Инвентаризация кассы - это процедура, необходимая как при подготовке к составлению годовой бухгалтерской отчетности, так и в ряде других случаев. Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги - это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний...» (Методические указания).
Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241 -244 Трудового кодекса РФ ).
Когда процедура обязательна
Инвентаризация денежных средств в кассе производится:
- перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н );
- перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
- если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
- если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
- если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).
В остальных случаях инвентаризация кассы (2018)осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.
Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов
Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:
- сроки проведения;
- место проведения;
- участки и объекты, которые будут проверены;
- состав инвентаризационной комиссии.
Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).
Следует помнить, что любое решение — либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы — должно быть закреплено в учетной политике.
Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.
В ее состав обязательно включают:
- представителей руководства организации;
- бухгалтера;
- других специалистов.
Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).
Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.
Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.
Образец заполнения приказа об инвентаризации кассы
Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом они подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.
Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и(или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.
Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 . Акт распечатывается в двух экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.
В случае проведения проверки при смене МОЛ акт составляется в трех экземплярах:
- Экземпляр для бухгалтерии.
- Экземпляр для прежнего МОЛ.
- Экземпляр для нового МОЛ или лица, временно исполняющего его обязанности.
Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и(или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.
Образец заполнения: инвентаризация кассы (бланк ИНВ-15)
Российским законодательством предписывается периодическое проведение инвентаризации активов, в том числе денежных средств. Эта обязанность возникает независимо от формы собственности предприятия, необходимым условием является лишь наличие у фирмы статуса юридического лица. Об особенностях проведения инвентаризации денежных средств в кассе расскажет наша публикация.
Инвентаризация кассы: правовые основы
Целью ревизионных мероприятий является проверка осуществления кассовых операций, достоверности их учета и соответствия требованиям сохранности ценностей. Инвентаризация кассы может быть плановой или внезапной. Законом «О бухучете» определена лишь обязанность проведения инвентаризационных мероприятий, а приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49 утверждена методика их проведения. Число таких проверок законодательно не регулируется, поэтому каждая организация вправе определиться с вопросом, с какой периодичностью проводится инвентаризация денежных средств в кассе, самостоятельно.
Когда проводится ревизия в кассе
В плановом порядке проверка кассы осуществляется в случаях, регламентированных нормативно-правовыми актами, длительность и порядок ее проведения закрепляются в учетной политике компании. К примеру, необходима инвентаризация кассы:
- на усмотрение руководителя раз в отчетном периоде и обязательно на окончание финансового года;
- при передаче активов фирмы в аренду, на реализацию;
- при смене кассира;
- при выявлении злоупотреблений, хищений, других нештатных ситуаций;
- при ликвидации фирмы.
Внеплановая ревизия осуществляется внезапно. Инициировать ее могут:
- ревизионный аппарат вышестоящей организации;
- следственные органы;
- руководство компании для усиления контролирующих функций либо при выявлении несоответствий в учете.
Независимо от статуса проверки, начинается она исключительно при предъявлении приказа, назначающего комиссию и указывающего причину проведения. Как внутренний приказ руководителя компании, так и распоряжение проверяющих органов должны быть правильно оформлены и содержать всю необходимую информацию.
Приказ о проведении инвентаризации кассы: образец заполнения
Итак, прежде чем приступить к ревизионной процедуре, сформировать соответствующее распоряжение. Закон допускает применять произвольную форму приказа, либо использовать унифицированную форму № ИНВ-22, пример оформления которой, можно посмотреть .
Обычно для проведения ревизии создается постоянная комиссия, состав которой утверждает руководство. В нее входят:
- представители АУП;
- сотрудники финансовых и экономических служб;
- ревизоры отдела внутреннего аудита либо специалисты независимых объединений.
Важно помнить, что отсутствие любого из членов комиссии при осуществлении мероприятия может послужить основанием для непризнания действительности итогов проверки.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Инвентаризация денежных средств в кассе производится по определенному алгоритму. Перед началом ее проведения все кассовые операции прекращаются, кассу закрывают, а комиссии передаются не вошедшие в кассовый отчет документы по последним операциям. Кассир или сотрудник, выполняющий его обязанности, дает расписку о сдаче всех непроведенных в учете документов в бухгалтерию или комиссии.
- инвентаризации наличных денежных средств;
- инвентаризация денежных документов.
Пересчет наличности проводится сплошным порядком под наблюдением всех участвующих в ревизии членов комиссии. Установленное по факту наличие денег сличается с остатками средств по бухгалтерским документам и ККТ.
Если деятельность фирмы сопряжена с использованием ККМ, то ревизия начинается с проверки наличия средств в операционных кассах. Обязательной в этом случае является проверка документов, подтверждающих законность эксплуатации каждого кассового аппарата.
На втором этапе проверяется наличие денежных документов и соответствие их учетным данным. К ним относятся путевки, талоны на спецпитание, топливо, лотерейные билеты, квитанции разных сборов и др. на каждый вид документов в кассе должны быть заведены регистрационные книги, в которых фиксируется приход и расход, выводятся остатки БСО.
Оформление итогов инвентаризации кассы
Результаты пересчета наличности находят отражение в форме ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» или в форме № 0504088 «Инвентаризационная опись наличных денежных средств»
Образец заполнения:
Итоги сверки наличия денежных документов могут так же фиксироваться в этом же акте или в специальной форме ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и БСО».
Для отражения итогов проверки операционных касс более приемлемым считается использование формы № КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Образец приказа о проведении инвентаризации
О проведении инвентаризации и анализа состояния учебного фонда МБОУ СОШ № 32
В целях контроля за соблюдением учета, обеспечения условий
хранения библиотечного фонда МБОУ СОШ № 32, а также на основании Протокола поручений по итогам совещания руководителей общеобразовательных учреждений города Кр- ка от 13.10.2018 года
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести инвентаризацию и анализ состояния библиотечного фонда МБОУ СОШ № 32 с 19 октября 2018 года по 26 октября 2018 года.
2. Для проведения инвентаризации создать комиссию в составе:
Председатель — Михайлова М.М., заместитель директора по УВР Члены комиссии: Борисова Б.Б. заведующая библиотекой, Петрова П.П. главный бухгалтер, Иванова И.И. ведущий бухгалтер.
3. Комиссии по инвентаризации провести полную инвентаризацию библиотечного фонда учреждения.
4. Комиссии составить акт по итогам проведения инвентаризации и предоставить отчет о результатах проверки до 30.10.2018 года.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор Васильева В.В.
ПРИКАЗ 2
О проведении годовой инвентаризации
В соответствии с п. 27 Положения бухгалтерском учёте и отчётности в РФ, утверждённым Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34-Н, и руководствуясь методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённым приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95г. № 49, на основании приказа Управления образования администрации образования № 215 от 17.11.16г. «О проведении годовой инвентаризации в системе образования»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести инвентаризацию продуктов питания, товаро-материальных ценностей, мягкого инвентаря.
2. Для проведения инвентаризации назначить комиссию в следующем составе:
Председатель комиссии: Иванова И.И. — зам. заведующего по BMP
Члены комиссии: Сидорова М.И.- младший воспитатель,
Петрова П.П. — музыкальный руководитель, Андреева А.А. — бухгалтер УО
3. Инвентаризационной комиссии:
3.1. Провести инвентаризацию мягкого инвентаря у кастелянши Борисовой Б.Б.
Срок: с 16.12.2018г. по 18.12.2018г.
3.2. Провести инвентаризацию товаро-материальных ценностей у завхоза Васильевой В.В.
Срок: с 19.12.2018г. по 31.12.2018г.
Заведующий МДОУ Александрова А.А.
ПРИКАЗ 3
О проведении инвентаризации склада
В связи со сменой материально-ответственного лица и с целью обеспечения сохранности имущества склада
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить для проведения инвентаризации склада инвентаризационную комиссию в составе:
главного бухгалтера А.А. Андреевой — председатель комиссии;
начальника хозяйственного отдела Иванова И.И.,
заместителя главного бухгалтера Петровой П.П. — члены комиссии.
2. Инвентаризации подлежит имущество склада.
3. Приступить к инвентаризации 01.11.2018 и окончить 03.11.2018.
4. Материалы инвентаризации сдать в бухгалтерию 03.11.2018.
форме формой , которая утверждена .
Если инвентаризация проведена после 1 октября отчетного года, то перед составлением годовой отчетности ее проводить не надо. Об этом сказано в пункте 1.5 .*
Подготовка к инвентаризации
Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении . И во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте) .
Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Приказ о проведении инвентаризации можете составить по форме , разработанной самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель организации. Но можно воспользоваться и типовой формой , которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .
Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что именно нужно проверить (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице .*
Из форм
Пример заполнения приказа о проведении инвентаризации
| Унифицированная форма № ИНВ-22 | |||||||
| Утверждена постановлением Госкомстата | |||||||
| России от 18.08.98 № 88 | |||||||
| Код | |||||||
| Форма по ОКУД | 0317018 | ||||||
| Организация | «Альфа» | по ОКПО | 16035711 | ||||
| Структурное подразделение | - | ||||||
| Для проведения инвентаризации | основных средств | ||||||||||||||
| назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе: | |||||||||||||||
| Председатель комиссии | директор | А.В. Львов | |||||||||||||
| должность | фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||
| Члены комиссии | главный бухгалтер | А.С. Глебова | |||||||||||||
| должность | фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||
| бухгалтер | В.Н. Зайцева | ||||||||||||||
| должность | фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||
| кладовщик | П.А. Беспалов | ||||||||||||||
| должность | фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||
| Инвентаризации подлежит | имущество и обязательства организации | ||||||||||||||
| наименование имущества, обязательства | |||||||||||||||
| К инвентаризации приступить | " | 11 | " | июня 2013 | г. | ||||||||||
| и окончить | " | 15 | " | июня 2013 | г. | ||||||||||
| Причина инвентаризации | контрольная проверка | ||||||||||||||
| контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и т. д. | |||||||||||||||
| Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию | |||||||||||||||
| главному бухгалтеру А.С. Глебовой | |||||||||||||||
| не позднее | " | 18 | " | июня 2013 | г. | ||||||||||
| Руководитель | директор | Львов | А.В. Львов | ||||||||||||
| должность | подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||
Из форм
Приказ о проведении инвентаризации
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа »
ПРИКАЗ № 11
о проведении инвентаризации
г. Москва 09.01.2014
В связи с завершением отчетного периода в целях обеспечения сохранности имущественно-материальных ценностей и в связи с составлением годовой бухгалтерской отчетности
ПРИКАЗЫВАЮ:
председатель комиссии – финансовый директор А.Б. Захаров ,
члены комиссии:
начальник отдела внутреннего аудита П.П. Михайлов,
начальник отдела планирования А.И. Иванов,
менеджер А.С. Кондратьев .
главного бухгалтера А.С. Глебовой,
начальника цеха В.К. Волкова .
- Провести инвентаризацию имущества и обязательств организации по состоянию на 1 января 2014 года .
- Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию на 2014 год в
следующем составе: - Инвентаризацию провести в присутствии:
- К инвентаризации приступить 15 января 2014 года и окончить 20 января 2014 года .
- Материалы по инвентаризации оформить не позднее 22 января 2014 года .
- Контроль выполнения приказа возложить на П.П. Михайлова .
