Правила ведения финансовой документации на предприятии определяются соответствующими законодательными актами, в том числе и положением о заработной плате. Регулярность и порядок ее выплаты (место и сроки) оговаривается в одной из статей Трудового кодекса (136).
Согласно этой статье денежные выплаты работающим предусматриваются не реже, чем один раз в 15 дней. День устанавливает само предприятие, он записывается в коллективном, трудовом или ином договоре об оплате труда. В том случае, если этот день совпадает с нерабочим (праздничным), то выплата производится накануне. Все эти нюансы оговариваются в подпунктах статьи 136 (6 и 8).
Депонированные средства
Депонированной зарплата — это выплаты работнику за текущий месяц, но не полученные ими в этот срок по какой-то причине. Например, человек заболел или уехал в командировку. По возвращении на место работы сотрудник обращается в бухгалтерию предприятия. Здесь в устной или письменной форме (это устанавливает само предприятие) подается просьба о выдаче неполученных денежных средств.
Нет никаких сроков по ограничению выдачи депонированной суммы. Она может быть выдана в любой день.
Но для этого нужно дополнительно ехать в банк, снимать деньги со счета, чем часто заниматься не хотят. Поэтому депонент обычно выдается в день аванса или зарплаты. Это не всегда устраивает сотрудника, что может привести к производственному конфликту.
У человека, не получившего оплату вовремя, могут быть такие обстоятельства, когда деньги нужны срочно. Чтобы избежать спорных моментов, лучше внести в трудовой договор (или другие соглашения) пункт о сроках выплаты депонированных средств. Например, записать, что задержка с выплатой не должна превышать недельный срок.
Налоговые сборы не могут изменить депонированную сумму. Налог на заработную плату определяется в момент ее начисления. То есть до выплаты зарплат необходимая сумма налога уже бывает перечислена в бюджет. Поэтому сумма к выплате не будет меняться от того, что она пошла на депонент.
Порядок получения
Если описать пошагово процесс получения депонированной зарплаты, то это выглядит так:
Все это можно сделать и короче, минуя промежуточные инстанции. Сотрудник обращается к кассиру, тот показывает заявление бухгалтеру, который и проводит нужное оформление. Правда, в первом случае всегда можно отследить, где находится заявление и в случае его потери, всю вину на работника переложить не получится.
Когда платежная ведомость уже закрыта, депонированную сумму работник может получить только по расходному ордеру. В нем указываются все данные, в том числе и коды предприятия, а также наименование финансовой операции. Сам работник заполняет только графу «получил». Сумма в рублях в ней пишется прописью, копейки проставляются цифрами. Ниже полученной суммы вносятся данные предъявленного документа. Обычно это паспорт.
Если деньги за работника получает кто-то другой, то в ордере проставляются данные, удостоверяющие личность получателя, а доверенность прикладывается к ордеру. Свою графу заполняет и кассир. Ордер подписывают директор предприятия и главный бухгалтер. Документ остается на предприятии, он не выдается работнику.
Согласно закону, получить депонированную зарплату можно в течение трех лет.
Оформление, оборудование кассы и документация
После того, как платежная ведомость заполнена (напротив фамилий сотрудников стоят их собственноручно проставленные подписи), кассир подводит итог. Это делается на третий, заключительный день выплат. В графе, где нет росписи сотрудника, кассир пишет слово «депонировано».
Затем он подсчитывает выданную сумму, отнимает ее от основной и получает ту, которая осталась невыплаченной. То есть, то, что пошло на депонент. Кассир проставляет сумму в ведомость.
На нее оформляется расходный ордер. Депонированные средства возвращаются в банк.
Закон о деятельности предприятий предписывает хранение всех денежных средств в банке. Для этого заводится специальный банковский счет. В дни выплат часть из них банк выдает на зарплату сотрудникам. Выплаты эти проходят через кассу предприятия. Порядок выполнения кассовых операций определяется специальным положением Центрального банка. Согласно ему на предприятии выделяется комната или часть ее под кассу, где создаются условия для хранения денег (надежные дверь и замок, сейф и так далее).
В течение тех 3-х дней, когда производятся выплаты работникам, в кассе не должно быть посторонних лиц. Здесь может находиться только кассир, в распоряжении которого должна быть следующая документация:
- платежная ведомость;
- кассовая книга;
- книга проведения кассовых операций;
- ордера (приходные и расходные);
- ведомости (приходные и расходные);
- ведомость учета депонированных средств.
Действия работника в случае задержек с выплатами
Что же делать работнику, если, несмотря на подачу заявления, депонированные средства не выплачивают? Ему остается 2 пути: обратиться в трудовую инспекцию и попросить посодействовать, или обратиться с соответствующим заявлением в суд (через 3 месяца после подачу заявления на выплату). Нежелание вернуть депонированные средства работнику может дорого обойтись предприятию.
Все вышеперечисленное относится лишь к тем случаям, когда зарплата на предприятии выдается наличными. Если она перечисляется на банковскую платежную карту, то никакого депонирования средств просто быть не может. Работник может снять свои деньги в любое время.
В итоге можно сказать следующее:
- депонированная заработная плата нормальное явление в деятельности предприятия;
- сроки и порядок выдачи депонированной суммы должны быть внесены в трудовой договор;
- нарушение положений о депонировании приводит к серьезным последствиям для предприятия.
Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке - через кассу. Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчёт. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием. Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.
Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.
Что такое депонированная заработная плата
Сам термин происходит от французского слова «dépôt» - то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» - место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» - хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.
Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана - понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.
Как оформить депонирование заработной платы
Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.
Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.
В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.
Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.
Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель - налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.
Депонированная зарплата, проводки бухгалтерского учета
Соответственно, как и каждую операцию с денежными средствами депонирование заработной платы необходимо отразить соответствующей бухгалтерской проводкой по счета бухучета. Проводка, отражающая выдачу заработной платы через кассу, выглядит следующим образом:
Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) - Кредит 50 (Касса)
Если какая-то часть заработной платы не выплачена, например, вследствие заболевания работника, и её сумма задепонирована, то производится следующая проводка:
Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) - Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам)
Так как заработная плата работника не получена, то согласно, указаниям Центробанка России она должна быть возвращена на расчетный счет работодателя. Для этих целей используется следующая проводка:
Дебет 51 (расчетный счет) - Кредит 50 (касса)
Как выдать депонированную заработную плату
Работник получить депонированную заработную плату может в любое время, как только появится на рабочем месте. Отказать ему в выдаче заработной платы нельзя. Выдача такой заработной платы происходит, как правило, по расходному кассовому ордеру, выписываемому на сумму неполученной ранее заработной платы. Отражаются операции связанные с выдачей таких сумм следующими бухгалтерскими проводками:
- Дебет 50 (Касса) Кредит 51 (Расчетный счет) - данная бухгалтерская проводка отражает получение работодателем денежных средств в банковском учреждении, в котором он обслуживается.
- Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» - Кредит 50 (Касса) - выдача работнику ранее не полученной и депонированной работодателем заработной платы.
Обратите внимание: Зарплата работника отражается в бухгалтерском учёте в месяц её начисления, в не зависимости от того в каком месяце работник её получил. Этот момент имеет значение для учета сумм израсходованных на оплату труда для целей налогообложения.
Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?
Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.
Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).
Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:
Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - Кредит 91-1 - списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.
В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.
На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.
В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда - одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.
Вопрос выплаты заработной платы возникает в правоотношениях, возникающих между сотрудником и работодателем. Она может выплачиваться на расчетный счет работника либо перечисляться в безналичной форме, данный порядок устанавливается по соглашению между сторонами.
Какой бы порядок ни определили для себя стороны, невыплата зарплаты чревата для сотрудника ответственностью . Данная ответственность предусмотрена законодательно в целях защиты персонала.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Однако, в некоторых ситуациях невыплата в установленный срок не влечет никаких последствий для работодателя. Что это за ситуации?
Иногда в силу некоторых обстоятельств работник не может вовремя реализовать свое право на её получение, тогда ответственность работодателя не наступает.
В результате возникновения таких ситуаций возникает понятие “депонированная заработная плата”.
Определение и понятие
Депонированная заработная плата – это сумма, заработанная сотрудником, но невыплаченная ему в силу каких-либо обстоятельств.
К примеру, дата её получения – 05 число каждого месяца, в этот день определенному сотруднику данные денежные средства не могут быть выданы на руки в силу сложившихся обстоятельств. Та сумма, которая начислена, но не выдана и будет являться депонированной зарплатой. При этом депонированной сумма станет только после возврата ее на банковский счет юридического лица. Там она будет храниться до выдачи работнику.
Необходимо понимать, что в случае, если заработная плата не перечисляется по вине работодателя, говорить о депонированной зарплате нельзя.
Данная сумма может быть не выплачена только при определенных случаях, как правило, это ситуации независящие от действия сторон.
Кроме того, депонировать её можно только в том случае, если она выдается из кассы. При перечислении зарплаты в безналичной форме депонировать сумму нельзя, поскольку причин для невыплаты не возникает.
Причины возникновения
Перечень причин для возникновения достаточно четко изложен и ограничен законодательно.
- Командировка. Данное явление подразумевает, что сотрудник находится за пределами юридического лица, в котором он выполняет свою трудовую функцию. Соответственно в день выплаты данный сотрудник лишен возможности получить начисленную ему сумму. Вопрос о выплате будет актуален после возвращения данного сотрудника в пределы юридического лица, являющегося работодателем. Потому, если на момент командировки выпадает дата выплаты зарплаты, без депонирования данной суммы обойтись не получится.
- Отпуск. Период основного или подразумевает, что лицо в нем находящиеся, временно отсутствует на рабочем месте. В принципе, никто не может запретить данному лицу, находящемуся в отпуске прийти в день выплаты заработной платы и получить начисленную сумму. Однако, многие работники в период своего отпуска уезжают из города, данный факт, естественно, помешает сотруднику вовремя получить зарплату. Данная сумма также будет депонирована и выплачена ему после выхода из отпуска.
- Больничный. Сотрудник, находящийся на больничном в день её выдачи, скорее всего, получить ее не сможет, если она не перечисляется на расчетный счет.
- Гибель работника и прочее. В случае гибели возникает отдельная ситуация по выплате. Поскольку в случае смерти её выплата невозможна ни в наличной, ни в безналичной форме. Однако, сумма в любом случае будет начислена, данные денежные средства будут являться депонированной заработной платой. Право на ее получении перейдет к родственникам умершего.
Таким образом, вне зависимости от того присутствует ли сотрудник на рабочем месте на дату выдачи заработной платы, она обязательно должна быть начислена, соответственно со счета в банке она попадет в кассу организации.
Сроки хранения
Денежные средства в кассу попадают с банковского счета. Если в течение трех дней деньги не перечислены работнику по какому-либо основанию, не позволяющему ее перечислить, то она должна быть депонирована, и возвращена в банк с соответствующей отметкой в течение трех дней.
Больше указанного срока хранить денежные средства в кассе нельзя, данное действие наказуемо. Более того, в случае задержки невыплаченной суммы в кассе будет превышен лимит кассы.
Когда можно её получить
Итак, если возникла ситуация, препятствующая получению работником своей зарплаты, и она была депонирована работодателем, как в этом случае получить заработанные средства? Вариантов может быть несколько.
- Со следующей заработной платой. Данная ситуация применяется, если в учреждении не предусмотрен специальный порядок выплаты депонированной заработной платы. А также, если работнику не должен быть выплачен аванс. К примеру, если он долгое время находился на больничном, и данный больничный лист не учтен к моменту выплаты авансовых платежей по заработной плате. В этом случае сумма невыплаченной зарплаты и денежные средства суммируются и выплачиваются единовременно.
- С авансом. Такой вариант развития событий наиболее вероятен. Если к моменту выплаты аванса работник уже вернулся на рабочее место, и причины, препятствующие выплате зарплаты, устранены, невыплаченная денежная сумма подлежит выдаче работнику вместе с авансом.
- Если на предприятии установлен день выплаты депонированных средств, то именно в этот день. Как правило, данная ситуация возможна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников. В этом случае устанавливаются даты выплаты депонированной заработной платы. Если такая дата установлена на предприятии, работник должен написать заявление о выдаче ему соответствующей суммы в указанную дату.
Вне зависимости от того, какой порядок предусмотрен в каждом конкретном учреждении, данный факт должен быть закреплен либо в локальных актах, либо непосредственно в тексте трудового договора.
Это не позволит работодателю устанавливать сроки выплаты причитающейся суммы на свое усмотрение, тем самым ущемив права работников юридического лица.
Порядок получения
Схема выглядит следующим образом:
- Кассир заказывает определенную сумму денежных средств с банковского счета организации для выдачи заработной платы.
- В случае если кто-то из работников не может в силу обстоятельств получить зарплату в установленный срок, ведомость закрывается с соответствующими отметками.
- В течение трех банковских дней с даты выплаты зарплаты, депонированная сумма возвращается в банк.
- После того как сотрудник вернулся на свое рабочее место, он должен обратиться в бухгалтерию с вопросом выплаты начисленной суммы.
- Бухгалтер делает запрос в банк на необходимые для выплаты денежные средства.
- Данные средства подлежат выплате сотруднику.
Чем чревата депонированная заработная плата для работодателя. В случае ее возникновения у работодателя появляется задолженность перед работником, данная задолженность классифицируется как кредиторская. По истечении трех лет данные средства подлежат обращению в пользу данного юридического лица, если сотрудник не обратится за выплатой.
Примером того может послужить смерть работника, если никто из родственников не заявит свои права на получение суммы.
Налогообложение
Данный вопрос вполне логичен в данной ситуации, поскольку на работодателя возложена обязанность по уплате налога на доходы физических лиц с заработной платы сотрудника. Когда нужно уплатить данный налог, при первом перечислении денежных средств в кассу или в момент фактической уплаты сотруднику?
Отчисления налога происходит при , и в тот момент, когда работник ее получает на руки, как правило, налог уже перечислен. Потому депонирование суммы не влияет на налоговую обязанность, НДФЛ должен быть перечислен в установленный законом срок. Повторного налогообложения при фактической возникнуть не может.
Ответственность работодателя
Законодательством нашего государства предусмотрена ответственность работодателя за невыплату заработной платы. Депонированная заработная плата не стала исключением, невыплата ее в установленный срок грозит наложением административной ответственности на работодателя. При этом установленным сроком будет тот, который определен в локальных нормативных актах организации.
Кроме того, за каждый день невыплаты данная сумма подлежит индексации в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (статья 395).
Таким образом, актуальные вопросы по выплате депонированной заработной платы были рассмотрены в материале. Данная информация будет полезной и как для работника, так и для работодателя.
В случае с работником, ему необходимо знать свои законные права, а также порядок их реализации. Работодателю же необходимо понимать обоснованность своих действий с целью исключить возможные нарушения. В случаях же, касающихся выплаты заработной платы обеим сторонам трудовых отношений, следует быть предельно внимательными.
- из денег, полученных в банке;
- из наличной выручки (тратить ее на выплату зарплаты позволяет п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).
Действия бухгалтера при депонировании заработной платы
Согласно п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение о ведении кассовых операций), в последний день выдачи заработной платы бухгалтеру для проведения депонирования необходимо выполнить следующие действия.
Первое - проставить оттиск штампа или сделать надпись "депонировано"
в расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) напротив фамилий работников, которым не выданы наличные деньги:
- в графе 23 - формы N Т-49;
- графе 5 - формы N Т-53.
Примечание. Формы первичных учетных документов
С 1 января 2013 г. унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Однако это не распространяется на кассовые документы. На обязательность их применения указано в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012.
- фактически выданных наличных денег;
- подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)".
Третье - составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы . Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала учета содержатся в п. 4.6 Положения о ведении кассовых операций.
В качестве образца можно взять форму, утвержденную для автономных, бюджетных или казенных учреждений Приказами Минфина России от 15.12.2010 N 173н. Данным Приказом также утверждена книга аналитического учета депонированной оплаты труда.
После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру необходимо:
- заверить своей подписью формы N Т-49 или N Т-53;
- реестр и журнал депонированных сумм;
- передать документы (ведомость по форме N Т-49 или N Т-53, реестр и журнал депонированных сумм) для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутствии - руководителю компании.
Четвертое - оформить расходный кассовый ордер по форме N КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы N Т-49 или формы N Т-53.
Пятое - сдать в банк депонированные суммы заработной платы.
Примечание. Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права (абз. 2 и 3 п. 1.4 Положения о ведении кассовых операций).
В какой день нужно депонировать невыданную заработную плату
Деньги на выплату зарплаты получены в банке . Для компаний, которые получают денежные средства на оплату труда в банках, этой проблемы не существует. Напомним, что деньги на выдачу заработной платы можно держать в кассе организации не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций). Не полученную работниками заработную плату сдают в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.
Зарплата выдавалась из наличной выручки . Компании, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать их из кассы. При этом нужно помнить, что деньги в кассе, которые предполагается потратить на зарплату, продолжают оставаться наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок для выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а неполученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.
Бухгалтерский учет депонированных сумм
Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).
Начисление заработной платы в бухгалтерском учете :
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70
Начислена заработная плата;
Удержан НДФЛ с суммы заработной платы;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
Выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.
Депонирование заработной платы . Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонированным суммам".
Депонирование заработной платы отражается проводками:
Депонирована сумма неполученной зарплаты;
Дебет 51 Кредит 50
Сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
Дебет 50 Кредит 51
Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
Выдана депонированная зарплата.
При выдаче депонированной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2). Сведения о выданных депонентах вносят в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента. Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер сделает проводку:
Дебет 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам", Кредит 91-1
Списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Рассмотрим порядок депонирования сумм заработной платы на примере.
Пример 1
. 30 августа 2013 г. сотрудникам торговой компании ООО "Подарок" была начислена заработная плата за август 2013 г.
4 сентября 2013 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 350 000 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании.
Кассир ООО "Подарок" выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с 4 по 6 сентября по платежной ведомости от 04.09.2013 N 161. В период выплаты заработной платы за ее получением не явились два сотрудника:
- С.Т. Матвеев (был в командировке). Сумма причитающейся ему заработной платы - 13 871 руб.;
- Г.Г. Тарасов (болел). Сумма причитающейся ему заработной платы - 17 400 руб.
В конце дня 6 сентября кассир ООО "Подарок" сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
- 25 сентября 2013 г. - С.Т. Матвееву;
- 30 сентября 2013 г. - Г.Г. Тарасову.
Какими проводками отразить эти операции?
Решение. В бухгалтерском учете ООО "Подарок" были сделаны проводки:
Дебет 44 Кредит 70
- 1 350 000 руб. - начислена заработная плата за август 2013 г. Сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
Дебет 50 Кредит 51
- 1 350 000 руб. - получены в банке деньги на оплату труда;
Дебет 70 Кредит 50
- 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) - выдана из кассы заработная плата;
Дебет 70 Кредит 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам",
- 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) - депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
- 31 271 руб. - депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;
Дебет 50 Кредит 51
- 13 871 руб. - деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
Дебет 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам", Кредит 50
- 13 871 руб. - выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;
Дебет 50 Кредит 51
- 17 400 руб. - деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
Дебет 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам", Кредит 50
- 17 400 руб. - выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.
Страховые взносы
Сроки уплаты страховых взносов с зарплаты во внебюджетные фонды (кроме страховых взносов на травматизм) не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Взносы на травматизм нужно перечислять в день:
- установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц - если оплата производится по трудовым договорам;
- установленный страховщиком - если оплата производится по гражданско-правовым договорам и условие о страховании от несчастных случаев предусмотрено в договоре.
Такой порядок установлен:
- в п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ;
- п. 6 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке . В этом случае компания должна перечислить НДФЛ в день получения денежных средств на выплату дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.
Пример 2
. За июль 2013 г. слесарю ООО "Мастер" А.Н. Макарову (1975 года рождения) была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы равен 6500 руб. (50 000 руб. x 13%). Срок для выплаты зарплаты, установленный в трудовом договоре, - 5-е число следующего месяца. 2 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Деньги на выплату заработной платы сотрудникам были получены из банка. Страховые взносы на травматизм компания уплачивает по тарифу 0,2%.
Какие проводки должен сделать бухгалтер?
Решение. В бухгалтерском учете компании сделаны следующие записи:
Дебет 26 Кредит 70
- 50 000 руб. - начислена заработная плата А.Н. Макарову;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 6500 руб. - удержана сумма НДФЛ;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии",
- 8000 руб. (50 000 руб. x 16%) - начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии",
- 3000 руб. (50 000 руб. x 6%) - начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование",
- 1450 руб. (50 000 руб. x 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФФОМС",
- 2550 руб. (50 000 руб. x 5,1%) - начислены взносы на обязательное медицинское страхование;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на травматизм",
- 100 руб. (50 000 руб. x 0,2%) - начислены взносы на травматизм;
- 6500 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет;
- 3000 руб. - перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
- 1450 руб. - перечислены взносы на социальное страхование;
- 2550 руб. - перечислены взносы на обязательное медицинское страхование;
- 100 руб. - перечислены взносы на травматизм;
Дебет 50 Кредит 51
- 43 500 руб. (50 000 руб. - 6500 руб.) - получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;
Дебет 70 Кредит 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам",
- 43 500 руб. - депонирована зарплата, не полученная работником;
Дебет 51 Кредит 50
- 43 500 руб. - сдана в банк депонированная зарплата;
Дебет 50 Кредит 51
- 43 500 руб. - получены деньги на выплату заработной платы;
Дебет 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам", Кредит 50
- 43 500 руб. - выдана работнику депонированная зарплата.
Если депонированная зарплата выплачивается из наличной выручки , компания должна удержать начисленную сумму НДФЛ при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог нужно на следующий день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 3
. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО "Мастер" выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру?
Решение. В бухгалтерском учете компании проводки за 31 июля 2013 г. будут такие же, как в примере 2.
Проводки после 31 июля 2013 г. будут следующими (для упрощения примера проводки по сдаче в банк сверхлимитного остатка наличных денег в кассе не приводим):
Дебет 50 Кредит 62
- 150 000 руб. - поступила в кассу выручка;
Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на травматизм", Кредит 51
- 100 руб. - перечислены страховые взносы на травматизм;
Дебет 70 Кредит 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам",
- 43 500 руб. - депонирована заработная плата, не полученная работником;
Дебет 51 Кредит 50
- 43 500 руб. - сдана в банк сумма депонированной зарплаты;
Дебет 50 Кредит 62
- 200 000 руб. - поступила в кассу выручка;
Дебет 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам", Кредит 50
- 43 500 руб. - выдана сотруднику депонированная заработная плата за вычетом НДФЛ;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51
- 6500 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы сотрудника;
Дебет 69, субсчет "Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии", Кредит 51
- 8000 руб. - перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 69, субсчет "Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии", Кредит 51
- 3000 руб. - перечислены взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование", Кредит 51
- 1450 руб. - перечислены страховые взносы на социальное страхование;
Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФФОМС", Кредит 51
- 2550 руб. - перечислены взносы на обязательное медицинское страхование.
Сентябрь 2013 г.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про депонированную заработную плату (ДПЗ).
Сегодня вы узнаете:
- Что такое ДПЗ и когда она возникает;
- Когда и как можно получить ДПЗ;
- Как отражать в бухгалтерском учете депонированную заработную плату.
Сейчас, когда большинство организаций используют дебетовые банковские карточки для перевода заработной платы работникам, а не наличный расчет, термин депонированная заработная плата применяется все реже и реже. Тем не менее, предприятия, выдающие зарплату наличными, могут столкнуться с этим термином.
Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)
Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.
Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.
Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно .
Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.
Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.
К термину «кассовые операции» относят:
- Получение денег от поставщиков;
- Перечисление сумм поставщикам;
- Получение выручки от продажи товаров;
- Оплата труда сотрудников;
- Выплата депонированных средств.
Кассовые операции необходимо правильно оформлять.
Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:
- Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
- Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
- Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
- Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.
Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.
Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.
Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.
Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.
Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.
Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.
Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату . Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.
Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.
Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.
Необходимо выполнить 3 проводки:
- Д50 К51 – поступили деньги из банка;
- Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
- Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.
Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов
| № |
Название реквизита |
| 1 |
Название организации |
| 2 |
Чч.мм.гг. реестра |
| 3 |
Чч.мм.гг. образования депонированной суммы |
|
№ ведомости для расчета |
|
|
Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, который не получил зарплату |
|
| 6 |
Сумма ДПЗ |
| 7 |
Итог по реестру неполученных средств |
| 8 |
Подпись кассира с указанием расшифровки подписи |
| 9 |
Дополнительная информация, необходимая предприятию |
Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ
Работодатель обязан выдать неполученную зарплату по обращению сотрудника. Он может обратиться устно или письменно. При письменном обращении нужно написать заявление на имя руководства.
Если лимиты позволяют, то депонированную сумму можно хранить в кассе на предприятии. Если лимиты превышены, данные средства отправляют обратно в банковскую организацию.
Согласно регламенту, лимит по кассе – максимально разрешенная сумма денег, которая можно оставить в кассе к завершению рабочего времени.
Лимит по кассе руководитель устанавливает самостоятельно, с учетом указаний ЦБ РФ.
Если деньги находятся в кассе, то тогда они без проблем могут быть возвращены работнику по первому обращению. Если лимиты превышены, то сотрудник может получить свою зарплату вместе с ближайшими планируемыми выплатами. Но если он настаивает на незамедлительном возвращении, то организация отправляет запрос в банк на перевод требуемой суммы денег.
Далее, после того как будут получены деньги, кассир оформляет РКО на имя сотрудника для выплаты неполученной зарплаты. Бухгалтер должен вести книгу депонентов, в которой должны отражаться нумерация ордеров и даты. Расходник должен подписать руководитель и главбух, и оставить хранить на предприятии.
ДПЗ работодатель обязан выдать полностью. Если какая-то сумма удерживается, то работник может пойти с обращением в трудовую инспекцию. Данный процесс регулируется Трудовым кодексом. После 3 месяцев просроченной зарплаты судом будет принят иск.
Сроки хранения и учет
После поступления денег из банка, их нельзя хранить более трех дней в кассе. Иначе суммы депонируются и отправляются обратно в банковскую организацию.
Срок давности по депонированным суммам законами РФ не регламентируется. Однако, существует общий срок по искам, который равен 3 годам. После прохождения данного времени, ДПЗ относится к невостребованным суммам и переходит в доход организации. Отражается в статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».
Время хранения книги учета ДПЗ равно 5 лет. Считают не с момента задолженности, а с 1 января следующего года за годом задолженности.
Учитывают ДПЗ на счете 76.4.
Для депонирования оплаты труда применяют следующие бухгалтерские проводки:
- Д70 К76.4 – депонирование денежных сумм;
- Д51 К50 – возврат депонированных средств в банк;
- Д50; К51 – банк отправляет депонированную сумму в кассу предприятия по востребованию;
- Д76.4 К50 – ДПЗ выдана.
Как только истекает три года, депонированная сумма считается невостребованной и учитывается на 91 счете «Внереализационные расходы». Отражается бухгалтерской проводкой: Д76.4 К91.
Пример. Работникам организации начислили заработную плату в размере 400 тыс. рублей 27 марта. 31 марта банк перечислил в кассу средства на оплату труда в сумме 348 тыс. рублей. Также в этот день отправили сумму НДФЛ – 52 тыс. рублей. Один из работников не получил зарплату в сроки выдачи, так как находился в командировке. 10 апреля зарплата в сумме 23 тыс. рублей была получена. В конце марта была проведена инвентаризация. По ее итогам выявили невыплаченную ДПЗ в размере 20 тыс. рублей. Срок давности заканчивается 3 апреля т.г.
| Тип операции | Дебет | Кредит |
Сумма, тыс. руб. |
|
Начисление заработной платы |
20 | 70 | |
|
Перечислен НДФЛ |
70 | 68.3 | |
|
Перечислен НДФЛ |
68.3 | 51 | |
|
Получение средств на зарплату |
50 | 51 | |
|
Выплата зарплаты за март |
70 | 50 | |
|
Депонирована сумма, которую не выплатили |
70 | 76.4 | |
|
Депонированную сумму вернули в банк |
51 | 50 | |
|
Списание невостребованной задолженности |
76.4 | 91.1 | |
|
Банк перечислил ДПЗ |
50 | 51 | |
|
Сотрудник получил ДПЗ |
76.4 | 50 | |
Заключение
Несмотря на то что в современное время многие организации используют безналичный расчет, есть еще те, кто выдает зарплату через кассу. Когда используется такой вид выплат, может возникнуть ДПЗ.
Бухгалтер должен знать, когда она возникает и как ее выдавать впоследствии. А возникает она в случае, если сотрудник не явился за своей зарплатой в день ее получения. Выдать ее необходимо, как только сотрудник этого потребует.
ДПЗ отражается по счету 76.4, в расчетной ведомости отражается с отметкой «депонировано» и заполняется РКО на депонированную сумму.
