С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Инвентаризация является одним из инструментов контроля организации за своими ценностями и обязательствами. Инвентаризация проводится на предприятии ежегодно для корректировки сведений учета. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов утверждаются приказами руководителя организации.

Порядок проведения инвентаризации

Регламент осуществления инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации (утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995). Обязательность проведения инвентаризации ежегодно устанавливается Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 . Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливаются в каждой организации самостоятельно и фиксируются приказами директора.

Инвентаризация - это процедура ревизии имеющихся у предприятия имущества, ценностей, обязательств и сравнения с данными бухгалтерского учета. Итоги инвентаризации позволяют корректировать учетные сведения и налоговые обязательства. Выявление результатов инвентаризации происходит в несколько этапов.

Первоначально руководитель организации объявляет о начале проведения инвентаризации на предприятии и утверждает комиссию по инвентаризации. В состав комиссии могут входить:

• члены администрации, представители руководства организации;
• главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по определенному участку на предприятии;
• другие работники организации, являющиеся специалистами в отдельных сферах (например, юрист, работник финансового отдела и др.).

В состав комиссии не включаются лица, ответственные материально, однако они присутствуют при осуществлении ревизии. Комиссия по инвентаризации должна состоять не менее чем из двух человек. На нее будет возложена обязанность по оформлению итогов инвентаризации.

Перед осуществлением ревизии комиссия должна располагать последними приходными и расходными документами. Они позволяют зафиксировать остатки до начала инвентаризации. Расписки лиц, ответственных материально, фиксируют сдачу всех расходных и приходных документов в бухгалтерию и означают, что ценности, за которые они несли ответственность, оприходованы, а выбывшие из пользования - списаны.

В ходе своей деятельности комиссия исследует обозначенные руководителем имущество и обязательства.

Оформление результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации комиссия заносит полученные в ходе процедуры сведения в инвентаризационные описи (акты). Засвидетельствовать информацию, отраженную в актах (описях), обязаны лица, ответственные материально. Так они подтверждают свое присутствие при осуществлении ревизии.

Для анализа результатов инвентаризации сведения, полученные в ходе инвентаризации, сличаются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения недостач или выявления излишков заполняется сличительная ведомость. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии, в нее вносят данные по имуществу или обязательствам, по которым есть расхождения. Для подведения итогов инвентаризации по каждому из исследуемых участков существует установленная форма описи и ведомости (например, инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1 и сличительная ведомость инвентаризации основных средств ИНВ-18).

После сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета проводится заседание комиссии по инвентаризации. В ходе заседания происходит определение результатов инвентаризации, предлагаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. Итогом собрания является протокол. Факт отсутствия расхождений либо их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

Протокол и ведомость передаются руководителю организации. По итогам их рассмотрения будет принято окончательное решение.

Приказ по результатам инвентаризации (образец)

Руководитель предприятия рассматривает акты инвентаризации, сличительные ведомости, протокол заседания комиссии и ведомость учета результатов, которые были получены в ходе осуществления ревизии. На основании этих документов директор принимает окончательное решение в отношении итогов инвентаризации и утверждает его приказом об итогах инвентаризации.

В приказе указываются наименование организации, ее организационная форма, дата приказа, перечисляются документы, которыми руководствуется директор при принятии решения. Приказом утверждаются результаты инвентаризации, назначается исполнитель приказа и ответственный, контролирующий его исполнение. Обязательным реквизитом приказа об утверждении результатов инвентаризации является порядок устранения расхождений, установленных в ходе осуществления ревизии. Распоряжение руководителя подписывается им, а также визируется бухгалтером для подтверждения ознакомления. Приказ передается в бухгалтерский отдел для исполнения. Этот документ будет служить основанием для действий бухгалтерии в части списания недоимки на убытки либо оприходования излишков по установленной цене.

​ образец приказа об утверждении результатов инвентаризации

Почему итоги инвентаризации необходимо оформить документально

Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они применяются для проверки полноты бухгалтерского учета и достоверности отраженных в нем сведений. Применение документов позволяет комиссии по инвентаризации сделать вывод о том, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета. По итогам ревизии может быть выявлено значительное отклонение реальных данных от отраженных в учете.

В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного материально, и взыскать с этого лица убытки, которые обоснованы и подкреплены документами.

Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации являются неотъемлемыми условиями, играющими важную роль как внутри предприятия, так и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов.

Все организации обязаны обеспечить достоверность учета. Для этого они должны периодически проводить инвентаризацию имущества и обязательств. О том, как отразить ее результаты в учете, расскажет статья.

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

Общие положения

Порядок проведения инвентаризации регулируется рядом документов:

– Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н;

– Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49.

Инвентаризация проводится для выявления фактического наличия имущества, сопоставления его с данными бухгалтерского учета и проверки полноты отражения в учете обязательств. Она может быть добровольной и обязательной.

Сроки проведения добровольных инвентаризаций, их количество, перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель фирмы. Например, наличие товаров и денег в кассе можно проверять ежеквартально, внеоборотные активы – раз в год. Конкретные сроки инвентаризации нужно определить в учетной политике фирмы.

Обязательную инвентаризацию проводят в следующих случаях:

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не раньше 1 октября отчетного года;

– при смене материально-ответственных лиц;

– при выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества;

– при стихийных бедствиях, пожаре или других чрезвычайных ситуациях;

– при реорганизации или ликвидации организации и др.

Порядок проведения инвентаризации

Проверяют имущество по месту его нахождения и материально-ответственным лицам.

Для этого нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В ее состав должны войти представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. Он утверждается приказом руководителя организации. В инвентаризации обязательно участвуют материально-ответственные лица. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии ее результаты считаются недействительными.

По результатам проверки фактического наличия ценностей составляются инвентаризационные описи или акты (формы с ИНВ-1 по ИНВ-17). Затем они сверяются с данными бухгалтерского учета. При расхождении полученных цифр составляются сличительные ведомости (формы ИНВ-18 и ИНВ-19). Формы учетной документации по инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88.

Результаты инвентаризации отражаются в учете в том месяце, когда она была закончена, а итоги годовой проверки проводят записями декабря.

Учет излишков

Если в ходе инвентаризации имущества фактически его оказалось больше, чем по данным бухучета, то излишки относятся на внереализационные доходы и в бухгалтерском, и в налоговом учете. На это указывают пункт 3 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пункт 20 статьи 250 Налогового кодекса.

Приходуются излишки по рыночной стоимости. Об этом сказано в пункте 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина от 29 декабря 2001 г. № 119н), в пункте 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утверждены приказом Минфина от 20 июля 1998 г. № 33н), а также в пункте 5 статьи 274 Налогового кодекса. Принципы определения рыночной цены приведены в статье 40 Налогового кодекса.

Пример

По состоянию на 1 декабря 2003 года в ЗАО «Ракета» проведена годовая инвентаризация. В ходе ее выявлены излишки досок в количестве 1,5 кубических метра. Их рыночная цена за 1 кубический метр составляет 8000 руб. без учета НДС.

Бухгалтер «Ракеты» по итогам инвентаризации сделал в учете запись:

Дебет 10 Кредит 91-1

– 12 000 руб. (8000 руб. х 1,5 куб. м) – приняты к учету излишки материалов.

–конец примера–

Учет недостач

Недостачи, как правило, выявляются чаще, чем излишки. Порядок их списания зависит от наличия утвержденных министерствами и ведомствами норм естественной убыли. Недостачи в пределах таких норм списываются на издержки производства или обращения, а сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то эти убытки списываются на финансовые результаты. Однако в любом случае недостача сначала отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие материальные ценности учитываются по фактической себестоимости, а основные средства – по остаточной.

В налоговом учете потери от недостачи и порчи товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли считаются материальными расходами. Но только в случае утверждения этих норм в порядке, который установлен постановлением Правительства от 12 ноября 2002 г. № 814. Если это сделано раньше, то на сумму недостач уменьшать облагаемую прибыль нельзя.

Пример

В производственном отделе аптеки в ходе инвентаризации выявлена недостача этилового спирта в количестве 0,2 л на сумму 108 руб. Она образовалась при изготовлении лекарственных средств.

Приказом Минздрава от 20 июля 2001 г. № 284 норма естественной убыли по спирту этиловому равна 1,9 процента к его количеству, реализованному за период между инвентаризациями.

Для установления нормативного количества спирта бухгалтер сделал расчет.

С момента предыдущей инвентаризации при изготовлении лекарств использовано 11 л спирта, поэтому на затраты можно списать 0,209 л (11 л х 1,9%) спирта.

Таким образом, на расходы по производству можно списать недостачу в полном объеме (0,2 < 0,209).

В учете сделаны проводки:

Дебет 94 Кредит 10-1

– 108 руб. – выявлена недостача спирта;

Дебет 20 Кредит 94

– 108 руб. – списана на расходы недостача в пределах норм естественной убыли.

Поскольку данная норма утверждена до установления порядка Правительства (до 12 ноября 2002 г.), в налоговом учете сумма недостачи не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

–конец примера–

Сверхнормативную недостачу должен возместить виновник (ст. 238–243 ТК). Причем НДС по недостающему имуществу надо восстановить, если он ранее был предъявлен к вычету. Если налог еще не предъявлен к вычету, то его надо списать за счет виновного в недостаче.

В учете недостача сверх норм и при их отсутствии отражается проводками:

Дебет 94 Кредит 01, 04, 10, 40, 43

– выявлена недостача;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– восстановлен ранее зачтенный НДС по недостающему имуществу;

Дебет 94 Кредит 19

– включен в стоимость недостающих ценностей восстановленный НДС;

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94

– отнесена на счет виновного лица недостача (включая НДС);

Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

– удержана из зарплаты работника сумма недостачи.

Обратите внимание: размер удержания из зарплаты работника при каждой ее выплате ограничен 20 или 50 процентами (ст. 138 ТК).

Если виновники недостачи не установлены или суд отказал в ее взыскании, то убытки списываются в дебет счета 91-2 «Прочие расходы». В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса эти убытки признаются внереализационными расходами. Но только при наличии документа из милиции, подтверждающего отсутствие виновных.

В ходе инвентаризации бывают ситуации, когда у материально ответственного лица одновременно выявляются недостача и излишки. Если это материальные ценности одного наименования, то возникшую пересортицу можно исправить в учете, сделав зачет излишков и недостач. Причем только в равных количествах.

Обратите внимание: взыскание недостачи с виновного лица, списание ее на расходы, зачет излишков и недостач производятся по письменному распоряжению руководителя фирмы.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности числящихся в учете сумм дебиторской и кредиторской задолженности, реальности их взыскания. В ходе ее проверяется состояние расчетов с банками, бюджетом, внебюджетными фондами, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами и т. д.

Оформление

Расчеты с банками обязательно сверяются на конец каждого года. Обычно при отсутствии расхождений с фирмой заполняется и подписывается специальный бланк, выданный каждым банком. Если в банковских выписках обнаруживаются ошибки, они, как правило, устраняются сразу, не дожидаясь очередной инвентаризации.

Для сверки расчетов с бюджетом в налоговую инспекцию делается официальный запрос. На основании запроса фирме выдается акт, в котором указаны виды налогов, начисленные по каждому из них суммы (на основе деклараций), фактические поступления налоговых платежей, суммы недоимок и переплат, а также пеней и штрафов. Выявленные расхождения устраняются либо в учете фирмы, либо в учете ИМНС.

Сверки расчетов с внебюджетными фондами фирмы проводят регулярно при сдаче квартальной отчетности.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями также составляются акты сверки. В них указываются даты и номера документов на отгрузку, стоимость товаров (в том числе НДС) по каждому документу, даты и суммы оплаты. Как показывает практика, подготовить и согласовать акты сверки со всеми контрагентами, особенно на крупных фирмах, невозможно. Да это, на наш взгляд, и необязательно. С большинством из них можно согласовать остатки задолженности по телефону. И лишь с теми, у кого с вашей фирмой постоянные контакты или имеется долго не погашенная задолженность, имеет смысл провести письменные сверки. Они должны быть подписаны обеими сторонами.

Особое внимание следует обратить на наличие дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что в общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК). Но к отдельным видам обязательств могут применяться сокращенные сроки исковой давности. Просроченную задолженность необходимо списать на основании акта инвентаризации, обоснования и приказа руководителя фирмы.

Списание кредиторской задолженности

Задолженность поставщикам за товары, работы или услуги, как правило, числится в учете с НДС. Согласно пункту 18 статьи 250 Налогового кодекса, просроченная кредиторская задолженность относится на внереализационные доходы. При этом НДС по ней списывается на внереализационные расходы (подп. 14 п. 1 ст. 265 НК):

Дебет 60, 76 Кредит 91-1

– списана кредиторская задолженность;

Дебет 91-2 Кредит 19

–отнесен на внереализационные расходы НДС по списанной кредиторской задолженности.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, присоединяются к прочим расходам в бухгалтерском учете (п. 12 ПБУ 10/99), а в налоговом – относятся на финансовые результаты (подп. 2 п.2 ст. 265 НК). Фирма, применяющая метод начисления, может создавать резерв по сомнительным долгам. В этом случае нереальные к получению долги она вправе списать за счет этого резерва.

В бухучете резерв создается на всю сумму задолженности, включая НДС. Об этом МНС не раз высказывалось. Недавно оно подтвердило свою позицию в письме от 5 сентября 2003 г. № ВГ-6-02/945 в ответе на вопрос 2.

При наличии резерва списание дебиторской задолженности отражается проводкой:

Дебет 63 Кредит 62, 76

– списана дебиторская задолженность за счет резерва по сомнительным долгам.

Если резерв не создается или его недостаточно, то списание такой задолженности оформляется проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 62, 76

– списана дебиторская задолженность на финансовые результаты.

Списанная задолженность уменьшает облагаемую налогом прибыль на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса. При этом нужно учесть ограничения размеров резерва, устанавливаемых статьей 266 кодекса.

Обратите внимание: задолженность, списанную из-за неплатежеспособности должника, нужно в течение пяти лет учитывать за балансом на случай ее возможного погашения. Для этого используется счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Если фирма работает «по оплате», то возникает проблема с НДС. По мнению Минфина и МНС, его надо начислить в момент списания задолженности (письмо Минфина на частный запрос от 6 января 2000 г. № 04-02-05/1 и письмо ГНИ по г. Москве от 26 февраля 1999 г. № 12-14/6898). Доводы чиновников, приведенные в письмах, небесспорны. Однако несмотря на то, что в данном случае нет прекращения встречного обязательства, как требует пункт 2 статьи 167 Налогового кодекса, по нашему мнению, НДС все же следует начислить. Хотя бы для того, чтобы не ставить фирмы, уплатившие налог «по отгрузке» в неравное положение с теми, кто работает «по оплате».

Расчеты с работниками

При проведении инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда, подотчетным суммам и т. д. проверяются сроки их выдачи. Просроченные суммы не выданной зарплаты переносятся на счета депонентов, депонированные суммы с истекшим сроком исковой давности списываются на финансовые результаты. Просроченные подотчетные суммы необходимо включить в доход работника и начислить по ним НДФЛ. Сделать это надо в том месяце, когда работник должен был сдать авансовый отчет.

Провести в конце года инвентаризацию - святой долг бухгалтера. И каким бы скучным ни казался этот процесс, никуда от него не денешься. Речь пойдет не только о том, как ее провести, но и о возможных инвентаризационных ошибках. В статье вы найдете их конкретный перечень. Вооружившись такой полезной информацией, вы оградите себя от нежелательных последствий ошибок.

Публикация

В процессе работы организация приобретает различное имущество, рассчитывается с поставщиками и покупателями, выдает и получает кредиты и займы. Все эти сведения отражаются на счетах бухгалтерского учета, формируя финансово-экономические показатели деятельности предприятия.

Достоверность этих показателей не вызывает сомнение, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и обязательств. Проверить, соответствуют ли они данным бухгалтерского учета, поможет инвентаризация.

Прямо в цель

Выявить фактическое наличие имущества, сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, а в случае недостачи, излишков или порчи материальных ресурсов определить виновных лиц - таковы цели инвентаризации. Если при пересчете попадутся бракованные материальные ресурсы, потребуется сформировать обоснованные заключения и подготовить документы для их уценки и списания.

И это далеко не все цели инвентаризации. Вам придется также принять меры по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списать в установленном порядке обязательства по истечении сроков давности и пр.

Порядок проведения инвентаризации определяется приказом об учетной политике и должен соответствовать требованиям приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). Провести ее могут постоянно действующая, рабочая или разовая комиссии. При этом в инвентаризации обязательно должны участвовать материально ответственные лица.

«Отделаться» инвентаризацией только одного участка не удастся. Проверить придется все имущество организации, все виды финансовых обязательств. Имущество, которое не принадлежит организации, но числится в бухгалтерском учете, например на хранении, арендованное или полученное для переработки, - не исключение.

Итоги «переписи» оформляются документально. Чтобы отразить полученные результаты в учете, используйте типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не удивляйтесь «древней» дате этого документа - он все еще действует. Если хотите, можете разработать собственные формы. Но помните: они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (наименование документа, дату его составления и т. д.).

Но прежде чем говорить об оформлении результатов инвентаризации, разберемся, когда организация вправе, а когда обязана ее проводить.

Добровольно-принудительный режим

Инвентаризация может проводиться добровольно. Но есть случаи, когда провести ее просто необходимо. Перечислим их. Итак, инвентаризация обязательна:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

если установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации.

Как видите, этот перечень достаточно обширный. Но есть организации, которые предпочитают не проводить инвентаризацию, когда это необходимо. Благо, их число не так велико (см. рисунок). Помните, что, хотя штраф за непроведенную инвентаризацию не установлен, отсутствие первичных документов об этом мероприятии все же образует состав налогового правонарушения по статье 120 Налогового кодекса.

Нет документов - плати штраф 5000 рублей. А если нет документов по проведенной годовой инвентаризации минимум за два года, то штраф составит 15 000 рублей.
И все же преобладающее большинство участников опроса высказались за инвентаризацию во всех необходимых случаях.

Несмотря на то что, например, материально ответственные лица в одних организациях меняются нечасто, а в других - каждый месяц, инвентаризация в конце года обязательна для всех. Чтобы вам лишний раз не изучать методичку, напомним об этапах, по которым она проводится.

Этап № 1. Готовим «почву»

Для начала руководитель организации должен издать приказ по форме ИНВ-22. В ней определяют содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, сроки представления документов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно рассортировать все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, которая предшествует подсчету остатков материальных ценностей. Во-первых, она пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности, во-вторых, проверяет весы и мерную тару. Кроме того, материально ответственные лица представляют комиссии отчеты со всеми документами, подтверждающими движение ТМЦ и денежных средств.

Они дают также расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.

Если в учреждении материально ответственного лица нет, то им считается руководитель.

Комментарий специалиста

Е. Диркова, аудитор, генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»:
«Для проведения инвентаризаций в каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включают представителей администрации, работников бухгалтерии, а также других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Если у компании заключен договор на проведение аудиторской проверки и имеются значительные объемы материально-производственных запасов, то при их инвентаризации должен присутствовать аудитор. Такой порядок установлен пунктом 2 Правила (стандарта) № 17 Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696). По распоряжению руководителя компании представитель аудиторской организации может быть включен в состав инвентаризационной комиссии».

Этап № 2. Опись по факту

Затем описывается имущество и обязательства, т. е. проводится их вещественная и документальная проверка.

После того как проверено наличие материальных ценностей, составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Для каждого вида имущества заполняют свою форму такого документа - например, по результатам инвентаризации основных средств - ИНВ-1, нематериальных активов - ИНВ-1а, товарно-материальных ценностей - ИНВ-3 и т. д. (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Этап № 3. «Подобьем» результаты

Далее инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь сравниваются данные учета и инвентаризации, а после составляется сличительная ведомость. Она оформляется только по тем активам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний). Например, если обнаружены излишки основных фондов, составляется сличительная ведомость ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей - ИНВ-19.

Когда будете составлять сличительные ведомости, учитывайте пересортицу товарно-материальных ценностей. Помните, что недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого. Не забывайте про суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и то, что потери списываются в пределах норм естественной убыли.

На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Этап № 4. Документы - на подпись!

Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения. Одновременно издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.

А самое каверзное в инвентаризации - ошибки. Ведь она может поднести сюрпризы не только в виде излишков и недостач имущества.

В таблице приведены возможные ошибки и их последствия. Надеемся, подготовленный материал поможет вам их не совершать. А на будущее помните - не ошибается тот, кто ничего не делает.

Таблица. Инвентаризационные ошибки и их последствия

№ п/п	Ошибка	Последствие
	Неверно оформлен приказ руководителя на проведение инвентаризации, а именно: не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества	Нет оснований для того, чтобы проводить инвентаризацию и, следовательно, признать ее результаты
	Во время проведения инвентаризации документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии
	Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
	У материально ответственных лиц не взяты расписки, согласно которым все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию	Выявленные в результате инвентаризации нарушения можно оспорить, предъявив документы, оформленные в период проведения инвентаризации
	Нарушена процедура инвентаризации: данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием, а не наоборот	Из-за возможного искажения фактического наличия некоторые нарушения могут быть не выявлены
	На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях
	На каждой странице нет записей «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» (для форм, в которых такие подписи предусмотрены)	На основании такого документа претензии к материально ответственному лицу предъявить невозможно
	На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены)	Если будут выявлены недостачи, предъявить претензии к материально ответственному лицу невозможно
	Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии	Исправления считаются недействительными
	Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные строки (строки не прочеркнуты)	Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации
	Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним лицам в помещение, в котором хранятся инвентаризационные описи	Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации