Домой ОТП банк Учет спецодежды. Правильно оформляем первичные документы

Учет спецодежды. Правильно оформляем первичные документы

Поскольку при получении специальной одежды (в т. ч. при ее одноразовом использовании) у сотрудников не возникает никаких доходов, ее стоимость не учитывайте при расчете:

  • НДФЛ (ст. 207 НК РФ);
  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичная точка зрения отражена в части, касающейся НДФЛ, в письмах Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-227 и от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

Расходы на приобретение спецодежды, выданной по типовым отраслевым нормам , учтите при расчете налога на прибыль.

Спецодежда с нормативным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб. учитывается в составе основных средств. При расчете налога на прибыль ее стоимость списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Расходы на спецодежду, которая не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат. При этом организация вправе самостоятельно определить порядок списания спецодежды с учетом срока ее использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Такой порядок распространяется на метод начисления (п. 1 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе необходимо соблюсти еще одно условие – оплатить спецодежду (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Правила отражения спецодежды при расчете налога на прибыль в полной мере распространяются и на санитарную одежду (в частности, одноразовые бахилы, шапочки, перчатки), выдавать которую сотрудникам организация обязана по законодательству. Вместе с этим сотрудникам выдается карточка учета спецодежды. Так, например, в отношении сотрудников АПК такая обязанность предусмотрена ОСТ 10.286-2001, утвержденным Минсельхозом России 4 декабря 2001 г. Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 21 июля 2010 г. № 03-03-06/1/467.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение спецодежды – по нормам или в размере фактически произведенных расходов ?

Учитывайте расходы на приобретение спецодежды в размере фактически произведенных затрат, если необходимость предоставления спецодежды сверх норм закреплена локальными нормативными документами организации и определена по результатам:

  • аттестации рабочих мест, проведенной до 1 января 2014 года в порядке, предусмотренном приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н;
  • специальной оценки условий труда, проведенной после 1 января 2014 года в порядке, предусмотренном Законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ.

При расчете налога на прибыль можно учесть только расходы на спецодежду, приобретенную в порядке, предусмотренном законодательством (п. 1 ст. 252, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Частью 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ установлено, что для улучшения условий труда организация по своей инициативе может выдавать сотрудникам спецодежду сверх типовых отраслевых норм . Поскольку выдача спецодежды по инициативе организации предусмотрена законодательством, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.

Обязательным условием для списания стоимости спецодежды, выданной сверх типовых отраслевых норм, при расчете налога на прибыль является проведение специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест). Такой вывод следует из писем Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/1/550, от 24 июня 2009 г. № 03-03-06/1/425.

Выдавать спецодежду сотрудникам в такой ситуации можно только по результатам этих процедур (п. 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

По результатам специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) условия работы сотрудника должны быть признаны вредными (опасными) или связанными с загрязнением.

Обосновать выдачу спецодежды нужно внутренними документами. Например, в Правилах трудового распорядка или в коллективном договоре можно установить, что для улучшения условий труда сотрудники обеспечиваются спецодеждой и в случаях, не предусмотренных типовыми отраслевыми нормами. В правилах (коллективном договоре) также следует установить:

Если в организации создан профсоюз, то выдача спецодежды должна быть согласована с ним. Замену спецодежды, предусмотренной типовыми отраслевыми нормами, нужно согласовать с государственным инспектором по охране труда. Это следует из части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пунктов 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Если замена не носит принципиального характера (например, вместо куртки сотруднику выдана ветровка), то согласовывать ее не нужно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/320).

Спецодежду с установленным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб. учитывайте в составе основных средств. При расчете налога на прибыль ее стоимость списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Расходы на приобретение специальной одежды, которая не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат после их передачи в использование. При этом организация вправе самостоятельно определить порядок списания такого имущества с учетом срока его использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Учет у заказчика по договору аутсорсинга

Ситуация: можно ли заказчику услуг по договору аутсорсинга учесть при расчете налога на прибыль расходы на спецодежду, выданную сотрудникам исполнителя?

Нет, нельзя.

Ведь при расчете налога на прибыль затраты на спецодежду для сотрудников исполнителя обоснованными расходами заказчика не признают.

Вообще обеспечивать сотрудникам безопасные условия труда, и в том числе выдавать спецодежду, – обязанность работодателя. То есть исполнителя по договору аутсорсинга. Следовательно, к заказчику эти траты не имеют отношения и не связаны с получением им дохода. Поэтому их не признают обоснованными. Это следует из пункта 1 статьи 252, подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ, статей 212 и 221 и абзаца 4 части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ, а также пункта 4 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

ОСНО: НДС

Входной НДС, предъявленный при приобретении спецодежды, примите к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

  • организация пользуется освобождением от уплаты НДС ;
  • организация планирует использовать спецодежду в не облагаемых НДС операциях.

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости спецодежды. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости спецодежды распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение спецодежды. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте ООО «Производственная фирма "Мастер"» закупило для водителя два хлопчатобумажных комбинезона стоимостью 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.). Стоимость одного комбинезона без НДС составляет 1000 руб./шт. ((2360 руб. – 360 руб.) : 2 шт.). Организация платит налог на прибыль поквартально, применяет метод начисления. Операций, не облагаемых НДС, организация не выполняет.

По типовым отраслевым нормам срок носки комбинезона составляет 12 месяцев. Однако для улучшения условий труда организация выдает сотруднику на этот срок два комбинезона. Условие о выдаче сверхнормативной спецодежды (второго комбинезона) предусмотрено в трудовом договоре с сотрудником.

Первый комбинезон организация выдала сотруднику в апреле, а второй – в октябре.

Поскольку срок использования спецодежды не больше 12 месяцев, бухгалтер «Мастера» учел ее в составе материальных расходов:
– стоимость первого комбинезона (1000 руб.) – при расчете налога на прибыль за первое полугодие;
– стоимость второго комбинезона (1000 руб.) – при расчете налога на прибыль за год.

Входной НДС в полной сумме (360 руб.) принят к вычету в I квартале.

При расчете НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний стоимость спецодежды бухгалтер не учитывал.

ОСНО: реализация спецодежды сотруднику

Ситуация: как учесть при налогообложении реализацию спецодежды сотруднику? Организация применяет общую систему налогообложения .

При расчете налога на прибыль выручку от реализации спецодежды сотруднику учтите в составе доходов (п. 1 ст. 249 НК РФ). Если организация использует метод начисления, то доход признавайте в периоде реализации спецодежды (п. 1 ст. 271 НК РФ). При кассовом методе доход признавайте по мере оплаты спецодежды сотрудником (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Организация вправе уменьшить доход на цену приобретения имущества (п. 1 ст. 268 НК РФ). Если стоимость спецодежды погашается при расчете налога на прибыль единовременно, то признавайте только доход от реализации. Если организация учитывает спецодежду в составе основных средств, то при реализации уменьшите доход на остаточную стоимость спецодежды.

На стоимость реализованной спецодежды начислите НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ).

Реализация спецодежды сотруднику не переводится на ЕНВД. Под розничной торговлей, подпадающей под ЕНВД, понимается предпринимательская деятельность, связанная с продажей товаров на основании договоров розничной купли-продажи (абз. 12 ст. 346.27 НК РФ). Если организация систематически получает доход от продажи спецодежды, то она занимается предпринимательской деятельностью. Если же организация получила разовый доход от продажи спецодежды, то эта операция не является видом предпринимательской деятельности. А значит, ЕНВД с нее платить не нужно. Такой вывод также содержится в письме Минфина России от 5 мая 2006 г. № 03-11-04/3/244.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении реализации сотруднику спецодежды. Организация применяет общую систему налогообложения

В феврале ООО «Производственная фирма "Мастер"» приобрело для рабочего А.И. Иванова комплект спецодежды. Стоимость комплекта составляет 55 000 руб. (в т. ч. НДС – 8390 руб.). В этом же месяце спецодежда была выдана Иванову. Срок эксплуатации по нормам составляет два года. Организация учитывает спецодежду в составе основных средств.

В апреле Иванов увольняется. При увольнении он выкупает спецодежду по договорной цене 41 000 руб. (в т. ч. НДС – 6254 руб.), которая соответствует уровню рыночных цен. Организация применяет общую систему налогообложения и использует метод начисления. По учетной политике для целей налогового учета амортизация начисляется линейным способом. Налог на прибыль организация уплачивает помесячно.

Бухгалтер организации определил годовую норму амортизации так:
(1: 2 года) × 100% = 50%.

В этом случае годовая сумма амортизационных отчислений составляет:
46 610 руб. × 50% = 23 305 руб.

Месячная сумма амортизации равна:
23 305 руб. : 12 мес. = 1942 руб.

Бухгалтерский учет спецодежды организация ведет на счете 01 «Основные средства», к которому открыты субсчета:
– «Основные средства на складе»;
– «Основные средства в эксплуатации»;
– «Выбытие основных средств».

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

В феврале:

Дебет 08 Кредит 60
– 46 610 руб. (55 000 руб. – 8390 руб.) – оприходован комплект спецодежды;

Дебет 19 Кредит 60
– 8390 руб. – отражен входной НДС по приобретенной спецодежде;

Дебет 01 субсчет «Основные средства на складе» Кредит 08
– 46 610 руб. – учтена в составе основных средств спецодежда;

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
– 46 610 руб. – передана спецодежда в эксплуатацию.

В марте:

Дебет 20 Кредит 02
– 1942 руб. – начислена амортизация за март.

Так как стоимость меньше 100 000 руб., в налоговом учете спецодежда не признается амортизируемым имуществом. Поэтому бухгалтер учел ее в расходах единовременно в марте. При этом в учете возникает временная разница:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
– 8934 руб. ((46 610 руб. – 1942 руб.) × 20%) – отражено отложенное налоговое обязательство.

В апреле:

Дебет 20 Кредит 02
– 1942 руб. – начислена амортизация за апрель;


– 388 руб. (1942 руб. × 20%) – уменьшено отложенное налоговое обязательство;

Дебет 73 Кредит 91-1
– 41 000 руб. – отражена реализация спецодежды сотруднику;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 6254 руб. – начислен НДС с реализации;

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 46 610 руб. – списана первоначальная стоимость спецодежды;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– 3884 руб. (1942 руб. × 2 мес.) – списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 42 726 руб. (46 610 руб. – 3884 руб.) – списана остаточная стоимость спецодежды;

Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 8545 руб. (42 726 руб. × 20%) – уменьшено отложенное налоговое обязательство.

При расчете налога на прибыль бухгалтер в апреле включил в состав доходов 34 746 руб. (41 000 руб. – 6254 руб.). В расходах стоимость одежды бухгалтер не учитывал, так как ее стоимость полностью списана в марте.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на спецодежду не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, налоговую базу уменьшают расходы на приобретение спецодежды, выданной по типовым отраслевым нормам.

Спецодежда с нормативным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб. относится к амортизируемому имуществу (п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ). Поэтому при расчете единого налога стоимость спецодежды можно учесть как (подп. 1 п . 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если спецодежда не признается амортизируемым имуществом, расходы можно учесть в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Правила отражения спецодежды при расчете единого налога в полной мере распространяются и на санитарную одежду (в частности, одноразовые бахилы, шапочки, перчатки), выдавать которую сотрудникам организация обязана по законодательству. Так, например, в отношении сотрудников АПК такая обязанность предусмотрена ОСТ 10.286-2001, утвержденным Минсельхозом России 4 декабря 2001 г. Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 21 июля 2010 г. № 03-03-06/1/467. Несмотря на то что данное письмо касается учета санитарной одежды при расчете налога на прибыль, выводы, сделанные в нем, можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при УСН учесть расходы на спецодежду, выданной сотрудникам сверх типовых отраслевых норм?

Да, можно.

При расчете единого налога при упрощенке можно учесть только затраты на спецодежду, приобретенную в порядке, предусмотренном законодательством (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Частью 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ установлено, что для улучшения условий труда организация может выдавать сотрудникам спецодежду и в случаях, не предусмотренных типовыми отраслевыми нормами. Поскольку выдача спецодежды по инициативе организации предусмотрена законодательством, такие расходы можно учесть при расчете единого налога. При этом выдача спецодежды по инициативе организации должна быть экономически обоснованна и документально подтверждена (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать выдачу спецодежды по инициативе организации следует внутренними документами. Например, в Правилах трудового распорядка или в коллективном договоре можно установить, что для улучшения условий труда сотрудники обеспечиваются спецодеждой и в случаях, не предусмотренных типовыми отраслевыми нормами. В правилах также следует установить:

  • перечень должностей, связанных с вредными, опасными или загрязненными условиями труда;
  • нормы выдачи спецодежды по каждой такой должности;
  • срок носки, по истечении которого сотруднику выдается новый комплект спецодежды.

Если в организации создан профсоюз, то выдача спецодежды должна быть с ним согласована. Замену спецодежды, предусмотренной типовыми отраслевыми нормами, нужно согласовать с государственным инспектором по охране труда. Это следует из части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пунктов 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Если замена не носит принципиального характера (например, вместо куртки сотруднику выдана ветровка), то согласовывать ее не нужно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/320).

Кроме того, если выдача спецодежды не предусмотрена в типовых отраслевых нормах, обязательным условием для списания ее стоимости при налогообложении является проведение специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест). Такой вывод следует из писем Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/1/550, от 24 июня 2009 г. № 03-03-06/1/425. Выдавать спецодежду сотрудникам в такой ситуации можно только по результатам этих процедур (п. 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н). По результатам специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) условия работы сотрудника должны быть признаны вредными (опасными) или связанными с загрязнением.

Спецодежда с установленным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб. учитывается в составе амортизируемого имущества (п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ). При расчете единого налога ее стоимость можно списать как расходы на приобретение основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если спецодежда не признается амортизируемым имуществом, расходы на ее приобретение можно учесть в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214 и от 14 ноября 2007 г. № 03-03-05/254.

Несмотря на то что все упомянутые письма Минфина России регулируют учет расходов на спецодежду при расчете налога на прибыль, выводы, сделанные в них, можно распространить и на организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на приобретение спецодежды не влияют.

Совмещение ОСНО и ЕНВД

Расходы по выдаче специальной одежды учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может выдать спецодежду сотрудникам, которые одновременно заняты в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ). Расходы на приобретение спецодежды для сотрудников, занятых в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Пример распределения расходов на приобретение спецодежды. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляет:
– по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 800 000 руб.;
– по розничной торговле – 650 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

По типовым отраслевым нормам товароведу А.В. Дежневой полагается хлопчатобумажный фартук. В январе организация приобрела для нее фартук стоимостью 236 руб. (в т. ч. НДС – 36 руб.). В этом же месяце фартук был выдан сотруднице в пользование.

Чтобы распределить расходы и НДС между двумя видами деятельности организации, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом товарооборота.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов от реализации за январь составляет:
1 800 000 руб. : (1 800 000 руб. + 650 000 руб.) = 0,735.

Доля расходов на приобретение спецодежды, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
(236 руб. – 36 руб.) × 0,735 = 147 руб.

Доля расходов на приобретение спецодежды, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
236 руб. – 36 руб. – 147 руб. = 53 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам I квартала.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» прибавит к доле расходов на приобретение спецодежды, относящейся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

В связи с тем что:- пунктом 26 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н, нет требований о том, что в течение срока полезного использования спецодежды ее стоимость подлежит равномерному списанию;- пункты 50, 51 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, из содержания которых следовало, что спецодежда учитывается в составе средств в обороте и списывается посредством начисления амортизации, утратили силу (подпункт 8 п. 1 Приказа Минфина России от 24.12.2010 № 186н.).Вопрос: Для сближения бухгалтерского и налогового учета вправе ли организация прописать в учетной политике по бухгалтерскому учету единовременное списание спецодежды стоимостью до 40 000 руб. и сроком эксплуатации свыше 12 месяцев. Можно ли данные измения в учетную политику внести с 01 сентября текущего года или только с 2014 года.

Уважаемая Оксана Владимировна!

В ответ на Ваш вопрос от 08.08.2013г.

сообщаем следующее: В данной ситуации организация не вправе указать в учетной политике, что спецодежда стоимостью менее 40 000 руб. и срок полезного использования которой составляет более 12 месяцев, может списываться единовременно. Избежать возникновения временных разниц невозможно, так как в налоговом учете расходы на приобретение спецодежды учитываются по мере ее выдачи, а в бухгалтерском учете – равномерно в течение срока использования одежды.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Учет спецодежды

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных ).

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды организация может:

  • учитывать ее в составе материалов или в составе основных средств ;
  • списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.

Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице . Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета .

Главбух советует: по возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у организации не будет временных разниц и отложенных налоговых активов.

В учетной политике для целей бухучета запишите:
«Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».

Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
– выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

Выдачу сотрудникам спецодежды, учтенной в составе материалов, можно оформить:

  • требованием-накладной по форме № М-11 (указания , утвержденные );
  • лимитно-заборной картой по форме № М-8 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • ведомостью учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Такой порядок установлен в пунктах и Методических рекомендаций, утвержденных .

Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
– списана стоимость спецодежды.

Если стоимость спецодежды списывается единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если стоимость спецодежды списывается равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования (п. и Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Наталья Комова

ОСНО: налог на прибыль

Расходы на приобретение спецодежды, выданной по типовым отраслевым нормам , учтите при расчете налога на прибыль.

Спецодежда с нормативным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. При расчете налога на прибыль ее стоимость списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Расходы на приобретение спецодежды, которая не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если организация применяет метод начисления, налоговую базу уменьшайте по мере выдачи спецодежды сотрудникам (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Если организация применяет кассовый метод, налоговую базу уменьшите после выдачи спецодежды сотрудникам и ее оплаты поставщику ().

Правила отражения спецодежды при расчете налога на прибыль в полной мере распространяются и на санитарную одежду (в частности, одноразовые бахилы, шапочки, перчатки), выдавать которую сотрудникам организация обязана по законодательству. Так, например, в отношении сотрудников АПК такая обязанность предусмотрена ОСТ 10.286-2001 , утвержденным Минсельхозом России 4 декабря 2001 г. Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 21 июля 2010 г. № 03-03-06/1/467 .

Наталья Комова , заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Справочники: Возможные варианты отражения спецодежды в бухучете

Нормативный срок использования спецодежды Варианты учета спецодежды
в составе материалов в составе основных средств
Не свыше 12 месяцев В зависимости от учетной политики стоимость спецодежды списывается единовременно или равномерно в течение срока использования (п. , и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н) Не учитывается (

Что следует понимать под специальной одеждой? Каких именно работников предприятия общественного питания должны ею обеспечить? Каким образом должен быть организован бухгалтерский учет (включая аналитический) специальной одежды при ее приобретении и передаче в производство (эксплуатацию)? Для чего нужен оперативный учет специальной одежды?

Наряду со специальной оснасткой (специальными инструментами, приспособлениями и оборудованием) ведение бухгалтерского учета специальной одежды организуется в соответствии с положениями Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее – Методические указания). Необходимо иметь в виду, что данный документ применяется в отношении той специальной одежды, которая отражается в бухгалтерском учете в составе оборотных активов. Такое уточнение неслучайно, так как учет предметов специальной одежды может быть организован в порядке, предусмотренном для учета основных средств (п. 9 Методических указаний, Письмо Минфина РФ от 12.05.2003 № 16‑00‑14/159). Предоставленным правом (учитывать спецодежду в составе основных средств) предприятие общепита может воспользоваться в отношении только той одежды, которая отвечает условиям признания актива в качестве объекта ОС, установленным ПБУ 6/01 «Учет основных средств» . Сделанный выбор обязательно нужно закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Помешать учесть спецодежду в составе ОС может ее срок полезного использования (если он не превышает 12 месяцев) или стоимость одежды (когда предприятие в качестве одного из условий для признания актива объектом основных средств использует стоимостный ограничитель).

Какая одежда считается специальной?

В Методических указаниях зафиксировано, что специальной одеждой являются средства индивидуальной защиты (СИЗ) работников организации. В ее состав входят:

– специальная одежда (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы);

– специальная обувь;

– предохранительные приспособления (рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы).

Как видим, к специальной одежде по правилам бухгалтерского учета относится не только соответствующая одежда, но и обувь, а также предохранительные приспособления. Исходя из требований ст. 221 ТК РФ перечисленные предметы работодатели обязаны выдавать сотрудникам бесплатно на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, в соответствии с типовыми нормами. Причем выдаче подлежит только та специальная одежда, которая прошла обязательную сертификацию или декларирование соответствия. В типовых нормах, включая отраслевые, нормы выдачи одежды на год приводятся, как правило, в разрезе профессий и должностей. Важно учитывать: нормы распространяются исключительно на те категории работников, что обозначены в ст. 221 ТК РФ (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22‑4‑717).

Важно

Приобретение, аренда специальной одежды, не имеющей декларации о соответствии и (или) сертификата соответствия либо имеющей декларацию (сертификат) с истекшим сроком действия, не допускаются.

В силу п. 14.1 Межотраслевых правил по охране труда в общественном питании работающие в организациях общепита обеспечиваются специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты в соответствии с Межотраслевыми правилами № 290н и Типовыми отраслевыми нормами № 68 . (Межотраслевые правила по охране труда в общественном питании являются нормативным правовым актом, устанавливающим единые государственные требования охраны труда для предприятий общепита независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей, занятых в указанной сфере и использующих наемный труд.)

В Типовых отраслевых нормах № 68 в первую очередь следует обратить внимание на данные раздела II «Предприятия общественного питания» приложения 7 «Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам торговли».

Профессия или должность

Выполняемые работы

Норма выдачи на год

Изготовитель пищевых полуфабрикатов

Чистка корнеплодов

Мойка картофеля

Галоши резиновые (выдаются дополнительно к фартуку)

Кухонный рабочий

Рукавицы комбинированные

Мойщик посуды

Фартук прорезиненный с нагрудником

Мойка котлов

Перчатки резиновые (выдаются дополнительно к фартуку)

Дежурные

Мойка котлов

Фартук прорезиненный с нагрудником

Перчатки резиновые

Дежурные

Означает ли изложенное, что другим работникам общепита (не указанным в приведенном разделе) специальная одежда выдаваться не должна? Из положений Межотраслевых типовых инструкций по охране труда для работников системы общественного питания следует, что специальной одеждой должны быть также обеспечены такие работники предприятия общепита, как:

– буфетчик;

– изготовитель пищевых полуфабрикатов из мяса, рыбы, овощей;

– кладовщик;

– подсобный рабочий;

– работник, выполняющий работу по сбору посуды со столов.

Согласно п. 14 Межотраслевых правил № 290н при выдаче работникам СИЗ работодатель руководствуется типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности (то есть типовыми отраслевыми нормами). В свою очередь, в Типовых отраслевых нормах № 68 наименования профессий соответствуют наименованиям, приведенным в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, выпуск 51 , а данные по работникам торговли и общественного питания в этом справочнике объединены в один общий раздел. Поэтому предприятия общепита вполне могут использовать при установлении норм выдачи спецодежды и другие разделы приложения 7. В частности, в разделе I «Торгово-складские организации» представлены нормы выдачи спецодежды для продавца продовольственных товаров и буфетчика. Подтверждение изложенному можно найти в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2015 № 10АП-19177/2014 по делу № А41-59224/14: заведение общепита может и должно руководствоваться не только нормами выдачи спецодежды, указанными в разделе II приложения 7 к Типовым отраслевым нормам № 68, но и соответствующими нормами выдачи спецодежды для работников торговли, приведенными в иных разделах приложения 7.

Выполняемые продавцом продовольственных товаров, буфетчиком работы

Наименование средства индивидуальной защиты

Норма выдачи на год

Продажа мясных и рыбных товаров

Фартук прорезиненный

Продажа картофеля и овощей

Фартук прорезиненный

Нарукавники прорезиненные

Постоянная работа в неотапливаемых палатках, киосках, ларьках либо разносная или развозная торговля на наружных работах зимой

По поясам*

По поясам**

Непосредственное обслуживание населения в осенне-зимний период на открытом воздухе или в неотапливаемых помещениях на ярмарках, уличных базарах, выставках-продажах

Куртка на утепленной прокладке

Дежурная

По поясам**

Галоши на валенки

*
В зависимости от климатического пояса срок носки куртки на утепленной прокладке составляет 1,5; 2; 2,5 или 3 года (см. нормы выдачи, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.1997 № 70). При этом в районах, не отнесенных к климатическим поясам, зимой вместо куртки на утепленной прокладке выдается куртка лавсано-вискозная на утепляющей прокладке сроком носки 3 года.

**
В зависимости от климатического пояса срок носки валенок составляет 2; 2,5; 3 или 4 года.

Далее, если в типовых отраслевых нормах нужные профессии и должности отсутствуют, спецодежду нужно выдавать в соответствии с типовыми нормами для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики (таковые утверждены Приказом Минтруда РФ от 09.12.2014 № 997н). Если и в этих типовых нормах нет искомого, тогда уже следует обратиться к типовым нормам для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ (абз. 2 п. 14 Межотраслевых правил № 290н в редакции Приказа Минтруда РФ от 12.01.2015 № 2н).

Также нужно учитывать, что работодателю предоставлено право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа заменить один вид СИЗ, предусмотренных типовыми нормами, аналогичным. Главное, чтобы он (аналог) обеспечивал равноценную защиту от опасных и вредных производственных факторов (п. 7 Межотраслевых правил № 290н).

В итоге, как указано в п. 8 Методических указаний, конкретный перечень специальной одежды организация определяет с учетом особенностей технологического процесса в соответствующей отрасли экономики (и результатов проведения специальной оценки условий труда – п. 5 Межотраслевых правил № 290н).

Поступление спецодежды

Учет

Источник финансирования стоимости специальной одежды зависит от способа ее получения организацией в собственность:

– покупка (кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками)»;

– передача безвозмездно (кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-2 «Безвозмездные поступления»);

– поступление в счет вклада в уставный капитал (кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»);

– иной предусмотренный законодательством способ.

Спецодежда может быть изготовлена компанией и самостоятельно, но предприятия общепита, как правило, не берутся за это, так как работникам можно выдать только специальную одежду, прошедшую в установленном порядке сертификацию или декларирование соответствия.

Если специальная одежда, находящаяся в собственности предприятия общепита, должна быть отражена в бухгалтерском учете в составе оборотных активов, для ее учета (до передачи в производство (эксплуатацию)) выбирается счет 10 «Материалы», субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» (п. 13 Методических указаний, План счетов и Инструкция по его применению ). При необходимости (например, в силу большой номенклатуры указанных активов) к этому субсчету можно открыть субсчета второго порядка: 10‑10‑1 «Специальная оснастка на складе» и 10‑10‑2 «Специальная одежда на складе».

Специальная одежда, как и материально-производственные запасы, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (в порядке, прописанном в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов ).

Кроме того, предприятие общепита может взять специальную одежду в пользование или распоряжение, то есть без получения права собственности. Подтверждение этому можно найти в абз. 3 п. 4 Межотраслевых правил № 290н: допускается приобретение работодателем средств индивидуальной защиты во временное пользование по договору аренды. В этом случае специальная одежда уже не считается оборотным активом предприятия общепита, но ее наличие и движение нужно отразить на забалансовом счете в оценке, предусмотренной договором или согласованной с ее собственником. Для этих целей в рабочем плане счетов можно предусмотреть использование счета 012 «Специальная одежда во временном пользовании и распоряжении». Бухгалтерский учет одежды на таком счете ведется по простой системе (то есть без применения двойной записи).

Документальное оформление

Как известно, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Одним из таких фактов является приемка и оприходование поступающей специальной одежды складами организации. Для этих целей в п. 16 Методических указаний предложено использовать приходные ордера, типовая межотраслевая форма № М-4 которых утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Чтобы использовать именно данную форму, информация об этом должна найти отражение в учетной политике для целей бухгалтерского учета, так как в силу требований ч. 4 ст. 9 вышеуказанного закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления специальной одежды на склад с указанием в нем фактически принятого количества ценностей.

Учет

Факт передачи специальной одежды в производство (эксплуатацию) отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 10, субсчет 10-10 (субсчет второго порядка 10‑10‑2 – в случае его использования) и кредиту этого же счета, но уже другого субсчета – 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Если субсчета второго порядка предусмотрены к субсчету 10-10, к субсчету 10-11 их также нужно открыть. Это будут субсчета 10‑11‑1 «Специальная оснастка в эксплуатации» и 10‑11‑2 «Специальная одежда в эксплуатации». С одного субсчета на другой переносится фактическая себестоимость выдаваемой работникам спецодежды (то есть сумма фактических затрат, связанных с ее приобретением или изготовлением).

Документальное оформление

Отпуск специальной одежды в производство (эксплуатацию) со склада организации (из иных мест хранения) также нужно документально оформить путем составления соответствующих первичных учетных документов. В качестве таковых, как следует из п. 19 Методических указаний, могут использоваться следующие типовые межотраслевые формы по учету материалов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 71а:

– требование-накладная (форма № М-11). Данная форма применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности (например, кладовщик склада), подписывает ее не только он, но и лицо, принимающее спецодежду;

– накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), которая подходит для ситуации, когда склад и производство территориально находятся в разных местах. Она составляется в двух экземплярах, один из которых остается на складе как основание для отпуска спецодежды, второй – передается получателю;

– лимитно-заборная карта (форма № М-8). Карта оформляется только в случае наличия лимитов отпуска материалов. Она выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер), один из которых до начала месяца передается структурному подразделению – потребителю материалов, а второй – складу. Отпуск материальных ценностей в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенной спецодежды, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель структурного подразделения.

Помимо изложенного, следует учитывать, что движение специальной одежды по каждому сорту, виду и размеру на складе фиксируется в карточке учета материалов (форма № М-17). Записи в карточке производятся материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом) на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Аналитический учет спецодежды

На основании п. 22 Методических указаний аналитический учет (количественный и суммовой) специальной одежды, находящейся в производстве (эксплуатации), бухгалтерская служба ведет по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц. Здесь же добавлено, что аналитический учет осуществляется, как правило, в книгах по форме оборотных ведомостей или в электронном виде, обеспечивающих получение необходимой информации по учету движения спецодежды. Следовательно, в Методических указаниях предложено организовать аналитический учет специальной одежды на основе использования оборотных ведомостей (как и по материалам, аналитический учет спецодежды может вестись сальдовым методом). Каким именно образом может быть организован аналитический учет с применением оборотных ведомостей, рассказано в п. 137 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Понятно, что независимо от принятого метода аналитического учета спецодежды (оборотного или сальдового) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения ценностей в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам.

Списание стоимости спецодежды

Согласно п. 26 Методических указаний стоимость специальной одежды погашается линейным способом исходя из ее фактической себестоимости и сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах и Межотраслевых правилах № 290н. Другими словами, фактическая себестоимость одежды списывается на затраты постепенно равными долями в течение срока ее полезного использования, который определяется на основании типовых норм. При этом сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам (абз. 2 п. 13 Меж­отраслевых правил № 290н).

Если срок эксплуатации специальной одежды не превышает 12 месяцев, ее фактическая себестоимость может переноситься на затраты единовременно в момент передачи (отпуска) сотрудникам предприятия. Тем самым снижается трудоемкость учетных работ. Но об организации учета обозначенным образом нужно не забыть заявить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Если предприятие общепита ведет бухгалтерский учет затрат на производство с использованием счета 25 «Общепроизводственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных, вспомогательных и обсуживающих производств организации), стоимость специальной одежды переносится со счета учета материальных ценностей в дебет именно этого счета. Аналитический учет затрат по счету 25 ведется по отдельным подразделениям организации и статьям расходов (Инструкция по применению Плана счетов), поэтому затраты по спецодежде в «аналитике» к указанному синтетическому счету следует отражать:

– по месту возникновения расхода: основное, вспомогательное или обслуживающее производство (в зависимости от того, на каких работах задействован работник, получивший специальную одежду);

– по статье расходов «Охрана труда», так как выдача спецодежды – это обязанность работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

Кстати, в таком же порядке осуществляется учет расходов на ремонт и обслуживание специальной одежды (вне зависимости от того, какими силами – собственными или с привлечением сторонней организации – они производятся).

В ситуации, когда счет 25 не используется, для учета затрат по спецодежде рекомендуем задействовать счет 26 «Общехозяйственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом).

Дополнительные особенности установления СПИ спецодежды

Во-первых, в целях улучшения ухода за специальной одеждой работодатель вправе выдавать работникам два комплекта соответствующих средств индивидуальной защиты с удвоенным сроком носки (п. 30 Межотраслевых правил № 290н). В этом случае, соответственно, в два раза увеличивается срок полезного использования спецодежды по сравнению с типовыми нормами.

К сведению

Сдача работниками специальной одежды в стирку, дезинфекцию, ремонт, а также зимней (теплой) специальной одежды с наступлением летнего (теплого) времени для организованного хранения оформляется в ведомости о приемке специальной одежды и подписывается материально ответственным лицом. Возврат работникам специальной одежды после ухода и хранения (теплой специальной одежды и специальной обуви) производится по тем же ведомостям, в которых была оформлена приемка, под расписку работника (в предусмотренной для этого графе).

Во-вторых, в силу абз. 2 ст. 221 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения. Делается это на основании результатов специальной оценки условий труда, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и финансово-экономического положения организации. Отличные нормы утверждаются локальными нормативными актами работодателя и могут быть включены в коллективный и (или) трудовой договор с указанием типовых норм, по сравнению с которыми улучшается обеспечение работников средствами индивидуальной защиты. Под улучшением подразумевается уменьшение срока носки (эксплуатации).

Оперативный учет спецодежды

Согласно абз. 1 п. 13 Межотраслевых правил № 290н работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки (то есть, как следует из Методических указаний, вести оперативный учет специальной одежды). Под ведением такого учета подразумевается в первую очередь отражение в личных карточках факта выдачи работникам и возврата ими специальной одежды (карточки заводятся на каждого работника в отдельности, в них обязательно указываются срок носки и процент годности СИЗ на момент выдачи). Форма карточки приведена в приложении к Межотраслевым правилам № 290н. В этом же документе закреплено право работодателя на учет выдачи работникам специальной одежды с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Но электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. Единственное отличие: в электронной форме личной карточки вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Кроме того, работодатель вправе организовать выдачу специальной одежды посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования) (такая возможность введена Приказом Минтруда РФ № 2н).

С целью установления контроля за сроками нахождения специальной одежды в производстве (эксплуатации) на ней можно ставить штамп с указанием даты выдачи работникам. Соответствующую маркировку нужно нанести и на СИЗ, взятые в аренду. Сведения о выдаче такой одежды также вносятся в личную карточку учета выдачи СИЗ.

Несколько слов о дежурной одежде

Дежурная специальная одежды общего (коллективного) пользования должна находиться в специально отведенном месте (например, в кладовой) и выдаваться работникам только на время выполнения тех работ, для которых она предназначена. Такая одежда с учетом требований личной гигиены и индивидуальных особенностей работников закрепляется за определенным рабочим местом и передается от одной смены другой (п. 65 Методических указаний, п. 20 Межотраслевых правил № 290н).

Кроме того, необходимые СИЗ в качестве дежурных выдаются руководителям и специалистам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения и могут в связи с этим подвергаться воздействию вредных или опасных производственных факторов. Специальная одежда выдается обозначенным сотрудникам только на время посещения названных объектов (абз. 3 п. 18 Межотраслевых правил № 290н, введенный Приказом Минтруда РФ № 2н).

Дежурная одежда выдается под ответственность соответствующего лица (как правило, руководителя подразделения, уполномоченного работодателем на проведение вышеуказанных работ) и отражается в отдельных карточках с пометкой «Дежурная».

Соответствующие работники предприятий общепита должны быть обеспечены специальной одеждой, которую работодатель может приобрести за плату, получить безвозмездно, в счет вклада в уставный капитал, изготовить либо арендовать. Для того чтобы установить, кому положена спецодежда, в первую очередь работодатель должен обратиться к типовым отраслевым нормам выдачи одежды. Затем изучаются типовые нормы для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики и в последнюю очередь принимаются во внимание типовые нормы для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ. В любом случае спецодежда выдается только тем сотрудникам, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями труда, осуществляемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.

Бухгалтерский учет спецодежды организуется в особом порядке, если такая одежда включается в состав оборотных активов. Арендованная специальная одежда отражается на забалансовом счете. Приведем в таблице возможные бухгалтерские записи по учету спецодежды.

Поступление спецодежды

Фактическая себестоимость

Получение безвозмездно

Поступление в счет вклада в уставный капитал

Оценочная стоимость спецодежды, предусмотренная договором аренды или согласованная с ее собственником

Передача спецодежды в производство (эксплуатацию)

Передача спецодежды в производство (эксплуатацию)

Фактическая себестоимость

Списание стоимости спецодежды в затраты производства

В размере фактической себестоимости при сроке эксплуатации не более 12 месяцев или равными долями в течение срока полезного использования

С целью надлежащего учета и контроля выдачи работникам специальной одежды в установленные сроки предприятия общепита должны организовать оперативный учет такой одежды, в том числе путем ведения личных карточек.

Утверждены Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н.

Утверждено Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н.

Следовательно, приобретение (изготовление) специальной одежды осуществляется за счет средств работодателя.

Утверждены Постановлением Минтруда РФ от 24.12.1999 № 52.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н.

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утв. Постановлением Минтруда РФ от 29.12.1997 № 68.

Учет спецодежды может вестись на основании собственных бланков первички. Применять унифицированные формы вы не обязаны. Либо вы вправе перестроить последние под себя, убрав ненужное.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант учета униформы — в составе материально-производственных запасов (см. схему ниже). Хотя бывает, что спецодежду обязательно надо отнести к основным средствам. Но это лишь в том случае, когда она стоит дороже 40 000 руб. И срок носки превышает 12 месяцев.

Учет спецодежды как материалов или основных средств

Порядок учета спецодежды желательно закрепить в качестве элемента учетной политики организации. Необходимая запись в учетной политике может выглядеть, например, так:

Покупка спецодежды

Если вы учитываете спецодежду в составе материалов, то и отразить ее надо на счете 10 «Материалы». Причем на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». На этом счету и ведется учет спецодежды. Но прежде понадобится оформить первичный документ.

Как правило, речь идет о приходном ордере. А вот по какой форме вы его составите, зависит от того, что вы написали в учетной политике (или, может, только собираетесь написать). Вы можете взять старую унифицированную форму № М-4. А можете разработать собственный бланк, в котором есть все обязательные реквизиты. Вот образец документа, на основании которого может вестись учет спецодежды.

Пример
ООО «Альфа» занимается перевозкой пассажиров и грузов. В феврале предприятие приобрело для водителей автомобилей 10 сигнальных жилетов по цене 159,3 руб. (в том числе НДС — 24,3 руб.). Общая стоимость спецодежды составила 1593 руб. (в том числе НДС — 243 руб.). Срок носки жилетов согласно Типовым нормам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2006 г. № 297, составляет 12 месяцев. Поэтому бухгалтер учитывает спецодежду в составе материально-производственных запасов.

Чтобы принять жилеты на учет, кладовщик оформил приходный ордер по форме, утвержденной руководителем компании и закрепленной в учетной политике.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
— 1350 руб. (1593 - 243) — отражена стоимость купленной спецодежды;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 243 руб. — отражен входной НДС по приобретенной спецодежде;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 243 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 1593 руб. — перечислены деньги поставщику.

Выдача спецодежды работникам

Когда вы передадите спецодежду со склада в другие подразделения компании (а позже ее выдадут работникам), вам тоже надо оформить первичный документ на основании которого ведется учет спецодежды. Причем такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете

Если вы остановитесь на унифицированной первичке, то воспользуйтесь одной из следующих форм: требование-накладная по форме № М-11, накладная на отпуск материалов на сторону № М-15 или лимитно-заборная карта № М-8. Решите разработать свой собственный бланк? Можете, взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав лишнее.

Руководитель подразделения или другой ответственный сотрудник, получивший спецодежду, выдает ее работникам. Очевидно, такие действия тоже надо где-то фиксировать. Для этого на каждое подразделение, на всех его работников, заведите специальную ведомость. И лучше сразу одну на год или месяц. Это удобнее, чем оформлять такой документ каждый раз, выдавая униформу кому-нибудь из сотрудников. Ведомость учета спецодежды может выглядеть так:

Опять же можете использовать старую унифицированную форму, для учета выдачи есть форма № МБ-7. Но мы вам советуем разработать свою форму. В ней можно предусмотреть не только графы, где вы будете отражать выдачу спецодежды, но и те, где зафиксируете ее возврат на склад, если работник увольняется. Ведомость учета выдачи спецодежды будет считаться бухгалтерским регистром на основании которого ведется учет спецодежды. Поэтому проследите, чтобы в разработанной вами форме были обязательные для бухгалтерских регистров реквизиты.

Добавим, что учет выданной спецодежды может вестись и в специальной карточке. Ее заполняют на каждого работника организации, которому выдавалась спецодежда. Эта карточка может выглядеть так:

Когда спецодежду выдадут работникам в пользование, вы сделаете внутреннюю запись по счету 10. А именно переведете материалы с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

А после того как спецодежду раздадут работникам, ее стоимость можно списывать на расходы компании. Спецодежду, учтенную в составе материалов, списывают единовременно или равномерно в течение срока ее носки. Все зависит от времени, на которое рассчитана одежда, и учетной политики компании. Выберите способ, который подходит именно вашей организации.

Пример
Продолжим предыдущий пример. Кладовщик ООО «Альфа» 18 марта выдал восемь сигнальных жилетов начальнику транспортной службы. Перемещение спецодежды со склада в другое подразделение компании кладовщик оформил требованием-накладной по унифицированной форме № М-11. А начальник транспортной службы выдал жилеты водителям. Эту операцию он оформил ведомостью, составленной по форме, утвержденной руководителем организации.

Это отражают в бухгалтерском учете записями:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— 1080 руб. (135 руб. × 8 шт.) — перемещена спецодежда со склада в другое подразделение.

Все перечисленные документы бухгалтерия получила в марте. В учетной политике компании предусмотрено, что спецодежда, срок носки которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент выдачи работникам.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— 1080 руб. — списана стоимость спецодежды на расходы;

ДЕБЕТ 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»
— 1080 руб. — выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Сдача спецодежды на склад

На практике в большинстве случаев спецодежда остается в собственности компании, то есть работники ее получают на время. И если сотрудник увольняется или меняет должность, то он возвращает спецодежду на склад. Этот факт тоже необходимо отразить.

Составлять отдельный первичный документ не обязательно. Удобнее всего предусмотреть для этого специальные графы в ведомости выдачи спецодежды работникам.

А как эту операцию отразить в учете? Тут все просто. Если спецодежду вы уже списали на расходы полностью, то никаких проводок делать не придется.

Если часть неучтенной стоимости спецодежды еще числиться на счете 10, тогда сделайте внутреннюю запись по этому же счету. То есть переведите сумму с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». При этом списание остатка стоимости приостанавливается. Объяснение простое — относить на расходы можно лишь стоимость спецодежды, которая находится в эксплуатации.

В налоговом учете возврат спецодежды на склад отражать не надо. Ведь вы списали ее на расходы при расчете налога на прибыль единовременно. В тот момент, когда передали спецодежду работникам в эксплуатацию (это подтверждает ведомость выдачи материала).

Если спецодежда пришла в негодность, то ее нужно списать. Для этого может быть оформлен акт на списание спецодежды. Этот документ может быть оформлен так:

Есть вопрос!

1. Какие нормативы можно учесть при списании спецодежды в налоговые расходы?

Сейчас действуют нормативы для списания спецодежды в налоговом учете, утвержденные Минздравсоцразвития России или Минтрудом России. Для некоторых отраслей есть специальные нормы. Например, для электротехнических производств они утверждены постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63. Те же, кто не имеет своего отраслевого документа, могут использовать общие нормативы. Они установлены приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н. Есть еще один документ, который могут также использовать все компании - Типовые нормы бесплатной выдачи одежды, утвержденные приказом Минздравсоцравития России от 1 сентября 2010 г. № 777н.

В то же время вы вправе учесть затраты на приобретение спецодежды в полной сумме, в том числе и сверх установленных норм. Во-первых, Налоговый кодекс РФ не содержит никаких ограничений. Да и Трудовой кодекс РФ (ст. 221) позволяет работодателям устанавливать повышенные по сравнению с законодательством лимиты. Во-вторых, Минфин России тоже не возражает - письмо от 24 июня 2009 г. № 03-03-06/1/425. А чтобы списать расходы в полном объеме, вам нужно разработать свои нормы и утвердить их внутренним документом.

2. Можно ли в компании установить лимиты ниже минимума, определенного законом?

Нет, нельзя. Статья 221 Трудового кодекса РФ позволяет разработать нормы выдачи средств защиты и одежды самостоятельно. Но внутренние нормативы вашей организации должны улучшать положение сотрудников. То есть если в год работнику положено три пары резиновых перчаток, то вы имеете право выдать ему четыре, но никак не две. В противном случае вас может наказать трудинспекция. Штраф за это нарушение составляет: на предприятие - от 30 000 до 50 000 руб., на руководителя - от 1000 до 5000 руб. Кроме того, инспекция может приостановить деятельность вашей компании на срок до 90 дней.

3. Нужно ли начислять на стоимость спецодежды страховые взносы?

Нет, на стоимость спецодежды, которая не передается в собственность работникам, взносы не начисляются. Ведь работники никакого дохода здесь не получают.

Правда, данный вывод из законодательства не следует напрямую. Но чиновники из Минздравсоцразвития России подтвердили, что действительно со стоимости спецодежды уплачивать страховые взносы не нужно. Речь об этом идет в пункте 3 письма от 5 августа 2010 г. № 2519-19. Причем это правило распространяется на любую спецодежду, в том числе и выданную сверх норм. Главное, чтобы передана она была сотрудникам в пользование, а не в собственность. Иначе ревизоры из Пенсионного фонда или соцстраха потребуют заплатить страховые взносы.

4. При передаче одежды сотрудникам нужно начислять НДС?

По общему правилу НДС начислять не надо. Все потому, что одежда и обувь выдаются только на время выполнения трудовых обязанностей, а не передаются в собственность работникам. То есть реализации одежды не происходит. Налоговики с этим спорить не будут.

Другое дело, если сотрудник выплатил компании деньги за одежду. Например, при увольнении сотрудник забирает одежду с собой, компенсируя ее остаточную стоимость. Тут уже вопрос становится спорным.

Поэтому вам надо либо начислить НДС, либо запастись аргументами, чтобы инспекторы не доначислили компании этот налог. Довод может быть следующий - организация всего лишь получила компенсацию за понесенные расходы, а не выручку от продажи (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 октября 2008 г. № Ф03-2901/2008).

5. Можно ли учесть в расходах услуги сторонних организаций по уходу за одеждой?

Да, можно. Ведь любая одежда нуждается в регулярной стирке. А одежда, используемая на производстве или в строительстве, тем более. Помимо этого периодически одежду приходится ремонтировать. Ведь если срок, установленный для ее эксплуатации внутренним документом или законодательством, еще не истек, то выкидывать ее еще рано. Поэтому стоимость услуг сторонних компаний по ремонту и стирке можно включить в расходы. Основанием для списания будет подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Ведь компания имеет право учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда.

Эта статья поможет вам лучше понять, когда и какие документы применять при учете спецодежды, в чем особенности учета. В 2017 году учет спецодежды регулируют Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда № 997н.

Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь. Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ).

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н . В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ. Причем с 28 мая 2015 года для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н .

  • № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
  • № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
  • № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»;
  • № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Особенности бухгалтерского и налогового учета спецодежды

Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н . В соответствии с этим нормативным документом стоимость спецодежды списывается при передаче в эксплуатацию линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах. Впрочем, спецодежду, срок эксплуатации не превышает 12 месяцев, разрешено списывать единовременно (п. 21, п. 26 Методических указаний). Аналогичный порядок можно применять в налоговом учете (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правда, налоговые органы признают расходы на спецодежду экономически оправданными лишь в том случае, если она полагается работнику по результатам спецоценки или аттестации условий труда (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645).

Спецодежда предназначена для использования работником при выполнении трудовой функции. В нерабочее время она ношению не подлежит и должна храниться в санитарно-бытовых помещениях работодателя.

Как вести учет спецодежды на практике — иллюстрирует пример.

Учет спецодежды: проводки, пример

В январе 2015 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

  • куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 1,5 года (18 мес.) стоимостью 9000 руб.;
  • меховые рукавицы со сроком носки 2 года (24 мес.) стоимостью 360 руб.;
  • резиновые перчатки при норме выдачи на год «до износа» стоимостью 40 руб.

Стоимость куртки и рукавиц бухгалтер будет списывать постепенно в течение срока эксплуатации — ежемесячно в сумме 500 руб. (9000 руб.: 18 мес.) и 15 руб. (360 руб.: 24 мес.) соответственно. Стоимость перчаток списывается единовременно.

В апреле выяснилось, что рукавицы работник потерял. А куртку он сдал на сезонное хранение. В этой ситуации бухгалтер произведет записи (расчеты по НДС опускаем):

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

  • 9400 руб. (9000 + 360 + 40) - приобретена спецодежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

  • 9400 руб. - выдана работнику спецодежда;
  • 40 руб. - списана стоимость перчаток;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 2060 руб. ((500 + 15) руб./мес. х 4 мес.) - частично списана стоимость куртки и рукавиц (за январь-апрель);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 7000 руб. (9000 руб. - 500 руб./мес. х 4 мес.) - сдана на хранение куртка (в апреле);

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 300 руб. (360 руб. - 15 руб./мес. х 4 мес.) - выявлена недостача рукавиц (в апреле);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

  • 300 руб. - недостача списана на работника (основание — п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Вопреки мнению Минфина России, представленному в письме от 12.05.2003 N 16-00-14/159 , в составе основных средств спецодежда учитываться не может.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

74 264 просмотра

Новое на сайте

>

Самое популярное