Управленческие расходы представляют собой траты на управление компанией. Они отделяются от трат на поддержание производственного процесса. В этом их основная особенность.
Что входит в управленческие расходы?
Сначала разберемся, что не входит в управленческие расходы. В них не входят любые траты, которые связаны с производственной деятельностью.
Рассмотрим пример. Зарплата начальника цеха – это то, что можно отнести к тратам на производственные процессы. Связано это со спецификой работы этого специалиста. Он непосредственно обеспечивает стабильность производства. Зарплата гендиректора – это уже управленческие расходы. Главное отличие этих расходов заключается в том, что производственные траты влияют на себестоимость конечного изделия, а управленческие расходы не влияют. Однако последние могут включаться в себестоимость опосредованно.
Рассмотрим характерные примеры управленческих расходов:
- Траты на административные нужды.
- Обеспечение работы управленцев.
- Амортизация и траты на ремонт ОС управленческого назначения.
- Аренда помещений под деятельность компании.
- Траты на услуги аудитора, консультанта.
- Траты на прочие управленческие нужды.
- Охрана.
- Расходы на обращение к сторонним компаниям.
- Подготовка кадрового состава.
- Траты на канцелярию, телефонную связь.
УР имеют условно-постоянное значение. То есть они практически не изменяются. Размер трат можно предсказать. Связано это с тем, что на объем управленческих расходов не влияет число выпускаемых изделий. Однако расширение объемов производства ведет к снижению размера УР на единицу изделия. По этой причине повышается прибыль с единицы произведенного изделия.
ВНИМАНИЕ! Сведения об общем объеме УР можно получить из строки 2220 отчета об убытках. Развернутые сведения содержатся на счете 26 бухучета.
Разновидности УР и формы их планирования
Управленческие расходы не привязаны напрямую к показателям продаж или объемам производства. Расчет производится без учета динамики доходов предприятия. Большинство накладных трат включены не в нормированные, а в лимитируемые расходы. То есть для них устанавливается определенный лимит на заданный период. Управленческие расходы можно разделить на две категории:
- Привязанные к активам. Это начисления по амортизации, траты на содержание и ремонт ОС, помещений, плата за аренду.
- Привязанные к развитию предприятия. К ним относятся траты на выплату зарплат управленческому составу. Это могут быть выплаты командировочных, отпускных. Планирование подобных трат весьма затруднительно.
Управленческие траты постоянно увеличиваются. Это нужно учитывать при их планировании. Увеличение трат необходимо для обеспечения эффективности функционирования компании, поддержания конкурентоспособности. Важнейшую роль играет индексация. Рассмотрим способы планирования УР:
- Традиционный. Данный метод использовался еще в Советском союзе, а потому его второе название – советский. Подразумевает ограничение УР установленным процентом от фонда выплат зарплат. Данный метод считается устаревшим. Связано это с тем, что у него есть много недостатков. В частности, его применение ведет к уменьшению эффективности производства. Традиционный способ практически не используется. Он не актуален для коммерческих производств.
- Планирование исходя из уже достигнутых результатов. Метод предполагает ежегодное повышение (индексацию) показателей УР. Увеличение производится исходя из темпов роста расходов. Рассматриваемый метод часто используется коммерческими компаниями.
- Планирование, предусматривающее связь с окончательным результатом. Это наиболее эффективный метод, который используется ключевыми структурами высокоразвитых стран.
Конкретный метод определяется в зависимости от нужд предприятия. В России наиболее популярен второй вариант.
Особенности бухучета управленческих расходов
Понятие управленческих трат не содержится в нормативных актах, регламентирующих бухучет. Учет этих трат определяется практическим путем. В частности, УР фиксируются по строке «Управленческие траты», на счете 26 (дебет):
- ДТ КТ02, 05 – начисление амортизации по ОС.
- ДТ26 КТ04 – списание трат на научные и прочие исследования, итоги которых будут использованы в дальнейшей общехозяйственной деятельности.
- ДТ26 КТ16 – списание отклонений в стоимости ОС, которые были применены в общехозяйственных нуждах.
- ДТ26 КТ18 – списание НДС.
- ДТ26 КТ21 – использование полуфабрикатов, которые были изготовлены на производстве, для общехозяйственных нужд.
- ДТ26 КТ23 – списание трат вспомогательных производств.
- ДТ26 КТ29 – списание расходов обслуживающих хозяйств.
- ДТ26 КТ43 – списание стоимости готовых изделий, которые использованы для общехозяйственных нужд.
- ДТ26 КТ60, 76 – учет трат на услуги аудиторов, консультантов и прочих представителей сторонних компаний.
- ДТ26 КТ68 – начисление налоговых сборов.
- ДТ26 КТ69 – начисление взносов на пенсионное или медицинское страхование.
- ДТ26 КТ70 – начисление заработка управленческому составу.
- ДТ26 КТ71 – списание в счет общехозяйственных трат, которые сформированы подотчетными сотрудниками.
- ДТ26 КТ76 – предоставление услуги для общехозяйственных потребностей.
- ДТ26 КТ79 – общехозяйственные траты, сформированные в головном офисе и полученные филиалами, направленные на автономный баланс.
- ДТ26 КТ94 – списание недостач и трат от порчи материальных объектов.
- ДТ26 КТ96 – формирование резервов будущих трат на общехозяйственные расходы.
- ДТ26 КТ97 – списание трат предстоящих периодов.
Рассмотрим проводки по кредиту счета 26:
- ДТ76 КТ26 – возмещение ущерба, который ранее были учтен в составе общехозяйственных трат.
- ДТ86 КТ26 – списание трат за счет денег, направленных на целевое финансирование.
- ДТ90 КТ26 – списание трат, которые находятся на счете 26, в дебет счета 90.
Каждая из проводок должна быть подтверждена первичной документацией. Если первичные документы отсутствуют, у проверяющих органов возникнут вопросы. По каждой проводке указывается сумма операции.
Налоговый учет
Любые траты компании, в том числе управленческие расходы, учитываются при налогообложении. Для учета они должны соответствовать следующим условиям:
- Расходы являются рациональными с экономической точки зрения.
- Траты подтверждены первичной документацией. Все расходы включаются в налоговый учет только на основании сведений из бухучета.
- Главная цель расходов – прибыль предприятия в дальнейшем.
Траты будут отражены в периоде, к которому они принадлежат.
К СВЕДЕНИЮ! При налоговом учете управленческих расходов у специалистов возникает множество вопросов. К примеру, многие не знают, относятся ли к тратам следующих периодов УР в случае, если прибыль отсутствует. При анализе налоговых нормативных актов можно сделать вывод: УР для налогообложения признаются только в тратах нынешнего отчетного периода. В бухучете компания самостоятельно определяет порядок признания трат и фиксирует это в учетной политике.
1. Введение
В целях ведения бухгалтерского учета предприятие наделяется правом самостоятельно определять порядок признания управленческих и коммерческих расходов, который она должна обязательно закрепить в учетной политике (п. 20 ПБУ 10/99).
Упомянутые расходы могут относиться на себестоимость продукции в той части, в которой они признаются расходами отчетного периода по обычным видам деятельности. Кроме того, управленческие и коммерческие расходы можно списать на себестоимость проданных продукции, товаров, работ, услуг в полной сумме расходов, признанных в данном отчетном периоде. Об этом недавно напомнил Минфин в письме от 2 сентября 2008 года № 07-05-06/191.
Прежде чем начать разбираться с порядком признания таких расходов, определимся, какие расходы называются коммерческими, а какие – управленческими.
К управленческим относятся расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия: на содержание отдела кадров, юридического отдела; на освещение и отопление сооружений непроизводственного назначения, а также на командировки, услуги связи и прочие аналогичные этим расходы.
А коммерческие расходы – это расходы, связанные с отгрузкой и реализацией товаров. Те предприятия, которые осуществляют производственную деятельность, имеют право отражать в составе коммерческих расходы на упаковку изделий; по доставке продукции на станцию отправления, погрузке в транспортные средства; комиссионные сборы, уплачиваемые посредническим организациям; затраты на хранение продукции; на рекламу, на представительские и другие аналогичные по назначению расходы.
В свою очередь торговые организации могут относить к расходам на продажу средства, затраченные на перевозку товаров, на оплату труда, на аренду, содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря; расходы по хранению товаров; на рекламу; на представительские и прочие подобные расходы. Такой перечень дан в Инструкции к Плану счетов.
2. Признание управленческих расходов
В бухгалтерском учете управленческие расходы отражаются по дебету счета общехозяйственных расходов. Если согласно учетной политике управленческие расходы включаются в себестоимость продукции частично, они будут списываться одной их следующих проводок:
Дебет 20 Кредит 26 – если производство данного вида продукции является основным видом деятельности организации.
Дебет 23 Кредит 26 – если вспомогательные производства производили изделия и работы и оказывали услуги на сторону.
Дебет 29 Кредит 26 – если обслуживающие производства и хозяйства выполняли работы и услуги на сторону.
В случае отнесения таких затрат на счета 20, 23 или 29, в состав себестоимости они будут включаться по мере продажи произведенной продукции, то есть по мере списания этих затрат со счетов 20, 23 и 29 на счет 90.
Если же управленческие расходы признаются в полной сумме, то в качестве условно-постоянных они будут относиться напрямую в себестоимость продаж того отчетного периода, в котором возникли. Проводка в данном случае будет следующая:
Дебет 90 Кредит 26
При списании управленческих расходов на счет 90 они полностью включаются в состав себестоимости в том отчетном периоде, когда были признаны «расходами по обычным видам деятельности». Однако здесь есть один нюанс. Сделать так можно лишь при условии, что организация соблюдает порядок формирования расходов на счете 26, предусмотренный Инструкцией к Плану счетов, утвержденному приказом Минфина от 31 октября 2000 года № 94н. Там говорится, что счет 26 предусмотрен для отражения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом.
Выходит, что счет 26 изначально предназначен для учета расходов именно по управлению организацией. Однако на практике может получиться, что на этом счете учитываются не только управленческие расходы, но и затраты производственного характера. В таком случае говорить о списании всей суммы со счета общехозяйственных расходов проводкой Дебет 90 Кредит 26 некорректно. Списать можно только ту часть расходов, которые непосредственно являются управленческими.
Отметим также, что при заполнении отчета о прибылях и убытках следует помнить, что строка «Управленческие расходы» заполняется только в том случае, если управленческие расходы не распределяются по объектам калькулирования, то есть в учетной политике выбран второй вариант отражения затрат и в учете нет проводок Дебет 20 Кредит 26, Дебет 23 Кредит 26, Дебет 29 Кредит 26. В противном случае управленческие расходы из состава производственной себестоимости не вычитаются и строка «Управленческие расходы» не заполняется (п. 21 ПБУ 10/99).
3. Как быть с коммерческими расходами?
Коммерческие расходы накапливаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу». Как уже отмечалось выше, списываются на себестоимость проданной продукции они либо полностью, либо пропорционально объему реализованной продукции. В обоих случаях списание осуществляется в дебет счета 90 «Продажи».
Здесь необходимо помнить о том, что, признавая коммерческие расходы в неполной сумме, фирме нужно будет распределить определенные виды расходов, перечисленные в Инструкции по применению Плана счетов.
Во-первых, это расходы на упаковку и транспортировку продукции в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность. Распределение осуществляется между отдельными видами отгруженной продукции ежемесячно, исходя из их веса, объема, производственной себестоимости или других соответствующих показателей.
Во-вторых, это затраты на транспортировку в организациях, осуществляющих торговую и иную посредническую деятельность, которые распределяются между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца.
В-третьих, это расходы по заготовке сельскохозяйственного сырья и расходы по заготовке скота и птицы в организациях, заготавливающих и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию. Причем первые распределяются в дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а вторые – в дебет счета 11 «Животные на выращивании и откорме».
Списание управленческих расходов
Порядок списания управленческих расходов зависит от метода формирования себестоимости готовой продукции. Возможны 2 варианта. Первый - по полной производственной себестоимости. В этом случае их в полной сумме включают в состав затрат на производство готовой продукции. Ежемесячно их списывают со счета 26 на счет 20 "Основное производство". В дальнейшем сумма таких затрат отражается в составе себестоимости готовой продукции на счете 43 "Готовая продукция". Предприятия, использующие данный метод, указывают в строке 2120 "Себестоимость продаж" отчета управленческие затраты в общей сумме расходов на производство. Поэтому в строке 2220 "Управленческие расходы" ставится прочерк.
Второй - по сокращенной производственной себестоимости. В данной ситуации управленческие расходы могут ежемесячно списываться на счет 90 "Продажи". В себестоимость готовой продукции их не включают. При этом варианте учета сумму подобных затрат вписывают в строку 2220 "Управленческие расходы" новой унифицированной формы отчета.
Вернемся к условиям предыдущего примера. Напомним, что общая сумма управленческих расходов фирмы составила 1 529 800 руб.
Ситуация 1
Компания отражает готовую продукцию по полной производственной себестоимости. В этом случае списание общехозяйственных расходов и стоимость продукции, законченной производством, отражают проводками:
Дебет 20 Кредит 26
Дебет 43 Кредит 20
5 231 800 руб. (2 400 000 + 900 000 + 234 000 + 100 000 + 68 000 + 1 529 800) -
оприходована готовая продукция исходя из ее полной себестоимости.
В данной ситуации строка 2220 "Управленческие расходы" отчета не заполняется.
Ситуация 2
Компания отражает готовую продукцию по сокращенной производственной себестоимости. В этом случае списание общехозяйственных расходов и стоимость продукции, законченной производством, отражают проводками:
Дебет 90-2 Кредит 26
1 529 800 руб. - списаны управленческие расходы;
Дебет 43 Кредит 20
3 702 000 руб. (2 400 000 + 900 000 + 234 000 + 100 000 + 68 000) - оприходована готовая продукция исходя из ее сокращенной себестоимости.
В данной ситуации в строке 2220 "Управленческие расходы" отчета указывают сумму управленческих расходов в размере 1 529 800 руб.
Если те или иные общехозяйственные расходы связаны с деятельностью вспомогательных или обслуживающих производств и хозяйств, их списывают со счета 26 на счет 23 "Вспомогательные производства" или 29 "Обслуживающие производства и хозяйства". Возможна ситуация, когда в отчетном периоде компания получала только прочие доходы (например от продажи материалов или основных средств), а выручка от реализации готовой продукции отсутствовала. В этом случае при использовании второго варианта списания управленческих затрат их отражают в составе прочих расходов и списывают на счет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы".
Управленческие расходы - это необходимые для управления организацией средства, которые составляют часть текущих расходов предприятия и влияют на формирование себестоимости продукции.
В бухучете управленческие расходы отражают на дебете счета общехозяйственных расходов. Они также могут рассматриваться как периодические расходы, которые не относятся к производственному процессу, а необходимы для поддержания имущественно-финансового комплекса предприятия в отчетном периоде. В таком случае их относят к либо же - к убыткам компании.
Управленческие расходы включают зарплату и премии управленческого персонала, расходы на командировки, почтовые, конторские нужды, транспорт, содержание зданий административного назначения, затраты на амортизацию, содержание офиса (аренда, коммунальные услуги, связь), услуги сторонних организаций (страховые, юридические, аудиторские) и др. определяется согласно конторские и почтовые расходы составляю 2-3% от зарплаты руководящего персонала. Расходы на содержание зданий рассчитываются аналогично цеховым расходам (электроэнергия, вода, отопление). На отводится 3%, оборудование - 7% от их стоимости по балансу. равняются 6,5% для заводов и 6,1% для мастерских от стоимости основных средств хозяйственно-административного назначения.
Бюджет расходов на управление предприятием точно рассчитывается для обеспечения его нормального функционирования. Управленческие расходы планируются несколькими методами. Первый (традиционный) - предусматривает ограничение этого вида расходов процентом от фонда зарплаты основного персонала. Второй («от достигнутого») - основывается на ежегодной индексации уровня расходов согласно темпам их роста за период. Также возможно планирование в увязке с итоговым результатом деятельности. Этот метод является самым эффективным, но в отличие от стран Запада в России практически не используется.
Во многих фирмах планирование расходов на управление растягивается на несколько месяцев. Разработка достоверного бюджета - мероприятие довольно трудо- и времязатратное, потому что при его согласовании задействуется довольно много участников.
Управленческие расходы непосредственно с основной (производственной, коммерческой) деятельностью предприятия не связаны. Однако в бухучете их отражают по дебету счетов расходов общехозяйственных. Если учетная политика предприятия позволяет включать такие расходы лишь частично в себестоимость его продукции, то списывать их допускается с помощью определенных проводок.
Управленческие расходы планируются в отдельном бюджете, не имеют привязки к объемам производства или продаж, рассчитываются независимо от динамики доходов предприятия. Большая часть этих расходов относится к лимитируемым затратам. Они делятся на расходы, привязанные к активам бизнеса, и расходы, связанные с его развитием. К первой группе относят такие статьи, как амортизационные отчисления, траты на содержание оборудования, арендные платежи и пр. Они планируются в увязке со стоимостью и сроком службы основных фондов. Вторая часть (зарплата менеджеров и других специалистов, инженерно-технического и управленческого персонала, их представительских, командировочных, транспортных и прочих расходов) планируются индивидуально для каждой компании.
Управленческие расходы должны в обязательном порядке быть подтверждены документально. Такими документами являются платежные поручения, квитанции, расходные кассовые ордера. Без наличия этих документов организация не имеет права принимать к расходы при налогообложении.
Управленческие расходы (строка 2220)
По этой строке формы отражают сумму общехозяйственных расходов компании, которые напрямую не связаны с производством готовой продукции. Подобные расходы отражают по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы". В строку 2220 "Управленческие расходы" новой унифицированной формы отчета вписывают сумму затрат, списанную с этого счета на счет 90 "Продажи", субсчет 2 "Себестоимость продаж". Торговые фирмы для учета подобных расходов счет 26 не используют. Эти затраты они отражают на счете 44 "Расходы на продажу". Следовательно, строку 2220 "Управленческие расходы" данные фирмы не заполняют. Все общехозяйственные расходы, связанные с управлением торговой фирмой, вписывают в строку 2210 "Коммерческие расходы" новой формы отчета.
Состав и учет управленческих расходов
Как и в случае с коммерческими затратами, порядок признания и определения размера управленческих расходов полностью соответствует аналогичным показателям по затратам, связанным с обычными видами деятельности. Подробнее об этом читайте в разделе "Себестоимость продаж" (строка 2120). В составе управленческих расходов, в частности, отражают затраты на:
По амортизационным отчислениям и расходам на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения;
Арендную плату за помещения общехозяйственного назначения;
Оплату информационных, аудиторских, консультационных услуг;
Подготовку и переподготовку кадров;
Покупку канцелярских товаров, инвентаря и других материалов, необходимых для нужд управления.
Компания занимается производством готовой продукции. Стоимость сырья и материалов, использованных в процессе производства, составила 2 400 000 руб. Заработная плата производственных рабочих - 900 000 руб. С нее были начислены взносы по обязательному соцстрахованию в размере 234 000 руб. Расходы на оплату услуг сторонних организаций, связанных с производством готовой продукции, равны 118 000 руб. (в том числе НДС - 18 000 руб.). Затраты вспомогательного производства составили 68 000 руб. Сумма общехозяйственных расходов равна 1 636 000 руб. (в том числе НДС -
106 200 руб.), из них на:
Аренду помещений общехозяйственного назначения - 590 000 руб. (в том числе НДС - 90 000 руб.);
Оплату маркетинговых и юридических услуг - 106 200 руб. (в том числе НДС - 16 200 руб.);
Оплату труда административно-управленческого персонала и соцотчисления с нее - 289 800 руб.;
Амортизацию основных средств общехозяйственного назначения - 650 000 руб.
Указанные затраты отражают записями:
Дебет 20 Кредит 10
2 400 000 руб. - списана стоимость сырья и материалов, использованных в производстве готовой продукции;
Дебет 20 Кредит 70
900 000 руб. - начислена заработная плата работникам основного производства;
Дебет 20 Кредит 69
234 000 руб. - начислены взносы по обязательному социальному страхованию с заработной платы работников основного производства;
Дебет 19 Кредит 60
18 000 руб. - учтен "входной" НДС по расходам, связанным с производством;
Дебет 20 Кредит 60
100 000 руб. (118 000 - 18 000) - учтены расходы, связанные с производством готовой продукции;
Дебет 68 Кредит 19
18 000 руб. - принят к вычету НДС по расходам, связанным с производством;
Дебет 20 Кредит 23
68 000 руб. - списаны расходы вспомогательного производства, связанные с выпуском готовой продукции;
Дебет 19 Кредит 60
90 000 руб. - учтен "входной" НДС по расходам на аренду помещений общехозяйственного назначения;
Дебет 26 Кредит 60
500 000 руб. (590 000 - 90 000) - учтены расходы на аренду помещений общехозяйственного назначения;
Дебет 68 Кредит 19
90 000 руб. - принят к вычету "входной" НДС по расходам на аренду помещений общехозяйственного назначения;
Дебет 19 Кредит 60
16 200 руб. - учтен "входной" НДС по маркетинговым и юридическим услугам;
Дебет 26 Кредит 60
90 000 руб. (106 200 - 16 200) - учтены затраты на маркетинговые и юридические услуги;
Дебет 68 Кредит 19
16 200 руб. - принят к вычету "входной" НДС по маркетинговым и юридическим услугам;
Дебет 26 Кредит 69, 70
289 800 руб. - начислена заработная плата административно-управленческому персоналу и соцотчисления с нее;
Дебет 26 Кредит 02
650 000 руб. - начислена амортизация по основным средствам общехозяйственного назначения.
Общая сумма управленческих расходов составила:
500 000 + 90 000 + 289 800 + 650 000 = 1 529 800 руб.
Списание управленческих расходов
Порядок списания управленческих расходов зависит от метода формирования себестоимости готовой продукции. Возможны 2 варианта. Первый - по полной производственной себестоимости. В этом случае их в полной сумме включают в состав затрат на производство готовой продукции. Ежемесячно их списывают со счета 26 на счет 20 "Основное производство". В дальнейшем сумма таких затрат отражается в составе себестоимости готовой продукции на счете 43 "Готовая продукция". Предприятия, использующие данный метод, указывают в строке 2120 "Себестоимость продаж" отчета управленческие затраты в общей сумме расходов на производство. Поэтому в строке 2220 "Управленческие расходы" ставится прочерк.
Второй - по сокращенной производственной себестоимости. В данной ситуации управленческие расходы могут ежемесячно списываться на счет 90 "Продажи". В себестоимость готовой продукции их не включают. При этом варианте учета сумму подобных затрат вписывают в строку 2220 "Управленческие расходы" новой унифицированной формы отчета.
Вернемся к условиям предыдущего примера. Напомним, что общая сумма управленческих расходов фирмы составила 1 529 800 руб.
