Кассовые аппараты, как и другая техника, имею свой срок службы. Их необходимо регулярное осматривать и при необходимости ремонтировать, менять запчасти, а когда время эксплуатации подойдет к концу, списать и отправить на покой.
У кассовых аппаратов есть определенные условия использования. Так, перед началом работы необходима регистрация в налоговых органах, для которой придется выполнить ряд условий и собрать пакет в документов. Раз в год нужна замена ЭКЛЗ. Электронной контрольной лентой защищенной защищены практически все современные модели контрольно-кассовой техники. Каждый квартал проводятся профилактические осмотры, за которые отвечают специалисты центра технического обслуживания, а при поломке те же работники осуществляют необходимый ремонт. Кроме того, приходится менять ленту во встроенном принтере чеков, заполнять журналы и прочие документы и так далее.
Тем не менее, даже если аппарат содержался в течение всей своей службы в идеальном порядке, рано или поздно подходит срок его списания. У каждого подобного устройства есть определенный временной лимит — продолжительность времени, в течение которой он пригоден к использованию. Максимальная длительность составляет семь лет.
После того как техника отслужила свое, предприниматель может получить определенную компенсацию затрат. Так, организации, работающие в рамках упрощенной системы налогообложения, могут внести затраты на утилизацию машины и на приобретение нового оборудования в расходы. Списанный аппарат можно продать на запчасти. Доход вряд ли будет большим, однако эти деньги также нужно учесть как прибыль и уплатить с них налог.
Процедура списания оборудования довольно сложна. Решение о том, можно прекратить деятельность техники, принимает специальная комиссия, состоящая из сотрудников предприятия. Когда вынесен вердикт, создается так называемый акт на списание объекта основных средств, в котором указывают причину («моральный износ» или завершение срока годности), марку аппарата, срок его службы, заводской и инвентарный номер, первоначальную цену и остаточную стоимость, которую вычисляют с учетом амортизации. Затем акт визируют все члены импровизированной комиссии, на нем ставится дата, и сам документ передается в бухгалтерию, где он должен храниться.
Списывая кассу, необходимо ее демонтировать, если есть такая необходимость, и заменить устаревший аппарат новым оборудованием. При этом придется провести заново все процедуры: приобретение кассовой техники, заключение договора с центром техобслуживания, регистрация в налоговой службе и прочее. После этого можно продолжать деятельность уже с новыми ККМ.
Предприятия, которые обязаны применять контрольно-кассовую машину, прежде всего должны приобрести эту машину и соответственно отразить ее приобретение в бухгалтерском учете. Рассмотрим, как это можно сделать в программе 1С Бухгалтерия 8, редакция 2.
Кассовый аппарат в 1С – как отразить в учете? Поскольку в основном все ККМ дешевле 40 000 рублей, их можно учитывать как материальные ценности, а именно на счете 10 субсчет 09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Рассмотрим конкретный пример. Предприятие приобрело ККМ стоимостью 7080 рублей, включая НДС. Услуги по ее установке и наладке составили 1 180 рублей включая НДС.
Первый документ, который нужно заполнить в 1С Бухгалтерия 8 называется «Поступление товаров и услуг». Он находится на закладке «Покупка» или вызывается из верхнего меню Покупка.
Заполняем документ, указываем поставщика, договор, а в нижней части документа, на закладке «Товары», указываем название приобретенной ККМ. Приобретенный объект заноситься в папку «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» в справочнике «Номенклатура» Указываем стоимость ККМ и проводим документ. По нему формируются две проводки:
Дт 10.09 Кт 60.01 – приобретена ККМ на сумму 6 000 рублей
Дт 19.03 Кт 60.01 – НДС на сумму 1 080 рублей
Следующий документ, который нужно заполнить, принимая к учету кассовый аппарат в 1С – это «Поступление доп. расходов». Найти его можно там же где и предыдущий документ. Но еще проще сделать его на основании недавно внесенного документа «Поступление товаров и услуг». Для этого в открытом или закрытом документе нажимаем на пиктограмму ввести на основании или «Действие» пункт «На основании», и «Поступление доп. расходов» формируется автоматически. Здесь нужно указать только способ распределения расходов и сумму дополнительных услуг. Здесь формируются две проводки:
Дт 10.09 Кт 60.01 – услуги по ККМ на сумму 1 000 рублей
Дт 19.04 Кт 60.01 – НДС на сумму 180 рублей
Далее нужно отразить списание данной ККМ в эксплуатацию. Для этого используется документ «Передача материалов в эксплуатацию». Его можно найти на закладке «Производство» или тоже внести на основании документа «Поступление товаров и услуг».
Здесь нужно указать местонахождение ККМ, ответственное лицо и способ отражения расходов. Способ отражения расходов добавляем новый «Списание инвентаря в администрацию». В нашем примере ККМ будет находиться в администрации, поэтому мы укажем счет 26 «Общехозяйственные расходы».
По документу будут сформированы проводки:
Дт 26 Кт 10.09 – списана ККМ на сумму 7 000 рублей
Дт МЦ04 Кт — передача ККМ в эксплуатацию на сумму 7 000 рублей
Когда срок эксплуатации ККМ подойдет к концу, ее можно будет списать с помощью документа «Списание материалов из эксплуатации».
УТИЛИЗАЦИЯ ККТ
Ю.В. Капанина,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Что делать со старым кассовым аппаратом
Скажем сразу, хранить старую кассу вы не обязаны (срок хранения 5 лет установлен лишь для фискальных данныхп. 1 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ ). Однако просто выбросить ККТ на свалку, как бытовой мусор, нельзя. Ведь в ней есть вещества, которые представляют угрозу для экологии. Вышедшая из обращения ККТ относится к отходам производства и потребления 4 класса опасностиПриказ Росприроднадзора от 22.05.2017 № 242 . А такие отходы подлежат утилизации специализированными компаниями, имеющими лицензиюстатьи 4.1 , 9 Закона от 24.06.98 № 89-ФЗ . Кстати, за неправильное обращение с отходами предусмотрен штрафст. 8.2 КоАП РФ :
для юридических лиц - от 100 тыс. до 250 тыс. руб.;
для их руководителей - от 10 тыс. до 30 тыс. руб.;
для ИП - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Получается, чтобы избежать ненужных проблем, лучше старую ККТ сдать по договору компании, которая профессионально занимается утилизацией оборудования. Конечно же, с составлением акта об утилизации.
Если ККТ у вас числилась в составе ОС, то ее нужно списать с баланса на основании решения специальной комиссии, созданной по приказу руководителя. При этом вам надо оформить акт с указанием причин списания ККТ (например, несоответствие Закону № 54-ФЗ, отсутствие возможности модернизации до онлайн-кассы). В нем также желательно отразить факт передачи аппарата на утилизацию (с реквизитами соответствующего документа). Акт подписывают члены комиссии.
Если у этой ККТ есть остаточная стоимость, которую вы не успели самортизировать, то ее можно учесть при расчете налога на прибыль на дату утверждения руководителем акта о списании ОСподп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ .
Заметим, что затраты на утилизацию вы можете учесть не только в «прибыльных», но и в «упрощенных» целях в составе материальных расходовподп. 7 п. 1 ст. 254 , подп. 5 п. 1 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина от 21.08.2007 № 03-11-05/193 . Это нам подтвердили в Минфине.
Признание расходов на утилизацию ККТ при УСН
Компании или индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», при расчете «упрощенного» налога могут учесть затраты на утилизацию старой ККТ в составе материальных расходов в качестве затрат на приобретение услуг сторонних организаций по приему, хранению и уничтожению экологически опасных отходов
Из пункта 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденного Приказом Минфина РФ от 30 марта 2001 года № 26н следует, что контрольно-кассовая машина (ККМ) должна учитываться в составе основных средств, так как срок ее службы - более одного года:
4. Для целей настоящего Положения при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:
а) использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;
б) использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
в) организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;
г) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
Сроком полезного использования является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит экономические выгоды (доход) организации. Для отдельных групп основных средств определяется исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этого объекта.
В стоимость кассового аппарата включаются затраты на доставку, установку, ввод в эксплуатацию; стоимость голограммы «Сервисное обслуживание» и самоклеящихся пломб.
Каждый год организация обязана покупать в ЦТО новую голограмму, а каждый квартал - новые самоклеящиеся пломбы. Эти расходы относится на текущие затраты организации.
На основании договора организация перечисляет ЦТО плату (ежемесячно или за несколько месяцев вперед). Если организация сделала предоплату за техобслуживание, то данная сумма сначала включается в расходы будущих периодов, а затем равномерно списывается на затраты в течение периода, за который была сделана предоплата.
Стоимость ККМ различна - от несколько тысяч рублей до несколько тысяч долларов. ККМ стоимостью менее 10 000 руб. в бухгалтерском учете списывают сразу после ввода в эксплуатацию (пункт 18 ПБУ 6/01):
18. Начисление амортизации объектов основных средств производится одним из следующих способов:
Объекты основных средств стоимостью не более 10000 рублей за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей, а также приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты на производство () по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.
Списав ККМ, организация заводит инвентарную карточку (форм ОС-6), на которой и продолжает учитывать аппарат. Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 года № 7 утверждены формы первичной документации по учету основных средств.
В налоговом учете стоимостью меньше 10 000 руб. не включаются в амортизируемое имущество:
Статья 256. Амортизируемое имущество
1. Амортизируемым имуществом в целях настоящей главы признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой), используются им для извлечения дохода, и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей.
Стоимость ККМ следует относить на материальные расходы организации:
Налоговый кодекс Российской Федерации
Статья 254. Материальные расходы
1. К материальным расходам, в частности, относятся следующие затраты налогоплательщика:
3) на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования , спецодежды и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию;
Эти расходы уменьшают налогооблагаемый доход того отчетного периода, в котором кассовая машина начала работать.
Операция: ООО «Сервис» приобрело ККМ
В апреле 2003 года ООО «Сервис» купило новый кассовый аппарат за 8100 руб. (в том числе НДС – 1350 руб.). ООО «Сервис» заключило договор с ЦТО на техническое обслуживание. За голограмму для ККМ было заплачено 150 руб. (в том числе НДС - 25 руб.). Кроме того, были приобретены две самоклеящиеся пломбы. Их стоимость составила 81 руб. (в том числе НДС – 13,5 руб.). За техническое обслуживание ККМ в апреле-мае 2003 года ООО «Сервис» заплатило ЦТО 810 руб. (в том числе НДС - 135 руб.). 7 апреля ККМ была зарегистрирована в налоговой инспекции.
Отражение операций в бухгалтерском учете ООО «Сервис» в апреле 2003 года:
Дебет /субсчет «Приобретение объектов основных средств» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 6750 руб. (8100 руб.- 1350 руб.) - отражены затраты на покупку кассового аппарата;
Дебет «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1350 руб. - учтен НДС;
Дебет /субсчет «Приобретение объектов основных средств» Кредит – 192, 5 руб. (150 руб.- 25 руб. + 81 руб. – 13,5 руб.) - в стоимость ККМ включена стоимость голограммы «Сервисное обслуживание» и самоклеящихся пломб;
Дебет Кредит - 38,5 руб. (25 руб. + 13,5 руб.) - отражен НДС;
Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит – 675 руб. (810 руб.- 135 руб.) - учтены в составе расходов будущих периодов затраты на техническое обслуживание в апреле-мае 2003 года;
Дебет Кредит – 135 руб. – отражен НДС;
Дебет 01 «Основные средства» Кредит /субсчет «Приобретение объектов основных средств» - 6942,5 руб. (6750 руб. + 192,5 руб.) - введен в эксплуатацию кассовый аппарат;
Дебет Кредит «Расчетный счет» - 8100 руб. - оплачен кассовый аппарат;
Дебет Кредит - 1041 руб. (150 руб. + 81 руб. + 810 руб.) - оплачены голограмма «Сервисное обслуживание», самоклеящиеся пломбы и техническое обслуживание за апрель-май 2003 года;
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит – 6942,5 руб. - списана на расходы стоимость ККМ в момент ввода в эксплуатацию;
Дебет /субсчет «Расчеты по НДС» Кредит - 1227 руб. (1350руб. + 38,5 руб. + 135руб.) - возмещен из бюджета НДС по кассовому аппарату и услугам ЦТО.
Для целей налогообложения первоначальная стоимость ККМ будет равна 6942,5 руб. Эта сумма включается в состав материальных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль в апреле 2003 года.
Если стоимость ККМ окажется больше 10 000 руб., то ее необходимо включить в состав амортизируемых основных средств. Чтобы рассчитать сумму амортизации, нужно выбрать метод, которым ее станут начислять, и определить срок полезного использования ККМ. Если организация остановить свой выбор на линейном методе, то в бухгалтерском и в налоговом учете он будет один и тот же.
Для целей налогообложения срок службы ККМ устанавливают, руководствуясь Классификацией основных средств, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 года № 1. В бухгалтерском учете срок службы объекта организация определяет самостоятельно, причем и в данном случае имеет право использовать указанную Классификацию. Можно установить одинаковый срок полезного использования ККМ в бухгалтерском и налоговом учете.
В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 кассовые аппараты (код 14 3010000) - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда, они входят в IУ амортизационную группу. Срок полезного использования ККМ - от пяти лет и одного месяца до семи лет включительно. Если организация приобретает ККМ, бывшую в эксплуатации, более чем за 10 000 руб., то на нее необходимо начислять амортизацию. Срок эксплуатации ККМ будет указан в документах, полученных от бывшего ее владельца. Организация уменьшит установленный срок полезного использования ККМ на период, в течение которого она служила своему прежнему владельцу.
Налоговый кодекс Российской Федерации
Статья 259. Методы и порядок расчета сумм амортизации
12. Организация, приобретающая объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.
Если срок фактического использования данного основного средства у предыдущих собственников окажется равным или превышающим срок его полезного использования, определяемый классификацией основных средств, утвержденной Правительством Российской Федерации в соответствии с настоящей главой, налогоплательщик вправе самостоятельно определять срок полезного использования этого основного средства с учетом требований техники безопасности и других факторов.
Операция: ООО «Витязь» приобрело кассовый аппарат бывший в эксплуатации
В апреле 2003 года ООО «Витязь» купило кассовый аппарат за 18 000 руб. (в том числе НДС - 3000 руб.). С ЦТО был заключен договор на техническое обслуживание, которым предусмотрено, что предприятие будет платить за фактически выполненные работы. Услуги ЦТО (ввод в эксплуатацию, голограмма, самоклеящиеся пломбы) обошлись ООО «Витязь» в 810 руб. (в том числе НДС - 135 руб.). В апреле месяце ООО «Витязь» зарегистрировало ККМ в налоговой инспекции, и в этом же месяце аппарат был учтен в составе основных средств.
