Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату. Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем

Расходный кассовый ордер (РКО). Форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии. Ордер заполняется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии или иным уполномоченным на то лицом.

После заполнения, документ регистрируется (также, как и ) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.

В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по , основанием выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.

РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.

Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.

Как выписать РКО

Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдаче наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.

По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Расходный кассовый ордер: пример заполнения

РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.

Итак, разберем по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.

В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»

Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2019 года

Как вести учет и сколько хранить

Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Вопросы организации и ведения кассовых операций являются актуальными для предпринимателей, осуществляющих расчеты наличными денежными средствами. Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (Указание от 19.06.2017 N 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Узнайте об основных изменениях в организации кассовых операций, повторите основные пункты оформления расходного кассового ордера и скачайте бесплатно расходно-кассовый ордер (бланк 2019 года).

Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Порядок является единым и обязательным для юрлиц.

Основные требования Банка РФ

Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.

Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.

ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.

Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У ).

Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др. Расходный кассовый ордер (бланк word) скачать бесплатно вы сможете в конце статьи.

Порядок оформления операций

Выдача наличных под отчет	осуществляется на основании распорядительного документа юрлица или ИП, или заявления работника авансовый отчет составляется не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу может осуществляться до полного погашения ранее выданных в подотчет сумм
Сдача наличной выручки в банк	без инкассации: лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк, назначается распоряжением руководителя. На такого работника выписывается РКО с отражением в КК, в графе 2 Ф.И.О. работника с надписью «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке» с участием инкассатора: оформляется РКО на работника, передавшего инкассаторам сумку с деньгами. В строке «Основание» РКО пишем «Для передачи инкассаторам для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)». Составляется препроводительная ведомость (состоит из ведомости, накладной, квитанции). Ведомость вкладывается в сумку с наличными, которая опломбируется и передается инкассаторам с накладной. У работника останется квитанция с печатью и подписью инкассатора
Выдача наличных на зарплату	сумма, необходимая для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной ведомости срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в ведомости выдача производится с проставлением подписи в ведомости
Прочие выдачи	кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе)

Все операции по выдаче наличных из кассы могут быть оформлены РКО по унифицированной (не обязательной для применения с 01.01.2013 в соответствии с Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») форме № КО-2. Образец расходного кассового ордера скачать бесплатно можно в конце статьи.

РКО оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.

Расходный кассовый ордер (пример заполнения)

Заполнение РКО

По строке «организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В этом случае в строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код такого подразделения.

Обязательная нумерация РКО законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.

Дата составления РКО — дата выдачи наличных денег из кассы.

В графе «Дебет» указываются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.

В графе «Кредит» указывается счет движения денежных средств в кассе по бухсчету 50.01 «Касса организации».

Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб.коп.» и прописью в соответствующих строках ордера. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.

В строке «Выдать» заполняется ФИО получателя денег.

В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, для зачисления на р/счет ООО «ВИД» в Банке ПАО «Свет»)

В строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т.д.).

В строке «По» — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).

После выдачи денег кассир подписывает РКО и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).

Примерный перечень проводок, отражающих выдачу денежных средств

Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы.

Существует возможность заполнить онлайн расходный кассовый ордер с помощью некоторых интернет-ресурсов или скачать расходно-кассовый ордер (образец заполнения 2019) в приложении к статье.

Соблюдение кассовой дисциплины является одной из самых важных обязанностей любого юридического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Для этого ему приходится заполнять специальные документы, фиксирующие как поступление, так и расход денег в кассе.

Такая документация включает в себя приходной и расходный кассовый ордер (ПКО и РКО), кассовые книги.

Порядок их заполнения строго нормирован и при недостаточном его соблюдении можно нарваться на неприятности с проверяющими органами. Чтобы предприниматели могли этого избежать и полностью представляли с чем имеют дело предлагается нижеследующая информация.

Что такое расходный кассовый ордер (форма КО-2)?

Заполнение формы КО-2

Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.

В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.

Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.

Как выглядит бланк РКО?

Бланк РКО, носящие название форма КО-2, в 2015 и 2016 гг. остался таким же, как и до того. В этом можно убедиться, если скачать его.

Приходный кассовый ордер

При чём, скачать документ можно совершенно бесплатно в различных форматах.

Расходный кассовый ордер: правила заполнения

Образец заполнения РКО доступен любому, но кроме того, чтобы его увидеть нужно также знать правила заполнения.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.

• Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
• Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
• При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
• В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
• Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
• В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
• Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:

1. В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
2. Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
3. Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
4. Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
5. С работниками, но не по зарплате – 73;
6. Выплаты доходов учредителям – 75-2.

• Если у компании нет аналитического кода, то в соответствующей графе нужно ставить прочерк.
• Номер кредитного счёта, по которому отображается выдача наличных из кассы указывается в строке «Кредит».
• Сумма должна указываться цифрами в одной строке и буквами – в другой, следующей ниже. Копейки указываются цифрами и в последнем варианте.
• Если используется система кодирования целевого назначения, то необходимо заполнить строку, которая предназначена для этого.
• В предназначенной для этого графе указывается имя лица или название организации, которым из кассы выдаются наличные.
• В следующей строке указывается по какой причине, с какой целью была произведена выплата.
• Если к РКО прилагаются документы, то их реквизиты вписывают в строку «Приложение».
• В соответствующих строках заполняются данные на руководителя юридического лица и его главного бухгалтера. Они же ставят свои подписи.
• Указываются и данные на получателя. Заполняет графы он самостоятельно, вписывая и выдаваемую сумму буквами (если есть копейки, то их – цифрами). В конце ставит собственноручную подпись.
• Кассир выписывает данные из документа, который является свидетельством личности получателя. Обычно – это паспорт.
• Строка с данными о себе и своей подписью кассиром заполняется лишь после того, как он выдаст на руки получателю деньги.

Исправлять какие-либо ошибки после заполнения строго запрещено. Руководитель юридического лица не обязан ставить подпись прямо на документ, если он расписался на бумагах из приложения.

Заполненный ордер не нужно выдавать получателю наличных – он остаётся в кассе.

Образец того, как заполняется расходный кассовый ордер

Сегодня любой актуальный образец заполнения РКО, в том числе за 2015 г. можно свободно скачать в интернете.

Пример заполнения расходного кассового ордера

Или посмотреть в этой статье.

• Для расчётов с подрядчиками или поставщиками;
• Выдача наличных из кассы на матпомощь работнику;
• Для передачи на банковский счёт.

Каждый бланк наглядно показывает простоту и сложность правильного соблюдения кассовой дисциплины и заполнения РКО.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)

Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

Читайте также: Порядок рассмотрения трудовых споров

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2015.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

70 – расчеты с персоналом по оплате труда

71 – расчеты с подотчётными лицами

73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

Расходный кассовый ордер: его значение и заполнение

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

• на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
• на кассира предприятия;
• на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

• бухгалтер и кассир;
• руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
• руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

1. Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
2. Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
3. Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
4. Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
5. Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
6. Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
7. Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Читайте также: Увольнение по уходу за ребенком инвалидом

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

• Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
• Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

• в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
• «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
• ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
• строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
• «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
• «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
• «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
• строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
• ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
• «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Остались вопросы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму чуть ниже или воспользуйтесь онлайн-консультантом справа!

Бланк расходного кассового ордера 2017 года: правила и образец заполнения

Каждое юридическое лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт сообразно всем требованиям законодательства, и каждое физическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью и являющееся индивидуальным предпринимателем, имеют на предприятии наличные деньги, получаемые из банка или от клиентов на определённые цели. Наличные деньги хранятся в кассе предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Что это за документ и для чего он нужен

Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства .

Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.

В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию . подписанные руководителем.

Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости . подписанной руководителем.
Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.

Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.

Кто его выдаёт и заполняет

Расходный ордер выписывается главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем . В документе законодательством предусмотрены подписи администрации предприятия, т.е. руководителя и главного бухгалтера. Подпись руководителя может отсутствовать, если она уже имеется в документах, которые являются основанием для выдачи средств из кассы. Потом ордер передаётся кассиру или лицу, уполномоченному вести кассовые операции.

При выдаче денег из кассы по расходнику, как иногда называют бухгалтеры этот документ, кассир обязан попросить получателя предъявить паспорт. Паспорт можно заменить другим документом, который бы удостоверил его личность.

Реквизиты предъявленного документа кассир заносит в соответствующие графы расходного ордера. Затем он должен потребовать расписку получателя средств.

Порядок заполнения ордера

Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки . Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.

Скачать бланк расходного кассового ордера

Порядок заполнения документа следующий:

1. Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
2. В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
3. В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
4. В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
5. В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
6. В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
7. Затем идут подписи администрации - директора и главного бухгалтера.
8. В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
   Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
   Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО.
9. В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
10. Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
11. Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.

При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Идеальный вариант — если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо от 10.07.13 № АС-4-2/12406@).

На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.

Оформление у покупателя

При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично компании-поставщика.

В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.

При оформлении расходника стоит также учесть, что на оплату товаров покупатель может расходовать наличную выручку. А вот при расчетах за аренду недвижимости необходимо получить деньги в (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, выдать наличные по одному договору можно в сумме, не превышающей 100 тыс. рублей (п. 6 Указания № 3073-У).

Как заполнить расходный кассовый ордер - приведем образец РКО.