Домой Виды займов Как заполнить авансовый отчет в 1с 7.7. Авансовый отчет

Виды займов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 7.7. Авансовый отчет

Отражение операций по расчетам с подотчетными лицами предполагает обращение к справочнику Сотрудники.

Для оформления отчета за израсходованные подотчетные денежные средства предназначен документ типовой конфигурации Авансовый отчет. Для его формирования заполняется экранная форма доку¬мента, обращение к которой мо¬жет быть выполнено через меню способами аналогичными, как и для кассовых ордеров:

 Журналы → Авансовые отчеты путем ввода нового документа;

 Документы → Авансовый отчет;

 Операции → Журналы документов → Авансовые отчеты

 Журналы → Общий журнал → Insert → Авансовый отчет.

Экранная форма авансового отчета, как и бумажный эквивалент, состоит из двух сторон-закладок: "Лицевая сторона", "Оборотная сторона". В открывшемся окне заполняют реквизиты формы в соответствии с содержанием оформляемой операции. При заполнении табличной части "Оборотной стороны" каж¬дый вид расходов указывается в новой строке таблицы.

Для формирования печатной формы авансового отчета нажмите экранную кнопку Печать.

Бухгалтерские проводки формируются автоматически при проведении авансового отчета.

Для получения итоговых и детальных сведений о состоянии расчетов с подотчетными лицами по счету 71 используются стандартные отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Карточка счета, Карточка субконто.

33.Учет банковских операций в системе 1с 7.7

Для отражения движения денежных средств используются такие справочники как Банковские счета, Движение денежных средств, которые закреплены в качестве субконто к счетам 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета». Поэтому перед началом работы следует ознакомиться с аналитикой по этим счетам.

Документы типовой конфигурации программы позволяют готовить платежные документы для представления в банк и вводить информацию о совершенных операциях на расчетных и валютных счетах. Работа с платежными документами (объявление на взнос наличными, платежное поручение, платежное требование, платежное требование–поручение, поручение реестр чеков и другие) в программе ведется в журнале Платежные документы, который открывается через меню одним из следующих способов:

 Операции → Журналы документов → Платежные документы путем ввода нового документа;

 Журналы → Платежные документы путем ввода нового документа;

 Документы → Платежное поручение или Платежные документы;

 Журналы → Общий журнал → Insert → Платежное требование (Платежное поручение, Платежное требование-поручение).

Для выписки платежного поручения имеется экранная форма документа "Платежное поручение". Бан¬ковские реквизиты получателя хранятся в справочнике Контр¬агенты на закладке "Расчетные счета". Если необходи¬мая информация в справочнике отсутствует, то данные в не¬го вносят непосредственно в процессе выписки платежного поручения.

После заполнения и просмотра сформированного платежного документа нажмите экранную кнопку Записать и ОК.

Операции по движению денежных средств на расчетном счете обобщаются в типовой конфигурации в форме документа Выписка, на основании которого формируются бухгалтерские записи на счетах. Открытие экранной формы и ввод нового документа можно осуществить через меню одним из следующих способов:

 Операции → Журналы документов → Банк путем ввода нового документа;

 Журналы → Банк путем ввода нового документа;

 Документы → Выписка;

 Журналы → Общий журнал → Insert → Выписка.

В экранной форме нового документа «Выписка» заполните диалоговые окна согласно условию задания.

Выбор типа выписки (рублевая или валютная) определяет банковский счет, выпис¬ка из которого вводится в информационную базу. В таблич¬ной части отражают операции по счету согласно выписке. При заполнении реквизитов выписки их значения выбирают из соответствующих справочников. Например, характер платежа определяется путем выбора субконто из справочника Движение денежных средств.

В документе Выписка предусмотрены режимы автома¬тизированной обработки банковской выписки, выбор которых осуществляется посредством нажатия экранных кнопок Поступление по документам или Подбор по плат. документам. Например, если в Выписке отражается списание денежных средств со счета согласно Платежному поруче¬нию, то для подбора подходящих платежных документов нажмите экранную кнопку Подбор по плат. документам и осуществите выбор. Когда денежные средства от поку¬пателей поступают на основании расчетных документов, вы¬ставленных в его адрес и отраженных в информационной ба¬зе, строку табличной части документа Выписка удобнее заполнять с помощью экранной кнопки Поступление по документам.

Для регистрации Выписки в информационной базе и фор¬мирования бухгалтерских проводок документ следует сохра¬нить с помощью кнопок Записать и (или) ОК.

В общем случае при про¬ведении документа Выписка по каждой строке выписки формируется бухгалтерская проводка по дебету (при зачислении) или по кредиту (при списании) счета 51 (52) в корреспонденции с указанным по данной операции счетом. Исключение - получение со счета или вне¬сение на счет наличных денежных средств. По таким опера¬циям во избежание дублирования проводки формироваться не будут. В соответствии с принятой в программе "1C: Предприятие" методологией учета они формируются при проведении кассовых документов.

Просмотреть бухгалтерские записи, сформированные по данным выписки можно в Журнале операций (Журналы → Журнал операций).

Выписка используется также для отражения операций на валютных счетах организации. Для этого в документе следует выбрать соответствующий валютный счет.

Для получения итоговых и детальных сведений о движении денежных средств на счетах в банках используются стандартные отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета, Карточка счета.

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

Хоть и не очень часто, но встречаются еще организации, работающие с 1С:Предприятие 7.7. Язык этой версии серьезно отличается от языка 1С:Предприятие 8, поэтому даже создание простого отчета может стать проблемой для человека, который не работал с 1С 7.7 (вроде меня). Информации в интернете нашлось немного, в основном все отсылают к ЖКК (желто-красным книгам мануалов), поэтому попробую в этой статье обобщить все, что нашел. Буду описывать создание отчета без использования конструкторов, хотя они могут упростить задачу.

Итак, задание: создать отчет — реестр приходных накладных на металл (организация занимается приемом лома). Реестр представляет собой таблицу с номером и датой накладной, названием металла, и т.д. Содержание не так важно, важно, что данные будем получать запросом к документу Поступление товаров и его табличной части. Пользователь сможет задать фильтры для отчета по датам, по складу и по типу металла (черный или цветной).

Создание отчета

Создаем отчет. Мой будет называться ЖурналПСА . Это делается так же, как в 1С 8. При открытии созданного отчета сразу отображается его форма. Внизу на вкладках кроме режима Диалог есть режимы Модуль и макеты отчета. Макеты можно добавлять, щелкнув правой кнопкой на уровне вкладок и выбрав Добавить таблицу.
В режиме Диалог добавляем поля ввода, в которые будут заноситься данные для фильтров. Аналогично 1С 8, на нижней панели инструментов находятся элементы управления. При добавлении поля ввода откроется окно свойств, в котором нужно указать Идентификатор и Тип данных . Идентификатор — это Имя элемента, по которому можно будет получить выбранное пользователем значение. Итак, я добавил следующие поля: ВыбНачПериода, ВыбКонПериода, ВыбМеталл, ВыбМестоХранения. Еще нам будет нужна кнопка Сформировать , скорее всего она уже есть. Обращу только внимание на параметр Формула в ее свойствах. Там прописывается имя процедуры, которую вызывает нажатие кнопки. Т.е., например, Сформировать() .
Создаем макет отчета. Тут все похоже на макеты в 1С 8. Тот же табличный документ, в котором есть секции (они же области). Имена секций назначаются через меню Таблица . Ячейки имеют несколько типов заполнения, которые аналогичны типам в 1С 8: текст, параметр, шаблон. Только параметр здесь называется Выражение. Есть и отличие от 1С 8. Выражениям-параметрам здесь не присваиваются имена, а прописывается имя переменной, из которой нужно брать значение для подстановки в макет. Например, у меня в запросе будет получен номер накладной, поэтому в свойствах соответствующей ячейки макета с типом Выражение я напишу Запрос.Номер. Шаблон работает так же, как в 1С 8. Текстовая часть пишется как обычно, а выражение заключается в квадратные скобки. И оно тоже должно содержать переменную, из которой берется значение. Например, мне нужно вывести из результата запроса уровень радиоактивности принятого лома и добавить к числу единицу измерения мкзв/ч . Для этого подойдет шаблон следующего содержания: [Запрос.радиация] мкзв/ч
Теперь переходим к процедуре формирования отчета. Скорее всего процедура для кнопки Сформировать уже создана, если нет, создаем вручную. Код будет выглядеть так:
Процедура Сформировать()
Перем Запрос, ТекстЗапроса, Таб;
//Создание объекта типа Запрос
Запрос = СоздатьОбъект("Запрос" ) ;
ТекстЗапроса =
"//{{ЗАПРОС(запрос)
|Период с ВыбНачПериода по ВыбКонПериода;
|Обрабатывать НеПомеченныеНаУдаление;
|Без итогов;
|Номер = Документ.ПоступлениеТоваров.НомерДокВходящий;
|Дата = Документ.ПоступлениеТоваров.ДатаДокВходящий;
|Сдатчик = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.Наименование;
|ЮридическийАдрес = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ЮридическийАдрес;
|ДокументСерия = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ДокументСерия;
|ДокументНомер = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ДокументНомер;
|ДокументКемВыдан = Документ.ПоступлениеТоваров.Контрагент.ДокументКемВыдан;
|Металл = Документ.ПоступлениеТоваров.Товар.Металл;
|Вес = Документ.ПоступлениеТоваров.Количество;
|Радиация = Документ.ПоступлениеТоваров.Радиация;
|МестоХранения = Документ.ПоступлениеТоваров.МестоХранения;
|Группировка СтрокаДокумента;
|Группировка Документ;
|Условие(Металл.Цветной = ВыбМеталл);
|Условие(МестоХранения = ВыбМестоХранения);
|" //}}ЗАПРОС
;

Текст запроса, я думаю, понятен. Для его формирования можно воспользоваться конструктором запросов (верхнее меню Конструкторы ). Обращу внимание на некоторые особенности:
- Каждое поле запроса записывается в отдельную переменную, их можно видеть перед знаком =. В принципе, это аналогично заданию псевдонимов в .
- В запросе обязательно должна быть хотя бы одна группировка. Иначе будет невозможно обойти результат запроса. В данном случае группировка идет сначала по строкам документа ПоступлениеТоваров, а потом по самим документам. Если оставить в группировке только строки документа, то будет выведен один документ.
- Запрос может брать данные с формы. Например, условие МестоХранения = ВыбМестоХранения говорит о том, что будет взято значение из поля ввода с именем ВыбМестоХранения.
// Если ошибка в запросе, то выход из процедуры
Если Запрос. Выполнить(ТекстЗапроса) = 0 Тогда
Возврат;
КонецЕсли ;
// Подготовка к заполнению выходных форм данными запроса
Таб = СоздатьОбъект("Таблица" ) ;
Таб. ИсходнаяТаблица("макет" ) ;
Таб. ВывестиСекцию("Заголовок" ) ;
Состояние("Заполнение выходной таблицы..." ) ;
Таб. Опции(0 , 0 , Таб. ВысотаТаблицы() , 0 ) ;

Здесь проверяем возможность выполнить запрос и, если все в порядке, создаем табличный документ на основе макета и выводим секцию Заголовок .

Пока Запрос. Группировка() = 1 Цикл
// Заполнение полей запрос
Сдатчик= СокрЛП(Запрос. Сдатчик) + ", " + СокрЛП(Запрос. ЮридическийАдрес) + ", паспорт " + Запрос. ДокументСерия + " " + Запрос. ДокументНомер + " выдан " + Запрос. ДокументКемВыдан;
Таб. ВывестиСекцию("Данные" ) ;
КонецЦикла ;
// Вывод заполненной формы
Таб. ТолькоПросмотр(1 ) ;
Таб. Показать("Отчет" , "" ) ;
КонецПроцедуры

Теперь в цикле обходим все группировки (а если бы группировок не было, мы не смогли бы обойти результат запроса) и выводим секцию Данные . Помните, что выражения в ячейках макета должны были соответствовать переменным в модуле? Вот здесь это и работает. При выводе секции выражения автоматически заменяются на значения таких же переменных. Все данные на макете получили из запроса, кроме данных сдатчика. Его собрали из нескольких полей результата запроса.

Вот и все, отчет готов.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом РФ.

В "1С:Бухгалтерии" учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе субсчетов:

71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях";
71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте".

Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ "Расходный кассовый ордер" . Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа "Приходный кассовый ордер" . Описание работы с документами "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер" приведено в разделе "Учет кассовых операций" .

Авансовый отчет

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет" . Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ "Авансовый отчет" имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке "Лицевая сторона" указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке "Оборотная сторона" заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - "рублевый" или "валютный" . В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит "Сотрудник" заполняется выбором из справочника "Сотрудники" .

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке "Лицевая сторона" указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать" . Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":