Автоматизация рабочих процессов на предприятии позволяет интегрировать ПО со всем внешним оборудованием, но для этого следует ознакомиться с тем, как установить лимит остатка кассы в 1С, удаленно управлять ККМ и своевременно получать отчетные документы. Все параметры устанавливаются в специальном периодическом реестре программы.
Как установить лимит по остаткам?
Новичкам в этом вопросе может помочь пользовательская инструкция. В ней подробно описан процесс того, как установить лимитные значения по остаткам в ККМ. Сделать это можно в 1С 8 и более новых версиях конфигуратора. Устанавливается лимит следующим образом:
запускается программа на ПК (желательно в режиме «Конфигуратора»);
открывается панель «Администрирование»;
запускается раздел «Банк и касса».
В зависимости от версии программы (1С 8.2, 1С 8.3, 1С 7) могут меняться названия разделов. Если на панели нет приложения «Банк и касса», то необходимо зайти в «Устройства» или «Управление работой оборудования». Теперь:
на панели навигации найдите раздел «Лимиты» или «Остатки»;
нажмите на кнопку «Создать»;
установите период;
выберите организацию;
задайте дополнительные значения;
нажмите «Готово».
Следует учитывать, что ограничения устанавливаются отдельно для каждого кассового аппарата.
В бухгалтерии кассовые документы, в большинстве случаев, оформляются 2 документами: (далее РКО) и (далее ПКО). Они предназначены в целях принятия и выдачи наличных в кассу или из кассы организации.
Возврат работником займа;
Другие операции, касающиеся поступления финансов.
Такое разделение нужено для корректного создания бухгалтерских проводок и книги расходов и .
Прежде всего, нам нужно рассмотреть Возврат от покупателя, оплату от покупателя, Расчеты по кредитам и займам, поскольку они похожи по структуре, а также имеют табличные части.
Все названные 3 видов ПКО в шапке имеют одинаковый набор полей. Это Номер и дата (далее для всей документации), Счет учета, сумма и Контрагент.
Номер - создается в автоматическом режиме и лучше его не менять.
Дата - текущая дата. Здесь нужно учесть, что если поменять дату на меньшую (например, предыдущий день), чем текущая, при печати кассовой книги программный продукт предупредит о том, что в кассовой книге нарушена нумерация листов и предложит их перечислить. Лучше, чтобы нумерация необходимых документов тоже была последовательной в течение дня. С этой целью время документа можно изменить.
Контрагент - это юридическое или физическое лицо, которое в кассу вносит определенные финансы. Сразу отметим, что в данном поле будет отображаться именно тот Контрагент, по которым будут проводиться взаиморасчеты. Фактически средства в кассу, например, может внести работник Организации - контрагента. Он избирается из справочника под названием «Физические лица» в поле с именем «Принято от». В данной ситуации в печатной форме ПКО будут указаны Ф.И.О., от кого принято финансы.
Счет учета - в хозрасчетному плане счетов это обычно «50.1», но по умолчанию существует возможность настроить и другой. Корреспондирующий счет зависит от самого вида операции, его можно взять с табличной части ПКО.
А сейчас обратим ваше внимание на оформление суммы внесения средств. Важно отметить, что «Оплата от покупателя», «Возвращение от покупателя», а также «Расчеты по кредитам и займам» без указания договора оформить невозможно. При этом прием финансов существует возможность осуществить одновременно по нескольким договорам. Именно для этого и предназначена табличная часть. Сумма платежа состоит из сумм в строках табличной части. Также там отмечается счет расчетов и Счет учета авансов, то есть корреспондирующие счета. Эти счета существует возможность настроить в регистре сведений Счета расчетов с контрагентами.
Другие виды операций трудностей вызвать не должны. Последние табличной части не имеют, и все заполнения ПКО в общем сводятся к выбору контрагента. Это может быть банковское учреждение, работник или подотчетное лицо.
Другие операции по поступлению финансов отражают все другие поступления в кассу организации и создает собственные проводки. А произвольный корреспондирующий счет выбирается в ручном режиме.
Расходный кассовый ордер
В общем оформление РКО почти не отличается от оформления ПКО. В программном продукте «1С Бухгалтерия» являются такие виды выдач финансов из кассы:
Выдача поставщику оплаты;
Выдача финансов подотчетному лицу;
Выдача возврата клиенту;
Наличные в банковское учреждение;
Выдача зарплаты отдельно сотруднику или по ведомости;
Выдача займов и кредитов;
Выдача депонированной заработной платы;
Выдача займа работнику;
Проведение инкассации;
Другие операции по выдаче денег.
Отдельно остановимся на выдаче заработной платы. В этом виде операции существует табличная часть, в которой обязательно необходимо указать одну или несколько платежных ведомостей. Общая сумма РКО сформируется из сумм сведений. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО будет невозможно.
При выдаче зарплаты работнику так же нужно отметить ведомость, но только одну.
В случае выдачи депонированной заработной платы ведомость указывать не обязательно.
Установка лимита остатка кассы
С целью установления лимита остатка кассы в программе «1С 8.3» нужно зайти в справочник «Организации» и на вкладке под названием «Вперед» выбрать пункт с именем «Лимит остатка кассы»:
Где нажать клавишу под названием «Добавить», где указать с какого именно числа действует ограничение, а также его размер.
Лимит остатка по кассе устанавливается в специальном периодическом регистре (подробнее о регистрах я писал ). По-умолчанию никакого лимита кассы в 1С нет. Проще говоря, он равен нулю.
Почему нулю? Очень просто. Чтобы это понять, следует разобраться, зачем вообще в 1С Бухгалтерии 8.3 устанавливается лимит кассы. В новом интерфейсе Такси всё аналогично, но отличается внешний вид программы, не более.
Рассмотрение операций по кассе включено в представленный на сайте учебный курс 1С .
Зачем устанавливать лимит кассы в 1С
Типичный ответ "продвинутого" пользователя — так положено. То есть на предприятии в кассе не должно быть больше наличных, чем разрешается лимитом. На самом же деле, как я уже писал в одной из предыдущих статей, ведение учёта в 1С и теория бухгалтерии, мягко говоря, не одно и то же.
1С абсолютно всё равно "сколько денег в кассе" — это всего лишь числа. Однако в программе в составе обработки "Экспресс проверка ведения учета" есть пунктик, контролирующий остаток по кассе: если в какой-то день были операции по кассе, то этот день проверяется на превышение лимита.
Вот тут-то и возникает такая необходимость, как установка лимита кассы 1С. Проще говоря, программе нужно с чем-то сравнивать остаток по кассе. Если лимит по кассе не установлен (а по-умолчанию так оно и есть), то он принимается равным нулю!
На рисунке выше показан как раз такой случай. в 1С не установлен, поэтому 1С Бухгалтерия выдаёт ошибку остатка по кассе за все дни, в которые обнаружены кассовые операции.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Устанавливаем кассовый лимит в последней версии 1С Бухгалтерия
Некоторые отличия в интерфейсе программы в сравнении с предыдущими версиями не приводит к существенным изменениям в способе установки значения кассового лимита. Вам нужно зайти в справочник "Организации", открыть нужную компанию (если их несколько) и в верхних ссылках найти регистр кассового лимита, как показано на рисунке ниже.
Не забывайте, что регистр периодический, то есть установленное значение будет действовать с указанной даты и до бесконечности или пока не введёте новое значение.
Интересно, что установка лимита и поиск того, где он в 1С находится, является одним из самых распространённых вопросов в интернете по теме "Бухгалтерии предприятия". А ведь всё предельно просто.
Где и как установить лимит кассы в 1С 8.3 предыдущих версий
Чтобы установить лимит остатка кассы, зайдите в раздел "Банк и касса" (речь идёт об установке кассового лимита в 1С Бухгалтерии 8.3) и на панели навигации выберите "Лимиты остатка кассы". Если ранее лимит по кассе не устанавливался, то в открывшейся вкладке будет пусто.
Лимит остатка по кассе устанавливается отдельно для каждой(!) организации в базе. Нажмите кнопку "Создать" и заполните форму, показанную ниже. Если организация всего одна, то её все равно нужно указать. Также указывается дата, с которой будет действовать лимит остатка кассы и, собственно, величина самого кассового лимита.
Установленный лимит будет действовать для указанной организации с указанной даты и до бесконечности, либо пока вы не установите новый лимит. К примеру, если лимит остатка по кассе увеличился, то просто заходите в данный регистр , как указано выше, и добавляете новую строчку. Старые записи удалять не нужно!
Видеоурок по установке кассового лимита в 1С:Бухгалтерии 8
На видео показано как установить лимит кассы в программе 1С Бухгалтерия версии 8.3. Если ваша организация не применяет лимит по кассе, то просто выставьте заведомо большое значение или не обращайте внимания на выдачу ошибок этого типа программой.
Подведём итоги
Стоит иметь ввиду, что установка лимита остатка по кассе в 1С Бухгалтерии 8.3 влияет исключительно на обработку "Экспресс проверка ведения учёта". Более подробно об этом я рассказываю в своём дистанционном курсе 1С Бухгалтерии
Астахов Александр,
Руководитель отдела разработки Компании "Аксиома-Софт"
В 1С: Консолидации планы движения денежных средств можно задать как с помощью документа Планы движения денежных средств, так и с помощью стандартного представления отчетности в конфигурации - настраиваемого отчета. Рассмотрим второй способ более подробно.
Как это включается?
В настройках параметров учета на вкладке «Казначейство»
Достаточно указать в способе планирования движения денежных средств «С помощью документа «Экземпляр отчета»». Если мы хотим, чтобы по данным нашего разрабатываемого отчета проводился контроль движения денежных средств, его нужно добавить в табличную часть «Виды отчетов, изменяющие оперативные регистры казначейства» и установить флажок «Контроль». Тогда при записи экземпляр отчета будет формировать записи в регистре накопления «Контролируемые значения по планам». Данные именно этого регистра используются при проверке суммы заявки на расходование денежных средств на превышение лимитов по планам ДДС.
На следующей закладке «Установка лимитов расхода денежных средств» нужно указать сценарий, к которому будут относится экземпляры отчета с данными о лимитах по статьям ДДС.
В табличной части «Контроль лимитов по заявкам на расходование денежных средств» установить флажок «Контролировать» в строке «Планы ДДС» и указать допустимое превышение лимита. Если по результатам заявки контролируемое значение превысит этот лимит, то такую заявку сможет утвердить только суперпользователь (предопределенная роль, задаваемая для каждой организационной единицы).
Для каждой организационной единицы на вкладке «Казначейство» нужно определить – по каким статьям ДДС будет осуществляться контроль и аналитические разрезы для контроля. Мы установим контроль по всем статьям, допустимое превышение укажем – 10%. Контроль будем осуществлять в разрезе контрагентов.
На следующей закладке «Аналитики движения денежных средств» выбираются те аналитики казначейства, которые будут использованы для показателей отчета. Порядок аналитик можно менять, данный порядок аналитик будет наследоваться в группы раскрытия показателя отчета, если ему установить соответствующий вид данных.
Создадим сам отчет. Пусть у нас будут три статьи ДДС, по которым будем осуществлять контроль: Оплата поставщикам по текущей деятельности, представительские расходы и прочие поступления по текущей деятельности. Для каждой статьи создадим строку отчета, а для значения лимита добавим колонку «Значение». Теперь нужно для каждой строки указать, что видом данных строки являются Движения денежных средств, что значения показателей строки относятся к статьям расхода плана, и установить связь со статьей ДДС. Все это делается на вкладке «Казначейство»:
Кроме того, для строки надо определить группу раскрытия:
Установим вид данных для группы раскрытия – Движения денежных средств. И укажем, что статью ДДС нужно брать не из аналитик показателя, а из настроек показателя. Обратите внимание, что при выборе аналитик для группы раскрытия есть возможность выбрать только те аналитики, которые были определены в таблице Аналитики движения денежных средств для текущего вида отчета.
Можно теперь автоматически сгенерировать бланк отчета и получить примерно это:
Вид отчета теперь у нас есть. Осталось проставить признак «Утверждён» бланку отчета и правилу обработки, после этого вид отчета можно использовать. Не забудем добавить созданный вид отчета в список «Виды отчета, изменяющие оперативные регистры казаначейства» в настройках учетной политики и поставить флажок «Контроль». В противном случае данные отчета не будут использоваться для контроля ДДС.
Теперь надо создать экземпляр отчета, в котором и пропишем лимиты. Документ должен относиться к сценарию, который мы указали в настройках учетной политики как «Сценарий для установки лимитов расхода». Не забываем, что этот документ – обычный настраиваемый отчет системы 1С:Консолидация и для него действуют все стандартные ограничения – документ можно утверждать только в том случае, если его бланк и правило расчета утверждены, а запись документа возможна только в том случае, если он принадлежит к существующему расчетному периоду.
И зададим лимиты:
По всем статьям для ТОО ЭКИП установим лимит в 150 000 и сохраним отчет. Посмотрим, какие движения создал документ. Движения по регистру накопления «Контролируемые значения по планам» присутствуют, значит, что мы все сделали правильно.
Обратите внимание на запись в регистре накопления. Поле «Сумма контроль», по которой собственно и осуществляется контроль лимитов ДДС отличается от суммы, указанной в документе. Дело в том, что в сумму контроля уже добавлены те 10%, которые мы указали как максимально допустимое превышение в настройках организационной единицы Альфа Пром.
Наверное в каждой компании финансовый менеджер или же директор фирмы планирует, сколько денег можно выделить на расходы того или иного подразделения, поскольку хочется уменьшить расходы и контролировать их. На начало месяца закладывается ограниченный бюджет, который нужно соблюдать и постараться не превысить.
Так вот, в новом релизе УТ 11.1.4.1 предусмотрена замечательная возможность контроля за расходованием денежных средств при помощи документа «Лимиты расхода ДС». Данный документ устанавливает объемы доступных к расходованию денежных средств для каждой статьи ДДС.
Последующий контроль расходования денежных средств может производиться как по предприятию, так и по подразделениям и организациям (требуется предварительное включение соответствующих функциональных опций «Лимиты расхода по организациям» и «Лимиты расхода по подразделениям»).
В случаях, когда требуется выделить денежные средства сверх установленного для данной статьи ДДС лимита, данная потребность указывается при оформлении заявки в явном виде («Сверх лимита»).
Рассмотрим детально данный функционал в программе.
Применимость
Статья написана для редакции УТ 11.1 . Если вы используете эту редакцию, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным . Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи – воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом, Вы закрепите материал практикой:)
Реализация контроля лимита расхода денежных средств
Для включения возможности контроля лимитов расходов нужно на закладке программы «Администрирование» – «Организации и денежные средства» установить сначала флажок «Заявки на расходование денежных средств».
После этого будет возможность включить флажки лимита расходования денежных средств и контроля превышения лимитов. Включим все возможные флажки.
Представим себе ситуацию, что в компании есть несколько подразделений. На каждое подразделение каждый месяц выделяется некая сумма (например, 4 000 руб.) на внутренние расходы: коммунальные услуги, транспортные услуги, содержание офиса.
Перейдем на вкладку программы «Финансы» – «Лимиты расхода ДС».
Создадим новый документ. Заполним в нём организацию и подразделение, по которым мы планируем бюджет. Укажем статьи ДДС и суммы (лимиты) расходов:
- коммунальные услуги – лимит 1 500 руб.
- транспортные услуги – лимит 2 000 руб.
- содержание офиса – лимит 500 руб.
Для увеличения нажмите на изображение.
Превышение лимитов контролируется при утверждении/согласовании «Заявок на расход денежных средств». Кстати, в УТ 11.1.4.1 вместо статуса «Утверждена» теперь используется статус «К оплате».
Создадим новую «Заявку на расходование ДС». Заполним всю необходимую информацию. Статью ДДС укажем «Содержание офиса». Сумму расхода 600 руб.
При попытке повести документ в статусе «Согласована» или «К оплате» программа выдаст ошибку о невозможности проведения, поскольку лимит расхода по статье «Содержание офиса» превышен на сумму 100 руб.
Для увеличения нажмите на изображение.
Если необходимо осуществить расходование денежных средств сверх лимита, то в заявке устанавливается соответствующий флаг «Сверх лимита». Правом проводить документы с суммой сверх установленного лимита имеют те пользователи, для которых установлено право согласовывать и утверждать заявку.
Давайте для примера установим флажок «Сверх лимита» и проведем заявку. На основании создадим расходной кассовый ордер.
Для увеличения нажмите на изображение.
Аналогичным образом создадим заявки на расходование ДС (а также расходные кассовые ордера) по статьям ДДС «Коммунальные услуги» и «Транспортные услуги» на 1 000 руб. и 2 000 руб. соответственно. Т.е. по коммунальным услугам мы провели на 500 руб. меньше лимита, а по транспортным услугам как раз использовали весь допустимый лимит на расходы.
Для контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами используется отчет «Использование лимитов расхода денежных средств». Запустить его можно на закладке «Финансы» – «Отчеты по финансам». Сформируем отчет.
Для увеличения нажмите на изображение.
Отчет наглядно показывает лимиты расходов, фактический расход и отклонение в разрезе статей ДДС. Мы видим, что у нас перерасход по статье «Содержание офиса», недорасход по статье «Коммунальные услуги», и по статье «Транспортные услуги» мы использовали весь лимит. Дополнительно в отчете отображаются проценты расхода лимитов.
Как видим, функционал очень полезный и несложный. Думаю, что все, кто перейдет на новый релиз УТ 11.1.4.1, обязательно должны попробовать использовать данный механизм, поскольку с ним Вы всегда будете в курсе выполнения бюджета расходов на Вашей фирме.
