Представлять отчетные формы в Фонд Соцстрахования в электронной форме страхователи могут добровольно, или в обязательном порядке. Когда предприниматели и организации обязаны отчитываться электронно, в какие сроки, какие технические средства для этого необходимы, как отправить отчет в ФСС - об этом наша статья.
Электронная сдача отчетности в ФСС
Напомним, что в 2017 г. в Фонд Соцстраха сдается расчет по форме 4-ФСС , включающий сведения только по «травматизму» – страхвзносам на обязательное соцстрахование от профзаболеваний и несчастных производственных случаев. Данные о взносах на случай болезни и материнства теперь подаются в ФНС и отражаются в Расчете по страховым взносам .
Отчетность по взносам в ФСС можно сдавать, наряду с налоговой и бухгалтерской отчетностью, в электронном виде, что значительно экономит время и позволяет отчитываться даже в самый последний момент.
Расчет 4-ФСС, начиная с периода 9 месяцев 2017 г., заполняется по обновленной форме (приказ ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 с изм. от 07.06.2017). Для страхователей, у которых прошлогодняя среднесписочная численность работников составила более 25 человек, сдача отчетности в электронном виде является обязательной. При средней численности 25 человек и менее отчетность можно подавать на бумаге. Несоблюдение электронной формы, когда она обязательна, грозит страхователю штрафом.
Срок сдачи отчета в ФСС в электронном виде более длительный, чем на бумаге: до 25 числа следующего месяца после отчетного периода. «Бумажный» 4-ФСС сдается до 20 числа. За 2017 год страхователям нужно отчитаться не позднее 25 января электронно, и 22 января 2018 г. (т.к. 20 января – суббота) – на бумаге.
Сдача отчетности по ТКС – необходимые условия
Передавать отчеты в ФСС можно через шлюз приема отчетности, расположенный ]]> на портале Фонда ]]> . Этот ресурс позволяет загружать электронный Расчет 4-ФСС, просматривать и проверять корректность его заполнения, а также получать результаты обработки файла Расчета.
Для подключения к системе сдачи электронной отчетности страхователю нужно выполнить ряд определенных условий:
- На компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), которое можно приобрести в удостоверяющем центре. Если ранее страхователь заключал договор с представителем удостоверяющего центра (например, для передачи электронной отчетности налогоплательщика в ИФНС), то СКЗИ уже должно быть установлено.
- Нужно приобрести действующий ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП) с необходимыми для отчетов ФСС полями. Ключ приобретается в доверенных удостоверяющих центрах, список которых указан на сайте ФСС. Чтобы получить электронную подпись для сдачи отчетности, нужно предоставить следующий пакет документов: учредительные документы для юрлиц/паспорт для ИП, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой.
- Пройти регистрацию и получить расширенные права доступа на портале ФСС для электронной передачи отчетности. Для этого на портале заполняется информация о страхователе и «Заявление о предоставлении прав доступа». Заявление распечатывается, подписывается и отправляется обычной почтой в свое отделение ФСС. Расширенные права доступа предоставляются Фондом через несколько дней.
Для приема Фондом отчетности в электронном виде необходимо установить сертификаты удостоверяющего центра ФСС и уполномоченного лица ФСС. Инструкции о том, как это сделать, можно найти на портале Фонда.
Подготовка и сдача отчетности через ТКС
Когда все перечисленные условия для электронного документооборота выполнены, можно перейти непосредственно к подготовке отчетности. Портал ФСС дает возможность заполнять расчетную ведомость 4-ФСС и выгружать ее в формате XML. Также это можно сделать и в других программах, в функционал которых входит подготовка и отправка в ФСС электронной отчетности (Контур Экстерн, 1С Отчетность и другие).
Порядок действий страхователя после заполнения показателей Расчета следующий:
- Формируется XML–файл, содержащий все показатели Расчета 4-ФСС, он должен соответствовать действующим форматам (приложения 1 и 2 к приказу ФСС от 12.02.2010 № 19).
- Проверяется правильность заполнения Расчета 4-ФСС. Контрольные соотношения для проверки, которые нужно применять перед отправкой электронной отчетности Фонда соцстраха, утверждены приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 с изм. от 11.09.2017 (приложение 3).
- Файл Расчета подписывается ЭЦП страхователя и шифруется согласно требованиям ФСС (приложение 4 к приказу ФСС № 19).
- Далее файл Расчета 4-ФСС представляется по телекоммуникационным каналам связи для сдачи отчетности (ТКС) на шлюз приема отчетности ФСС.
- Полученному Соцстрахом файлу присваивается уникальный номер – идентификатор. Файл проходит проверку на соответствие форматам, расшифровывается, проверяется ЭЦП страхователя и соответствие отчетности контрольным соотношениям.
- После проверки формируется протокол проверки и «Квитанция о получении отчетности». Если были обнаружены несоответствия, то создается «Квитанция о получении расчета с ошибками». Время и дата, указанные в квитанции, являются временем получения Расчета 4-ФСС от страхователя. Если проверка не дала отрицательных результатов, Расчет считается представленным своевременно.
Отчетность не будет принята Фондом, если:
- Файл не соответствует установленным электронным форматам,
- ЭЦП страхователя не действует, или была выдана не прошедшим аккредитацию удостоверяющим центром,
- Отчетность подписана ЭЦП лица, не имеющего на это полномочий.
После устранения ошибок и перечисленных проблем, электронную отчетность нужно отправить повторно.
При этом требуется соблюсти установленные правила предоставления документов. Какими же особенностями отличается подача отчетов в ФСС?
Общие моменты
ФЗ №212 от 24.07.2009 гласит, что все хозяйствующие субъекты со штатом более пятидесяти работников обязаны отчеты в ФСС отправлять в электронном формате. В настоящий период необходимо представление единственной отчетной формы.
Таковой является «Расчетная ведомость 4-ФСС». Для отправки электронных форм разрешено пользоваться:
Помимо установки особого ПО организация должна получить собственную электронно-цифровую подпись или сменить наличествующий сертификат на универсальный, соответствующий требованиям, предъявляемым ФСС.
Формируется и представляется электронная отчетность в ФСС в следующей последовательности:
После загрузки отчета нужно дождаться результатов проверки. В продолжение двадцати четырех часов с момента отправки должен быть получен ответ от Фонда.
В процесс проверки входит:
- проверка на подлинность присутствующей электронно-цифровой подписи;
- изучение форматов на техническое соответствие;
- подтверждение верности заполнения отчета.
Если отчет проверку не проходит, отправитель получает его на доработку. Дополнительно предоставляется протокол результатов с перечислением имеющихся ошибок. Все недочеты требуется устранить и отправить отчетность снова.
При отсутствии дефектов отчетность принимается к рассмотрению, отправителю отправляется надлежащая о принятии. Временем составления признается момент подачи отчета.
Учитывать нужно, что в последние дни установленного срока сдачи сервис приема отчетности может быть слишком загружен. К тому же всегда есть вероятность возврата отчета на доработку из-за ошибок.
После поправок в законе обязанность уплаты страховых взносов, начисленных на оплату дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, возложена на ФСС, а не на работодателя.
Создание новой формы позволило отразить все имеющиеся расходы. Сроки предоставления отчетности несколько увеличились.
Ранее требовалось представить отчеты не позже пятнадцатого числа месяца, последующего за окончанием отчетного периодом. Теперь крайним сроком является двадцатое/двадцать пятое число, для бумажных и электронных вариантов соответственно.
До двадцати пяти человек была снижена в 2015 году среднесписочная численность работников, по которым требуется подавать электронную отчетность.
При этом онлайн отчеты должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью (). При невыполнении требования субъекту грозит штраф в двести рублей (ФЗ №212 ст.46 ч.2).
Отметить следует, что предприниматели, не осуществлявшие в отчетном периоде хозяйственной деятельности, точно как и остальные обязаны подавать отчеты.
Работа в 1С
Возможность создания отчетов в ФСС и их отправки предусмотрена и в приложении «1С:Бухгалтерия 8». Принцип сдачи отчетности заключен в подготовке нужных форм в приложении, подписании их ЭЦП, шифровании и отправке адресату.
При этом шифровка документа осуществляется при помощи дополнительно установленной программы-криптопровайдера. Отчет может быть направлен напрямую в ФСС либо через специализированного оператора связи.
Видео: как отправить отчетность в ФСС
При первоначальном подключении к сервису «1С-Отчетность» электронный документооборот с ФСС настраивается автоматически. Для этого в направлениях документооборота должен быть указан ФСС.
В отдельных случаях может понадобиться ручная настройка. В 1С можно не только отправлять отчетность в ФСС, но также просматривать статус и историю отправок отчетов.
Возможна ли проверка
При помощи «1С-Отчетности» можно проверить отчеты онлайн на соответствие регламенту до момента их отправки. В процессе проверки готовые зашифрованные файлы передаются на специальный Интернет-сервер.
Здесь осуществляется форматно-логический контроль, а иногда и проверка контрольных соотношений. Осуществить проверку можно после того как отчет полностью готов и осталось только нажать кнопку «Отправка».
Нужно выбрать команду «Проверить в Интернете». При обнаружении ошибок в протоколе результатов проверки будет отображено, в чем именно состоят ошибки.
При успешной проверке выдается сообщение об отсутствии ошибок. При положительном результате проверки можно просмотреть готовый отчет в формате html.
Возможность применения современных технологий значительно упростило для предпринимателей сдачу отчетности, в том числе и в ФСС. Теперь подать отчет можно не покидая офиса.
При этом нет необходимости несколько дней ожидать проверки формы и терять время на доработки. Проверив документ онлайн, можно быть уверенным в отсутствии неточностей или ошибок. Главное это сдать отчет во время.
По отчетности в ФСС за год срок сдачи изменился или всё по-прежнему? Учитывая регулярные правки законодательства, вопрос этот не праздный. Разберемся, какие границы для сдачи отчетности в ФСС есть сейчас, что вообще надо сдать за год и чем грозит опоздание.
Сроки для годовой отчетности 4-ФСС
Несмотря на то что многое в отчетности и контроле за взносами изменилось, в Фонд соцстрахования по-прежнему нужно отчитываться в форме 4-ФСС. В том числе и за истекший год. Напомним, что это расчет по взносам на «травматизм» и профзаболеваниям. Готовить его нужно всем работодателям.
Найти необходимый бланк и образец заполнения годового отчета в ФСС можно в материале «Форма 4-ФСС за год — бланк отчетности и пример заполнения» .
Для 4-ФСС за год сроки сдачи могут быть разными. Всё зависит от формата, в котором он передается. Если расчет составлен на бумаге, отчитаться надо не позднее 20-го числа месяца, следующего после окончания года. В электронной форме отчитаться можно до 25-го числа. Выбор формы отчета зависит от численности работников за прошлый год: если больше 25 человек, отчитаться можно только в электронном виде; 25 и меньше работников дают право выбора формы для отчетности.
В итоге сроки сдачи 4-ФСС за 2018 год будут такими:
- До 21 января 2019 года на бумаге.
Срок отодвигается с 20 января, так как это воскресенье. Отметим, что в самом законе о взносах на травматизм не прописано, когда нужно отчитаться, если срок сдачи попадает на выходной. Чиновники поясняли, что в таких случаях можно применить общие нормы из ГК РФ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.09.2011 № 3346-19). То есть можно отчитаться в первый рабочий день после установленного в законе срока (ст. 193 ГК РФ). Однако лучше для собственного спокойствия отчитаться раньше, 18 января. Ведь прямой нормы в законе нет, что дает повод для споров с чиновниками на местах.
- До 25 января 2019 года в электронной форме.
В годовой форме изменений нет, сдавать нужно будет формуляр на том же бланке, на котором отчитывались за 9 месяцев 2018 года.
Пояснения порядка заполнения формы есть в статье «Новая форма 4-ФСС - как заполнить отчет за 3 квартал?» .
Что еще важно сдать за год в ФСС
Чтобы применять при расчете взносов верный тариф, согласованный с ФСС, работодателю надо каждый год подтверждать основной вид деятельности. Это не требуется только в год регистрации компании. Отчитываться нужно, даже если доходов за прошлый год не было или велась деятельность только одного вида.
Для этих целей в ФСС сдают специальное заявление, справку-подтверждение и копию пояснений к балансу за предыдущий год (все, за исключением малых предприятий). Сдать их можно в любом формате — и на бумаге, и в электронном виде.
Подробнее о том, где найти бланки документов, как их заполнить и как определить основной вид деятельности, читайте в статьях:
- «Справка-подтверждение основного вида деятельности» ;
- «Заявление о подтверждении основного вида деятельности» .
Если опоздать со сдачей отчета…
Если компания не уложится в отведенные законом сроки для передачи расчета 4-ФСС, ее оштрафуют. Размер штрафа — по 5% от взносов за последние 3 месяца за каждый месяц просрочки. Есть минимум — 1 000 руб. — и верхний предел — 30% от суммы взносов. Рассчитывать сумму штрафа можно по формуле:
В — взносы к уплате по отчетности за последние 3 месяца;
М — количество месяцев опоздания.
Полный месяц или только его часть — роли не играет, за него надо платить штраф.
Есть штраф и за несоблюдение формата сдачи отчетности. Если отчитаться нужно в электронном виде, а расчет подали на бумаге, готовьтесь уплатить 200 руб.
Пример расчета суммы штрафа за просрочку сдачи расчета есть в статье «Размеры штрафов за непредоставление отчетности в ФСС» .
Просрочка с подачей ежегодных документов об основном виде деятельности к штрафу не приведет, но грозит применением «дорогого» тарифа по взносам. ФСС с 2017 года по закону имеет право присвоить опоздавшим наибольший класс риска, который возможен исходя из ЕГРЮЛ. То есть платить взносы весь год придется в большем размере.
Итоги
За год в ФСС нужно сдать отчет о взносах на травматизм по форме 4-ФСС. Предельный срок для этого зависит от количества работников в прошлом году. Если среднесписочная численность была больше 25 человек, то до 25 января сдают электронный отчет. 25 и меньше работников дают право выбрать формат отчета самостоятельно. Бумажную 4-ФСС можно сдать до 20 января. Отчетность в ФСС за год сроком сдачи 20 января в 2019 году можно передать до 21 января.
Опоздание со сроком сдачи влечет штраф 5% от взносов к уплате за последний квартал, но не меньше 1000 рублей и не больше 30% от вышеназванных взносов.
Каждый год в ФСС нужно сдавать документы на подтверждение вида деятельности. Крайний срок для этого — 15 апреля.
В 2018 году, согласно форме 4-ФСС, утверждённой Приказом ФСС РФ от 07.06.2017 275, абсолютно все предприниматели, независимо от выбранной системы налогообложения, обязаны сдавать отчётность в соцстрах. Вид сдачи отчётности в Фонд Социального Страхования зависит от численности нанятых работников и может быть бумажным или электронным. Таким образом, все юридические лица, имеющие работников, должны будут четыре раза (по итогам 2017 года, 1 квартала, полугодия и 9 месяцев) отчитаться в соцстрах.
Продукты по направлению:
Кто обязан сдавать отчёты в электронном виде?
В 2018 году новый электронный отчёт по страховым взносам в ФСС обязаны предоставлять:
плательщики страховых взносов
у которых численность работников за предшествующий расчетный период свыше 25 человек (до 2015 года это количество было 50); .
Организации
созданные вновь, где численность физических лиц так же от 25 и более человек.
Остальные юридические лица и ИП, у которых количество работников менее 25 человек могут сдавать онлайн отчёты по желанию. Важно обратить внимание на то, что сроки сдачи отчётности на бумаге и в электронном виде разнятся, чтобы избежать штрафов, необходимо ознакомиться с ними заранее.
Форма отчёта в 2018 году
В 2018 году электронные отчёты сдаются по форме 4-ФСС. Это форма ежеквартальной отчётности, состоящая из расчета по страховым взносам (о временной нетрудоспособности, травматизму или в связи с материнством), начисленным и уплаченным работодателем в Фонд Социального Страхования. Такая форма сдается только по взносам в связи с несчастными случаями. По всем остальным видам взносов отчитываться нужно в ФНС по утвержденной форме расчета.
Сроки сдачи отчёта
Сроком предоставления отчёта в соцстрах является то число, которым он был отправлен по почте или передан в фонд. Если отчёт передан по почте, то подтверждением отправки принято считать отметку на описи и распечатанную квитанцию почтового отделения. Если отчёт передан электронно, то сдачу подтверждает уникальный номер, который присваивает оператор. Сроки сдачи отчётности в Фонд Социального Страхования для всех едины. Поэтому нулевая отчётность так же сдаётся по общим правилам, даже если не было начислений.
Правила оформления отчётности в ФСС
Пусть форма отчётности часто изменяется, а в её разделы вносятся правки, основные принципы заполнения всегда остаются неизменными. Отчётность состоит из титульного листа, где содержится обязательные данные о страхователе, необходимые для его идентификации: наименование фирмы и регистрационный номер, присвоенные фондом. Помимо указанных выше данных, на титульном листе формы заполняются: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации, среднесписочная численность и шифр плательщика.
В фонд социального страхования сдаются только те разделы, которые содержат цифровую информацию. Пустые таблицы предоставлять не обязательно. В некоторых случаях фонд требует представить дополнительные документы для подтверждения произведённых расходов.
Необходимые условия для сдачи отчётности онлайн
Передавать отчеты в Фонд Социального Страхования можно через шлюз приема отчётности, расположенный на портале Фонда или через программы «Астрал Отчет» и «1С-Отчётность», что значительно проще.
Для того, чтобы передавать электронную отчетность, пользователю необходимо соблюдать несколько важных условий:
- Установить на компьютер криптопровайдер, то есть – средство криптографической защиты информации (далее СКЗИ) это специальная программа, которая осуществляет электронную подпись и шифрование электронных документов, в качестве такой программы может выступать КриптоПро CSP или VipNet CSP. Обычно, если уже был заключён договор для передачи отчётности в ФНС, то СКЗИ уже установлено на компьютер. Если же оно отсутствует, то его можно легко приобрести в нашем удостоверяющем центре Калуга - Астрал.
- На компьютере обязательно должна быть установлена электронная подпись. Ключ приобретается в доверенных удостоверяющих центрах, список которых указан на сайте Фонда Социального Страхования (в случае с Астрал Отчётом или 1С Отчетностью, ЭП уже включена в стоимость продукта).
- Для электронной передачи отчётности без стороннего ПО необходимо зарегистрироваться на портале ФСС, чтобы получить расширенное право доступа. Для этого необходимо заполнить информацию о страхователе и само заявление для предоставления прав доступа. Далее необходимо распечатать данное заявление, подписать и отправить обычной почтой в своё отделение ФСС. В течение нескольких дней Фонд обязан предоставить расширенное право доступа.
Для отправки электронной отчётности в Фонд Социального страхования, необходимо наличие электронной подписи и расширенное право доступа, предоставленное фондом.
Штраф за несвоевременную сдачу отчётности
Если организация несвоевременно предоставила отчёт, то её привлекают к ответственности по ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 125-ФЗ. В таком случае должно быть уплачено 5% взносов за последние 3 месяца отчётного или расчётного периода за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи расчётных документов. Штраф не может превышать 30% этой суммы и должен быть меньше 1000 рублей.
Если численность сотрудников на предприятии свыше 25 человек, но отчёт предоставлен в бумажном виде предусмотрен штраф в размере 200 рублей.
Сдача отчётности с помощью Астрал Отчёт и 1С-Отчётность
Легко и просто передать отчёт в ФСС можно в программе Астрал Отчёт или 1С-Отчётность.
Преимуществом программы Астрал Отчёт и 1С-Отчётности является то, что она может работать автономно, не требуя постоянного подключения к сети. Интернет требуется только в момент обмена данными.
Стоит отметить простоту и функциональность интерфейса программ. Он является таковым за счет отсутствия лишних кнопок, что позволяет быстро разобраться и сконцентрироваться на работе даже новичку.
С помощью Астрал Отчёт и 1С-Отчётность можно отправлять отчёты не только в ФСС, но и в ФНС, ПФР, ФСРАР, Росстат, Росприроднадзор, осуществлять переписку и запрашивать необходимые справки, что значительно сэкономит Ваше время.
В программе есть автоматическое обновление, Вам не придется заботиться о нём самостоятельно. У Вас всегда будет достоверная и свежая информация.
Выбирая нашу продукцию, Вам не потребуется отдельно приобретать электронную подпись, так как её создание уже включено в стоимость.
Новая форма 4-ФСС - это расчет по страховым взносам на случай травматизма. Также в расчете отражают данные о пособиях при несчастных случаях, медосмотрах сотрудников и рабочих мест.
Форма расчета утверждена приказом ФСС России от 07.06.2017 № 275. Электронный формат расчета и контрольные соотношения утверждены приказами ФСС от 09.03.2017 № 83 и от 11.09.2017 № 416.
Кто сдает. Отчет 4-ФСС сдают все плательщики взносов на травматизм. К ним относят организации и индивидуальных предпринимателей, которые начисляют выплаты физлицам по трудовым договорам или договорам ГПД, в которых работодатель предусмотрел уплату страховых взносов. Предприниматели без сотрудников не регистрируются в ФСС. Исключение - ИП решил добровольно платить страховые взносы .
Куда сдавать. Организации новый 4-ФСС представляют в отделение ФСС по месту своего нахождения. Предприниматели представляют отчет 4-ФСС в отделение ФСС по своему месту жительства. Если подразделение компании само начисляет выплаты физлицам, сдавать новую форму 4-ФСС надо по месту учета подразделения.
В какие сроки сдавать. Сроки сдачи формы 4-ФСС различны в зависимости от того, в каком виде она сдается. Электронный отчет 4-ФСС надо сдавать до 25-го числа месяца после отчетного периода, бумажный - до 20-го. Получается, что за 2018 год отчитаться надо в 2019. Сроки следующие: не позднее 21 января 2019 года на бумаге и не позднее 25 января 2019 года в электронном виде.
Форму 4-ФСС в электронном виде обязаны сдавать компании и ИП, у которых среднесписочная численность работников больше 25 человек. Остальные организации и предприниматели могут сдавать либо на бумаге, либо электронно.
Статьи по теме «Форма 4-ФСС»:
Привычный срок сдачи 4-ФСС за 1 квартал 2019 года в апреле перенесли. Все новые сроки мы привели в таблице для 1, 2, 3 и 4 квартала 2019 года. За опоздание с расчетом будет штраф минимум 1000 руб. для компании и до 500 руб. для руководителя. 37677
