Домой Полезные советы Первичные документы в библиотеке. Статистический учет

Полезные советы

Первичные документы в библиотеке. Статистический учет

по статистическому учету показателей обслуживания

пользователей библиотек

Общие положения

Основой библиотечной статистики является точный учет всех основных показателей работы библиотеки. Регистрация показателей по обслуживанию пользователей в библиотеках должна вестись ежедневно.

· Регламентирующими документами, принятыми в различных библиотеках Кемеровской области.

Основные формы библиотечной статистики

1. Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:

· Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) – предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения;

· Электронная БД пользователей библиотеки;

· Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них;

· Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них;

· Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем*;

· Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным пользователем (читателем, абонентом) документом и анализа его использования;

· Контрольный листок предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами*;

· Разовый контрольный листок предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделения библиотеки;

· Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов*;

· Лист ежедневной статистики предназначен для ежедневного учета показателей количества посещений, обращений и выдачи документов пользователям по отраслям знаний*;

· Лист «Учет количества запросов» или «Журнал справок и консультаций» предназначен для учета запросов всего: справок и консультаций;

· «Журнал отказов» или «Картотека отказов» предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов;

· Паспорт мероприятия предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой;

· Счетчики посещений www -сайта библиотеки*.

2. Вторичные документы:

· Дневник работы библиотеки;

· Статистическая форма;

· Отчеты о работе библиотек за период времени.

3. Факультативные документы (обозначены*) имеют рекомендательный характер для учета работы библиотеки.

Учет пользователей библиотек

Пользователь библиотеки: Физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент). Единицей учета читателей является читатель. Учет общего числа читателей производится по числу читателей, обслуженных всеми структурными подразделениями библиотеки и зарегистрированных в единой регистрационной картотеке или единой БД читателей. При наличии в библиотеке единственного структурного подразделения учет общего числа читателей может проводиться на основе картотеки формуляров читателей или БД читателей. Учет разовых пользователей производится по разовым контрольным листкам или в листах ежедневной статистики согласно с принятой в библиотеке методикой. Учет читателей ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по основным и приоритетным показателям.

См.: приложения № 1 и № 2

6.Единицей учета абонентов межбиблиотечного абонемента (далее МБА) является один абонент.

7.Учет общего числа абонентов проводится по числу библиотек, зарегистрированных в картотеке или БД регистрации абонентов МБА.

8.Единицей учета абонентов информации является индивидуальный (лицо) или коллективный (организация) абонент, зарегистрированный в картотеке или БД регистрации.

9.Учет общего числа абонентов информации проводится по числу абонентов, зарегистрированных в картотеке или БД системы ИРИ.

10. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети , является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки.

11. Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов лиц и организаций, зарегистрированных на сервере библиотеки.

12. Единицей учета посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

См. приложение № 3

13. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц, зарегистрированных в принятых документах каждым структурным подразделением библиотеки.

Учет мероприятий

1. Единицей учета мероприятий является одно мероприятие: выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т. п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.

См. приложения № 4 и № 5

2. Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.

3. Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.

4. Мероприятие, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации.

Учет посещений, обращений

1. Единицей учета посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Примечание: в число посещений не включаются участники массовых мероприятий, семинаров, конференций и т. д., проводимых на базе библиотеки другими организациями.

2. Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

3. Учет общего числа посещений (обращений) проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

4. Учет ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по двум графам: посещения и обращения. Обращения входят в общее число посещений.

1. Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.

2. Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.

3. Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, патентов, стандартов и т. д. объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, комплектах и др., проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.

4. Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.

5. При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).

6. Учет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

7. Единицей учета выдачи копии документа является копия библиотечного документа (глава книги, абзац, статья, файл, аудиозапись с каждого носителя, запись на диск, распечатка документа с электронного носителя), независимо от количества скопированных страниц.

8. Учету не подлежат копии с документов, не относящихся к библиотечному фонду.

9. Выдача платных копий библиотечных документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.

10. Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

См. приложения № 6, № 7, №8

Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание

1. Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.

2. Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу

· Тематических справок;

· Уточняющих справок;

· Фактографических справок;

· Адресных справок;

· Методических консультаций.

См. приложение № 9

3. Учет общего числа запросов на СИО проводится суммирование запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

4. Учет запросов ведется в «Журнале/тетради справок и консультаций» и листе «Учета количества запросов», а также в дневнике работы библиотеки.

Учет отказов

1. Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.

2. Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

Порядок учета

1. Учет основных показателей обслуживания осуществляется в структурных подразделениях библиотеки.

2. Ежедневная статистика ведется на листах учета или в тетрадях учета. В дневник работы библиотеки заносится общая сумма по основным показателям учета.

3. Вышеизложенные показатели включаются в годовой отчет и статистическую форму № 6 - НК.

Ответственность

Ответственность за постановку учета возлагается на заведующих структурными подразделениями библиотеки.

Контроль осуществляет администрация библиотеки.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение

Заполнение первой части дневника

При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:

1. В графе «Всего записалось читателей» учитывается количество читателей, записавшихся (или перерегистрированных) в данный день, в данном отделе или кафедре обслуживания. Из общего числа читателей выделяют – юношество – 15-24 года (отдельная графа в Дневнике) и дети до 14 лет (отдельная графа в Дневнике).

2. Сведения о вновь записавшихся (или перерегистрированных) читателях заносятся на основании читательских формуляров.

Примечание:

В графе «учащиеся» учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба;

Читатели пенсионеры относятся к группе «прочие»;

В графах «отдельные группы читателей» библиотека учитывает те группы читателей, которых она дифференцированно обслуживает (например: домохозяйки, безработные , инвалиды, частные предприниматели и т. д.).

В конце месяца подводятся итоги записи читателей за месяц, а также подсчитывается общее количество читателей в данном отделе библиотеки и их состав с начала года. Последний итог затем переносится на первую строку следующей страницы.

4. В графу «число посещений» заносятся сведения о посещениях всех групп пользователей. Посещения по читательской категории «юношество» выносятся в отдельную графу.

Приложение

ИНСТРУКЦИЯ

Запись читателя в библиотеку и перерегистрация

Запись пользователей в библиотеку осуществляется в соответствии с Правилами пользования библиотекой, утверждаемыми директором библиотеки по согласованию с учредителем библиотеки. Пользователь записывается в библиотеку, предоставляя документ, удостоверяющий его личность: паспорт гражданина РФ или другой документ – для пользователей старше 14 лет. Для пользователей в возрасте до 14 лет таким документом является ходатайство родителей или опекунов.

На пользователя заполняется формуляр с указанием фамилии, имени, отчества, даты записи, номера формуляра и др. данных. Дополнительные данные (место работы, прописка, должность и т. д.) вносят на основании методического решения - «Технология записи в библиотеку». С читателем заключается договор. Если же библиотека не заключает договор с пользователем – физическим лицом, то факт ознакомления и согласия с Правилами пользования библиотекой удостоверяется его подписью на читательском формуляре, т. е. тем самым заключается договор присоединения .

В практике библиотек в последнее время все чаще встречаются случаи судебных исков по процедуре заключения договоров с физическими лицами, поэтому целесообразнее все-таки заключать именно договор об обслуживании.

Перед началом оформления электронного читательского формуляра производится автоматический контроль несанкционированной повторной записи, которая невозможна, т. к. электронный читательский формуляр записавшегося в Библиотеку читателя хранится постоянно.

В процессе записи в электронном читательском формуляре заполняются определенные поля, куда вносится различная информация о читателе: ФИО, пол, адрес прописки и номер телефона, адрес временного проживания и номер телефона, место работы или учебы (студенты сообщают подробное название учебного заведения, курса и класса), профессия, паспортные данные. Эта информация необходима для дальнейшего общения с читателем, для изучения читательского контингента по различным параметрам и статистики. Все записи преобразуются в электронную читательскую карточку и сведения о новом читателе сразу поступают во все структурные подразделения Библиотеки.

Читатели, имеющие только регистрацию, записываются на общих основаниях, но в их электронном читательском формуляре обязательно указывается срок регистрации. По окончании срока регистрации в формуляр вносится запись «Нет регистрации». Эту запись видят сотрудники всех залов.

Полученные сведения о читателях доступны только на рабочих местах; соблюдается конфиденциальность информации.

При утере читательского билета читатель платит штраф и получает другой билет с новым штрих-кодом.

Ежегодно во всех отделах обслуживания производится перерегистрация читателей. Цель ее - выявить реальное количество читателей, пользующихся библиотекой, а также уточнить сведения о читателях (изменения в возрасте, образовании, перемена адреса, места работы и т. д.).

При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр читателя вносят все необходимые изменения и указывают новый номер на формуляре. Во время перерегистрации в электронный читательский формуляр вносятся появившиеся изменения в сведениях о читателе, и автоматически проставляется новый календарный год . Без этого читатель не будет обслуживаться в залах.

При записи в библиотеку происходит первое ознакомление читателя с правилами пользования библиотекой, ее структурой, фондами, каталогами. Из первой беседы читатель должен узнать в каких отделах библиотеки он может получать книги, кто поможет выбрать ему нужную книгу, какие клубы или кружки работают при библиотеке, какие массовые мероприятия в ней проводятся. Это первое ознакомление важно для читателя, но еще важнее для библиотекаря.

При обслуживании читателей через электронный формуляр можно применять расписку-обязательство, например:

МУК « ЦБС…….»

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

Ознакомившись с условиями и правилами пользования Библиотекой (отделом), обязуюсь:

1. Своевременно возвратить документы, предоставленные из фонда Библиотеки (отдела) на дом через электронный формуляр пользователя;

2.Обеспечить сохранность предоставленных Библиотекой (отделом) документов;

3. В случае задержки, порчи или утраты предоставленных Библиотекой (отделом) документов возместить Библиотеке материальный ущерб.

Читатель: __________________________________

(Ф. И.О., номер читательского билета)

Подпись _____________________ Дата «___» ___________ 200 г.

Приложение

Учет посетителей мероприятий

Учетными документами посетителей мероприятий являются:

1. Дневник библиотечной работы (часть №3 «Учет массовой работы» и часть №1 «Учет и состав читателей и посещаемости» графа «Число посещений»);

2. «Паспорт массового мероприятия» с приложением списка, который включает в себя:

· количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам – дети, юношество,

· количество предоставленных / выданных документов, в том числе по отраслям знания и т. д.

При учете в дневнике работы библиотеки в части № 1 количество посетителей мероприятия суммируется с общим количеством посещений библиотеки; полученная сумма вносится в графу Дневника «число посещений».

Посещение мероприятий, проводимых библиотекой за ее пределами, фиксируется в паспорте мероприятия и включается в общее число посещений.

Приложение

Паспорт массового мероприятия

1. Дата проведения « ___» _____________ 200 год

2. Форма и название мероприятия__________________________________

3. Место проведения (организация, учреждение)______________________

__________________________________________________________________

4. Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:

Всего _______________________

Юношество __________________

Дети ________________________

5. Количество предоставленных / выданных документов, в т. ч. по отраслям знаний:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

6. Ф. И.О. ответственного__________________________________________

7. Примечания__________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

ПАСПОРТ ВЫСТАВКИ

Название выставки _________________________________________________

__________________________________________________________________

Тема ______________________________________________________________

Период работы с «___» ________________ 20 г.

по «_____» ______________ 20 г.

Место проведения __________________________________________________

__________________________________________________________________

Количество участников______________________________________________

Количество предоставленной / выданной литературы ____________________

__________________________________________________________________

Количество представленных экспонатов _______________________________

__________________________________________________________________

Ответственный_____________________________________________________

__________________________________________________________________

Примечания _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

Учет выдачи документов и их копий

1. Все документы, выдаваемые читателям на дом, записывают в традиционном формуляре или электронном формуляре (далее формуляр), при этом указывается срок возврата, инвентарный номер, классификационный индекс, автор и заглавие книги.

На формуляре выданного документа и контрольном листке сроков возврата указывается дата и номер формуляра читателя.

Если документ выдается в читальном зале, то на контрольном листке или на книжном формуляре указывается дата выдачи документа.

Традиционные формуляры читателей расставляются по срокам возврата, а в пределах срока - в порядке алфавита фамилий или по номерам формуляров читателей.

Традиционные формуляры читателей, не взявших книги, расставляются отдельно в порядке алфавита.

При возвращении документов библиотекарь обязан зачеркнуть в присутствии читателя его расписку и вложить книжный формуляр в документ.

Продление срока чтения документов, по просьбе читателя, рассматривается как новая выдача.

Учет выдачи в читальных залах с открытыми фондами ведется путем подсчета документов, снятых читателем с полок и возвращаемых после использования библиотекарю. Документы, используемые непосредственно у полок в процессе подбора литературы, как книговыдача не учитываются.

В читальных залах с открытым фондом разрешается вести выборочный учет. Выборочный учет предполагает учет средней книговыдачи одного дня в неделю в течение одного месяца. Полученные показатели умножаются на число рабочих дней читального зала.

2. Выдача документов пользователям фиксируется в Ч.2 Дневника библиотеки по разделам в соответствии с принятыми методическими решениями. Отдельно учитывается выдача документов для категории «юношество».

В Дневнике работы учитываются копии документов по 5 основным позициям: Всего копий, в том числе платных. Всего делятся на три группы: печатные, электронные, аудиовизуальные документы.

3. Учет выдачи литературы с выставок может осуществляться несколькими способами:

· обозначением общего количества выданных с выставки книг в листе ежедневной статистики путем наблюдения;

· использованием коэффициента выдачи литературы с выставки.

Коэффициент разрабатывается экспертной группой; согласуется с общественным органом библиотеки (совет по обслуживанию, методический совет, совет по НИР, совет при директоре и т. д.), утверждается приказом директора библиотеки; доводится до всех подразделений библиотеки. Могут быть разработаны коэффициенты выдачи с выставок в библиотеке, на выездных мероприятиях, на мероприятиях, проводимых совместно с другими организациями и т. д., в соотношении от количества представленной литературы или числа присутствующих посетителей. Как рекомендацию, можно использовать опыт Карелии, где установлены следующие коэффициенты:

Для сельских и библиотек, не имеющих значительных выставочных площадей – коэффициент 1 от количества представленной литературы;

Для ЦБ и библиотек, имеющих более 10 выставочных стеллажей – коэффициент 2 в месяц от количества представленной литературы;

Для крупных библиотек, имеющих значительные фонды (более 1 млн. экз.) – коэффициент 3-5 в месяц от количества представленной литературы.

4. Учет выдачи электронных изданий (как локальных, так и сетевых) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.20 – 2004 и ГОСТ 7.83 – 2001.

В Дневнике Ч.2 учет электронных и аудиовизуальных документов ведется отдельно и входит в общее число выданных документов.

ГОСТ 7.20 – 2000. Библиотечная статистика [Текст]. – Введ.01.01.2002 // Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности / сост. . – СПб., 2006. – С.191.

Рекомендации по внедрению ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика», принятые Библиотечной Ассоциацией Республики Карелия от 01.01.2001 [Электрон. ресурс] – Режим доступа: // http://library. *****/bark/files/e_10_05_07.doc . – Загл. с экрана.

Организация и ведение учета документов в библиотеке 2

Основные положения учета библиотечного фонда 3

Функции учета 3

Виды и формы учета 4

Прием новых поступлений 9

Учет выбывающих документов 10

Переоценка библиотечного фонда 10

Проверка библиотечного фонда 11

Заключение 12

Список литературы 13

Организация и ведение учета документов в библиотеке

Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.

Основные нормативные документы – это:

Письмо министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечного фонда» от 7.10.98.

Приказ министерства культуры РФ «Об утверждении «инструкции об учете библиотечного фонда» от 02.12.98.

Национальная программа сохранения библиотечного фонда от…..

Второй этап национальной программы сохранения библиотечного фонда связан с:

Совершенствование учета фондов в библиотеках.

Совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов.

Определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания).

переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;

информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.

Основные положения учета библиотечного фонда

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.

К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:

полнота и достоверность учетной информации;

документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

совместимость приемов и форм учета;

соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.

Функции учета

Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условности информативная и управленческая функции осуществляются с помощью суммарного учета, контрольная – индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, стало быть, усиливаются контрольные функции учета.

Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.

Статистический учет - это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения. Сравнение и анализ дополнительных количественных сведений учета БФ с другими показателями работы позволяют сделать выводы о качестве и перспективах деятельности библиотеки в целом. Учет дает возможность установить такие показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость, читаемость и всего фонда, и его частей. Правильная организация учета способствует также охране БФ - государственной и общественной собственности, имеющей огромную культурную и материальную ценность.

Бухгалтерский учет - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).

Виды и формы учета

Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).

Она состоит из трех частей:

Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии - также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).

Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20-2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) - экземпляр; диафильмы - катушка; диапозитивы (слайды) - комплект; грампластинка - диск; магнитные фонограммы - катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии - фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов - со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда ЦБС. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документ» и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах или служебном помещении, которое опечатывается. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ» к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, так как там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку. Газеты регистрируются в картотеке, хранению подлежат лишь местные газеты, центральные - исходя из наличия площади.

Учет БФ учебников существенно отличается от учета другой литературы. Особые затруднения вызывает учет книг для чтения, словарей, сборников задач, дидактических материалов. К школьным учебникам относят орфографические словари, математические таблицы, сборники задач и упражнений, практикумы. Учет экспериментальных и пробных учебников осуществляется в КСУ и учетных каталогах.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

В последние годы функцию инвентарного номера с успехом выполняет штриховой бар-код, применяемый при автоматизированной обработке и выдаче документа.

Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».

В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.

Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.

Прием новых поступлений

Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.

При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах - для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения - описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.

После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет выбывающих документов

Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.

Переоценка библиотечного фонда

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.

В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.

Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.

Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.

Заключение

Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.

На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.

В рамках создания системы единого государственного учета библиотечного фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.

В единстве духовного и материального начала заключается основная ценность библиотечного фонда.

Потому важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания значимости библиотечного фонда как национального достояния страны создающего интеллектуальный капитал общества.

Список литературы

Основы законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.-Вып. 1.-С. 17-38.

Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //

Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.

Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.

Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //

Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М: ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.

Публикации

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры.-2004. – № 9. – С. 25-36.

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.

Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.

Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.

Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33-37.

Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.

Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело - XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).-С. 144-151.

Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.-М., 2002.-384 с.

Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. - М., 2003. -С. 82-92.

Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10-14 апр. 2000 г.-СПб.: РНБ.- 2000.-192 с.

Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело - XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. - М., 2003. -(Вып. 2 (6).- С. 130-153.

Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.-2002. -№ 1.-С. 22-24.

Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.-М.: ФАИР-ПРЕСС.- 2004.-400 с.

Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. - 2003.-№1.- С. 19-21.

Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.-2002.-№11.-С. 38-50.

Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.- М.: Либерея.- 2003.-352 с.

Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.-Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.- 2003.- 251 с.

Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело-XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.- М., 2003.-Вып. 1(5).-С. 159-164.

Майстрович Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела.-М.: Пашков дом, 2004.-248 с.

Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.-М.: Либерея, 2001.-Вып. 10.-С. 146-167.

Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7-15 июня 2003. ГПНТБ России.-М., 2003.-Т. 2.-С. 509-511.

Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.-2001.-№ 7.-С. 16-19.

1.учет пользователей библиотеки;
2.учет посещений, обращений;
3.учет запросов на документы и их копии;
4.учет выдачи документов и их копий;
5.учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание;
6.учет мероприятий.

ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статистика»;
Стандартом предприятия Кемеровской областной научной библиотеки «Единицы и формы учета информационно-библиотечного обслуживания пользователей»;
Методическими решениями, принятыми на ежегодном заседании «Клуба деловых встреч методистов государственных и муниципальных библиотек Кемеровской области» в июне 2007г.;
Регламентирующими документами, принятыми в различных библиотеках Кемеровской области.

Основные формы библиотечной статистики

1.Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:

Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) – предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения;
Электронная БД пользователей библиотеки;
Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них;
Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них;
Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем*;
Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным пользователем (читателем, абонентом) документом и анализа его использования;
Контрольный листок предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами*;
Разовый контрольный листок предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделения библиотеки;
Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов*;
Лист ежедневной статистики предназначен для ежедневного учета показателей количества посещений, обращений и выдачи документов пользователям по отраслям знаний*;
Лист «Учет количества запросов» или «Журнал справок и консультаций» предназначен для учета запросов всего: справок и консультаций;
«Журнал отказов» или «Картотека отказов» предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов;
Паспорт мероприятия предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой;
Счетчики посещений www -сайта библиотеки*.

2.Вторичные документы:

Дневник работы библиотеки;
Статистическая форма № 6-НК;
Отчеты о работе библиотек за период времени.

3.Факультативные документы (обозначены*) имеют рекомендательный характер для учета работы библиотеки.

Учет пользователей библиотек

См.: приложения № 1 и № 2

6.Единицей учета абонентов межбиблиотечного абонемента (далее МБА) является один абонент.

10. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки.

См. приложение № 3

Учет мероприятий

1.Единицей учета мероприятий является одно мероприятие: выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т.п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.

См. приложения № 4 и № 5

2.Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.
3.Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.
4.Мероприятие, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации.

Учет посещений, обращений

1.Единицей учета посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Примечание: в число посещений не включаются участники массовых мероприятий, семинаров, конференций и т.д., проводимых на базе библиотеки другими организациями.

2.Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.
3.Учет общего числа посещений (обращений) проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
4.Учет ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по двум графам: посещения и обращения. Обращения входят в общее число посещений.

1.Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.
2.Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.
3.Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, патентов, стандартов и т.д. объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, комплектах и др., проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.
4.Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.
5.При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).
6.Учет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
7.Единицей учета выдачи копии документа является копия библиотечного документа (глава книги, абзац, статья, файл, аудиозапись с каждого носителя, запись на диск, распечатка документа с электронного носителя), независимо от количества скопированных страниц.
8.Учету не подлежат копии с документов, не относящихся к библиотечному фонду.
9.Выдача платных копий библиотечных документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.
10.Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

См. приложения № 6, № 7, №8

Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание

1.Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.
2.Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу

Тематических справок;
Уточняющих справок;
Фактографических справок;
Адресных справок;
Методических консультаций.

См. приложение № 9

3.Учет общего числа запросов на СИО проводится суммирование запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.
4.Учет запросов ведется в «Журнале/тетради справок и консультаций» и листе «Учета количества запросов», а также в дневнике работы библиотеки.

Учет отказов

1.Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.
2.Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

Порядок учета

1.Учет основных показателей обслуживания осуществляется в структурных подразделениях библиотеки.
2.Ежедневная статистика ведется на листах учета или в тетрадях учета. В дневник работы библиотеки заносится общая сумма по основным показателям учета.
3.Вышеизложенные показатели включаются в годовой отчет и статистическую форму № 6 -НК.

Ответственность

Ответственность за постановку учета возлагается на заведующих структурными подразделениями библиотеки.

Контроль осуществляет администрация библиотеки.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1

Заполнение первой части дневника

При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:

1.В графе «Всего записалось читателей» учитывается количество читателей, записавшихся (или перерегистрированных) в данный день, в данном отделе или кафедре обслуживания. Из общего числа читателей выделяют – юношество – 15-24 года (отдельная графа в Дневнике) и дети до 14 лет (отдельная графа в Дневнике).
2.Сведения о вновь записавшихся (или перерегистрированных) читателях заносятся на основании читательских формуляров.

Примечание:

- в графе «учащиеся» учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба;

- читатели пенсионеры относятся к группе «прочие»;

- в графах «отдельные группы читателей» библиотека учитывает те группы читателей, которых она дифференцированно обслуживает (например: домохозяйки, безработные, инвалиды, частные предприниматели и т.д.).

4.В графу «число посещений» заносятся сведения о посещениях всех групп пользователей. Посещения по читательской категории «юношество» выносятся в отдельную графу.

Приложение № 2

ИНСТРУКЦИЯ

Запись читателя в библиотеку и перерегистрация

На пользователя заполняется формуляр с указанием фамилии, имени, отчества, даты записи, номера формуляра и др. данных. Дополнительные данные (место работы, прописка, должность и т.д.) вносят на основании методического решения - «Технология записи в библиотеку». С читателем заключается договор. Если же библиотека не заключает договор с пользователем – физическим лицом, то факт ознакомления и согласия с Правилами пользования библиотекой удостоверяется его подписью на читательском формуляре, т.е. тем самым заключается договор присоединения.

Перед началом оформления электронного читательского формуляра производится автоматический контроль несанкционированной повторной записи, которая невозможна, т.к. электронный читательский формуляр записавшегося в Библиотеку читателя хранится постоянно.

При утере читательского билета читатель платит штраф и получает другой билет с новым штрих-кодом.

При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр читателя вносят все необходимые изменения и указывают новый номер на формуляре. Во время перерегистрации в электронный читательский формуляр вносятся появившиеся изменения в сведениях о читателе, и автоматически проставляется новый календарный год. Без этого читатель не будет обслуживаться в залах.

При обслуживании читателей через электронный формуляр можно применять расписку-обязательство, например:

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

Ознакомившись с условиями и правилами пользования Библиотекой (отделом), (адрес) обязуюсь:

2.Обеспечить сохранность предоставленных Библиотекой (отделом) документов;

Читатель: __________________________________

(Ф.И.О., номер читательского билета)

Подпись _____________________ Дата «___» ___________ 20.. г.

Приложение № 3

Учет посетителей мероприятий

Учетными документами посетителей мероприятий являются:

1.Дневник библиотечной работы (часть №3 «Учет массовой работы» и часть №1 «Учет и состав читателей и посещаемости» графа «Число посещений»);
2.«Паспорт массового мероприятия» с приложением списка, который включает в себя:

количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам – дети, юношество,
количество предоставленных / выданных документов, в том числе по отраслям знания и т.д.

Приложение № 4

Паспорт массового мероприятия

1.Дата проведения « ___» _____________ 200 год
2.Форма и название мероприятия__________________________________

3.Место проведения (организация, учреждение)______________________

__________________________________________________________________

4.Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:

Всего _______________________

Юношество __________________

Дети ________________________

5.Количество предоставленных / выданных документов, в т.ч. по отраслям знаний:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

6.Ф.И.О. ответственного__________________________________________
7.Примечания__________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение № 5

ПАСПОРТ ВЫСТАВКИ

Название выставки _________________________________________________

__________________________________________________________________

Тема ______________________________________________________________

Период работы с «___» ________________ 20 г.

По «_____» ______________ 20 г.