К кассовым документам относятся: расходный кассовый ордер (РКО), приходный кассовый ордер (ПКО), кассовая книга. Рассмотрим примеры заполнения расходного кассового ордера (расходника).
Заполнение расходного кассового ордера (РКО).
Расходный кассовый ордер применяется для выдачи наличных денежных средств из кассы. Это унифицированный документ (форма КО-2). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?
Вверху расходника пишется наименование организации, его структурное подразделение (если есть). Если структурного подразделения нет, то ставим прочерк. Вверху в правой части пишутся коды организации на основании справки из Госкомстата.
"Номер документа" присваивается по-порядку по мере выдачи денег из кассы. Нумерация начинается с начала года.
Дата документа – дата выдачи денег из кассы. Она совпадает с датой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ.
В графе "Дебет" и "Кредит" указываются бухгалтерские счета операции по кассе. Они заполняются бухгалтером. Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется, если у предприятия есть такое подразделение и выдача денег осуществляется в нем.
В графе "Дебет, код аналитического учета" указывается код, если он применяется в организации, либо ставится прочерк.
"Кредит" – это счета кассы, из которой выдаются деньги. В синтетическом учете это счет 50 «Касса».
"Сумма, руб. коп." - указывается сумма, выдаваемая из кассы, цифрами.
В графе "Код целевого назначения" указываются коды, если они приняты в предприятии.
По строке "Выдать" заполняется Ф.И.О. работника организации, которому выдаются деньги, в родительном падеже.
По строке "Основание" пишется содержание финансовой операции.
По строке "Сумма" повторяется сумма, указанная выше по расходному кассовому ордеру. Она пишется с большой буквы сначала строки прописью. Копейки указываются цифрами.
В "Приложении" – указываются документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги получает работник сторонней организации, необходимо указать данные в доверенности, по которой деньги выдаются из кассы. Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру.
РКО регистрируется в журнале учета кассовых документов КО-3 и заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.
Строку "Получил" заполняет сам получатель денег. В нее вписывается полученная сумма прописью, копейки цифрами. Затем получатель денежных средств ставит свою подпись и дату. Ниже пишется наименование документа, на основании которого деньги выдаются получателю. Чаще всего это паспорт или документ, удостоверяющий личность. Зачем в расходнике нужны паспортные данные? Это необходимо в случае, если возникла конфликтная ситуация по поводу получения денег. Допустим, вам работник предъявил претензию, что деньги получал не он, тогда вы сможете это доказать его паспортными данными и подписью. Особенно это важно, когда вы выдаете деньги по доверенности, поскольку доверенность может быть липовая, например, когда работник уволился, а бланк доверенности у него остался (да, бывает и такое в практике).
Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром или уполномоченным лицом после выдачи денег по РКО. По ней кассир заверяет расходник своей подписью и ее расшифровкой.
РКО не передается на руки получателям денег. Он остается у кассира.
Бланк расходного кассового ордера можно .
Заполнение приходного кассового ордера (РКО).
Приходный кассовый ордер применяется для оформления наличных денег при их поступлении в кассу организации. Это унифицированный документ (форма КО-1). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?
Приходный кассовый ордер (ПКО) состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции, которая после заполнения выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Расходник может быть выписан как вручную, так и в электронном виде. Помарки и исправления в приходниках не допускаются. В этом случае их нужно переписывать.
Вверху РКО заполняется наименование организации и ее структурное подразделение (если есть). В случае отсутствия такового, ставится прочерк.
«Коды» заполняются на основании справки из Госкомстата.
Номер приходника указываются по порядку ведения кассовых операций. Нумерация начинается с начала года. РКО регистрируются в журнале регистрации КО-3.
«Дата составления» - дата оприходования денег (поступления денег в кассу). Формат даты расходника ДД.ММ.ГГГГ (например, 25.05.2012).
Графы "Дебет" и "Кредит", как и в расходном кассовом ордере, заполняет бухгалтер. По Дебету счета всегда ставится счет учета операций по кассе (синтетический счет 50 «Касса»).
В графе "Сумма, руб. коп." пишется денежная сумма, вносимая в кассу. Она указывается цифрами. Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет систему кодирования.
В графе «Принято от___» пишется ФИО лица, внесшего деньги в кассу, в родительном падеже, а если платеж внесен представителем сторонней организации, то "Название организации" и ФИО уполномоченного лица.
В графе "Основание" – показывается содержание финансовой операции либо документ, на основании которого принимается платеж.
По строке "Сумма" указывается сумма платежа, принимаемого в кассу. Сумма пишется с начала строки с большой буквы прописью, а копейки цифрами. Если строка «Сумма» заполнена не полностью, то пустые места прочеркиваются.
По строке "В том числе" вносится сумма НДС цифрами, либо запись "без налога (НДС)".
В "Приложении" указываются первичные документы, которые должны быть приложены к ордеру.
В квитанции к ПКО делаются те же записи, что и в ПКО. На квитке и ПКО ставится штамп " ОПЛАЧЕНО". Квитанция отрывается и передается внесшему деньги лицу.
Приходный кассовый ордер подписывает кассир и визирует главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.
Бланк приходного кассового ордера можно .
Заполнение Кассовой книги.
Кассовая книга – сводный документ, в котором ведется учет всех кассовых операций: как поступление наличных денег, так и их выдача. Унифицированная форма книги - форма КО-4.
Книга может быть заполнена как вручную, так и в электронном виде.
Порядок ведения кассовой книги электронным способом.
Утром каждого следующего рабочего дня кассиру нужно подготовить две распечатки: "Отчет кассира" и "Вкладной лист кассовой книги". Они содержат одинаковые реквизиты для заполнения. Они нумеруются по порядку с начала года.
В распечатке последнего вкладного листа месяца и года указывается общее число листов за каждый месяц (год). Кассиру необходимо проверить правильность распечаток, затем подписать их. Вкладные листы кассовой книги остаются в кассе и хранятся в течение года, а отчет с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами, передается в бухгалтерию.
Все вкладные листы кассовой книги по мере необходимости или в конце года сшиваются и опечатываются, заверяются подписями главного бухгалтера и руководителя, с указанием общего количества листов.
Порядок ведения кассовой книги вручную.
При ручном ведении кассовой книги, она заводится на определенный период, исходя из количества операций. Листы книги еще до ее использования прошнуровываются, пронумеровываются, опечатываются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера на последней странице. Кассовую книгу опечатывают сургучной или обычной печатью.
Если листы кассовой книги не заполнены полностью, они прочеркиваются.
В конце каждого дня в кассовой книге выводится общая сумма приходных и общая сумма расходных документов, проведенных в течение дня, а также рассчитывается остаток на конец дня. Ведение кассовой книги контролирует главный бухгалтер.
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
С 1 июня 2014 г. согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У устанавливается . В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены прежние приходный и расходный кассовый ордер 2019 (ПКО - приходник форма КО-1 по ОКУД 0310001 и РКО-расходник форма КО-2 по ОКУД 0310002). Здесь дан пример оформления, заполнения и образец, а также бланк приходного и расходного кассового ордера. Причем приходник и расходник можно скачать бесплатно.
Примечание : Согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. ИП могут не вести кассовую книгу и оформлять ПКО и РКО.
Кассовые операции оформляются на бланках приходного кассового ордера (ПКО - приходник) и расходного кассового ордера (РКО - расходник).
Если в соответствии с о налогах и сборах индивидуальные предприниматели ИП ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (приходный кассовый ордер 0310001 - ПКО и расходный кассовый ордер - РКО 0310002) могут ими не оформляться .
Примечание : ИП на всех системах налогообложения ведут учет доходов и расходов, или физических показателей.
Оформление кассовые документы могут производить:
- главный бухгалтер;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
- лично руководителем организации
Примечание : при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Кассир должен иметь для проведения кассовых операций печать (штамп), где указаны реквизиты, подтверждающие факт проведения кассовой операции. Кроме того, кассир должен иметь образцы подписей лиц, кто подписывает кассовые документы.
Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-1 по ОКУД 0310001
Образец и пример заполнения
Для чего нужен Приходный кассовый ордер (или ПКО, Приходник) ? Это первичный бухгалтерский документ, который используется для оформления поступления денежных средств в кассу организации или ИП.
Бланк приходника имеет унифицированную форму № КО-1, которая Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). ПКО выписываемую в одном экземпляре. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег. Ордера могут быть выписаны как от руки, так и с помощью персональных компьютеров. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если допущена ошибка в бланке приходного кассового ордера , необходимо приходник отпечатать, заполнить заново.
В строке "В том числе " указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".
В строке "Приложение " перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.
Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру.
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя. Также указывается расшифровка подписи - фамилия и инициалы.
При получении ПКО кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. Если какое-либо из вышеперечисленных требований не соблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции. На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью.
Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер (см. образец заполнения). Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью "Получено" с указанием даты (числа, месяца, года). После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.
Итак, кратко обобщим применение этого первичного документа. Все наличные деньги организации или индивидуального предпринимателя - ИП оформляются, проводятся "приходником" - приходным кассовым ордером - ПКО.
Кассир должен тщательно проверить правильность составления приходного кассового ордера, а именно:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- наличие подписи вносителя наличных денег,
- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью,
- наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Причем наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если вносимая сумма наличных денег соответствует сумме в приходном кассовом ордере, только в этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на экземпляре приходного кассового ордера, выдаваемого вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанный экземпляр приходного кассового ордера.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.
Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 26 мая 2003 года № 54-ФЗ « и (или) расчетов с использованием платежных карт» , на общую сумму принятых наличных денег.
Прием в кассу юридического лица наличных денег, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру.
Как оформлять приходный кассовый ордер на передачу денег из ККТ в кассу фирмы
Примечание : Письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338
В письме особое внимание налоговики уделили оформлению приходного кассового ордера, который составляется в конце дня на сумму денег, принятую через ККТ или по бланкам строгой отчетности. Они пояснили, что составлять «приходник» нужно после того, как закончены все операции с наличными. На общую сумму принятых денег выписывается один документ. При этом основанием для составления приходного ордера может быть либо контрольная лента, изъятая из , либо корешки бланков строгой отчетности - если кассовая техника не применяется. А также иные документы, предусмотренные Федеральным законом от 22.05.2003 . Например, товарные чеки или квитанции. Их могут выдавать вместо кассового чека на и плательщики единого налога на вмененный доход - ЕНВД. Соответственно на основании этих бумаг они могут оформить «приходник».
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-2 по ОКУД 0310002
Образец и пример заполнения
Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам - "расходникам" -РКО.
При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.
Кассир выдает наличные деньги только после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
В случае выдачи наличных денег по , оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).
Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
Для выдачи наличных денег работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному , составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру - "расходнику".
Правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.
Независимо от организационно-правовой формы, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский и налоговый учет. От распоряжений руководства и выбранной системы (УСН, ЕНВД, КСНО) зависит полнота его ведения. В любом случае основанием для внесения бухгалтерской информации в отчетность являются задокументированные хозяйственные операции. Приходный кассовый ордер является первичным бухгалтерским документом, отражающим движение денежных средств в кассе предприятия. Все организации, осуществляющие операции с наличностью, обязаны фиксировать перемещение средств по счету 50 «Касса». Для поступления конкретных сумм применяют приходные кассовые ордера, для расходных операций - расходные. Параллельно для учета наличности устанавливается ККМ. Данные учета по активному балансовому счету 50 и журнала регистрации кассовых чеков должны быть сопоставимы на конец каждого рабочего дня.
Бланк ПКО
Приходный кассовый ордер заполняется в строгом соответствии с формой, утвержденной Госкомстатом РФ 18 августа 1998 года, постановлением № 88. Унифицированная форма КО-1 используется для автоматизированной системы учета и заполнения вручную. Единый бланк ПКО состоит из двух частей, содержащих однозначное подтверждение факта внесения наличных средств. Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом. Информация, содержащаяся в ней, подтверждается подписями главного бухгалтера и кассира, принявшего денежные средства. Обязательным условием достоверности документа является печать на приходном кассовом ордере: большая часть оттиска располагается на квитанции, но обязательно небольшой фрагмент должен отпечататься на ПКО. Основная часть ордера остается в организации, заверяется подписями кассира, руководителя (в случае отсутствия бухгалтерии), главного бухгалтера или сотрудника, имеющего право подписи на основании приказа. ПКО является документом, в котором не допускаются исправления, поэтому его заполнение должно полностью соответствовать утвержденным стандартам и отражать достоверные данные.
Порядок заполнения ПКО
Заполнению ПКО стоит уделить особое внимание, ведь кассир несет материальную ответственность за содержимое кассы и достоверность документов, которые подписывает. Так же тщательно приходный кассовый ордер проверяет главный бухгалтер предприятия, т. к. при некорректном заполнении корреспонденции счетов контрагентов ошибка отражается во всех регистрах бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Заполнение ПКО происходит поэтапно, с первой строки бланка, в следующей последовательности.
Пошаговая инструкция заполнения ПКО
- Наименование организации. В данной строке указывается правовая форма предприятия и его наименование, которое должно соответствовать данным ЕГРЮЛ в полном или сокращенном виде. Структурное подразделение организации прописывается в случае его наличия, иначе ставится прочерк.
- Порядковый номер документа заносится в соответствии с журналом регистрации ПКО, который формируется с начала календарного года.
- В графу дата вписывается число фактического прихода средств, формат записи стандартный для документов ДД. ММ. ГГГГ.
- Ячейки для указания корреспондирующих счетов могут быть заполнены не кассиром, а бухгалтером, который производит дальнейшее отражение данной информации по счетам и регистрам бухгалтерского учета. В строке "Дебет" отражается счет 50 "Касса", возможно использование валютной кассы или аналитического субсчета, прописанного в учетной политике предприятия. Для заполнения строки "Кредит" необходимо знать источник поступления средств.
- Сумма, полученная в кассу, прописывается цифрами с указанием копеек.
- Следующая графа заполняется в случае использования на предприятии кодов назначения; если данная информация не прописана в учетной политике, то ставится прочерк.
- Далее прописывается, от кого принята указанная сумма. При внесении средств сотрудником компании записывается его фамилия и инициалы; если сумму вносит физическое лицо, представляющее стороннюю фирму, то необходимо указывать полное название организации контрагента, а данные физического лица и номер его доверенности можно указать в приложении.
- Основанием для поступления наличных средств может быть договор с контрагентом, распоряжение руководителя организации, авансовый отчет и т. д., в зависимости от источника поступления.
- Сумма прописью, копейки можно писать цифрами. При заполнении данной строки свободное от текста поле обязательно маркируется прочерком, для исключения возможности дописки.
- При работе предприятия с НДС его сумма указывается в строке «В том числе»; если налог не платится или не включен в данную сумму, ставится прочерк либо пишется «Без НДС».
- В приложении указываются дополнительные документы, например, номер и дата доверенности на сотрудника другой организации, номер отгрузочного документа, который оплачивает покупатель, дата и номер приказа о возмещении сотрудником ущерба и т. д. Квитанция ПКО должна полностью дублировать информацию, содержащуюся в ордере. После заполнения она отрывается и передается лицу, внесшему денежные средства, иногда возможно подтверждение поступления наличности при помощи кассового чека (если предприятие имеет ККМ). Бланк приходно-кассового ордера в бухгалтерских программах идентичен типографским бланкам, так же аналогичен порядок их заполнения.
Основные источники поступления наличных в кассу
- Расчетный счет предприятия.
- Частичная или полная оплата от покупателей.
- Возврат подотчетной суммы.
- Поступление средств от прочих дебиторов и кредиторов.
- Средства, полученные от филиалов/подразделений.
- Возврат выданной сотруднику ссуды.
- Сумма, излишне уплаченная поставщикам.
- Погашение задолженности, возникшей в результате проведения инвентаризации и т. д.
Кто вправе подписывать приходный кассовый ордер
Все кассовые документы, в том числе и ПКО, имеют право подписывать, на основании Положения-373 П, следующие лица:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер, имеющий право подписи на основании приказа;
- кассир;
- руководитель предприятия.
Заполнять бланк имеет право любой бухгалтер. Кассир подписывает документ после получения указанной суммы в кассу организации и тщательной проверки заполнения документа. При отсутствии в штате бухгалтера или его временном отсутствии на рабочем месте, оформить и подписать кассовый ордер может руководитель предприятия.
Движение ПКО по регистрам бухгалтерского учета
ПКО после проведения находит отражение в кассовой книге, которая заполняется кассиром ежедневно. Для сверки всех полученных за день кассовых документов с фактическим наличием в кассе предприятия средств кассир и ведет данную книгу. При оформлении очередного листа в него вносятся данные обо всех приходных кассовых ордерах и расходниках. На начало каждого дня записывается остаток по кассе, который в конце дня пересчитывается с учетом всех поступлений и расхода. Контроль над своевременным внесением записей в кассовую книгу и достоверностью отраженной информации осуществляет главный бухгалтер или руководитель предприятия, который подписывает каждый лист кассовой книги.
ПКО в автоматизированном учете
При применении предприятием автоматизированной системы учета, что в настоящее время является правилом, а не исключением, значительно упрощается процесс заполнения ПКО. Программы, при помощи которых организации ведут бухгалтерский, управленческий и налоговый учет позволяют в автоматическом режиме заполнять большую часть документации. Каждый заполненный в программе документ проводится (проходит по всем соответствующим регистрам) и распечатывается. При использовании специализированных программ значительно снижается возможность некорректного заполнения не только кассовых, но и всех бухгалтерских бланков.
Достаточно большое количество начинающих предпринимателей сталкивается с проблемой правильного оформления приходного ордера. Именно поэтому мы решили разобрать данную проблему, рассказать вам о том, что такое приходный кассовый ордер и для чего он нужен, а также показать образцы его заполнения.
Введение
Первым делом рассмотрим, что такое ПКО. Это отчетный документ, оформляемый кассиром при приеме наличности. Приходной кассовый ордер имеет строгие правила оформления — вы должны обязательно придерживаться их. Сейчас практически все предприниматели и предприятия оформляют ПКО на компьютере, что позволяет унифицировать его, но некоторые все же до сих пор выписывают документ вручную.
Приходный кассовый ордер — инструмент первичной отчетности
Основная цель ПКО — документирование процесса поступления наличных средств в кассу. Данный документ оформляется в любой ситуации, когда в кассу попадают деньги. Это может быть и классическая деятельность предприятия, и неожиданные поступления. ПКО будет оформлен во всех вышеописанных случаях:
- При продаже недвижимости или имущества компании.
- При получении любых траншей от руководства или учредителей.
- При возмещении возможного ущерба от сотрудников компании.
- При получении оплаты за сделанный заказ или предоплаты от клиента.
Любые поступления декларируются через ПКО — это обязательное требование законодательства. Помните, что приходный кассовый ордер — это документ строгой отчетности — его потеря приведет к серьезным последствиям.
Правила оформления ПКО
Для начала давайте разберем классический вариант оформления ордера через компьютер. Законодательство вполне допускает использование для этого современные автоматизированные системы и бухгалтерские программы, такие как:
- 1С различных изданий.
- БЭСТ.
- ИНФО-Бухгалтер.
- Галактика.
- Парус.
Существуют и другие программы, которые позволяют быстро оформлять ПКО. Автоматизация позволяет не прописывать каждый раз номер ордера, не вносить постоянно плательщиков — все это будет делаться автоматически.
Электронный ордер заполняется за несколько секунд
Ручной способ занимает больше времени. Выписывать его имеет право только бухгалтер организации, имеющий соответствующие полномочия. Бумажный документ состоит из самого ордера и отрывной части. На нем должна быть подпись главбуха компании или заменяющего его лица. Кассир при получении бланков проверяет наличие подписи и ее подлинность, а затем ставит на документ мокрую печать. Она должна располагаться и на ордере, и на отрывной части (большая часть на отрывной).
Читайте также: В каких случаях допускается расторжение контракта
Затем кассир делает соответствующую запись о выдаче ПКО и получении наличности в прошнурованной и пронумерованной тетради регистрации финансовых операций. Получив деньги, он выдает отрывную часть клиенту, а себе оставляет основной документ.
Обратите внимание: дата получения наличных от клиента и дата на ПО должны четко совпадать. Если разница будет хотя бы в сутки, это квалифицируется, как строгое нарушение кассовой деятельности.
Как правильно заполняется
Теперь давайте рассмотрим, как заполнять приходный кассовый ордер правильно. У данного документа есть общая форма — она едина для любых ПО. Сначала указывается наименование компании, которая оформляет КО. Название должно быть полным, а не сокращенным.
Затем заполняется графа «Структурное подразделение». Тут указывается название подразделения, если оно имеется. Если нет, то графа просто зачеркивается. Ниже ставится номер КО (они оформляются по порядку, учет ведется в соответствующей тетради). Еще ниже ставится дата оформления документа. В графе “Дебет” обычно проставляют различную необходимую информацию, а в графе “Кредит” — кодовое обозначение подразделения, в которое поступают деньги (если нету, то просто прочерк). В графе “Код структурного подразделения” указывается соответствующий номер, как и в пункте “Код аналитического учета”.
Параметр “Субсчет” используется для заполнения необходимой аналитикой, а в графе «Сумма» указывается размер сделанного вклада (в числовом и буквенном виде). Графа «Принято от» заполняется информацией, полученной от плательщика. Здесь необходимо вписать название организации или компании, ФИО плательщика. Здесь же указывается и причина получения денег: погашение займа, оплата за товар, выручка и пр . В графе «В том числе» указывается соответствующая сумма в цифрах налога на добавочную стоимость (если налогов по данной операции нет, то это указывается). В графе «Приложение» указывают реквизиты различных поступающих с наличностью документов и бумаг.
Бумажный приходный ордер, заполненный на принтере
Точно таким же образом заполняется отрывной бланк приходного кассового ордера. Затем на документ ставится печать (она должна быть на двух частях одновременно). Сверху кассир пишет фразу «Получено» и ставит дату получения.
Кассовая дисциплина предписывает всем предпринимателям при совершении операций, сопряженных с принятием денежных средств, заполнять приходные кассовые ордера.
Эти первичные бухгалтерские документы подтверждают факт поступления платежа в кассу и помогают отследить притоки денежных средств. В то же время заполнение приходного документа требует строгого соблюдения предписанных законодательством норм.
Форма КО-1
Приходный кассовый ордер (ПКО) представляет собой первичный документ, куда вносятся сведения по факту поступления наличности в кассу. Как правило, в начале финансового года бухгалтер или кассир фирмы приобретает альбом унифицированных форм, являющий собой подшивку бланков приходных и расходных ордеров. В течение всего года он изымает их для учета операций с денежными средствами.
Следует отметить, что стандартный приходный ордер в бухгалтерской практике носит название форма КО-1 и заполняется на каждую операцию в единичном экземпляре.
Предназначение
В процессе деятельности любой фирмы наличность может вливаться в кассу фирмы из следующих источников:
- в виде выручки от продаж;
- с банковского счета;
- после продажи имущества;
- в форме возвратов неиспользованных средств;
- в порядке уплаты штрафов;
- от учредителей в процессе инвестирования ими в уставной капитал.
По факту совершения всех перечисленных операций оформляются приходные кассовые ордера. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.
В ПКО обязательно указываются источник притока средств и их сумма по каждой отдельной операции.
Это позволяет не только соблюдать предписанную законом кассовую дисциплину, но и вести грамотный учет движения наличности на предприятии.
Законодательство
Порядок и обязательные требования к заполнению приходных кассовых ордеров подробно изложены в положении ЦБ РФ, которое носит название «Порядок ведения кассовых операций РФ». Этот акт вступил в силу в 1993 году и с той поры, именно форма КО-1 служит основным документом учета поступлений денежных средств в кассу.
В статьях 13,19,20,21 данного документа расписано, как правильно заполнять ПКО и отрывные квитанции при приеме денежных средств. Подчеркивается здесь и важность подписей-подтверждений. Так, кассир или другое уполномоченное лицо ставят личную подпись на каждой приходной бумаге, подтверждая, тем самым, её достоверность. Для юридических лиц обязательным является заверение каждого ПКО печатью.
В 1998 году Госкомстат РФ издал постановление №88, в котором окончательно узаконил ПКО, как унифицированный документ первичного учета кассовых операций.
Как заполнять приходный кассовый ордер?
Заполнение приходного документа – процедура довольно простая. Уполномоченное лицо вносит достоверные данные в обязательные поля, а пустые строки помечает прочерками.
Оформление ПКО осуществляется только после приема суммы наличных денег и их поштучного пересчета в присутствии предоставившего их лица. Фактическая сумма и вносится в документ, деньги поступают в кассу и на ордере проставляется личная подпись бухгалтера.
Кто заполняет?
Приходный документ по закону имеют право заполнять бухгалтер или кассир, которые берут на себя ответственность за достоверность внесенных в поля формы данных. Если фирма действует в форме ИП и не имеет финансовых работников, то приходные ордера заполняет сам владелец бизнеса.
Порядок оформления ПКО можно представить в виде такой последовательности операций:
- Средства передаются в фирму конкретным лицом;
- Кассир пересчитывает наличность и заполняет приходный ордер и отрывную квитанцию;
- После регистрации в учетном журнале отрывная квитанция выдается лицу, передавшему средства в кассу;
- Кассир подписывает приходный документ, указывает в нем свои Ф.И.О. и заверяет его печатью, если таковая имеется в компании.
Следует отметить, что печать на ПКО ставится так, чтобы она краешками касалась и квитанции, и приходного документа.
Обязательные реквизиты приходного ордера
Поскольку приходный ордер является элементом кассовой дисциплины, то у него имеются обязательные реквизиты, в том числе:
- Поля для указания регистрационного номера документа и даты его заполнения;
- Места для внесения наименования компании, её ОКПО и структурного подразделения, принявшего денежные средства;
- Поля, где прописываются наименование плательщика или его Ф.И.О., а также номер корреспондирующего счета;
- Графа для указания источника прихода средств и их суммы.
Что касается отрывной квитанции, то в ней имеются те же самые поля, что и в основном документе, следовательно, информацию следует просто продублировать.
Процесс заполнения ПКО
Начиная заполнять ПКО, следует в первой строке указать название организации, а под ней – структурное подразделение, в которое поступила наличность. Если фирма небольшая и работает на правах ИП, то в строке «Структурное подразделение» можно поставить прочерк.
Что касается кодов ОКПО и ОКУД, то их можно посмотреть в справке Госкомстата. Пометка «Номер документа» определяет позицию ПКО в журнале регистрации. Ордера нумеруются по порядку с самого начала финансового года.
В графе «Дата составления» указываются число, месяц и год. Причем делается это арабскими цифрами, которые разделяются точками. Если случится, что первое число состоит из одного символа, то перед ним приписывается ноль. Указанная в приходном документе дата показывает точный момент поступления денег в кассу, что немало важно в учетной политике фирмы.
Основными графами ПКО являются дебет и кредит. Порядок их заполнения таков:
- По дебету прописывается номер счета или субсчета, по которому приходуются средства.
- По кредиту – код структурного подразделения, получившего средства, или самого предприятия, а также субсчет и аналитический счета, если такая система учета принята в организации.
Все пустующие ячейки таблицы необходимо закрыть прочерками.
В графе «Сумма» прописывается точный размер поступившей наличности в рублях и копейках цифрами. Последний столбец заполняется в том случае, если такая система используется фирмой: в нем указывается, куда именно направлена наличность.Если после указания суммы в строке остается пустой промежуток, то его закрывают прочерком. В строке ниже рассчитывается приток за вычетом НДС.
В строки под основной таблицей вносят Ф.И.О. лица, от которого были приняты денежные средства, а также источник их поступления. Например, оплата за товары и услуги, возврат неиспользованной наличности, штраф и т.п.
Разного рода первичные документы, если таковые имеются, описываются в графе «Приложение». Как правило, эти бумаги выступают основанием для выписки ордера и впоследствии прикрепляются к нему.
Вся указанная в ПКО информация аккуратно дублируется на отрывную квитанцию, после чего бухгалтер или кассир заверяет документ своей подписью с её подробной расшифровкой. Здесь же указываются Ф.И.О. заполнившего бланк лица.
Образец заполнения приходного кассового ордера на выручку смотрите здесь. В нем предельно ясно представлены все нюансы оформления ПКО:
Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде
Приминая во внимание тот факт, что большинство компаний ныне ведут бухгалтерию в электронном виде, закон не запрещает заполнять и ПКО на компьютере в специальных программах.
Наиболее известными бухгалтерскими электронными сервисами ныне считаются такие разработки, созданные компаней 1С, как:
- ИНФО-Бухгалтер;
- Галактика;
- Парус;
- ABACUS и др.
Заполнить приходный кассовый ордер онлайн можно и через такие популярные сервисы, как «Мое дело», «Бухонлайн» и «СКБ-Контур». Работая в них, кассир просто оформляет записи в основной части ордера, а информация тут же автоматически дублируется на отрывную квитанцию и регистрирует документ в электронном журнале, присваивая ему номер.
Таким образом, заполнение приходных документов онлайн может обеспечить кассиру или бухгалтеру преимущества по сравнению с обычным оформлением их на бумажном носителе.
Они заключаются в следующем:
- Экономия времени, поскольку данные прописываемые единожды автоматически копируются на отрывную квитанцию и в журнал регистрации первичных бумаг.
- Возможность избежать ошибок и своевременно их исправить.
- Архив документов формируется автоматически, а, значит, в конце года можно распечатать все ПКО сразу в хронологическом порядке.
- Наличие автоматической нумерации документов позволяет исключить разного рода мошеннические операции;
- Страницы с ордерами можно хранить в формате Excel и PDF.
Если компания практикует ведение кассовой книги в электронной форме, то систему онлайн-заполнения ПКО можно связать с ней, чем обеспечить её автоматическое заполнение.
Следует отметить, что в конце года все ПКО распечатываются и подшиваются в отдельную папку, где и хранятся на протяжении 5-ти лет.
Учёт и хранение
Основными вехами в учете первичных документов на современных предприятиях являются:
- Журнал учета ПКО и РКО.
- Подшивка с приходными документами.
- Кассовая книга.
В конце каждого дня все ордера заносятся в кассовую книгу. На основании них формируется информация о притоке и оттоке средств и выводится их остаток в кассе.
Как отмечалось ранее, при выписке ПКО регистрируется в учетной книге под индивидуальным порядковым номером. В конце года именно по ней проводится сверка всех притоков средств на предприятие. После оформления все приходные документы подшиваются в отдельную папку со скоросшивателем в хронологическом порядке. В конце папки следует вставить итоговый лист, в котором за подписью бухгалтера указывается, сколько именно бумаг было оформлено за год и подшито в папку.
Стоит отметить, что кассовая дисциплина 2019 года исключает необходимость ведения ПКО и РКО фирмами, функционирующими на правах ИП. Однако с точки зрения повышения эффективности внутрифирменного учета такая практика все же весьма уместна.
По итогам финансового года журнал учета, скоросшиватель с ПКО и кассовую книгу закрывают и хранят на предприятии в течение пяти лет. Данные всех трех документов должны полностью совпадать.
Если при заполнении ордера была допущена ошибка
Порядок оформления ПКО, регламентируемых законодательством запрещает наличие любого рода ошибок в этом документе. Именно поэтому любые помарки и исправления повлекут за собой необходимость полностью переписать ордер.
В практике бухгалтерской деятельности встречаются случаи, когда ПКО оформлен без помарок, в то время как в нем имеются следующего характера несоответствия:
- Нарушены стандартные правила заполнения;
- Не везде имеются подписи уполномоченного лица;
- Неверно, неправильно или неразборчиво указана сумма.
При обнаружении этих неточностей документ также придется переоформить. Особенно актуален данный аспект для крупных предприятий, где приходные ордера оформляет кассир, а заверяет их главный бухгалтер.
Таким образом, процедура оформления приходных ордеров не таит в себе серьезных трудностей, главное вносить достоверные данные в отведенные поля и следить за правильностью оформления этих первичных документов. По итогам месяца желательно сверять все оформленные ПКО с записями в кассовой книге, дабы вовремя выявить неточности в финансовом учете компании ещё до завершения финансового года.
