Форма справки 2-НДФЛ используется для подтверждения дохода в налоговую инспекцию, в банк для получения кредита, а также они выдаются увольняющемуся сотруднику для предъявления на новое место работы. На базе программ 1С «Зарплата и управление персоналом» и данная форма имеет вид документа, который потом можно вывести на печать. Рассмотрим подробнее формирование справки на примере этих двух программ.

Оформление 2-НДФЛ в программе 1с «Зарплата и управление персоналом» осуществляется двумя видами:

2-НДФЛ для предоставления сотруднику;

2-НДФЛ для предоставления в налоговую инспекцию.

Для формирования справки находим раздел «Налоги и взносы» и нажимаем на ссылку «2-НДФЛ для сотрудников».

Открывается журнал со списком. Чтобы сформировать новую, нужно нажать «Создать».

Заполнение состоит из следующих пунктов:

организация;

сотрудник;

формировать – по умолчанию установлено значение «Сводно». Также можно сделать с указанием ОКАТО/КПП и ставки налога.

Программа самостоятельно внесет все данные на указанного сотрудника после нажатия клавиши «Заполнить»:

В табличной части находится две вкладки:

доходы налоги вычеты;

личные данные – здесь можно изменять всю информацию по сотруднику или добавить новую.

Иногда программа выдает предупреждения, например, после редактирования личной информации. Даже в этом случае документ проводится. Чтобы распечатать форму «Справка о доходах (2-НДФЛ)», необходимо нажать кнопку с этим же названием в верхней панели.

Рассмотрите внимательно шапку документа. Если увидели надпись «Не для передачи в налоговый орган», то справка оформлена именно для сотрудника

Для последующей передачи в службу ИФНС справка 2-НДФЛ формируется из радела «Налоги и взносы».

Нажимаем «Создать», заполняем все необходимые поля и производим заполнение через нажатие одноименной кнопки.

В форме будет выведен список всех сотрудников, удалять и исправлять ничего не нужно. Записываем документ и распечатываем.

Появится выпадающий список печатных форм. В обязательном порядке в налоговый орган необходимо отправлять реестр всех справок, который должен прилагаться к электронному носителю с выгруженным файлом. Для формирования и выгрузки файла нажимаем «Выгрузить»:

Кнопка «Отправить» служит для пересылки сформированной отчетности посредством интернет-ресурсов, при условии подключения этой опции.

Форма 2-НДФЛ на каждого сотрудника не имеет существенных отличий от описанной выше. Также необходимо в программе поставить подтверждение принятия справок налоговым органом. Для этого служит пункт «Справки приняты в налоговый орган и архивированы», возле которого нужно поставить галочку.

Формирование справки 2-НДФЛ и вывод печатной формы в практически такое же, как и в программе 1С ЗУП, единственное отличие – это расположение. Для формирования нужно пройти на вкладку меню «Зарплата и кадры», далее ссылка «2-НДФЛ для сотрудников».

Все заполнение аналогичное рассмотренному выше примеру. Формирование справки в ИФНС абсолютно такое же.

ФНС утвердила новую форму справки 2-НДФЛ, а также:

• порядок заполнения 2-НДФЛ;
• формат представления 2-НДФЛ в электронной форме;
• порядок представления в налоговые органы 2-НДФЛ, в том числе, сообщений о невозможности удержания налога (для которых по-прежнему будет использоваться 2-НДФЛ);
• форму справки, которая выдается налоговыми агентами физлицам по их заявлениям.

Приказ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@ вступит в силу с 1 января 2019 года, при этом утратят силу приказы ФНС:

• от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@, которым установлена действующая форма 2-НДФЛ, порядок ее заполнения и формат;
• от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@, определяющий порядок представления в налоговые органы 2-НДФЛ и сообщений о невозможности удержания налога.

Пункты справки стали разделами. Под данные об организации отведена «шапка», а не первый раздел (как сейчас). В справке теперь не будет пункта (раздела) «Доходы, облагаемые по ставке __%», но будет новое приложение «Расшифровка сведений о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты «переедут» в третий раздел, а общие суммы дохода и налога – во второй.

Если налоговый агент начислял физлицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то разделы «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода», «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты», а также названное приложение будут заполняться для каждой из ставок.

Заполнение поля «признак» останется почти тем же. Единственное отличие – признаки 2 и 4 будут использоваться также и при представлении сведений в соответствии с пунктом 14 статьи 226.1 НК – при невозможности полностью удержать исчисленную сумму налога по операциям с ценными бумагами, ПФИ. Указание номера корректировки останется прежним.

В электронной форме 2-НДФЛ согласно новому порядку надо сдавать по ТКС через оператора электронного документооборота (согласно действующему порядку – на электронных носителях). Снимается ограничение по количеству сведений, представляемых в одном файле (сейчас оно не должно превышать 3 000 документов).

Для выдачи физлицам ФНС «изобрела» форму справки, идентичную пока еще действующей 2-НДФЛ.

Сформировать 2-НДФЛ в 1С можно следующим образом

1. В карточке сотрудника – Оформить документ –

1. В форме списка справочника Сотрудники «Оформить документ» –

1. В документе Увольнение – Создать на основании – 2-НДФЛ для сотрудников:

1. Раздел Налоги и взносы – панель навигации: и журнал документов «Все документы по НДФЛ» ; панель действий Создать –

1. Раздел Отчетность, справки – Справки сотрудникам – 2-НДФЛ для сотрудников ; панель действий

В форме документа нужно заполнить реквизиты:

• «Год» , за который нужно сформировать справку и дату документа;
• «Организация» , если в информационной базе несколько организаций;
• «Сотрудник» ;
• «Подписал» – ФИО налогового агента или его представителя.

Данную справку можно сформировать сводно или в разрезе кодов ОКАТО/КПП и ставок налога. Для этого служит реквизит «Сформировать» .

«Заполнить» . Документ заполнится автоматически:

В зависимости от процентных ставок – заполняется каждая своя вкладка:

На закладке Личные данные проверьте заполнения личных данных сотрудника. Если нужно отредактировать какие-либо данные, то можно перейти по гиперссылке Редактировать карточку сотрудника в элемент справочника Физические лица .

После окончания редактирования данных физического лица – нажимаем на кнопку «Записать и закрыть» . На закладке Личные данные информация автоматически обновится:

Если редактировать личные данные сотрудника в самом документе, то эти реквизиты будут выделены жирным шрифтом. Данный способ правки не рекомендован. Вернуть обратно можно нажав на кнопку «Отменить исправления»:

После заполнения и проверки документа, чтобы получить печатную форму справки, нужно нажать на кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)»:

Статус налогоплательщика:

1. – работник является резидентом РФ;
2. – работник не является резидентом РФ;
3. – работник является высококвалифицированным специалистом;
4. -работник является участником государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
5. – работник является иностранцем и имеет статус беженца или получил временное убежище в РФ;
6. – работник является иностранцем и работает на основании патента.

Раздел 3 и 5 заполняется по каждой из ставок налога в одной справке:

Вручную редактируется код налогового агента: 1 – налоговый агент или 2 – если уполномоченный представитель.

Как сформировать отчет 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы

1. Раздел Налоги и взносы – панель навигации: 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и журнал документов Все документы по НДФЛ ; панель действий

1. Раздел Отчетность, справки – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и 1С-Отчетность ; панель действий Создать – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС:

Заполнение реквизитов практически ничем не отличается от 2-НДФЛ для сотрудников: указывается год за который создается справка, дата предоставления, ОКТМО/КПП.

При составлении первичной справки нажимаем на кнопку «Исходная» . В справке «Номер корректировки» – 00;

При составлении корректирующей справки нажимаем на кнопку «Корректирующая» . В справке «Номер корректировки» – 01-98;

При составлении аннулирующей справки нажимаем на кнопку «Аннулирующая» . В справке «Номер корректировки» – 99.

Указывается также «Вид справок»:

• Ежегодная отчетность . В справке имеет признак «1»;
• О невозможности удержания НДФЛ, где указываются доходы, с которых не был удержан НДФЛ. Табличная часть документа заполняется вручную. В справке имеет признак «2».

После заполнения необходимых реквизитов, нажимаем на кнопку «Заполнить» . Документ заполняется автоматически, если это не справка «О невозможности удержания НДФЛ»:

Для получения печатной формы нажимаем на кнопку Печать – Справка о доходах (2-НДФЛ). Сформируются справки о доходах физических лиц:

Посмотрите наше видео по регистрации удержаний НДФЛ в 1С ЗУП и Бухгалтерия:

Создание справки 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Справку 2-НДФЛ для сотрудников можно создать:

1. Раздел Зарплата и кадры – панель навигации НДФЛ – 2-НДФЛ для сотрудников и журнал Все документы по НДФЛ; панель действий Создать – 2-НДФЛ для сотрудников:

1. В карточке сотрудника – Оформить документ –
2. В форме списка справочника Сотрудники , предварительно выделив нужного сотрудника и нажать на кнопку «Оформить документ» –
3. В документе Увольнение – Создать на основании – 2-НДФЛ для сотрудников.

2-НДФЛ для передачи в налоговые органы

1. Раздел Отчеты – 1С-Отчетность – Регламентированные отчеты:

1. Раздел Зарплата и кадры – панель навигации НДФЛ – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и журнал Все документы по НДФЛ; панель действий Создать – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС:

Заполнение справок аналогично конфигурации 1С 8.3 ЗУП 3.0.

Более детально данная тема рассмотрена на курсах:

• Елены Гряниной:

Для принятия решения о выдаче кредита физическому лицу банку необходимо убедиться в платежеспособности лица, обратившегося за кредитом.

Банк, прежде всего, запросит у заемщика справку 2-НДФЛ с работы. Чаще всего справку запрашивают за последние 6 месяцев работы, но возможно, потребуется подтвердить доходы и за более длительный период.

Справка 2-НДФЛ позволяет судить не только об уровне доходов заемщика, но и, прежде всего, подтверждает сам факт его занятости. На основании справки, например, можно также узнать, менял ли место работы заемщик в периоде, за который запрашивается справка.

Условия предоставления справки 2-НДФЛ работнику

Справка 2-НДФЛ предоставляется по заявлению работника. В зависимости от правил документооборота в организации заявление может быть подано как в письменной, так и в устной форме.

В любом случае, справку по форме 2-НДФЛ работодатель в соответствии с Трудовым кодексом РФ обязан выдать работнику в срок не позднее трех рабочих дней с даты обращения за справкой.

Напомним, что по НДФЛ налогоплательщиком является физическое лицо (работник), а работодатель в рассматриваемом случае является налоговым агентом.

Справку можно запрашивать неограниченное количество раз.

В Справке всегда указывается период (чаще всего календарный год), за который справка выдается.

Что должно быть заполнено в справке 2-НДФЛ

Формат справки 2-НДФЛ утвержден законодательно. Формат справки периодически меняется, поэтому важно проверить, чтобы справка была выдана в действующий на момент обращения за ней, форме. В настоящий момент действует форма, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ “Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме”.

Какие данные должны быть в справке:

1. период, за который выдана справка (календарный год). Если работник обратился за справкой, например, в марте 2017 года и попросил справку за предыдущие полгода, то ему выдадут, скорее всего, две справки – за 2016 и 2017 года. В справке за 2016 год будут отражены данные за все месяцы работы, в справке за 2017 год – январь и февраль 2017 года.
2. признак и номер корректировки. В случае выдачи справки 2-НДФЛ по запросу сотруднику поле «признак» остается не заполненным.

Поле «номер корректировки» также актуально только для случаев представления справок по форме 2-НДФЛ в ИФНС. Номер будет иметь значение «0» если в течение года данные по выплаченному доходу и удержанному налогу не корректировались, и значение «1» («2» и так далее), если корректировки производились.

1. поле «В ИФНС (код)» обязательно заполняется при передаче налоговым агентом справок в ИФНС. При выдаче справки физическому лицу данное поле может быть заполнено как «Не для передачи в налоговый орган». В последнем случае справка также имеет юридическую силу. Некоторые банки просят, чтобы данное поле было заполнено с указанием кода ИФНС по месту учета работодателя. Работодатель может заполнить это поле согласно просьбе сотрудника, ошибкой такое заполнение не будет.
2. данные о налоговом агенте (наименование работодателя, ОКТМО региона регистрации работодателя, его телефон, ИНН и КПП)
3. данные о физическом лице (получателе дохода). Здесь указывается ИНН физического лица, его фамилия, имя, отчество. Также указываются статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность (паспорта), данные местожительства.

Статус налогоплательщика может принимать значение «резидент» и «нерезидент». Статус резидент имеют все граждане России и граждане других государств, проживающих на территории России более 180 дней в году.

1. данные по доходам физического лица, отдельно за каждый месяц по основной ставке (13%). Если были доходы, облагаемые по другим ставкам, такие данные указываются отдельно. В графе «сумма дохода» доход указывается доход без удержанных налогов (доход начисленный).
2. данные по предоставленным вычетам с указанием их суммы кодов (стандартным, социальным, имущественным и т.п.). Если предоставлялся социальный или имущественный вычет, должны быть указаны реквизиты Уведомлений ИФНС о подтверждении права на соответствующий вычет (номер, дата, код ИФНС, выдавшей уведомление).
3. общие суммы дохода и налога за год, в т.ч. НДФЛ удержанный и перечисленный. Также указывается сумма неудержанного/излишне удержанного налога, если такие случаи имели место.
4. Справка подписывается уполномоченным лицом работодателя (либо самим налоговым агентом, либо уполномоченным представителем).
5. Форма справки не предполагает наличие печати работодателя. Но если у работодателя печать есть, а банка требует наличие печати на справке, работодатель, по просьбе налогоплательщика, такую печать может поставить (Читайте также статью: → « »).

Проверка справки 2-НДФЛ банком

Сотрудник банка проверяет справку 2-НДФЛ, представленную физическим лицом.

Справка должна соответствовать следующим критериям:

• справка должна быть выдана по действующей форме
• в справке не должно быть подчисток и помарок, ошибок и исправлений
• коды вычетов должны соответствующим кодам, установленным в периоде, за который представлена справка
• идентификационные данные физического лица должны соответствовать данным, указанным в справке
• доходы, вычеты, НДФЛ должны быть указаны и рассчитаны в соответствии с действующим законодательством.

Сотрудник банка может обратить внимание, например, на номер справки. Если у справки, выданной в ноябре, номер «1», это может свидетельствовать о том, что учет в фирме ведется не на должном уровне, либо фирма не соблюдает все нормы законодательства. Ведь тот факт, что в фирме за 11 месяцев никто ни разу еще не обращался за справкой 2-НДФЛ, представляется маловероятным.

Также дополнительные вопросы сотрудника банка может ситуация, когда доходы физического лица в разные месяцы сильно отличаются.

Если сумма кредита, запрашиваемая физическим лицом, значительно, данные справки обязательно проверит служба безопасности банка.

Сотрудники службы безопасности банка могут запросить подтверждение информации, указанной в справке, письменно, а могут сделать это, совершив телефонный звонок работодателю.

Ответственность за оформление недостоверной справки 2-НДФЛ

Если в справке 2-НДФЛ, представляемой налоговым агентом в ИФНС, содержатся недостоверные данные, налоговый агент может быть оштрафован по статье 126.1 НК РФ на 500 рублей за каждую справку.

Если налоговый агент представляет в ИФНС справку 2-НДФЛ с достоверными данными, а сотруднику для представления в банк выдает справку 2-НДФЛ с другими данными (как правило, с большими суммами доходов), то речь может уже идти об уголовной ответственности физических лиц.

В Уголовном кодексе РФ есть несколько статей, под которые подпадает выдача недостоверной справки 2-НДФЛ:

• Статья 159 УК РФ (мошенничество)
• Статья 292 УК РФ (служебный подлог)
• Статья 327 УК РФ (подделка печатей и бланков)

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1:

Работодатель отказывается выдать справку 2-НДФЛ. Предусмотрена ли ответственность работодателя за невыдачу справки?

НК РФ ответственность за невыдачу справки 2-НДФЛ не установлена. Но согласно статье 22 НК РФ у налогоплательщика есть право на судебную защиту.

Кроме того, есть разъяснительные письма Минфина РФ, в которых содержится мнение, что справку 2-НДФЛ можно отнести к документам, которые работодатель обязан выдавать сотрудникам в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). А за несоблюдение положений ТК РФ ответственность предусмотрена по статье 5.27 КоАП. Например, такой подход содержится в Письме Минфина РФ

Вопрос № 2:

За справкой 2-НДФЛ для кредита обратился сотрудник, являющийся временно пребывающим в России иностранным гражданином, осуществляющим деятельность на основании патента. Как отразить в справке данные об исчисленной сумме НДФЛ – с учетом уменьшения общей суммы НДФЛ на сумму фиксированных платежей по патенту, или без учета таких платежей?

Для таких налогоплательщиков сумма НДФЛ может быть уменьшена на сумму авансовых платежей, иностранными работниками в период действия патента (п. 6 статьи 227 НК РФ ).

В этом случае, при наличии у налогоплательщика Уведомления, подтверждающее его право на уменьшение НДФЛ на суммы авансовых платежей по патенту, в разделе 5 справки 2-НДФЛ “Сумма налога исчисленная” указывается данные без уменьшения на сумму авансовых платежей. Данные же о таких платежах проставляются в поле “Сумма фиксированных авансовых платежей”.

Вопрос № 3:

Возможно ли доначисление страховых взносов и НДФЛ в случае обнаружения недостоверных данных в справке 2-НДФЛ контролирующими органами (в справке 2-НДФЛ, представленной в ИФНС указана меньшая сумма, чем в справке, выданной для получения кредита)?

Судебная практика пока не признает в качестве достаточно доказательства выплаты неофициальной зарплаты, данные недостоверных справок 2-НДФЛ. Но, учитывая тенденции развития налогового контроля, все может измениться. Работодателям следует выдавать справки 2-НФДЛ в соответствии с требованиями законодательства РФ.