Издание: Компьютер для бухгалтера. Самоучитель
Часть IIIРабота в программе «Парус»
Для всех бухгалтерских программ существует единая логика, единый подход в программировании. Все они, с одной стороны, основаны на технологии ведения баз данных, с другой - на принципе двойной записи, принятой в бухгалтерском учете. Именно к таким программам относятся программы «Парус» и «1С:Бухгалтерия». В следующих двух частях книги мы расскажем, как использовать эти бухгалтерские программы.
Занятие 10
Знакомство с программой
Программа «Парус» является программой управления базами данных, настроенной для нужд бухгалтерского учета.
На этом занятии после небольшого исторического экскурса вы узнаете об основных режимах работы этой программы.
Немного истории
Для облегчения рутинной бухгалтерской работы за последние годы было написано немало программ. Сначала многие из них создавались в среде MS DOS и были не лишены недостатков, обусловленных этой операционной системой, хотя нельзя не признать, что эти программы успешно рассчитывали зарплату, распечатывали расчетные листки, формировали оборотные ведомости. Best, «Парус», «Монолит», «1С:Бухгалтерия» - вот далеко не полный перечень этих программ.
С появлением операционной системы Windows произошел скачок в развитии бухгалтерских пакетов. Интерфейс Windows интуитивно понятен, поэтому любая новая программа, написанная для работы в операционной системе Windows, легка в понимании. Эти программы хорошо настраиваются, а их внешний вид можно изменять на свой вкус.
В основе работы любой бухгалтерской программы лежит работа с базами данных. Этим они похожи на системы управления базами данных (СУБД), такие как dBase, Microsoft Access и т. д. Таким образом, программа «Парус» является программой управления базами данных, специально настроенной для нужд бухгалтерского учета. Она устанавливается, запускается и управляется так же, как и любая другая программа, написанная для среды Windows. Несомненным достоинством является возможность настроек программы для нужд конкретного предприятия. В программе также широко используются контекстные меню.
Основные модули программы
Программа «Парус» состоит из отдельных модулей. Каждый модуль можно рассматривать как отдельную программу, но не независимую, а связанную с остальными модулями. Все режимы имеют общие справочные данные; записи, сделанные в одном модуле, доступны из другого.
Для успешной работы в программе «Парус» необходимо понять, для каких целей используется каждый модуль программы. В программе четыре основных модуля:
Наибольшее внимание в книге уделяется модулю Бухгалтерия.
Как и в других программах, позволяющих работать с базами данных, информация во всех трех модулях размещается в строках таблиц. Столбец таблицы называется полем, а строка - записью.
Примечание. Кроме них есть также два дополнительных модуля: Учет договоров и Учет персонала.
Поля в разных таблицах могут быть связаны. Тогда изменение информации в одной таблице вызывает изменения в других. За счет того что модули складского учета и бухгалтерских операций связаны между собой, мы можем, например, оформляя накладные по учету товаров в модуле Реализация, просматривать эти документы в модуле Бухгалтерия.
Установка программы производится с помощью установочного диска. Обычно такую установку производит представитель фирмы-поставщика программного обеспечения. После установки программы в Главном меню операционной системы Windows появится пункт Парус. Далее в меню можно выбрать необходимый режим работы: Парус–Администратор, Парус–Бухгалтерия, Парус–Зарплата и Парус–Реализация.
Модуль Администратор
Модуль Администратор позволяет настроить программу на учет. Под настройкой на учет понимается ввод данных о бухгалтерии конкретного предприятия, например указание фамилии бухгалтера, определение основной валюты, единиц измерения по умолчанию, а также определение прав пользователей.
Создание базы данных
Программа «Парус» позволяет обслуживать бухгалтерию нескольких предприятий, при этом для каждого предприятия необходимо создать свою базу данных.
1. Откройте модуль Администратор и в окне Добро пожаловать! нажмите кнопку Создать базу данных.
2. Откроется окно Создание базы данных. Возможно несколько вариантов выбора папки для размещения новой базы: 1) создать новую папку, щелкнув на кнопке Создание новой папки на панели инструментов; 2) указать уже существующую папку; 3) использовать каталог Дата, созданный по умолчанию при установке программы на компьютер.
Примечание. Если закрыть окно Добро пожаловать!, не выбрав команду Создать базу данных, окно для создания новой базы можно будет открыть из окна Парус - Администратор с помощью команды Файл4Новая база.
3. После того как вы выбрали папку для хранения новой базы, нажмите кнопку Сохранить. Появится окно для ввода пароля (рис. 10.1).
Рис. 10.1. Ввод пароля
4. Введите пароль в поля Новый пароль и Подтверждение пароля, затем нажмите ОК. Теперь будет необходимо вводить пароль при открытии базы.
5. После того как вы нажали OK, происходит создание таблиц базы данных, затем на экран выводится сообщение о том, что создание базы данных завершено. После этого на экране появляется окно, в которое можно внести данные о предприятии. Заполнение этих сведений при желании можно отложить на более позднее время.
Чтобы удалить базу данных, используйте команду Файл4Удалить.
Добавление пользователей
После создания новой базы необходимо настроить ее на учет. Одна из важных настроек - определение пользователей системы.
В программе могут работать несколько пользователей. Чтобы добавить нового пользователя, необходимо выполнить следующие действия.
1. Выберите в строке меню команду Вид4Пользователи.
2. В открывшемся окне Пользователи (рис. 10.2) щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и в появившемся контекстном меню выберите команду Добавить. Можно также воспользоваться клавишей Insert.
Рис. 10.2. Добавление пользователей
3. В открывшемся окне введите имя пользователя и пароль, а затем нажмите ОК.
Примечание. Добавление новых записей в любую таблицу системы производится с помощью команды Добавить контекстного меню.
Определение прав пользователей системы
Определение прав доступа пользователей к объектам системы производится командой Вид4Доступ.
1. Выполните команду Вид4Доступ. Откроется окно Права доступа (рис. 10.3).
2. В открывшемся окне на левой панели Разделы выберите объект системы, а на правой выберите пользователя и установите флажок в необходимых строках. Установленный флажок указывает на возможность доступа к объекту.
Рис. 10.3. Определение прав доступа пользователей
Другие настройки
Данные об организации - владельце базы данных вносятся в поле Контрагент "Мы" на вкладке Организация окна Параметры (рис. 10.4). Это окно можно открыть с помощью команды Файл4Параметры.
Рис. 10.4. Определение реквизитов организации
В этом же окне выполняется закрытие периода. Подробнее об этом будет рассказано на занятии 15.
Итак, модуль Администратор предназначен для конфигурирования системы. После того как настройка в модуле Администратор будет завершена, можно переходить к работе в модуле Бухгалтерия.
Создание резервной копии
Резервные копии базы данных (архивные файлы) также создаются в модуле Администратор. Рекомендуется создавать резервные копии по крайней мере один раз в неделю и сохранять их не только на жестком диске, но и отдельно, на дискете. Это поможет восстановить ваши данные в случае сбоев в работе компьютера и других непредвиденных обстоятельств. В этом же модуле можно восстановить базу данных из резервной копии. Подробнее о сохранении базы данных будет рассказано на занятии 15.
Модуль Бухгалтерия
Если модуль Администратор нужен лишь на этапе настройки программы, то модули Бухгалтерия и Реализация используются бухгалтером каждый день.
Модуль Бухгалтерия становится доступен из Главного меню, если была произведена описанная выше настройка базы в модуле Администратор. В этом разделе мы дадим краткое описание основных объектов модуля.
Модуль Бухгалтерия мы рассмотрим более подробно на следующих занятиях, а сейчас кратко расскажем, как можно использовать модули Зарплата и Реализация.
Модуль Зарплата
Система Зарплата 7.30 предназначена для автоматизации расчета заработной платы в небольших и средних хозрасчетных и бюджетных организациях. Система обеспечивает автоматизацию следующих процессов:
Документы
Раздел Документы включает команды для создания, редактирования и учета финансовых документов, ведомостей и проводок.
Раздел Входящие документы предназначен для ведения учета данных, сформированных вне системы, и расчета на основании этих данных заработной платы сотрудников. Данные - сведения об отработанном времени, о выработке продукции и т. п. - импортируются в раздел из внешних приложений.
Раздел Ведомости предназначен для учета расчетно-платежных документов на выдачу заработной платы. Ведомости формируются в разделе лицевых счетов (команда меню Расчет4Расчет заработной платы) и автоматически помещаются в раздел учета ведомостей. В разделе могут выполняться следующие операции:
Раздел Проводки предназначен для ведения учета сводов проводок по заработной плате.
В разделе учета ордеров выполняются следующие операции:
Разделы Депоненты и Перечисления предназначены для ведения учета карточек депонентов и перечислений. Депонирование и перечисления выполняются в разделе учета ведомостей.
Разделы Банковские и Кассовые документы предназначены для ведения учета соответствующих документов.
Учет
Разделы Сотрудники и Лицевые счета предназначены для учета информации, необходимой для расчета заработной платы сотрудников предприятия.
Данные о сотруднике включают информацию о сотруднике как о физическом лице и сведения о выполняемой им работе. Учет сведений о сотруднике как о физическом лице (паспортные данные, данные для МНС и ПФ, семья, стажи и т. д.) ведется в анкете; учет информации о выполняемой сотрудником работе на предприятии ведется на лицевых счетах.
Раздел Подразделения предназначен для ведения учета подразделений предприятия. За счет того что одни подразделения могут быть включены в другие, в программе можно создать многоуровневую систему, соответствующую штатной структуре предприятия.
Раздел Календари служит для формирования календарей рабочего времени, на основании которых определяются месячные нормы рабочего времени для сотрудников, работающих по различным графикам. Нормы рабочего времени используются при расчете выплат, зависящих от отработанного времени.
В разделе Отработанное время ведется учет фактически отработанного времени. Данные о фактически отработанном времени наряду с нормой используются при расчете заработной платы.
Расчет заработной платы
Раздел предназначен для расчета заработной платы сотрудников, формирования, печати и записи в файл выходных документов, а именно:
Словари
Группа словарей Параметры системы предназначена для задания величин, которые система использует при расчете заработной платы и формировании отчетов.
В соответствии с используемым в системе принципом хронологического учета данных величины, которым свойственно меняться с течением времени, задаются с указанием периода действия. В основном это величины, устанавливаемые в законодательном порядке: размер минимальной оплаты труда, ставки налогообложения и т. д. При очередном изменении величины в словарь вносится ее новое значение и дата начала действия. Все старые данные сохраняются. Таким образом, в словаре содержится история изменений значения величин во времени.
В этом разделе также существует возможность добавления или изменения любых выплат (удержаний), а также описываются шкалы процентов, стажей должностей, тарифные сетки и т. д. Кроме того, система позволяет изменять параметры расчетов выплат и удержаний в зависимости от потребностей конкретного предприятия.
Рис. 10.5. Модуль Реализация, окно Приход товара
Модуль Реализация
В данной книге мы не ставили перед собой задачу подробно рассматривать работу в данном режиме, так как учет на складе производит обычно складской работник, а не бухгалтер. Мы лишь кратко опишем назначение и особенности модуля Реализация.
Продажа и прием товара, как правило, организуется со склада и не входит в обязанности бухгалтера. Задача бухгалтера - формировать проводки по товарным документам. Вполне допустимо, чтобы с модулем Реализация работал другой сотрудник компании, выполняя оприходование и отгрузку товара. Все документы по движению товара будут автоматически фиксироваться в модуле Бухгалтерия. Таким образом, в данном режиме работы выполняются задачи складского учета, перемещения товара со склада на склад и инвентаризация.
Словари в этом модуле автоматически заполнены данными из модуля Бухгалтерия. Дополнительно вводятся некоторые словари, необходимые для работы именно в данном режиме. Это очень удобно, так как не приходится проводить двойную работу по заполнению одних и тех же справочников.
Работать с модулем Реализация удобно, когда на складе идет работа по приему и отгрузке товара. Команды строки меню, правила открытия команд и принципы внесения данных в базу в этом модуле такие же, как и в модуле Бухгалтерия, который мы будем подробно рассматривать на следующих занятиях. Таким образом, благодаря сходной структуре всех модулей облегчается работа в разных режимах программы.
Если вы работаете в программе Парус Зарплата 7,40, то для того чтобы корректно сформировать производственный календарь, вам прежде всего, понадобиться отразить информацию о праздничных днях и переносах выходного дня с праздничного. Эта статья расскажет вам о том, каким образом вы можете это сделать.
Данная статья расскажет о том, для чего нужны "Постоянные выплаты" в Программе Парус Зарплата 7,40. Где они хранятся, как их добавить и как изменить, а так же, как легко ориентироваться в большой истории постоянных выплат.
Для корректного ведения учета в программе Парус Бюджет во многих разделах используются коды функциональной классификации (КФК), или коды программной классификации расходов (КПКР). В программе Парус Бюджет предусмотрена возможность хранить произвольный список кодов КФК или КПКР используемых на предприятии.
В данной статье описан один очень простой вариант списания материальных ценностей в программе Парус Бухгалтерия 7,40. Основная задача - в общем виде показать, основные инструменты используемые для отражения операций выбытия материальных ценностей, таких как, списание и перемещение. Если перед Вами стоит задача просто отразить в учете списание некоторых материальных ценностей, без создания печатной формы документа, то данный способ вам подойдет.
Рассмотрим ситуацию, когда организация получила от поставщиков документы на приобретение товаров и услуг. И нужно их максимально просто отразить в бухгалтерском учете предприятия в программе Парус Бюджет 7,40.
В данном обзоре мы хотим познакомить Вас с общим процессом (алгоритмом) начисления заработной платы в программе Парус-Зарплата 7.40. Это скорее общая картинка процесса начисления заработной платы, нежели подробное руководство. Но мы считаем если Вы начнете с более поверхностного описания, то при более детальном рассмотрении отдельных алгоритмов Вам будет легче улавливать их суть и значение.
Расчет из постоянных выплат - это одна из функций массового добавления начислений и удержаний сотрудникам. Отличительной особенностью является, то что основой для расчета служат "Постоянные выплаты" сотрудника. Т.е. если мы указываем вид оплат, который хотим рассчитать функцией "Расчет из постоянных выплат", а его нет в постоянных выплатах сотрудника, то такой вид оплаты рассчитан не будет. Размер начислений и другие параметры тоже берутся из постоянных выплат.
Первое, что нам необходимо будет сделать при начале внедрения программы - создать структуру подразделений, в разрезе, которой мы сможем выполнять огромное колличество функций: хранить сотрудников, печатать отчеты, делать различные выборки. Для того, что бы в Парус Зарплата создать структуру подразделений необходимо: выбирать в главном меню пункт "Словари" - "Сотрудники" см. рис.1
Предлагаем вам скачать замечательную программу под названием Парус, которая предназначена для облегчения ведения хозяйственной деятельности средних и малых предприятий. Разработкой данного софта занимается отечественная компания Корпорация-Парус. Времени и сил было потрачено очень много, в результате чего пользователи теперь могут установить замечательную и удобную софтину, которая может похвастаться огромным функционалом. Дает возможность автоматизировать кадровый учет, расчет заработной платы, основные торговые процессы. Еще одно положительное качество бесплатной утилиты заключается в том, что пользоваться ей можно на нескольких машинах, объединенных в одну локальную сеть.
Если установить на компьютер, то эксплуатировать софт смогут различные группы пользователей – специалисты финансово-экономического отдела, складские работники, менеджеры по сбыту, главные бухгалтеры. Ключевая особенность утилиты заключается в том, что основан на модульном принципе. В соответствии с этим, программа представляет собой совокупность модулей, отвечающих за автоматизацию того или иного вида деятельности компании. Если скачать софт, то здесь можно обнаружить следующие основные модули:
1. Реализация и склад
2. Бухгалтерия
3. Комплекс
4. Комплектование
5. Учет договоров
6. Кадры
7. Заработанная плата
Следует знать об особенностях всех его компонентах. К примеру, бухгалтерский плагин – это комплексная универсальная система, которые отлично подходит для сотрудников бухгалтерского отдела любого среднего и малого размера. Следующий важный компонент – это Комплекс. В данном модуле Парус объединяет в себе возможности товарно-складской и бухгалтерской частей утилиты. Для обработки информации в программе используются самые последние и инновационные методы и средства, что существенно облегчает и упрощает работу.
Большое значение имеет дополнение Зарплата, посредством которого появляется возможность максимально быстро и правильно рассчитать заработную плату каждого сотрудника предприятия, а также определиться с различными надбавками, отчислениями в фонд страхования, а также налоговой фонд. Если бесплатно скачать Парус, то сотрудникам компании часто придется обращаться к компоненту под названием Кадры. Здесь можно автоматизировать кадровый учет любого предприятия, а также наладить обработки получения различных статистических отчетов, приказов по приему на работу, штатного расписания и движения кадров.
Система "ПАРУС-Предприятие 7" предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля, сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм, иностранные компании и др.). Это простая, удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15-20) объединенных в локальную сеть компьютерах.
Пользователями системы могут быть
Главные бухгалтеры и бухгалтеры по разделам учета;
Менеджеры по сбыту и складские работники;
Специалисты финансово-экономических отделов;
Структура системы и варианты поставки
Система построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия.
Бухгалтерия
Реализация и склад
Комплекс
Учет договоров
Комплектование
Заработная плата
Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.
Бухгалтерская часть комплекса представляет собой универсальную полнофункциональную бухгалтерскую систему с новыми возможностями, предоставляемыми Windows-интерфейсом. Система вобрала в себя весь многолетний опыт ПАРУСа и его многочисленных клиентов. Предназначена для широкого круга предприятий.
Торгово-складская часть комплекса представляет собой систему для автоматизации торговой деятельности. Здесь управление торговлей рассматривается как самостоятельный вид деятельности, выведенный за рамки бухгалтерии. Торговая часть комплекса представляет собой отдельный полноценный программный продукт, отвечающий требованиям менеджеров и ориентированный на них и других работников торговли. В ней можно учитывать и контролировать не только движение товаров, но и состояние финансов, и взаиморасчеты с автоматическим контролем лимита кредитования.
Модуль "Комплекс" объединяет в себе возможности бухгалтерской и товарно-складской частей программы – это классика комплексных решений Корпорации "Парус" с использованием новых, прогрессивных технологий.
Модуль "Зарплата" позволяет производить полный цикл расчета заработной платы и получать отчеты для Налоговой инспекции и Пенсионного Фонда РФ.
Кадровая часть позволяет автоматизировать процесс кадрового учета на предприятии от ведения штатного расписания и приказов по приему и движению кадров до получения различных статистических отчетов.
Учет договоров представляет собой дополнение в складской части комплекса для автоматизации учета договоров. Данная комплектация позволяет учитывать и контролировать договоры о купле продаже, предоставлении услуг и т.д. Можно проследить движениетоваров, а также состояние финансов и взаиморасчеты с автоматическим контролем лимита кредитования.
Комплектование представляет собой дополнение в складской части комплекса для автоматизации складских процессов на производстве, позволяет облегчить работу персонала, ведущего производственный учет. Решаются такие задачи, как учет нормативных затрат по картам, создание и отработка актов комплектации и разукомплектации со списанием комплекта и оприходованием комплектующих.
Достоинства системы
Простота освоения;
Широкие функциональные возможности;
Высокая надежность функционирования;
Типовые настройки на различные типы предприятий;
Сокращение затрат на автоматизацию путем выбора оптимальной для Вас комплектации с возможность ее дальнейшего наращивания;
Возможность анализа учетных данных и информации в базе данных.
Концепция системы
В основу Системы положены следующие основные принципы:
Комплексность - задача автоматизации решается на основе комплексного подхода, при котором обеспечивается информационное взаимодействие всех основных служб предприятия.
Модульность - В целом система "Парус-Предприятие 7" представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия. Подобный подход позволяет вам начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты Системы по мере надобности и оптимально по вашим финансовым возможностям.
Единая база данных "ПАРУС-Предприятие 7" может быть как однопользовательской так и многопользовательской системой, т.е. системой, обеспечивающей совместную работу большого числа пользователей в вычислительной сети. Каждый из них может воспользоваться любой информацией, к которой он имеет право доступа для выполнения своих служебных обязанностей, вне зависимости от того, где, кем и когда эта информация была введена в Систему. Это обеспечивается хранением всей введенной информации в единой базе данных, которая располагается на специально выделенном сервере.
Архитектура "файл-сервер"
Система "ПАРУС-Предприятие 7" построена по технологии "файл-сервер", при которой база данных хранится на сервере, а обработка информации происходит на рабочей станцией. Выбор данной архитектуры является оптимальным для коробочного продукта. За счет использования архитектуры "файл-сервер" достигается:
Снижение затрат на программное окружение по сравнению с архитектурой "клиент-сервер";
Меньшие требования к аппаратному окружению;
Простота администрирования системы (не требуется наличие специализированного администратора);
Возможность для квалифицированных пользователей напрямую работать с базой данных.
Интеграция с программными продуктами других разработчиков
Система "ПАРУС-Предприятие 7" построена по принципу интеграции с широкоиспользуемыми, стандартными программными продуктами, например, Microsoft Excel. Подобная практика эффективна по следующим причинам:
Многофункциональность (которую практически невозможно повторить в собственной разработке) и постоянное развитие подобных программных продуктов значительно расширяют возможности Системы.
Сотрудники предприятия, где внедряется Система, часто уже имеют навыки работы со "стандартными" программами. Если это не так, то обучиться достаточно легко, ведь программы изначально ориентированы на массовое применение.
Отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в электронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).
Программы Microsoft Word и Microsoft Excel широко известны среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали международными стандартами текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа всемерно интегрируют Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда вы будете печатать подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы, то сможете в полной мере использовать разнообразные возможности этих программ.
Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида. В состав Системы входят все необходимые отчеты, но вы можете добавить к ним любые - с учетом ваших запросов. В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов используется генератор отчетов Seagate Crystal Reports Professional - лидер в своем классе. Этот программный продукт отличают:
Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) - специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.
Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.
Развитые средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации). Возможность включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации, получения отчетов презентационного качества.
Готовое решение плюс гибкие возможности настройки
"ПАРУС-Предприятие 7" является открытой Системой. Это обеспечивается следующими факторами:
Поставкой вместе с Системой, по желанию пользователя, подробного описания структуры базы данных, которая включает в себя назначение и наименование всех таблиц, наименование, формат и назначение каждого из полей.
Взаимодействием с Microsoft Office.
Использованием в качестве средства подготовки отчетности универсального генератора отчетов Seagate Crystal Reports Professional, который является наиболее мощным и распространенным среди программных продуктов своего класса.
Возможностями настройки пользователем интерфейса Системы (цветовой палитры, шрифтов, форматов представления дат, панели инструментов), а также форматов хранения дробных чисел в базе данных.
Одновременно Система "ПАРУС-Предприятие 7" поставляется как готовое решение с учетом специфики каждого сегмента рынка. В базовую поставку включены все необходимые настройки и набор первичных и отчетных форм.
Основы работы с программой «Парус»
В настоящее время корпорация «ПАРУС» предлагает своим клиентам 17 разноуровневых программных продуктов. Среди них наибольшее распространение получили следующие программные продукты корпорации «ПАРУС»: «ПАРУС - Предприятие 7.хх» (предназначенный для малого и среднего бизнеса), «Парус-Консультант», «Парус-Менеджмент и Маркетинг», «ПАРУС - Предприятие 8.хх».
К плюсам системы «Парус» можно отнести невысокие технические требования к локальной сети предприятия. Корпорация имеет довольно большое количество проектов на промышленных предприятиях РФ. Недостатки у «корпорации Парус» все же есть. Мало раскрученный бренд, Слабо развитая партнерская сеть. Главным конкурентом является 1:С Предприятие.
Корпорация «Галактика - Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово - хозяйственную деятельность предприятия.
Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы "Консолидация учета" и "Обработка авизо", применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес - процессы компании со сложной, многоуровневой, территориально - распределенной структурой управления.
Программные продукты «ПАРУС» позволяют решить конкретные проблемы и оптимизировать деятельность коммерческих предприятий и бюджетных организаций различного уровня, предоставляя оперативную информацию для принятия управленческих решений. Продукты корпорации базируются на различных платформах:
ПАРУС 7 - с архитектурой «Файл-сервер»;
ПАРУС 8 - с двухзвенной архитектурой «Клиент-сервер» («тонкий» клиент);
ПАРУС 10 - с трехзвенной архитектурой.
Программные модули, реализованные на платформе ПАРУС 7, объединены в комплексы «ПАРУС - Предприятие 7» (для малого и среднего бизнеса) и «ПАРУС - Бюджет 7» (для бюджетных организаций). Программные модули, реализованные на платформе ПАРУС 8, объединены в комплексы «ПАРУС - Предприятие 8» (для корпоративного сектора) и «ПАРУС - Бюджет 8» (для бюджетных организаций). Модули программных комплексов «ПАРУС - Бюджет 7» и «ПАРУС - Бюджет 8», поставляемые в составе программного комплекса «ПАРУС - Бюджет в защищённом исполнении», могут использоваться в автоматизированных системах до класса защищённости 1Г включительно и для защиты информации в информационных системах персональных данных до 1 класса включительно. Новый программный продукт «ПАРУС - Бюджет 10» реализован на платформе «ПАРУС - Торнадо».
В первую очередь, необходимо выбрать платформу, обеспечивающую оптимальную функциональность для решения стоящих перед организацией задач. При расширении потребностей, организация может перейти на более мощную платформу, что позволит:
- - увеличить количество рабочих мест и одновременную функциональную нагрузку (масштабируемость);
- - увеличить производительность обработки данных;
- - повысить степень защищенности и целостности данных;
- - расширить спектр решаемых задач (функциональных возможностей);
- - обеспечить поддержку пользовательских (отраслевых) расширений функциональных возможностей, которые реализуются пользователем самостоятельно (без участия корпорации).
Например, платформа ПАРУС 8 поддерживает следующие дополнительные возможности (по сравнению с платформой ПАРУС 7):
- - формирование дополнительных характеристик (атрибутов) документов;
- - добавление новых действий, задаваемых оператором или выполняемых автоматически (по расписанию);
- - подключение к системе программных продуктов и библиотек сторонних производителей;
- - формирование пользовательских отчетов (печатных форм).
Конструктор отраслевых расширений (КОР) позволяет создавать новые разделы в штатных приложениях и совершенно новые приложения системы.
«Тонкая» клиентская часть платформ ПАРУС 8 и ПАРУС-Торнадо обуславливает относительно невысокие аппаратные требования к рабочим местам, а при организации терминального или Web-доступа - минимальные аппаратно-программные требования.
Переход на новые версии (релизы) программных продуктов производится автоматизированным образом и, как правило, не вызывает никаких затруднений.
Переход на новую платформу потребует некоторых организационных и ресурсных затрат, но, благодаря отработанным методикам и технологиям, может быть произведен в короткие сроки и без потерь данных.
В основу ИС «ПАРУС» заложены следующие базовые принципы:
- - архитектура клиент-сервер на базе СУБД Oracle - подобная архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы, при этом приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных «напрямую», а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.
- - масштабируемость - ИС «ПАРУС» обладает возможностью наращивания количества рабочих мест без снижения эффективности работы в целом;
- - модульность - возможность автономной работы компонентов (модулей) системы. ИС «ПАРУС» может приобретаться в минимальной комплектации, с возможностью добавления отдельных компонентов (модулей) по мере развития процесса автоматизации предприятия.
Интеграция с программными продуктами других разработчиков - ИС «ПАРУС» интегрирована с приложениями Microsoft Office, что дает возможность в приложениях Word, Excel печатать подготовленные документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы.
Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида с помощью инструментального средства для подготовки шаблонов генератора отчетов Seagate Crystal Reports Professional.
Система ПАРУС целеустремленно идет по пути интеграции с просторно используемыми, а порой стандартными программными продуктами, например, Microsoft Excel. Подобная практика эффективна по следующим причинам: Многофункциональность (которую практически невозможно повторить в собственной разработке) и постоянное развитие подобных программных продуктов существенно расширяют возможности Системы.
Сотрудники предприятия, где внедряется Система, часто уже имеют навыки работы со «стандартными» программами. Если это не так, то обучиться работе с ними довольно легко: ведь они изначально ориентированы на массовое применение. Отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в электронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).
Программы Microsoft Word и Microsoft Excel просторно известны среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали международными стандартами текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа всемерно интегрируют Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда Вы будете печатать подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы, Вы сможете в полной мере использовать разнообразные возможности этих программ.
Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида. Разумеется, в состав Системы входят все обычно необходимые отчеты. Но Вы можете привосокупить к ним любые - "под Ваши собственные запросы". В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов используется генератор отчетов Seagate Crystal Reports Professional - лидер в своем классе. Этот программный продукт отличают: Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) - специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, явственный интерфейс пользователя. Мощные средства обработки.
Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа. Развитые средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации).
Возможность включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации, получения отчетов презентационного качества. Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в популярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII. Для обмена информацией между территориально-удаленными рабочими местами может быть использована электронная почта, поддерживающая интерфейс MAPI (например, Microsoft Exchange).
Система интегрируема с любыми приложениями на уровне информационного сопровождения записи (минимальной информационной порции), зарегистрированной в базе данных. Вы можете связать с записью Системы любой файл, а потом оперативно начать для этой записи то приложение, которое указано общими установками Microsoft Windows для связанного файла с одновременной загрузкой данных этого файла для их просмотра или коррекции. Вы сможете "привязать" к записи любую, например, сопроводительную, информацию, зарегистрированную в документе Microsoft Word, таблице Microsoft Excel, базе данных Microsoft Access, демо- и мультимедиа файлах и т.п.
Открытость - возможность использования открытых API-интерфейсов позволяет интегрировать ИС «ПАРУС» с программами, созданными силами специалистов предприятия.
Структура записи (в частности, записи о документе), регистрируемой в ИС «ПАРУС», может быть дополнена произвольным количеством характеристик, тип и назначение которых определяется самим пользователем. Благодаря этому можно проводить отбор и обобщение информации на основании характеристик, учитывающих специфические требования. При необходимости, в поставку могут входить информационные модели IDEF и исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам предприятия развитие и адаптацию ИС «ПАРУС» своими силами.
Интеграция с Web - технологиями - решение, объединяющее учетные и управленческие возможности ИС «ПАРУС» с коммуникационными возможностями Web-технологий.
Документооборот в Системе основан на следующих принципах: По отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).
Однажды выполненный период документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа. Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в подневольность от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право осуществлять период может предоставляться ограниченному кругу пользователей. Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список «родительских» и «дочерних» документов.
Помимо этого, учитывая возросшую потребность заказчиков в организации единого документооборота предприятия (как административно-хозяйственного, так и финансового), специалисты нашей Корпорации изучают вероятность сопряжения систем менеджмента документооборотом, например, Novell GroupWise, с Системой ПАРУС.
Вся информация, накопленная в базе данных Системы, может быть выдана Вам в любой момент в полном объеме и в форме, удобной для анализа. Причем Вам нет необходимости ожидать конца учетного периода или связываться внесистемными способами с различными филиалами и подразделениями. А главное, информация будет абсолютно достоверной и соответствующей тому, что есть в данный момент, а не было месяц, неделю или более того день тому назад. Система ПАРУС располагает большим количеством средств подготовки данных для экономического и финансового анализа. программный информационный документооборот
Так, каждому бухгалтерскому счету Вы можете поставить в соответствие неограниченное количество аналитических счетов по пяти различным признакам классификации.
Кроме того, для накопления информации по доходам и расходам в разрезе центров ответственности, видов и направлений деятельности и т.п., Вы можете разработать систему особых пометок по десяти различным произвольным признакам. И Вы можете получить полный отчет о движении средств в разрезе любого из этих признаков или любой их комбинации.
Для агрегирования данных может быть использование произвольных периодов, планирование финансовой деятельности может быть с точностью до дня и т.п.
Защита данных: В такой ответственной сфере, как финансово-хозяйственная дело, велика опасность как злоупотреблений, так и неумышленной порчи данных. И эта опасность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной базой данных одновременно работает много людей. Поэтому в Системе ПАРУС большое внимательность уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа как к разделам информации, так и к функциям Системы.
Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не сможет получить доступ к обобщенной информации о деятельности фирмы; сотрудники одного подразделения будут работать только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений, и т.д.
И только администратор Системы может совершать все, в том числе распределять права между пользователями и отслеживать действия, произведенные ими.
