Зарплатная ведомость excel. Правила заполнения платежной ведомости на выдачу заработной платы

Некоторые предприниматели, которые используют для ведения своего дела нанятых работников, применяют для выплаты им заработной платы бланк расчетно-платежной ведомости. Но не всегда ее можно применять. В таких случаях Госкомcтатом были предвидены отдельно бланки платежной и расчетной ведомости по зарплате. Для этого используют форму Т-51 и Т-53. Они были введены в обиход в 2004 году.

Суть расчетной ведомости

Расчетная ведомость для выплаты заработной платы содержит информацию о всех сотрудниках и их начислениях, а также суммах удержаний из заработков каждого работника.

Образец данного документа представляет собой форму, которая состоит из двух частей, а именно:

• титульной страницы с основными реквизитами ИП;
• таблицы, которая составлена с данными всех сотрудников, которые работают на основе трудовых отношений с ИП.

Расчетная ведомость формируется на основе бланка . В первой части требуется указать несколько основных параметров:

• полное регистрационное название ИП;
• идентификационный код плательщика налогов;
• дата заполнения бланка;
• итоговая сумма выплачиваемых средств;
• период, за который проводится начисление оплаты.

Все они имеют определенное расположение в ведомости по зарплате, которое может отличаться в зависимости от сферы бизнеса ИП.
Детальные цифры по расчету оплаты труда сотрудникам расчетная ведомость содержит во второй своей части. Она представляет собой таблицу, которая может быть в несколько страниц. Каждая строка в ней отвечает отдельной штатной единице, а каждая графа указывает на начисление или удержание по данному ИНН. Нельзя забывать, что в случае, когда таблица очень длинная, каждый лист нумеруется, а информация об общем количестве указывается в специальном поле, когда проводится оформление платежной ведомости. Общее количество столбцов в форме Т-51 должно быть 18.

Форма Т-51 не утверждается руководствующим лицом, а лишь подписывается бухгалтером, который ее оформил. Это связано с тем, что расчетная ведомость по заработной плате не дает права выдачи средств, а лишь предполагает их будущее перечисление.

Платежная ведомость: назначение и применение

После того, как проведены все расчеты сумм, необходимо заполнить ведомость по зарплате, что даст право выплаты непосредственно работникам. Такой является форма .

Она представляет собой платежные ведомости, которые являются основой для формирования платежных поручений на перечисления сумм зарплаты через банки, а также расходно-кассовых ордеров для совершения выплат через кассу. Выбор формы получения денег выбирает сам работник согласно собственным пожеланиям и интересам.

Платежная ведомость состоит, как и расчетная, из двух частей:

• титульной;
• табличной.

На первом листе указываются основные регистрационные данные ИП. Отличительной особенностью титула этого документа является наличие на нем графы с информацией о сроке годности, который имеет эта платежная ведомость. Требования Указа Банка России указывают на то, что выплаты могут совершаться по форме Т-53 исключительно на протяжении 5 дней после визирования документа руководителем юридического лица.

Платежная ведомость во второй части – это таблица, что состоит из шести столбиков и строк в количестве работников ИП. Образец заполнения таблицы из этой формы предполагает внесение таких данных;

• номер по-порядку в таблице;
• номер из личного дела конкретного сотрудника;
• данные работника, а именно его ФИО;
• суммы к выплатам в разрезе по сотрудниках;
• подведенная к итогу сумма выдачи;
• подпись получателя денежных средств;
• подтверждающий документ для выдачи наличными.

Заполняется платежная ведомость на основе первичных документов. Что касается последнего столбика, то в тех случаях, когда расходные выплаты проводятся не через кассу, он зачеркивается прочерком.

Для совершения выплат согласно данным в форме Т-53 необходимо, чтобы документ завизировал руководитель и бухгалтер-исполнитель юридического лица.

По истечении расчетного периода срока действия ее необходимо закрыть. Это необходимо проделать даже, если не все успели получить денежные средства.

Процесс закрытия этой формы предполагает несколько действий:

1. напротив тех ФИО сотрудников, которые не получили денежные средства проставить признак «депонировано»;
2. подвести итог выплаченных и невыплаченных сумм;
3. кассир подтверждает документ подписью;
4. формируется общий РКО с суммой выданных денежных средств, а его номер прописывается в ведомости.

Преимущества расчетно-платежной ведомости

Но предпринимателям, у которых персонал готов получать зарплату наличными, удобнее будет формировать документ по образцу бланка Т-49. Это расчетно-платежная ведомость, которая соединяет в себе, как расчетную, так и платежную функции.

Она состоит из двух основных частей:

1. титула, где также указываются основные данные ИП, расчетный период, срок действия ведомости, подписи ответственных лиц и предпринимателя;
2. таблицы с начислениями, удержаниями и итоговыми размерами выплат.

Главным преимуществом, которым отличается расчетно-платежная ведомость можно выделить то, что она упрощает процесс ведения бухгалтерского учета ИП. Это связано с тем, что она допускает заполнение лишь одного образца бланка для выплаты заработной платы.

Но есть некоторые особенности использования бланка Т-49:

• он не может применяться в тех случаях, когда средства переводятся на банковские счета работников;
• когда заполняется расчетно-платежная ведомость, сразу же формируется расходно-кассовый ордер по форме КО-2;
• расчетно-платежная форма не может быть применена, когда ИП использует выплату наличным и безналичным путем одновременно.

Подтверждения выплат, которые предполагает расчетно-платежная ведомость, должны быть завизированы подписью кассира, который проводил непосредственную выплату. Невыплаченные суммы также обозначаются признаком «депонировано». Полностью заполненная расчетно-платежная ведомость передается обратно в бухгалтерию для сбережения на протяжении 5 лет.

На сегодняшний день форма Т-49 очень практична, но в период практически полных безналичных расчетов, она используется нечасто. Но в том случае, когда ИП имеет штат с небольшим количеством сотрудников, именно данный образец документа может стать наиболее удобным для выплаты зарплаты.

Похожие записи:

Похожие записи не найдены.

Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.

Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.

Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.

Имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа - отдельно расчетную и платежную ведомости.

Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче , когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

бухпроффи

Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

Кто заполняет ведомость

Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.

Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.

Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.

Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.

Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.

Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.

Скачать бланк и образец платежной ведомости Т-53 на 2018 год

Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53

Лицевая сторона

Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком - то там ставится прочерк.

В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.

Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.

Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.

Оборотная сторона

На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:

1. В первый столбец заносится номер строки по порядку.
2. Во втором, табельный код сотрудника.
3. В третьем - его полные Ф.И.О.
4. В четвертом столбце проставляется цифрами сумма, которую необходимо выдать.
5. Пятый столбец служит для заверения факта выдачи - там работник лично проставляет свою подпись при получении денежных средств.
6. Шестой столбец – справочный, в нем кассир может делать необходимые пометки. Например, указать сведения о доверенности, если деньги получает не лично сотрудник, а его уполномоченное лицо.

Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».

Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.

Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.

Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.

В следующей строке необходимо указать реквизиты расходного ордера, выписанного к ведомости.

Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.

Что если в ведомости обнаружены ошибки

Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.

По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.

Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.

В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.

Внимание! Кроме этого рекомендуется составить бухгалтерскую справку, в которой подробно описать как была выявлена ошибка и обосновать ее исправление.

Как закрывается платежная ведомость

Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени - обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.

Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется отметка «Депонировано», после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.

На сумму выданной зарплаты оформляется , к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.

Бухгалтерские проводки

Поскольку форма Т-53 предназначена исключительно для выдачи денежных средств, возможные операции с ней ограничены.

Денежная выплата сотрудникам организации или предприятия сопровождается оформлением платежной ведомости. В ведомости может быть отражена выплата компенсации, вознаграждения или заработной платы.

В нашей сегодняшней публикации мы расскажем читателям о том, что такое платежная ведомость формы Т-53 , когда ее применяют и как правильно заполнять этот документ, пойдет речь в нашей статье.

В нижней части страницы находится кнопка, нажав на которую можно бесплатно скачать бланк платежной ведомости Т-53 .

Что такое платежная ведомость формы Т-53 ?

Платежная ведомость является первичным кассовым учетным документом. Она отражает сумму заработка, которую нужно выплатить работнику организации, а также общую сумму к выплате (в целом по ведомости). Данный документ составляется в одном экземпляре. Отчетным периодом, как правило, является месяц.

Иногда вместо платежной ведомости Т-53 применяют расходный кассовый ордер (РКО), который составлен менее рационально и удобно. Одна ведомость может включать сведения о получении заработной платы несколькими работниками.

Расчет делают по ведомости формы Т-51 , но бухгалтер вправе заменить ведомости Т-51 и Т-53 на форму Т-49 . В такой ситуации две первые формы не заполняются. Обо всех особенностях платежной ведомости Т-53 поговорим далее.

Особенности применения

Следует отметить, что запрета на выбор какой-либо формы платежной ведомости не существует. Как уже отмечалось, руководитель организации, индивидуальный предприниматель или бухгалтер могут самостоятельно выбрать наиболее приемлемую форму данного документа.

Какой бы вариант платежной ведомости ни применялся организацией или ИП, самое главное — чтобы в документе были отражены сведения о проведенных расчетах и факт выдачи зарплаты работникам.

Как правило, форма Т-53 платежной ведомости используется в организациях, которые имеют большое количество наемных сотрудников. Ведомость оформляется на основании полученных данных по факту выдачи денежных средств.

Образец заполнения платежной ведомости

Платежная ведомость по форме Т-53 представляет собой бланк, состоящий из двух листов. Первый лист — титульный, а второй содержит список сотрудников и суммы заработной платы для выдачи каждому из них.

Правила заполнения документа следующие:

Заполнение титульного листа:

1. Сверху на титульном листе следует указать названии организации или предприятия. Если у вашей организации есть филиалы или отделения, то это также необходимо написать (снизу под наименованием организации) в дополнительной строке.
2. В строке «Корреспондирующий счет» нужно поставить счет 70 (что означает расчеты с сотрудниками по оплате).
3. В графе сроки отмечают период, на который сумма по зарплате будет обналичена.
4. В строке «Сумма» указывают общую цифру выданной заработной платы (числами и прописью).
5. Номер документа определяется организацией или ИП.
6. Дату заполняют текущую.
7. В строке «Расчетный период» ставят месяц (период), за который выданы деньги.

На платежной ведомости обязательно должна стоять подпись руководителя или главного бухгалтера.

Заполнение второго листа:

1. Второй лист представляет собой таблицу, содержащую сведения о выданной заработной плате каждому сотруднику, в которой прописывают такие данные:

• порядковый номер;
• табельный номер;
• денежную сумму;
• подпись.

Работник, получивший денежную сумму, ставит свою подпись в специально отведенной для этого графе.

Бывают ситуации, когда сотрудник по какой-то причине не получает зарплату в срок, указанный на титульном листе платежной ведомости. В этом случае в документе напротив фамилии ставят отметку о депонировании денежной суммы.

2. После выдачи зарплаты, под таблицей ставят прописью сумму, полученную работниками, а депонированную сумму — цифрами.

4. Ниже прописывают «расходный кассовый ордер» и указывают его номер и дату. РКО должен быть проверен проверку в бухгалтерии и подписан бухгалтером организации.

Изменения в документе и закрытие ведомости

Если в ведомости были допущены ошибки, то следует:

• аккуратно исправить недочеты, зачеркнув их;
• изменить данные;
• лица, которые подписывали документ, должны заверить исправления и подписать их;
• обязательно ставят дату внесения изменений в ведомость.

Ведомость закрывают в срок, который был обозначен на титульном листе документа. При этом, не имеет значения, все зарплаты были выданы или нет.

После закрытия платежной ведомости ее передают в бухгалтерию предприятия. В завершении хочеться добавить, что лучше отнестись к заполнению этого документа очень внимательно. Ведомость может пригодиться при проверке.

Скачать бланк платежной ведомости по форме Т-53

Нажав на эту кнопку, вы можете бесплатно скачать бланк платежной ведомости Т-53 в Word и Excel

Ведомость на выдачу зарплаты служащим — платежный ордер строгой отчетности. Существуют разные варианты оформления подобной документации. Наиболее правильный из них — стандартная форма Т-53, которая утверждена . Данная форма делает возможным выплачивать зарплату значительному числу сотрудников, сократив объем текущей документации.

Как заполнять платежную ведомость на выдачу заработной платы?

Квитанция составляется работниками бухгалтерии в программе 1С. Форма заполняется в единственном экземпляре. Ответственность за точность заполнения и достоверность сведений лежит на главном бухгалтере организации.

Первичный платежный документ может содержать один или несколько листов — в зависимости от количества сотрудников, которым предстоит осуществить выплаты. Первый лист обязательно должен содержать исходные данные об организации:

• Полное наименование;
• Подразделение;
• Код ОКПО — общероссийского классификатора предприятий и организаций;
• Номер корреспондирующего счета.

Кроме того, на основной странице нужно проставить сроки действия формы, дату ее составления и итоговую сумму документа.

Ниже располагается реестр с данными работников:

• Порядковый номер служащего;
• Его ФИО;
• Индивидуальный табельный №;
• Наименование должности;
• Сумма выплачиваемых средств.

Заполненную форму необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и передать в кассу предприятия, где старший кассир проверяет правильность введенных данных и принимает документ к оплате. Никаких исправлений в нем быть не должно.

Срок выдачи заработной платы по платежной ведомости

В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако, устанавливает и ограничения. Зарплата должна выплачиваться не позднее, чем через пятнадцать дней после окончания расчетного периода. Причем Закон о труде обязывает руководителей устанавливать конкретные даты выплаты. Это значит, что они должны осуществляться регулярно в одно и то же число месяца. Сама же квитанция действительна не дольше пяти рабочих дней.

Длительность хранения ведомости на выдачу заработной платы

Распечатанный или заполненный вручную документ на выплату зарплаты подлежит обязательной регистрации в специально предназначенном журнале. Он должен вестись на каждом предприятии независимо от того, сколько сотрудников числится в штатном расписании.

Журнал регистрации платежных бланков заполняется в течении календарного года. То есть, каждый год необходимо заводить новый. Журналы должны храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет.

Для предприятий и предпринимателей, перешедших на выплату заработной платы посредством банковских карт, ведомость формы Т-53 неактуальна: она ведется только в случае простых выплат через кассу организации.

Кто подписывает ведомость начисления заработной платы?

После заполнения, она обязательно подлежит сверке на соответствие сумм с расчетными документами. За этот процесс лежит ответственность непосредственно на главном бухгалтере предприятия. Он же первым и подписывает форму.

В случае отсутствия такового по объективным причинам документ подписывает один из его заместителей или иное доверенное лицо, которое обладает правом подписи финансовой документации учреждения.

В процессе выплаты зарплаты каждый работник расписывается напротив своей фамилии, удостоверяя тем самым факт получения указанной в ведомости суммы.

По окончании оплаты составляется расходный ордер, а форма Т-53 заверяется старшим кассиром. Обозначается фактически выплаченная общая сумма цифрами и прописью. Если кому-либо из сотрудников заработная плата в трехдневный срок выплачена не была, напротив его фамилии ставится пометка “депонировано” и суммы реальных выплат подсчитываются без учета заработка данного работника.

Утерянные платежные документы влекут за собой тяжелые последствия при проверке, вплоть до уголовного наказания. Документ в итоге передается в бухгалтерию, где его заверяет главный бухгалтер.

Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы

Платежная ведомость призвана отражать суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде зарплаты. Это касается только выплат наличными. На предприятиях, пользующихся услугами банков, используются иные формы документации.

Бланки разрабатываются индивидуально на каждом предприятии с учетом локальных актов. При этом существует единый образец, на который необходимо ориентироваться при составлении платежек.

Графа №6 “Примечания” включена для того, чтобы была возможность указать номер документа. Это необходимо в тех случаях, когда вместо работника наличные получает иное лицо по доверенности.

Выписка из ведомости о начислении заработной платы

Выпиской из платежной ведомости является расчетный листок, выдаваемый работнику ежемесячно и бесплатно. Статья 136 ТК РФ обязует каждого работодателя своевременно информировать своих сотрудников о размере начисленных и удержанных сумм за соответствующий период в письменной форме.

Информация, содержащаяся в расчетном листке, включает в себя:

• Подробные расчеты произведенных сотруднику начислений;
• Основания и суммы удержаний;
• Информацию об имеющейся задолженности предприятия перед работником;
• Пенсионные отчисления;
• Общая сумма к выплате.

Добавлено в закладки: 0

Ведомость по зарплате – особый вид бухгалтерской документации, на основании данных которой работники получают заработную плату. Такой документ может составляться бухгалтерами по всему предприятию или только по его подразделениям. Для подсчёта итоговых сумм используются данные, которые взяты из расчётной ведомости или индивидуальных листков расчёта оплаты труда, взятых у каждого работника. Сам факт того, что денежное вознаграждение в виде заработной платы было в установленные сроки получено каждым сотрудником, подтверждается их личной подписью. Но, конечно же, есть разные виды заработных плат …

Понятие расчетной ведомости и ее виды

Выплаты по заработной плате должны совершаться таким образом, чтобы при необходимости рабочий мог понять, по какому принципу это происходит. Начисления должны проводиться максимально прозрачно, когда комиссии понадобится проверить соблюдение правильности процедуры начисления.

Расчетная ведомость по зарплате имеет утверждённую законодательством форму, в ней отражается только сумма, которую необходимо выплатить каждому работнику организации. Часто для начисления положенного оклада используются специальные расчётно-кассовые ордера. Не целесообразно использовать их на крупных предприятиях, где оформлено большое количество сотрудников, ведь ордер имеет срок действия только один день, а выдать зарплату такому большому количеству людей за столь ограниченный срок невозможно.

Вся процедура начисления заработной платы должна быть отражена в проводках и прочей документации. Чтобы облегчить этот процесс, комитетом статистики были утверждены особые бланки. Так, расчетная ведомость по зарплате (образец которой можно скачать в интернете) может быть следующих форм:

1. Платёжная ведомость № Т53а.
2. Расчётная ведомость № Т53.
3. Платёжно-расчётная ведомость № Т51.

Заполнять эти формы необходимо в строгом соответствии с требованиями норм и законов. Чтобы защитить всю документацию от подделки, на ней присутствуют определённые реквизиты, которые служат для защиты и которые необходимо заполнить в соответствии с установленными правилами. Бланк можно разделить на несколько частей –титульный лист, часть, оформленная в виде таблицы и третья часть, в которую включается информация о сумме депонированной заработной платы. Титульный лист имеет специальные реквизиты, которые обязательно нужно заполнить (так, без подписи руководителя организации зарплата не может быть выдана).

Часть таблиц состоит из соответствующих граф, которые заполняются бухгалтером предприятия. В третьей части могут быть указаны дополнения кассира, который выдавал денежные суммы или бухгалтера, который проверял правильность заполнения формы. Все ведомости, по которым будет выплачена заработная плата сотрудникам, необходимо зарегистрировать в специальном журнале. Недостатком такой ведомости можно назвать то, что информация, которая в ней указана, не является конфиденциальной. Сумму, которая подлежит выплате, можно просмотреть всем сотрудникам.

Правила оформления титульного листа

На нём обязательно должно быть указано название предприятия и/или его структурного подразделения. Также необходимо заполнить все коды организации и указать номер дебетового счета. Затем бухгалтер обязан прописать срок действия ведомости (максимальным считается промежуток в 3 дня с момента заполнения). Расчетная ведомость по зарплате, образец заполнения:

После этого прописью необходимо указать сумму, которая подлежит выплате по всей ведомости. Обязательно нужно проставить номер документа, который считается по порядку с начала текущего года. В последних строках указывается дата оформления самой ведомости, которая должна предшествовать выплате денежных средств, также титульный лист ведомости необходимо заверить подписью директора организации. Только после этого можно совершать выплату денежных средств. Главный бухгалтер ставит свою подпись после того, как проверит, правильно ли составлена ведомость по зарплате, а деньги выданы сотрудникам предприятия.

Оформление второй страницы

Она являет собой табличную часть. Часто, когда предприятие достаточно большое, данные всех сотрудников на одну страницу поместить не получается. В таком случае ведомость по зарплате может иметь несколько страниц, а их количество должно быть указано в специально предназначенной для этого строке.

В таблицу вносятся личные данные каждого сотрудника предприятия – его порядковый и табельный номера, фамилия, имя и отчество (заполнение отчества не является обязательным условием, но поможет избежать казусов, если сотрудниками на предприятии являются родственники или люди с одинаковыми фамилиями). Затем в цифровом виде указывается сумма, которая подлежит выплате, а последняя строка таблицы служит для подведения итогов и указания общей суммы к выплате. Обязательно должна стоять подпись самого сотрудника, а также указаны документы, на основании которых он сможет получить зарплату.

Случается, что работник не получает деньги в кассе. В таком случае напротив его фамилии кассир вносит примечание «депонировано», закрывает ведомость по зарплате и заверяет операции своей подписью. Все депонированные данные должны быть суммированы и указаны на последнем листе ведомости. После этого кассир обязан выписать расходный ордер на ту сумму заработной платы, которая фактически выдана. Её номер тоже указывается в ведомости.

Если кассир выявляет ошибки в заполнении платёжной ведомости, он обязан вернуть её в бухгалтерию. Там её переоформляют или просто дорабатывают, исправив ошибки. Только после проверки того, что все реквизиты были заполнены верно, кассир может приступать к выдаче заработной платы согласно заполненному документу.

Платёжная ведомость составляется в одном экземпляре, а журнал, в котором её номер регистрируется, хранится не менее 5 лет. Всю ответственность за то, правильно ли заполнена ведомость и насколько достоверные данные были в неё внесены, ложится на кассира. Хранение и сверку данных проводит главный бухгалтер предприятия.

Теперь оформление ведомости по зарплате значительно упрощено, ведь бухгалтерам стало доступно новейшее программное обеспечение, которое делает основную работу за них.