Как я делал управленческий учет в Excel. Бюджетирование на предприятии на примере

Управляете ли вы финансами вашей компании или вашими домашними финансами, создание бюджета - важный первый шаг. Наличие бюджета необходимо, чтобы отслеживать текущие расходы, определять, в каких областях можно сократить расходы, а также принимать решения о том, на какие цели расходовать средства.

Хотя создание бюджета может казаться сложным процессом, использование шаблона бюджета может помочь сделать процесс чуть менее устрашающим. Как же выбрать подходящий для ваших целей шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели лучшие шаблоны в Excel и рассказали про них в данной статье, чтобы вы могли выбрать те, которые лучше всего подходят вам. Кроме того, мы предлагаем подробное описание того, как использовать шаблон персонального бюджета на месяц в Excel и в Smartsheet.

1. Перейдите на сайт сайт и выполните вход в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией).
2. Перейдите во вкладку "Домашняя", нажмите "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
3. Введите слово "Бюджет" в поле "Поиск шаблонов" и нажмите на иконку в виде увеличительного стекла.
4. Отобразится список шаблонов. Для нашего примера мы воспользуемся шаблоном "Планирование семейного бюджета по месяцам". Нажмите на синюю кнопку "Использовать шаблон" в правом верхнем углу.
5. Назовите ваш шаблон, выберите, куда его сохранить, и нажмите кнопку "ОК".

2. Введите данные для вашего бюджета

Откроется заранее отформатированный шаблон, содержащий контент для образца, а также уже готовые разделы, категории и подкатегории. В Smartsheet вы можете без труда добавлять или удалять строки, в зависимости от данных вашего бюджета.

Просто щёлкните правой кнопкой мыши по строке и выберите "Вставить выше" или "Вставить ниже", чтобы добавить строку, или "Удалить", чтобы удалить строку.

1. Обновите названия разделов и подразделов в основном столбце в соответствии с вашими данными.

*Обратите внимание, что раздел "Сбережения и накопления" в этом шаблоне включается в раздел "Расходы". Вы можете перенести этот раздел в более подходящее для вас место, выбрав нужные строки, щёлкнув правой кнопкой мыши по ним и выбрав "Вырезать". Затем щёлкните правой кнопкой мыши по строке, куда вы хотите вставить выбранные строки, и нажмите "Вставить".

1. Введите данные ваших доходов, сбережений и расходов для соответствующих категорий вашего бюджета в столбце "Месячный бюджет". Обратите внимание, что иерархия уже была заранее настроена для вас, а формулы будут автоматически высчитывать итоговые значения для категорий на основании данных, указанных в подразделах.
2. В левой части каждой строки вы можете прикреплять файлы непосредственно к элементам бюджета (идеально подходит для прикрепления банковских выписок, налоговых документов и т.д.).
3. Добавляйте важные детали в столбце "Комментарии", например, сведения об счетах или ссылки на определённые счета.

3. Обновляйте фактические данные месячного бюджета

1. Вводите фактические суммы в рублях для каждого из элементов бюджета в течение соответствующего месяца. Вы можете настроить получение напоминаний, открыв вкладку "Оповещения" в нижней части страницы и выбрав "Новое напоминание". Дополнительную информацию .

1. Вы можете предоставить доступ к вашему бюджету заинтересованным лицам. Это поможет не только держать в курсе других о состоянии бюджета, но и увеличит отчётность с вашей стороны. Чтобы предоставить доступ, откройте вкладку "Совместный доступ" в нижней части страницы. Добавьте адреса электронной почты пользователей, которым вы хотите открыть доступ, добавьте сообщение и нажмите на синюю кнопку "Предоставить доступ к таблице" в нижнем правом углу диалогового окна.

Сформировать в Excel на основе данных, выгруженных из «1С». Но многие операции приходится делать вручную. Упростить эту работу и составить отчет буквально за несколько минут можно, если сделать это в специальном шаблоне Excel .

Как загрузить данные

В шаблоне объединены четыре рабочих листа Excel. Три предназначены для выгрузки и обработки карточек счетов. Четвертый лист – сам отчет.

Первое, что потребуется сделать, – выгрузить из «1С» в формате xls карточкисчетов 50«Касса» ,51«Расчетные счета» и52«Валютные счета» , например, за период с 1 января текущего года и до текущей даты. Данные первой карточки надо скопировать в шаблон на лист «Касса», второй – на лист «Расчетный счет», третьей – «Валютный счет».

Далее для каждой проводки надо задать статью отчета и месяц. Достаточно нажать ALT+F8, в появившемся списке выбрать EnterItemsAndMonths и кликнуть по кнопке «Выполнить». Автоматически статьи присвоятся тем проводкам, которые однозначно интерпретируются (см. таблицу).

Часть строк в карточках счетов программа пропустит. Это вполне оправданно. Ведь не каждой проводке можно однозначно поставить в соответствие статью отчета о движении денежных средств. Например, проводке Дебет 60.1 «Расчеты с поставщиками» – Кредит 51 «Расчетные счета» могут соответствовать статьи «Сырье и материалы», «Техническое обслуживание и ремонт», «ГСМ». Для таких случаев наименование поступлений и выплат потребуется выбрать самостоятельно из раскрывающегося списка. Исходные данные для этого списка перечислены в диапазоне M9:M48 на первых трех листах.

КСТАТИ. Если в вашей компании этих статей больше или для них предусмотрены другие названия, то в файл надо внести изменения. .

Как сформировать отчет

Отчет о движении денежных средств размещается на отдельном листе шаблона – «Cash flow». Чтобы перенести в него данные из карточек, надо снова нажать ALT+F8, но на этот раз выбрать Cash_flow. Программа распределит исходные данные в отчете по статьям поступления и выбытия денег.

Если кликнуть по названию месяца, слева от него появятся три вспомогательных столбца – «Касса», «Расчетный счет» и «Валютный счет». В них напротив статей, по которым в этом периоде было движение денежных средств, проставлены надписи «Банк. Выписка». Щелкнув по ним, можно провалиться в проводки и посмотреть, в результате каких операций сформировалась сумма по той или иной статье.

Перечень операций, которые Excel распределит сам

Статья	Проводка
Прочие поступления	Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ; Дебет 51 «Расчетные счета» , 52 «Валютные счета» Кредит 91.1 «Прочие доходы и расходы»
Привлечение кредитов и займов	Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 66.3 «Краткосрочные займы в рублях»
Выдача кредитов и займов	Кредит 58.3 «Предоставленные займы» Дебет 51 «Расчетные счета»
Возврат привлеченных ранее займов, включая проценты	Дебет 66.3 «Краткосрочные займы в рублях», 66.4 «Проц. по краткосрочным займам в рублях» Кредит 51 «Расчетные счета»
НДС	Дебет 68.2 «НДС» Кредит 51 «Расчетные счета»
Налог на прибыль	Дебет 68.4 «Налог на прибыль» Кредит 51 «Расчетные счета»
Транспортный	Дебет 68.5 «Транспортный налог» Кредит 51 «Расчетные счета»
Налог на имущество	Дебет 68.8 «Налог на имущество» Кредит 51 «Расчетные счета»
Налог на землю	Дебет 68.10 «Налог на землю» Кредит 51 «Расчетные счета»
Отчисления на социальные нужды	Дебет

С.И. Крылов,
профессор кафедры учета, анализа и экономики труда
Уральского федерального университета
имени первого Президента России Б.Н. Ельцина,
доктор экономических наук
Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский yчет
№ 10, октябрь 2010

Анализ денежных потоков коммерческой организации (предприятия), позволяя исследовать финансовую динамику, является одной из важнейших составляющих анализа ее финансового состояния и основан в значительной степени на данных формы № 4 бухгалтерской (финансовой) отчетности «Отчет о движении денежных средств».

Анализ денежных потоков поданным отчета о движении денежных средств ведется прямым методом согласно принципу дедукции и включает в себя анализ (вертикальный, горизонтальный, факторный) результативного чистого денежного потока (чистого увеличения (уменьшения) денежных средств и их эквивалентов), а также чистых денежных потоков (чистых денежных средств) от текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

Рассмотрим порядок анализа денежных потоков коммерческой организации по данным отчета о движении ее денежных средств на конкретном примере (табл. 1).

Таблица 1. Форма № 4 «Отчет о движении денежных средств», тыс. руб.

Показатель		За отчетный год	За предыдущий год
Наименование	Код
Остаток денежных средств на начало отчетного года	010	200	160
Движение денежных средств по текущей деятельности Средства, полученные от покупателей, заказчиков	120	5 361	4 342
Прочие поступления	130	105	84
Денежные средства, направленные: на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов	150	(3 796)	(3 095)
на оплату труда	160	(792)	(580)
на выплату дивидендов, процентов	170	(198)	(222)
на расчеты по налогам и сборам	180	(284)	(210)
на прочие расходы	190	(204)	(124)
Чистые денежные средства от текущей деятельности	020	192	195
Движение денежных средств по инвестиционной деятельности выручка от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов	210	60	20
Выручка от продажи ценных бумаг и иных финансовых вложений	220	-	-
Полученные дивиденды	230	-	-
Полученные проценты	240	40	10
Поступления от погашения займов, предоставленным другим организациям	250	-	-
Приобретение дочерних организаций	280	-	-
Приобретение объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов	290	(292)	(110)
Приобретение ценных бумаг и иных финансовых вложений	300	(20)	(35)
Займы, предоставленные другим организациям	310	(-)	(-)
Чистые денежные средства от инвестиционной деятельности	340	(212)	(115)
Движение денежных средств по финансовой деятельности Поступления от эмиссии акций или иных долевых бумаг	410	_	_
Поступления от займов и кредитов, предоставленных другими организациями	420	840	650
Погашение займов и кредитов (без процентов)	430	(750)	(690)
Чистые денежные средства от финансовой деятельности	040	90	(40)
Чистое увеличение (уменьшение) денежных средств и их эквивалентов	050	70	40
Остаток денежных средств на конец отчетного периода	060	270	200

Анализ начинается с изучения результативного чистого денежного потока (табл. 2).

Таблица 2. Анализ результативного чистого денежного потока

Показатель	Прошлый год		Отчетный год		Изменение		Темп роста, %	Темп прироста, %
	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %
1. Чистый денежный поток от текущей деятельности	195	487,5	192	274,3	-3	-213,2	98,5	-1,5
2. Чистый денежный поток от инвестиционной деятельности	-115	-287,5	-212	-302,9	-97	-15,4	184,3	84,3
3. Чистый денежный поток от финансовой деятельности	-40	-100,0	90	128,6	130	228,6	-225,0	-325,0
4. Результативный чистый денежный поток (строка 1 + строка 2 + строка 3)	40	100	70	100	30	-	175,0	75,0

Результаты расчетов показывают, что в отчетном году по сравнению с прошлым годом результативный чистый денежный поток коммерческой организации увеличился на 30 тыс. руб., или на 75%, что является безусловно позитивным явлением. Указанное изменение абсолютной величины результативного чистого денежного потока обусловлено увеличением чистого денежного потока от финансовой деятельности на 130 тыс. руб. при снижении чистых денежных потоков от текущей деятельности на 3 тыс. руб. и от инвестиционной деятельности на 97 тыс. руб.

При этом снизился удельный вес чистого денежного потока от текущей деятельности в результативном чистом денежном потоке на 213,2%, что свидетельствует об ухудшении качества результативного чистого денежного потока и является следствием опережающего темпа роста результативного чистого денежного потока, составившего 175,0%, по отношению к темпу роста чистого денежного потока от текущей деятельности, составившему лишь 98,5%.

Кроме того, если в прошлом году положительный чистый денежный поток от текущей деятельности (195 тыс. руб.) полностью покрывал отрицательный чистый денежный поток от инвестиционной деятельности (-115 тыс. руб.), то в отчетном году ситуация изменилась в худшую сторону, поскольку положительный чистый денежный поток от текущей деятельности (192 тыс. руб.) не покрывал отрицательный чистый денежный поток от инвестиционной деятельности (-212 тыс. руб.). Однако сумма чистых денежных потоков от текущей и финансовой деятельности (282 тыс. руб.) покрывала отрицательный чистый денежный поток от инвестиционной деятельности (-212 тыс. руб.). При этом большая часть отрицательного чистого денежного потока от инвестиционной деятельности (90,6% = (192/212) х 100%) была покрыта за счет положительного чистого денежного потока от текущей деятельности. Такая ситуация в целом также может быть охарактеризована как нормальная.

Таблица 3. Анализ чистого денежного потока от текущей деятельности

Показатель	Прошлый год		Отчетный год		Изменение		Темп роста, %	Темп прироста, %
	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, Удель-тыс. ный вес, руб. %		Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %
1. Суммарный денежный приток от текущей деятельности, в том числе:	4 426	100	5 466	100	1 040		123,5	23,5
1.1. Денежные средства, полученные от покупателей, заказчиков	4 342	98,1	5 361	98,1	1 019	-	123,5	23,5
1.2. Прочие доходы	84	1,9	105	1,9	21	-	125,0	25,0
2. Суммарный денежный отток от текущей деятельности, в том числе:	4 231	100	5 274	100	1 043	-	124,7	24,7
2.1. Оплата приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов	3 095	73,2	3 796	72,0	701	-1,2	122,6	22,6
2.2. Оплата труда	580	13,7	792	15,0	212	1,3	136,6	36,6
2.3. Выплата дивидендов, процентов	222	5,2	198	3,8	-24	-1,4	89,2	-10,8
2.4. Расчеты по налогам и сборам	210	5,0	284	5,4	74	0,4	135,2	35,2
2.5. Прочие расходы	124	2,9	204	3,9	80	1,0	164,5	64,5
3. Чистый денежный поток от текущей деятельности (строка 1 - строка 2)	195	-	192	-	-3	-	98,5	-1,5

Как видно из результатов расчетов, приведенных в табл. 3, в отчетном году по сравнению с прошлым годом величина чистого денежного потока от текущей деятельности уменьшилась на 3 тыс. руб., или на 1,5%, что само по себе не может быть оценено положительно. Указанное снижение величины чистого денежного потока от текущей деятельности обусловлено увеличением суммарного денежного оттока от текущей деятельности на 1 043 тыс. руб., или на 24,7%, при росте суммарного денежного притока от этого вида деятельности лишь на 1 040 тыс. руб., или на 23,5%.

В свою очередь, увеличение суммарного денежного притока от текущей деятельности лишь на 1 040 тыс. руб., или на 23,5%, связано с ростом поступлений денежных средств от покупателей и заказчиков на сумму 1 019 тыс. руб., или на 23,5%, и ростом прочих денежных доходов на сумму 21 тыс. руб., или на 25,0%.

Увеличение же суммарного денежного оттока от текущей деятельности на 1 043 тыс. руб., или на 24,7%, вызвано ростом оттоков денежных средств, связанных с оплатой приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, на сумму 701 тыс. руб., или на 22,6%, с оплатой труда - на сумму 212 тыс. руб., или на 36,6%, с расчетами по налогам и сборам - на сумму 74 тыс. руб., или на 35,2%, ростом прочих денежных расходов на сумму 80 тыс. руб., или на 64,5%, при снижении величины денежных оттоков, связанных с выплатой дивидендов и процентов, на сумму 24 тыс. руб., или на 10,8%.

При этом в составе суммарного денежного притока от текущей деятельности в отчетном году по сравнению с прошлым годом структурных изменений не отмечено, а в составе суммарного денежного оттока от этого вида деятельности они могут быть оценены как несущественные.

Необходимо особо отметить превышение темпа роста суммарного денежного оттока от текущей деятельности, составившего 124,7%, над темпом роста суммарного денежного притока от этого вида деятельности, составившим 123,5%, которое, на первый взгляд, незначительно, но отражает тенденцию к формированию дефицита денежных средств от текущей деятельности и следовательно, к ухудшению платежеспособности коммерческой организации, и поэтому может рассматриваться как безусловно негативное явление.

Затем выполняется анализ чистого денежного потока от инвестиционной деятельности (табл. 4).

Таблица 4. Анализ чистого денежного потока от инвестиционной деятельности

Показатель	Прошлый год		Отчетный год		Изменение		Темп роста, %	Темп прироста, %
	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %
1. Суммарный денежный приток от инвестиционной деятельности, в том числе:	30	100	100	100	70	-	333,3	233,3
1.1. Выручка от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов	20	66,7	60	60,0	40	-6,7	300,0	200,0
1.2. Полученные проценты	10	33,3	40	40,0	30	6,7	400,0	300,0
2. Суммарный денежный отток от инвестиционной деятельности, в том числе:	145	100	312	100	167	-	215,2	115,2
2.1. Приобретение объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов	110	75,9	292	93,6	182	17,7	265,5	165,5
2.2. Приобретение ценных бумаг и иных финансовых вложений	35	24,1	20	6,4	-15	-17,7	57,1	-42,9
3. Чистый денежный поток от инвестиционной деятельности (строка 1 - строка 2)	-115	-	-212	-	-97	-	184,3	84,3

Результаты расчетов показывают, что величина чистого денежного потока от инвестиционной деятельности как в прошлом году, так и в отчетном году имела отрицательное значение, уменьшившись при этом на 97 тыс. руб., или на 84,3%, что само по себе не может быть оценено положительно, хотя при этом следует иметь в виду тот факт, что инвестиционные вложения, как правило, имеют продолжительный срок окупаемости. Указанное снижение величины чистого денежного потока от инвестиционной деятельности обусловлено увеличением суммарного денежного оттока от инвестиционной деятельности на 167 тыс. руб., или на 115,2%, при росте суммарного денежного притока от этого вида деятельности лишь на 70 тыс. руб., или на 233,3%.

В свою очередь, увеличение суммарного денежного притока от инвестиционной деятельности лишь на 70 тыс. руб., или на 233,3%, связано с ростом поступлений денежных средств от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов на сумму 40 тыс. руб., или на200,0%, и ростом полученных процентов на сумму 30 тыс. руб., или на 300,0%.

Увеличение же суммарного денежного оттока от инвестиционной деятельности на 167 тыс. руб., или на 115,2%, вызвано ростом оттоков денежных средств, связанных с приобретением объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов, на сумму 182 тыс. руб., или на 165,5%, при снижении величины денежных оттоков, связанных с приобретением ценных бумаг и иных финансовых вложений, на сумму 15 тыс. руб., или на 42,9%.

При этом в составе суммарного денежного притока от инвестиционной деятельности в отчетном году по сравнению с прошлым годом снизился удельный вес денежных поступлений (выручки) от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов и соответственно возрос удельный вес полученных процентов на 6,7%, что обусловлено превышением темпа роста полученных процентов (400,0%) над темпом роста выручки от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов (300,0%). В составе же суммарного денежного оттока от этого вида деятельности возрос удельный вес денежного оттока, связанного с приобретением объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов, и соответственно снизился удельный вес денежного оттока, связанного с приобретением ценных бумаг и иных финансовых вложений, на 17,7%, что обусловлено превышением темпа роста денежного оттока, связанного с приобретением объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов, составившего 265,5%, над темпом роста денежного оттока, связанного с приобретением ценных бумаг и иных финансовых вложений, составившим всего 57,1%.

Необходимо особо отметить существенное превышение темпа роста суммарного денежного притока от инвестиционной деятельности, составившего 333,3%, над темпом роста суммарного денежного оттока от этого вида деятельности, составившим 215,2%, которое отражает наметившуюся тенденцию к возможному преодолению в будущем достаточно большего дефицита денежных средств от инвестиционной деятельности и, следовательно, к улучшению платежеспособности коммерческой организации, и поэтому может рассматриваться как безусловно позитивное явление.

Следующим этапом проанализируем чистый денежный поток от финансовой деятельности (табл. 5).

Таблица 5. Анализ чистого денежного потока от финансовой деятельности

Показатель	Прошлый год		Отчетный год		Изменение		Темп роста, %	Темп прироста, %
	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс. руб.	Удельный вес, %
1. Суммарный денежный приток от финансовой деятельности, в том числе:	650	100	840	100	190	-	129,2	29,2
1.1. Поступления от займов и кредитов, предоставленных другими организациями	650	100	840	100	190	-	129,2	29,2
2. Суммарный денежный отток от финансовой деятельности, в том числе:	690	100	750	100	60	-	108,7	8,7
2.1. Погашение займов и кредитов (без процентов)	690	100	750	100	60	-	108,7	8,7
3. Чистый денежный поток от финансовой деятельности (строка 1 - строка 2)	-40	-	90	-	130	-	-225,0	-325,0

Как видно из результатов расчетов, приведенных в табл. 5, в отчетном году по сравнению с прошлым годом величина чистого денежного потока от финансовой деятельности возросла с отрицательного значения -40 тыс. руб. до положительного значения 90 тыс. руб., т.е. на 130 тыс. руб., или на -325,0%, что само по себе может быть оценено положительно. Указанное увеличение суммы чистого денежного потока от финансовой деятельности обусловлено увеличением суммарного денежного притока от финансовой деятельности на 190 тыс. руб., или на 29,2%, при росте суммарного денежного оттока от этого вида деятельности лишь на 60 тыс. руб., или на 8,7 %.В свою очередь, увеличение суммарного денежного притока от финансовой деятельности на 190 тыс. руб., или на 29,2%, исключительно связано с ростом поступлений денежных средств от займов и кредитов, предоставленных другими организациями, на ту же сумму 190 тыс. руб., или на 29,2%.

Увеличение же суммарного денежного оттока от финансовой деятельности на 60 тыс. руб., или на 8,7%, вызвано исключительно ростом оттока денежных средств, связанного с погашением займов и кредитов (без процентов), на ту же сумму 60 тыс. руб., или на 8,7%.

При этом в составе суммарных денежного притока и денежного оттока от финансовой деятельности в отчетном году по сравнению с прошлым годом структурных изменений не отмечено.

Необходимо особо отметить превышение темпа роста суммарного денежного притока от финансовой деятельности, составившего 129,2%, над темпом роста суммарного денежного оттока от этого вида деятельности, составившим лишь 108,7%, которое отражает тенденцию роста положительного чистого денежного потока от финансовой деятельности и, следовательно, к улучшению платежеспособности коммерческой организации, и поэтому может рассматриваться как безусловно позитивное явление.

Таким образом, резюмируя результаты анализа результативного чистого денежного потока и чистых денежных потоков от каждого вида деятельности коммерческой организации, можно охарактеризовать ситуацию, связанную с ее денежными потоками в прошлом году и в отчетном году в целом как удовлетворительную, а произошедшие изменения - как неоднозначные.

Литература

1. Анализ в управлении финансовым состоянием коммерческом организации / Н.Н. Илышева, С.И. Крылов. М: Финансы и статистика; ИНФРА-М, 2008. 240 с.: ил.

2. Илышева Н.Н., Крылов С.И. Анализ финансовой отчетности коммерческой организации: Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. 240 с.

3. Крылов С.И. Совершенствование методологии анализа и системе управления финансовым состоянием коммерческой организации: Монография. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2007. 357 с.

Введение

Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.

Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря

Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.

1) Отсутствие контроля ссылочной целостности - MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;

2) Проблема с многопользовательским режимом работы - организовать некое подобие многопользовательского режима в MS Excel можно, если речь идет о двух-трех пользователях, но если пользователей будет больше лучше задуматься о базе данных;

3) Разграничение доступа и конфиденциальность - все пароли в MS Excel очень легко ломаются, при желании даже далекий от ИТ-индустрии человек сможет легко найти несколько таких способов в открытых источниках. Таким образом, к файлу доступ должен даваться только проверенным людям;

4) Повторный ввод данных - в отличии от 1С готовых обработок обмена между MS Excel и клиентом банка не существует, сделать конечно же можно, но дешевле будет доработать используемую Вами базу данных с тем, что бы вести платежный календарь в ней. Впрочем на небольших объемах операций использование обработок значительной экономии трудозатрат не дает;

5) Ограничение на размер базы - большой массив данных MS Excel не потянет, хотя для средних размеров фирмы возможностей MS Excel хватит.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод - использование MS Excel для организации платежного календаря допустимо при одновременном соблюдении следующих условий:

1) Объем платежных операций в день не превышает 20-30 документов;

2) С файлом работает не боле трех доверенных лиц;

3) У Вас нет функционала платежного календаря в используемом программном продукте для бухгалтерского или оперативного учета.

Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.

Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excell. Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции - например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.

Хочу также предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи - показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.

Концепция настройки платежного календаря в MS Excel

Концепция следующая:

1) Создаем на отдельных листах книги MS Excel ключевые классификаторы (статьи движения денежных средств и ЦФО, для рабочего примера еще могут понадобится например контрагенты, организации, банковские счета/кассы);

2) Задаем соответствия между статьями ДДС и ЦФО;

3) Создаем лист с бюджетом движения денежных средств (БДДС);

4) Создаем лист с реестром платежей (этот лист и будет основным рабочим местом);

5) Создаем лист с реестром увеличения лимитов (для сверхбюджетных заявок на расход денежных средств);

6) Создаем лист с таблицей данных, которая будет собирать все необходимые для платежного календаря данные;

7) Создаем сводную таблицу «Платежный календарь» - это, собственно, и есть Ваша цель;

8) Для целостной системы еще хорошо создать отчет, показывающий выполнение бюджета движения денежных средств, не обязательно - но рекомендую.

Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий - но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.

Создаем классификаторы

На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».

Со справочником статей ДДС есть другой нюанс - во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты»

Полная же версия справочника статей ДДС пускай «обитает» на листе «Классификатор статей ДДС». После заполнения выплатных статей создайте именованный диапозон-список (вкладка «формулы»-«Присвоить имя»).

Значения в диапазон СтатьиДДС_Выплаты можно указывать ссылками с полного классификатора статей ДДС.

Важный шаг - это привязка с ЦФО статей ДДС. Кроме того, что это правильный шаг с точки зрения методологии управления предприятием посредством бюджетов, это еще значительно облегчит ввод данных по платежам и позволит сократить количество ошибок. Технически данная возможность организуется достаточно просто - на отдельном листе создается таблица, колонки которой именуются наименованиями ЦФО, а в строках вводятся соответствующие ЦФО статьи ДДС.

После этого ранее уже показанным способом (через присвоения имени диапазону) на каждое ЦФО создается свой именованный список.

Кроме перечисленных классификторов необходио создать также список периодов планирования, который будет служить разделителем бюджетных периодов. В частности этот список пригодится при вводе бюджета движения денежных средств, при увеличении лимитов и при добавлении заявок на расходование денежных средств.

Управление бюджетом (лимитами)

Для того, что бы контролировать текущие платежи на соответствие бюджету понадобятся две таблицы - «Бюджет ДДС» и «Увеличение лимитов». Создадим одноименные листы и разместим на них эти таблицы.

Для того, что бы ЦФО и периоды планирования не нужно было бы каждый раз впечатывать, можно добавить функционал выбора значений из списка. Покажем это на примере колонки «ЦФО» - выделяете заведомо большой диапазон ЦФО (для учебного примера достаточно и 20 строк, для рабочего примера нужно предусмотреть как минимум тысяч десять строк). После того как выделите диапазон на вкладке «Данные» в блоке кнопок «Работа с данными» нажмите на кнопку «Проверка данных», в открывшемся диалоговом окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник» впишите знак равно и наименование поименованного списка, в нашем примере это будет выглядеть так: =ЦФО.

После указанных манипуляций поле ЦФО будет заполнятся выбором из списка, что, несомненно, очень удобно.

Аналогичным образом следует настроить выбор в колонке «Период планирования»

Однако со статьями ДДС все немного сложнее. Выбор из полного списка неуместен, и тут нам пригодится возможность выбора значений из подчиненного списка.

Указав с поле источник не название списка, а функцию ДВССЫЛ(), возвращающую список по наименованию, мы сможем выводить для выбора только те статьи, которые относятся к данному ЦФО!

Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) - то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.

Реестр платежей

Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.

Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла - тем более, что даты легко можно вводить вручную.

В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной - т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета. Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.

Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.

ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().

Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel - там все вполне понятно расписано.

Платежный календарь

Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».

Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма». Измерения следующие:

Дата - по этой дате будут группироваться колонки

Вид - возможно четыре значения - начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.

Показатель - для вида «Расход» это статья ДДС, для других видов показатель дублирует сам вид (начальный остаток, приход и конечный остаток).

Контрагент - сюда будут выводится контрагенты по планируемым расходам.

Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.

Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».

Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк - вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.

Все фиксированные даты горизонта планирования, начиная со второй, должны содержать формулы расчета начального и конечного остатка. Здесь так же придется воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН().

Принцип формулы расчета конечного остатка простой - берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.

Как пользоваться разработанным платежным календарем.

Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.

Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября - переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.

Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!

Все просто и эффективно!

Новая форма "Отчет о движении денежных средств" официально утверждена документом Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н (в ред. Приказов Минфина РФ от 05.10.2011 № 124н, от 06.04.2015 № 57н).

Подробнее о применении формы "Отчет о движении денежных средств":

• Федеральный стандарт «Отчет о движении денежных средств» с 2019 года

  Эквивалентов денежных средств; 3) сверку сумм денежных средств и эквивалентов денежных средств, отраженных в отчете о движении денежных средств, со статьей «Денежные средства... и эквиваленты денежных средств» бухгалтерского...

• Комментарий к Приказу Минфина РФ от 30.12.2017 № 278н: Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Отчет о движении денежных средств»

  Формирования отчета о движении денежных средств. Отчет о движении денежных средств характеризует изменение остатков денежных средств, поступление и выбытие денежных средств и эквивалентов денежных средств по... сумм денежных средств и их эквивалентов, отраженных в отчете о движении денежных средств, со статьей «Денежные средства и эквиваленты денежных средств... » бухгалтерского баланса и иных отчетов, ...

• Составляем прогноз движения денежных средств

  Бюджет также позволит видеть информацию о сбережениях, чтобы создать резервы наличности... в стоимость товара и позаботится о том, чтобы учет в вашей... , чтобы у вас было расписание о прибытии денег, чтобы вы могли... поле « Вид движения ». Это значение напрямую связано с отчетами о ДДС, поэтому всегда... на расходование денежных средств за конкретный период, использовать отчеты (например, отчет « Анализ движения денежных средств »), сравнивать показатели...

• Операции по привлечению средств с одного КВФО на исполнение обязательств по другому

  ... (восстановлению) денежных средств между кодами финансового обеспечения отражаются в отчете о движении денежных средств учреждения (ф... отчетным, и содержит сведения о движении денежных средств на счетах учреждений в рублях... забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств», 18 «Выбытия денежных средств», открытых к счетам: ... по наличным денежным средствам». Рассмотренные в примере операции в отчете (ф. ... по строке 463 «Поступление денежных средств при управлении остатками» отражается показатель...

• Кто должен отчитаться о валютных счетах за рубежом?

  Лицами – резидентами налоговым органам отчетов о движении средств по счетам (вкладам) в... и отчет в налоговую инспекцию по месту своего учета о движении денежных средства по... органам по месту своего учета отчетов о движении средств по счетам (вкладам) в... по месту своего учета специальные отчеты о движении средств по счетам (вкладам) в... валюты счета. В табличной части отчета о движении денежных средств по счету (вкладу) в... 01.2016 г.). Гарантии Представив отчет о движении средств по счетам (вкладам) в...

• Анализ taxCOACH®: амнистия капиталов. Сообщать ли о своих активах за границей до 28 февраля 2019 г.?

  Прежнему прямо не подпадают наличные денежные средства, объекты интеллектуальной собственности, драгоценные... уведомлений об открытии, закрытии счета, отчета о движении денежных средств по такому счету, иные нарушения... активов КИК, перечислению денежных средств на счета, информация о которых содержится в декларации... компаний и денежных средств на их счетах, не обязаны переводить денежные средства с их... и (или) зачислением денежных средств на счета, информация о которых содержится в декларации...

• Погашение дебиторской задолженности и отражение информации в отчете (ф.0503123) и сведениях (ф.0503169)

  05 730 5 000 В отчете о движении денежных средств (ф. 0503123), составленном по... -5 000 Операции с денежными обеспечениями 990 Х Таким образом... них: долгосрочная просроченная денежные расчеты неденежные расчеты денежные расчеты неденежные расчеты... бюджета; баланс исполнения бюджета; отчет о финансовых результатах деятельности; отчет о движении денежных средств; пояснительную записку. Инструкция... счета 1 201 00 000 «Денежные средства учреждения» и кредиту соответствующих счетов...

• О дополнительных формах годовой и квартальной бухгалтерской отчетности учреждений

  Ф. 0503737); отчет об обязательствах учреждения (ф. 0503738); отчет о финансовых результатах деятельности... учреждения (ф. 0503721); отчет о движении денежных средств учреждения (ф... к информации, раскрываемой в сведениях о движении нефинансовых активов (ф. 0503768). ... .1» – завершение расчетов и принятие отчета о расходовании средств; – «1.2» – предоставление... .1» – завершение расчетов и принятие отчета о расходовании средств; – «2.2» – обеспечение...

• Отчеты акционерных обществ

  Баланс; -отчет о финансовых результатах; -отчет об изменениях капитала; -отчет о движении денежных средств; -отчет о целевом использовании полученных средств (в...) к бухгалтерской отчетности. -бухгалтерский баланс; -отчет о финансовых результатах. В том случае... ; приоритетные направления деятельности; отчет совета директоров (наблюдательного совета) о результатах развития по... натуральном выражении и в денежном выражении; перспективы развития; отчет о выплате объявленных (начисленных...

• Применение суждения о существенности нарушений при проведении внешнего контроля качества

  620 тыс. руб. искажение данных «Отчета о движении денежных средств» составило 1347 тыс. руб. Подпункт...) отчётности, а в годовом отчете. 11. о среднегодовой численности работающих за отчетный...) 14. о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным... группам) 15. о порядке признания выручки... приложений, только бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах? - «основополагающая информация» - как...

• Публичное раскрытие показателей отчетности

  ... ; отчета о финансовых результатах; отчета о движении денежных средств (вступает в силу с 01.01.2019 СГС «Отчет о движении денежных средств... »); пояснительной записки; отчетов... обязательному раскрытию баланс, отчет о финансовых результатах деятельности, отчет о движении денежных средств, пояснительная записка, отчеты, которые обеспечивают...

• Обзор изменений в бухгалтерской (бюджетной) отчетности

  96 000). Отчет о движении денежных средств Еще одним отчетом, которого коснулись изменения, является отчет о движении денежных средств (ф. 0503723 ... , 0503123). В него включаются данные о движении денежных средств на счетах...); отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503721, 0503121); отчет о движении денежных средств (ф. 0503723, 0503123); сведения о движении...

• Аудит годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год

  Если аудируемое лицо подготовило прогноз движения денежных средств, и анализ данного прогноза является... бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о целевом использовании средств, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств. Кроме...) непосредственно в отчете о целевом использовании средств. Форма отчета о целевом использовании средств утверждена приказом Минфина... результатов ее деятельности и (или) движения денежных средств. При этом ПБУ 1/2008 ...

• Обзор важных изменений в бюджетном учете с 2019 года

  30.05.2018 № 122н): «Отчет о движении денежных средств»; «Учетная политика, оценочные значения... положения стандарта «Отчет о движении денежных средств» по отражению информации о производных финансовых инструментах... отчет о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721); отчет о движении денежных средств учреждения (ф. 0503723); сведения о движении...); отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121); отчет о движении денежных средств (ф. 0503123); отчет о бюджетных...

• Новые стандарты 2019 года

  ... ». №278н от 30.12.2017 – «Отчет о движении денежных средств». №32н от 27.02.2018 ... оказать влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности учреждения; произошли... последним днем отчетного периода. Стандарт «Отчет о движении денежных средств» Стандарт устанавливает общие требования, термины... изменению размера и состава заемных средств учреждения. Денежные потоки, которые не могут... как чистые поступления или выбытия денежных средств, то есть с учетом возвратов...