В ходе своей деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью подготовки сопроводительных писем в налоговую службу. В этой статье попробуем разобраться, в каких случаях нужно отправлять такое письмо, а также какие правила необходимо учитывать при его составлении.
Существующим законодательством не установлена унифицированная форма сопроводительного письма. Тем не менее, существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это приказ Министерства финансов РФ № 99н от 02.07.2012 и «Методические рекомендации по организации электронного документооборота... », утвержденные приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/ от 13.06.2013.
Для чего нужно сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо представляет собой документ, в котором находится перечисление направленных материалов, а также пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками. В первую очередь перечень направленных материалов позволит избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг. Во-вторых, работникам канцелярии будет проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не будут возникать вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов. Кроме того, бумаги быстрее дойдут до адресата.
Какие документы нуждаются в письменном сопровождении
Практически все официальные бумаги, отправляемые в ИФНС, должны сопровождаться письмом. По общему правилу, оно должно прикладываться к тем бумагам, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.
Однако существуют документы, которые можно отправлять без пояснения. Среди них первичные налоговые декларации без приложений. Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе. Если же первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.
Без письменного сопровождения можно направлять и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Ведь такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.
Правила составления
Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. Оно должно содержать следующие реквизиты:
- наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
- наименование и адрес отправителя;
- номер и дата запроса, в ответ на который высылается пояснение;
- заголовок;
- обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции в целом;
- текст;
- перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
- должность отправителя, его фамилия и инициалы, а также подпись;
- Ф.И.О., телефон и электронная почта составителя.
Образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую, представлен ниже.
Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью он готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем вам…», «Направляем в ваш адрес…» и т. п. Если обращение к конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.
В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.
В каком виде предоставить сопровождение
Сопровождение может быть составлено в бумажном или электронном виде. Электронный формат пояснений введен в действие с 24.01.2017. В электронном виде послание можно направить вместе с документами по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС. Стоит помнить, что электронные послания должны иметь специальный формат, утвержденный приказом ФНС России от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682.
О задачах, функциях и полномочиях ФНС России. В частности, ФНС организует прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принимает по ним решения и направляет заявителям ответы в установленный законодательством РФ срок (пп. 5.16 Положения о ФНС, утв. Постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506).
О том, как обратиться в ФНС России или узнать о судьбе своей жалобы, расскажем в нашем материале.
В ФНС с обращением
Обратиться в ФНС можно по-разному:
- в письменном виде. Для этого можно направить обращение письмом по адресу: 127381, г. Москва, ул. Неглинная, д. 23. А можно привести письмо лично и сдать его по указанному адресу в экспедицию, получив на копии письма отметку о приеме;
- в электронном виде с официального сайта ФНС в Интернете: nalog.ru / Электронные сервисы / Обратиться в ФНС России ;
- на личном приеме. При этом удобно воспользоваться онлайн-сервисом записи в ФНС;
- в устной форме по специально выделенным номерам телефонов ФНС: телефону контакт-центра ФНС 8-800-222-22-22 или территориальных налоговых органов.
Обращение (в т.ч. жалоба) рассматривается в течение 30 календарных дней с момента регистрации (ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ). В исключительных случаях срок рассмотрения письма в ФНС России может быть продлен не более чем на 30 дней, при этом о продлении заявитель должен быть уведомлен письменно или по электронной почте.
Направить обращение можно не только в ФНС, но и в ее территориальные налоговые органы, контакты которых можно найти на официальном сайте налогового ведомства по адресу nalog.ru.
Проследить за судьбой обращения
Подав обращение (жалобу, заявление или предложение) в ФНС, о ходе и результатах его рассмотрения можно узнать на сайте налогового ведомства: nalog.ru / Электронные сервисы /
Алгоритм поведения налогоплательщика в случае сомнений по трактовке налогового законодательства.
ШАГ 1 . Итак, вы понимаете, что ничего не понимаете. Осознаете проблему. Главное на этом этапе- правильно понять суть проблемы. Суть вопроса.
Шаг 2 . Зайдите на сайт в раздел «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами» . Здесь размещены письма ФНС, согласованные с Минфином, либо те, в которых их мнение совпадает с Минфином. Также здесь же размещены письма самого Минфина, направленные в адрес ФНС России. Такие письма обязательны для применения налоговыми органами. Налоговые органы на местах обязаны соблюдать включенные в этот раздел разъяснения. На налогоплательщиков это требование не распространяется. Но именно здесь вы можете узнать точку зрения на спорный вопрос.
Шаг 3. Изучите судебную практику. В Письме от 07.11.2013 №03-01-13/01/47571 Минфин указал, что в случаях, когда письменные разъяснения Минфина или ФНС России по применению налогового законодательства не согласуются с решениями, постановлениями, информационными письмами ВАС РФ или Верховного Суда РФ, налоговым органам следует руководствоваться позицией этих судов. Это предписание для налоговиков обязательно. Инспекторы должны учитывать судебную практику, начиная со дня размещения этих судебных актов на сайтах .
ШАГ 4. Обобщив и проанализировав полученную информацию, сформулируйте свой запрос. Он должен быть лаконичен и при этом содержать в себе полную и достоверную информацию.
Если вы- предприниматель, то начать запрос можно так:
Я, Индивидуальный предприниматель Иванова Галина Владимировна ИНН 616105921837 на основании подп. 4 п. 1 ст. 32 , подп. 1 п. 1 ст. 21 НК РФ прошу проинформировать меня по вопросу.
ШАГ 5 . Отправьте его в ФНС заказным письмомпо адресу:
127381 г.Москва, ул. Неглинная 23 .
Если запрос направляется одновременно и в налоговый орган и в финансовый, то указывать об этом не стоит: ответа можно вообще не дождаться.
ШАГ 6 . Через месяц или два, в случае если письмо перенаправят в ваше региональное УФНС, вы получите ответ. Если в течение указанного срока отклика нет, то имеет место бездействие, которое налогоплательщик вправе обжаловать в вышестоящий налоговый орган или в суд (п.1 ст.137 и п.1 ст.138 НК РФ). При этом в жалобе необходимо попросить обязать инспекцию дать ответ на запрос.
ШАГ 7 . Ответ вас устраивает, и вы с ним согласны. Начинайте работать согласно представленной информации, и в этом случае, даже, если вам доначислят налоги, то от штрафов и пеней вы освобождены. Кроме этого, любое положительное разъяснение может быть использовано в суде в качестве подтверждения добросовестности налогоплательщика.
ШАГ 8 . Ответ вас не устраивает? У вас остается право делать, как вы считаете, и в случае чего доказывать свою правоту в суде. Или вы можете попробовать оспорить разъяснения в суде как ненормативный правовой акт.
Несмотря на то, что в Налоговом Кодексе нет обязанности налогового органа давать разъяснения, тем не менее практика сформировалась так, что именно налоговый орган фактически разъясняет нормы законодательства. С нашей практической точки зрения, лучше писать непосредственно в ФНС г.Москва.
Именн о такой персональный ответ даст вам гарантию, что в случае соблюдения вами рекомендации налогового органа и дальнейшего доначисления налогов, вы будете освобождены от уплаты пеней и штрафов.
Сколько ждать ответа от налогового органа? От налогового органа ответ ждем 1 месяц. Надо учитывать, что руководствоваться письменными разъяснениями компетентных органов можно до тех пор, пока налоговое законодательство не изменится. Налоговое планирование- процесс постоянный, который начинается до открытия бизнеса и заканчивается вместе с его ликвидацией.
Что касается разъяснений чиновников на семинарах, в СМИ, следует учитывать следующее. На семинарах представители налоговых органов, финансового ведомства выступают как независимые эксперты. Разъяснения, данные специалистами налогового органа на семинарах и опубликованные в СМИ, не являются официальными разъяснениями и не освобождают налогоплательщиков от пеней и штрафов.
Обязанность платить налоги налагается на каждого гражданина и субъектов коммерческой деятельности, и следить за соблюдением законодательных норм призвана ФНС. Но нередко между гражданами и сотрудниками данного органа власти возникают разногласия, одним из способов урегулирования которых является жалоба в налоговую вышестоящему руководству. Кроме того, обязанность чиновников рассматривать обращения о защите прав и свобод в вопросах, входящих в компетенцию службы. Например, писать заявления можно, если имеет место факт неуплаты налогов той или иной организацией или какие-либо иные нарушения Налогового Кодекса.
Как свидетельствует статистика, среди желающих написать жалобу в налоговую инспекцию онлайн или в письменном виде гораздо больше организаций, чем физических лиц.
Что не послужило бы причиной (затягивание сроков ликвидации предприятия, необоснованное начисление долгов, неправомерные действия чиновников и т.д.), для успешного разрешения конфликта следует придерживаться определенных правил написания и подачи обращений.
Отправить открытое письмо
Так уж получается, что наша система налогообложение местами слишком запутанна и непонятна. Поэтому чиновники различных ведомств неустанно пишут поправки к законам и разъяснительные письма. Если самостоятельно разобраться в тонкостях законодательной базы не получается, то нужно обратиться к авторам законов, поправок или писем.
Чтобы избежать такой неприятной ситуации, как отказ в приеме документов в налоговой или, что еще хуже, быть обвиненным ими же в уходе от налогообложения, советуем вам отправить письменный запрос в Министерство финансов или ФНС с целью разъяснения тонкостей российского законодательства.
Однако перед тем как такое письмо отправить, следует подготовиться:
- изучить уже имеющиеся информационные ресурсы, такие как Налоговый кодекс и стенды, размещенные в налоговых инспекциях, а также действующий Регламент ФНС (далее - Регламент). Есть большая вероятность, что этих источников будет достаточно для получения ответа на свой вопрос. Кроме того, нормативные документы содержат сведения о правах и обязанностях каждой, знание которых позволит плательщику сгладить возможную конфликтную ситуацию и добиться своего в рамках имеющихся полномочий;
- четко сформулировать содержание своего запроса, от которого будет зависеть адресат; напомним, что согласно Регламенту налоговики имеют право только информировать, но если вы хотите получить разъяснения, то нужно писать запрос уже в Минфин;
- определиться с формой запроса – письменный он будет или устный. Если принято решение обратиться в инспекцию с устным запросом, рекомендуется составить его кратко и по существу, предварительно записав себе в качестве «шпаргалки» суть обращения.
Из уст в уста
Устную консультацию налогоплательщик может получить в своей налоговой инспекции, обратившись туда лично или по телефону справочной службы инспекции. Напоминаем, что для представителей налогоплательщиков необходимо иметь должным образом оформленную доверенность, а для налогоплательщиков, обращающихся лично, – документ, удостоверяющий личность. Если у налогового инспектора не будет оснований для отказа, он должен сформулировать ответ в момент обращения налогоплательщика. В пункте 27 Регламента определен временной период в 15 минут (или в 30 минут в случае, если нужна предварительная подготовка), за исключением периода за пять рабочих дней до срока сдачи налоговых деклараций, тогда на подготовку устного ответа Регламентом предусмотрено 2 часа.
Изучение уже имеющихся информационных ресурсов, таких как Налоговый кодекс, информационные стенды, размещенные в налоговых инспекциях, а также действующий Регламент ФНС, может дать ответ на вопрос налогоплательщика.
Если же для ответа на устное обращение по вопросам, возникающим по конкретной ситуации, нужно представление нормативного обоснования, либо если информации, предоставленной по телефону, недостаточно, инспектор в силу пунктов 33, 34 Регламента обязан предложить налогоплательщику направить обращение в письменной форме.
Пишите письма
Письменное обращение налогоплательщики могут представить лично в канцелярию налогового органа, а также отправить по почте или в электронном виде (п. 37 Регламента). Рекомендованный образец формы письменного обращения приведен в Приложении 4 к Регламенту.
При этом письменное обращение должно содержать следующие обязательные сведения (п. 40 Регламента):
- для физического лица: фамилию, имя, отчество, подпись и почтовый адрес;
- для организации: полное наименование, ИНН, почтовый адрес, фамилию, имя, отчество и подпись руководителя или уполномоченного представителя организации, представившего обращение, изображение печати организации, если обращение представлено на бумажном носителе, не являющемся бланком компании.
Если в письменном обращении, представленном в инспекцию налогоплательщиком лично, отсутствует хотя бы один из указанных реквизитов и если есть основания, по которым можно отказать в бесплатном информировании, согласно пункту 42 Регламента обращение подлежит возврату налогоплательщику.
На подготовку письменного ответа пунктом 39 Регламента отведено 30 дней со дня регистрации обращения.
Рекомендуем оформлять все письменные обращения в двух экземплярах. Если вы решаете лично представить обращение в инспекцию, то на втором экземпляре должностное лицо налогового органа должно проставить отметку о принятии обращения и прилагаемых к нему документов, с указанием своей фамилии, инициалов и должности, а также с датой его приема. Обращения, отправляемые почтой, рекомендуется оформлять заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Датой представления письменного обращения будет считаться день отправки. Если вы отсылаете письмо по каналам связи, необходимо получить сообщение о том, что письмо отправлено от специализированного оператора, и подтверждение о приеме от налогового органа.
Жонглируем ответами
Зачастую, руководствуясь подпунктом 3 пункта 1 статьи 111 НК РФ, организации оформляют запросы в налоговые органы, ведомые желанием избежать ответственности, так как одним из обстоятельств, исключающих вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, является выполнение письменных разъяснений уполномоченных ведомств. Однако, поскольку налоговые органы имеют право давать разъяснения только относительно порядка заполнения деклараций, а остальные услуги относятся к информированию, возникает вопрос: освобождаются ли от ответственности разъяснения налогового органа, не касающиеся порядка заполнения декларации?
Имеются решения, в которых суд отказал в применении подпункта 3 пункта 1 статьи 111 НК РФ, указав, что налогоплательщик не может руководствоваться разъяснениями, исходящими от налоговых органов, если они не связаны с порядком заполнения налоговой отчетности.
Несмотря на то что согласно пункту 7 статьи 3 НК РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика, в действительности крайне редко можно воспользоваться данным положением, так как письма любого ведомства, в том числе Министерства финансов, носят лишь информационно-разъяснительный характер и не являются нормативно-правовыми актами, то есть эти документы не являются обязательными для исполнения.
По разъяснительной работе налоговых органов, не связанной с заполнением деклараций, существуют противоречивые мнения – как у судов, так и у чиновников Минфина.
В некоторых судебных решениях указывается, что ответы налогового органа на конкретный запрос налогоплательщика, а также сообщения инспекции о необходимости применения специального режима налогообложения являются разъяснениями, исключающими вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 20 марта 2008 г. № Ф03-А37/08-2/685 по делу № А37-1575/2007-15, ФАС Северо-Кавказского округа от 28 июля 2009 г. по делу № А53-5840/2008-С5-47).
В то же время имеются решения, в которых суд отказал в применении подпункта 3 пункта 1 статьи 111 НК РФ, указав, что налогоплательщик не может руководствоваться разъяснениями, исходящими от налоговых органов, если они не связаны с порядком заполнения налоговой отчетности (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 сентября 2008 г. по делу № А44-86/2008).
Что касается разъяснений Министерства финансов, то согласно пункту 8 статьи 75 НК не начисляются пени на сумму недоимки, которая образовалась у налогоплательщика в результате выполнения им письменных разъяснений о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства, данных либо ему, либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти в пределах его компетенции (названные обстоятельства устанавливаются при наличии соответствующего документа этого органа, по смыслу и содержанию относящегося к налоговым (отчетным) периодам, по которым образовалась недоимка, независимо от даты издания такого документа). Однако эти положения не применяются в случае, если письменные разъяснения основаны на неполной или недостоверной информации, представленной налогоплательщиком. При этом разъяснения должны быть даны либо непосредственно налогоплательщику, либо неопределенному кругу лиц.
Из вышесказанного следует, что крайне важно наличие письменного разъяснения и по смыслу оно должно относиться к периоду, когда образовалась недоимка. Если письмо адресовано конкретной организации или предпринимателю, то у указанного налогоплательщика должен быть подлинник письма с исходящим номером и датой. В случае, когда письмо адресовано неопределенному кругу лиц, то согласно разъяснениям Минфина от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138, необходимо наличие письма, опубликованного на официальном сайте ведомства либо в СМИ. Разъяснения чиновников, опубликованные не в форме письма, без даты и номера (интервью, статья, комментарий, консультация), от санкций не освобождают.
