Образец написания пояснения в налоговую по сделке. Сопроводительное письмо в налоговую

Это не самый приятный аспект, возникающий в процессе хозяйственной деятельности компании. Даже если налоговики не приходят в гости, они продолжают обращать пристальное внимание на отчетность и движения оборотов компании. Для этой цели предназначены налоговые требования, которые представляют собой мини-вариант удаленной проверки, вызываемой непонятными для системы цифрами.

Почему надо отвечать на требования?

Налоговое требование поступает на предприятие разными путями:

• почтой;
• через систему электронного документооборота;
• нарочным.

По действующему законодательству, с 2017 года компания обязана отвечать на запросы ИФНС. Если ранее инспекторы рекомендовали не игнорировать их запросы, так как такие компании могли вызвать повышенный интерес со стороны органов контроля, то с 2017 года отсутствие пояснительной записки в налоговую по требованию в течение установленного на ответ срока приведет к наложению штрафа в размере 5000 рублей при первой провинности. Повторная просрочка ответа в течение года увеличивает штрафные санкции до 20000 рублей. Кроме того, ИФНС может заблокировать банковские счета фирмы.

Обязательные атрибуты пояснений

В связи с ужесточением правил образец пояснительной записки в налоговую по требованию приобрел востребованность среди бухгалтеров и юристов. На самом деле у ИФНС не предусмотрен обязательный шаблон разъяснений, но имеются правила ответа. Их притязания к оформлению пояснительной записки включают в себя ряд обязательных пунктов:

• фирменный бланк;
• реквизиты и контакты предприятия;
• наличие исходящего номера и даты записки;
• упоминание в теле письма реквизитов полученного требования для оперативности опознания;
• расшифровка должности и подписи лица, поставившего росчерк на письме.

В какой форме писать пояснения, решает налогоплательщик. Ответ в основном зависит от характера требования. В любом случае надо помнить, что отвечать на требование пустыми фразами не годится. Налогоплательщик должен ссылаться на конкретные факты, цифры и букву налогового кодекса, приводя документальные доказательства.

В каких случаях требуют документы?

Получая запрос о представлении документов, надо знать, что налоговики имеют право истребовать материалы только при проведении выездной или камеральной проверки. К требованиям такого рода относятся:

• встречные проверки;
• выявленные расхождения в отчетности;
• применение фирмой налоговых льгот;
• проведение мероприятий налогового контроля.

В прочих случаях организация не обязана представлять документы и может прямо указывать на это обстоятельство в своем ответе. Пояснительная записка в налоговую по требованию о предоставлении документов составляется в зависимости от характера сведений. Но, в любом случае, к такой записке должны быть приложены копии запрашиваемых материалов.

Как оформляются приложения?

Оформление доказательств должно быть строго в рамках закона. Если налогоплательщик ссылается на документы, то он должен перечислить их в теле пояснительной записки. К письму прилагается должным образом составленный комплект копий материалов. Документация копируется на чистые листы, сшивается, нумеруется. На каждой странице проставляется:

1. Порядковый номер.
2. Копия верна.
3. Расшифровка должности и подписи заверяющего копии.
4. Подпись.
5. Печать организации.

К комплекту прилагается копия доверенности лица, которое заверяло документацию. Если письмо подписал сотрудник, у которого не зафиксировано право на это в ИФНС, то необходимо приложить копию доверенности на совершение действий.

Ответ при встречной проверке

При написании ответов на запросы надо соблюдать некоторые условия, связанные с характером требования. Если на фирму пришел запрос о то компания обязана предоставить нужную документацию. При этом образец пояснительной записки в налоговую по требованию встречной проверки будет выглядеть как перечень копий представляемых материалов. Разумеется, необходимо упомянуть название, ИНН/КПП фирмы, проверяемый период.

Юристы не рекомендуют предоставлять подобные сведения, ссылаясь на то, что организация не обязана быть в курсе событий происходящего у контрагента. Поэтому в пояснительной записке в налоговую по требованию образцом станет отсылка на информацию, содержащуюся в договоре с контрагентом.

Если пришло требование по НДС

Если «посчастливилось» получить требование, касающееся налога на добавленную стоимость, то, скорее всего в сданной декларации были обнаружены ошибки и несоответствия. С 2017 года вся переписка по НДС ведется в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи. Инспектор не примет ответ в бумажном виде, так как это запрещено законом. При обнаружении в декларации ошибок налогоплательщик обязан подать уточненный расчет с приложением книг покупок и продаж в сроки, установленные в требовании.

Кроме того, он должен загрузить скан-копию разъяснений. Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДС должен содержать следующие оправдания:

• причины возникновения ошибок и несоответствий;
• налогооблагаемая разница, на которую повлияет уточнение;
• тенденция налога к возникновению недоимки или переплаты;
• обещание внести исправления в декларацию;
• перечень прилагаемых скан-копий документальных доказательств в случае наличия.

Документация загружается в ТКС отдельными файлами в соответствии с принадлежностью и реквизитами. Надо помнить, что электронный способ доставки не освобождает от заверки копий по всем правилам.

Могут ли проверять НДФЛ?

Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДФЛ также должен соответствовать запрашиваемой информации. В отличие от отчетности по НДС, справки по НДФЛ не являются налоговыми декларациями, поэтому ИФНС не может проводить камеральные проверки. Тем не менее, она имеет право проверять правильность составления справок и исчисления налога.

Если организация получила требование по НДФЛ, значит, при составлении справок были допущены ошибки в расчетах. Такими ошибками могут быть:

• расхождения между исчисленным, удержанным, уплаченным налогом;
• неверно примененный вычет;
• существенное снижение НДФЛ в сравнении с предыдущим периодом.

Отвечая на запрос фискальных органов, надо внести исправления в справки и обозначить это в записке. При этом придется поименно перечислить каждого сотрудника, по которому была допущена ошибка, и внести корректировки в бухгалтерский учет.

Как отвечать по другим налогам?

Образец пояснительной записки в налоговую по требованию, касающегося прочих налогов, примерно похож на ответ по НДС. Так как вся сданная отчетность подлежит камеральной проверке, то прежде всего надо исключить возможность допущения ошибок. Если налогоплательщик все же ошибся, то он обязан подать уточненные расчеты в указанный срок. В ответе компания упоминает, как повлияют новые расчеты на величину налога в суммовом выражении.

К своему образцу пояснительной записки в налоговую по требованию организация прилагает заверенные копии доказательств. Бывает, что запрос налоговой в отношении расхождений в отчетности вызван законными действиями предприятия. Например, подобные расхождения между доходами и расходами, отраженными в декларации по НДС и по налогу на прибыль, могут быть вызваны наличием необлагаемых сумм. Многие виды доходов и расходов, отражаемые в декларации по налогу на прибыль, не подлежат обложению НДС.

Обоснованные расхождения

Тем не менее, их надо включать в прочие доходы и расходы в целях налогообложения прибылью. В связи с этим ошибок в декларации нет, и налогоплательщику в пояснительной записке в налоговую по требованию, образец которой легко можно найти в интернет-ресурсах, просто нужно указать на данное обстоятельство, сославшись на статью налогового кодекса. Сдавать в таких случаях нет необходимости.

Нередко приходят требования о несоответствии с по прибыли. Не следует опасаться подобных запросов. Причина расхождений заключается в разнице между бухгалтерским и налоговым учетом. Образцом пояснительной записки в налоговую по требованию в таком случае может быть аргументированная ссылка на разные принципы составления отчетности и ведения учета.

Подозрительные убытки

Налог на прибыль вызывает у ИФНС много вопросов, особенно если вместо прибыли в декларации получается убыток. Если убыток носит единоразовый характер, то обычно это не привлекает внимание органов контроля. Но в случае постоянных убытков организации следует ожидать ежеквартальных запросов ИФНС. Подобные результаты коммерческой деятельности кажутся налоговикам подозрительными, тем более, если предприятие при этом не собирается начинать процедуру банкротства.

Факторы, влияющие на убыточность работы предприятия, могут быть самые разные. В большинстве случаев это происходит из-за высокой доли внереализационных расходов, не связанных с получением прибыли. Например, организация имеет большую дебиторскую задолженность с просроченным сроком действия и по закону обязана создавать резерв, суммы которого попадают во внереализационные расходы.

Пояснительная записка в налоговую по требованию об убытках должна содержать разъяснения о возникновении причин превышения расходов над доходами. В случае если на результаты повлияли макроэкономические факторы, следует писать, что компания не в силах изменить экономическую ситуацию в регионе, валютный курс, уровень инфляции и тому подобное. В то же время желательно пообещать провести оптимизацию затрат в ближайшем будущем.

Надо помнить, что компанию подозревают в неправомерности действий и вправе вызвать руководящих лиц на комиссию, если ответ не будет достаточно обоснованным. Разъяснения пишутся в свободной форме.

По общему правилу представление пояснений налоговым органам является правом, а не обязанностью налогоплательщика (подпункт 7 пункта 1 статьи 21 НК РФ).

Обязанность по представлению пояснений возникает у налогоплательщика лишь при проведении камеральной налоговой проверки.

Так, налоговые органы вправе потребовать представить пояснения при проведении камеральной налоговой проверки в следующих случаях (пункт 3 статьи 88 НК РФ):

• выявлены ошибки в налоговой декларации и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах;
• подана уточненная налоговая декларация, в которой уменьшена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, по сравнению с ранее представленной налоговой декларацией;
• подана налоговая декларация, в которой заявлена сумма полученного в соответствующем отчетном (налоговом) периоде убытка.

Пояснения необходимо представить в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за днем получения сообщения (пункты 2, 6 статьи 6.1, пункт 3 статьи 88 НК РФ). Ответственность за непредставление или несвоевременное представление пояснений по требованию налоговиков статьей 88 НК РФ не предусмотрена. Однако пояснения, по нашему мнению, в данном случае все же лучше представить, т. к. в противном случае могут быть такие негативные последствия как доначисление налога, пени и штрафа по результатам камеральной проверки.

Обращаем внимание, что с 01.01.2015 налогоплательщикам вменена обязанность по передаче налоговому органу квитанции о приеме документов в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом (пункт 5.1 статьи 23 НК РФ). Поэтому при получении извещения с требованием о предоставлении пояснений или уведомления о вызове в налоговый орган для дачи пояснений необходимо отправить указанную квитанцию по телекоммуникационным каналам связи. В случае неисполнения организацией данных обязанностей налоговый орган в течение десяти дней со дня истечения срока, определенного для передачи квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом, вправе приостановить операции по расчетным счетам организации (подпункт 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ).

Рассмотрим более подробно каждый из случаев необходимости представления пояснений по требованию налогового органа.

Представление пояснений при выявлении ошибок и противоречий

Если вы получили извещение о выявленной ошибке (противоречии, несоответствии) в представленной вами отчетности, в ответ организация может представить уточненную налоговую декларацию, в которой выявленные несоответствия и противоречия будут устранены, или представить пояснения. Форма представления пояснений налоговым законодательством не определена, поэтому организация вправе воспользоваться рекомендованными ФНС формами (например, см. приложение № 3 к письму ФНС России от 07.04.2015 N ЕД-4-15/5752) или составить пояснения в произвольной форме. Для подтверждения своих аргументов можно приложить к пояснениям выписки из регистров бухгалтерского и налогового учета и иные подтверждающие документы.

На практике организациям часто приходится получать требования налоговых органов о предоставлении пояснений по ситуациям, когда несоответствия и противоречия отсутствуют, например, по расхождениям между строками бухгалтерской отчетности и декларации по налогу на прибыль. В таком случае требования налоговых органов неправомерны, т. к. бухгалтерская отчетность содержит информацию бухгалтерского учета, сформированную по правилам, предусмотренным соответствующим законодательством. Налоговая декларация содержит сведения налогового учета, который отличен от бухгалтерского, и это не является противоречием.

Налогоплательщики вправе не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов (подпункт 11 пункта 1 статьи 21 НК РФ). Поэтому при получении подобных требований в первую очередь необходимо убедиться, что они соответствуют действующему законодательству. Что делать, если налоговый орган, требуя пояснений, явно превышает свои полномочия, и организация считает выполнение таких требований неуместным, будет рассмотрено в ситуации ниже.

Представление пояснений при подаче уточненной декларации с уменьшением суммы налога к уплате или декларации с убытком

В представляемых по данным основаниям пояснениях необходимо соответственно обосновать изменение соответствующих показателей налоговой декларации или обосновать размер убытка. Если уточненная декларация представлена вами по истечении двух лет со дня, установленного для подачи первичной налоговой декларации, налоговый орган вправе истребовать первичные и иные документы, подтверждающие изменение сведений в соответствующих показателях налоговой декларации, и аналитические регистры налогового учета, на основании которых сформированы указанные показатели до и после их изменения (пункт 8.3 статьи 88 НК РФ).

Однако налоговые органы при проведении камеральной налоговой проверки декларации, по которой отражен убыток, кроме предусмотренных обоснований часто запрашивают целый перечень информации о текущей деятельности организации. Рассмотрим это на примере следующей ситуации.

Ситуация.

Организацией представлена декларация по налогу на прибыль, по которой заявлен убыток. В связи с этим налоговая инспекция направляет уведомление для дачи пояснений, связанных с заявленной суммой убытка. Согласно уведомлению о вызове налогоплательщика для дачи пояснений налоговый орган просит в пятидневный срок со дня получения указанного сообщения предоставить следующую информацию:

1) пояснительную записку о причинах образования убытка;

2) перечень дебиторской и кредиторской задолженности с указанием сумм и наименований организаций, включая ИНН;

3) расшифровка доходов, в том числе внереализационных, отраженных в налоговой декларации по налогу на прибыль, с указанием реализованных товаров, а также сумм по каждому виду дохода;

4) подробная расшифровка всех расходов, включая косвенные и внереализационные, которая должна содержать все реквизиты документов, подтверждающих данные расходы;

5) копия учетной политики организации.

В указанном уведомлении организация предупреждена об ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 19.4 Кодекса об административных правонарушениях, за неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей.

Посчитав требования налоговой инспекции необоснованными и незаконными, организация обратилась в вышестоящий налоговый орган с жалобой. При этом налогоплательщик изложил следующие основания. Нормами подпункта 4 пункта 1 статьи 31 НК РФ (право вызова налогоплательщика для дачи пояснений) не предусмотрена обязанность налогоплательщика давать налоговому органу пояснений исключительно в письменной форме, в связи с чем налоговый орган не вправе определять форму пояснений по собственному усмотрению. До тех пор, пока законодателем не будет определена конкретная форма пояснений, налогоплательщик вправе давать их в письменном и устном виде по собственному усмотрению. Требования, содержащиеся в перечне запрашиваемой информации, направлены на понуждение налогоплательщика к предоставлению налоговому органу детальной аналитической информации. Между тем, как отмечено в пункте 4 письма ФНС России от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@, право истребовать у налогоплательщика аналитическую информацию (разного рода расчеты и расшифровки) налоговым органам не предоставлено. Право истребования пояснительной записки о причинах возникновения убытка налоговым органам не предоставлено. На основании изложенного организация в своей жалобе просила отменить уведомление налоговой инспекции.

Вышестоящий налоговый орган, посчитав доводы налогоплательщика обоснованными, принял решение отменить уведомление. При этом в своем решении указал, что при проведении камеральной налоговой проверки налоговый орган не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы (пункт 7 статьи 88 НК РФ). Кроме того, обратил внимание на то, что указанная административная ответственность применяется за неявку в налоговый орган, а не за отказ от дачи пояснений.

Представление пояснений при проведении выездной налоговой проверки

Несмотря на то, что обязанность представить пояснения при проведении выездной налоговой проверки налоговым законодательством не предусмотрена, тем не менее, в Письме от 13.08.2014 N ЕД-4-2/16015 ФНС рекомендовала территориальным налоговикам и в рамках выездных налоговых проверок не пренебрегать правом на истребование пояснений. В частности, авторы данного Письма указали на необходимость получения пояснений от налогоплательщика относительно каждого выявленного в ходе процедуры проведения выездной налоговой проверки (до ее окончания) факта, позволяющего предполагать совершение налогового правонарушения, имеющего значительный характер. По мнению ФНС, получение подобных пояснений поможет заранее выявить позицию налогоплательщика по спорным эпизодам проверки. Тем самым еще до составления акта налоговой проверки могут быть урегулированы отдельные спорные ситуации (разногласия), возникшие в ходе проверки между налоговым органом и проверяемым лицом, что, в свою очередь, позволит уменьшить количество необоснованных претензий контролеров и судебных разбирательств в дальнейшем. В данном письме также указывается на правомерность требования пояснений от налогоплательщика в письменной форме.

Вызов для дачи пояснений

Налоговые органы вправе вызывать для дачи пояснений в связи:

• с уплатой (удержанием и перечислением) ими налогов;
• с налоговой проверкой;
• в иных случаях, связанных с исполнением ими законодательства о налогах и сборах.

Это право закреплено в подпункте 4 пункта 1 статьи 31 НК РФ. Кроме того в Письме ФНС России от 17.07.2013 N АС-4-2/12837 «О рекомендациях по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками» приведены некоторые случаи, когда может осуществляться вызов налогоплательщиков:

• если требуется получить непосредственно от налогоплательщика пояснения по вопросам, связанным с исполнением им законодательства о налогах и сборах, в том числе в рамках заседания комиссии налогового органа по легализации налоговой базы;
• если для дачи пояснений требуется непосредственная явка налогоплательщика при выявлении в ходе проведения камеральной налоговой проверки ошибок и противоречий. Необходимость явки может усматриваться из объема ошибок, противоречий и несоответствий, масштаба и сложности сложившейся ситуации, когда необходимы ответы на вопросы, которые могут быть поставлены только после получения ответов на промежуточные вопросы и т.д. и т.п.

В случае вызова для дачи пояснений на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 31 НК РФ, на наш взгляд, лучше явиться в налоговый орган, так как неявка может рассматриваться как административное правонарушение, за которое на должностных лиц организации может быть наложен штраф в размере от 2000 до 4000 руб. (часть 1 статьи 19.4 КоАП). ФНС России в указанном выше письме подчеркивает, что данная административная ответственность применяется только за неявку в налоговый орган, а не за отказ от дачи пояснений. Ответственность за непредставление пояснений НК РФ не установлена. Таким образом, налогоплательщик, придя по вызову налогового органа, не может быть оштрафован за отказ представить пояснения.

В то же время непредставление пояснений является одним из критериев на включение организации в план выездных налоговых проверок (пункт 9 статьи 4 Приказа ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок»).

Кроме упомянутых выше ситуаций, налоговые органы, руководствуясь положениями указанной Концепции, часто требуют от налогоплательщика провести анализ налоговой и бухгалтерской отчетности по установленным критериям риска совершения налоговых правонарушений и представить пояснения по результатам такого анализа. В случае выявления нарушений налогоплательщику предлагается представить уточненные налоговые декларации, принять меры по повышению заработной платы до уровня не ниже среднеотраслевой по виду деятельности (легализовать заработную плату). В данной ситуации превышение полномочий контролирующих органов очевидно, ведь такие обязанности налогоплательщика действующим налоговым законодательством не предусмотрены.

Таким образом, можно сделать вывод, что требования налоговых органов о предоставлении разного рода пояснений далеко не всегда обусловлены нормами законодательства о налогах и сборах. Представлять или нет пояснения в каждом конкретном случае - это выбор налогоплательщика. Принимая такое решение, организации следует учесть и оценить все последствия, а также трудоемкость подготовки таких пояснений.

Пояснение в налоговую службу по убыткам необходимо дать в том случае, если из этого надзорного органа поступило соответствующее требование.

Зачем писать пояснение

Довольно часто у налоговиков по результатам сданной налоговым агентом отчетности появляются различные вопросы. В таких ситуациях инспекторы высылают в организацию письмо с просьбой дать пояснения. Наиболее часто проблемы возникают в связи с какими-либо противоречиями, неточностями и ошибками, выявленными в декларациях, несоответствиями между данными, имеющимися в налоговой и указанными в отчетной документации предприятием, а также из-за отсутствия прибыли по результатам работы в отчетном периоде, а уж тем более при явных убытках.

ФАЙЛЫ

Последнее вызывает у налоговиков вполне обоснованные сомнения, поскольку основной целью работы любой компании является извлечение выгоды, а если таковой по итогам предоставленной декларации не имеется, то это может обозначать попытки скрыть доход для уклонения от уплаты налогов, что особенно актуально при систематических убытках.

Не следует забывать и о том, что налог на прибыль является одним из главных источников формирования бюджета, а это значит, что налоговики следят за перечислениями по этому налоговому направлению особенно пристально.

Что может привести к убыткам

Отсутствие доходов и убытки организаций – не такое уж и редкое явление, как может показаться непосвященному человеку. Они могут быть связаны с самыми разными обстоятельствами. К ним может привести общий финансовый кризис, спад спроса на продукцию (в том числе из-за сезонных факторов), превышение трат и расходов над прибылью (например, при покупке дорогостоящего оборудования, крупных ремонтных работах и т.п.), проблемы в производстве, неэффективный менеджмент компании, перепрофилирование предприятия и освоение новых рынков и многие другие причины.

Как проверяется организация

Для того чтобы проверить и проконтролировать то или иное предприятие, вызвавшее сомнения в финансовой и налоговой «чистоте», в налоговых службах формируются специальные, так называемые «убыточные комиссии».

В соответствии с законодательством их основная задача – простимулировать организации самостоятельно разобраться в причинах убытков и предотвратить их дальнейшее появление.

Особое внимание комиссия уделяет тем компаниям, которые на протяжении двух предыдущих лет показывали в своих декларациях отсутствие прибыли, а также тем, которые делают слишком незначительные налоговые отчисления (у специалистов налоговой есть средние показатели по доходам и налоговым платежам в том или ином отраслевом направлении бизнеса).

Для достижения своих целей работники убыточной комиссии не только пишут требования о даче пояснений по убыткам в организации, но и при особо сомнительных ситуациях вызывают «на ковер» руководство фирм (обычно директора и главного бухгалтера).

Можно ли не давать пояснений по убыткам

Пояснения об убытках давать нужно обязательно. Причем делать это следует в письменном виде и не позже чем через пять дней после получения соответствующего требования из налогового органа.

Несмотря на то, что никакого наказания за отсутствие пояснений в законодательстве РФ не предусмотрено, игнорирование писем налоговиков может иметь весьма печальные последствия для организации. В частности, может произойти доначисление налогов или могут быть приняты какие-либо меры административного воздействия. Но самое неприятное, что также вполне возможно – отсутствие логичной и ясной картины финансовой деятельности компании может привести к выездной налоговой проверке, при которой будет «перетрясена» вся документация за последние три года, а это уже чревато совершенно иными, более серьезными санкциями. Замечено: в график выездных проверок предприятия с регулярными убытками налоговики включают весьма охотно.

Как писать пояснение по убыткам

Пояснение можно писать в произвольном виде. Главное, чтобы структура документа отвечала нормам и правилам составления деловой документации, а сам текст пояснительной записки был четким, понятным и полностью отражал реальное положение дел на предприятии.

Если к убыткам привели какие-то события, свойственные для всей экономики: например, кризис, то тут иногда достаточно просто грамотно это сформулировать, указав на спад спроса и вынужденное снижение цен (приложив к пояснению отчеты, прайсы и прочие свидетельствующие об этом бумаги). А вот если причиной отсутствия прибыли стали, к примеру, большие траты налогоплательщика при одновременном снижении продаж, то эти сведения надо подкрепить более серьезными документами (договорами и соглашениями о расторжении договоров, актами, налоговыми выписками и т.д.). По возможности нужно предоставить также детальный отчет по расходам и доходам.

Если убытки возникли вследствие каких-либо чрезвычайных ситуаций (пожаров, затоплений, краж и т.п.), то к пояснению нужно обязательно прикрепить справки из соответствующих государственных структур (полиции, МЧС, управляющей компании и проч.).

Не лишним в документе станет и описание мер, которые работники организации предпринимают для предотвращения дальнейших убытков (они укажут на желание руководства предприятия исправить неблагоприятную ситуацию).

Следует отметить, что у крупных компаний пояснения порой достигают объема в несколько десятков страниц, что объяснимо, поскольку чем точнее пояснительная записка, тем меньше претензий со стороны налоговиков может появиться в дальнейшем и тем ниже вероятность выездной налоговой проверки.

Как оформить бланк

Документ можно писать вручную, но лучше все же напечатать на компьютере. Для распечатки допустимо взять обычный лист бумаги или же бланк с реквизитами и логотипом фирмы. Пояснение нужно делать обязательно минимум в двух экземплярах, один из которых отправить по месту назначения, второй оставить у себя. Информацию о записке нужно обязательно внести в специальный учетный журнал – сюда достаточно поставить его номер и дату.

Кто должен подписать документ

Пояснение пишется от лица руководителя организации или работника, временно находящегося на его месте. Соответственно, именно директор и должен поставить под письмом свой автограф. Хорошо, если в документе распишется и главный бухгалтер предприятия, как материально-ответственное лицо, которое формирует финансовую и налоговую отчетность.

Как отправить пояснение

Если компания подает отчетность в налоговую службу в электронном виде, то и пояснения нужно передавать в таком же формате. Однако, если налоговый агент пользуется правом подачи отчетной документации на бумажных носителях, то допускается формировать пояснительную записку в «живом виде». Затем ее можно отнести в налоговую лично, передать с представителем (у которого на руках есть соответствующая доверенность) или же переслать по почте.

Если налоговая прислала вам требование о даче пояснений по убыткам, возьмите на вооружение выше приведенные рекомендации и посмотрите пример – на их основе вы без труда напишите собственный документ.

1. Сначала в пояснительной записке нужно указать адресата (справа или слева вверху бланка) т.е. ту налоговую, куда будет отправлено данное письмо.
2. Затем указывается отправитель: название фирмы, ее реквизиты и контактные данные,
3. После этого переходите к основному разделу. Первым делом укажите здесь ссылку на требование о даче пояснений, пришедшее из налоговой.
4. Далее как можно подробнее словами опишите обстоятельства, в связи с которыми образовались убытки.
5. После этого переходите к объяснениям в цифрах. Здесь нужно предоставить данные о доходах и расходах, а также внести ссылки на документальные подтверждения (указав их наименование, номер и дату).
6. После того как пояснительная записка будет сформирована, не забудьте ее подписать.

Пояснение по страховым взносам необходимо писать в том случае, если из налоговой структуры в адрес компании поступил соответствующий запрос.

В каких ситуациях приходят требования о даче пояснений

Письма из налогового ведомства о пояснениях по начисленным и оплаченным страховым взносам – не такая уж и редкость. Обычно они бывают вызваны тем, что инспекторам налоговой что-то не понравилось в переданной им отчетности, например, они нашли в поданных организацией документах несоответствия с собственными данными, или же обнаружили каких-либо ошибочные или недостоверные сведения. В частности, сомнения могут вызвать ситуации, когда произошло заметное понижение заработной платы работника в сравнении с прошлыми годами, когда в справке 2-НДФЛ сумма не тождественна «ушедшей» в бюджет налоговой выплате или же обнаружилось несовпадение показателей в справках 2-НДФЛ и форме 6-НДФЛ и т.д.

ФАЙЛЫ

При этом главные параметры, на которые обращают внимание налоговики при контроле за страховыми взносами – это общая сумма выплат, осуществленных организацией за своих работников.

В какие сроки нужно дать пояснение

Пояснительную записку, по закону, необходимо предоставить в налоговую службу не позже, чем через пять дней после получения соответствующего требования. Отправить ее нужно именно в ту налоговую инспекцию, из которой пришел запрос.

Разрешенные способы отправки

Передать в налоговую пояснение можно двумя путями. Если компания использует электронную форму отчетности, то и пояснение нужно передавать таким способом, в противном случае оно не будет даже рассматриваться.

А вот если предприятие пользуется правом подачи отчетности на бумажных носителях, то сформировать пояснение можно на бумаге и затем отнести в налоговую лично. Не получается лично – не проблема, можно отправить документ через доверенное лицо (при условии, что у того будет на руках нотариально заверенная доверенность) или же по обычной почте – датой подачи пояснения в этом случае будет считаться то число, когда письмо было принято работником почтовой службы.

Что будет, если не отвечать на требование о пояснениях

Иногда работники организаций по каким-то своим соображениям не считают нужным отвечать на письма из налогового органа или же по рассеянности просто забывают это сделать. Ранее никаких санкций за это законодательством предусмотрено не было, но с 1 января 2017 года налоговики получили право штрафовать предприятия за непредоставление пояснений.

При этом штраф достаточно крупный: на первый раз он составляет 5 тыс. рублей, а вот если налоговый агент повторно допустит такое нарушение, сумма возрастет уже до 20 тыс. рублей.

Кроме того, не следует забывать и о том, что работники надзорного ведомства могут по-своему истолковать молчание налогоплательщика, вследствие чего может произойти постановка предприятия в график ближайших выездных налоговых проверок. А это уже более серьезная опасность, ведь по итогам таких контрольных мероприятия, компании нередко подвергаются более серьезному административному наказанию (особенно актуально, учитывая, что некоторые огрехи есть в работе практически любой организации).

Как писать пояснение

Пояснение по страховым взносам можно писать в произвольном виде – унифицированного его стандарта нет. При этом рекомендуется, чтобы его структура и содержание соответствовали нормам и правилам, принятым для деловых бумаг.

Очень важно, чтобы в пояснении были четко описаны причины проблемы, в связи с которой представители налоговой службы обратились в компанию. Их нужно не только обозначить, но и аргументировать. При этом доказательная база должна заключаться не только в словах, но и наличии соответствующих подтверждающих бумаг.

Как оформить пояснение на бумажном носителе

Для пояснений можно взять обычный лист бумаги или же бланк с фирменными реквизитами, при этом лучше не писать их от руки, а напечатать на компьютере. После окончательного формирования документ нужно обязательно подписать – хорошо, если в документе будет два автографа: директора и главного бухгалтера. Делать пояснение следует в двух идентичных экземплярах, один из которых надо отправить по месту требования, а второй оставить у себя. Если в учетной политике предприятия есть указание на использование печати в его текущей деятельности, письмо следует завизировать с ее помощью. В журнале исходящей документации надо поставить отметку об отправленном пояснении (указав его номер и дату).

Образец пояснения в налоговую

Если вам пришло требование от налоговой дать пояснение по поводу страховых взносов, а вы никогда раньше таких документов не делали, посмотрите приведенный ниже пример и прочитайте комментарии к нему – с их помощью у вас наверняка получится сформировать нужное вам письмо.

1. Первым делом укажите в пояснении адресата, т.е. ту налоговую инспекцию, для которой предназначено пояснение. Затем более подробно внесите сведения об организации: напишите ее название, реквизиты, контактные данные (адрес, телефон), обязательно отметьте исходящий номер послания. После этого можете переходить к основному разделу.
2. Сначала дайте тут ссылку на номер и дату требования, которое пришло из надзорного органа, затем начинайте формулировать собственно пояснения. В каждой конкретной ситуации они зависят от того, какие именно обстоятельства привели к вопросам специалистов налоговой службы. Но в любом случае дайте объяснение как описательно, (например, если к ошибке привели технические проблемы или неправильная работа бухгалтера, так и напишите), так и документально.
3. Ссылаясь на документы, укажите их номера и дату создания. Если причина, в связи с которой у налоговиков возникли вопросы, уже была исправлена, обязательно это отметьте, как и то, что в дальнейшем примете все меры по недопущению подобных ситуаций.
4. В заключение обязательно подпишите бланк.

Нередко при рассмотрении отчетности у налоговиков возникают вопросы, связанные с неточностями, ошибками или возможными нарушениями. В таких ситуациях инспекция запрашивает у налогоплательщика письменные пояснения.

Для составления грамотного ответа нужно четко понимать, что именно хотят выяснить инспекторы, проявить внимательность и тщательно подготовить необходимую информацию.

Пояснительная записка в налоговую: когда ее нужно предоставить

Исходя из положений Налогового кодекса можно выявить основные ситуации, когда потребуется представить разъяснения:

• расхождение сведений, имеющихся у ИФНС, и предоставленной информации в отчетности либо наличие ошибок и расхождений;
• проведение камеральной проверки;
• направление уточненной декларации со сниженным размером сумм отчислений.

Как писать пояснения в налоговую

В настоящее время законом не предусмотрена обязательная форма. Тем не менее, стоит помнить о необходимых атрибутах пояснительной записки:

• фирменный бланк;
• реквизиты и контактные данные;
• исходящий номер и дата;
• реквизиты полученного требования;
• подпись с расшифровкой и указание должности подписанта.

Кроме того, нужно представить запрашиваемую информацию с указанием на конкретные цифры и факты и при необходимости приложить подтверждающие документы.

Образец составления

Письмо налоговикам стоит начать следующим образом:
«В ответ на ваше требование о предоставлении пояснений касаемо __ № __, сообщаем следующее: …»
Далее необходимо прописать конкретные сведения в зависимости от сути требования. Необходимо детально осветить каждый вопрос.

Нюансы по определенным видам требований необходимо рассмотреть более детально.

Пояснения в налоговую о расхождениях в декларациях

ИФНС вправе запросить данные о причинах расхождений, который может выявить инспектор, сопоставив данные в нескольких документах.

Поскольку причины нередко связаны с разными правилами определения налоговой базы и отличиями в правилах налогового и бухгалтерского учета, они часто являются обоснованными. Например, ряд доходов не облагается НДС, однако учитывается при установлении размера налога на прибыль. Поэтому будет достаточно указать на данное обстоятельство со ссылкой на конкретные нормы закона.

Пояснительная записка по НДС к возмещению

При заявлении НДС к возмещению, как показывает практика, потребуется представить разъяснения.
Необходимость возмещения может быть обусловлена определенными причинами, например, приобретением дорогостоящего оборудования, на что и следует указать в письме.

Вместе с тем, существует вероятность, что сумма приобретений просто превысит сумму реализации без каких-либо дополнительных причин. Тогда нужно указать налоговикам на этот факт.

Пояснения в ходе камеральной проверки

Обязанность дать налоговикам разъяснения по ошибкам и противоречиям, обнаруженным во время камеральной проверки, предусмотрена п. 3 ст. 88 НК РФ. При этом субъекту предоставляется 5 рабочих дней на предоставление ответа.

Помимо основных общих моментов следует учитывать и то, что если организация обязана направлять декларацию по НДС в электронной форме, то и разъяснения должны быть также направлены в электронной форме.

Пояснительная записка по декларации УСН

При рассмотрении отчетности инспекция может выявить расхождения в сведениях, представленных в декларации, и баланса УСН. Это может быть связано как с тем, что отраженные доходы меньше размера поступлений на расчетный счет, так и с различиями сумм в бухгалтерской и налоговой документации.

В первом случае необходимо пояснить, что суммы доходов верны, а прочие поступления не включаются в доход на основании ст. 346.15 НК.
Во втором же при отсутствии ошибок стоит указать на то, что расхождения вызваны применением УСН.

Пояснения в налоговую по убыткам: образец

У ИФНС могут возникнуть вопросы, связанные с обозначенными в расчете по налогу на прибыль убытками. Если размер убытков существенный либо налогоплательщик в течение нескольких отчетных периодов работает в минус, это практически неизбежно.

Образец используется аналогичный приведенному выше. В теле письма подробно описываются конкретные обстоятельства, обосновывающие убытки. В их числе могут быть такие факторы, как:

• изменение курса валют;
• существенные затраты на приобретение оборудования;
• снижение цен из-за снижения спроса на рынке;
• форс-мажор, повлекший ущерб.

Главное экономически обосновать все расходы, а также приложить документы, подтверждающие описанные обстоятельства.

Пояснительная записка по справкам НДФЛ

Инспекция вправе проверять корректность определения размера НДФЛ и составления соответствующих справок.
Ошибки в расчетах могут быть связаны с разницей между размерами исчисленного, удержанного и уплаченного налога, значительным уменьшением суммы налога по отношению к предшествующему периоду, неправильным использованием вычетов.

Во всех этих случаях необходимо внести в справки соответствующие исправления и указать на это в письме ИФНС.

Пояснительная записка по встречной проверке

При составлении ответа по встречной проверке стоит ограничиться предоставлением только той информации, которая запрашивается. Более того, некоторые сведения предоставлять не рекомендуется вообще. Это штатное расписание контрагента, дополнительные контакты и т.д. Обосновать это можно тем, что предприятие не обязано обладать подобными данными о контрагенте.

Образец ответа в рассматриваемой ситуации по существу будет представлять собой список представляемых копий документов, оформленный на фирменном бланке предприятия.

Ответственность за непредставление пояснительной записки

Положения статьи 126 НК РФ, которые устанавливают ответственность за непредставление сведений налогоплательщиком, не распространяются на случаи непредоставления разъяснений.
Однако на основании пункта 3 ст. 88 и ст. 129.1 НК РФ при осуществлении камеральной проверки предприятие обязано представлять, в том числе, пояснения, иначе ему грозит штраф 5000 рублей, а при повторном в течение года нарушении — 20000 рублей.

Во всех прочих случаях уклоняться от направления разъяснений также нежелательно, поскольку уплата штрафа — не единственное негативное последствие, которое должно удерживать от игнорирования требований. Ведь ИФНС вправе также доначислить налог, который будет трудно оспорить, либо осуществить выездную проверку.

Поэтому стоит всегда внимательно относиться к требованиям инспекции и не игнорировать их. Это поможет избежать сопутствующих осложнений, а во многих случаях и излишних убытков.