Образец пояснительной записки к годовому отчету. Связанные стороны в пояснительной записке, пример

Законодательно, пояснительная записка не является обязательным отчетом, хотя и входит в состав годовой бухгалтерской отчетности. Вместе с тем, бывают ситуации, когда такой документ просто необходим. Давайте рассмотрим, в каких случаях нужен данный документ и в какой форме он должен составляться.

Пояснительная записка: сущность и содержание

На самом деле, пояснительная записка налоговикам не нужна. Ее составляют для того, чтобы компания могла подтвердить свою положительную репутацию:

• чем полнее будут раскрыты все цифры из отчета, тем прозрачнее будет выглядеть деятельность компании;
• пояснительная записка позволит сделать фирму авторитетнее в глазах потенциальных компаньонов, а также позволит привлечь сторонних инвесторов;
• пояснительная записка – это возможность избежать различных вопросов со стороны контролирующих органов.

Специалисты рекомендуют составлять пояснительную записку с той же периодичностью, что и бухгалтерскую отчетность. Зачем пояснять бухгалтерскую документацию? Например, для определения окончательной цифры «дебиторской задолженности», необходимо учесть остатки по всем расчетам, а также, принять во внимание сумму резерва, которая отдельно в балансе не указывается, однако, может быть интересной для определенных инвесторов.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Как правило, пояснений только к бухгалтерскому балансу не делается, поскольку баланс составляется не один, а совместно с дополнительными отчетами. В связи с этим, пояснение должно быть выполнено по всем представленным отчетам сразу. В пояснительной записке должна присутствовать расшифровка все строк баланса. Например, из отчета о финансовых результатах работы компании мы получаем представление о чистой прибыли компании, однако, она является частью такой строки баланса, как «Нераспределенная прибыль». Соответственно, данный показатель обязательно нуждается в расшифровке.

Чаще всего, расшифровки строк оформляются в виде таблиц, где указывается номер и название строки в одной колонке, а во второй размещается пояснение. Помимо расшифровки, в пояснительной записке должны быть указаны следующие моменты:

• общие сведения о компании: реквизиты, учредители, дата создания, организационная форма, иные данные о фирме;
• основные положения учетной политики;
• структура баланса в процентном соотношении;
• оценка активов и аналитические финансовые показатели: ликвидность, обеспеченность запасами, рентабельность;
• состав основных средств, резервы компании в стоимостном выражении;
• фонд заработной платы;
• выданные и полученные обеспечения;
• иная информация о работе компании.

Пояснительная записка подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью компании. Но, в целом, все указанные пункты не являются обязательными для заполнения.

Образец заполнения пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчетности

Общего, унифицированного бланка пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчетности не существует, поэтому, данный документ составляется произвольно. Пункты пояснительной записки определяются руководством, в зависимости от того, насколько полная должна быть расшифровка показателей:

Все пояснительные сведения указываются в произвольной форме и могут содержать помимо таблиц, графики и диаграммы. Детализировать информацию можно самым различным способом, все зависит от того, насколько подробно руководство хочет раскрыть информацию о работе компании. Самое главное, чтобы сведения были максимально достоверными и полезными.

Пояснительная записка - приложение к годовой бухгалтерской отчетности, которое должно содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему периоды, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности и другую информацию. По существу, пояснительная записка обобщает информацию, содержащуюся в отчетности организации, разъясняет и комментирует ее, а также дополняет другой необходимой информацией, не отраженной в формах бухгалтерской отчетности организаций.

Пояснительная записка должна выполнять следующие основные задачи:

раскрыть существенную информацию, содержащуюся в бухгалтерской отчетности;

раскрыть существенную информацию, не отраженную в бухгалтерской отчетности;

обеспечить пользователей дополнительной информацией, раскрывающей основные аспекты его деятельности.

Составителями отчетности (в том числе пояснительной записки) согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" являются все организации, за исключением бюджетных учреждений, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг).

Пользователями пояснительной записки являются пользователи отчетности организации - юридические и физические лица, заинтересованные в информации о ней.

Требования к содержанию пояснительной записки включают:

обязательные общие требования, установленные законодательством;

обязательные требования, установленные законодательством, отражение которых зависит от наличия определенных фактов хозяйственной деятельности;

дополнительные требования, связанные с отраслевой принадлежностью организации, ее спецификой и пр.;

дополнительные требования, направленные на удовлетворение потребностей той или иной категории пользователей бухгалтерской отчетности.

Процесс составления пояснительной записки можно условно разделить на три основных этапа:

первый этап - анализ требований к содержанию записки, установленный действующими нормативными актами, и других требований;

второй этап - выбор необходимых разделов (информационных блоков) записки; сбор, обработка и редактирование информации для включения в соответствующие разделы; выбор формы подачи информации, подготовка графического материала;

третий этап - составление и подписание окончательного варианта записки; утверждение ее в составе годовой отчетности высшим органом управления организацией.

Ниже представлены обязательные требования законодательства к содержанию пояснительной записки в общем виде по разделам в выбранной нами классификации.

1) Законодательно установленные требования к формированию пояснительной записки

Наимено-вание раздела		Норматив-ные документы	Примечания
1) Обязательные общие требования (законодательно установленные)
1. Общие сведения	Юридический адрес организации. Основные виды деятельности. Среднегодовая численность работающих за отчетный период или на отчетную дату. Состав (фамилии и должности) членов исполнительных и контрольных органов. Наименование юридического лица (полное и сокращенное).	ПБУ 4/99, п. 31	Также указываются организационно-правовая форма организации, сведения об учредителях, размер указанного в учредительных документах уставного (складочного) капитала. Приводятся сведения об аудиторе, оценщике, товарном знаке или знаке обслуживания, телефоны и др.
2. Учетная политика	Информация о том, что бухгалтерская отчетность сформирована исходя из действующих в РФ правил бухгалтерского учета и отчетности. Последствия изменения учетной политики по сравнению с предыдущим отчетным периодом. Объявление об изменении учетной политики на год, следующий за отчетным. В соответствии с ПБУ раскрываются отдельные правила учета активов и обязательств, принятые учетной политикой.	ПБУ 4/99, п. 6 ПБУ 1/98, п.п. 19, 20, 21, 22 ПБУ 1/98, п. 23 ПБУ 6/01, ПБУ 5/01, ПБУ 14/2000, ПБУ 19/02, ПБУ 9/99, ПБУ 10/99, ПБУ 15/01, ПБУ 17/02	Бухгалтерская отчетность считается достоверной и полной, если она сформирована исходя из правил, установленных российскими ПБУ. Следовательно, в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках это должно быть указано. Если допущены отступления от общих правил, то организация обязана раскрыть в пояснительной записке все случаи таких отступлений с указанием их причин
3. Анализ и оценка структуры баланса и динамика прибыли	Краткая характеристика деятельности организации (обычных видов деятельности, текущей, инвестиционной и финансовой деятельности). Основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты. Оценка финансового состояния на краткосрочную и долгосрочную перспективу.	Закон N 129-ФЗ, п. 4 ст. 13 ПБУ 4/99, п. 31 Приказом МФ России от 22.07.2003 N 67н (далее - Указания), п. 19	Отражаются основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации. Поскольку существует множество различных способов расчета одних и тех же коэффициентов, представляется целесообразным раскрыть в тексте применяемый порядок расчета. Одним из способов расчета могут являться Правила проведения арбитражным управляющим финансового анализа, утвержденные. Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2003 N 367
4. Поясне-ния к существенным статьям бухгалтер-ской отчетнос-ти	Информация раскрывается в случае ее существенности и отсутствия ее раскрытия в формах бухгалтерской отчетности. Порядок раскрытия - согласно требованиям соответствующих разделов ПБУ ("Раскрытие информации в отчетности")	ПБУ по разным объектам учета ПБУ 5/01, п. 27	Могут быть представлены пояснения и расшифровки не только существенных показателей баланса, но и Отчета о прибылях и убытках. Например, по материально- производственным запасам подлежит раскрытию с учетом существенности, как минимум, следующая информация: о способах оценки материально- производственных запасов по их группам (видам); о последствиях изменений способов оценки материально- производственных запасов; о стоимости материально- производственных запасов, переданных в залог; о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей. Несущественные статьи отчетности можно не раскрывать.
2) Обязательные требования, установленные законодательством, отражение которых зависит от наличия определенных фактов хозяйственной деятельности.
5. Изменение вступительных остатков	Данные на конец предыдущего отчетного периода. Данные на начало отчетного периода.	ПБУ 4/99, п. 9	По общему правилу вступительные остатки по счетам бухгалтерского учета на начало отчетного года должны соответствовать данным, которые были отражены в прошлогоднем балансе в графе "На конец отчетного периода". Если по каким-то причинам вступительные остатки отчетного периода не соответствуют данным на конец предыдущего периода, то этому даются объяснения.
			Причиной изменения вступительных остатков могут быть изменения содержания отчетности и ее формы, введение новых ПБУ, реорганизация организации (в форме присоедине-ния, слияния, выделения и разделения)
6. Условные факты хозяйственной деятельно-сти	По каждому условному обязательству раскрывается следующая информация: *краткое описание характера обязательства и ожидаемого срока его исполнения; *краткая характеристика неопределенностей, существующих в отношении срока исполнения и величины обязательства. Для каждого резерва, образованного в связи с последствиями условного факта, дополнительно раскрывается следующая информация: *сумма резерва на начало и конец отчетного периода; *сумма резерва, списанная в отчетном периоде в связи с признанием организацией обязательства, ранее признанного условным в соответствии с п. 11 ПБУ 4/99; *неиспользованная (излишне начисленная) сумма резерва, отнесенная в отчетном периоде на прочие доходы организации.	ПБУ 8/01, разд. 4	Информация об условных фактах и резервах, образованных в связи с последствиями условного факта, может раскрываться по группам однородных условных обязательств или резервов, образованных в связи с однородными условными фактами хозяйственной деятельности, например в связи с выданными гарантийными обязательствами организации, судебными разбирательствами. Информация о наличии и величине выданных организацией гарантий, обязательствах, вытекающих из учтенных (дисконтированных) организацией векселей, и других аналогичных обязательств, принятых на себя организацией, как правило, раскрывается в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организации за отчетный период независимо от степени вероятности возникновения последствий таких фактов хозяйственной деятельности. Информация об условных активах раскрывается в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организации за отчетный период в том случае, если существует высокая или очень высокая вероятность того, что организация их получит; при этом в бухгалтерском балансе за отчетный период условные активы не отражаются, а в синтетическом и аналитическом учете отчетного периода не производятся никакие учетные записи.
7. Сов-местная деятель-ность	Цель совместной деятельности (производство продукции, выполнение работ, оказание услуг и т.д.) и вклад в нее. Способ извлечения экономической выгоды или дохода (совместно осуществляемые операции, совместно используемые активы, совместная деятельность). Стоимость активов и обязательств, относящихся к совместной деятельности. Суммы доходов, расходов, прибыли или убытка, относящихся к совместной деятельности. Раскрытие информации по совместно используемым активам. Раскрытие информации по совместно осуществляемым операциям.	ПБУ 20/03, п. п. 8, 11, 16, 22, 23, 24	Предписано использовать при раскрытии информации правила ее обособления, установленные ПБУ 12/2000 "Информация по сегментам". Это означает, что для определения того, подлежит информация раскрытию или нет, целесообразно придерживаться положений п. 9 ПБУ 12/2000. Раскрытие информации в пояснительной записке о совместной деятельности зависит от формы, в которой она осуществляется.
8. Пояснения по прекраща-емой деятельно-сти	Описание прекращаемой деятельности, стоимость активов и обязательств организации, предполагаемых к выбытию или погашению в рамках прекращения деятельности. Суммы доходов, расходов, прибылей или убытков до налогообложения, а также сумма начисленного налога на прибыль, относящегося к прекращаемой деятельности. Движение денежных средств, относящееся к прекращаемой деятельности, в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности в течение текущего отчетного периода.		Суммы доходов и расходов, прибылей или убытков, а также движение денежных средств, относящиеся к прекращаемой деятельности можно отражать в Отчете о прибылях и убытках и Отчете о движении денежных средств соответственно.
9. Информа-ция по сегментам	В составе первичной информации по отчетному сегменту в бухгалтерской отчетности раскрываются следующие показатели, относящиеся к отчетному сегменту: *общая величина выручки, в том числе полученная от продаж внешним покупателям и от операций с другими сегментами; *финансовый результат (прибыль или убыток);		Перечень сегментов, информация по которым раскрывается в бухгалтерской отчетности, организация устанавливает самостоятельно исходя из своей организационной и управленческой структуры. Перечень отчетных сегментов в сводной бухгалтерской отчетности устанавливает организация, на которую возложено составление сводной бухгалтерской отчетности
	*общая балансовая величина активов; *общая величина обязательств; *общая величина капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы; *общая величина амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам; *совокупная доля в чистой прибыли (убытке) зависимых и дочерних обществ, совместной деятельности, а также общая величина вложений в эти зависимые общества и совместную деятельность
10. Пояснения по событиям после отчетной даты	Краткое описание характера события после отчетной даты. Оценка последствий события после отчетной даты в денежном выражении.	ПБУ 7/98, п. 11	Если оценить событие невозможно, то в пояснительной записке необходимо объяснить причину. Событие после отчетной даты признается существенным, если без знания о нем пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового состояния, движения денежных средств или результатов деятельности организации. Существенность события после отчетной даты организация определяет самостоятельно исходя из требований положений нормативных актов по бухгалтерскому учету.
11. Информа-ция по операциям с аффилированными лицами	Характер отношений с каждым аффилированным лицом. Виды операций с каждым аффилированным лицом. Объем операции каждого вида в абсолютном и относительном выражении за отчетный период и период, предшествующий отчетному. Стоимостные показатели по не завершенным на начало и конец отчетного периода операциям с каждым аффилированным лицом. Использованные методы определения цен по каждому виду операций с каждым аффилированным лицом.		Перечень аффилированных лиц, информация о которых раскрывается в бухгалтерской отчетности организации, устанавливается самостоятельно организацией, подготавливающей бухгалтерскую отчетность, на основе ПБУ 11/2000 исходя из содержания отношений между организацией и аффилированным лицом с учетом соблюдения требования приоритета содержания перед формой. Информация об аффилированных лицах должна быть изложена ясно и полно, с тем чтобы заинтересован-ным пользователям бухгалтерской отчетности были понятны характер и содержание отношений и операций с аффилированными лицами.
			Если организация или физическое лицо контролирует другую организацию или организация контролируется (непосредственно или через третьи организации) одним и тем же юридическим или одним и тем же физическим лицом (одной и той же группой лиц), то характер отношений между ними подлежит описанию в бухгалтерской отчетности независимо от того, имели ли место в отчетном периоде операции между ними.
12. Пояснения по государ-ственной помощи	Характер и величина бюджетных средств, признанных в бухгалтерском учете в отчетном году. Назначение и величина бюджетных кредитов. Характер прочих форм государственной помощи, от которых организация прямо получает экономические выгоды. Не выполненные по состоянию на отчетную дату условия предоставления бюджетных средств и связанные с ними условные обязательства и условные активы	ПБУ 13/2000, п. 22
13. Прочие пояснения	Раскрывается информация: *о чрезвычайных фактах хозяйственной деятельности и их последствиях за отчетный период и период, предшествующий отчетному *о любых выданных обеспечениях обязательств и платежей организации за отчетный период и период, предшествующий отчетному *о любых полученных обеспечениях обязательств и платежей организации за отчетный период и период, предшествующий и отчетному *о решениях по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения чистой прибыли.	ПБУ 4/99, п. п. 10, 27, Указания, п. 19

Инструкция

Закон определяет спектр информации, которая должна быть представлена в пояснительной , а форму представления вы определяете сами. Наряду с текстом в пояснительной записке могут быть приведены аналитические таблицы, графики и диаграммы. Но для упрощения задачи обзаведитесь образцом формы пояснительной записки из любой справочно-правовой системы. Эту форму вы потом можете редактировать с учетом своей специфики.

Информацию, подлежащую раскрытию в пояснительной записке, можно условно свести в три группы: информация о самой организации; информация о ее учетной политике; основные факторы, влияющие на деятельность организации и ее финансовые результаты. Информация об в себя реквизиты фирмы, данные о руководителе, главном бухгалтере и контролирующих органах, среднесписочную численность работников, размер уставного капитала, сведения о выпущенных акциях и тому подобную основную информацию. Также существенной частью данного раздела пояснительной записки является перечень и видов деятельности организации - натуральные и стоимостные показатели и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты. При этом в пояснительную записку стоит включать не все подряд , а только те, экономическая важность которых (процент выручки, стоимость активов и т.п.) составляет не менее 10%, а также те, которые фигурировали в бухгалтерской за прошлый отчетный период.

В пояснительной записке к вы должны отразить сведения об учетной политике вашей организации и изменениях в ней. При этом существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, существенные для правильной оценки вашего финансового положения заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности и принятия ими решений. Например, подлежат раскрытию такие позиции, как порядок признания выручки и признания расходов, способы оценки активов и МПЗ, способы начисления , способ распределения ресурсов между видами деятельности организации и т.д. Если на следующий отчетный год предполагаются изменения в учетной политике, в пояснительной записке должны быть указаны и содержание изменений.

Информация о финансовом положении организации включает в себя обширный перечень показателей за отчетный период, влияющих на финансовую деятельность организации: от индекса потребительских цен до коэффициента текущей ликвидности и средней заработной платы в организации. Также необходимо привести динамику данных - сравнить отчетный год с предыдущими. В этом разделе пояснительной записки уместна любая информация, полезная для составления полной и объективной картины финансового положения организации.

В пояснительной записке вы должны указать, применяете ли вы действующие в РФ правила бухгалтерского учета или допускаете неприменение этих правил (в случаях, когда их соблюдение не обеспечивает полного и достоверного отображения картины предприятия). Факты неприменения ПБУ обязательно должны быть обоснованы!

В пояснении к бухгалтерской отчетности вы должны раскрыть информацию о событиях после отчетной даты, которые способны повлиять на финансовое состояние и результаты деятельности организации. К таковым событиям могут относиться принятие решения о реорганизации, объявленные к выплате , нанесшее убыток стихийное бедствие, переоценка или продажа материальных запасов, непредвиденное прекращение части деятельности организации и так далее. Примерный перечень фактов хозяйственной деятельности, которые могут событиями после отчетной даты, приведен в Приложении к ПБУ 7/98.

Также подлежит раскрытию информация о так называемых условных фактах хозяйственной деятельности, то есть таких фактах, в отношении последствий которых и вероятности их возникновения в будущем существует неопределенность. Это могут быть незаконченные судебные разбирательства или проблемы с налоговыми органами; выданные, но не погашенные обязательства, гарантии, векселя; перемещение организации или ее части в другой регион и иные аналогичные факты.

Практически все объекты предпринимательской деятельности в установленном законом порядке обязуются сдавать отчетность бухгалтерского направления. При этом данные в самих отчетных документах не всегда оказываются понятными для рассмотрения, что исправляется с помощью пояснительной записки к бухгалтерской отчетности.

• Скачать типовой образец обычной пояснительной записки к балансу можно по .
• Скачать образец заполнения расширенной пояснительной записки можно по .

В составе пояснительной записки к все предприятия и организации должны отображать:

• Основные характеризующие организацию сведения.
• Информацию касательно лиц, являющихся собственниками.
• Тезисные понятия по учетной политике.
• Краткую характеристику основной деятельности.
• Разъясняющую информацию по существенным отчетным моментам.
• Принятые учредителями решения касательно раздела прибыли.

Некоторые организации имеют необходимость показывать данные касательно аффилированных лиц, сегментов рынка по осуществляемой деятельности. Также данный документ должен отображать все непредусмотренные отчетностью ситуации, когда деятельность компании претерпевала изменения. Например, если имело место временное прекращение деятельности или перемены в политике и сферах работы.

Структурный состав документа

Особой формы, по которой должен составляться данный самостоятельный документ, законодательством не предусмотрено, поэтому его составление имеет свободный характер. Но основные требования сохраняются, а посему мы можем рассмотреть примерный ее структурный вид.

1. Первым разделом предоставляется информация общего характера. Здесь описываются все данные о предприятии, включая форму его организации, количество сотрудников, все основные коды и прочее.
2. Темой второго раздела чаще всего является избранная предприятием учетная политика. Тут имеет место отображение главных ее положений, а также понесенных изменений или планирующихся.
3. В третьем разделе дается сравнение по существенным показателям касательно этого отчетного периода с прошедшими периодами. В том случае, когда находятся определенные несоответствия, данная часть предоставляет объяснение им.
4. В четвертом разделе осуществляются процессы проведения анализа и оценки деятельности, ее прибыльности.
5. Пятый, обязательный раздел, предоставляет пояснения статей бухгалтерского баланса, а также отчета по прибыли и убыткам.

В зависимости от необходимости, в записку могут быть включены и другие разделы. Например, предоставляться сегментарная информация, данные о временном прекращении деятельности, по событиям, которые происходили после отчетной даты.

Смотрите также большое видео о и балансе в целом:

Отображение информации в записке

Данная записка потому и пояснительная, что дает разъяснения к данным, указанным в других отчетных документах. Записка составляется текстовым методом, чтобы показанные в документах операции, суммы и процессы приобрели более простой для восприятия и последующего рассмотрения вид.

Также этот документ всячески способствует рассмотрению отдельных бухгалтерских статей в тенденции развития. Это достигается благодаря принципу сопоставимости, который обязательно используется при формировании пояснений. Министерство Финансов требует сопоставлять данные за два года. Данный период времени является оптимальным для формирования какого-либо мнения.

Вторым принципом, актуальным для записки, является принцип существенности. Это говорит о том, что к сравнению предоставляются периодические данные по наиболее важным статьям бухгалтерского учета. Малозначимые и не оказывающие влияния на общий итог статьи в состав данного документа включаться не должны.

Информационный состав данного документа может быть неукоснительным и специфическим, в зависимости от того, что является объектом пояснений. Причем эта информация может быть предъявлена не только в числовом, но и в текстовом представлении.

Целевое назначение документа

Записка с поясняющим содержимым позволяет более полноценно рассмотреть информацию, представленную в годовой отчетности бухгалтерского направления. В том случае, если она неправильно или даже неграмотно составлена, она может быть проигнорирована и не принята во внимание проверяющими органами, что может повлечь за собой определенные проблемы для объекта предпринимательской деятельности. Именно по такой причине стоит внимательно рассмотреть принципы и форму заполнения данного бухгалтерского документа.

Если проводится аудиторская проверка компании, а записка составлена не была, то заключением аудитора будет указано на неполное составление необходимых документов, за что на объект предпринимательской деятельности могут наложить штраф, а также привлечь к административной ответственности главного бухгалтера предприятия.

Но данная документация составляется не только по направлению проверяющих органов. По требованию учредителей даже отчетность промежуточного характера может потребовать пояснительного документа.

Итак, пояснительная записка как отдельный бухгалтерский документ имеет важнейшее значение при сдаче отчетности на рассмотрение контролирующими органами или руководящим организацией лицам, так как обеспечивает полноту отображаемой в отчетности информации.

Все документы, связанные с налоговой инспекцией, требуется заполнять с особой внимательностью, поскольку даже небольшие ошибки могут повлечь необходимость составления так называемой пояснительной записки, образец которой и пошаговые инструкции по заполнению приводятся далее.

Когда и как необходимо предоставить записку

Список всех ситуаций, при которых организация обязана предоставить пояснительную записку по требованию местной налоговой инспекции, определен законодательно:

1. Если в отчетной декларации есть ошибки или определенные внутренние противоречия, несоответствия между разными данными. В этом случае нужно не только исправить эти некорректные сведения, но и также описать причину несоответствий – все это делается в пояснительной записке свободного образца.
2. Если в декларации сумма налога оказалась меньшей по сравнению с отчетной документацией, которая была предоставлена в налоговую изначально. Опять же налоговые инспекторы, скорее всего, потребуют не только привести сведения в полное соответствие, но и объяснений их происхождения.
3. Если в декларации представлен налог на прибыль с убытком – тогда нужно подробно описать, почему возник этот убыток.

Следует иметь в виду, что на исправление всех некорректных сведений главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу дается не более 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем получения документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Документ, который получен от налоговой с требованием исправить некорректную информацию и предоставить пояснительную записку, может быть заверен печатью, но может и оставаться без печати. Такое право всегда оставляет за собой ФНС.

Также следует иметь в виду, что в некоторых случаях компания обязана отреагировать на получение этого письма с требованием предоставления пояснительной записки. Нужно просто подтвердить факт доставки документа, передав квитанцию о приеме тем же способом (по почте или через электронную систему). Нужно иметь в виду, что уведомление о получении следует выслать не позднее 6 рабочих дней. Течение этого срока начинается со дня отправки пояснительной записки по требованию налоговой.

Если же уведомления о получении не поступило, налоговая инспекция может заблокировать счет фирмы. Чтобы произвести разблокировку, необходимо передать инспекторам:

• квитанцию о приеме документа;
• пояснительную записку – по почте, через электронную систему или в ходе личной явки представителя компании.

Тогда блокировка счета снимается не позднее следующего рабочего дня (обычно в тот же день).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Следует разделять случаи, когда в декларации содержатся явные ошибки (по невнимательности) или просто несоответствия. Если есть некорректная информация, то направлять нужно не пояснительную записку, а полностью исправленную декларацию.

Способов отправки пояснительной записки вне зависимости от причин требований налоговой инспекции две:

1. Можно принести самостоятельно в канцелярию ведомства – представитель компании, уполномоченный на подобные действия, приходит лично.
2. Также можно отправить документ и по почте, при этом письмо следует сопроводить описью вложения всех документов с указанием их количества и вида (оригинал или копия). Отправлять нужно только заказным письмом.

Лучше всегда оставлять копию пояснительной записки при себе. Она может понадобиться, если по каким-либо причинам письмо не дойдет в налоговую или она затребует прислать его еще раз.

В общем виде этот документ предваряется словами:

Образец пояснительной записки 2019

Установленной формы пояснительной записки не существует, поэтому организация может придерживаться собственного образца, взяв за пример некоторые из ниже приведенных вариантов.

Пояснение по убыткам

Это один из самых распространенных случаев. Пояснения могут понадобиться не во всех ситуациях. К тому же ИП не обязаны составлять пояснительную записку – это обязанность только юридических лиц. На практике сложилась ситуация, что налоговые службы не интересуются убытками компаний, которые зарегистрированы в течение первых 2-3 лет, поскольку такие ситуации в большинстве случаев экономически обоснованы. Однако если убытки наблюдаются более этого срока в течение 2 лет подряд, налоговая, скорее всего, заинтересуется причинами подобного явления.

Пояснения требуются в основном в таких ситуациях:

1. Убытки имеют существенный размер.
2. Убытки наблюдаются в течение нескольких отчетных периодов подряд.

Для компании основной риск состоит в том, что инспекторы могут начать подозревать ее в намеренном сокрытии доходов и соответственно, в уклонении от платы обязательных налогов.

Поэтому нужно понимать, что предоставление корректных обоснований в пояснительной записке по требованию налоговой – это, прежде всего, в интересах самой фирмы.

Примерный образец должен содержать следующие разделы:

1. Шапка, где указывается полное название организации, ее адрес, реквизиты и контакты ответственного лица (почти всегда это главный бухгалтер).
2. Далее следует слово «ПОЯСНЕНИЯ» или «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА».
3. Затем нужно указать вид основной деятельности организации и описать фактическую ситуацию – т.е. продублировать ту часть, которая вызвала замечания у налоговых инспекторов (указывается выручка, расходы всех видов – прямые, косвенные и др.).
4. Затем приводится описание причин этих убытков и указание общей суммы убытка за рассматриваемый отчетный период. Это очень важный пункт, поскольку именно здесь содержится разъяснение причин. К ним, как правило, относятся:

• рост издержек на оплату аренды или оплату труда;
• разницы в валютных курсах, периодические колебания;
• сезонное или иное снижение спроса, которое повлекло неизбежное снижение цены;
• разрыв экономических связей с поставщиками по разным причинам, в результате чего закупать товары и сырье пришлось по более высоким ценам;
• нестабильная экономическая ситуация по отрасли, в которой работает компания;
• форс-мажоры, которые невозможно было предвидеть и рассчитать изначально.

1. Далее перечисляется список всех приложений, которые обосновывают описанные причины.
2. Наконец, ставится подпись генерального директора, расшифровка, печать и дата составления пояснительной записки.

Исходить можно из такого образца.

В случае расхождений по столь важному налогу, как НДС, налоговая обязательно затребует пояснений. В данном случае образец пояснительной записки также произвольный, а сведения из книги покупок заполняют в виде таблицы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомство принимает пояснения по НДС только в электронном виде – явка сотрудника в данном случае не понадобится.

За основу можно взять такой образец.

Обычно в таких случаях обоснование производится в связи с приобретением определенных товаров с целью их дальнейшей перепродажи. В качестве доказательных документов приводятся дополнительные соглашения, которые были заключены с контрагентами, например, о том, что будет увеличена площадь арендуемого помещения, из-за чего и сумма НДС увеличивается по сравнению с предыдущим отчетным периодом. К записке также прикладывают копии соответствующих счетов-фактур.

Пояснения при наличии вычета и отсутствии начислений

Суть этой ситуации в том, что инспекторы всегда интересуются, почему в декларации имеется вычет, но соответствующий НДС у поставщика не был учтен и начислен. Как показывает практика, главная причина состоит в том, что представители поставщика не произвели эту операцию. И хотя по факту виновата его бухгалтерия, сама компания тоже рискует.

Еще одна возможная причина в том, что поставщик является только посредником, потому что в данном случае хотя и происходит выставление счетов-фактур, но сам НДС не начисляется. Вне зависимости от конкретной причины, изначально следует обратиться за разъяснениями именно к поставщику . Нужно попросить прислать документальные подтверждения того, что он является исключительно посредником. Копия соответствующего письма направляется в налоговую как основное доказательство.

Пояснения при разных вычете и начислениях

Суть этого случая в том, что вычет согласно счету-фактуре оказывается больше, чем НДС, который был начислен по данным поставщика. Самая вероятная причина – техническая ошибка или невнимательность. В пояснительной части нужно указать, что книга покупок заполнена корректно. Пояснения можно привести в свободной форме.

Пояснения в случае, если выручка меньше, чем начисления

Если в декларации указана меньшая сумма выручки по сравнению с реально зачисленными суммами на банковский депозит, это тоже основание для запроса пояснений. Основная причина в данном случае связана с ошибкой стороны покупателя. Контрагент может указать, например, что оплатил аванс, но на самом деле направляет средства за полученные товары. Соответственно, в пояснительной части нужно указать, что фирма корректно учла и выручку, и все зачисленные авансы. Также можно сослаться на то, что как выручка, так и авансовые платежи не всегда совпадают с суммами, представленными в выписках из банка.

Расхождения по выплаченной зарплате

В данном случае представители налоговой могут сделать замечания относительно того, что налог на доходы исчислен в размере, не соответствующим зарплате. И еще один распространенный случай – когда работник получает зарплату ниже официального МРОТ. Исходить нужно из следующих документов:

• принятое штатное расписание;
• трудовой договор, в котором всегда указывается, работает сотрудник на полную занятость или по совместительству;
• приказ о приеме этого сотрудника на работу, в котором также есть подобные сведения.

Некорректно начисленный НДФЛ

Это довольно редкие ситуации, поскольку начисление НДФЛ – стандартная процедура. Поэтому основная причина – невнимательность или техническая ошибка. В итоге нужно исправлять декларацию. Если же это сделать невозможно, то по требованию налоговой инспекции следует предоставить пояснительную записку любого образца. Например, иногда причина может быть связана с тем, что методика расчета на разных этапах применялась неодинаковая – тогда нужно подробно расписать эту методику и привести пример.

Пояснения в связи с расхождениями в отчетных документах

Могут быть и такие случаи, когда в разных декларациях наблюдаются нестыковки. В основном это происходит потому, что база по налогам в каждом случае определяется в соответствии со своими особенностями. Еще одна распространенная причина – разные правила налогового учета для конкретных ситуаций, поэтому обосновать подобные «расхождения» несложно.

По налоговой нагрузке

Если по мнению инспекторов компания имеет слишком низкую налоговую нагрузку, они почти всегда заинтересуются подобными случаями. Возможная причина – неточности, ошибки, из-за которых произошло уменьшение налоговой базы. Другой распространенный вариант – нагрузка снижается в связи с повышением издержек, уменьшением доходов на фоне форс-мажорных, непредвиденных обстоятельств, курсовой разницы, потерей поставщиков и многих других причин. За основу пояснения можно взять такой образец.

Прочие случаи

В остальных, менее распространенных случаях причины расхождений могут быть связаны со всевозможными ошибками, которые были допущены контрагентами фирмы. Тогда речь идет о так называемой «встречке» – т.е. встречной проверке. За фирмой закрепляется обязанность предоставить все документы, которые подтверждают операции, проведенные с данным контрагентом. А если таких не было, в пояснениях указывается именно так:

Штраф за непредоставление

Если по требованию налоговой инспекции пояснительная записка не была предоставлена, то как таковых мер ответственности не существует – т.е. на компанию не накладывается каких-либо штрафных выплат.

Однако существует административная ответственность за то, что представитель компании должен был явиться в налоговый орган, но так и не сделал этого. К тому же в интересах самой же фирмы предоставить в налоговую и сами пояснения об ошибках в декларации, и квитанцию о приеме документов, чтобы избежать возможной блокировки счета.

И еще один важный момент: на предоставленные по факту сведения налоговая может доначислить санкции, в связи с чем придется оспаривать это решение, тратя дополнительное время и средства.