17. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
На суммы, выданные под отчет, делается запись:
На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:
Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные, административно-хозяйственные и прочие расходы. Список лиц, имеющих право получить деньги в подотчет утверждается руководителем предприятия.
При выдаче денежных средств организация обязана:
- 1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается
- 2. получит от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства
- 3. выдавать денежные средства работнику в подотчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам
- 4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Командировочные расходы объективно существуют практически в каждой организации, не редко они составляют значительные суммы и внимательно проверяются работниками контролирующих органов, так как влияют на исчисление таких налогов, как налог на прибыль, НДС, ЕСН.
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы (ст.166 ТК РФ).
Время командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, для служебных командировок по России.
Расходы по командировке складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения и фактических затрат, связанных с командировкой, документально подтвержденных.
Суточные - это компенсация работнику за то, что он находится вне места постоянного проживания. Они рассчитываются по нормам, установленным законодательством (от 100-до 700 рублей в сутки). День выезда, как и день приезда, считаются за полные дни.
Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами проставленными в проездных билетах.
В командировках, при которых работник имеет возможность возвращаться ежедневно к постоянному месту жительства, суточные не начисляются.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику по оплаченным
счетам гостиницы со дня прибытия в пункт назначения по день выезда. Данные расходы принимаются к учету в полном объеме в размере документально подтвержденных фактических затрат.
При использовании для проезда к месту командировки и обратно личного транспорта существует возможность возместить работнику суммы затраченные на ГСМ. При этом с работником необходимо заключить договор об использовании личного транспорта в служебных целях.
Приказом руководителя могут быть установлены повышенные нормы суточных, оплачиваться дополнительные услуги, оказанные командированному работнику. В этом случае указанные расходы включаются в совокупный годовой доход работника и облагаются налогом на доходы физических лиц.
При направлении работников в командировки должны использоваться унифицированные формы документов, которые обязаны заполнять юридические лица всех форм собственности:
- 1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
- 2. приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
- 3. командировочное удостоверение
- 4. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Лица, получившие наличные деньги в подотчет, согласно "Порядку ведения кассовых операций в РФ" утвержденному решение ЦБ РФ от 22.09.1993 г. №40 обязаны отчитаться по ним не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги. С этой целью ими составляются авансовые отчеты на основе оправдательных документов и представляются в бухгалтерию. Товарные чеки, приложенные к отчету, должны быть погашены штампом или подписью от руки "Оплачено". Остатки или перерасход по отчету вносятся в кассу (выдаются из кассы) по кассовому ордеру, о чем в авансовом отчете делается соответствующая запись.
Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты и приложенные к ним документы по форме и по существу (см. приложение 10). После проверки отчета и определения суммы он утверждается руководителем предприятия, то есть делается разноска сумм по бухгалтерским счетам и в главном-ордере №7 (см. приложение 11).
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы (см. приложение 12). Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив предприятия, где он хранится 5 лет.
После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.
На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись", в которой бухгалтер записывает проводки.
В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:
- 1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации;
- 2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением;
- 3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;
- 4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;
- 5) целевых источников финансирования;
- 6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др.
В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.
Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета. Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02.
Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы (см. приложение 13).
Регистром для учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит главный-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет и имеющий линейную форму записи. Это означает, что каждой выданной в подотчет сумме отводится в главном-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдаче в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасходов, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
- 50/52 - получено в кассу со специального транзитного счета.
- 71/50 - выдана в подотчет иностранная валюта на командировку.
- 08,10,25,26/71 - представлен авансовый отчет.
- 91-2/71 - отражена отрицательная курсовая разница.
- 71/91-1 - отражена положительная курсовая валюта.
- 50/71 - сдан остаток неиспользованный подотчетной суммы.
- 71/50 - из кассы выдана подотчетная сумма (выдан перерасход по авансовому отчету).
- 71/51 - перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица.
- 07,08,10,41/71 - приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм.
- 20,25,26/71 - списаны подотчетные суммы использованные на производственные цели.
- 19/71 - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам.
- 50/71 - в кассу внесена неиспользованная подотчетная сумма.
- 70/68 - удержан налог на доходы физ. лиц с суммы сверхнормативных суточных.
- 91-2/71 - командировочные расходы списаны на финансовые результаты.
Индивидуальное задание
Баланс означает равновесие, уравновешивание или количественное выражение отношений между сторонами какой-либо деятельности.
Балансовое обобщение информации широко применяется в учёте, анализе финансово-хозяйственной деятельности, для обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, ориентации предприятий, организаций в рыночной экономике.
В балансе хозяйственные средства представлены, с одной стороны, по их видам, составу и функциональной роли в процессе воспроизводства совокупного общественного продукта, а с другой - по источникам их формирования и целевому назначению. Состояние хозяйственных средств и их источников показывается на определенный момент, как правило, на первое число отчетного периода в стоимостном выражении. Принимая во внимание, что их группировка и обобщение в балансе приводится и на начало года, можно утверждать, что состояние показателей приведено не только в статике, но и в динамике.
Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.
Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, 3 дня определяется руководителем организации в приказе об учетной политике
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Теория бухгалтерского учета: конспект лекций Дараева Юлия Анатольевна
1. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
На суммы, выданные под отчет, делается запись:
На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:
Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Из книги Бухгалтерский учет автора Шерстнева Галина Сергеевна21. Расчеты с подотчетными лицами Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Из книги Теория бухгалтерского учета: конспект лекций автора Дараева Юлия Анатольевна1. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.
Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна12. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.
Из книги Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. автора Захарьин В Р1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами 1.1. Законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами1.1.1. Общие положенияВ предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными
Из книги Бухгалтерское дело автора4. Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными
Из книги Бухгалтерский учет автора Мельников Илья9.8. Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Цель аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами – выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности
Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей ВитальевичРАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Предприятия выдают деньги под отчет, например, для приобретения за наличные каких-то товаров для предприятия. Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные,
Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана МихайловнаРасчеты с подотчетными лицами Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие
Из книги Практический аудит автора Бычкова Светлана Михайловна9.7. Учет расчетов с подотчетными лицами И С персоналом по прочим операциям Одним из видов внутренних расчетов в хозяйствах являются расчеты по подотчетным суммам. Сельскохозяйственные предприятия могут выдавать под отчет деньги на операционные, хозяйственные и
Из книги Бухгалтерский финансовый учет автора Карташова ИринаГлава 8 Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Изучив эту главу, вы узнаете:– цели и задачи аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами;– перечень основных документов,
Из книги Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности автора3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами 3.2.1. Кто может выступать в качестве подотчетного лица?Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные
Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана АнатольевнаГлава 8. Типичные ошибки в учете расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, в учете расчетов с подотчетными лицами Пример 1. Нарушаются правила расчета среднего заработка работников при предоставлении им отпусков Часто при расчете среднего заработка
Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна4.6. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету расчетов с подотчетными лицами Нарушения авансовой дисциплины чаще всего проявляются в отсутствии приказа о назначении подотчетных лиц и установлении сроков представления отчетов
Из книги Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве автора Корнийчук Галина5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами (2-й ур.) Подотчетные лица – работники учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в
Из книги Азбука бухгалтерского учета автора Виноградов Алексей ЮрьевичРасчеты с подотчетными лицами В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет:– на хозяйственно-операционные расходы;– на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий и
Из книги автора5.3. Учет операций с подотчетными лицами Для учета выдачи подотчетным лицам наличных денег из кассы предприятия используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Подотчетные лица должны предъявить отчет об израсходованных суммах в бухгалтерию предприятия
Введение
Глава 1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами
1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
2 Понятие, виды, формы учета расчетов с подотчетными лицами
3 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Глава 2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Алиса»
Глава 3. Расчеты с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия» на примере ООО «Алиса»
Заключение
Библиографический список
Введение
В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации.
Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития организаций усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.
Основной целью проводимого в настоящей работе исследования явилось изучение организационных основ бухгалтерского учета движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами и расчеты с подотчетными лицами в программе «1 С: Бухгалтерия».
Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:
изучить нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;
рассмотреть синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;
раскрыть поставленную цель с практической стороны на примере ООО «Алиса».
Объектом исследования данной курсовой работы является учет расчетов с подотчетными лицами.
Предметом исследования выступает организация учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1 С: Бухгалтерия» на примере ООО «Алиса».
Глава 1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами
.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.
Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). Во второй части ГК РФ зафиксированы правила осуществления расчетов, купли - продажи, найма жилого помещения и т. д.
Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). НК РФ содержит правила расчета НДС и налоговых отчислений в федеральный бюджет.
Общие правила ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами регламентируются федеральным законом "О бухгалтерском учете" (№402-ФЗ);положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08; планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).
Выплата суточных и возмещение расходов работникам организации производится в соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"; приказом Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года № 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г.; приказом Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2004 г.; приказом Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 15н от 2 августа 2004 г.
Ведение бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных безналичным способом, регулируется указанием ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г.
Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются в соответствии с постановлением Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.
Рабочие документы самой организации определяют особенности организации и ведения учета в ней.
1.2 Понятие, виды, формы учета расчетов с подотчетными лицами
В работе каждой организации часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки в других организациях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику организации выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности организации.
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой организации. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.
Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.
Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.
В каждой организации ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя организации.
Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством организации. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.
На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.
В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:
расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
расходы по найму жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или паевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.
Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.
Кроме того, организация имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.
Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.
Перечень подотчетных лиц. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.
При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.
Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.
В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:
с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;
с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделении, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;
с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;
с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;
лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек. Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:
по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);
по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;
по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;
по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);
по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;
по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;
по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);
по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.
Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организации, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).
Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
1.3 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
Первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии организации для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.
При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).
При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность организации;часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.
Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.
Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.
Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.
Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.
Глава 2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Алиса»
Общество с ограниченной ответственностью "Алиса", действует в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченной ответственностью", Гражданским Кодексом Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и настоящим Уставом.
Общество является юридическим лицом, действующего на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования, имеет круглую печать и штампы, фирменные бланки, собственный товарный знак, эмблему и другие реквизиты, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях и банках.
Открытое акционерное общество ООО «Алиса» создано в 2003 г. (номер свидетельства: 1652, выдано администрацией Центрального г. Гай; Государственный регистрационный номер: 1025900886637).
ООО «Алиса» осуществляет свою деятельность на территории России, и руководствуется в своей деятельности законами и нормативными актами России. Срок деятельности Общества ООО «Алиса» не ограничен.
Участником Общества является гражданин Российской Федерации.
Уставный капитал Общества составляет 10 000 (десять тысяч) рублей и сформирован денежными средствами.
Согласно штатному расписанию ООО «Алиса» количество сотрудников составляет 21 человек.
На предприятии используется линейная структура управления.
Рис. 2.1 - Организационная структура ООО «Алиса»
Организационная структура ООО «Алиса» выглядит следующим образом (рис. 2.1):
Таблица 2.1 - Функциональные обязанности ООО «Алиса»
Занимаемая должностьКруг обязанностейГенеральный директорУправление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентамиЗаместитель директораВедение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмыСекретарь - делопроизводительРабота с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителяМенеджер по продажамИзучение конъюнктуры рынка, разработка плана реализации продукции, разработка плана ценовой стратегии, подготовка и заключение договоровБухгалтерВедение бухгалтерского учета и отчетностиГлавный инженерРуководство техническими службами, координация подразделений по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции.Отдел тех. обслуживанияТехническое обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехникиПрограммистустановка и настройка программного обеспеченияОтдел кадровОбеспечение подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров
Целью создания ООО «Алиса» является ведение коммерческой и хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли в порядке и на условиях, определяемых действующим законодательством РФ.
Все виды деятельности Общества осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ.
Предметом деятельности ООО «Алиса» является:
осуществление торгово-закупочной деятельности;
оптовая и розничная торговля на территории РФ;
закупка, производство и реализация продовольственных товаров и др. пищевой продукции;
оказание транспортно-экспедиционных услуг;
организация посреднической, маркетинговой, и т.п. деятельности;
Основной вид деятельности ООО «Алиса» посреднические услуги по реализации продуктов питания на основании договоров комиссии. ООО «Алиса» выступает в качестве Комиссионера и по поручению Комитента (Поставщик) за вознаграждение совершает сделки по реализации товара Комитента, а Комитент передает Комиссионеру товар, принимает исполнение и оплачивает услуги Комиссионера.
ООО «Алиса» совершает реализацию товара по поручению Комитента за его счет, но от своего имени.
Бухгалтерский, оперативный и статистический учет и отчетность в "Обществе" ведутся по нормам, действующим в России. Используется программа «1С: Предприятие» Версия 8. Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на органы управления и гл. бухгалтера ООО «Алиса».
В рамках учетной политики ООО «Алиса» утвержден:
рабочий план счетов бухгалтерского учета, с 2002 года все организации обязаны предоставлять контролирующим органам бухгалтерскую отчетность в соответствии Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению";
формы первичных учетных документов, принимаемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;
порядок документооборота.
Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с
применением персональных компьютеров и специальных сетевых компьютерных программ.
По окончанию отчетного периода регистры бухгалтерского учета выводятся на машинные носители информации.
Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется способом двойной записи в соответствии с принятым рабочим планом счетов бухгалтерского учета.Основанием для записей в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет генеральный директор Организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией Организации, возглавляемой главным бухгалтером ООО «Алиса». Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников Организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (документы, оформляющие финансовые вложения Организации, договора займа, кредитные договора и договора, заключенные по товарному и коммерческому кредиту) считаются недействительными и не принимаются к исполнению, за исключением случаев, когда имеется письменное распоряжение генерального директора Организации.
Бухгалтерский учет в Обществе ведется бухгалтерией, выделенной в отдельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Разделение учетного труда между сотрудниками бухгалтерии - функциональное. Структура бухгалтерской службы представлена на рисунке 2.2.
Рис. 2.2 - Структура бухгалтерии ООО «Алиса»
Главная задача бухгалтерии - своевременно и достоверно отражать состояние дел и обязательств организации, определять результат предпринимательской деятельности, обеспечивать руководство информацией для повседневного финансового управления организацией и участвовать в этом управлении. Кроме того, бухгалтерская служба должна контролировать эффективность использования средств, бороться с бесхозяйственностью. Также обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, производит контроль за движением имущества и обязательств организации. Разрабатывает систему первичного учета, т.е. здесь определяются, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Также обеспечить контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, учет доходов и расходов. Своевременное проведение расчетов, составление и представление в установленные сроки финансовой (бухгалтерской) отчетности; Обеспечить контроль за сохранностью основных средств, и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации, а также за хранение бухгалтерских документов, регистров учета, машинограмм, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.
При осуществлении налогового учета ООО «Алиса» руководствуется принципом последовательности применения норм и правил налогового учета от одного налогового периода к другому. Изменения порядка учета отдельных хозяйственных операций и объектов в целях налогообложения осуществлять в случае изменения законодательства или применяемых методов учета.
В рамках учетной политики ООО «Алиса» утверждены следующие аналитические регистры налогового учета:
информации об объектах основных средств, расчет амортизации основных средств;
информации об объектах нематериальных активов, расчет амортизации нематериальных активов;
учета расходов по оплате труда;
расчет расходов на ремонт текущего отчетного периода, расчет расходов на ремонт, учитываемых в текущем и будущих периодах;
учета прочих расходов текущего периода;
учета внереализационных расходов текущего периода;
учета доходов текущего периода;
учета расходов будущих периодов;
расчет начисленных штрафных санкций за отчетный период, учета расчетов по штрафным санкциям.
Объекты учета в аналитических регистрах отражаются на основании первичных документов в хронологическом порядке.
Аналитические регистры налогового учета ведутся с применением персональных компьютеров и специальных сетевых компьютерных программ. По окончанию отчетного периода регистры налогового учета выводятся на машинные носители информации.
Обеспечивается сохранность регистров налогового учета, не допускаются в них несанкционированные исправления. Исправление ошибок в регистрах обосновываются и подтверждаются подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.
Налоговые декларации (расчеты) по налогам, независимо от наличия обязанности по уплате налога и авансовых платежей, представляются в налоговый орган по мету регистрации в установленные налоговым законодательством сроки.
Ответственность за организацию налогового учета, соблюдение налогового законодательства при ведении хозяйственной деятельности несет генеральный директор ООО «Алиса».
Ответственность за правильное составление налоговых деклараций несет главный бухгалтер ООО «Алиса».
Ответственность за правильное отражение хозяйственных операций в регистрах налогового учете несут лица, составившие и подписавшие данные регистра.
Финансовый анализ предприятия является существенным элементом финансового менеджмента и аудита. Практически все пользователи финансовых отчетов предприятий применяют методы финансового анализа для принятия решений. Финансовые отчеты анализируются с целью повышения доходности капитала, обеспечения стабильности положения фирмы. Основным источником информации о финансовой деятельности предприятия служит бухгалтерская отчетность.
Рассмотрим основные показатели деятельности организации за 3 года (таблица 2.2).
Таблица 2.2 - Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности
Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности01.01.201101.01.201201.01.2013Выручка10332589359991236298Фактическая себестоимость товарной продукции (издержки обращения)8768327825791011587Валовая прибыль156426153420224711Общая численность работников предприятия212121Чистая прибыль91316186100114Средние остатки дебиторской задолженности102922,5133505253062Кредиторская задолженность В том числе: -поставщики и подрядчики7049885813,5147460482126032879434Оборачиваемость кредиторской задолженности -обороты - дни15118253343Оборачиваемость дебиторской задолженности1075
Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности в отчетном году достаточно высокий, т.е. тем быстрее компания рассчитывается со своими поставщиками. Но в динамике данный коэффициент снизился, иными словами, данное снижение оборачиваемости может означать:
Проблемы с оплатой счетов.
Организацию взаимоотношений с поставщиками, обеспечивающую более выгодный, отложенный график платежей и использующую кредиторскую задолженность как источник получения финансовых ресурсов.
Оценивая показатели оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей можно сделать вывод, что для данной организации коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности значительно больше коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности (в динамике трех лет) - неблагоприятной для организации является ситуация. Речь идет об увеличении объема финансирования, связанного с удлинением срока кредитования, что в свою очередь изменяет величину оттока денежных средств.
Если предприятие сможет добиться увеличения срока погашения кредиторской задолженности, то отток денежных средств будет меньше в силу того, что большая часть запасов (в сравнении с прошлым периодом) останется неоплаченной, т. е. будет финансироваться кредиторами. Аналогично сокращение периода оборачиваемости кредиторской задолженности приведет к тому, что отток денежных средств будет больше, чем сумма увеличения закупок (возрастет объем платежей).
Большое количество дней периода оборота кредиторской задолженности может говорить недостаточной величине денежных средств для удовлетворения текущих потребностей из-за сокращения объема продаж, увеличения затрат или роста потребности в оборотном капитале.
Глава 3. Расчеты с подотчетными лицами в программе«1с: бухгалтерия» на примере ООО «Алиса»
Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом. Выдача наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен в программе «1С: Бухгалтерия предприятия» из меню «Касса». Выдача безналичных денежных средств - с помощью документа «Списание с расчетного счета».
Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.
Выдача наличных денежных средств
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса» (рис. 3.1).
Рис. 3.1 - Расходный кассовый ордер
Также «Расходный кассовый ордер» можно найти в закладке «Касса» панели функций программы (рис. 3.2).
Рис. 3.2 - Расходный кассовый ордер
Для того чтобы выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции документа «Выдача подотчетному лицу» (рис. 3.3).
Рис. 3.3 - Выдача подотчетному лицу
Для того чтобы выдача денежных средств провелась корректно, следует указать подотчетную сумму и подотчетное лицо. Подотчетная сумма вводится вручную, а подотчетное лицо выбирается из справочника «Физические лица» (рис. 3.4).
Рис. 3.4 - Справочник «физические лица»
На закладке «Печать» находятся реквизиты, необходимые для печатной формы расходного кассового ордера.
«Выдать:» - копирует строку «Подотчетное лицо»;
«Основание», «Приложение» - заполняется пользователем вручную
«По:» - копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица (рис. 3.5).
Рис. 3.5 - Реквизиты
После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму (рис. 3.6).
Рис. 3.6 - Результат проведения документа Расходный кассовый ордер
Выдача безналичных денежных средств
Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки» (рис. 3.7).
Рис. 3.7 - Банковские выписки
Также журнал «Банковские выписки» можно найти в закладке «Банк» панели функций программы (рис. 3.8).
Рис. 3.8 - Банковские выписки
Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу» (рис. 3.9).
Рис. 3.9 - Перечисление подотчетному лицу
Для того чтобы операция перечисления денежных средств прошла корректно, нужно правильно заполнить следующие обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»:
Сумма - сумма денежных средств, перечисляемая подотчетному лицу.
Подотчетное лицо - сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».
Получатель - сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».
Счет получателя - счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».
Назначение платежа - заполняется вручную (рис. 3.10).
Рис. 3.10 - Обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»
После проведения документ уменьшает остаток денежных средств на расчетном счете, а также увеличивает задолженность подотчетного лица (рис. 3.11).
Рис. 3.11 - Результаты проведения документа Списание с расчетного счета
Задолженность подотчетных лиц
После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность. Состояние данной задолженности можно отслеживать с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (рис. 3.12).
Рис. 3.12 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Из данного отчета видно, что Иванова Марина Викторовна должна отчитаться на сумму 1000 рублей, а Симоновой Виктории Павловне было перечислено 2000 рублей.
Оформление авансового отчета
Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, т. е. отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия.
Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса» (рис. 3.13).
Рис. 3.13 - Авансовый отчет
подотчетный лицо расчет учет
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы (рис. 3.14).
Рис. 3.14 - Авансовый отчет
Для того чтобы документ «Авансовый отчет» провелся корректно, следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа:
Физическое лицо - выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму
Табличная часть «Авансы»: Необходимо выбрать документ, по которому был получен аванс. После выбора документа прописывается «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» и «Израсходовано». Значение израсходованной суммы можно менять вручную (рис. 3.15).
Рис. 3.15 - Авансовый отчет
Табличные части «Товары», «Оплата» и «Прочее» предусмотрены для оформления расходов подотчетного лица. Подотчетное лицо может потратить выданные ему денежные средства на приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг сторонних организаций и т. д. (рис. 3.16).
Рис. 3.16 - Оформление расходов подотчетного лица
После проведения данного документа уменьшается задолженность подотчетного лица (рис. 3.17).
Рис. 3.17 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Оформление перерасхода денежных средств
Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть (рис. 3.18).
Рис. 3.18 - Оформление перерасхода денежных средств
Сумма перерасхода также отражается в оборотно-сальдовой ведомости (рис. 3.19).
Рис. 3.20 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Возврат средств, израсходованных сверх выданных, производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» по той же технологии, что и выдача денежных средств подотчетному лицу.
Оформление остатка денежных средств
Также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию (рис. 3.21).
Рис. 3.21 - Оформление остатка денежных средств
Задолженность подотчетного лица также можно видеть в оборотно-сальдовой ведомости (рис. 3.22).
Рис. 3.22 - Оборотно-сальдовая ведомость
Как правило, возврат остатка аванса отражается документом «Приходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса» (рис. 3.23).
Рис. 3.23 - Приходный кассовый ордер
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы (рис. 3.24).
Рис. 3.24 - Приходный кассовый ордер
Для возврата остатка подотчетных сумм следует использовать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица» (рис. 3.25).
Рис. 3.25 - Возврат от подотчетного лица
Для корректного проведения данного документа необходимо правильно заполнить следующие реквизиты:
Сумма - сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).
Подотчетное лицо - сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица») (рис. 3.26).
Рис. 3.26 - Подотчетное лицо
Закладка «Печать» предназначена для корректного формирования печатной формы данного документа.
«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».
«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.
После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе (рис. 3.27).
Рис. 3.27 - Результат проведения документа Приходный кассовый ордер
Динамику задолженности подотчетного лица можно прослеживать в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (рис. 3.28).
Рис. 3.28 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Заключение
Освоение методики учета расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.
Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств организации, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.
Помимо выплаты заработной платы организация выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем организации. По мере расходования денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу организации. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника организации в ведомости и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.
Библиографический список
.План счетов утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказов от 07.05.2003 №38н и от 18.09.2006 N 115н).
.Федеральный закон № 402 "О бухгалтерском учете".
.Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
.Приказ Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года № 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г.
.Приказ Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2007 г.
.Приказ Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 15н от 2 августа 2007 г.
.Указание ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г.
.Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (с изм. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г.).
.Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08 (утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 107н).
.Постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.
.Анциферова И.В. Бухгалтерский финансовый учет. М.: Перспектива, 2009.
.Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов / Под ред. проф. Ю. А. Бабаева. - М.: ВЗФЭИ Вузовский учебник, 2008.
.И. Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2007.
.Захарьин В. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение, М., Налоговый вестник, 2008.
.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М., 2008.
.Ковалев В.В. Финансовый анализ.- М.: Финансы и статистика, 2007.
.Макарьева В. И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации - М.: Финансы и статистика, 2004.
.Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия / Под ред. Табурчака - Ростов н/Д: Феникс, 2006.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Введение.............................................................................................................. 3
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами........ 5
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами...... 5
1.2.Учет представительских расходов …………………...……………………..7
1.3.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы…………………………………………………….....9
1.4.Учет операционно-хозяйственных расходов…………………………….13
2.Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " мебель Комплект" 14
2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами...............................14
2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………………………...19
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………..………………………………………………………24
Заключение…………………………………………………………………….28
Список использованной литературы……………………………………….29
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.
Задачи работы:
· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
· выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».
Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».
Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительскиерасходы.
Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.
При выдаче денежных средств организация обязана:
· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
