Первичные документы по счетам. Первичные документы бухгалтерского учета - перечень

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:

• Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

• Расходный кассовый ордер.

1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

1. Авансовый отчет.

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

• Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

• хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
• систематические (пример – кассовая книга);
• комбинированные;
• аналитические;
• синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
   • договор (возможны различные формы);
   • счет на оплату.
2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
   • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
   • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы . Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
   • накладная (если передавались товары);
   • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
   • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

1. Приемка.
2. Первоначальная обработка.
3. Распределение по типам бланков и их назначению.
4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

• распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
• формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Утверждение форм первичной документации

Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дата оформления;
• сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
• содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
• приведение натуральных измерителей и количественных величин;
• наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации - необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

1. Первичка - единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд - существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

   ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера - отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно - факсимиле будут недействительными.
4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» - внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
6. Электронная первичка - только с ЭЦП . Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.

Первичные документы бухгалтерского учета используются на каждом предприятии. Все они по-своему важны и должны в обязательном порядке учитываться в работе. Они оформляются согласно формам первичных учетных документов регистров бухгалтерского учета. Полный их список и правила оформления представлены в данной статье.

Особенности оформления

Говоря о первичных документах, имеют ввиду те бумаги, которые отвечают за каждое из хозяйственных событий, произошедших на предприятии. Оформляя данного рода документацию, каждый бухгалтер должен помнить, что конкретных и четко фиксируемых форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета не существует. Выбор возлагается на предприятие. Именно оно решает, какую из возможных форм, ему удобно использовать в своей деятельности. Также важно, при оформлении формы первичных учетных документов бухгалтерского учета указывать все реквизиты. Они как раз имеют обязательный перечень, из которого ничего нельзя исключать. Стоит отметить, что информация о том, какую форму первичных документов бухгалтерского учета использует предприятие, должна быть указана в обязательном порядке в учетной политике компании. Это очень важный момент.

Список первичных учетных документов бухгалтерского учета

В список первички входят девять важных бумаг:

1. Товарная накладная.
2. Расчетные формы.
3. Акт сдачи-приемки.
4. Документы по движению основных средств.
5. Платежные поручения.
6. Бумаги по кассовым операциям.
7. Авансовый отчет.
8. Бухгалтерская справка.
9. Акт, прописывающий взаимозачет.

Этот перечень первичных документов бухгалтерского учета является общепринятым и используется на всех предприятиях.

Товарная накладная

Данный первичный документ бухгалтерского учета предназначен для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей. В накладной обязательно должны содержаться данные, прописанные также в счет-фактуре. Стоит отметить, данная бумага обязательно должна оформляться в двух экземплярах. В качестве заверения данного документа используется подпись руководителя и печать организации. Что касается формы оформления накладной, то обычно предприятия используют ТОРГ-12. Обычно ее применяют оптовые компании. В бланке обязательно прописываются реквизиты как договора, на основании которого осуществляется сделка, так и реквизиты товарной накладной. Также в нее входят информационные сведения об участниках операции и об передаваемом товаре. В товарной накладной должны прописываться сведения о приложенных бумагах. Что касается подписей, то их ставят обе стороны. Важно знать, что те организации, работа которых не предполагает использование печати, имеют право данный вид документа ею не заверять.

Расчетные формы

Расчетно-платежная ведомость составляется согласно бланку Т-49. Форма этого первичного документа бухгалтерского учета значится номером 0301009. Ее использование ограничивается лишь для предприятий, ведущих бюджетную или казенную деятельность. Согласно данному документу производится полный насчет и дальнейшее начисление заработной платы сотрудников. Основными данными бланка данного рода являются табель учета рабочего времени, тарифная ставка, размер удержаний и взаимозачетов. Иные организации, а также индивидуальные предприниматели выдают зарплату своему персоналу по форме 0504401. Основой для начислений здесь также служит табель учета рабочего времени. Потребность в данной документации обуславливается необходимостью сокращения документооборота в организации. Составляют данный первичный документ бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии, которые после подготовки бумаг передают их в кассу. После того как все средства, прописанные в документе, выданы кадрам, следует его возврат в бухгалтерию. Переданный кассирам бланк обязательно должен быть подписан руководителем предприятия.

Акт сдачи-приемки

Поводом для оформления данного первичного документа бухгалтерского учета служит передача заказчику работ или услуг, выполненных предприятием. Он подтверждает, что все договоренности соблюдены и заказчика устраивают полученные результаты. Форма акта не имеет обязательного установленного формата. Но есть перечень данных, которые он должен содержать. В него входят такие отметки, как наименование компании, дата формирования документа, отражение лица, составившего документ, формат работ, должности и подписи ответственных лиц. Также существует унифицированная форма КС-2. Она не распространяется на все виды работ или услуг. ее можно применять только лишь при условии, что подрядчик занимается капитальным строительством. В случае доработки данной формы ее могут использовать при строительно-монтажных работах на объектах гражданского или жилищного назначения.

Документы по движению основных средств

В данном случае сотрудники предприятия используют следующие разновидности первичной документации:

• Форма ОС-1 - акт описывающий факт приемки или передачи основных средств. Данная форма первичных документов бухгалтерского учета используется в случае передачи объектов. Стоит отметить, что здания или сооружения к ним не относятся.
• ОС-1а - эта форма распространяется на здания или сооружения.
• ОС-4 - оформляется в случае списания основных средств предприятия.
• ИНВ-1 - это инвентаризационная опись. Подходит для фиксирования факта проведения инвентаризации.
• ИНВ-1а - подходит для случаев инвентаризации НМА.

Каждая из этих форм имеет унифицированный бланк. Его использование является обязательным при составлении первичной документации бухгалтерского учета.

Платежные поручения

Оформляется данная бумага согласно форме ОКУД 0401060. При формировании бланка следует соблюсти несколько этапов заполнения:

1. Введение номера и даты совершения платежа.
2. Указание в специальной графе вида платежа. В данном случае можно воспользоваться такой пометкой, как "Срочной" или "Почтой".
3. Прописать статус плательщика. Существует 28 кодов от 01 до 28. Это могут быть налогоплательщики, банки, кредитные организации и прочие.
4. Введение суммы платежа. Записывать ее необходимо прописью и цифрами.
5. В качестве реквизитов отправителя следует указать ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты.
6. Также следует прописать аналогичные реквизиты получателя.
7. Данный этап предполагает указание дополнительных кодов и шифров - вида, очередности и кода.
8. Введение информации о последующем платеже.
9. Подписание ПП.

В зависимости от вида платежа данный бланк заполняется полностью или же частично.

Бумаги по кассовым операциям

В данном случае возможно оформление двух основополагающих бланков. Первый - это приходный кассовый ордер, второй - расходный. Так, ПКО оформляется в тех случаях, когда в кассу поступают новые денежные средства. Регулируется формат данного первичного документа бухгалтерского учета Госкомстатом РФ. Заполняют его на бумажном носителе по форме КО-1 или же в электронном виде. Подписывается документ главным бухгалтером и остается на хранение в бухгалтерии. Что касается расходного кассового ордера, то особенности его оформления являются аналогичными. Единственным его отличием является цель. Его заполняют в случаях выдачи денежных средств. Еще одной его особенностью можно назвать обширность возможностей заполнения - это может быть Word и Excel. Первичная документация бухгалтерского учета данного типа оформляется по форме КО-2.

Авансовый отчет

Как и все первичные документы и регистры бухгалтерского учета, данная форма является отчетом по деятельности предприятия. Фактически авансовый отчет оформляется в тех случаях, когда сотруднику нужно отчитаться за средства, полученные им из кассы и потраченные на нужды компании. Основными сведениями, входящими в данный бланк, являются:

• Сумма средств, полученных работником предприятия.
• Цель, на которую были потрачены средства.
• Фактические расходы.
• Остатки или же излишки, которые сотруднику пришлось уплатить из своего бюджета.

Эти позиции безусловно являются очень важными, но они считаются недействительными, в случае если к бланку авансового отчета не приложены оправдательные документы. Что касается оформления данного вида первичной документации, то оно упрощается за счет наличия унифицированной формы. Она носит название - АО-1. Если предприятие желает разработать собственный бланк, то это также разрешается. Самое главное внести в документ все необходимые реквизиты. Чаще же всего в работе предприятий используется унифицированный бланк. Оформляется бланк в единственном экземпляре в трехдневный срок со дня выдачи денег. Утвердить документ должен руководитель сотрудника, взявшего подотчет. Подавать авансовый отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Бухгалтерская справка

Данный вид первичной документации оформляется при трех условиях:

1. В случае потребности в исправлении шибки, допущенной в процессе формирования стандартных учетных операций.
2. Для проведения операции, нуждающейся в ручном разбросе начислений.
3. При прописании проводок, в которых участвуют нетиповые учетные документы.

Чаще всего бухгалтерская справка все-таки используется для указания ошибок. Данный документ можно назвать универсальным, так как он подходит, как для текущего пер иода, так и для любых других. Преимуществом этой формы для текущего периода, является способность сохранять корректные суммы по оборотам. то реализуется путем введения сторно или допроведением сумм. Четкая установленная форма бухгалтерской справки распространяется только на государственные структуры. Иные налогоплательщики имеют право использовать свой собственный бланк. Важно только, чтобы он включал в себя следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Заголовок документа и дата его формирования.
3. Суть операции.
4. Требуемые суммы и количества.
5. Подписи всех лиц, несущих ответственность.

Стоит отметить, что если предприятие планирует использовать собственную форму, то этот факт оно должно указать в учетной политике.

Акт, прописывающий взаимозачет

Суть данного бланка - отразить погашение взаимных долгов между предприятием и сотрудником. Для того чтобы провести зачет необходимо заполнить акт и соглашение на поведение данной операции. Акт оформляется на том этапе, когда предприятие выдвигает своему работнику встречную задолженность и сторонам удобно ее зачесть в счет долга. Если же такие условия удобны для обеих участников, то оформляется специальное соглашение, подтверждающее желание сторон произвести зачет.

Документация, значение первичных документов

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Виды бухгалтерских документов

Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

Организация документооборота

1. Документация, значение первичных документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта нужно прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Для этого применяется первый элемент метода бухгалтерского учёта документация. Документация - способ первичного отражения объектов бухгалтерского учёта, позволяющий осуществить за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Министерства финансов РФ №34-н от 29.07.1998г.), «все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которой ведётся бухгалтерский учёт.»

Документ в переводе с латинского documentum означает свидетельство, доказательство.

Первичный учётный документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции или право на их совершение.

Первичный бухгалтерский учёт – это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранение информации о хозяйственной деятельности.

Значение первичных учётных документов в финансово-хозяйственной деятельности предприятия:

Документы служат основанием и подтверждением правильности учётных данных.

Они используются для оперативного руководства и управления.

На основании документов ведется наблюдение за объектами учёта.

Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах в суде.

Документы имеют контрольное значение.

1. Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Реквизит в переводе с латинского requisitum означает требуемое, нужное.

Реквизиты – показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отражённую в документе.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Согласно пункта 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

1)наименование документа;

2)дата составления документа;

3)наименование организации;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием едениц измерения;

6)наименование должностей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни;

7)личные подписи указанных лиц с указанием фамилий и инициалов.

Дополнительные реквизиты законодательно не утверждены. Их вносит само предприятие по своему желанию во все документы, кроме документов по первичному учёту денежных средств. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, фамилия сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

До ввода в действие нового ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. (начало действия данного закона 01.01.2013г.) большое внимание уделялось унификации и стандартизации первичных учётных документов. Документы принимались к учёту, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Данные альбомы разрабатывал Госкомстат России (ныне Росстат) по согласованию с Минфином России. Было утверждено около 250 унифицированных форм документов.

Унифицированные документы – это типовые документы, предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и отраслевой принадлежности.

Кроме того, отраслевые министерства для предприятий своей отрасли разрабатывали также унифицированные документы. Например, Министерство сельского хозяйство России разрабатывало унифицированные документы по учёту сельскохозяйственной продукции, животных, земельных угодий и т.д.

Стандартизация документов – это установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов. Это делалось для сокращения расхода бумаги, упрощения обработки и хранения документов.

С вводом в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. с предприятий снимается обязанность использовать унифицированные документы, разработанные Госкомстатом и отраслевыми министерствами. Согласно пункта 4 статьи 9 данного закона, формы первичных документов утверждает руководитель предприятия по представлению главного бухгалтера (или лица на которого возложено ведение бухгалтерского учёта). Бухгалтер при разработке форм документов, должен включать в них все обязательные реквизиты и делать компактными. Главные бухгалтеры, как правило, представляют на утверждение унифицированные формы документов.

Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?

Базовые сведения

Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.

Объектами учета признаются:

• заготовка исходного сырья для производственного процесса;
• закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
• траты на осуществление производственной деятельности;
• движение производимой продукции и незавершившегося производства;
• объем готовой продукции;
• отгрузка и продажа продукции;
• расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
• отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
• прочее.

Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.

Основные понятия

Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.

Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.

То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.

Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.

По истечении определенного периода сведения из учетных регистров в сгруппированном виде перемещаются в бухгалтерскую отчетность.

Основными видами первичных документов считаются:

• платежные поручения;
• / и т.д.

Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.

Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.

Отдельного внимания заслуживает . По сути, данный документ вряд ли первичен, поскольку не обрисовывает конкретную хозяйственную операцию, являясь приложением к первичному документу.

Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения по НДС. Однако одновременно потребуется предъявить накладную или акт.

В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.

Каковы их функции

Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.

При этом за проведение операций устанавливается ответственность для некоторых исполнителей за реализованные операции.

В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.

То есть в первичных документах сохраняются данные обо всех хозяйственных действиях организации. Первичная документация хранится для обеспечения личных нужд предприятия, а также для предоставления контролирующим структурам.

Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.

Действующая нормативная база

Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».

Но хотя применение некоторых унифицированных форм не считается обязательным, ничто не препятствует их применению.

Решение по этому поводу принимается руководителем субъекта экономической деятельности. Именно он утверждает формы для первичных документов по представлению лица, ответственного за ведение бухучета.

На бланке код располагается в верхнем правом углу. Если хозоперация оформляется с применением не стандартного бланка, а при помощи независимо разработанной формы, то «код» прописывать не обязательно.

В соответствии с п.19 данного положения не допустимо присутствие исправлений, помарок и подчисток либо применения корректирующих средств в банковской документации, приходных/расходных кассовых ордерах, прилагаемых квитанциях и документах, их замещающих.

В случае выявления погрешности банковские и кассовые документы не могут приниматься к исполнению. Требуется их повторное составление с учетом основных требований.

Важно, что неверно оформленные или попорченные кассовые документы не подлежат уничтожению. Их необходимо перечеркнуть, а затем приложить к кассовому отчету (реестру, ) за день их выписки.

Возникающие нюансы

В процессе составления и оформления первичных документов возникает немало различных нюансов. Среди основных можно отметить следующие:

Подписывает первичный документ лицо из специально утвержденного списка	Перечень лиц, располагающих правом на подпись первичных документов, определяется руководителем организации при согласовании с главбухом. Если документы касаются операций финансового характера, то подписывает их руководитель и ответственное . Факсимильным способом воспроизводить подпись руководителя в процессе оформления первичных документов запрещено
Составлять первичный документ следует на момент свершения	Хозяйственной операции или сразу по ее завершению. Составленный спустя некоторое время документ законным не признается
Исправлять банковские и кассовые документы запрещено	В прочие первичные документы допускается внесение исправлений, но только при наличии подтверждающих подписей ответственных лиц и указании даты внесения поправки
Необходимо тщательно проверять правильность оформления первичных документов	Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет однозначно признать документ официальным подтверждением. Даже если налогоплательщик сумеет доказать законность документа посредством сопутствующей документации, ему придется потратить немало времени на дискуссионные споры и возможно, судебные тяжбы
Обязательным требованием является оформление первичных документов	На государственном языке в национальной валюте. При наличии документов на иностранном языке необходимо осуществить их перевод на русский язык

Что такое двусторонний документ

В некоторых случаях при оформлении первичной документации допускается использование двустороннего первичного документа. Таковым выступает форма универсального передаточного документа (УПД).

Видео: первичные документы

Бланк УПД это функционирующая форма счета-фактуры, каковая дополнена непременными показателями первичной документации.

Статус «1» у УПД позволяет данным документом заместить не только счет-фактуру, но и акт либо накладную.

При этом УПД одновременно применяется при расчетах по и при признании расходов в процессе налогообложения прибыли. УПД, обладающий статусом «2» замещает лишь акт или накладную.

В УПД объединены элементы счета-фактуры и первичного документа о подтверждении свершения хозоперации. В законодательстве не имеется запрета на оформление счетов-фактур или накладных с двух сторон одного бумажного носителя.

Нужно ли ставить печать

К числу обязательных реквизитов первичных документов печать не относится. Упоминание о ней не содержится в ст.9 ч.2 ФЗ №402.

Следовательно, ставить печать необходимо, если организация использует собственную разработку документа, который предусматривает наличие печати.

Но в то же время обязательно нужно заверять печатью те документы, для которых наличие печати предусмотрено в законодательном порядке. Например, к таковым относятся счета-фактуры и .

Также необходимость наличия печати может обуславливаться учетной политикой организации либо соглашением сторон.

Кто несет ответственность за их сохранность

Ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует организации сохранять первичную документацию, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность на протяжении установленного срока.

Согласно стандартам государственной организации архивного дела данный срок не может быть меньше пяти лет. В процессе хранения надлежит обеспечивать защиту от несанкционированных правок.

Любые исправления должны быть аргументированы и подобающим образом удостоверены. Содержание регистров бухучета и бухгалтерской отчетности представляет собой коммерческую тайну.

За разглашение ее, имеющие доступ к информации лица несут ответственность в соответствии с нормами законодательства РФ. Первоначально хранятся первичные учетные документы в закрытых шкафах под началом главбуха организации.

Должным образом обработанные документы передаются на хранение в архив. Непосредственно за их сохранность несет ответственность собственник предприятия.

Наличие первичных учетных документов это неотъемлемая составляющая деятельности любой организации.

Без них практически невозможно нормальное существование предприятия. Потому столь важно знать и соблюдать порядок составления и оформления первичных документов.

Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций. Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством. СодержаниеВажные аспекты Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? Каков их срок хранения Вы...