На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Обязательные реквизиты первичного документа
Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
- дата составления;
- наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
- содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
- натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
- должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
- личные подписи сторон.
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.
Формы первичных документов
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Виды первичных документов
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
Документы по учету торговых операций
- ТОРГ-12;
- Товарный ярлык;
- Универсальный передаточный документ.
Документы по учету основных средств
- ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
- ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
- ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».
Кассовая первичка
Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.
Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
- КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
- КО-4 «Кассовая книга»;
- КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.
Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.
Оформление самых разных первичных учетных документов - составная часть ежедневной деловой практики любого предприятия. Первичные учетные документы используются в кадровой и финансовой деятельности. В настоящей статье речь пойдет об оформлении и хранении этих документов.
Из статьи вы узнаете:
Обязательные формы первичных учетных документов
Первичные документы содержат учетные сведения, на основании которых осуществляется подтверждение выполнения действий по управлению или хозяйственных операций. В хозяйственной и организационной деятельности фирмы такие бумаги используются очень широко.
В самом общем виде документооборот любой организации можно классифицировать на три большие группы:
- Управленческие документы . Посредством деловых бумаг данной группы осуществляется прием и передача административных управленческих решений. К ним же можно отнести бумаги, в которых содержится информация, используемая для составления различных отчетов. В свою очередь, на основании этих отчетов и принимаются управленческие решения;
- Кадровые документы . Данные бумаги содержат сведения о кадровом составе предприятия, данные по учету кадров, а также об организации работы с персоналом. Сюда же относятся сведения о ротации кадров, данные об изменении должностей, увольнении работников. Сведения о поощрениях и наказаниях также входят в состав данной группы. Наконец, графики отпусков, штатное расписание и все первичные бумаги по учету кадров - еще один вид кадровых документов.
- Бухгалтерские и финансовые документы. Эти бумаги содержат сведения о хозяйственной и производственной деятельности предприятия. В эту группу включается плановая, бухгалтерская, аналитическая и финансовая отчетность, различные договоры, нормативно-правовые акты и все первичные документы бухгалтерского учета.
Типовые формы первичных учетных документов
В 2017 году разные формы первичных документов существуют как в кадровом, так и в бухгалтерском делопроизводстве. Сюда же относятся оправдательные и подтверждающие документы, содержащие исходные сведения о разных видах организационной и хозяйственной деятельности организации. В виду того что, первичные документы, которые были оформлены согласно установленным правилам, обладают юридической значимостью, то эти бумаги становятся подтверждением факта производства организационного действия или факта выполнения некоторой хозяйственной операции и заполнение их осуществляется непосредственно после того, как данный факт произошел.
Перечень форм первичных учетных документов
Кадровый и бухгалтерский учет ведется на основании типовых форм первичных документов. Таким образом, данные деловые бумаги делятся соответственно на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.
Например, к первичным бумагам кадрового учета относятся личная карточка работника, приказ о представлении отпуска или приказ о переводе сотрудника, штатное расписание, график отпусков, приказ об увольнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, если оно продолжает использоваться организацией в 2017 году, приказы о поощрении и наказании сотрудников.
Виды бухгалтерских первичных документов гораздо разнообразнее. Например, к ним относятся ведомости по учету рабочего времен, расчеты с работниками по поводу оплаты труда, свидетельства кассовых и торговых операций, кассовые чеки, полученные в результате расчетов с физическим лицами при свершении сделок, расчетные и платежные документы, ведомости учета основных средств и нематериальных активов и многое другое.
Следует иметь в виду, что первичные документы по своему происхождению могут быть разделены на внешние и внутренние . Внешние, т.е. входящие из внешних источников, представляют собой различные платежные поручение, платежные требования, требования-поручения и счета фактуры. Внутренние, т.е созданные внутри компании, бывают четырех видов: распорядительные, бухгалтерские, исполнительные и комбинированные.
Читайте также:
В 2017 году основным документом, на основании которого осуществляется создание архивов организаций и хранение первичных документов всех рассмотренных выше типов, остается Федеральный закон от 22 октября 2004 №125 ФЗ. Как следует из этого законодательного акта, сроки хранения деловой документации определяются не только федеральными, но другими нормативным актами.
Применение форм первичных учетных документов
С введением несколько лет назад нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» стали не обязательными к применению формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В связи с этим перед работникам кадровой службы, бухгалтерии и ДОУ встал закономерный вопрос - нужно ли разрабатывать свои собственные формы или продолжать пользоваться старыми, которые были утверждены Госкомстатом?
Применение старых форм
Для того, чтобы разработать собственные варианты бланков форм первичной учетной документации, работникам указанных подразделений необходимы специальные знания и опыт. Принимая решение о разработке собственных форм, нужно четко оценить целесообразность этого шага.
Существующие унифицированные формы продолжают оставаться актуальными и выполнять свою учетную функцию. Более того, если они адекватны деловым процессам в организации, то смысла в переходе на новые формы нет.
Следует также иметь в виду, что работники контролирующих органов более снисходительны к старым формам и с предубеждением относятся к новым. Трудовой спор, если таковой возникнет, будет легче выиграть, если вы используете старые формы первичной документации.
Еще одни аргумент в пользу прежних форм - если вы ведете учет документации с помощью программных средств, то продолжение использования унифицированных форм не потребует внесения изменений в существующие системы.
Для некоторых компаний, прежде всего, совместных предприятий или филиалов иностранных фирм в России переход на новые формы может быть очень актуален. Дело в том, что им приходится одновременно вести учет по законам своей страны, и по российскому законодательству. Разработка своих собственных форм, которые учтут все реквизиты, необходимые по законодательству обеих стран, поможет им избежать двойного составления документов.
Следует иметь в виду, что даже если вы примете решение сохранить делопроизводство с использованием старых форм, вам придется внести в них некоторые коррективы. Например, удалить коды ОКУД и ОКПО, убрать ссылку на Постановление Госкомстата, выделить место для расшифровки подписи лица, подписывающего документ (фамилии и инициалов) и т.д.
Применение новых форм
Первым этапом разработки новых форм должно стать определение исполнителя этого задания. По закону ответственность за разработку таких форм лежит на лице, занимающемся ведением бухгалтерского учета. Проблема в том, что к первичным документам относятся не только бухгалтерские бумаги, но и кадровые. Работник бухгалтерии может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства. Следовательно, к разработке новых форм нужно подключить сотрудника отдела кадров.
Наша рекомендация по созданию унифицированных форм для предприятия заключается в том, что шаблонную часть бланка необходимо формулировать очень кратко, избегая возможности двойного толкования текста. Желательно использовать шаблоны, трафареты, стандартные фразы и выражения: «Контроль за исполнением (название документа) возложить на (должность и фамилия), «В связи с….», «Принимая во внимание…», «На основании…».
Не спешите отказываться от тех форм, которые часто используются - табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание - можно создать новые формы на их основе. Если старые формы кажутся вам излишне перегруженными данными, вы можете их упростить и удалить некоторые строки, графы или избыточную информацию.
Приведем пример. Существует стандартная форма № Т-3 «Штатное расписание ». В ней есть графы 6, 7 и 8, предназначенные для фиксирования надбавок, которые установлены работнику. Если нет необходимости в этих графах, их можно удалить.
Мы разработали бухгалтерскую учетную политику. Правильно ли мы понимаем, что утверждать в ее составе нужно все применяемые нами формы первички: как разработанные самостоятельно, так и применяемые по унифицированным формам?
Формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно, нужно привести в качестве приложений к бухгалтерской учетной политике п. 4 ПБУ 1/2008 . Туда должны попасть:
- разработанные вами формы документов, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм;
- унифицированные формы, которые ваша организация дополнила своими реквизитами.
Если же вы будете использовать формы документов, утвержденные Росстатом (Госкомстатом), не внося в них никаких изменений, то делать их приложением к учетной политике не надо. В этом случае достаточно указать, что первичные учетные документы вы составляете по унифицированным формам. Это можно сделать, добавив, например, такую фразу:
«Для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни организацией применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:
- Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств”;
- Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”;
- Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” и др...».
Впервые учетную политику и приложения к ней утверждают приказом руководителя в течение 90 дней со дня внесения сведений о создании организации в ЕГРЮЛ. Затем не надо каждый год утверждать новую учетную политику или издавать приказ о продлении действия старой. Если нужно, учетную политику можно изменить или дополнить ст. 313 НК РФ ; пп. 4 , 8, 9 , 10 ПБУ 1/2008 .
Бухгалтерскую учетную политику и учетную политику для целей налогообложения можно составить: в виде двух отдельных документов либо в виде одного документа с двумя разделами (один — по вопросам бухгалтерского учета, а другой — по вопросам налогового).
Вариант приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики:
Общество с ограниченной ответственностью «Белый лебедь»
ПРИКАЗ № 10
об учетной политике
г. Подольск
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Приказываю:
1. Утвердить Положение об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета на 2016 г. (далее — Положение) (приложение к настоящему Приказу), в том числе альбом форм первичных учетных документов, являющийся приложением к Положению.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову Ольгу Константиновну.
С приказом ознакомлен (-а):
27 июня 2016 г.Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?
Базовые сведения
Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.
Объектами учета признаются:
- заготовка исходного сырья для производственного процесса;
- закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
- траты на осуществление производственной деятельности;
- движение производимой продукции и незавершившегося производства;
- объем готовой продукции;
- отгрузка и продажа продукции;
- расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
- отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
- прочее.
Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.
Основные понятия
Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.
Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.
То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.
Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.
По истечении определенного периода сведения из учетных регистров в сгруппированном виде перемещаются в бухгалтерскую отчетность.
Основными видами первичных документов считаются:
- платежные поручения;
- / и т.д.
Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.
Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.
Отдельного внимания заслуживает . По сути, данный документ вряд ли первичен, поскольку не обрисовывает конкретную хозяйственную операцию, являясь приложением к первичному документу.
Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения по НДС. Однако одновременно потребуется предъявить накладную или акт.
В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.
Каковы их функции
Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.
При этом за проведение операций устанавливается ответственность для некоторых исполнителей за реализованные операции.
В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.
То есть в первичных документах сохраняются данные обо всех хозяйственных действиях организации. Первичная документация хранится для обеспечения личных нужд предприятия, а также для предоставления контролирующим структурам.
Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.
Действующая нормативная база
Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».
Но хотя применение некоторых унифицированных форм не считается обязательным, ничто не препятствует их применению.
Решение по этому поводу принимается руководителем субъекта экономической деятельности. Именно он утверждает формы для первичных документов по представлению лица, ответственного за ведение бухучета.
На бланке код располагается в верхнем правом углу. Если хозоперация оформляется с применением не стандартного бланка, а при помощи независимо разработанной формы, то «код» прописывать не обязательно.
В соответствии с п.19 данного положения не допустимо присутствие исправлений, помарок и подчисток либо применения корректирующих средств в банковской документации, приходных/расходных кассовых ордерах, прилагаемых квитанциях и документах, их замещающих.
В случае выявления погрешности банковские и кассовые документы не могут приниматься к исполнению. Требуется их повторное составление с учетом основных требований.
Важно, что неверно оформленные или попорченные кассовые документы не подлежат уничтожению. Их необходимо перечеркнуть, а затем приложить к кассовому отчету (реестру, ) за день их выписки.
Возникающие нюансы
В процессе составления и оформления первичных документов возникает немало различных нюансов. Среди основных можно отметить следующие:
| Подписывает первичный документ лицо из специально утвержденного списка | Перечень лиц, располагающих правом на подпись первичных документов, определяется руководителем организации при согласовании с главбухом. Если документы касаются операций финансового характера, то подписывает их руководитель и ответственное . Факсимильным способом воспроизводить подпись руководителя в процессе оформления первичных документов запрещено |
| Составлять первичный документ следует на момент свершения | Хозяйственной операции или сразу по ее завершению. Составленный спустя некоторое время документ законным не признается |
| Исправлять банковские и кассовые документы запрещено | В прочие первичные документы допускается внесение исправлений, но только при наличии подтверждающих подписей ответственных лиц и указании даты внесения поправки |
| Необходимо тщательно проверять правильность оформления первичных документов | Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет однозначно признать документ официальным подтверждением. Даже если налогоплательщик сумеет доказать законность документа посредством сопутствующей документации, ему придется потратить немало времени на дискуссионные споры и возможно, судебные тяжбы |
| Обязательным требованием является оформление первичных документов | На государственном языке в национальной валюте. При наличии документов на иностранном языке необходимо осуществить их перевод на русский язык |
Что такое двусторонний документ
В некоторых случаях при оформлении первичной документации допускается использование двустороннего первичного документа. Таковым выступает форма универсального передаточного документа (УПД).
Видео: первичные документы
Бланк УПД это функционирующая форма счета-фактуры, каковая дополнена непременными показателями первичной документации.
Статус «1» у УПД позволяет данным документом заместить не только счет-фактуру, но и акт либо накладную.
При этом УПД одновременно применяется при расчетах по и при признании расходов в процессе налогообложения прибыли. УПД, обладающий статусом «2» замещает лишь акт или накладную.
В УПД объединены элементы счета-фактуры и первичного документа о подтверждении свершения хозоперации. В законодательстве не имеется запрета на оформление счетов-фактур или накладных с двух сторон одного бумажного носителя.
Нужно ли ставить печать
К числу обязательных реквизитов первичных документов печать не относится. Упоминание о ней не содержится в ст.9 ч.2 ФЗ №402.
Следовательно, ставить печать необходимо, если организация использует собственную разработку документа, который предусматривает наличие печати.
Но в то же время обязательно нужно заверять печатью те документы, для которых наличие печати предусмотрено в законодательном порядке. Например, к таковым относятся счета-фактуры и .
Также необходимость наличия печати может обуславливаться учетной политикой организации либо соглашением сторон.
Кто несет ответственность за их сохранность
Ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует организации сохранять первичную документацию, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность на протяжении установленного срока.
Согласно стандартам государственной организации архивного дела данный срок не может быть меньше пяти лет. В процессе хранения надлежит обеспечивать защиту от несанкционированных правок.
Любые исправления должны быть аргументированы и подобающим образом удостоверены. Содержание регистров бухучета и бухгалтерской отчетности представляет собой коммерческую тайну.
За разглашение ее, имеющие доступ к информации лица несут ответственность в соответствии с нормами законодательства РФ. Первоначально хранятся первичные учетные документы в закрытых шкафах под началом главбуха организации.
Должным образом обработанные документы передаются на хранение в архив. Непосредственно за их сохранность несет ответственность собственник предприятия.
Наличие первичных учетных документов это неотъемлемая составляющая деятельности любой организации.
Без них практически невозможно нормальное существование предприятия. Потому столь важно знать и соблюдать порядок составления и оформления первичных документов.
Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций. Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством. СодержаниеВажные аспекты Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? Каков их срок хранения Вы...
Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
по назначению;
по объему отраженных в них операций;
по способу использования;
по числу учитываемых операций;
по месту составления;
по способу заполнения.
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
К организационно -распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.
Унифицированные формы первичной учетной документации
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.
Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную.В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210).Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемымии могут изменяться.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы);
код формы;
дату составления;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
личные подписи и их расшифровки.
Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.
