Дебиторская задолженность (ДЗ) – доля оборотных активов предприятия, характеризующая величину обязательств перед кредитором. Своевременное контролирование динамики изменений суммы долга, анализ срока востребованности позволяют осуществлять долгосрочное планирование финансовой деятельности, формировать устойчивое положение компании на рынке. Существует определенный регламент по работе с дебиторской задолженностью и правила его составления и исполнения.

Назначение документа

Дебиторская задолженность классифицируется на три категории:

• Краткосрочная.
• Долгосрочная.
• Просроченная.

К двум первым группам относят обязательства, востребованность которых возможна в ближайшие сроки мирными путями или через судебное разбирательство. Третью категорию заполняют безнадежные долги, по которым срок требования просрочен, а работа по взысканию не принесет никакого результата для деятельности дебитора, кроме дополнительных затрат.

Основные причины формирования неисполненных обязательств по дебету счетов расчетов:

• Утрата клиентом платежеспособности.
• Нарушение договорных условий.
• Окончание срока исковой давности (ст.196 ГК РФ).
• Смерть, исчезновение контрагента – физического лица.
• Экономическая обстановка в стране.
• Форс-мажорные обстоятельства, ЧС, стихийные бедствия, военное положение.
• Нецелесообразное расходование денежных средств кредитором.
• Банкротство, ликвидация неплательщика и др.

Образовываться дебиторская задолженность может в связи с различными факторами

Регламент работы службы по взысканию дебиторской задолженности – форма, определяющая этапы контролирования, обработки информации по взаиморасчетам с контрагентами. Основной задачей данного плана является обеспечение непрерывной своевременной работы с ДЗ, так как от этого зависит величина оборотных средств компании, оборачиваемость капитала, прибыльность производства.

Базовые цели использования порядка управления ДЗ:

• Сдерживание предельного роста долгов.
• Подбор оптимальных условий предпринимательской деятельности для обеспечения непрерывного потока финансов.
• Формирование системы бонусов, скидок для надежных клиентов, фирм, временно утративших стабильность, платежеспособность.
• Быстрота исполнения долговых обязательств.
• Контроль, сокращение величины задолженности перед бюджетными и внебюджетными фондами.
• Анализ потенциальных затрат при несвоевременном погашении долгов и др.

Должностные лица, осуществляющие исполнение регламента должны постоянно проверять долги на ликвидность, сроки востребования, вести переговоры, переписку с представителями должника и государственными органами для обеспечения возврата денежных средств. Деятельность квалифицированных служб осуществляется по четырем направлениям: проектирование, подготовка, стимулирование, оценка и анализ.

Применение документа на практике

Важно, чтобы исполнители проявляли максимальную осмотрительность, соблюдали последовательность действий, работали по четкому отработанному плану, на законных основаниях и не доводили ситуацию до конфликта. Руководитель фирмы может открыть отдельные вакансии для специалистов по обособленной работе с долгами.

Регламент позволяет контролировать работу с контрагентами

Выделим основные моменты применения регламента по взысканию ДЗ:

• Комплексное контролирование сроков исковой давности.
• Мероприятия по предотвращению динамичного роста долгов, формирования долгосрочных, нереальных к исполнению обязательств.
• Аналитическое планирование.
• Усиление финансовой дисциплины.
• Инвентаризация расчетов.
• Программа по работе с контрагентами и др.

Установленный распорядок применяется в отношении всех контрагентов, взаиморасчеты с которыми приводят к формированию дебиторки. По распоряжению исполнительного органа юридического лица действие регламента может быть ограничено на определенный круг должников. Такая политика применяется для клиентов, с которыми сложились долгосрочные деловые отношения, высокий уровень доверия, подтверждена исполнительность, платежеспособность. Мероприятия по непрерывному воздействию могут привести к расторжению договоров, потере выгодного сотрудничества.

Утвержденный план особенно необходим для фирм с большой численностью контрактов (например, банки, сфера ЖКХ, предоставление связи на кредитной основе), а также для крупных юрлиц с обособленными подразделениями.

Базовая структура

Регламент по систематизации, обработке сведений о задолженности должен содержать максимальное количество этапов, действий службы, начиная с обстоятельств формирования и заканчивая моментом прекращения существования долга.

В регламенте указывается возможность урегулирования вопросов в суде

Определим оптимальный состав документа:

1. Регистрация, учет. Данный раздел характеризует общеустановленный порядок образования, детализации задолженности, перечень обязательных подтверждающих документов, классификационные группы дебиторки и условия по их заполнению.
2. Инвентаризация, оценка. Пункт утверждает условия, частоту проведения инвентаризационных проверок, комиссионный состав для них, список шаблонов для документального оформления операции. Дополнительно в разделе фиксируются основные показатели по анализу ДЗ: оборачиваемость, востребованность, ликвидность, сомнительность и др.
3. Программа досудебного урегулирования спора. Здесь определяются этапы работы ответственных лиц непосредственно с юридическим, финансовым отделом фирмы с целью мирного воздействия на должника. К данной работе можно отнести телефонные переговоры, проведение встреч, направление уведомлений, претензий, предложений по погашению обязательства.
4. Подача иска в суд. На данном этапе для исполнителей прописан перечень действий:

• Подготовка подтверждающих долг документов.
• Составление искового заявления.
• Инициирование судебного разбирательства.
• Сопровождение процесса в рамках полномочий.
• Обращение в ФССП.
• Контроль исполнительного производства и др.

Поскольку процедура требует знания законодательства на должном уровне, с учетом всех возможных нюансов, в работу вовлекаются квалифицированные юристы. На крупных предприятиях возможен обособленный регламент по отношению к судебным делам, тогда в инструкции по работе с ДЗ указывается ссылка на действующий документ.

Отдельным пунктом в регламенте выступает мирное урегулирование

1. Ликвидация долга. Уполномоченная служба выявляет признаки безнадежности дебиторки, инициирует процедуру списания в бухгалтерском и налоговом учете.
2. Прочие меры. Заключительным моментом регламента являются допустимые мероприятия по достижению положительного результата. Среди потенциальных действий могут быть заключение договора цессии, бартера, продажи обязательств иным лицам, выпуск векселей, облигаций и т.п.

Документальное сопровождение

Инструкция по работе с дебиторкой возможна к исполнению только при наличии форм и бланков, подтверждающих обстоятельства возникновения долга. Перечислим наиболее популярные документы, необходимые в процессе управления неисполненными обязательствами перед кредитором:

• Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
• Счет-фактуры.
• Контракты.
• Официальная переписка.
• Счета полученные, выставленные.
• Претензии, уведомления.
• Соглашения о реструктуризации, отсрочке, рассрочке.
• Платежные поручения, квитанции, ордера и др.

Например, у поставщика числится ДЗ физлица по объему потребленной электроэнергии. Компания имеет на руках показания прибора учета, подтверждающего поставку, платежные квитанции, направляемые потребителям, договор реализации. Данного комплекта достаточно для подтверждения обоснованности формирования долга и организации процедуры его взыскания.

Составление инструкции

Положение по управлению дебиторкой не является регламентированной формой, утвержденной законодательством. В 2018 г. в разработке и утверждении документа принимают участие бухгалтера, финансисты, юристы, менеджеры и другие. В крупных учреждениях обязанность по составлению формы возложена на обособленный департамент по управлению финансами.

При истребовании долга необходимо предоставить соответствующие документы

Важно вовлечь в работу максимальное количество сотрудников, чья работа непосредственно связана с взаиморасчетами, тогда необходимость править, вносить корректировки сводится к минимуму. Допускается включение дополнительных пунктов, моментов при изменении законодательства, политики и тактики компании.

На титульном листе нормативно-правого акта указывается наименование, строка утверждения. Бланк вступает в силу после издания руководителем фирмы соответствующего приказа.

Внутренний регламент может состоять из следующих разделов.

Общие положения и терминология

Здесь перечисляется область применения, назначение документа, характеризуются основные цели и задачи. Также данный пункт предполагает расшифровку основных определений, встречающихся в тексте формуляра. Дополнительно приводится подробная классификация обязательств по востребованности, возможности исполнения (текущая, просроченная, реструктуризованная, мораторная и др.).

Общий порядок

Раздел содержит указание тезисов общепринятого плана по работе с дебиторкой, принцип исчисления сроков, формирования обязательств. Например, для компаний по оказанию жилищно-коммунальных услуг идет четкое разграничение сроков оплаты для населения, юридических лиц, бюджетных организаций: существует авансовая и кредитная система оплаты. Соответственно будут различаться моменты возникновения у пользователей кредиторских обязательств.

Отражению подлежат условия оценки, анализа, инвентаризации долгов. Утверждается график заседаний комиссии по урегулированию нестандартных вопросов и ситуаций, фиксируются основания для списания, прекращения действия неисполненных обязательств.

Этапы работы с текущими долгами

Определяется порядок направления документов на оплату (счета, квитанции), уведомлений о необходимости осуществления обязательного платежа. Данный пункт направлен на раннее взыскание долгов, сдерживание динамики роста. Отдел по работе с дебиторской задолженностью рассылает неплательщикам извещения о необходимости исполнения в указанный срок договорных обязательств.

Регламент может быть дополнен различными пунктами

Мирное урегулирование

Специалисты осуществляют комплекс мер по досудебному разрешению спора и истребованию суммы неисполненного перед кредитором обязательства. Помимо текущей работы сотрудников компании в виде личного общения с должником, телефонных контактов, деловой переписки, допускается вовлечение в процесс специализированных коллекторских фирм.

Правовая деятельность

Исполнители предпринимают все возможные действия по защите гражданских прав общества в суде посредством подачи искового заявления и инициирования разбирательства. В разделе определяются этапы сбора, подготовки, подачи документов в арбитраж. При положительном исходе дела исполнительные бланки передаются судебным приставам для запуска процедуры принудительного взыскания.

Согласно регламенту полномочия работников кредитора на этом не заканчиваются, они обязаны отслеживать все этапы исполнительного производства после издания постановления, своевременно оспаривать действия ФССП, чтобы взыскать максимально возможную сумму и получить возмещение судебных издержек, договорных неустоек с должника.

Заключительные моменты и приложения

В данном абзаце приводятся дополнительные параметры по работе с клиентами, определяется порядок разработки и дополнения регламента.

На последних листах положения прикрепляются типовые формы документов для управления ДЗ и процедурой взыскания. Например, это могут быть бланки письма по оплате, претензии, уведомления, соглашения и др.

Можно использовать примерный образец положения о работе управляющей компании с дебиторской задолженностью. Подобный регламент по работе с задолженностью позволяет обеспечить непрерывный контроль обязательств контрагентов, исключить формирование и рост неликвидных долгов, предотвратить возникновение факторов риска. Четкость, слаженность действий исполнителя позволят компании достичь высокого уровня оборачиваемости средств, получить максимальную сумму прибыли и занять достойное место в рыночном сегменте.

от 04.09.2015 г. № 231 _

г. Нарьян-Мар
«Об утверждении Положения об организации работы

по взысканию дебиторской задолженности»
В целях уменьшения дебиторской задолженности Муниципального предприятия Заполярного района «Севержилкомсервис» и организации работы по её своевременному взысканию задолженности, приказываю :
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности МП ЗР «Севержилкомсервис».
2. Секретарю МП ЗР «Севержилкомсервис» ознакомить под роспись ответственных работников МП ЗР «Севержилкомсервис».
3. Предупредить ответственных работников МП ЗР «Севержилкомсервис» о персональной ответственности.
4. Контроль за исполнениям приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

МП ЗР «Севержилкомсервис» С.Л. Калашников

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации работы по взысканию дебиторской задолженности

МП ЗР «Севержилкомсервис»
1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений МП ЗР «Севержилкомсервис» (далее – Предприятие) и ответственных лиц по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

- контрагент – юридическое или физическое лицо, которому на основании заключенного договора, поданной заявки или иного документа Предприятием были оказаны услуги, выполнены работы или реализована продукция;

- дебитор (должник) – контрагент, который в установленные договором или законодательством Российской Федерации сроки не произвел оплату оказанных Предприятием услуги, выполненных работ или реализованной продукция;

- дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

- срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом, для исполнения обязательств по оплате выполненных работ (оказанных услуг);

- ответственный исполнитель – работник (и) Предприятия, на которого/которых в соответствии с должностной инструкцией или приказом (распоряжением) Руководителя Предприятия возложена обязанность по взысканию просроченной дебиторской задолженности.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учёт исполнения обязательств перед Предприятием, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несёт бухгалтерия Предприятия (главный бухгалтер).

1.4. Бухгалтерия (главный бухгалтер) несёт ответственность за ведение учёта и проведение инвентаризации дебиторской задолженности Предприятия.

1.5. Главный юрисконсульт Предприятия несёт ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Предприятия в судах, органах прокуратуры, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 (шестьдесят) календарных дней, бухгалтерия (главный бухгалтер) Предприятия обязана предоставлять главному юрисконсульту данную информацию с целью не заключения (продления) договоров с таким контрагентом, а при непосредственном обращении контрагента к бухгалтерии отказывать ему в заключении (продлении) договора(ов), за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности, бухгалтерия Предприятия ведет Реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.
2. Досудебное урегулирование споров о взыскании дебиторской задолженности

2.1. Бухгалтерия осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с данным Положением.

2.2. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед Предприятием контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

2.3. Цель предъявления контрагенту претензии- доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него. Принимая меры досудебного разбирательства.

2.4. Предъявление контрагенту претензии не освобождает бухгалтерию Предприятия от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, в т.ч. электронной форме, составление актов сверок и т.д.

2.5. При осуществлении мер, направленных на погашение дебиторской задолженности используются следующие форму:

Подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Проведение переговоров с дебитором, его представителями с целью получения вознаграждения, причитающегося по договору во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.6. Бухгалтера по жилищно- коммунальным участкам Предприятия обязаны в срок не позднее 08 числа, месяца следующего за отчетным проводить следующую работу по анализу дебиторской задолженности:

Осуществлять сверку бухгалтерской отчётности с целью выявления контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность сроком более 60 (шестьдесят) дней;

Проводить устные переговоры с контрагентами о возможных сроках погашения дебиторской задолженности;

Определять возможность предоставления рассрочки и запросить у дебиторов (должников) графики погашения дебиторской задолженности;

Направлять акты сверки расчетов дебиторам.

2.7. Результаты досудебных мероприятий, а также документы, представленные дебиторами (должниками) бухгалтера Предприятия обязаны предоставлять главному бухгалтеру Предприятия.

2.8. Главный бухгалтер Предприятия аккумулирует полученные сведения, документы и в срок до 30 числа каждого месяца докладывает руководителю Предприятия.

2.9. Главный бухгалтер ежемесячно не позднее 10 числа месяца следующего, за отчётным при установлении дебиторской задолженности обязан предоставлять главному юрисконсульту следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих её размер (договоры, акты передачи товарно- материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты передачи товарно- материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчётов, платёжные поручения, акты взаимозачётов, подтверждающих частичную оплату и т.д.);

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

Расчёт суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм), который должен содержать следующие сведения: номер счёт- фактуры, дата составления документа, сумма, размер оплаты, дата оплаты, остаток задолженности и т.д.;

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

Копии приказов о тарифах, копии, утверждённых расчётов цен и калькуляций, подтверждающих обоснование выставления счёт- фактуры;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.10. Главный юрисконсульт в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения указанных документов обязан рассмотреть поступившие документы с целью определения правовых последствий для предъявления претензии предъявляет контрагенту претензию, а при необходимости запрашивает в соответствующих структурных подразделениях Предприятия недостающие документы, сведения.

2.11. Работники Предприятия несут персональную ответственность за достоверность предоставленной информации и документов.

2.12. Работники Предприятия обязаны оказывать помощь главному юрисконсульту Предприятия, в рамках своих полномочий, в получении необходимых документов, информации.

2.13. Претензия должна содержать следующие данные:

Наименование контрагента;

Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора;

Указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

Расчёт суммы требований по претензии и номер счёта, на который должны быть перечислены денежные средства;

Срок исполнения контрагентом обязательств и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 30 (тридцать) дней с даты, когда обязательство контрагента должно быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

Информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка обязательств Предприятия, обращение в суд и т.д.);

Дата и регистрационный номер претензии;

Подпись уполномоченного лица.

2.14. Претензия направляется контрагенту заказным письмом или вручается лично под роспись (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

За своевременность направления претензии персональную ответственность несёт начальник канцелярии Предприятия.

2.15. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

2.16. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

2.17. Не позднее 20 числа месяца следующего за отчетным на основании результатов досудебных переговоров с должниками бухгалтера по жилищно- коммунальным участкам обязаны предоставить ответственному исполнителю справку по неоплаченным и частично оплаченным счетам- фактурам с привязкой к договорам по форме, установленной Приложением № 1, либо иной форме, которая в любом случае отражает все данные, установленные Приложением № 1.

2.18. При наличии дебиторской задолженности более 60 (шестидесяти) дней по договорам, контрактам снабжения электрической энергией начальники жилищно- коммунальных участков совестно с бухгалтерами по жилищно- коммунальным участкам Предприятия обязаны докладывать об этом главному энергетику Предприятия, который совместно с руководителем Предприятия принимают следующие решения:

О направлении предупреждений об отключении;

Об отключении объектов, которые обеспечиваются электрической энергией.
3. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности

в судебном порядке

3.1. При получении полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или не поступления ответа на претензию в указанный срок юрисконсульт Предприятия при наличии правовых оснований и документов в полном объёме в течение 5 (пяти) рабочих дней предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации. Данные сроки не применяются, по согласованию с руководителем Предприятия, в случае если главному юрисконсульту в данный период поручена иная работа, предусмотренная должностными обязанностями и трудовым договором или он является представителем Предприятия в судах разных инстанций, а также выполняет срочную и/или безотлагательную работу по поручению руководителя Предприятия.

3.2 Бухгалтерия Предприятия обязана в течение 3 (трёх) рабочих дней по требованию юрисконсульта представить ему следующие документы:

Заверенные копии договоров, приложений, дополнительных соглашений и прочих документов в 2 (двух) экземплярах, на основании которых возникла дебиторская задолженность;

Расчёт суммы задолженности основного долга и пеней за весь период задолженности в 2 (двух) экземплярах;

Акты сверок в 2 (двух) экземплярах;

Заверенные копии переписок и прочих документов, составленных в рамках договорных отношений в 2 (двух) экземплярах;

Документ, подтверждающий уплату госпошлины;

Заверенные копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательств.

3.3. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контракта дебиторской задолженности главный юрисконсульт Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации:

Направляет исполнительный лист в подразделения службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности, на основании выданного судом исполнительного листа;

Обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).
4. Порядок списания безнадёжной дебиторской задолженности

4.1. Списать с баланса можно только нереальную к взысканию дебиторскую задолженность неплатёжеспособных дебиторов.

4.2. Задолженность можно классифицировать, как нереальную к взысканию в случаях, если выполняется одно из следующих условий:

4.2.1. истёк срок исковой давности (ст.ст. 196-197 ГК РФ);

4.2.2. обязательство прекращено в связи с ликвидацией дебитора (ст. 419 ГК РФ);

4.2.3. обязательство прекращено из- за невозможности исполнения (ст. 416 ГК РФ);

4.2.4. обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

4.3. Списанию с учёта подлежит задолженность:

4.3.1. должность, ликвидированных в установленном законом порядке (кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение ликвидированного должника возложено на другое лицо);

4.3.2. по обязательствам, прекратившимся по другим основаниям, установленным законом, иными правовыми актами или договором новацией, прощением долга, отступным, зачётом или исполнением;

4.3.3. по требованиям, которые в соответствии с законом считаются погашенными;

4.3.4. по обязательства (сделкам), признанным судом:

Недействительными;

Исполненными (погашенными);

Невозникшими (незаключёнными);

Оформленными поддельными (подложными, ложными, фальшивыми, фиктивными, сфабрикованными, сфальсифицированными) документами;

Совершёнными несуществовавшими на момент совершения сделки (в т.ч. вымышленными, мнимыми, фиктивными) лицами, подставными, неустановленными, неизвестными лицами, лицами, действовавшими от их имени, а также иными лицами, необладавшими на момент совершения сделки правоспособностью (полномочиями);

4.3.5. должников, исключённых из Единого государственного реестра юридических лиц в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

4.4. Основанием для списания безнадёжной дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности признаются документы:

Подтверждающие возникновение долга (договоры, контракты, платёжные поручения и т.п.);

Подтверждающие претензионную работу (почтовые квитанции, описи вложения к письмам и т.п.);

Подтверждающие прерывание срока исковой давности (акты сверок задолженности, частичное возмещение задолженности и т.п.);

Из которых следует, что срок исковой давности истёк (инвентаризационная опись расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами);

Решение инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя Предприятия.

4.5. Основанием для списания безнадёжной дебиторской задолженности до истечения срока исковой давности признаются документы, подтверждающие прекращения обязательства:

Вследствие форс- мажорных обстоятельств;

На основании акта государственного органа, в результате чего исполнение обязательств становится невозможным;

Вследствие ликвидации юридического лица (выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), содержащих сведения в связи с его ликвидацией, справки налогового органа по месту нахождения дебитора о сумме задолженности, копии решения арбитражного суда о признании дебитора банкротом, решение суда или уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) о том, что требования кредитора не будут удовлетворены из- за недостаточности имущества;

Вследствие смерти физического лица (копии свидетельства о смерти физического лица или копии судебного решения об объявлении физического лица умершим и т.п.);

4.6. Списание суммы дебиторской задолженности отражаются на соответствующем забалансовом счёте и учитываются в течение 5 (пяти) лет с момента её подписания.

Приложение № 1

к Положению
Расшифровка

дебиторской задолженности __________________

по состоянию на «____» ___________ 20___ года

Составил:
Должность Ф.И.О. Подпись

Р егламент по управлению дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот задачи, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:

• внедрить единый подход к управлению задолженностью;
• конкретизировать процессы и мероприятия по возврату дебиторки;
• установить порядок взаимодействия сотрудников;
• определить функционирование комиссии по работе с дебиторкой.

Четыре этапа управления

Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.

Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.

Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторки. Задействованы в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата долга: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».

oбразец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности

Этап 3. Взыскание задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.

Этап 4. Списание дебиторки. После исчерпания методов взыскания задолженности бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.

Как документ помог компании

После внедрения регламента его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.

Ощутимый результат по группе получили только спустя год:

• отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
• завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
• дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность - 3%, проблемная - 1,5% и «мертвая» - 0,3%);
• повысился рейтинг деловой репутации группы;
• стала прозрачнее работа с контрагентами;
• повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.

Об авторе

Татьяна Толстова

Опыт работы в сфере финансов - 14 лет. Ранее была финансовым директором в ООО «Ангара» и ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» и др. Реализовала проекты по внедрению системы бюджетирования на следующих предприятиях: ООО «СНХЗ-Инвест» - оптовая торговля; ООО «СНХЗ Финанс» - оптовая торговля и финансовая деятельность; ЗАО «СтерлитамакНефтеХимРемСтрой» - строительно-монтажная деятельность; ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» - тяжелое машиностроение.

Управление дебиторской задолженностью Брунгильд Светлана Геннадьевна

Внутренний регламент предприятия

Внутренний регламент предприятия

Первое, что нужно сделать при возникновении просроченной дебиторской задолженности, – напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроль погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании.

Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке.

При неисполнении договорных обязательств контрагентами наиболее часто проводятся мероприятия:

Телефонный звонок с напоминанием о необходимости погашения задолженности;

Временное прекращение обслуживания клиентов;

Взыскание задолженности в судебном порядке.

Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные лица и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

Приведем несколько примеров внутреннего регламента коммерческой фирмы.

Вариант первый.

1. Кредитный контролер ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет автоматического начисления штрафов и пеней. На основании отчета по просроченной дебиторской задолженности составляется служебная записка, которая направляется руководителю отдела продаж.

2. Ежемесячно кредитный контролер ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно – условий отгрузки и оплаты) кредитный контролер ставит в известность руководителя отдела продаж и менеджера по продажам об изменении статуса клиента и прекращении отгрузок данному клиенту.

3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, бартер и пр.). Кроме того, составляется акт сверки (в двух экземплярах).

4. В случае неудачного завершения переговоров с клиентом юридический отдел на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, финансовый директор принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга или же обращается в суд.

6. Юридическое сопровождение данного процесса обеспечивает юридический отдел.

Вариант второй. Регламент работы кредитного контролера:

1. Восстановление причин, истории и структуры конфликтной ситуации. На данном этапе используются все доступные информационные источники, например: беседы с третьими лицами, изучение документов, предоставленных партнерами, и т. д. Необходимо, независимо от данных, предоставленных клиентом, прояснить все обстоятельства возникновения задолженности.

2. Взаимодействие с менеджерами отдела продаж, распределение функций.

3. Установление контактов с клиентом, выяснение полномочных лиц. Иногда при работе с контрагентами приходится прибегать к поддержке авторитетных инстанций, иногда – действовать напрямую, устанавливая личные отношения.

4. Коррекция представлений и намерений клиента и партнеров относительно природы конфликта и путей его решения. В ходе таких обсуждений формируются общие для конфликтующих сторон рамки понимания, некоторая общность во взглядах на существо сложившейся ситуации.

5. Поиск и формирование зон допустимого компромисса.

6. Конструирование схемы разрешительных действий. В работе важно не только найти решение, но и реализовать его. Необходимо создание системы гарантий для каждой из сторон.

7. Обеспечение законности всех шагов разрешительного процесса: насколько законны претензии конфликтующих сторон, проанализировать отношения, вытекающие из законодательства и подписанных сторонами документов.

Основываясь на опыте реструктуризации и реформирования предприятий России, можно предложить следующие меры по организации такой работы:

Создание целевой группы по работе с дебиторской задолженностью;

Составление и анализ реестра «старения» счетов дебиторов;

Разработка плана мероприятий по работе с конкретными контрагентами с указанием сроков, ответственных, оценкой затрат и полученного эффекта;

Внесение информации о планируемых суммах возвращаемой задолженности в финансовый план предприятия с последующим контролем выполнения;

Разработка и утверждение положения о поощрении за результат, достигнутый целевой группой.

Целевая группа может состоять из сотрудников отделов маркетинга, сбыта, бухгалтерии. Численность группы зависит от масштабов предприятия и составляет 3–5 человек.

Как правило, после начала проработки реестра счетов дебиторов определяются затраты, необходимые для возврата задолженности, и сумма возврата.

Мероприятия по работе с дебиторами могут включать:

Телефонные переговоры;

Выезды к контрагентам;

Оформление договоров цессии;

Разработку схем погашения задолженности векселями с их последующей реализацией;

Разработку эффективных бартерных схем;

Проработку возможностей обращения в арбитраж.

Опыт реформирования российских предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести хороший результат. Возврат задолженности в сжатые сроки – реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств.

Из книги Финансы и кредит автора Шевчук Денис Александрович

65. Финансовые ресурсы предприятия: источники формирования и направления использования. Структура капитала предприятия Для осуществления хозяйственной деятельности предприятие должно располагать основным и оборотным капиталом. Деление капитала на основной и

Из книги Тайный язык денег. Как принимать разумные финансовые решения автора Крюгер Дэвид

Внутренний торг «Боже, дай мне целомудрие и воздержание, только не сейчас». Кто из нас не присоединит свой голос к молитве блаженного Августина, произнесенной им почти две тысячи лет назад? Когда мы говорим себе: «Хорошо, сейчас я съем еще кусок торта, а на диету сяду со

Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич

5.10.3. Регламент системы бюджетирования Система бюджетирования регламентируется с помощью набора документов, описывающих процедуры планирования, учета, анализа и контроля.Основными формами документов, регламентирующих бюджетный процесс, являются:? положение по

Из книги Как подготовиться и вести себя при проверках. Что от вас скрывают проверяющие органы автора Химич Николай Васильевич

5. Регламент проведения проверок 5.1 Общие положения 26 декабря 2008 года был подписан Федеральный закон № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее -

автора Демин Юрий

Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент Инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы

Из книги Национальная экономика автора Корниенко Олег Васильевич

Вопрос 51 Внутренний долг Ответ Займы государства приводят к возникновению государственного долга, равного сумме накопленных в течение некоторого времени бюджетных дефицитов, погашение которого связано с отвлечением средств от расходования их на государственные

Из книги Аудит. Шпаргалки автора Самсонов Николай Александрович

70. Внутренний аудит предприятия Внутренний аудит – организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения

Из книги Экономический анализ. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья

29. Внутренний аудит Гораздо сильнее аналитическое начало проявляется во внутреннем аудите, чем во внешнем. Это обусловливается, прежде всего, тем, что частные предприятия, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, концерны и другие хозяйственные

Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн Кей

Внутренний обзор подразделения Это возможность для подразделения ОиР (Обучения и Развития) увидеть свою команду «со стороны» и критически оценить собственную работу и ее полезность для организации. Первоочередными источниками информации для этих обзоров могут быть

Из книги Внутренняя сила лидера. Коучинг как метод управления персоналом автора Уитмор Джон

Внутренний бизнес Тим Голви был, возможно, первым, кто предложил – прежде всего в книге «Работа как внутренняя игра» (The Inner Game of Work) – простой, но емкий метод коучинга, применимый практически к любой ситуации. Много лет назад я разыскал Голви, стал его учеником, а затем

Из книги Лидерство, основанное на принципах автора Кови Стивен Р

Внутренний рост Теперь перейдем от развития знаний и умений к внутреннему росту личности. Представим, что какой-то человек находится на уровне пятого дня интеллектуального развития, но в эмоциональном отношении – только на уровне второго дня.Все идет хорошо, пока светит

Из книги Быстрые результаты. 10-дневная программа повышения личной эффективности автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Внутренний прапорщик У каждого из нас в голове есть три персонажа, три роли.«Стратег» - это генерал, который выстраивает огромные планы, все наши списки, мечтания и цели из 500 пунктов. Если они переходят из месяца в месяц или из года в год (что самое страшное), и в них

автора Бородин Константин

Регламент по follow-up Данный регламент предназначен для врачей стоматологической клиники.Follow-up - (англ. – доведение до конца, последующие мероприятия) – действия по сопровождению чего-либо, как при отслеживании до конца или переоценке в случае новых вводных.В

Из книги Прибыльная стоматология. Советы владельцам и управляющим автора Бородин Константин

Регламент по стимулированию рекомендаций 1. При оплате услуг пациентом администратор предлагает порекомендовать нашу клинику.2. Текст для администратора:«Если вам все понравилось у нас в клинике, пожалуйста, порекомендуйте нас своим родным, друзьям, коллегам. Вам не

Из книги Личный бренд. Позаботьтесь о вашей репутации прежде, чем это сделают другие автора Ситкинс Патрик

Внешний или внутренний бренд Один из моих постоянных клиентов попросил меня оказать помощь в формировании стратегии расширения бизнеса. Проанализировав различные сферы его деятельности, мы пришли к выводу, что мой клиент недостаточно времени уделяет управлению

Регламент по работе с дебиторской задолженностью необходим каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторки на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Предлагаем образец, который поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.

В статье образец регламента по работе с дебиторской задолженностью от компании North Logistic. Основное направление деятельности компании – грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководитель департамента финансов разработал положение по работе с дебиторской задолженностью.

Скачайте и возьмите в работу :

Основные фунции регламента по работе с дебиторской задолженностью

Согласно регламенту ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.

Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.

В конце каждого месяца в компании проводится инвентаризация дебиторской задолженности , по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контр­агентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.

Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.

Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью (извлечение)

Комментирует Наталья Кульбицкая, руководитель департамента финансов компании North Logistic

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка организации работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.

1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.

1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.

Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа (см., верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа ).

Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.

Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.

Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.

Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.

Комментарий

К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.

Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.

2. Формирование реестра дебиторской задолженности

2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.

Комментарий

В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах ).

2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.

В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.

После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.

Комментарий

Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.

В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.

3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.

3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.

3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.

3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:

• подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Комментарий

К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.

• проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения и инвентаризации дебиторской задолженности);
• подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы (см. пошаговую инструкцию по взысканию дебиторской задолженности ).

3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:

• 30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора так как должен быть составлен акт инвентаризации дебиторской задолженности с последующим погашением; См.