ведомости по заработной плате с целью последующей проверки полноты суммы начислений и своевременности их выплаты.
Отметим, что проверка зарплатных ведомостей также предусмотрена в случаях проведения аудиторами проверки налоговых расчетов (НДФЛ) и полноты начисления страховых взносов.
Шаг #4. Проверьте порядок соблюдения кассовой дисциплины
Организации и предприятия, за исключением малых, обязаны соблюдать установленный порядок кассовой дисциплины. Как подготовиться к проверке аудиторов в данном направлении – в таблице ниже:
| № п/п | Что проверяют аудиторы | Как подготовиться к проверке |
| 1 | Порядок ведения кассовой книги | Убедитесь, что кассовая книга:
|
| 2 | Выдача кассовых ордеров | Проверьте наличие кассовых ордеров на каждую операцию с наличностью:
Убедитесь, что кассовые ордера содержат подпись главного бухгалтера и скреплены печатью организации. |
| 3 | Соблюдение лимита кассы | Субъекты хозяйствования, за исключением малых предприятий и ИП, обязаны соблюдать лимит кассы. Убедитесь, что лимит кассы зафиксирован в локальном акте или в отдельном приказе. Проверьте, что ежедневный остаток в кассе не превышает установленного лимита. Если лимит кассы не зафиксирован, то он признается равным 0, а значит, наличие в кассе какой-либо суммы уже считается превышением. |
Если аудиторы найдут в вашей годовой отчетности ошибки или недочеты, они обязательно отразят их в аудиторском заключении. Поэтому лучше заранее устранить все возможные неточности, а также подготовить полный пакет документов.
Уже скоро начнется работа по подготовке аудиторского заключения по годовой отчетности компании . Чтобы избежать ошибок, в этой работе должны участвовать все отделы компании. Кроме того, можно заранее получить у адиторов перечень документов, которые им понадобятся в первые дни проверки. Это сэкономит время, а также сократит сроки проведения проверки.
Кто обязан проводить аудит
В соответствии с пунктом 1 статьи 5 Федерального закона от 30.12.08 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» обязательный аудит проводится в случаях, если:
- организация имеет организационно-правовую форму акционерного общества;
- ценные бумаги организации допущены к организованным торгам;
- организация является кредитной организацией, бюро кредитных историй, организацией, являющейся профессиональным участником рынка ценных бумаг, страховой организацией, клиринговой организацией, обществом взаимного страхования, организатором торговли, негосударственным пенсионным или иным фондом, акционерным инвестиционным фондом, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда (за исключением государственных внебюджетных фондов);
- объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации (за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, государственных и муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, союзов этих кооперативов) за предшествовавший отчетному год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 миллионов рублей;
- организация (за исключением органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного внебюджетного фонда, а также государственного и муниципального учреждения) представляет и (или) публикует сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
Рассмотрим подробнее формы отчетности, приложения и возможные замечания аудиторов.
Как оптимизировать процесс подготовки и сдачи отчетности в группе компаний
Из чего состоит годовая отчетность
В составл годовой отчетности входят бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах (утв. приказом Минфина России от 02.07.10 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности»). Единственное, на что надо обратить внимание при заполнении этих форм, так это на степень детализации строк. Некоторые аудиторские компании требуют оформить эту детализацию в виде приложения к учетной политике. Но это неверно. Так как только итоговые показатели отчетности могут дать информацию о том, что надо детализировать. А вот что должно найти отражение в учетной политике, так это уровень существенности, исходя из которого эта детализация будет производиться.
В форме бухгалтерского баланса практически во всех указанных в приложении № 1 к приказу Минфина России № 66н строках должна быть заполнена графа 1 «Пояснения». В таблице указаны документы, обязывающие раскрывать показатели формы бухгалтерского баланса.
таблица. Перечень документов, обязывающих раскрывать показатели формы бухгалтерского баланса
| АКТИВ | ПАССИВ | ||
|---|---|---|---|
| № строки | Регулирующие положения | № строки | Регулирующие положения |
| 1110 | ПБУ 14/2007 (п. 40, п. 41) ПБУ 4/99 (п. 27) | 1310-1370 | ПБУ 4/99 (п. 27, п. 28, п. 30) |
| 1120 | ПБУ 17/02 (п. 16, п. 17) | 1410 и 1510 | ПБУ 15/08 (п. 17, п. 18) |
| 1130 и 1140 | ПБУ 23/2012 (п. 21, п. 22, п. 23, п. 24, п. 25) | 1420 | |
| 1150 и 1160 | ПБУ 6/01 (п. 32), ПБУ 4/99 (п. 27), ПБУ 21/2008 (в части изменения оценочных значений) | 1430 и 1540 | ПБУ 8/2010 (п. 24, п. 25, п. 26, п. 27, п. 28), ПБУ 4/99 (п. 27), ПБУ 21/2008 (в части изменения оценочных значений) |
| 1170 и 1240 | ПБУ 19/02 (п. 41, п. 42), ПБУ 4/99 (п. 27), Письмо Минфина России № ПЗ-4/2009 | 1520 | |
| 1180 | ПБУ 18/01 (п. 23, п. 24, п. 25) | 1530 | ПБУ 13/2000 (в части бюджетных средств) |
| 1210 | ПБУ 5/01 (п. 23, п. 24, п. 25, п. 26, п. 27) | ||
| 1220 | — | ||
| 1230 | ПБУ 4/99 (п. 27), ПБУ 11/2012 (в части информации о связанных сторонах) | ||
| 1250 | ПБУ 4/99 (п. 28, п. 29), ПБУ 23/2011 в части увязки с ОДДС (п. 22) | ||
Как заполнить приложения к годовой отчетности
Формы приложений к отчетности на законодательном уровне не утверждены. Поэтому каждая компания сама решает, в каком виде будет расшифровывать строки в ней. Используя формы приложений, рекомендованные Минфином России (приказ Минфина России от 02.07.10 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»), нельзя забывать об информации, которая в прошлых периодах раскрывалась в пояснительной записке. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» эта пояснительная записка входила в состав бухгалтерской отчетности. И если сама записка, как элемент бухгалтерской отчетности, сейчас отсутствует, требования о раскрытии информации остались прежними. Остановимся на некоторых из них.
Требование 1. О раскрытии операций со связанными сторонами. Как правило, аудиторы направляют в адрес компании ряд запросов, в одном из которых запрашивается список связанных с ней организаций (партнеры, поставщики, клиенты, покупатели и пр.). В отчетности крайне важно раскрыть информацию об операциях по каждой из этих организаций.
Если аудитор не может получить достаточных доказательств относительно связанных с аудируемой компанией сторон, в том числе о бенефициарных владельцах, или приходит к выводу о том, что информация раскрыта в бухгалтерской отчетности неясно или неполно, он должен соответствующим образом модифицировать аудиторское заключение, то есть внести в него ряд нежелательных для вас замечаний.
Требование 2. О раскрытии информации по срокам погашения займов и кредитов. Информация, которая требуется к раскрытию, содержится в Положении по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008), утвержденном Минфином России приказом от 06.10.08 № 107н.
Что учесть при подготовке отчета по годовой инвентаризации
Инвентаризация имущества и финансовых обязательств компании — одна из самых действенных процедур системы внутреннего контроля. Очень важно правильно провести и оформить эту процедуру, а также избежать ошибок, которые часто допускают многие предприятия. Для подтверждения результатов инвентаризации и, как следствие, достоверности годовой отчетности предприятия в целом крайне желательно присутствие представителя аудиторской компании при проведении инвентаризации.
Инвентаризация позволяет решить многие вопросы. Приведу два ярких примера.
1. Вопрос правильного отражения в отчетности стоимости внеоборотных активов. Так, если основное средство предприятия неспособно приносить экономические выгоды в будущем, то оно подлежит списанию с бухгалтерского учета.
Что значит «неспособен приносить экономические выгоды в будущем»? Это значит, что данный объект непригоден для дальнейшего использования или продажи и его стоимость подлежит включению в прочие расходы. Такие объекты выявляются только при проведении инвентаризации.
2. Вопрос назначения использования материальных запасов. Он решается только во время инвентаризации. Так, если материалы предназначены для создания внеоборотных активов, то они подлежат отражению именно в этом разделе отчетности.
Для чего сделан акцент именно на этих двух моментах? Потому что при существенности сумм неправильное отражение таких активов может привести к оговорке в аудиторском заключении.
Какие ошибки могут найти аудиторы
Назовем самые распространенные замечания, чтобы устранить их еще до начала проверки.
1. Отсутствие первичных документов. Причины этого замечания могут быть разные. И не всегда они зависят от бухгалтерии. Но в любом случае этот факт свидетельствует о недостаточной эффективности системы внутреннего контроля и документооборота компании, что является информацией для размышления. Поэтому настоятельно рекомендую перед аудиторской проверкой удостовериться, что все документы тщательно подготовлены, систематизированы и подшиты.
2. Просроченная дебиторская задолженность. Она также свидетельствует об ослабленной системе внутреннего контроля. Более того, она может возникнуть вследствие мошеннических действий сотрудников вашей компании.
3. Отсутствие начисленных обязательных резервов. Эта ошибка может быть вызвана разными причинами. Например, ваши сотрудники не знают нормы законодательства или просто не желают «мучиться» с этим видом отчетности, так как «она никому, кроме аудиторов, не нужна».
Кстати, бывает и так: работник умышленно не начисляет обязательные резервы с целью завысить финансовые результаты деятельности компании. В любом случае, если сумма искажений будет существенной, это нарушение проверяющие обязательно вынесут в аудиторское заключение годовой отчетности.
4. Отсутствие учетной политики, внутренних положений, методик. Это говорит о недостаточно высоком уровне организации бухгалтерского учета. Напомню, что компании, бухгалтерская отчетность которых подлежит обязательному аудиту, обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).
5. Регулярное несвоевременное отражение хозяйственных операций. Как правило, это нарушение является последствием несвоевременного поступления в бухгалтерию первичных документов, что также свидетельствует об ослабленной системе внутреннего контроля.
Также во время проверки аудиторы могут запустить следующие специфические процедуры (будьте к ним готовы!).
- Процедура (как правило, это заполнение вопросника) по рассмотрению соблюдения аудируемым лицом законодательства о противодействии коррупции и коммерческому подкупу. Например, создается ли в организации неофициальная отчетность, выявлено ли проведение неучтенных или неправильно зарегистрированных операций, имеются ли случаи намеренного уничтожения бухгалтерской документации.
- Процедура по рассмотрению соблюдения аудируемым лицом Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Аудитор может задать такие вопросы, как: разработаны ли в организации правила и программы внутреннего контроля за проведением операций с денежными средствами или иным имуществом в целях предупреждения, выявления и пресечения деяний, связанных с легализацией (отмыванием) доходов; закреплен ли в организации порядок обеспечения конфиденциальности информации; существуют ли в организации критерии выявления и признаки необычных сделок с учетом особенности деятельности организации.
6. Недобросовестные действия должностных лиц. Следует заметить, что российское законодательство о бухгалтерском учете (в частности, ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности») в отличие от МСФО не делает различий между ошибками, совершенными в результате непреднамеренных действий должностных лиц, и ошибками, вызванными преднамеренными действиями этих лиц.
В международных стандартах проведена четкая грань между ошибкой и мошенничеством, под которым как раз и понимаются преднамеренные действия должностных лиц, приводящие к искажению финансовой отчетности организации (МСФО (IAS) 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки»).
Иными словами, в соответствии с названным международным стандартом ошибка определяется исключительно как результат непреднамеренных действий должностных лиц.
Когда назначить аудиторскую проверку
Некоторые компании хотят успеть провести аудиторскую проверку до сдачи годовой отчетности, надеясь оградить себя от уточненных деклараций и исправительных записей. На самом деле это вопрос непринципиальный. Главное при проведении аудиторской проверки — это комфортные условия для всех ее участников. Она не должна нарушать трудовую деятельность компании, а бухгалтерия должна в рабочем порядке продолжать выполнять свои непосредственные обязанности. Потому что, согласитесь, не каждому главному бухгалтеру будет приятно, когда за один день до сдачи налоговой декларации он будет постоянно отвлекаться на вопросы аудиторов. Трата времени обеих сторон на обновление бухгалтерских баз, когда в них во время проверки постоянно вносятся изменения, может привести к лишним замечаниям в отчете и созданию нервозной обстановки при его обсуждении.
Поэтому, определяя срок проведения аудиторской проверки, желательно обсудить этот вопрос с главным бухгалтером, потому что именно на него ляжет все бремя проверки.
Если объем хозяйственных операций достаточно большой, то лучше годовую аудиторскую проверку разбивать на несколько этапов. Например, проводить текущие ежеквартальные проверки. Это позволит снять дополнительную нагрузку с бухгалтерии, улучшить качество аудита, а также своевременно устранить выявленные в ходе проверки замечания.
И в заключение напомню, что в соответствии с частью 1 статьи 18 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ обязанные составлять бухгалтерскую отчетность компании, должны представлять по одному экземпляру годовой бухгалтерской отчетности в орган государственной статистики по месту госрегистрации.
При представлении экземпляра годовой бухгалтерской отчетности, которая подлежит обязательному аудиту, аудиторское заключение о ней представляется в орган государственной статистики вместе с такой отчетностью не позднее 10 рабочих дней со дня, следующего за датой аудиторского заключения, но не позднее 31 декабря следующего за отчетным года.
