Рано или поздно, любой специалист кадровой службы сталкивается с вопросом о том, как составить приказ об изменении фамилии. Возможно, одна из сотрудниц выйдет замуж или разведется, либо по другой причине произойдут изменения в персональных данных.

Основания

Согласно нормам Закона 152-ФЗ, к персональным данным относят фамилию, имя, отчество, дату рождения и так далее. Если гражданин изменяет хотя бы какие-то данные о себе, то он обязан позаботиться о том, чтобы во все имеющиеся документы были внесены соответствующие изменения.

Действующим законодательством предусмотрено, что человек, пожелавший изменить свою фамилию после заключения брака или по другой причине, получает соответствующий документ, и на основании его производится смена паспорта и других документов. Для службы по персоналу на предприятии таким документом будет выступать заявление сотрудника, к которому прилагаются копии документов, подтверждающие смену персональных данных.

Заявление

Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.

В шапке заявления указывается, кому оно адресовано - директору предприятия - и кто его составляет. Фамилия в данном случае указывается, которая подлежит смене. Текст заявления может быть следующим:

«В связи со вступлением в брак прошу внести изменения в учетные данные обо мне, а именно изменить фамилию «…» на «…».

Приложения:

• Копия свидетельства о браке.
• Копия паспорта.
• Копия ИНН.

Заявление следует подписывать старой фамилией. Только на основании копий документов и заявления будут вноситься изменения в документы предприятия.

Структура документа

Приказ об изменении фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением всех правил, предусмотренных для распорядительных документов:

• название предприятия;
• название самого документа;
• дата и место составления;
• краткое описание приказа;
• преамбула, где прописываются основания для издания приказа (заявление, реквизиты документов);
• распорядительная часть, где указывается, кто и какие изменения должен внести в документы;
• подпись и Ф. И. О. руководителя;
• подписи и Ф. И. О. лиц, которых следует ознакомить с приказом.

Приказ

Основанием для смены учетных данных сотрудника для отдела кадров является не только заявление, но и документы, подтверждающие личность и изменение фамилии. Соответственно, перед тем как обратиться в отдел кадров, чтобы составили приказ о внесении изменений в фамилию и внесли изменения во все документы по предприятию, сотрудник обязан заменить паспорт.

Унифицированной формы такого приказа на уровне нормативных актов не предусмотрено. Тем не менее Законом 402-ФЗ предусмотрено, что такой документ должен содержать реквизиты первичных документов, которые являются основанием для составления приказа.

Образец приказа на изменение фамилии должен выглядеть следующим образом:

Вначале прописывается полное наименование предприятия. Далее пишется название документа: «ПРИКАЗ», дата и место составления. Затем описывается краткое содержание документа: «О внесении изменений в учетные данные».

Затем описываются мотивы составления документа. То есть прописываются основания: «На основании заявления Ф. И. О. сотрудника, свидетельства о браке серия, номер, паспорта, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в учетных документах предприятия относительно... (должность и Ф. И. О.), а именно изменить фамилию... на фамилию....
2. Все изменения внести до... (дата).
3. Приказ довести до сведения бухгалтерии.

Должность, Ф. И. О. и подпись руководителя предприятия.

С приказом ознакомлены: ….».

Если речь идет о школьном или дошкольном учреждении, то приказ об изменении фамилии учащегося может иметь следующую формулировку: «Внести изменения в учетные данные воспитанника группы с фамилии... на фамилию...». В данном случае основанием для составления приказа будет новое свидетельство о рождении и заявление родителей.

Классный руководитель, воспитатель, ответственный за ведение личных дел детей, на основании приказа должен внести соответствующие изменения в личное дело ребенка, который поменял фамилию.

На что обратить внимание

Независимо от того, расторгается или заключается брак, образец приказа на изменение фамилии должен содержать новую и старую фамилию сотрудника. В обязательном порядке с таким документом следует ознакомить бухгалтерию, которая вносит соответствующие изменения в расчетные документы по предприятию.

Регистрация

Приказ об изменении фамилии является документом по личному составу. Соответственно, его следует зарегистрировать именно в журнале по учету документов по личному составу.

Даты

Прежде всего, приказ в связи с изменением фамилии должен быть составлен не позднее трех дней с момента подачи заявления сотрудником.

Достаточно частый вопрос о том, какую дату указывать, то есть когда произошли изменения, с момента подачи заявления либо с момента получения свидетельства о браке или его расторжении. На самом деле, указывается дата, которой было составлено заявление. Без личного согласия сотрудника отдел кадров не вправе вносить изменения ни в один документ.

В какие документы вносятся изменения

Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:

• В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
• В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
• В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию... на фамилию... . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
• В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).

Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.

Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.

Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.

СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ

1. 
   Заявление о смене фамилии
2. 
   (или исправл в ТД - из др. источника)

1. 
   
2. 
   
3. 
   

НЕ ЗАБЫТЬ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ в ЖУРНАЛ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

2. Заявление о смене фамилии

Для чего нужен документ

Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.), сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный, но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях правильности кадрового учета в компании.

В каком виде составляется

Заявление составляется в свободной форме

К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака
Генеральному директору

ООО «Компания» Иванову И. И.

От переводчика

отдела переводов с английского языка

Маркеловой М. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить в учетных документах фамилию Маркелова на Дьякову в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о браке от 05.06.2010 № 345611099 прилагаю

Маркелова

14.07.2010

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору или исправления в ТД
Для чего нужен документ

Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения. Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.

Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более логичной и обоснованной.

В каком виде составляется

Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон).

Что обязательно должно быть в документе

В документе выражается волеизъявление сторон на изменение сведений о работнике в трудовом договоре.

ПОЗИЦИЯ № 1

образец

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

к трудовому договору от 25.01.2010 № 11-ТД.

15 августа 2010 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания») в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель» с одной стороны и Маркелова Мария Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник» с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Маркелова на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя и вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

ПОЗИЦИЯ № 2

3. Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2

Д ля чего нужен документ Личная карточка формы № Т-2 – основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные работника. Личные карточки на сотрудников должны вести все организации.

В каком виде составляется Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Что обязательно должно быть в документе Чтобы изменить фамилию и паспортные данные работника в личной карточке формы № Т-2, нужно просто зачеркнуть устаревшие сведения тонкой чертой (чтобы прежние данные читались), а рядом написать новые данные. Не забудьте о заверяющей подписи того, кто вносил изменения и дате внесения изменений

(наименование организации)

Д Юдина 16.07.2010

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

									Код
2. Дата рождения			12 июля 1975 г.						12.08.1975
(день, месяц, год)									66401
3. Место рождения				г. Смоленск			по ОКАТО
4. Гражданство			гражданка Российской Федерации				по ОКИН		1
5. Знание иностранного языка					английский	владею свободно	по ОКИН		213 3
					(наименование)	(степень знания)			014 2
					французский читаю и могу объясниться		по ОКИН
6. Образование		высшее профессиональное					по ОКИН		18
	(среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное)

				Год окончания
Смоленский государственный университет	наименование	серия	номер	1994
	диплом	ННД	7765598
переводчик	Перевод и переводоведение Код по ОКСО				031202

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалифи­кации или наличии специальных знаний				Год окончания
	наименование		серия	номер
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
	Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование					Код по ОКИН
		(аспирантура, адъюнктура, докторантура)

Наименование образовательного, научного учреждения		Документ об образовании, номер, дата выдачи	Год окончания
		Направление или специальность по документу
		Код по ОКСО
				Код
7. Профессия	переводчик		по ОКПДТР	25531
	(основная)		по ОКПДТР
	(другая)

2-я страница формы № Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на

“

25

”

января

20

10

г.):

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
Муж	Дьяков Андрей Петрович	1975

11. Паспорт:

№

87 90 546678

Дата выдачи

“

15

”

мая

2003

г.

Выдан

ОВД р-на Котловка УВД ЮЗАО г. Москвы, код подразделения 887-443

(наименование органа, выдавшего паспорт)

Паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы

Юдина 16.07.2010

…..............................................

Изменение фамилии в трудовой книжке

Для чего нужен документ

Если у работника изменились сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то работодатель по последнему месту работы должен внести соответствующие исправления в трудовую книжку. Такое правило предусмотрено пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каком виде составляется

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Что обязательно должно быть в документе

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
- паспорт,
- свидетельство о рождении,
- свидетельство о браке,
- свидетельство о расторжении брака,
- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества
- другие документы.

Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Внимание !

При изменении фамилии в связи с вступлением в брак на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о браке. Дополнительно можно сделать и ссылку на паспорт работницы с новыми реквизитами.

Фамилия Маркелова изменена на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.06.2010 Инспектор отдела кадров Юдина я еще указывала кем выдан

Трудовая книжка ТК № 1240091 Фамилия __ Маркелова ____Дьякова Имя ______Мария ______________________ Отчество _Ивановна ___________________ Дата рождения 12.08.1975 ______________ (число, месяц, год) Образование ______________высшее __________________ _______________________________________ Профессия, Специальность _переводчик Дата заполнения __ « 12» октября 20 09 г. _ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки ___________________________Маркелова _ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Колесова_____ (разборчиво)

Приказ об изменении фамилии в учетных документах
Для чего нужен документ

После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку работника.

В каком виде составляется

Приказ составляется в свободной форме

Что обязательно должно быть в документе

Приказ должен содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату, номер, место составления, подписи руководителя организации и заинтересованных лиц. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

Об изменении фамилии в учетных документах

(О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные Маркеловой М.И.)
В связи со сменой фамилии переводчика отдела переводов с английского языка Маркеловой М. И.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Изменить в учетных документах ООО «Компания», трудовой книжке, личной карточке Маркеловой Марии Ивановны фамилию Маркелова на фамилию Дьякова в связи с вступлением в брак.

Основания: Заявление Маркеловой М. И. от 14.07.2010, свидетельство о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы, паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы.
Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

С приказом ознакомлена:
Маркелова М. И. Маркелова

М.Г. Суховская, юрист

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

В материале пойдет речь о ситуации, когда ф. и. о. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали:

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011

М.Г. Шереметьева

ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек... утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2 ): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний... утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ .

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
• лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в 2-н едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФРпп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета... утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее - Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

• заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2 ), подписанное работником;
• опись документов (форма № АДВ-6-1утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п )п. 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получениип. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомостьп. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняется , . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

Фамилия — составная часть любого документа, где указывается личная информация. Граждане в силу тех или иных обстоятельств могут ее изменять, к примеру, в связи с замужеством, разводом, удочерением, усыновлением и прочее. Однако все эти изменения при наличии соответствующей подтверждающей информации необходимо фиксировать в кадровом учете и корректировать документацию. Руководитель организации может издать приказ об изменении фамилии, например, в связи с вступлением в брак, образец такого приказа можно скачать ниже.

Когда необходим приказ?

После смены фамилии работник обязан обратиться в отдел кадров со следующими документами:

• Заявлением, написанным или напечатанным в произвольной форме, его доступно составить и заранее, а документы донести потом — скачать образец заявления о смене фамилии;
• Копию нового удостоверения личности с изменениями;
• Копию подтверждающего документа, например, свидетельство из ЗАГСа.

Чтобы изменения были законными, издается приказ.

Составляет его работник отдела кадров, если данный сотрудник имеется на предприятии, или сам руководитель и заверяется директором.

Как правильно оформить приказ о смене фамилии

Приказ составляется на фирменном бланке организации. Он обязательно должен содержать:

• Реквизиты и наименование компании;
• Название документа;
• Порядковый номер;
• Дату и место составления;
• После чего указывается суть документа, в связи, с чем его составили — смена фамилии сотрудника;
• Основания;
• ФИО работника, чья фамилия меняется;
• Должность, подразделение;
• Список документации, подлежащие корректировке в связи со сменой фамилии;
• Дата, окончательного внесения изменений в отношении фамилии работника;
• Также в документе необходимо обозначить, что работник обязан заняться самостоятельно внесением новых данных в ИНН, СНИЛС, банковских реквизитах.
• Указывается сотрудник, который обязан контролировать весь процесс и ознакомить с приказом работника, сменившего фамилию.
• В конце подписывается руководитель;
• Сотрудник, сменивший фамилию;
• Сотрудник, обязанный вести контроль.

Если сменил фамилию работник, контактирующий с контрагентами, их необходимо об этом уведомить.

При смене фамилии руководителем или главным бухгалтером оповещаются налоговые органы для смены сведений в регистрационных данных.

Как вносятся изменения в документы?

После издания приказа сотрудник отдела кадров, в функции которого входят подобные обязанности вносит сведения по смене фамилии:

• В трудовую книжку;
• Журнал учета книжек;
• Личную карточку сотрудника;
• Лицевой счет;
• График отпусков;
• Трудовой контракт – для этого создается дополнительное соглашение, отражающее изменения в личной информации на основании нового удостоверения личности.

Также изменения вносятся во все документы, связанные с трудовой деятельностью работника и изданные ранее указы.

Важно: корректировка данных должна коснуться и в отношении таких документов, как ИНН И СНИЛС, номер при этом остается прежний.

Приказ об изменении фамилии составляется в стандартной форме с внесением конкретной по данному случаю информации.

Образец оформления

Образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак — скачать.

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО «Ламбада»

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

Читайте также: Восстановление свидетельства о браке

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

Читайте также: Развод с мужем, если есть несовершеннолетние дети

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО «Ламбада» отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф.И.О. указанные в страховом свидетельстве │

Приказ о смене фамилии сотрудника

Каждый человек в нашей стране, согласно законодательству, может воспользоваться своим правом и поменять фамилию или имя. Чаще всего это делают женщины, которые либо выходят замуж, либо расторгают брак. На фирме все персональные данные сотрудника отражаются во многих документах организации, которые в обязательном порядке необходимо, при предъявлении подтверждения, откорректировать.

Порядок применения приказа

Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.

Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии . Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации. После этого приказ фиксируется в книге регистрации приказов. С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника. Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.

Порядок внесения изменений в документы

На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, личная карточка работника или лицевой счет, график отпусков. Смену фамилии необходимо отразить и в трудовом договоре. для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение. Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.

Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы). Иногда данное событие требует изменение штатного расписания или издание приказа о внесении изменений в ранее действующие приказы. или, вообще, оформление нового распоряжения.

Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: «Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?» . Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР). Отметим, что номера СНИЛС и ИНН при смене фамилии не изменяются, но в соответствующих органах нужно откорректировать персональные данные, чтобы они соответствовали друг другу.

Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.

Как правильно составить приказ о смене фамилии

Приказ оформляется на фирменном бланке. который должен содержать название организации, ее адрес и реквизиты. Далее, указывается наименование документа, его номер по порядку, место оформления и дата составления.

Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.

В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.

В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.

Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2011 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2008 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.