Домой Россельхозбанк Наличие реквизитов осуществление исправлений относится к. Правила проверки первичных бухгалтерских документов

Россельхозбанк

Наличие реквизитов осуществление исправлений относится к. Правила проверки первичных бухгалтерских документов

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой доку-мента реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
по причинам возникновения –
небрежность, бухгалтер-ская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения –
в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению –
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в от-дельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных ре-квизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документах;
нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки инфор-мация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом докумен-те делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного исполь-зования.

Еще по теме 3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них:

6.5. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах
6.8. Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок
6.3. Последствия исправления ошибок в налоговых декларациях: штрафы и пени
4.10. Порядок выявления и исправления ошибок по налогу на добавленную стоимость (НДС)
Глава 2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАПИТАЛЬНОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
4.9. Порядок выявления и исправления ошибок, допущенных при формировании финансовых результатов деятельности предприятия

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны

подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем , заключительном этапе, проводится:

-группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

-арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

-таксировка , заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

-контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда

бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .

1) способ дополнительной записи (проводки).

2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка	Момент обнаружения ошибки	Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год	До окончания отчетного года	Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности	Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена	Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

Получение первичных данных.
Предварительная обработка сведений.
Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
Повторная .
Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
Поставить отметку "Исправленному верить".
Указать дату корректировки.
Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
Определение регистра, в котором будет
Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

Место и срок оформления первичных бумаг.
ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем , заключительном этапе, проводится:

- группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

- арифметическая проверка , состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

- таксировка , заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

- контировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Некоторые формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные .

Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка - до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .

Способ дополнительной записи (проводки).

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка	Момент обнаружения ошибки	Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год	До окончания отчетного года	Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности	Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена	Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Пример 1. Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2014 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1 000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2014 года.

Пример 2. В июне 2014 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2014 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 25 000 руб. - отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2014 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Кредитным организациям неизбежно приходится сталкиваться с различными ревизиями и проверками, в том числе и с аудиторскими. Одна из задач этих мероприятий - тщательная проверка и анализ первичных документов, которыми организация подтверждает свои финансово-хозяйственные операции. Что собой представляет проверка документов по аудиторским стандартам?

Цель аудита - выразить мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соблюдении порядка ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (далее - Закон N 307-ФЗ)).
Под достоверностью понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении организации и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.
Обращаем внимание на то, что аудит не подменяет государственного контроля достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, осуществляемого в соответствии с российским законодательством уполномоченными органами государственной власти.
Различают обязательный и инициативный аудит.
Обязательный аудит - это ежегодная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта (организации или индивидуального предпринимателя). Под обязательный аудит попадают такие организации, как открытые акционерные общества, банки, биржи, фонды, государственные и муниципальные унитарные предприятия. С 1 января 2009 г. обязательный аудит вправе осуществлять не только аудиторские организации, но и аудиторы - индивидуальные предприниматели. Однако обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг, иных кредитных и страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, а также консолидированной отчетности проводится только аудиторскими организациями.
Инициативный аудит организации или индивидуальные предприниматели проводят по собственному желанию, обычно это делается по инициативе руководства компании или ее собственников.
Независимо от вида аудита аудиторы используют одни и те же принципы и методы работы, закрепленные специальными аудиторскими стандартами.
Согласно ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, оно необходимо пользователям отчетности для принятия правильных экономических решений. Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, которая подлежит обязательному аудиту, должна быть опубликована вместе с аудиторским заключением.
Статья 19 Закона N 402-ФЗ регламентирует, что экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял на себя обязанность вести бухгалтерский учет).
Тем не менее законодательно закрепленное требование об обязательном аудите нередко нарушается хозяйствующими субъектами. Видимо, не последнюю роль играет то, что штраф, который может быть наложен за данное нарушение, несоразмерен со стоимостью аудиторских услуг. Ответственность организации за данное нарушение составляет всего 200 руб. за каждый непредставленный документ, как следует из п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ. Должностные лица организации на основании ст. 15.6 КоАП РФ могут "пострадать" на сумму от 300 до 500 руб.

Первичные бухгалтерские документы - подтверждение хозяйственной операции

Вариант проведения сплошных ревизий, когда проверяются абсолютно все хозяйственные операции, совершенные организацией, встречается довольно редко, так как стоимость такого аудита составляет довольно ощутимую сумму даже для крупных фирм. Такие проверки являются целесообразными, только если:
- совокупность проверяемых элементов аудита состоит из небольшого числа элементов большой стоимости;
- внутрихозяйственные риски и риски средств внутреннего контроля являются высокими, а иные средства не позволяют получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства;
- повторяющийся характер расчетов или иных процессов, осуществляемых с помощью компьютерной системы бухгалтерского учета, делает сплошную проверку эффективной с точки зрения соотношения затрат и результатов.
При тестировании средств внутреннего контроля аудитор в соответствии с МСА 400 "Оценка рисков и внутренний контроль" и Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" уделяет основное внимание организации и работоспособности этих средств, а также оценке их риска. Если при этом выявляются ошибки, аудитор должен проанализировать прямое влияние выявленных ошибок на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности, надежность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также ее влияние на планируемые аудиторские процедуры, например, когда ошибки являются результатом действий руководства аудируемого лица, совершенных в обход средств внутреннего контроля.
Поэтому обычно проверяющие используют выборочные проверки, на основании которых делается обобщающий вывод. Причем элементы для детальной проверки аудиторы выбирают самостоятельно, исходя из опыта своей работы и компетентности.
Выбранные элементы аудита проверяются аудитором посредством определенного набора процедур, в перечень которых обязательно включаются такие вопросы, как проверка документального оформления операций, связанных с движением элементов аудита, попавших в выборку.
Бухгалтерским законодательством определено, что любая хозяйственная операция, совершенная организацией в ходе своей деятельности, должна подтверждаться первичными бухгалтерскими документами. В соответствии с Законом N 402-ФЗ по общему правилу организации могут продолжать использовать унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные Госкомстатом России.
Если используются такие формы первичной учетной документации, у проверяющих вопросов не возникнет. Но может случиться и так, что организация использует самостоятельно разработанные формы первичных документов или же применяет унифицированные формы первичной учетной документации с внесенными в них дополнительными реквизитами или иными изменениями.
Напоминаем, что требование о документировании всех хозяйственных операций, проводимых организациями, установлено Законом N 402-ФЗ. И если до недавнего времени хозяйствующие субъекты обязаны были использовать для документального подтверждения осуществляемых хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов, руководствуясь действующим в тот момент законодательством о бухгалтерском учете, то с момента вступления в силу Закона N 402-ФЗ ситуация изменилась.
Закон N 402-ФЗ не содержит положений, обязывающих экономические субъекты применять первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Пунктом 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Вместе с тем требование об обязательных реквизитах, которые должны содержать самостоятельно разработанные организацией первичные документы, осталось.

Обязательные реквизиты

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами бухгалтерской "первички" являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, ответственного (ответственных) за их оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации применяются хозяйствующими субъектами по усмотрению, но практика показывает, что многие организации продолжают использовать унифицированные формы "первички", закрепляя положение об этом в приказах по учетной политике.
Не запрещает законодательство и модернизировать унифицированные формы документов. Запрет установлен лишь в отношении документов по учету кассовых операций, в иные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить любые дополнительные реквизиты, а также изменять форматы бланков. Это определено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Аналогичная возможность предусмотрена и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Если организация в своей деятельности использует указанные формы, то аудиторы должны убедиться в том, что их использование закреплено в учетной политике компании.
В соответствии с п. 1.3 Положения Банка России от 16.07.2012 N 385-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 385-П) обязательному утверждению подлежат формы первичных учетных документов, применяемые для оформления операций, за исключением форм, предусмотренных нормативными актами Банка России, а также формы регистров бухгалтерского учета (по представлению главного бухгалтера кредитной организации), к которым не относятся типовые формы аналитического и синтетического учета, установленные Положением N 385-П.
После проверки использования надлежащих форм первичных документов аудиторы проверят качество их заполнения.
Требования к оформлению первичных документов установлены в Положении Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учете" и применяются в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.
Кроме того, общие правила оформления официальных документов определяются ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
Для банков особенности организации документооборота и хранения документов определены в Положении Банка России от 16.07.2012 N 385-П.
Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению (удержанию) и перечислению налогов, оформляются также с учетом требований Минфина России и ФНС России.
В ходе проверки аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены правильно.

Какие средства используются при заполнении документов

Для заполнения документов могут использоваться чернила, химические карандаши, паста шариковых ручек и иные средства, обеспечивающие сохранность записей в течение времени, установленного для архивного хранения документации. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, хранение первичных учетных документов осуществляется в электронном виде.

Правила заполнения документа

Например, реквизит "Дата составления документа" оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.01.2014). Кстати, именно на основании этого реквизита аудиторы сверяют дату отражения хозяйственной операции, подтвержденной документом, в соответствующем бухгалтерском регистре.
При заполнении реквизита "Наименование организации, от имени которой составлен документ" должна указываться информация, позволяющая определить, что автором документа является конкретная организация. Наименование фирмы должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, и указываться в именительном падеже. При проверке данного реквизита аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены организациями, принимающими участие в сделке.
В реквизите "Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления" обязательно проверят, указана ли должность сотрудника, ответственного за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, так как этот реквизит предназначен для контроля за правомерностью совершения операций.
С особой тщательностью проверяется реквизит "Личные подписи указанных лиц". Аудиторы непременно попросят предоставить перечень лиц организации, которые вправе подписывать первичные документы. Этот перечень утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Если документы, представленные для проверки, будут содержать подписи лиц, не имеющих соответствующих полномочий, то претензий со стороны аудиторов избежать не удастся.
Аналогичные требования выдвигают и налоговые органы при проверках организаций, что потом нередко становится предметом судебных разбирательств. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/3794-08 по делу N А40-17943/07-75-112, в котором суд рассматривал дело в отношении документов, подписанных от имени общества неустановленными лицами. Так как налоговый орган представил суду доказательства недобросовестности налогоплательщика, суд вынес решение о том, что взыскание с общества суммы налоговых санкций является правомерным.
Кроме того, ревизоры обязательно проверят, имеется ли в документе расшифровка подписи, причем это касается не только унифицированных форм документов, но и самостоятельно разработанных форм. И хотя в составе обязательных реквизитов самостоятельно разработанных форм первичных учетных документов ничего не говорится о расшифровке подписей, обычно аудиторы рекомендуют делать их расшифровку, так как это позволяет снять часть спорных вопросов при налоговых проверках. При этом проверяется и как произведена расшифровка подписи. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 расшифровывать подпись следует таким образом: вначале проставляются инициалы и только потом указывается фамилия лица, подписавшего документ, например: А.И. Иванов.
Помимо проверки качества заполнения реквизитов первичных документов аудиторы проверят и правильность отражения количественных и стоимостных показателей документа, а также арифметических результатов и итоговых значений. Кроме того, контролеры проверят и контировку документа, то есть проставленную на документе корреспонденцию счетов.

Выводы

Кредитные организации в обязательном порядке проходят аудиторские проверки, включающие в себя и проверку, и анализ первичных документов. Качество оформления этих документов в том числе формирует мнение аудиторов о достоверности учета, качестве менеджмента и состоянии системы внутреннего контроля.
Автор надеется, что рекомендации, приведенные в статье, помогут снизить риски, связанные с первичными учетными документами.