Вряд ли существует бюджетная организация, не использующая в процессе деятельности БСО. К таковым причисляется обширный спектр документации.
Что представляют в 2019 году бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении? При исполнении уставных задач бюджетные организации применяют немало различной документации.
Отдельные виды документации создаются исключительно на бланках строгой отчетности. Конкретного определения данному типу документов закон не дает.
Но можно определить их как формы с присутствием уникальных идентификационных номеров, которые подвергаются специальному учету. Что такое в 2019 году БСО для организаций бюджетной сферы?
Основные моменты
Для каждой отдельной отрасли создаются специальные нормативные акты, касающиеся учета документации строгой отчетности.
Если проанализировать информацию о БСО в общем, то можно определить главные правила относительно бюджетного учета таких бланков.
Во-первых, требуется назначение ответственного лица по учету БСО. Также требуется формирование специальной комиссии. Ее задачей является принятие, инвентаризация, выдача и списание бланков этого типа.
Обязательным требование считается и обеспечение условий для соблюдения всех законодательно установленных требований по вопросам безопасного хранения БСО.
И все же самым важным моментом является информированность о самом понятии БСО. Нужно знать, что это такое, когда и для чего можно их применять, как учитывать и как списывать.
Определения
Бланком строгой отчетности, или кратко – БСО, именуется документ, который подтверждает получение оплаты денежными средствами.
В определенных случаях он заменяет кассовый чек. Также под понятием БСО подразумевается полиграфическая продукция, защищенная от подделок.
В бюджетных организациях строго подотчетными бланками считаются , выдаваемые для приобретения материальных ценностей или продуктов питания.
Эти документы подлежат регистрации в специальном журнале учета. Выдаваться они могут лишь под роспись ответственного лица.
К БСО в бюджетной организации относятся и документы, содержащие цифровую идентификацию или буквенную серию, утвержденные нормативами и правовыми актами органов власти.
То есть любые документы, изготавливаемые в типографии по законодательно утвержденным образцам можно считать бланками строгой отчетности.
Порядок уничтожения
Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении реализовывается на основании надлежащего акта. Акт для списания БСО готовится самим учреждением.
В документе указывается:
- номер акта;
- материально ответственный сотрудник;
- название организации;
- перечень членов комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.;
- номера бланков;
- причины уничтожения;
- даты списания.
Завершает акт указание количества бланков, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью). Затем документ подписывают члены комиссии, подписи расшифровываются, и ставится дата.
БСО уничтожаются на основании составленного и заверенного акта. Уничтожение подразумевает материальную гибель бумаг без последующей возможности воссоздания. Можно пропустить списанные бланки через шредер либо сжечь.
Осуществление передачи
Все БСО, не прилагаемые к кассовым отчетам, передаются в бухгалтерию учреждения в сгруппированном виде вместе с предоставлением заборно-контрольных листов.
Сохраняться документы строгой отчетности, удостоверяющие прием наличных средств, должны в упакованном виде на протяжении пятнадцати дней с момента конечной инвентаризации и сверки товарного отчета.
Книги по учету БСО, товарные отчеты и прилагаемая документация строгой отчетности сохраняется в учреждении не меньше пяти лет.
После истечения периода сохранения БСО, подлежащие уничтожению, передаются по акту о списании организациям по заготовке вторсырья либо уничтожаются самостоятельным образом.
Обязательно к акту списания и передачи прикладывается документ об уничтожении БСО.
Проведение инвентаризации
Соответственно негласному правилу, списывать строго подотчетные бланки удобнее спустя месяц после проведения комплексной инвентаризации, которая предшествует созданию годового отчета.
При этом нужно инвентаризировать все имущество, относящееся к собственности организации. Такой порядок не является обязательным, но такой процесс существенно сберегает рабочее время.
В процессе комплексной инвентаризации применяются такие виды описей как инвентаризационная опись:
Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:
- Руководящим лицом создается приказ о проведении инвентаризации.
- С материально ответственных сотрудников берутся расписки о сохранности доверенного имущества и готовности его для обследования.
- Ревизует фактическое наличие, таковое сверяется со сведениями аналитического учета.
- Оприходуются избытки, списываются нехватки.
- С ответственного работника берутся нужные пояснения.
Производится инвентаризация при членах комиссии. Они должны по завершении проверки подписать сверку. При инвентаризации проверяется не только соответственность учетных показателей и реального количества.
Непременно проверяется верность оформления БСО – наличие непременных реквизитов, соответствие прописанных сумм записям , отсутствие поправлений, сохранность попорченных бланков.
Также проверяется при инвентаризации ведение количественного учета, правильность оформления Книг учета. Обязательной проверке подлежит процесс хранения БСО.
Инвентаризационная опись обычно готовится в двух экземплярах. Но если происходит смена ответственного сотрудника, то требуется составлять три экземпляра .
Один предназначен – для передающего БСО работника, другой – для принимающего, а третий – для бухгалтерии.
Спустя месяц по прошествии инвентаризационной сверки может быть собрана комиссия для уничтожения БСО.
Она проверит все просроченные, подпорченные и использованные бланки, определит их точное количество и подготовит акт для списывания и уничтожения ненужной уже документации.
Ваши действия:
- Составляете реестр БСО, подлежащих уничтожению за ХХ.ХХ.ХХХХ.
- В последний рабочий день месяца:
- составляете акт на списание использованных БСО, в который включаете 9 БСО: 9 использованных, а испорченный не включаете, так как он хранится вместе с реестром.
- в карточке-справке по МОЛ показываете расход 10 БСО и выводите остаток;
- в приходно-расходной книге по 1 акту в графе «Списано» показываете 1 испорченный + 9 использованных БСО, выводите остаток.
- Храните испорченный бланк и реестр.
- Один раз в 12 месяцев проводите инвентаризацию.
- Ждёте налоговую проверку и через месяц по приказу создаёте комиссию и действуете в соответствии с главой 4 Постановления МФ РБ от 18.12.2008 № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»:
«15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчётности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».
«16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчётности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции (по истечении месяца после налоговой проверки), по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчётности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчётности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению».
«17. Списанные бланки строгой отчётности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трёхдневный срок акт на списание бланков строгой отчётности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения».
«18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чём составляется акт об уничтожении бланков строгой отчётности по форме, утверждённой руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).
Акт об уничтожении бланков строгой отчётности в трёхдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем)».
С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»
Действующие предписания отечественных актов нормотворчества допускают применение местными предприятиями и предпринимателями бланков БСО. Указанные формуляры могут использоваться хозяйствующими субъектами в строго определенных случаях и с непременным соблюдением обязательных требований по их получению и расходованию. Одним из элементов учетных процедур является составление акта на списание бланков строгой отчетности. Образец поименованного документа доступен для ознакомления по тексту ниже.
Использование БСО вместо кассовых чеков
- оказания бытовых услуг населению;
- розничной продажи периодики, мороженого, разливных напитков, ценных бумаг и билетов на транспорт;
- отпуска товаров на рынках и ярмарках.
Списание БСО
Правительство Постановлением от 06.05.2008 N 359 ввело в действие Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которым предусмотрело два возможных метода изготовления БСО:
- типографским способом на бумажном носителе;
- с помощью специализированных систем.
Важно отметить, что в случае изготовления формуляров на бумажном носителе предусмотрены некоторые особенности:
- при получении БСО;
- для списания испорченных бланков строгой отчетности.
Оприходование документов производится ответственным сотрудником, а также членами специальной комиссии, созданной приказом руководителя, и отражается в журнале учета БСО.
Для случаев списания формуляров также существует отдельная процедура, предусматривающая некоторые особенности ее оформления.
Акт списания бланков строгой отчетности
Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.
При этом обязательным условием для надлежащего списания бланков строгой отчетности является их хранение не менее 5 лет, а также:
- участие в процедуре уничтожения БСО членов комиссии;
- составление акта о списании испорченных бланков строгой отчетности.
Важно отметить, что отечественная система нормотворчества не предусматривает каких-либо специальных требований при составлении описываемого акта о списании БСО коммерческими организациями.
Но Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н ввел в оборот Акт о списании бланков строгой отчетности , являющийся обязательным для предприятий бюджетной сферы.
Официальную форму акта на списание бланков строгой отчетности
Следует особо подчеркнуть, что предписания отечественных законодательных актов не содержат запрета на использование указанного выше официального формуляра коммерческими компаниями или предпринимателями.
Каждый субъект хозяйственных отношений вправе прибегнуть к помощи утвержденного Минфином документа или утвердить свою форму, участвующую в порядке списания бланков строгой отчетности.
Непременным условием для правильного оформления описываемого акта является наличие в нем обязательных сведений:
- о наименовании предприятия и его реквизитах (организационной форме, адресе, ИНН, телефонах, руководстве);
- указание на материально ответственного сотрудника, членов комиссии и реквизитов соответствующего приказа;
- перечня подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
- подписей всех лиц, участвующих в описываемой процедуре;
- даты изготовления формуляра.
В качестве заключения важно отметить, что соблюдение указанных выше требований выступает непременным условием для признания процедуры уничтожения документов надлежащей.
В целях облегчения процесса заполнения описываемого формуляра по ссылке ниже можно ознакомиться с образцом акта на списание бланков строгой отчетности.
Образец заполнения акта на списание бланков строгой отчетности
Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.
При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.
По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.
Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.
Необходимые сведения
Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.
Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.
Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.
При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.
БСО можно использовать в следующих случаях:
Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:
- при расчетах между юридическими лицами;
- если за наличные средства реализуются товары.
Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.
К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:
- базовые определения;
- возможные причины;
- правовая база.
Базовые определения
Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.
К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:
- наличие и безналичные денежные расчеты;
- фискальный режим/память/данные;
- государственный реестр ККМ;
- платежный терминал/банкомат;
- журнал учета БСО;
- приказ на списание, акт.
Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.
Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.
| Наличные денежный расчет | Операция, когда деньги передаются непосредственно наличными средствами. Безналичный расчет – оплата при помощи специальной банковской карты. В независимости от способа перечисления средств необходимо выдавать платежный документ. Он может быть различного типа |
| Фискальная память | Энергозависимая память, применяемая в машинах ККМ. Используется для регистрации различных данных при осуществлении денежных операций. Фискальный режим – режим, в котором осуществляется регистрация всех данных на обозначенную выше память. Вся техника, применяемая для регистрации денежных операций, обязательно регистрируется в специальном государственном реестре |
| БСО | Документ, в котором отражаются данные при осуществлении оплаты за услуги, товары. Сама аббревиатура расшифровывается как «бланк строгой отчетности» |
| Журнал учета БСО | Реестр в бумажном формате, ведется на предприятии или же у ИП (индивидуальном предпринимателе). Приказ на списание, акт – документ, составляемый когда подходит срок утилизации БСО. Данный момент отражается в действующем на территории законодательстве |
Возможные причины
Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.
Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:
Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.
В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.
Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и , приказов списания бланков строгой отчетности.
Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.
Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой . Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.
Правовая база
Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.
Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:
Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.
Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.
Порядок списания БСО в бюджете
Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.
Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, .
Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:
- документальное оформление — заполнение акта, формирование приказов, образец заполнения;
- отражение проводками.
Документальное оформление
В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.
Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.
Заполнение акта
Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:
- порядковый номер акта;
- наименование учреждения;
- индивидуальный налоговый номер;
- дебет счета;
- комиссия в составе;
- форма по ОКУД;
- в правой части обязательно указываются специальные коды (ОКПО, КПП, кредит счета);
- обозначаются лица, которые входят в специальную экспертную комиссию;
- обозначить приказ, которым осуществляется само назначение;
- указывается период, в течение которого осуществляется списание.
После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.
Сама таблица включает в себя следующие разделы:
- бланк строгой отчетности — номер, серия;
- причина списания;
- дата уничтожения.
После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:
- руководителя предприятия;
- иных членов комиссии (не менее 3).
В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.
Формирование приказов
Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.
Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:
| Отражается состав комиссии | Которая в обязательном порядке должна проверить процесс движения бланков строгой отчетности |
| Устанавливается полный перечень документов | Который относится к бланкам строгой отчетности |
| Устанавливается перечень работников | Которые ответственны за учет, а также сохранность, составление бланков |
| Определяется место постоянного хранения бланков рассматриваемого вида | Например, это может быть сейф бухгалтерии |
| Обозначается лицо, ответственное за исполнение всех приказов | Составленных относительно хранения, списания и утилизации БСО |
Бланки строгой отчетности должны быть обязательно пронумерованы. Существуют определеннее стандарты их составления. Не допускается печатать их на обычном ПК.
Для составления данных документов требуется использовать:
- специальные средства автоматизации;
- средства типографии.
В то же время акт списания и приказ составляются на персональном компьютере. Процедура составления приказа, в отличие от акта, законодательством не регламентирована. Потому формироваться он может в произвольном формате.
Но имеются определенные регламенты работы с подобного рода документами. Необходимо отражать в них установленные законодательством данные.
Образец заполнения
Рассматриваемого типа документы имеют большое количество самых разных особенностей. По возможности стоит обязательно со всеми ними ознакомиться.
Проще всего заранее обзавестись верно составленными образцами. Найти их можно на авторитетных ресурсах в интернете.
Отражение проводки
При осуществлении различных операций с БСО обязательно необходимо соответствующим образом отражать все нюансы в бухгалтерской отчетности.
Для этого используются проводки вида:
Процесс отражения ликвидации, порчи или же списания полностью стандартен и является идентичным вне зависимости от того, каким образом реализуется процедура бухгалтерского учета (1С/вручную). По возможности стоит изучить все моменты заранее.
Налоговая при проведении как и иных проверок всегда пристальное внимание уделяет именно проводкам с БСО. Так как через такую документацию нередко реализуются всевозможные коррупционные схемы.
Списание бланков строгой отчетности должно обязательно происходит в соответствии с действующими законодательными нормами.
В противном случае возможно наложение административной ответственности со стороны контролирующих организаций. Важно помнить о правилах написания приказа о создании акта.
Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.
Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?
Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.
Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.
Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.
Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:
- Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
- Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
- Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.
Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:
- Д20 (26) – К10;
- – К006.
Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.
Акт на списание бланков строгой отчетности – образец
Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.
Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:
- названии предприятия с приведенными его реквизитами;
- материально ответственном человеке;
- составе комиссии и приказе, утвердившего его;
- списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
- дате изготовления формуляра.
Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.
