Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.
Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.
Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.
Сроки подачи
Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.
Особенности оформления
Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:
Обратите внимание
Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте
- Универсальная форма №АО-1;
- Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
- Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.
Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.
Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.
В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.
Отчет о командировке: образец
Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:
- Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
- Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
- Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.
Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.
Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.
Пример заполнения авансового отчета по командировке
Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:
- полное наименование организации;
- ФИО, должность;
- дата оформления;
- цель авансовых средств (командировочные затраты);
- таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.
В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1
содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3
: время оформления и соответствующий номер.
Графа №4
содержит сведения о типах затрат.
Графа №5
:размер понесенных расходов.
Графа №6
: в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.
После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.
Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.
На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:
- Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
- Сумма полученных из кассы авансовых средств.
- Сумма потраченных денег.
- Денежный остаток/перерасход размера аванса.
- Собственная учетная запись.
Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.
В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.
Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:
Загранкомандировка
Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).
В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье
Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».
В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.
Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.
Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.
Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.
Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.
Форма № АО-1 «Авансовый отчет»
Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.
Заполняет работник
Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.
1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО
2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты
3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей
4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)
5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность
6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки
7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму
8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего
10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть
Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).
11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов
13. Вносим сведения о сумме выданных суточных
14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)
После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.
Заполняет бухгалтерия
Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).
15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается
16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз
18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать
19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах
20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору
21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком
На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.
Так же начальство может запросить .
Довольно часто работодателям, особенно тем, которые периодически отправляют своих работников в командировки, необходимо узнать, как оформлять и заполнять авансовый отчёт по командировке. Выясним, как выглядит образец этого документа, существуют ли определённые сроки сдачи отчёта, каковы условия полного возмещения затрат в 2018 году.
Что такое отчёт по командировке
В случае когда командировка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право написать просьбу о предоставлении аванса на расходы, связанные с поездкой. К возмещаемым расходам относятся затраты на жилье, приобретение билетов в оба конца, питание. О подобных тратах сотрудник обязан отчитаться. Сделать это необходимо в течение трёх дней после возвращения обратно на работу.
Назначение авансового отчёта
По сути, авансовый отчёт служит документом, позволяющим подтвердить те или иные расходы сотрудника в командировке. В нём перечислены все сопутствующие затраты. К нему прикрепляются прочие документы, которые свидетельствуют о сумме расходов, например, квитанции по оплате транспортных услуг, счёт из гостиницы, авиабилеты. Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что составление подобного документа является обязательным.
Учёт командировочных расходов
Цель составления авансового отчёта - подробно расписать все сделанные траты и указать итоговую сумму расходов. Когда итоговая сумма выходит больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны перечислить недостающую сумму на пластиковую карту или выдать её наличными из кассы.
Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то он обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Обычно перерасход возмещается наличными или удерживается из зарплаты на основании заявления сотрудника.
Как правильно оформить авансовый отчёт
Эту бумагу обязан составить сам работник, который был отправлен в командировочную поездку. Готовый отчёт необходимо отправить в бухгалтерию. Её сотрудники проверят обоснованность произведённых расходов, после чего отдадут документ на подпись начальнику.
Стоит отметить, что этот отчёт должен составляться в единственном экземпляре в соответствии со специальной формой №АО-1. Возможно заполнить его и в электронном формате.
- Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, номер документа, подтверждающего выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
- Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер оправдательного документа, его наименование, потраченные суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1–6).
Напоминаем, что к авансовому отчёту прикрепляются любые документы, которые свидетельствуют о сделанных тратах, например, квитанции, чеки, билеты, бланки строгой отчётности.
Обязательным условием правильности оформления этого документа является его визирование главным бухгалтером и утверждение руководителем.
Срок сдачи документов
У работника есть всего лишь 3 рабочих дня после прибытия на место работы на то, чтобы составить авансовый отчёт и представить его начальнику для утверждения . Обратите внимание: если руководитель не завизирует документ, расходы будут считаться необоснованными, и сотруднику придётся вернуть полученный аванс.
Пример заполнения авансового отчёта по командировке (форма АО-1)
На каждом авансовом отчёте в обязательном порядке указываются бухгалтерские проводки по списанию понесённых затрат. В них отражаются следующие сведения:
- сумма всех операций;
- корреспонденция счетов бухгалтерского учёта;
- сумма суточных;
- отражение перерасхода или возврата.
Таблица: бухгалтерские проводки
| Дебет | Кредит | Наименование операции |
| 71 | 50 | Выдан работнику аванс в подотчёт |
| 10, 15 | 71 | Приняты к учёту материальные ценности, приобретённые на подотчётные деньги |
| 41 | 71 | Приняты к учёту товары, приобретённые на подотчётные деньги |
| 20, 23 (44) | 71 | Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу) |
| 50 | 71 | Подотчётным лицам возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия |
| 94 | 71 | Подотчётным лицам возвращена в установленный срок сумма аванса |
| 73 | 94 | Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращённому остатку подотчётной суммы |
| 70 | 73 | Удержан из зарплаты работника невозвращённый остаток подотчётной суммы |
В случае когда поездка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право на написание заявления, чтобы ему предоставили аванс на возможные командировочные расходы. Обо всех тратах сотрудник обязан написать авансовый отчёт по возвращении. В нём командировочный указывает итоговую сумму расходов, рассчитывает величину возврата или возмещения.
Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.
В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.
Форма авансового отчета
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Сроки
- заболел;
- ушел в отпуск;
- снова получил задание уехать по рабочим вопросам,
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
Оправдательные документы
Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:
- билеты (авиа, ж\д или автобусные);
- чеки об оплате такси;
- оплаченные счета гостиниц;
- прочие.
Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.
Образец заполнения авансового отчета по командировке
Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:
Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.
Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:
- бухгалтер, сверяющий расчеты;
- главный бухгалтер компании;
- кассир, который выдал деньги и принял их остаток.
Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.
На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.
