Первичные документы в бухгалтерском учете перечень. Первичные документы бухгалтерского учета: виды, классификация, требования

Первичные документы бухгалтерского учета в 2019 году используют для оформления фактов хозяйственной жизни. Компании могут применять унифицированные формы первички или разработать свои с учетом обязательных реквизитов. Что такое первичные документы, какие виды бывают и для чего их используют, читайте в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

В законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным бухгалтерским документом. К фактам чиновники относят сделку, событие или операцию, которые влияют на финансовое положение компании, движение денег и на финансовый результат деятельности организации.

Получается, что первичная документация - это документы, которые используют в учете для оформления фактов хозяйственной жизни. Причем первичные учетные документы - это обязательные бумаги не только для бухгалтерского учета, но и для налогового (ст. 252 НК РФ).

Перечень форм первичной учетной документации на 2019 год

Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.

Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:

• акты о приеме-передаче;
• накладная;
• акт о приеме-сдаче;
• акт о списании;
• инвентарная карточка;
• инвентарная книга;
• акты по оборудованию.

Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

« Конкретных требований к форме и виду первичных документов Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета. Вместе с тем, Закон о бухучете содержит четкие требования к … »

Что входит в типовые формы первичных учетных документов по учету основных средств

Номер формы	Наименование формы	Постановление Госкомстата, которое утвердило форму	Назначение
	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)		Применяется для оформления приема-передачи отдельных объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), их включения в состав основных средств и ввода в эксплуатацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, мене и т.п.) другой организации.
	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)		Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи зданий и сооружений.
	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)		Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен для передачи групп объектов основных средств, кроме зданий и сооружений
	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств		Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) в другой.
	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств		Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)		Применяется для списания единичных объектов основных средств, пришедших в негодность.
	Акт о списании автотранспортных средств		Применяется для списания автотранспортных средств, пришедших в негодность.
	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)		Применяется для списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств), пришедших в негодность.
	Инвентарная карточка учета объекта основных средств		Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации.
	Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств		Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств и их движения внутри организации.
	Инвентарная книга учета объектов основных средств		Применяется для тех же целей, что и формы № ОС-6 и № ОС-6а, но предназначена для использования малыми предприятиями.
	Акт о приеме (поступлении) оборудования		Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств.
	Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж		Применяется для передачи оборудования в монтаж.
	Акт о выявленных дефектах оборудования		Составляется при обнаружении дефектов оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Первичные документы бухгалтерского учета компания может разработать самостоятельно (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Обязательны лишь формы первичных учетных документов по кассовым операциям. Вносить в них исправления также нельзя.

В то же время можно использовать привычные типовые бланки. Тем более что все они есть в бухгалтерских программах. В таком случае нужно установить в учетной политике, что организация применяет в качестве основы для первичных документов унифицированные формы, и их перечислить.

Чиновники утвердили много унифицированных форм для первичных документов, в том числе и для бухгалтерского учета.

Посмотреть, где взять утвержденные бланки для предприятия, можно по перечню в таблице ниже.

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2019 года и документы, которые их утверждают

Сфера действия документов	Чем утвердили бланк
Учет кадров
Учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Учет расчетов с подотчетными лицами
Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работах
Учет услуг
Учет основных средств
Учет нематериальных активов
Учет материалов
Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов
Учет продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
Учет денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин
Учет торговых операций (общие)
Учет торговых операций при продаже товаров в кредит
Учет торговых операций в комиссионной торговле
Учет операций в общественном питании
Учет кассовых операций
Учет результатов инвентаризации
Учет работы строительных машин и механизмов
Учет работ в автомобильном транспорте
Расчетные документы
Бланки строгой отчетности
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним)
Учет сельскохозяйственной продукции и сырья (учет движения и реализации сельскохозяйственной продукции)

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете

Работа с первичной документацией - одна из основных задач бухгалтерии. Ведь от правильности оформления бумаг зависит учет расходов и вычетов.

Если вы модифицировали старые бланки или разработали новые с нуля, тогда их образцы приведите в приложении к учетной политике. Главное убедитесь в том, что в первичке есть все обязательные реквизиты. Проверьте первичку на опасные и безопасные ошибки по методичке налоговиков . Стоит провести ревизию до начала отчетной кампании, чтобы сэкономить время на исправление бумаг и избежать доначислений.

Основные правила ведения первички чиновники установили в статье 9 Закона о бухучете. Там же есть и обязательные реквизиты, к которым относят:

• наименование и дата составления документа;
• название компании;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.);
• должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, которые позволяют идентифицировать работников).

Сроки представления первички в бухгалтерию в 2019 году

Бухгалтер проводит операцию по документам бухгалтерского учета. Также учесть расходы или принять НДС к вычету получится только при наличии всех подтверждающих документов. Поэтому сотрудники, которые отвечают за саму операцию, должны своевременно предоставлять бумаги в бухгалтерию. Редакция выяснила,

Чтобы ускорить документооборот в компании, можно разработать памятки. В них распишите, что должны проверить работники перед сдачей первички бухгалтеру. Там же можно привести перечень первичных документов бухгалтерского и налогового учета, которые надо оформить с контрагентом и предоставить бухгалтеру.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

К первичной бухгалтерской документации относится все то, что оформляют на каждый факт хозяйственной жизни компании. Можно выделить такие виды первичных документов:

• по назначению (распорядительные, исполнительные, строгой отчетности, комбинированные, бухгалтерского оформления);
• по объему содержания информации (первичные, сводные);
• по способу отражения хозяйственной операции (разовые, накопительные);
• по месту составления (внутренние, внешние);
• по способу составления (на бумаге, в электронке).

Обратите внимание, что формы бухгалтерских первичных документов могут быть как унифицированными, так и разработанными самостоятельно.

Документы первичного учета, которые используют в бухгалтерском учете, считают частью системы управленческой документации. Чиновники классифицируют их по Общероссийской классификации управленческой документации или ОКУД (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

Код состоит из семи чисел. К примеру, для первичных документов по учету кассовых операций первые две будут «04». Они означают класс форм. Затем следуют еще два числа, которые означают подкласс. Следующие три - регистрационный номер, а последний знак - контрольное число. Например, код у приходника - 0402007, а у расходника - 0402008. ОКУД можно увидеть на унифицированных формах первичных учетных документов в 2019 году.

Штрафы за отсутствие документов первичного учета

За то, что у компании нет первички, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета налоговики оштрафуют на 10 000 руб. Если нарушение совершили в течение более одного налогового периода, то штраф будет уже 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). За нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, организации грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Чаще всего бухгалтер работает с:

1. счетами-фактурами (форму утвердили постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
2. счетами на оплату (утвержденной формы в законодательстве нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно);
3. договорами с контрагентами;
4. товарными и товарно-транспортными накладными или ТТН (формы берите из постановлений Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 и Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78);
5. актами выполненных работ и оказанных услуг (это своеобразный двусторонний первичный документ, на которым ставят отметки исполнитель и заказчик. Для строительных работ можно брать формы из постановления Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100 или разработать свои, а вот по услугам унифицированных бланков нет).

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета. Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы. Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи , накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях , кассовых ордерах , банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам .

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете. Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов . Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов. То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

• наименование и дата составления бланка;
• реквизиты хозяйственного субъекта;
• содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
• подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико. Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы. На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика. Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом , иные кассовые и банковские документы. Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

• прием или оформление;
• обработка;
• хранение;
• передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы. При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы. Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

• дата оформления документации;
• название;
• название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
• наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
• содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
• обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.

Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

• бухгалтерского оформления;
• оправдательные;
• организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

• арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
• по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
• по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.

Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные. Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.

Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.

1. Как называется документ.
2. Когда составлен.
3. Данные об организации, составляющей документ.
4. Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
5. Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений - это одно из основных условий грамотного учёта.

Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы - таблица:

Наименование группы	Что входит
Организационно-распорядительные документы	К ним относятся приказы, доверенности, распоряжения. То есть это бумаги, которые дают «зелёный свет» на проведение хозяйственных операций.
Оправдательные документы	Накладные листы, акты приёмки-сдачи, приходные кассовые ордера - именно они подтверждают факт проведения хозяйственной операции. Данные, вписанные в эти документы, подлежат обязательному внесению в бухгалтерские реестры.
Документы бухгалтерского оформления	Применяются при отсутствии типовых унифицированных форм, при совокупной обработке оправдательных и распорядительных документов. Например, расходный ордер считается и распорядительным, и оправдательным документом. Платёжная ведомость одновременно указывает и на необходимость выплаты согласно списку, и на подтверждение проведения выплаты.

И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы - график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

График документооборота

В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика - все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

Заполняем по правилам

Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

1. Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
2. Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
3. Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

Совет: для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.

Как надо заполнять первичные документы бухгалтерского учёта в 2017 году

• Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.
• Допускается использование бумажных документов наряду с электронными, обязательно подписанных цифровой подписью (Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011).
• Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место.

С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015). Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.

• Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель). В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.
• Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.
• Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица - рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011). Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.

Перечень первичных документов

Договор

Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон. Договор как первичный документ имеет полноценную юридическую силу, у каждой из сторон должен быть один подписанный экземпляр. Все моменты, предусмотренные содержанием, должны исполняться участниками договора в соответствии со взятыми обязательствами. Спорные ситуации решаются либо мирным путём, либо с помощью судебного разбирательства.

И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора - это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.

Счёт

Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»). Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.

Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.

Счёт на оплату

Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.

Платёжные документы

Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.

При покупке товара (услуг) за наличные из кассы организации обязательно стоит сохранить кассовый чек и передать в бухгалтерию.

Кассовый чек

Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек. В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.

Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).

Товарный чек, выданный ИП без применения ККТ

Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт» (актуально в 2017 году).

При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.

Товарная накладная

Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).

При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.

Платёжное поручение

Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее). Перед отправкой необходимо проверить все реквизиты получателя платежа, чтобы избежать недоразумений, особенно если с контрагентом работаете впервые. Внимательно заполняйте сведения о том, за что платите. Нелишним будет подробное описание, с обязательным указанием реквизитов счёта (дата, номер).

Платёжное требование - это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.

Платёжное требование

Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.

Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.

Счёт-фактура

Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору - также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам. Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.

Вносим изменения

В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).

В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.

Исправление вносится так: аккуратно тонкой чертой зачёркивается неверная запись в документе. При этом зачёркнутое чётко читается. Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.

Сколько лет хранить документацию бухгалтерии

Место хранения

Оптимальное место для хранения первички - архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:

• Сортировка в хронологическом порядке.
• Комплектация по видам.
• Переплетение и подшивка документов в папки.
• Оформление сопроводительной справки.

Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.

Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.

Длительность хранения

Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок - не менее 5 лет.

Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.

Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.

Кстати, актуальными для проверки налоговыми органами будут документы только трёхгодичной давности. За отсутствие первички более старшего периода оштрафовать по статье 120 НК РФ проверяющие не вправе.

Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.