Оборотные ведомости (ОВ) позволяют обобщить показатели учетных регистров за месяц, подвести итоги и сопоставить полученные результаты. Данные отчеты позволяют оценить правильность ведения бухучета и корректность отражения совершаемых операций. Бухгалтерская оборотная ведомость – это один из удобных методов контроля корректности отражения проводок на счетах по итогам месяца.
Как выглядит оборотная ведомость
Внешне данный отчет выглядит как таблица, в которой последовательно отражаются сведения по всем используемым счетам с указанием месячного оборота, начального и конечного сальдо. Каждому счету посвящается самостоятельная строка, по графам которой проводится распределение показателей. Читайте также статью: → “ .ОВ состоит из граф:
- Порядковый номер строки;
- № и название счета;
- Сальдо на начало месяца с распределением по дебету и кредиту;
- Месячные обороты;
- Сальдо на конец месяца с распределением по дебету и кредиту.
Информация для заполнения берется из счетов, применяемых фирмой для отражения стоимостных показателей совершаемых операций. Конечное сальдо, указанное в ОВ по каждому счету, получается в результате следующих арифметических действий:
- Для активных счетов – Начальный остаток по Деб. + Месячный оборот по Деб. – Месячный оборот по Кред., полученный результат должен соответствовать конечному сальдо по счету;
- Для пассивных счетов – Начальный остаток по Кред. + Месячный оборот по Кред. – Месячный оборот по Деб..
По факту заполненной ОВ за месяц подводятся общие итоги по каждой графе. Полученные результаты позволяют выявить ошибки, а также установить место, где они допущены.
Компания в учетной политике закрепляет формы оборотных ведомостей, которые будут использованы при составлении ежемесячных отчетов. При желании допускается использование шахматных ведомостей, в которых показываются только месячные обороты по счетам без начальных и конечных остатков. Право организации самостоятельно определиться с той формой ведомости, которая будет наиболее удобной и наглядной. Выбор подлежит закреплению в политике фирмы. Читайте также статью: → “ .
Какие бывают оборотные ведомости
Выделяют следующие разновидности:
- По синтетическим счетам – в данном отчете последовательно показываются месячные показатели по всем счетам, входящим в рабочий план компании. Ведомость позволяет в целом оценить деятельность фирмы за месяц, сопоставить активы и пассивы, равенство которых подтверждает правильность проведенного за месяц бухучета;
- По аналитическим счетам – отчет составляется по каждому отдельному счету в разрезе по его составляющим. Подобные ведомости позволяют установить расхождения между показателями аналитических и синтетических счетов;
Ведомость по синтетическим счетам
ОВ позволяет определить, правильно ли вносились двойные записи на счета бухучета, все ли суммы были отражены корректно. По результатам подготовленной оборотной ведомости можно обнаружить расхождения и несоответствия.
Составляемые ежемесячно ОВ по синтетическим счетам позволяют сразу определять ошибки и быстро их устранять. При подведении годовых итогов формируется бухгалтерский баланс, где должно выполняться равенство имеющихся у компании активов и пассивов. Невыполнение данного условия ведет к долгим поискам ошибочных данных в учете.
Оформляемые по итогам каждого месяца ведомости позволят исключить подобную ситуацию и сократят время подготовки годового баланса. Для оборотной ведомости, формируемой по синтетическим счетам, характерно обязательно соблюдение следующих равенств по дебету и кредиту:
- Начальных остатков;
- Оборотов за месяц;
- Конечных остатков.
Соответствие указанных показателей связано с:
- механизмом формирования проводок, когда сумма фиксируется и по дебету, и по кредиту 2-ух счетов;
- особенностями оформления баланса, когда общая величина активов совпадает с общей величиной пассивов в любой момент времени.
Невыполнение равенства граф ведомости означает присутствие ошибок в учете, необходимость их поиска и исправления.
Ошибка может быть вызвана такими причинами:
- Неправильно выбраны счета для корреспонденции;
- Сумма операции не внесена единоразово в дебет и кредит разных счетов;
- Неправильно произведено суммирование месячных значений по счетам (арифметическая ошибка).
Данные оборотные ведомости применяются при формировании баланса, показатели синтетических счетов распределяются между балансовыми статьями.
Пример оборотной ведомости по синтетическим счетам
На 01.11 организация имеет такие остатки по счетам:
| № счета | Название | Остаток на 01 нояб. по дебету | Остаток на 01 нояб. по кредиту |
| 10 | Материалы | 140 | |
| 41 | Товары | 67 | |
| 51 | Р/с | 123 | |
| 60 | Расчеты с поставщиками | 187 | |
| 71 | Расчеты с подотчетными лицами | 100 | |
| 80 | УК | 243 |
Операции в течение ноября:
| Сумма | Описание операции | Дебет | Кредит |
| 100 | Введено в эксплуатацию ОС, приобретенное подотчетным лицом | 01 | 60 |
| 100 | Оплачена стоимость ОС за счет подотчетных средств | 60 | 71 |
| 72 | Поставлены на приход МЦ от поставщика | 10 | 60 |
| 72 | Оплачен счет, представленный поставщиком за МЦ | 60 | 51 |
| 36 | Оприходованы поступившие от поставщика товарные ценности | 41 | 60 |
| 192 | Переданы МЦ в производство | 20 | 10 |
Для формирования ОВ за ноябрь нужно выполнить следующие действия:
- Перенести в ведомость наименования счетов;
- Указать начальные остатки, зафиксированные на 01.11;
- Перенести суммы по совершенным за ноябрь операциям из журнала в дебет и кредит участвующих счетов;
- Посчитать конечное сальдо по каждому приведенному счету;
- Подвести итоги – суммировать значения по каждой графе;
- Сверить полученные итоговые результаты за месяц на предмет равенства начальных, конечных сальдо и месячных оборотов по кредиту и дебету.
ОВ принимает такой вид:
| № строки | № счета | Сальдо на 01нояб. | Обороты за ноябрь | Сальдо на 30нояб. | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 1 | 01 | 100 | 100 | ||||
| 2 | 10 | 140 | 72 | 192 | 20 | ||
| 3 | 20 | 192 | 192 | ||||
| 4 | 41 | 67 | 36 | 103 | |||
| 5 | 51 | 123 | 72 | 51 | |||
| 6 | 60 | 187 | 172 | 208 | 223 | ||
| 7 | 71 | 100 | 100 | ||||
| 8 | 80 | 243 | 243 | ||||
| Итого | 430 | 430 | 572 | 572 | 466 | 466 | |
В строке «Итого» видно соблюдение равенств необходимых показателей. Нужно проверить выполнение контрольных сопоставлений между суммарной величиной кредитового и дебетового оборота, указанных в строке «итого» ведомости и итоговых показателей по оборотам из журнала учет операций за месяц. При несовпадении следует заняться поиском ошибок и их исправлением.
Своевременное формирование оборотных ведомостей позволяет минимизировать ошибки в учете и быстро устранять выявленные несовпадения. Гораздо проще найти ошибку в деятельности за месяц, чем искать ее потом при подведении годовых итогов в балансе.
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Рассматриваемые отчеты отличаются от рассмотренных выше отсутствием выполнения равенства значений по кредиту и дебету. Объясняется это тем, что при отражении сумм или других показателей на аналитических счетах не действует принцип двойной записи, который обязателен при оформлении проводок на синтетических счетах. Нужное значение вносится в кредит или дебит одного аналитического счета.
Аналитические счета удобно использовать, когда нужно провести разделение показателей для наглядного бухучета. Как правило, аналитика ведется по счетам, учитывающим взаиморасчеты с другими лицами (покупателями, поставщиками, другими контрагентами), по счетам, отражающим данные по товарным и материальным ценностям, где каждое наименование товаров или материалов учитывается отдельно.
Формируется столько аналитических счетов, сколько это необходимо бухгалтеру для получения наглядной картины осуществления деятельности организацией. Учет на таких счетах можно организовать в стоимостном и натуральном выражении. В этом случае таблицу ведомости дополняют графой для указания натурального измерителя.
Как правило, сначала формируются ведомости по аналитическим счетам, после чего с их помощью подготавливаются отчеты по синтетическим счетам.
Особенно актуальны рассматриваемые отчетные ведомости при их оформлении по данным активно-пассивных счетов, где дебетовые и кредитовые итоги за месяц позволяют правильно составить месячный отчет по синтетическим счетам. При выявлении расхождений в ОВ, сформированной по синтетическим счетам, можно, анализируя аналитические показатели, провести быстрый поиск места, где допущены ошибки.
Пример ведомости по аналитическим счетам
Организация ведет аналитику по счету 62 с разбивкой по покупателям. У фирмы 3 покупателя – ООО «Звезда», ООО «Луна» и ООО «Марс». Данные показываются в рублях, поэтому для отражения сведений за месяц удобно использовать ту же форму оборотной ведомости, которая применялась при подведении итогов по всем счетам.
На 01.11 сальдо следующие:
- ООО «Звезда» – 34000 по кредиту;
- ООО «Луна» – 18000 по дебету;
- ООО «Марс» – 24000 по дебету.
За ноябрь были совершены следующие операции, касающиеся указанных покупателей:
| № п/п | Описание операции | Сумма |
| 1 | Отгружен товар ООО «Звезда» | 48000 |
| 2 | Получена безналичная оплата от ООО «Звезда» | 4000 |
| 3 | Поступила безналичная оплата от ООО «Луна» | 18000 |
| 4 | Отгружен товар ООО «Марс» | 12000 |
| 5 | Получена безналичная оплата от ООО «Марс» | 24000 |
Оборотная ведомость по 62 счету:
| № п/п | Название покупателя | Сальдо на 01нояб. | Обороты за ноябрь | Сальдо на 30нояб. | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 1 | ООО «Звезда» | 34000 | 48000 | 4000 | 10000 | ||
| 2 | ООО «Луна» | 18000 | 18000 | – | – | ||
| 3 | ООО «Марс» | 24000 | 12000 | 24000 | 12000 | ||
| Итого | 42000 | 34000 | 60000 | 46000 | 22000 | – | |
Для того чтобы сформировать бухгалтерский баланс, надо составить ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость). Она представляет собой бланк, в котором содержатся остатки состоянием на начало, конец промежутка расчета сальдо, ещё сюда входят данные по дебету, кредиту за этот период для каждого субсчёта. Ведомости бывают разных видов: по аналитическим, синтетическим счетам и шахматные. ОСВ возможно сделать лишь после составления проводки по счетам: списания себестоимости, начисления амортизации, подсчета всех форм прибыли.
Итак, все данные подготовлены, осталось заполнить таблицу , которую легко можно скачать в интернете. Шапка её состоит из пяти основных колонок: № счета, его наименование, “Остаток на начало месяца”, “Обороты за этот месяц”, “Остаток на конец нынешнего месяца”. Три последние разделены ещё на подразделы: “Дебет”, “Кредит”.Скачайте прямо здесь на портале:
Теперь в первый столбик вписываем номера используемых вами счетов, во второй – названия их (основные средства, вложения, товары, расходы на реализацию и т.д.), внизу – “Итого”. Далее внимательно заполняем третью колонку, разделенную на: “Дебет, “Кредит”. Внизу сразу же считаем сумму введённых данных. Таким же методом без ошибок пишем “Обороты” за текущий месяц и “Остатки”. Сведите итог, сложив все цифры, находящиеся в столбцах. Если ОСВ составлена правильно, то результаты дебета, кредита в каждой колонке будут совпадать попарно. Давайте рассмотрим пример составления шахматной ОСВ или “шахматки”, как её прозвали бухгалтера. Эта ведомость представляет собой горизонтальные колонки, в которых записывают номера счетов по кредитам и вертикальные столбики, где размещаются перечни счетов по дебету. Заполняют её таким образом, вначале перечисляют все № счетов, внимательно, ничего не пропуская. Затем на пересечении колонок разносим суммы, выведенные в проводке, соответствующие номерам субсчетов. Количество горизонтальных строчек, вертикальных колонок равно общему числу счетов и совершенно не ограничено. После заполнения шахматки остаётся подсчитать результаты по горизонтали и вертикали.Тут посмотрите примеры:
При арифметическом вычислении результат должен быть идентичным, как для вертикальных, так и горизонтальных столбцов. Если не совпали данные, то в расчетах ошибка. Понадобится полная проверка шахматной таблицы. После этого бухгалтер формирует балансовый отчёт.Не так и сложно оформить оборотно-сальдовую ведомость по данным проводок. Главное – не наделать ошибок в документации, так как ОСВ имеет важное значение для компаний и предприятий. Ещё бы, ведь на основании конечных результатов этой таблицы выписывают другие отчетности в контролирующие организации. А те в свою очередь обнаружив неточности, начисляют штрафы, что является убытком для фирмы.
Хозяйственная деятельность организации отражается в бухгалтерском учёте с помощью ряда стандартных отчётов. Среди самых распространённых – оборотно-сальдовая ведомость, представляющая собой отчёт обобщённого характера.
Документ содержит в себе начальные и конечные остатки отчётного периода и обороты по дебету и кредиту за этот же период для каждого счёта. Заполняется он в табличном варианте каждый месяц, причём счета упорядочивают в порядке возрастания номеров.
Зачем нужен данный документ
Такой документ уместен для аналитической работы, при его составлении используют данные только из нужных проводок, представленных в обобщённом виде. То есть, такая ведомость нужна для систематизации, а также контроля правильного отражения фактов хозяйственной деятельности на бухсчетах . Исходя из результатов данного документа формируется баланс предприятия, обращаясь к соответствующим сальдо по счетам.
Учёт данных именно по этой ведомости требуется в случае необходимости анализа показателей, рассчитать которые нельзя на основе укрупнённых данных баланса или отчёта о прибыли.
Также анализ по данному документу актуален, когда надо вести учёт на любую дату, не дожидаясь конца отчётного периода. Такое преимущество особо актуально для управленческого учёта.
Подводя итоги отчётного периода, в данном регистре для бухгалтера может быть полезной информация о происхождении какого-либо счёта. Углублённый анализ финансового состояния организации, в том числе оценка структуры и динамики показателей даёт возможность отслеживать их качественные изменения, выявлять причины и факторы данных процессов.
Его разновидности
Исходя из объекта анализа, а также способа подачи информации выделяют несколько видов оборотно-сальдовой ведомости: по синтетическим, аналитическим счетам и шахматную :
- В первом случае определяют, корректно ли произведена разноска по счетам. Данный документ один на все счета и является главным при формировании баланса. В нём размещают общую информацию о текущем состоянии, изменении и остатках активов и пассивов предприятия.
- Ведомость по аналитическим счетам даёт возможность проследить движение в рамках одного счёта.
- Что касается шахматного варианта, то его основной задачей является обобщение хозяйственных операций за отчётный месяц. Он не показывает сальдо, а предоставляет информацию только по оборотам. Данный регистр заполняют, используя журнал операций, а не счета учёта, как в случае с синтетической ведомостью.
Разбор данной документации на примере вы можете посмотреть на следующем видео:
Порядок заполнения
Данная ведомость выполняет вспомогательную, можно сказать, служебную роль и не регламентирована законом. Однако, для её заполнения используют конкретную форму и общие положения бухгалтерского учёта.
Форма содержит:
- наименование ведомости;
- реквизиты компании, которая её составляет;
- период;
- данные бухгалтерского учёта, отражающиеся в регистре;
- единицы измерения объектов учёта;
- должны быть указаны должностные лица, ответственные за составление документа, и проставлены их подписи.
Что касается непосредственно данных, то ведомость содержит номер счёта и его расшифровку, сальдо по дебету и кредиту на начало периода, обороты за период, сальдо на конец периода
.
При возникновении необходимости внесения исправлений в обязательном порядке указывают дату изменения и подписи лиц, ответственных за проведённые операции.
Для каждого из видов регистра можно обозначить свои особенности составления:
- В случае с ведомостью по синтетическим счетам,
при заполнении берут начальное сальдо, а также обороты по счетам. После этого способом расчёта выводят конечное сальдо. Правильно сформированный документ должен иметь несколько равенств конечных сумм:
- Во-первых, это остатки на начало отчётного периода по дебету и кредиту. Объясняется это равенство тем, что сальдо по дебету равняется активам на начало периода, а по кредиту – сумме источников данных средств.
- На основе принципа двойной записи следует такое равенство – обороты по дебету и кредиту счетов. Здесь сумма операции отражается по дебету и кредиту различных счетов. Когда суммы разнятся, это говорит о допущении ошибок.
- Последнее равенство должно быть по остаткам активов и пассивов на конец отчётного периода. Оно показывает баланс предприятия, так как вытекает из равенства средств и их источников.
- Отчёт по аналитическим счетам
формируют отдельно к каждому конкретному счёту по разным характеристикам. Таким образом, данная ведомость может быть составлена:
- по номенклатуре (то есть иметь вид натурально-стоимостного учёта);
- по количеству (учёт лишь в денежной форме);
- по категориям (учёт счетов с разными кредиторами и дебиторами).
В результате, итоги данного регистра должны быть равны итогам по синтетическому счёту.
- Название шахматной ведомости обязано форме заполнения, то есть сумма осуществлённой операции должна быть записана на пересечении соответствующей строки и столбца. В таблице вертикальному столбцу соответствует перечень счетов по дебету, в то время как горизонтальная строка является счетом по кредиту. Суммарное количество строк и столбцов равняется всем счетам учёта, имеющих начальное сальдо, а также по которым осуществлялось движение в отчётном периоде.
Самое главное, чтобы в результате значения оборотов совпали, что будет свидетельствовать о правильности внесения всех данных хозяйственных операций и корректно рассчитанных итогах. После этого можно приступать к заполнению бухгалтерской отчётности.
Оборотно-сальдовая ведомость - официальный документ, являющийся доказательством совершения хозяйственных операций. На его основании готовятся другие акты, предоставляемые в контролирующие органы. Аудиторы уделяют ему особое внимание, и ошибка в документальном оформлении может дорого обойтись.
Особенности документа
Вся информация о счетах, которые были применены в отчетный период, заносится в специальную таблицу. В ней должна быть указана дата, номер счета, дебетовый и кредитовый обороты, начальное и конечное сальдо. Получилось не что иное, как оборотно-сальдовая ведомость, с помощью которой формируется бухгалтерский баланс. Рассматриваемый документ может иметь разный вид: по синтетическим, аналитическим счетам, шахматный. Предприятие выбирает для себя оптимальный вариант в зависимости от степени практичности и удобства.
Как составить оборотно-сальдовую ведомость
Составление документа по синтетическим счетам базируется на использовании двойной записи. В нем должны быть написаны все используемые на предприятии счета обобщенных сведений о наличии и движении активов, имущества, обязательств. Для каждого счета предназначена отдельная строка, в которой следует указать начальное и конечное сальдо. В случае, если денежных операций по какому-либо из счетов не было произведено, указывается только значение остатка средств в начале и конце рассматриваемого временного интервала. Существует один важный принцип: оборотно-сальдовая ведомость составлена правильно, если соблюдаются следующие условия:
а) сумма дебетовых начальных сальдо по счетам равна кредитовой;
б) величина дебетовых оборотов по счетам равна кредитовым;
в) итог сальдо на конец года по дебету должен быть таким же, что и по кредиту.
Оборотно-сальдовая ведомость по аналитическому счету
Аналитические счета могут вестись в натуральном и денежном выражении. Необходимы для подробного учета активов и их источников.
Они характеризуют не только общую стоимость, но и вид, наименование, количество, категорию и прочее, уточняя данные синтетических счетов. Аналитический учет необходим для того, чтобы контролировать сохранность материальных ценностей.
Пример аналитического учета
На предприятии ООО «Звезда» требуется выполнить аналитический учет счета 71 (расчеты с подотчетными лицами). Тогда к нему создаются аналитические счета по фамилии, имени и отчеству сотрудников: Алексеев В.В. , Волкова М.И., Свиридов А.А, Мельников Ф.Ф., Петухова В.В., Федотова А.А., Федоров О.А. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 будет иметь следующий вид:
Начальное сальдо | Конечное сальдо |
|||||
Наименование счета | ||||||
Алексеев В.В. | ||||||
Волкова М.И. | ||||||
Свиридов А.А. | ||||||
Мельников Ф.Ф. | ||||||
Петухова В.В. | ||||||
Федотова А.А. | ||||||
Федоров К.И. | ||||||
Следует иметь в виду, что такая ведомость не будет содержать три пары одинаковых итогов, потому что она показывает не взаимосвязь между операциями, а раскрывает движение денег по определенному синтетическому счету.
В бухгалтерии под оборотно-сальдовой ведомостью понимают отчет, в котором прописана информация о движении денежных средств и их остатках на счетах на конец и на начало месяца.
Как правило, ОСВ заполняется в виде таблицы. Данный документ оформляется после амортизационных начислений, полного списания государственных затрат, начисления налоговых обязательств и сознания финансовой отчетности.
На основании тех данных, которые были указаны в данном документе, и создаются статьи бухгалтерского баланса . Кроме того, данный отчет нужен еще и для того, чтобы проконтролировать правильность отображения проводок и систематизировать информацию, поступившую о них.
Необходимость
Как уже и было сказано выше, ОСВ позволяет анализировать факторы, влияющие на количественное и качественное изменение статей бухгалтерского баланса: так, опираясь на такой тип отчета и сопоставляя полученную информацию с иными фактами хозяйственной деятельности, можно сделать выводы о том, по каким причинам изменились финансовые результаты , и, сопоставив все факты, принять необходимые меры.
Такой термин, как оборотно-сальдовая ведомость в нормативных актах Российской Федерации не закреплен, а потому фактически данный документ используется неофициально. Однако на практике он довольно широко распространен и используется большинством бухгалтеров.
Лишь косвенно применение данного документа предопределено ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» . В итоге данный нормативный акт предусматривает, что:
- Информация, прописанная в первичных документах, отображается в регистрах бухучета, а затем здесь же и накапливается.
- Для государственных организаций форма документа утверждаются нормативно-правовыми актами, а для частных – руководством.
Еще один значимый фактор, предопределяющий использование современным организациями – это Приказ Минфина РФ №119н , в котором утверждены указания, касающиеся бухучета запасов российских предприятий. Используется несколько понятий :
- Ведомость оборотного типа – это источник, в котором фиксируются суммы расходов и приходов, остатки на конец и начало отчетного периода, а также суммы на счетах, которые им соответствуют.
- Ведомость сальдового типа в свою очередь является документом, который соответствует оборотному источнику, но при этом в нем никак не отображён расход и приход изделий.
Есть и другой фактор в пользу того, чтобы работать именно с оборотно-сальдовой ведомостью. Так, ФНС зачастую требует во время проверок именно этот документ, как для налогового мониторинга, так и для классического взаимодействия с лицами, уплачивающими налоги.
Как составить
Существует три вида документа , различающихся по типу составления:
- Составляемые по аналитическим счетам.
- Ведомости, заполняемые по сумме тех значений, которые отображаются в синтетических счетах.
- Ведомости комбинированного типа, составляемые по двум типам ведомостей, указанным выше.
Заполнение документа по первому типу может существенно отличаться в разных организациях. Как именно будет выглядеть классический документ ОСВ по аналитическим счетам? Обычный документ, составленный по пассивному либо активному счету, как правило, состоит из нескольких пунктов :
- Название того счета, о котором идет речь.
- Сальдо, которое приходится на долю кредита и дебета на начало месяца.
- Обороты, осуществляемые по тому же кредиту и дебету на протяжении всего месяца.
- Сальдо, приходящееся на конец месяца.
Смотря на то, какой именно счет отображается в документе, пассивный или активный, дополнительно указывается увеличение суммы в разделе Дебет и уменьшение в разделе Кредит, если речь идет об активных счетах, либо наоборот, если оформляется пассивный счет.
Пример заполнения
Разберем пример заполнения на 71 счете. Один из работников предприятия, например Иванов, получил денежные средства в размере 200000 рублей, приходящиеся на хозяйственные нужды. А работник той же организации Петров получил 20000 рублей на командировочные.
Соответственно, и тому, и другому сотруднику нужно будет отчитаться о своих затратах и предоставить соответствующие документы.
Через неделю сотрудник Иванов в подтверждении своих действий принес авансовый отчет, где числилось 9000 рублей. Такой же документ принес и Петров, но только на 19000 рублей.
От сюда вопрос – каким образом составлять ОСВ по , где будут указаны хозяйственные операции?
Такой документ будет составлен в виде таблицы, где графы буду обозначаться следующим образом :
| Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
Причем в первом столбце будут зафиксированы:
- Синтетический счет.
- Субсчет, по которому так же были проведены операции, но лишь в том случае, если он входит в план счетов, который будет использован организацией.
- Аналитические признаки, по которым можно определить данный субсчет. Здесь признаки могут быть любыми, но чаще всего они представляют инициалы тех сотрудников, которым были доверены наличные средства.
Столбцы в документе заполняются на основании информации, взятой из учетных документов. Если же документация заполняется вручную, то в ОСВ вводится каждая из фиксируемых операций в хронологическом порядке. Что же до компьютерных бухгалтерских программ, то ведомости формируются в режиме онлайн автоматически.
- Дт.71.01 Кт.50 — 10000;
- Дт.71.01 Кт.50 — 20000.
- Для начала вписываем две суммы в графу Дебет напротив соответствующих им признаков счета (в данном случае это будут фамилии сотрудников).
- Далее суммируем два числа, которые и помогут сформировать дебет, и указываем получившуюся цифру 30000 рублей в графе Дебет напротив счета.
- Если не было каких-то других операций по счету, то получившуюся сумму еще раз дублируют напротив 71 счета.
Когда сотрудниками будут предъявлены чеки и отчеты, оформляются проводки :
- Дт.10 Кт.71.01 — 9000;
- Дт.26 Кт.71.01 — 19000.
В ОСВ дополнительно указываем следующие данные :
- Вписываем чеки на 9000 и 19000 напротив инициалов сотрудников в графе Кредит.
- Суммируем данные по кредитным операциям, чтобы получить сумму 28000.
В том случае, если начальное сальдо равняется нулю, то для того, чтобы рассчитать сальдо на конец месяца и продублировать его в ОСВ, нужно вычесть из больших сумм, расписанных в столбцах под ячейкой Обороты на конец месяца, меньшие.
Если первые зафиксированы в разделе Дебет, а вторые — в Кредит, то результаты подсчетов указываются в разделе Дебет, находящемся под ячейкой Сальдо на конец месяца. Здесь оно будет состоять из:
- 1000 рублей по отчётам сотрудника Иванова (данная сумма и будет прописана напротив его фамилии);
- 1000 рублей по отчетам сотрудника Петрова (также фиксируется напротив соответствующей фамилии).
После введенных данных в столбце Дебет, расположенным под ячейкой Сальдо на конец периода, напротив самого счета следует просуммировать все аналитические признаки счета (в данном примере это 2000 рублей). Это же значение следует продублировать и напротив счета 71 под ячейкой Сальдо на конец месяца.
В итоге по результатам операций в ОСВ фиксируется дебетовое сальдо, рассчитанное по 71 счету. И общая сумма такого сальдо составит 2000 рублей.
А вот образец того, как будет выглядеть результат по всем вышеперечисленным операциям:
| Счет (субсчет) / Аналитические признаки субсчета | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 71 | 30000 | 28000 | 2000 | |||
| 71.01 | 30000 | 28000 | 2000 | |||
| Иванов | 10000 | 9000 | 1000 | |||
| Петров | 20000 | 19000 | 1000 |
Требования к форме
К данному документу предъявляются некоторые требования , которых следует придерживаться во время оформления. Их не так много, поэтому грамотный бухгалтер сможет справиться с поставленной задачей. Итак, какие же требования предъявляются к ОСВ?
- Информативная составляющая данного документа обязательно должна состоять из таких пунктов, как обороты, осуществляемые по счету за весь месяц, сколько осталось денежных средств на данном счете на начало и на конец месяца, расшифровка указанных в ОСВ счетов, а так же № указанного счета.
- Каждый вид ведомости имеет свои собственные значения, признаки и особенности. А потому во время его оформления необходимо знать, что документ будет правильно составлен лишь в том случае, если он содержит в себе три равенства.
- Общее количество денежных средств по дебету на начало месяца должно полностью соответствовать кредиту, отчет которого так же приходится на начало месяца. В основном такое правило действует потому, что те денежные средства, которые принадлежат компании, одномоментно являются и источником для формирования, и активами.
- В отношении тех оборотов, которые относятся к дебету, так же действует правило, по которому они должны равняться кредиту. Здесь равенство будет достигнуто благодаря двойной записи. Например, заработная плата, выплачиваемая сотрудникам, может стать одновременно и задолженностью перед работниками, и затратами, понесенными организацией.
- Еще одно равенство выражается в том, что сумма активов, которые принадлежат компании, должна быть равна сумме ее обязательств. Здесь так же, как и в примере выше, работает правило двойной записи.
- ОСВ, оформленная по аналитическим счетам, дает возможность получить наиболее полную информацию – в том числе о количестве товара, видам контрагентов, а так же наличии ассортимента.
- Шахматная ОСВ оформляется специально для того, чтобы учитывать обороты по кредиту и дебету. Правило двойной записи значит, что активы компании одновременно становятся и его обязательствами перед контрагентами.
Главное при оформлении такой ведомости – совпадение значений оборотов, что будет говорить о том, что итоги действительно рассчитаны корректно, а данные в хозяйственные операции внесены правильно. После сверки можно переходить к заполнению бухгалтерского учета.
Еще один пример по заполнению ОСВ представлен ниже.
