Перенос данных зуп 2.5 в 3.1. Перенос данных пошагово

Инструкция по обновлению 1С ЗУП до редакции 3

Вся проблема перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 заключается в том, что он делается не обновлением конфигурации, а переносом данных из базы с релизом 2.5. Причем переносятся данные только для расчета среднего заработка и подачи отчетности по НДФЛ. Начисления не переносятся, только остатки по сотрудникам. Чтобы сделать перенос исторических данных, можно обратиться к .

Базу данных с релизом 3 нужно установить чистую.

После создания чистой базы появится начальная страница. Выбираем последний пункт («Перенести данные из программы 1С Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5») и нажимаем «Далее»:

Из списка выбираем ту информационную базу, из которой хотим делать перенос:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Обратите внимание, что перенос данных возможен только из релиза не ниже 2.5.87.2 . Но я бы не советовал переходить с этого релиза. У меня нормальный переход получился в сочетании таких релизов: 2.5.93.2 – 3.0.22.230 и то не с первого раза. Инструкцию по обновлению мы размещали ранее — .

На следующей странице нужно выбрать месяц начала эксплуатации:

Узнать его можно, посмотрев первый созданный документ в базе 1С ЗУП 2.5.

На следующей странице переходим непосредственно к загрузке:

Нажимаем на кнопку «Загрузить данные».

У меня сразу вышло окно с ошибкой. Ругается на какой-то файл с расширением «dll». Если это произошло, нужно закрыть окно с описанием ошибки и в окне, которое показано выше, внизу тоже будет текст с описанием ошибки и кнопка «Исправить». Причем в этом тексте может указываться другой файл, не обращаем внимания, жмем «Исправить».

Поддержка 1С:Зарплата и управление персоналом версии 2.5 продлится до конца 2017 года. По истечении срока поддержки пользователям необходимо будет обновить конфигурацию с версии 2.5 на 3.1.

В связи с частичным изменением структуры конфигурации возможность выполнить простое обновление конфигурации на новую редакцию отсутствует. Переход на новую редакцию с сохранением старых данных, реализован путем переноса (выгрузки и загрузки) данных.

По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.

Отличия редакции 3 от редакции 2.5.

«Зарплата и управление персоналом», редакция 3	«Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5
Полная настройка программы под специфику предприятия вплоть до добавления используемых начислений	Возможность задать минимальный набор сведений
Возможность загрузить основные данные сотрудников из файлов отчетности, ранее представленных в контролирующие органы (ПФР, ФНС)	Не предусмотрено
Специализированные документы для начального ввода штатной расстановки сотрудников, начальной задолженности по зарплате и др.	Не предусмотрено
Автоматизирован переход с конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0»	Не предусмотрено
В штатное расписание подразделения можно внести несколько позиций с одинаковыми должностями, отличающихся условиями труда (например, графиком работы)	Не предусмотрено
Утверждение, изменение и индексация штатного расписания специальными документами дают возможность сохранять историю и возвращаться к предыдущей версии штатного расписания	Документы для изменений не предусмотрены, все изменения вносятся непосредственно в штатное расписание
Устаревшие подразделения и должности не отображаются в списках	Не предусмотрено
Плановый ФОТ (фонд оплаты труда) по штатному расписанию, анализ соответствия планового и фактического ФОТ	Не предусмотрено
Возможность «бронирования» позиций штатного расписания перед оформлением приема на работу или кадровым переводом	Не предусмотрено
Смена вида занятости (основное место, совместительство) возможна при кадровом переводе	Смена вида занятости отражается только увольнением сотрудника и приемом нового
Доступна регистрация двух кадровых событий в один день (например, прием на работу и отпуск по уходу за ребенком, или кадровый перевод сотрудника с одновременным изменением начислений всему подразделению)	Не предусмотрено
Возможность оформить приказ о совмещении (исполнении обязанностей сотрудника) и назначить соответствующую доплату с помощью специального документа. В нем имеется возможность выбрать сотрудника, обязанности которого исполняются, и способ выполнения доплаты: разницей или процентом от ФОТ замещаемого сотрудника	Не предусмотрено
Оформление дополнительных отпусков для граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	Не предусмотрено
Доступно заведение нескольких производственных календарей при необходимости	Не предусмотрено
Для документов учета рабочего времени можно ввести документ-исправление	Изменения вносятся в существующий документ, история не сохраняется
Возможность назначения одновременно нескольких рассчитываемых по тарифной ставке начислений и ввод нескольких соответствующих видов времени в график, табель. Например, работа «на линии» и «ремонт» (для водителей)	Не предусмотрено
Устранено дублирование «кадровых» и «расчетных» документов. Например, реализован один документ Отпуск, с которым предполагается работа сотрудника как кадровой, так и расчетной службы	Различные документы для регистрации кадровых изменений и расчета начислений
Расчет страховых взносов в документе Начисление заработной платы	Расчет страховых взносов производится только в отдельном документе Начисление страховых взносов
Для исполнительных листов введено понятие платежного агента	Выплата алиментов возможна только через почту или банк
Возможность регистрации выплат бывшим сотрудникам и сторонним лицам	Не предусмотрено
Подтверждение выполненных работ по договору ГПХ можно производить вводом Акта выполненных работ	Необходимость начисления по договору ГПХ регистрируется только документом Договор ГПХ
Доплата до среднего заработка при переводе на низкооплачиваемую работу	Не предусмотрено
При оформлении отпуска доступны следующие возможности: расчет нескольких видов доп. отпусков вместе с основным; расчет компенсаций как для основного, так и дополнительных отпусков; начисление зарплаты за период, предшествующий отпуску; начисление материальной помощи к отпуску	Денежная компенсация дополнительного отпуска, расчет зарплаты и мат. помощи при оформлении отпуска не предусмотрены. Начисление заработной платы за период, предшествующий отпуску, необходимо осуществлять отдельным документом
Полное оформление окончательного расчета возможно одним документом Увольнение	Окончательный расчет выполняется за счет ввода нескольких документов: увольнение, расчет при увольнении, начисление зарплаты
Возможность отразить выдачу займа траншами, а его погашение дифференцированными или аннуитетными платежами. Возможность ввода данных о ранее выданных займах при начале использования программы	Не предусмотрено
При пересчете тарифной ставки (для расчета ночных, сверхурочных и т. п.) возможно учесть не только основное начисление (оклад и т. п.), но и любые другие (надбавки, доплаты и т. п.)	Ставка пересчитывалась только исходя из оклада сотрудника
Вести учет можно в разрезе статей финансирования	Не предусмотрено
Возможность выплаты нескольких межрасчетных начислений (отпусков, больничных листов и пр.) в одной ведомости	Не предусмотрено
Можно указать место выплаты заработной платы, причем как в целом для организации или подразделения, так и для конкретного сотрудника	Не предусмотрено
Аванс может выплачиваться процентом от тарифа	Не предусмотрено
Права на налоговый вычет и его прекращение регистрируются специальными документами	Специальные документы не предусмотрены
Хранение информации об изменении регистрации в налоговом органе (например, при реорганизации). Упрощено формирование отчетности по НДФЛ при запоздалом вводе данных о регистрации в ИФНС	Не предусмотрено

Какие данные можно перенести?

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

• справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
• начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
• список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
• штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
• кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
• данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
• данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
• остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

• информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
• начисления и удержания с произвольными формулами;
• кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
• фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
• сведения о займах сотрудников;
• действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и "полного" переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:
методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Упрощенный вариант переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0

При переносе данных из 1С ЗУП 2.5, обратите внимание на кнопку «Настройка», где можно установить вариант переноса данных. По умолчанию в 1С ЗУП 2.5 предлагается новый упрощенный вариант переноса данных. Но можно использовать перенос начислений предыдущей программы, если много данных:

Разработчики 1С указали, что использовать перенос начислений предыдущей программы не рекомендуется использовать. Однако, каждая информационная база 1С 8.2 ЗУП уникальна, и нужно смотреть какой вариант переноса данных подходит лучше. У каждого варианта переноса данных есть свои плюсы и минусы, которые отражены в таблице «Сравнение вариантов переноса данных»:

Перенос кадровых данных и плановых начислений в 1С ЗУП 3.0

В старом переносе переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, то есть будет перенесен весь справочник подразделений, весь в справочник должностей и т.д. за весь период.

В новом варианте осуществляется перенос только среза кадровых данных на дату начало учета. То есть переносятся только те подразделения, те должности и те сотрудники, которые на дату начала учета в новой базе 1С ЗУП 3.0 актуальны. При этом теряется кадровая история для карточки Т-2.

При новом переносе срез кадровых данных отражается в разделе Кадры – документ «Данные на начало эксплуатации» и он не проведенный изначально. Документ заполнен не полностью, указаны сотрудники, подразделение, должность, график работы, остатки отпусков:

При этом данные о плановых начислениях не переносятся, поскольку плановые начисления по новому варианту не переносятся из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.0. Предполагается, что плановые начисления пользователь должен ввести самостоятельно. Это возможно действительно проще, чем разбираться со старыми настройками:

К тому же плановые начисления присвоить работникам можно в штатном расписании, потому что штатное расписание тоже переносится как штатная расстановка на дату начало учета. Потом в документе «Данные на начало эксплуатации» нужно нажать кнопку «Обновить по штатному расписанию» и все плановые начисления по штатному расписанию автоматически заполнятся:

После обновления штатного расписания документ готов начислить зарплату, потому что есть список сотрудников и список плановых начислений.

После переноса данных по новому упрощенному варианту из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0 пока плановые начисления сотрудникам не назначены, зарплата в 1С ЗУП 3.0 не начислиться.

Перенос начислений и удержаний в 1С ЗУП 3.0

При выборе переноса начислений и удержаний из предыдущей программы 1С ЗУП 2.5, пользователь 1С ЗУП 3.0 может сформировать свод за прошлый период начисленной зарплаты и посмотреть: сколько было начислено, удержано, выплачено и т.д. В новом упрощенном переносе, начисления и удержания прошлых периодов не загружаются.

Перенос данных для расчета среднего заработка в 1С для кадров 3.0

Данные для расчета среднего заработка переносятся из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0 в обоих вариантах, но по-разному. При переносе начислений предыдущей базы данные сохраняются в документе «Перенос данных». Корректировать данные для расчета среднего заработка также можно в данном документе.

В новом варианте переноса данные для расчета среднего заработка в 1С ЗУП 3.0 сохраняются в регистрах сведений и их можно править в калькуляторе расчета среднего заработка. Но здесь есть один нюанс. Например, при создании документа отпуска, как только указали период отпуска, средний заработок сразу посчитается, потому что данные о среднем заработке были перенесены автоматически при переходе:

Данные о среднем заработке можно править, если нашли ошибку:

Автоматически проставляется флажок «Использовать эти же данные при расчете больничных, пособий по уходу за ребенком»:

Сбрасывайте этот флажок, нельзя чтобы он устанавливался в 1С ЗУП 3.0. Если внесете данные или просто откроете данные по среднему заработку, потом поставите флажок и проведете документ отпуск, то эти данные заменят собой базу для расчета больничных и данные потеряются.

То же самое в больничном листе, когда в калькуляторе вводите данные для среднего заработка, необходимо сбросить флажок. Так как в документе отражаются данные для расчета пособий, а это совсем другая база, не для отпусков. Поэтому флажок нужно убрать:

Перенос данных по взаиморасчетам в 1С ЗУП 3.0

При полном переносе из предыдущей базы с данными по взаиморасчетам необходимо разбираться и приводить остатки в нормальный вид. После упрощенного переноса в 1С ЗУП 3.0 данные по взаиморасчетам вводятся вручную.

Перенос данных по НДФЛ и взносам в 1С ЗУП 3.0

Данные по НДФЛ и взносам при полном переносе из предыдущей базы отражаются в 1С ЗУП 3.0 за весь период.

В новом способе переноса данные по НДФЛ и взносам переносятся с помощью документа «Перенос данных», но только за текущий год, и те, которые нужно отразить в отчетности. В 1С ЗУП 3.0 выбираем раздел «Администрирование» открываем документ «Перенос данных», где отражается информация только за текущий год:

Например, по НДФЛ отражаются сведения, которые нужно показать в отчетности:

Сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0

При полном переносе данных из предыдущей информационной базы 1С ЗУП 2.5 в новой базе 1С ЗУП 3.0 отражается больше данных. Но процесс переноса требует больше времени и предъявляет повышенные требования к качеству данных в 1С ЗУП 2.5. Если в 1С ЗУП 2.5 были ошибки или некорректные настройки – все это перенесется в новую программу 1С ЗУП 3.0. Придется донастраивать и тратить время.

В новом упрощенном переносе используются минимально необходимые данные. Это быстрый перенос. В новой базе 1С ЗУП 3.0 можно применить новые необходимые настройки, но требуется ручной доввод данных. В частности, чтобы посчиталась зарплата, необходимо сделать доввод плановых начислений.

Поставьте вашу оценку этой статье:

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

• Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
• Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
• Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

• Мобильное приложение;
• Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
• Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
• Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
• Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
• Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
• Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
• Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
• Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

• Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
• Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

• Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
• Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
• Виды расчетов (начисления и удержания);
• Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
• Договоры ГПХ;
• Действующие отпуска по уходу за ребенком;
• Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
• Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

• Вакансии;
• Вилки окладов из штатного расписания;
• Виды расчетов с произвольными формулами;
• Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
• Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
• Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
• Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
• Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
• Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
• Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
• Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
• Данные для расчета среднего заработка;
• Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
• Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

• Прием на работу;
• Кадровый перевод;
• Увольнение;
• Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
• Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
• Исполнительный лист;
• Заявление на вычеты по НДФЛ;
• Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
• Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

• Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
• Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

• Начальная штатная расстановка;
• Задолженность по заработной плате;
• Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

• всех сотрудников;
• их должности и дату приема на работу;
• подразделения;
• текущие плановые начисления;
• количество занимаемых ставок;
• вариант расчета аванса;
• графики работы;
• а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

• Список сотрудников;
• Подразделения;
• Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

• Список сотрудников;
• Период оплаты;
• Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

• ТДК — Информация о трудовых договорах;
• РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
• РОтп — Данные об отпусках всех видов;
• ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
• ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
• ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
• НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
• ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
• СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

• ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
• РОтп — Реестр отпусков;
• ОСО — Фактические отпуска;
• ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
• НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
• ЗС — Расчеты по займам;
• ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
• ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• Подразделения;
• Графики работы;
• Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
• Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
• Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
• Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
• Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
• Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
• Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

• Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
• Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.