Оформлять денежные и кассовые документы. Сколько нужно хранить кассовые документы

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

• Приходный ордер;
• Расходный ордер;
• Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
• Кассовая книга;
• Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
• Авансовая отчетность;
• Расчетно-платежная ведомость;
• Отчетность кассира-операциониста;
• Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
• Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в .

Более подробно о расходном ордере читайте в .

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в .

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в .

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в .

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом. Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.
4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

• Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
• Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Http://tinyurl.com/y43ndvqd

Как известно, на предприятии каждая выдача и каждое получение наличных денежных средств должны быть документально подтверждены. Мы уже упоминали ранее, что такими подтверждающими документами в случае осуществления наличных расчетов через кассу предприятия могут быть кассовые ордера (приходный и расходный) и ведомость на выплату денег. В этом разделе спецвыпуска мы с вами рассмотрим правила и порядок оформления таких документов, а также разберем нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, вы узнаете об исправлении ошибок в кассовой документации.

4.1. Документооборот в кассе

При документальном оформлении кассовых операций важно разграничивать обязанности между кассиром и бухгалтером. К сожалению, Положением № 637 порядок распределения таких обязанностей четко не регламентирован. Однако из содержания этого документа все же можно делать определенные выводы относительно того, что при работе с наличными входит в обязанности бухгалтера предприятия, а какие функции возложены на кассира.

Начнем с бухгалтера, ответственного за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами. Так, в его обязанности входит выписка и оформление кассовых ордеров . Это следует из содержания п. 3.10 Положения № 637 . После оформления кассового ордера бухгалтер передает его на подпись главному бухгалтеру и/или руководителю предприятия.

Заметим: если для оформления приходного кассового ордера достаточно только подписи главбуха, то расходный кассовый ордер должен быть подписан также и руководителем предприятия . Исключение составляет случай, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и т. п.) стоит разрешающая надпись руководителя предприятия . В таком случае его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна ( п. 3.4 Положения № 637 ).

Бухгалтер до передачи кассовых ордеров в кассу предприятия регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов* ( п. 3.11 Положения № 637)

* О заполнении этого журнала см. в подразделе 4.7 на с. 50.

Что касается кассира, то после получения из бухгалтерии приходных и/или расходных кассовых ордеров он, в свою очередь:

Проверяет правильность их составления и выписки;

Осуществляет по ним непосредственно операции приема (выдачи) наличности;

Отражает записи по кассовым ордерам в кассовой книге (см. подраздел 4.8 на с. 55).

Последовательность действий бухгалтера и кассира при оформлении операций с наличными приведена на рис. 4.1 (см. с. 32).

4.2. Требования к оформлению кассовых документов

Напомним: наличность, поступающая в кассу предприятия, является оприходованной только тогда, когда такое поступление подтверждено надлежащим образом оформленным кассовым ордером с соответствующей записью в кассовой книге. Поэтому важно знать, как оформить приходный кассовый ордер. Кроме того, правильно должны быть составлены и расходные кассовые документы. Ведь при ненадлежащем оформлении таких документов кассир попросту не имеет права принимать и выдавать по ним денежные средства. О том, как правильно составить кассовые документы, и поговорим далее.

Общие требования

Как мы упоминали в предыдущем подразделе, кассовые документы выписывает работник бухгалтерии. Он же регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляют квитанцию - отрывную часть приходного кассового ордера. Ее выдают на руки лицу, сдавшему деньги.

Имейте в виду: при оформлении кассовых документов следует учитывать ряд требований к их составлению, предусмотренных Положением № 637 . Перечислим их.

1. Приходные и расходные кассовые документы выписывают в одном экземпляре .

2. Кассовые документы заполняют чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, при помощи печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока ( абзац первый п. 3.10 Положения № 637 ).

3. В кассовых документах во время указания сумм национальной денежной единицы гривни можно использовать ее графический знак ( п. 3.14 Положения № 637 ).

4. Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату денег запрещены ( абзац четвертый п. 3.10 Положения № 637 ).

Если при заполнении кассового документа бухгалтер допустил ошибку, следует оформить новый документ

5. Прием и выдачу наличности по кассовым ордерам можно осуществлять только в день их составления ( абзац третий п. 3.10 Положения № 637 ). Если по оформленному кассовому ордеру наличные в кассу в течение дня получены (выданы) не были, кассир предприятия возвращает такой ордер в бухгалтерию, а бухгалтер, в свою очередь, аннулирует этот документ . При этом в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов следует сделать соответствующую отметку.

А вот временной диапазон для выдачи наличности по ведомости на выплату денег может быть чуть шире. Связано это с тем, что согласно п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов, сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Если выплата, относящаяся к фонду оплаты труда, осуществляется за счет выручки, срок сверхлимитного хранения наличности в кассе - 3 рабочих дня со дня наступления сроков такой выплаты. То есть получить, к примеру, заработную плату по ведомости на выплату денег работник может в течение 3 рабочих дней , после чего неполученные суммы будут депонированы.

6. В кассовых ордерах указывают основания для их составления, а также перечисляют приложенные к ним документы ( ).

7. Выдача кассовых документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещена ( абзац второй п. 3.10 Положения № 637 ).

запрещено выносить кассовые документы из помещения предприятия без письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера ( п. 3.13 Положения № 637)

Еще один интересный момент. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров происходит с начала каждого года с номера «1» . Причем если в течение календарного года заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, то нумерация кассовых ордеров продолжается. С таким разъяснением фискалов можно ознакомиться в категории 109.10 БЗ.

Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью предприятия* ( абзац второй п. 3.3 Положения № 637 ). После этого надлежащим образом оформленный кассовый ордер передается в кассу предприятия.

* Если она есть и предприятие документально не отказалось от ее применения (см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 73).

А вот оформленный расходный кассовый ордер и ведомость на выплату денег перед передачей в кассу должен подписывать не только главный бухгалтер (уполномоченное на это лицо), но и руководитель предприятия ( абзац первый п. 3.4 Положения № 637 ). Однако если к документу на выдачу наличности приложены заявления на выдачу наличных, расчеты и т. п., на которых есть разрешительная подпись руководителя, его подпись на самом кассовом ордере (ведомости) не обязательна ( абзац второй п. 3.4 Положения № 637 ). Кроме того, типовая форма № КО-2 не предусматривает проставление на ней оттиска печати.

Корешки приходных кассовых ордеров, по которым наличность была получена в кассу, и расходные кассовые ордера, по которым наличность была выдана из кассы, прилагают к отчету кассира . После обработки этого отчета приходные и расходные кассовые ордера комплектуют в хронологическом порядке, нумеруют и переплетают в папки. Они хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена эта обязанность ( п. 3.13 Положения № 637 ).

Подписи в кассовых документах

Еще раз обозначим, что кассовые документы должны быть подписаны:

- приходный кассовый ордер и квитанция к нему - главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия, а также кассиром, принявшим наличные денежные средства;

- расходный кассовый ордер или ведомость на выплату денег - главным бухгалтером (уполномоченным на это лицом), руководителем предприятия (за некоторым исключением), кассиром, выдавшим наличность из кассы, и лицом, получившим денежные средства.

Однако при реализации этого требования могут возникнуть определенные вопросы. Первый из них связан с возможностью использования факсимиле.

Напомним, что в общем понимании факсимиле представляет собой точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используют, как правило, должностные лица, в обязанности которых входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг.

В общем случае использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГКУ ).

«Підстава»

Приводят основания для внесения наличных средств в кассу предприятия (см. табл. 3.1 на с. 25)

«Додатки»

Перечисляют документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления

«Головний бухгалтер», «Касир», «Одержав касир»

Подписи, а также фамилия и инициалы главного бухгалтера (лица, уполномоченного руководителем предприятия) и кассира

Реквизиты квитанции к приходному кассовому ордеру дублируют реквизиты самого ордера

Еще один момент, которому стоит уделить внимание, - оттиск печати на приходном кассовом ордере. Здесь сделаем несколько замечаний.

Проставления печати на приходном кассовом ордере требуют п. 3.3 Положения № 637 и сама форма этого документа. О необходимости проставлять печать на приходном кассовом ордере говорят и фискалы в своем разъяснении, приведенном в категории 109.15 БЗ. Вместе с тем, на сегодняшний день наличие печати у предприятия не является обязательным . Учитывая сложившуюся ситуацию, проставлять печать на приходном кассовом ордере нужно только тем предприятиям, которые ее имеют и документально не отказались от ее использования*. Если же у предприятия нет печати**, то и обязанность ее проставления на приходном кассовом ордере отсутствует.

* Не внесли соответствующие изменения в устав предприятия и не составили акт об уничтожении печати.

** Оно документально отказалось от ее применения или не имело ее с самого начала своего образования после отмены обязательного наличия печати.

Те, кто печать имеет и обязан ее использовать, должны учитывать следующее. Из п. 3.3 Положения № 637 следует, что печать нужно проставлять исключительно на квитанции к приходному кассовому ордеру, т. е. на его отрывной части. На корешке этого ордера ее проставление не требуется. Об этом свидетельствует и сама форма приходного кассового ордера, в которой место для печати предусмотрено только на квитанции (см. с. 37). Кроме того, аналогичные разъяснения на этот счет можно встретить в п. 4.1 Методрекомендаций № 210 . В нем также отмечается, что оттиском печати заверяют отрывную часть приходного кассового ордера - квитанцию.

В случае невыполнения требований, предъявляемых к порядку заполнения приходного кассового ордера,

кассир возвращает этот документ в бухгалтерию для соответствующего оформления

Если же в результате проверки приходного кассового ордера выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:

Принимает денежные средства в кассу предприятия;

Подписывает ордер;

Выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагают к отчету кассира .

А теперь порядок заполнения приходного кассового ордера покажем на примере.

Пример 4.1. 22.04.2016 г. начальник отдела снабжения Петров Г. Ю. возвращает в кассу ООО «Хамелеон» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 135,10 грн.), выданных ему ранее под отчет на хозяйственные нужды.

Бухгалтер предприятия составил приходный кассовый ордер, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия .

По условиям примера приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1) должен быть заполнен следующим образом:

Имейте в виду: согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210 при проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов приходных кассовых ордеров. В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для их выписки, наличие подписей должностных лиц, печатей, штампов, подписей о получении наличности и т. д. При этом существует вероятность того, что суммы средств, полученные в кассу предприятия на основании кассовых ордеров, заполненных с нарушением требований, будут признаны неоприходованными .

4.4. Оформляем расходные кассовые ордера

Прежде чем подписать расходный кассовый ордер и выдать по нему денежные средства, кассир обязан проверить правильность его оформления и наличие всех его реквизитов.

Перечень обязательных реквизитов расходного кассового ордера и порядок их заполнения покажем в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Порядок заполнения реквизитов расходного кассового ордера

Реквизиты расходного кассового ордера	Порядок заполнения реквизитов расходного кассового ордера
	Указывают наименование предприятия, из кассы которого выдается наличность
	Вписывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины
«Номер документа»	Указывают порядковый номер расходного кассового ордера, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
«Дата складання»	Отражают дату составления расходного кассового ордера. Она должна соответствовать дате, под которой этот документ зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
«Кореспондуючий рахунок, субрахунок»	Приводят дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность»
«Сума»	Отражают сумму операции (отдельно цифрами и прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами))
«Видати»	Указывают фамилию, имя и отчество получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Напоминаем: согласно п. 3.6 Положения № 637 выдавать наличность кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере . Заметьте: выдача наличности может производиться по доверенности *, оформленной в соответствии с законодательством Украины, в том числе лица, которое не имеет возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам собственноручно расписаться в расходном кассовом ордере. В таком случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получать денежные средства. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру. В случае выдачи денежных средств по ведомости на выплату денег в этом реквизите расходного кассового ордера, оформляемого на общую
	сумму проведенных кассовых операций, указывают соответствующее подразделение предприятия, получающее денежные средства (см. письмо НБУ от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874 ). Если же ведомость на выплату денег составлена в целом по предприятию, то в таком случае, по нашему мнению, в реквизите «Видати» достаточно указать «работникам предприятия»
«Підстава»	Приводят основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия (см. табл. 3.3 на с. 27)
«Додаток»	Указывают документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления (заявления, расчеты и т. д.)
	Подписи руководителя и главного бухгалтера (или лица, уполномоченного руководителем предприятия). Обратите внимание: НБУ не всегда лояльно относился к возможности подписания расходного кассового ордера иным, нежели руководитель, лицом. Например, на тот факт, что подпись руководителя на расходном кассовом ордере является обязательной и осуществляться другим лицом не должна, указывалось в письме НБУ от 07.04.2008 г. № 11-113/1441-4464. Однако в более позднем письме НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 говорилось, что расходный кассовый ордер может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным им лицом. Аналогичную позицию имеют и фискалы. При этом документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк, является на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Если предприятие сдает выручку в банк через инкассаторов, таким документом будет копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью , заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика. Документом, свидетельствующим о приеме наличности программно-техническим комплексом самообслуживания для дальнейшего ее перевода, является квитанция платежного терминала (слип)
«Підпис одержувача»	Физическое лицо - получатель денежных средств подписью подтверждает факт получения наличности. Подпись ставят чернильной или шариковой ручкой с чернилами темного цвета. Заметьте: для выведения остатков средств в кассе не принимают кассовые ордера, в которых выдача наличности не подтверждена подписью получателя ( п. 3.5 Положения № 637 ). При этом сумму наличности по таким расходным документам прибавляют к остатку наличности в кассе в день, в котором указанные расходные документы оформлены ( п. 7.24 Положения № 637 ). В дальнейшем указанная сумма не учитывается для расчета сверхлимитных остатков наличности. Другими словами, для предприятия неподписанный получателем расходный кассовый ордер может обернуться штрафом за превышение лимита кассы согласно Указу № 436 (см. с. 110). Этот реквизит может не заполняться в расходных кассовых ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в частности, при выдаче наличности по ведомостям на выплату денег). Об этом говорится в письме НБУ от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874
«Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача»	Указывают паспортные данные получателя денежных средств или данные другого документа, удостоверяющего его личность. В кассовых ордерах, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям на выплату денег, сдача наличности в банк), этот реквизит не заполняют
«Видав кассир»	Подпись, фамилия и инициалы кассира
* О порядке составления доверенностей на получение денег см. в подразделе 4.6 на с. 49.

Проконтролировав наличие и правильность заполнения всех перечисленных выше реквизитов расходного кассового ордера, кассир принимает решение о возможности выплаты по нему денег.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления

Если же расходный кассовый ордер оформлен правильно, кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер и на всех приложенных к нему документах ставит штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). Расходный кассовый ордер, по которому наличность была выдана из кассы, прилагается к отчету кассира .

Рассмотрим порядок заполнения расходного кассового ордера на примере.

Пример 4.2. Руководителем предприятия издан приказ от 19.04.2016 г. № 19 о командировании инженера-технолога ООО «Хамелеон» Филатова А. П. и выплате ему аванса на командировку. На этом основании 22.04.2016 г. бухгалтер предприятия составил расходный кассовый ордер на сумму 3850,00 грн. и зарегистрировал его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов под № 46. Кассир выдал денежные средства из кассы.

В рассматриваемой ситуации расходный кассовый ордер должен быть заполнен следующим образом (см. с. 41):

Определенные особенности имеет заполнение расходных кассовых ордеров, составленных на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям, электронным платежным средствам, передача наличности в банк и т. п.). Рассмотрим отдельные нюансы оформления таких кассовых ордеров на примере самостоятельной сдачи кассиром предприятия наличности в банк.

Так, в строке «Видати » обычно указывают получателя денежных средств. Но в данном случае это будет банк. Именно банк, а не кассир, сдающий деньги в банк. Ведь деньги выдаются не кассиру «под отчет», а предназначены для передачи банку (внесения на текущий счет). Поэтому вместо фамилии, имени и отчества получателя здесь нужно указать, что денежные средства передаются банку, например, записью: «на текущий счет № ___ в (наименование банка) », «сдана наличность в (наименование банка) » и т. п.

В строке «Підстава » указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия, например: «выручка от реализации продукции », «депонированная заработная плата » и т. п.

Отдельного внимания заслуживает часть расходного кассового ордера, касающаяся получателя денежных средств. Ее при сдаче в банк наличности заполнять не нужно . Как установлено абзацем пятым п. 3.10 Положения № 637 , в расходных кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на сдачу наличности в банк), реквизит «Одержав» (в котором указывается сумма полученных наличных) не заполняется . А из-за этого не заполняют и относящиеся к нему последующие строки: «Підпис одержувача», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)» и дата*. Кстати, на то, что реквизит «Підпис одержувача» в расходных кассовых ордерах, составленных на общую сумму кассовых операций, может не заполняться, указывал и НБУ в письме от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874 .

* Заметим: на практике иногда налоговики настаивают на том, что эти реквизиты должны быть заполнены в любом случае. Однако, на наш взгляд, такие требования безосновательны.

Все прочие реквизиты такого кассового ордера заполняют без каких-либо особенностей. Пример см. на с. 47.

И помните: документом, подтверждающим сдачу выручки в банк , в этом случае будет квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Ее следует приложить к расходному кассовому ордеру.

4.5. Выдача наличных по ведомости

Возможность применения ведомости на выплату денег предусмотрена Положением № 637 (ее типовая форма приведена в приложении 1 к этому документу). Ведомость, наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания, является кассовым документом ( п. 1.2 Положения № 637 ).

Ведомость, как и расходные кассовые ордера, применяют для выдачи наличности из кассы ( п. 3.4 Положения № 637 ). При этом ведомость, как правило, оформляют всякий раз, когда нужно произвести ту или иную выплату сразу нескольким работникам или даже лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.

Рассмотрим порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег (см. табл. 4.3).

Таблица 4.3. Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег

Реквизиты ведомости на выплату денег	Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег
«Найменування підприємства (установи, організації)»	Приводят наименование предприятия, выплачивающего заработную плату и другие доходы работникам
«Ідентифікаційний код ЄДРПОУ»	Указывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины
«Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)»	Вписывают наименование структурного подразделения предприятия (учреждения, организации), работникам которого выплачивается заработная плата (другие доходы) по этой ведомости
«До відомості № _____»	Указывают номер расчетной ведомости, на основании которой составлена ведомость на выплату денег
«У касу для оплати в строк з ____ до ____ 20__ р.»	Приводят временной интервал (день, месяц, год), в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы). При заполнении этого реквизита помните, что предприятия имеют право хранить в кассе наличность, полученную в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий и дивидендов, в сумме сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличных в банке ( п. 2.10 Положения № 637 ). Кроме того, в течение 3 рабочих дней можно также хранить «сверхлимитную» выручку, которую направляют для осуществления выплат, относящихся к фонду оплаты труда,в сумме,указанной впереданной в кассуведомости. В отношении наличных, полученных для выплаты больничных и других выплат, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 , действуют иные сроки хранения в кассе. Предприятие должно сдать их в банк (если их сумма превышает установленный лимит кассы) не позднее следующего рабочего дня банка после получения наличных . То есть такие денежные средства могут храниться в кассе 2 дня (см. письмо НБУ от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857 )
«у сумі »	Отражают общую сумму заработной платы и других доходов, которая будет выплачена по этой ведомости, прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами) и цифрами
«Керівник», «Головний бухгалтер»	Подписи руководителя и главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия ( п. 3.4 Положения № 637 )
«Кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок)»	Указывают дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность»
«Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення»	Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы
«Відомість на виплату грошей № ___»	Приводят порядковый номер ведомости на выплату денег
«за ____________ 20 __ р.»	Указывают период, за который выплачивается зарплата
«Кількість аркушів»	Указывают общее количество страниц ведомости на выплату денег
«За цією відомістю виплачено гривень _________________ (____ грн.____ коп.)»	Отражают общую сумму заработной платы (другого дохода), выданной по этой ведомости, прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами) и цифрами
«і депоновано гривень _______ (____ грн.____ коп.)»	Приводят общую сумму депонированной заработной платы (другого дохода) прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами) и цифрами
«Табельний номер»	Указывают табельные номера получателей денежных средств
«Прізвище, ім’я, по батькові»	Приводят фамилии, имена и отчества получателей денежных средств
«Сума»	Отражают сумму заработной платы (другого дохода), причитающуюся конкретному работнику «на руки»
«Підпис про одержання»	Подпись работника, подтверждающая получение им заработной платы или другого причитающегося дохода. Как предусмотрено п. 3.5 Положения № 637 , физическое лицо расписывается о получении наличности, используя при этом чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Кроме того, важно помнить: выдачу заработной платы кассир осуществляет только лицу, указанному в ведомости на выплату денег. Исключение из этого правила - выдача заработной платы (другого дохода) по доверенности (когда работник не может сам получить причитающуюся ему заработную плату, в том числе когда он не может расписаться собственноручно в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В этом случае перед подписью о получении денег кассир делает запись «По доверенности» и прилагает эту доверенность к ведомости на выплату денег. Если работник не получил заработную плату (другой доход), напротив его фамилии кассир делает запись или проставляет оттиск штампа «Депонировано»
«Примітки»	В этой графе при необходимости указывают номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Напомним, что требование относительно подтверждения личности получателей средств путем предъявления паспорта или другого подтверждающего документа содержится в п. 3.5 Положения № 637 . Кроме того, если лицо получает наличные по доверенности, то в этой графе указывают реквизиты доверенности, а ее саму прилагают к ведомости
«Виплату здійснив», «Перевірив бухгалтер», «Відомість склав», «Відомість перевірив»	Подписи кассира, выплатившего заработную плату и другие доходы, а также бухгалтера, составившего и проверившего ведомость. В случае если ведомость имеет несколько страниц, реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатают на последней странице
Итого (вписывается самостоятельно)	Самой формой ведомости на выплату денег итоговая строка не предусмотрена. В то же время наличие этой строки желательно хотя бы для облегчения ведения учетной работы. Итоговую строку заполняют после последней записи в ведомости и в ней указывают общую сумму по ведомости . Кроме того, итоговые строки могут быть вписаны в конце каждой страницы ведомости

Обратите внимание:

выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной ведомости ( п. 3.5 Положения № 637)

Кроме того, как правило, отдельные ведомости открывают на каждое структурное подразделение предприятия, а также на каждый вид выплат.

Оформленная должным образом (с соблюдением всех предусмотренных Положением № 637 требований) ведомость передается на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Далее ведомость передают в кассу предприятия для выплаты денег.

После получения оформленной ведомости на выплату денег кассир обязан проверить :

Наличие на документах и подлинность соответствующих подписей (главного бухгалтера и руководителя);

Правильность оформления ведомости и наличие всех ее реквизитов.

В случае невыполнения хотя бы одного из требований, предъявляемых к оформлению ведомости на выплату денег, кассир возвращает ее в бухгалтерию для соответствующего переоформления.

Если же проверка показала, что ведомость оформлена правильно, то кассир на ее основании выплачивает из кассы предприятия причитающиеся соответствующим лицам суммы средств.

После осуществления выплат по ведомости или по истечении установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия ( п. 3.9 Положения № 637 ):

1) в ведомости на выплату денег напротив фамилий лиц, которые не получили заработную плату, в графе «Підпис про одержання» поставить штамп или сделать запись «Депонировано»;

2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы (другого дохода), подлежащую депонированию (прописью и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. Когда все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;

3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра депонированной заработной платы приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356 ;

4)сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную по ведомости сумму.

Бухгалтер предприятия проверяет записи, произведенные кассиром в ведомости, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ней сумм. На общую сумму депонированной заработной платы бухгалтер оформляет один общий расходный кассовый ордер , на основании которого сумма невыданной заработной платы сдается в банк для зачисления на текущий счет предприятия.

Как правильно составить ведомость на выплату денег, рассмотрим на примере.

Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Хамелеон» 20.04.2016 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за первую половину апреля 2016 года в сумме 31150,00 грн. Бухгалтер предприятия оформил приходный кассовый ордер на эту сумму.

Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 28350,00 грн. Причем работник предприятия Литвинов Г. С. по уважительной причине не смог самостоятельно получить заработную плату за первую половину апреля 2016 года. В связи с этим его заработную плату по доверенности получила его жена Литвинова Е. А.

Кроме того, была депонирована заработная плата менеджера по сбыту Крикуна О. В. на сумму 2800,00 грн. по причине его отсутствия в связи с пребыванием в служебной командировке в период выплаты зарплаты.

На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы бухгалтер предприятия оформил расходные кассовые ордера, на основании которых кассир в этот же день сделал записи в кассовой книге.

22.04.2016 г. депонированная сумма заработной платы сдана в банк.

Как в этом случае составить ведомость на выплату денег, расходные кассовые ордера, а также реестр депонированной заработной платы, см. на с. 46 - 48.

Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. О нем мы и расскажем в данной статье.

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее - указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

1. Установления лимита остатка кассы:

• право не устанавливать лимит получили ИП и организации - субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале );
• предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты теперь могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.

1. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять:

• на бумажном носителе с заполнением от руки;
• на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
• в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Нововведения в кассовых операциях - 2017

Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

• Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
• Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
• Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
• Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
• Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом .

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

• прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
• выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

• приходный кассовый ордер (ПКО);
• расходный кассовый ордер (РКО);
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость;
• платежная ведомость;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

При получении ПКО кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
• Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
• Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
• Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

• расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

• расчетно-платежная ведомость - форма по ОКУД 0301009 (см. );
• платежная ведомость - форма по ОКУД 0301011 (см. ).

При получении указанных документов кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
• Проверяет наличие подтверждающих документов.
• Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
• Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в .

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

• соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии - руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций.

Порядок оформления кассовых операций

Детально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• расчетно-платежная ведомость;

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.

Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

• наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
• дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир, старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.

Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.

Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

• теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
• предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);<
• закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.

С 1 июля 2018 года станет реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:

• во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
• составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
• при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.

Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.

Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.

Контроль кассовых операций: Видео