Отказ Пенсионного фонда в приеме СЗВ-Стаж. Что делать? СЗВ-М: отрицательный протокол

Электронный документооборот так же, как и бумажный, не исключает появления различного рода ошибок. В частности, проблемы появляются на этапе сдачи сведений о страховом стаже сотрудников организации в органы ПФР. Если при отправке формы СЗВ-СТАЖ были допущены неточности, то отчет возвращается отправителю с отрицательным протоколом, кодом допущенной ошибки 50 и рекомендациями по ее исправлению. Сегодня мы рассмотрим ситуацию, когда появляется код ошибки 50 в СЗВ-СТАЖ (отчет полностью не принят), и определим основные пути ее решения.

Скриншот ошибки

Пользователи, сталкивающиеся с кодом ошибки 50 в СЗВ-СТАЖ, так объясняют причины возникновения проблемы:

• Нарушение структуры отсылаемого на проверку файла.
• Некорректный ввод ИНН организации.
• Присвоение Пенсионным фондом неверных цифр в регистрационном номере файла.
• Отсутствие нужных блоков или пометок в элементах формы.
• Неверный формат поставленной ЭП.
• Наличие неправильной пометки в корректируемом отчете.
• Некорректное указание периода.

А теперь рассмотрим решение вышеуказанных проблем.

Способы устранения ошибки с кодом 50

Для начала стоит отметить, что в любой системе есть недоработки и сбои. Но немаловажную роль играет и человеческий фактор. Бывает, что вроде бы и смотрели внимательно, и заполняли правильно, а файл вернулся из ПФР с отрицательным протоколом и описанием ошибок. Фонд так же, как и организации, заинтересован в быстрой и корректной сдаче отчета. Поэтому отчет с ошибками необходимо как можно скорее скорректировать и снова сдать.

Использование актуального ПО

Если ошибка 50 в СЗВ-СТАЖ вышла в случае неверного заполнения XML-документа или несоответствия схеме XSD, то необходимо проверить установленное ПО и использовать только те программы, которые обновляются самостоятельно. В этом случае формат сдаваемых отчетов всегда будет верным.

Исправление ситуации с ЭП

Если произошел сбой в электронной подписи, либо информация подавалась представителем, не имеющим доверенности, то отчет тоже не примут. Необходимо как можно скорее проработать эти моменты и решить проблему – подписать документ действительной ЭП или отправить в Пенсионный фонд доверенность представителя.

Корректировка структуры документа

Также ошибка может появиться в случае отсутствия нужного блока в отсылаемом на проверку документе. Отчет возвращается с кодом ошибки 50 и сообщением формата “Согласно DTD и схеме, содержимое элемента “{…}ЗЛ” неполно. Требуется: “{…} Стажевый период”. Весь файл просматривается заново и добавляется не найденный системой блок с информацией о стажевом периоде работников.

Соответствие ИНН

Программа Пенсионного фонда проверяет ИНН или регистрационный номер компании на соответствие информации, содержащейся в базе. В случае несовпадений отчет также возвращается на корректировку. Необходимо срочно проверить сведения и отправить отчет обратно.

Верная постановка кода

Бывает, что сотрудник, отвечающий за подачу документов, в строке “Тип формы” неверно ставит код, и вместо исходной формы в ПФР уходит дополняющая, что тоже является ошибкой.

Порядок ввода типов формы при сдаче отчета

В первый раз за месяц всегда сдается исходная форма с типом “исхд”. В случае, когда в вернувшийся отчет были внесены дополнения и корректировки, тип сведений меняется на “доп” (дополнительные), а когда информация отменяется – на “отмн”. Если организация впервые сдает ежемесячный отчет с любым типом сведений, кроме “исхд”, то фонд сразу вернет его с отрицательным протоколом.

Самое нежелательное для бухгалтера при сдаче в ПФР персонифицированной отчетности – получить в ответ отрицательный протокол СЗВ-М . Рассмотрим, почему это происходит и как избежать роковых для данного отчета ошибок.

Обратный ход

Сдача в отделение Пенсионного фонда неправильного отчета по форме СЗВ-М приводит к ответному получению отрицательного протокола. Это значит, что электронная СЗВ-М составлена с критичными ошибками. Их код – 50.

Законодательство обязует повторно за отчетный месяц получения отрицательного протокола СЗВ-М отправить заполненную форму с уже исправленными ошибками, которые были в предыдущем отчете.

Имейте в виду: в случае критичной ошибки фонд не примет форму ни в каком виде. Даже если все параметры были указаны верно, но был получен отрицательный протокол. Например, при сбое в системе.

Роковые ошибки

Код 50 означает критические ошибки заполнения и/или отправки электронной формы СЗВ-М. Отрицательный протокол становится неизбежным последствием. Бороться с такими недочетами нужно путем внесения поправок.

Среди ошибок, выдающих в отрицательном протоколе код 50, могут быть такие оплошности (см. таблицу):

Ошибка	Пояснение
Неправильный регистрационный код страхователя в ПФР	Данный номер обязан соответствовать субъекту РФ и району по градации ПФР. Просто-напросто фонд не сможет понять, кто прислал отчет СЗВ-М.
Неправильный ИНН страхователя	Указанный в базе ПФР ИНН должен соответствовать заявленному в форме СЗВ-М. Если номер указан неверно, система блокирует форму и автоматически отправляет отрицательный протокол.
Неправильное указание типа формы: вторичная отправка СЗВ-М при уже одобренном отчете за данный отчетный период	Если в СЗВ-М нужно будет ввести отменяющие или дополняющие сведения, то укажите не статус «исхд», а «доп» или «отмн». Каждый новый период при первой подаче СЗВ-М нужно ставить статус «исхд» (исходная). В иных случаях, когда уже был получен положительный протокол о приеме, указывать «исхд» – нельзя. Будет получен отрицательный протокол СЗВ-М .
Неправильное указание месяца отчета	Форму можно отправлять только за предыдущие и за текущий месяц. Страхователь не сможет сдавать сведения на будущее. При досрочной отправке формы СЗВ-М за текущий месяц фирма может пострадать. Даже при получении положительного протокола работник вдруг может уволиться или фирма наймет нового сотрудника. Придется сдавать отчет с исправлениями.
Сбои в системе	1) неверное заполнение XML-файла; 2) его несоответствие XSD-схеме; 3) пороки электронной подписи.

Актуальность софта

О возможных ошибках и отрицательном протоколе СЗВ-М изложено в распоряжении Пенсионного фонда № 432р. Также, данное распоряжение урегулировало создание обновленного формата СЗВ-М с отчета за ноябрь 2016 года. Вдобавок, этот документ упростил анализ данного отчета. Всё это заставило предприятия обновить программное обеспечение от ПФР.

Надо сказать, что специалисты фонда в добровольно-принудительном порядке советуют постоянно следить за актуальностью ПО, с помощью которого отправляете СЗВ-М. Это существенно снижает риск наткнуться на ошибки кода 50.

На официальном сайте ПФР (www.pfrf.ru) тоже есть такие программы (см. рисунок).

C 2015 года компании со средней численностью 25 (было 50) и более человек обязаны сдавать отчетность через интернет. Остальные - по желанию. Без особых проблем можно сформировать и отправить с помощью (от 333 р/мес.). 30 дней бесплатно.

Как исправить ошибки?

При разных допущенных ошибках, которые Вы сделали в СЗВ-Стаж, необходимо по-разному подавать корректирующие отчеты:

• При ошибках в стаже работника и других сведений необходимо подавать СЗВ-Корр с типом "КОРР" по работникам, по которым совершены ошибки. При этом заполняются разделы 1, 2 и 6.
• Если Вы допустили ошибку, из-за которой ПФ не учел данные на лицевом счете, необходимо сдать СЗВ-Стаж "Дополняющая" по тем сотрудникам, по которым Пенсионный фонд не учел данные. При этом заполняются разделы 1, 2 и 3.
• Если Вы не включили работника в отчет - нужно сдать СЗВ-Корр с типом "ОСОБ". Заполняются разделы 1, 2 и 6.
• Если Вы включили в отчет лишнего работника (например, уволившегося), то необходимо сдать СЗВ-Корр с типом "ОТМН" на этого сотрудника. Заполняются разделы 1 и 2.

Распространенные ошибки

Отказ в приёме!

Если неверный формат файла или печати, некорректная цифровая подпись, регистрационный номер ПФР или ИНН/КПП. В общем если самые важные сведенья с ошибкой, то отчет нужно подавать заново. В остальных случаях нужно подавать СЗВ-Корр или СЗВ-Стаж с типом "дополняющая".

Важные ошибки у работников

Например неверно указан код сотрудника получающего льготный стаж. Нужно подавать СЗВ-КОРР по таким работникам.

Несоответствие Ф.И.О работника и СНИЛС

При несоответствии Ф.И.О работника и его СНИЛС Пенсионный фонд высылают организации протокол с кодом "30". Это означает, что ПФ принимает только сведения по сотрудникам, данные по которым указаны правильно (таблица 40 приложения № 2 к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п).

Для того, чтобы такого не происходило необходимо проверить соответствие СНИЛС"а и Ф.И.О. работника, необходимо сверить данную информацию.

Если сотрудник меняет фамилию (имя), то необходимо указывать ту фамилию (имя), которая указана на СНИЛС"е. Если работник успел получить страховое свидетельство с новой фамилией (именем), то они и указываются в СЗВ-Стаж, если не получил - то указываются старая фамилия (имя).

Если в отчете отражается несколько периодов стажа, то Ф.И.О работника и его СНИЛС указываются только один раз .

Неверный период работы

Пенсионный фонд принимает данные только по тем работникам, у которых правильно указаны даты периода работы. Даже при правильном указании одного периода работы, но ошибки в другом, ПФ данные по этому сотруднику не примет и выдаст протокол с кодом "30".

Период работы организации указывается в интервале с 01.01.2017 г. по 31.12.2017 г.

Если организация создана не в начале года, то данные необходимо указывать с даты действия трудовых договоров с работниками или договоров подряда с внештатниками. Если компания работала до 2017 года, то периоды стажа работников могут начинаться с 1 января 2017 года.

Стаж работника лучше указывать в календарной последовательности. Исключение: выполнение работы штатным сотрудником по договору подряда. Тогда периоды работы по трудовому договору и гражданско-правовому соглашению могут накладываться друг на друга (таблица 41 приложения к постановлению № 3п).

В отчет включаются все работники, даже те, которые проработали в организации несколько дней.

Неправильные периоды отпуска

Исправлять ошибки с кодом 10 или 20 не обязательно

Если не хотите лишних предупреждений (код "20"), то период очередного отпуска выделяйте отдельно с кодом «ДЛОТПУСК» только для работников с льготным стажем - при особых, тяжелых условиях труда. Запишите период последним в списке дат. В других случаях можно записать стаж без кода «ДЛОТПУСК». Так советуют делать специалисты Пенсионного фонда на местах.

Не указаны коды особых/вредных условий труда в описи

3.1. ОДВ-1 является документом, содержащим сведения в целом по страхователю. Может содержать тип сведений "Исходная", "Корректирующая" или "Отменяющая".

Тип сведений обозначается знаком "X" в соответствующем окошке.

3.2. Раздел 1 "Реквизиты страхователя, передающего документы" заполняется в соответствии с пунктом 2.1 Порядка.

3.3. Раздел 2 "Отчетный период (код)" заполняется в соответствии с Классификатором.

3.4. В графе "Количество застрахованных лиц" раздела 3 "Перечень входящих документов" указывается число застрахованных лиц, сведения на которых содержат формы, представленные одновременно с ОДВ-1.

3.5. В случае, когда ОДВ-1 представляется одновременно с пакетом документов, содержащим формы СЗВ-КОРР (за исключением формы СЗВ-КОРР с типом "особая"), заполняются только разделы 1 - 3 формы.

3.6. Раздел 4 "Данные в целом по страхователю" заполняется в случае, если ОДВ-1 представляется одновременно с формами СЗВ-ИСХ или с формой СЗВ-КОРР с типом "Особая" и содержит данные в целом по страхователю за отчетный период, за который представляются сведения.

3.7. Раздел 5 "Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях" заполняется в случае, если в формах СЗВ-СТАЖ (с типом сведений - ИСХ) и СЗВ-ИСХ, представленных одновременно с формой ОДВ-1, содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пунктах 1 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ.

3.8. Форма ОДВ-1 с типом "Корректирующая" представляется при необходимости корректировки данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом "Исходная".

3.9. Форма ОДВ-1 с типом "Отменяющая" представляется при необходимости отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом "Исходная".

СЗВ-Стаж директору

СЗВ-Стаж на директора сдается в том случае, когда он оформлен по трудовому договору, в том числе на единственного учредителя.

Если с директором трудовой договор не оформлялся и СЗВ-М не сдавали, то и отчет СЗВ-Стаж подавать не нужно.

СЗВ-Стаж совместителю

СЗВ-Стаж на совместителей сдается в случае, если с ними заключен трудовой договор. Если работы выполняются штатным сотрудником, то отражается работа только по трудовому договору.

СЗВ-Стаж подрядчику

Подрядчики в отчете отражаются с кодом «ДОГОВОР» в графе 11 раздела 3 при условии, что им оплачивались работы в 2017 году. Если оплат нет, ставится код «НЕОПЛДОГ».

Другие коды условий не проставляются.

Штрафы

За просрочку СЗВ-СТАЖ Пенсионный фонд на заблокирует банковские счета. Но за каждого работника ПФР оштрафует на 500 руб.

С помощью можно подавать все отчеты за работников через интернет, формировать платежки, 4-ФСС, Единый расчет, подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 333 р/мес.). 30 дней бесплатно. При первой оплате () три месяца в подарок.

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Данный отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. Однако уже с 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности.

Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозит штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения на единственного учредителя компании нужно сдавать в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Напомним, что действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, был скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступают в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности можно исправить только в принятом отчете. То есть поле получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить данное наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, бухгалтер сделал опечатку в фамилии наемного специалиста. Данную неточность следует скорректировать в обычном порядке: сначала подав в ПФР отменяющую форму, а затем дополняющий бланк. Но только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Коды ошибок ПФР

Код ошибки	В чем проблема
	Контрольные цифры ИНН физического лица должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН.
	Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен.
	Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве.
	Указывается Ф.И.О., содержащееся в страховом свидетельстве.
	Статус ИЛС в реестре «Застрахованные лица» на дату проверяемого документа не должен быть равен значению «УПРЗ».
	Должен быть указан хотя бы один из элементов «Фамилия» или «Имя».
	Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом.
	Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме.
	Электронная подпись должна быть корректной.
	Элемент «Регистрационный номер». Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.
	Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР.
	При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы «исходная» не должно быть ранее предоставленных сведений с типом «исходные» за отчетный период, за который предоставляются сведения.
	Период предоставления СЗВ-М должен быть не ранее апреля 2016 года.
	Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, должен быть меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка.

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Итак, исправить ошибку в отчетности можно двумя способами:

• по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
• либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность нужно исправить в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления от Пенсионного фонда.

Правило «5 рабочих дней» теперь касается только тех ошибок, на которые указали контролирующие органы. Исправить другие недочеты не получится. За «вновь выявленные» ошибки будут наказания.

Как действовать до уведомления ПФ РФ об ошибке в СЗВ-М? Без штрафа исправить самостоятельно выявленные неточности можно только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой был предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления.

Если забыли работника, то избежать штрафа можно, только если подать дополнительную форму отчета до 15 числа. Если сделать это позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). Так у организации будет больше времени исправить неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ также должен быть принят работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация считается несданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если у организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.

У специалистов по кадрам и бухгалтеров продолжается годовая отчетная кампания. Иногда бывает, что отчет отправлен с ошибкой, а расшифровать, что именно не устроило контролирующий орган, не получается. Пенсионный фонд решил помочь работодателям и разъяснил значение кодов, которые они могут получить при сдаче некорректного отчета СЗВ-стаж.

Что случилось?

Пенсионный фонд России рассказал, как проверить отчет СЗВ-стаж за 2017 год перед отправкой. Эту форму все работодатели обязаны сдать не позднее 1 марта 2018 года, а для проверки корректности отчета можно воспользоваться специальной программой на сайте ПФР. Если в заполнении формы есть недочеты, она выдаст код ошибки, аналогичный тому, который работодатель может получить при отправке СЗВ-стаж. О том, чтобы страхователи могли расшифровать такие коды, чиновники также позаботились.

Что означают коды ошибок при отправке СЗВ-стаж

Всего предусмотрено 5 вариантов кодов, с которыми может столкнуться работодатель при направлении отчета в ПФР. Рассмотрим их от простых к сложным:

• Код 10 — отчет ПФР принял, но с предупреждением. Допущенные ошибки не критичны и исправлять их не обязательно.
• Код 20 — отчет также принят с предупреждением, но желательно исправить допущенные ошибки. Их нужно уточнить, сдав форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР».
• Код 30 — отчет ПФР принял, но не полностью. Некоторые данные введены некорректно, например, допущена ошибка в фамилии имени или отчестве, а также СНИЛС застрахованного лица. Для исправления ошибки, имеющей такой код, необходимо направить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» по тем работникам, сведения по которым не были приняты Пенсионным фондом.
• Код 40 — отчет ПФР принял с ошибками. Например, указан некорректный код должности работника, имеющего право на льготный стаж. Для исправления такой ошибки работодатель обязан сдать форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР». Сделать это нужно в отношении тех физических лиц, сведения по которым требуют уточнения.
• Код 50 — отчет ПФР не принял совсем. В этом случае работодатель должен повторно сформировать и направить в Пенсионный фонд форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная». Перед этим ему необходимо устранить все ошибки и недочеты, из-за которых ПФР не принял первоначальный вариант отчета. Такое, в частности, может случиться, если организация-страхователь некорректно указала свой регистрационный номер.