Использование документа "Закрытие месяца" в бухгалтерском учете
Этот документ относится к так называемым регламентным документам (подменю "Регламентные" меню "Документы" главного меню). Вводить его нужно один раз в месяц. В документе автоматически устанавливается последняя дата месяца. Рекомендуется записывать этот документ в конец дня.
В форме документа выводится перечень действий, которые могут быть выполнены при проведении документа. Действия, которые должны быть выполнены при проведении документа, следует пометить соответствующими флажками.
После выбора выполняемых действий следует нажать кнопку "ОК" . При проведении документ производит расчет необходимых сумм и формирует проводки.
Введенный документ при необходимости можно перепровести. При этом ранее сформированные проводки автоматически удаляются и формируются новые. Для того чтобы перепровести документ "Закрытие месяца" , его нужно найти в журнале регламентных документов (пункт "Регламентные документы" меню "Журналы" главного меню программы), щелкнуть на нем дважды мышью, проверить перечень выполняемых действий и нажать на кнопку "ОК" .
При проведении документа с установленным флажком "Формировать отчет при проведении документа" , формируется отчет по выполненным документом действиям (действия, отмеченные флажками в списке выполняемых действий). В сформированном отчете по тем действиям, на которых курсор мыши принимает вид креста с линзой, можно получить детальную расшифровку выполненного действия, для этого необходимо дважды щелкнуть мышью по интересующему действию.
Расшифровка выводится в виде таблицы. В выведенной расшифровке данные тех ячеек, на которых курсор мыши принимает вид креста с линзой, можно развернуть еще более детально, для этого надо дважды щелкнуть мышью по интересующей ячейке.
После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».
Процедура по закрытию месяца в 1С, что это такое?
Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.
Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:
- создание себестоимости продукции в производстве;
- итоги, как налоговые, так и бухгалтерские.
Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.
Где в программе находится блок «Закрытие периода»?
В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:
- «Закрытие месяца»;
- «Регламентные операции»;
- «Справки — расчёты»;
- «Помощник по учёту НДС»;
- «Регламентные операции НДС».
Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?
Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.
Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).
Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:
- I(первый) – включает документы (операции), которые после их проведения в программе учитывают расходы организации. Все расходы фирмы нужно тщательно контролировать для того, чтобы операции при закрытии отражали полный и достоверный учёт;
- II (второй) — документ — «Расчёт списания долей косвенных расходов». При проведении его в базе происходят предварительные расчёты по счетам затрат;
- III (третий) — включает регламентную процедуру по закрытию счетов аккумулирования затрат и издержек обращения (счёт 20, счёт 23, счёт 25, счёт 26, счёт 44);
- IV (четвёртый) — операции, определяющие финансовые результаты за период (счёт 90, счёт 91).
Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.
Для совершения регламентных мероприятий, указывается период и выбирается организация. Выполняются данные регламентные операции при нажатии на кнопку «Закрытие месяца». По каждой операции создаётся отдельный документ. Проводя мероприятия по закрытию, довольно часто, выходит сообщение по ошибкам, в этом случае нужно ознакомиться с описанием ошибки, далее исправить её и затем вновь продолжить процедуру по закрытию месяца.
Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.
Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:
- Зеленоватый цвет, то это означает, что всё завершено успешно;
- Бледно голубоватый цвет, и при этом выдано сообщение об ошибках, то это означает, что процедуру необходимо перепроводить до тех пор, пока не исправятся все ошибки.
Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.
Какие ошибки встречаются при закрытии месяца?
Часто встречаемые ошибки:
- Не указана в документах реализации номенклатурная группа доходов по бухгалтерскому или налоговому учёту;
- Не закрывается счёт 25, так как невозможно определить по некоторым подразделениям базу для распределения расходов;
- В документах, отражающих операции по прочим доходам и расходам не указана аналитика;
- Нарушена процедура в 1С проведения документов по закрытию месяца в необходимом порядке.
Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.
При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:
- Списание убытков прошлых лет;
- Реформация баланса.
При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.
Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.
Как закрыть период для редактирования в программе 1С: «Бухгалтерия 8 редакция 3.0»?
В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».
Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:
- Конкретного пользователя;
- Всех пользователей.
Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.
Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.
Реформация баланса
К реформации баланса относится списание сальдо счета 99 "Прибыли и убытки" в дебет (кредит) счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".
Реформация баланса производится при выполнении одноименной регламентной процедуры в документе "Закрытие месяца" . Возможность выполнить такую процедуру предоставляется только в том случае, если документ "Закрытие месяца" проводится в последнем месяце года - декабре (в иных случаях в диалоговом окне документа строка с названием этой процедуры не показывается).
Следует отметить, что в данной типовой конфигурации реализована определенная методика работы со счетом 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Суть методики состоит в следующем.
Если предприятием по результатам работы за год получена прибыль, то в результате выполнения процедуры реформации баланса производится запись по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и кредиту счета 84.1 "Прибыль, подлежащая распределению". Действительно, чистая прибыль организации подлежит распределению в соответствии с решением ее собственников (или вышестоящей организации, если речь идет о государственных или муниципальных унитарных предприятиях). Поэтому дальнейшие записи по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" могут быть сделаны только на основании такого решения, поэтому во время реформации не производятся.
Если предприятием по результатам работы за год получен убыток, то делается запись по дебету счета 84.2 "Убыток, подлежащий покрытию" в корреспонденции с кредитом счета 99 "Прибыли и убытки". Определение источников его покрытия тоже является вопросом, подлежащим решению собственниками организации (или вышестоящей организацией), поэтому до вынесения такого решения делать какие-либо дальнейшие записи нет оснований.
Одновременно с реформацией выполняется закрытие следующих счетов:
- субсчета счета 90 "Продажи" закрываются на субсчет 90.9 "Прибыль/убыток от продаж";
- субсчета 91.1 "Прочие доходы" и. 91.2 "Прочие расходы" закрываются на субсчет 91.9 "Сальдо прочих доходов и расходов;
- субсчета счета 99.2 "Налог на прибыль".
Закрытие счетов налогового учета
Данная процедура, как и реформация баланса в бухгалтерском учете, выполняется один раз в конце года, перед тем, как приступить к отражению операций следующего налогового периода. Поэтому при открытии документа "Регламентные операции по налоговому учету" за любой другой месяц, кроме декабря, соответствующая строка в окне выбора процедур отсутствует.
Производится закрытие следующих счетов налогового учета:
- Н0З "Нормируемые расходы";
- Н06 "Доходы от реализации имущества, работ, услуг, прав";
- Н07 "Расходы, связанные с реализацией имущества, работ, услуг, прав";
- Н08 "Внереализационные доходы";
- Н09 "Внереализационные расходы";
- Н14 "Расходы на оплату труда".
В результате названные счета сальдо на начало следующего налогового периода (календарного года) не имеют.
Счет Н15 "Налоги и отчисления" закрывается таким образом, что в результате закрытия на начало следующего года на счете Н15 "Налоги и отчисления" остается сальдо равное задолженности перед бюджетом по налогам или переплате на начало года.
Вопрос по 1С Бухгалтерия 7.7:
Не закрывается месяц в программе 1С:Бухгалтерия 7.7
Ответ 1с:
1. Не начисляются налоги с фонда оплаты труда
Порядок исправления:
Выбрать вид начисления в документе «Начисление зарплаты». Провести документ. Перепровести «Закрытие месяца».
2. Не начисляется подоходный налог в следующем месяце
Порядок исправления:
Вводить и проводить документы только в следующем порядке:
* Первый документ – начисление зарплаты
* Второй - Закрытие месяца – проверить наличие проводок по счету ДФЛ.
3. Не закрываются счета затрат 25, 26
Порядок исправления: 1. Просмотреть для каждого из счетов 25 и 26 базу распределения в «учетной политике» и проверить, есть ли ее соответствие в программе, есть ли выручка или прямые затраты?
Если у Вас база распределения установлена «Выручка», а ее нет (это возможно у вновь созданных организаций или у организаций, получающих выручку в зависимости от сезона), то 26 и 25 счет автоматически не закроется, т.к. база распределения (выручка от вашей деятельности) будет равна «0». В этом случае см. п. 1.6. (вариант 2- отнесение расходов на 97 счет).
4. Не закрывается счет затрат 20
Порядок исправления:
1. Просмотреть вид номенклатуры в справочнике «Номенклатура»
2. Просмотреть в документе «Перемещение материалов» указан ли вид номенклатуры
Если Вы не указываете «вид номенклатуры», то при проведении документов проводки по счету 90 в документах реализации и счетах фактурах формируются с пустой аналитикой, в связи с этим нет возможности включения списанных затрат в тот или иной вид деятельности (вид номенклатуры).
При выявлении этой ошибки необходимо:
* заполнить «вид номенклатуры»;
* провести еще раз документы реализации («оказание услуг», «отгрузку товаров, продукции»;
* заполнить по-новому и провести «счета фактуры выданные» (если просто перепровести счет-фактуру аналитика в проводках все равно будет отсутствовать – перед проведением ее нужно сначала перезаполнить).
5 . Не закрывается счет затрат 44.1
1. Проверить, установлен ли вид номенклатуры в справочнике «Номенклатура» для товаров.
Если не установлен, то установить и перепровести документы реализации и счета-фактуры для товаров. Проверить в проводках этих документов аналитику.
2. Проверить есть ли вообще выручка по товарам. Если нет, то 44.1. автоматически не закроется. В этом случае см. п.1.6.
6. Закрытие вручную счетов 26 и 44.1.
Существует 2 варианта:
Вариант 1 . Сделать операцию вручную по закрытию 44.1.1 по каждой статье затрат.
Вариант 2. Ручной операцией сделать РБП, чтобы списались в том месяце, когда будет выручка. Справочники/Прочие/Расходы будущих периодов.
7. При формировании книги покупок и продаж при проведении выдается ошибка «Сальдо по 19 или 76.Н. превышает…..»
Порядок исправления Соблюдаете последовательность ввода документов!!! Документы формирование книги покупок и продаж должны располагаться после всех документов реализации, поступления и оплаты. Для перемещения их «в конец дня» воспользуйтесь кнопкой «время» в «общем журнале» документов.
8. Не зачитываются полученные и выданные авансы
Порядок исправления Возможно, поступление или реализация были введены в информационную базу раньше, чем документы оплаты (т.е. например, выписки разнесли позже). Т.о., необходимо провести еще раз «Выписки» и документы поступления и реализации. Для этого можно воспользоваться групповой обработкой: провести все документы сразу за определенный период.
В конце каждого месяца для правильного формирования отчетности в 1С Бухгалтерии 8.3 необходимо делать «Закрытие месяца». Рассмотрим, как сделать это, в виде пошаговой инструкции. Закрытие месяца в 1С Бухгалтерия 8.2 не отличается от версии 8.3, поэтому можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программ.
Для закрытия месяца служит одноименная, встроенная обработка. Выбираем пункт «Закрытие месяца» в меню «Операции».
Откроется окно для работы с закрытием месяца. Изначально состояние обработки установлено «Не выполнено». Может возникнуть ситуация, когда в строке состояния будет написано «Не задана учетная политика». Это может произойти, если Вы не настроили учетную политику для своей организации. Закрытие периода в 1С в этом случае невозможно.
В целом, обработка «Помощник закрытия месяца» в 1С подразумевает расчет и формирование Регламентных документов, касающихся любой Учетной политики (в том числе и совмещенных), а также зарплаты и прочих операций.
Общий список можно посмотреть, если не указывать организацию в окне помощника, либо в окне списка регламентных операций. На данный момент в программе предусмотрены более 30 Регламентных документов:
Конечно, мы не будем рассматривать все операции. Вряд ли найдется организация с полным набором такой деятельности.
Кроме того, набор регламентных операций зависит от периода, в котором они выполняются. Например, при закрытии месяца набор формируемых документов будет меньше, чем при закрытии квартала или года.
Замечание! Важно закрывать месяца последовательно, один за другим, иначе данные в отчетах будут некорректны. Конечно, если за месяц не было никаких операций и у организации нет на балансе основных средств или нематериальных активов (не начисляется амортизация), то его закрытие можно пропустить, но рекомендуется все же делать последовательное закрытие.
Настройка учетной политики организации
Шаг три
На этом этапе происходит . Правильность данной операции напрямую влияет на себестоимость продукции. Поэтому важно внимательно отнестись к данному разделу. Необходимо убедиться, что закрытие произошло верно.
Четвертый шаг
И, наконец, на четвертом этапе . Описывать принципы его расчета не имеет смысла, потому что опять же влияет специфика. Приведу лишь пример проводок:
Хочу заметить, что приведенные проводки – это не эталонный их образец. Они могут быть и другими. Все зависит от специфики учета.
Отчет о проделанных операциях можно сформировать, нажав на кнопку «Отчет о выполненных операциях».
Закрытие месяца для УСН
Установим период выполнения, а точнее месяц, который хотим закрыть.
Учетную политику организации я использовал УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы».
Нажимаем кнопку «Выполнить закрытие месяца».
Закрытие месяца для УСН состоит из пяти этапов. Да–да, из пяти, я не описался, хотя на форме мы видим только четыре.
Нулевой этап – это « «. При перепроведении восстанавливается последовательность учета проведенных документов. При перепроведении необходимо позаботиться, чтобы никто больше не работал с документами данного месяца. Желательно попросить всех пользователей выйти из программы. Кроме этого, я всегда делаю и рекомендую всем делать резервную копию базы данных перед началом процедуры закрытия месяца.
- Первый этап. Отвечает за признание расходов организации. Например, зарплата, амортизация и износ основных средств, приобретение основных средств и нематериальных активов, переоценка валютных средств и т.д.
- Во втором этапе только один пункт – « «.
- В третьем этапе рассчитываются затраты на производство и торговую деятельность: .
- На четвертом этапе закрываются счета 90 и 91, рассчитывается и начисляется . В конце года происходит .
