17.08.2017, 15:41
Какие правила выдачи денег в подотчет из кассы в 2017 году обязательны для применения работодателями? Правда ли, что с 19 августа применяются новые правила выдачи наличных без заявления? Можно ли перечислять деньги на банковскую карту? Ответим на основные вопросы и приведем 6 главных правил оформления подотчетных сумм.
Список лиц, имеющих право получать деньги
Организация-работодатель в силу норм законодательства о бухгалтерском учете обязана организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа:
В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.
Заявление на выдачу денег под отчет: новшества 2017 года
До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявление в произвольной форме, в котором требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена. Заявление могло выглядеть так (бланк):
Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании. Приведем образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2017 году:
Вы можете скачать образец приказа о выдаче денег в подотчет в 2017 году по .
Какую сумму можно выдавать под отчет в 2017 году
Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет? Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.
Напомним, что предельный размер расчета наличными – 100 000 рублей по одной сделке не применяется при выдаче денег под отчет (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Ведь эта предельная сумма применяется исключительно при расчетах с другими организациями или индивидуальными предпринимателями (п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). Следовательно, работнику организации можно выдавать и большую сумму. Так, например, руководителю (директору) можно выдать, допустим, 350 000 рублей и это не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.
В 2017 году подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Отчет за полученную сумму: обязателен или нет?
Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.
До 19 августа 2017 года нельзя было выдавать деньги под отчет, если работник не представил отчет о ранее полученных суммах. Однако с указанной даты такие требования из пункта 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У исключены.
Когда нужно отчитаться по полученными суммам: сроки
Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Выданные под отчет денежных средства не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В связи с этим, некоторые недобросовестные лица пытаются уйти от налогов и взносов путем выдачи денежных средств под отчет на неопределенный срок. Экспертам нашего портала, к примеру, известна ситуация, когда директор ООО выдал сам себе под отчет довольно крупную сумму (550 000 рублей) и в приказе не указал срок возврата. Он думал, что эти деньги теперь можно не возвращать. Однако это совершенно не так! Налоговики считают, что если срок возврата не прописан, то отчитаться по полученным суммам нужно в день их получения. Если отчета нет, то налоговики могут расценить денежные средства как доход директора. И, как следствие, доначислить НДФЛ и страховые взносы. Аналогичная ситуация и с выдачей денег под отчет рядовым сотрудникам.
Обратите внимание: специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Измените положение о ведении кассовых операций с 19 августа
Итак, как мы уже сказали, порядок выдаче денег в подотчет с 19 августа 2017 года изменился. В связи с этим организациям целесообразно обновить положение о работе с подотчетными суммами. Мы подготовили для наших читателей образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), который вы можете скачать.
6 главных правил выдачи под отчет в 2017 года
Теперь перечислим 6 главных правил выдаче подотчетных сумм в 2017 году:
- Под отчет можно выдавать любую сумму, в том числе, более 100 000 рублей;
- Для получения денег под отчет с 19 августа 2017 года заявление от работника получать не обязательно. Достаточно приказа руководителя.
- С 19 августа 2017 года выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
- Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
- С 19 августа 2017 году нужно обновить Положение о расчете с подотчетными лицами.
Если возникает необходимость давать работникам деньги под отчет, следует разобраться в тонкостях этой финансовой процедуры. Это нужно для того, чтобы правильно отразить ее в и избежать претензий налоговой службы. Тем более, иногда приходится давать деньги таким способом и лицам, которые не являются работниками предприятия. В нашей статье мы подробно поговорим о том, кому можно выдавать деньги под отчет.
Зачем выдавать
Под выдачей денежных средств под отчет понимается передача денег организации сотруднику или другому лицу, которые должны быть потрачены на определенные цели, связанные с нуждами фирмы. Размер денежных средств, которые могут быть выданы, российское законодательство не ограничивает. Тут все на усмотрение руководителя компании. Выдаваться финансы могут как наличным, так и безналичным способом. Регулирует данную денежную операцию Письмо Министерства по финансам РФ № 03-11-11/42288 . В нем прописан порядок ведения кассовых операций. И здесь же указано, на какие нужды предприятие может давать деньги:
- Хозяйственные нужды компании.
- На филиалы фирмы, у которых нет собственного баланса.
Особенности выдачи
Выдавать деньги под отчет компания имеет право не только своим работникам, но и другим лицам, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера. Но статус у этих категорий разный, о чем руководство компании должно помнить. Если своего сотрудника, работающего по трудовому договору, можно направить в командировку с выплатой суточных или подотчетные деньги из заработной платы, то с теми, кто работает по гражданско-правовому договору, такие вещи не делаются. Чтобы не возникало путаницы, лучше всего деньги под отчет не сотруднику не выдавать, а использовать исполнение заключенного договора. Так, основанием для выдачи может быть заявление человека на возмещение расходов, которые пошли на выполнение поручений организации.
Сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, нельзя направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы.
Официально, не сотрудникам выдавать деньги под отчет нельзя, о чем говорится в указании Банка России о ведении кассовых операций № 3210-У . Согласно данному документу, подрядчик также является сотрудником фирмы, и поэтому ему можно перечислять или выдавать в или безналичной форме денежные средства. Например, подрядчик может заказывать материалы, которые он потом станет использовать для ремонта помещений организации.
В локальных актах предприятия можно закреплять порядок выдачи подотчетных сумм подрядчикам. Кроме этого, в договорах с подрядчиком этот момент надо подробно прописывать. Стоит помнить, что в указании Банка РФ, касающегося проведения кассовых операций, говорится только о том, что под отчет выдаваться могут наличные деньги. Поэтому, если у фирмы есть необходимость выдать деньги безналичным способом (), нужно фиксировать такой порядок в локальных актах фирмы.
Порядок выдачи
В организации выдача подотчетных денег происходит обычно по следующей схеме:
- Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании с просьбой выдать деньги на нужды фирмы.
- Руководитель указывает сумму выдачи и сроки.
- Бухгалтерия оформляет ордер на выдачу финансов.
- В прописанный срок сотрудник подает .
И в заключение
На законных основаниях организация имеет право давать деньги под отчет тем людям, с кем у нее заключен трудовой договор или договор подряда. В других случаях выдача финансовых средств будет считаться незаконной и привлечет внимание контролирующих органов. Нарушением будет считаться также, если деньги выдаются не тому лицу, которое указано в приказе, или если средства пошли не на нужды предприятия, а на другие цели.
Подавляющее большинство расчетов между организациями происходит через банк, прямым перечислением со счета на счет. Однако это не является единственно возможным способом платежа. Некоторые ситуации предполагают расчет наличными деньгами. Оплата же товаров или услуг в интересах компании живыми деньгами всегда осуществляется через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств в подотчет в свою очередь требует соблюдения определенных правил.
Порядок выдачи денежных средств в подотчет
Выдача определенной денежной суммы сотруднику для совершения наличных покупок производится, если есть приказ о выдачи денежных средств подотчет либо же нужна составленная самим работником заявка на выдачу денежных средств подотчет. Образец для данных документов законодательно не установлен, можно использовать любую свободную форму.
Интересно, что совсем недавно заявление на выдачу денежных средств подотчет являлось единственно возможным документом для обоснования в учете выданных работникам средств. Но в текущей редакции пункта 6.3 Указания ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У, действующей с 19 августа 2017 года, предусмотрено, что компания или ИП-работодатель могут самостоятельно выбирать для работы один из двух выше приведенных приказа работодателя или заявления работника. Не возбраняется составлять и оба документа.
Заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
А.П. Сидорову
от Ивановой Л.Е. ,
работающ ей в должности секретаря
Заявление о выдаче денежных средств подотчет
Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с заявками работников головного офиса составлен сводный список-заявка на приобретение канцтоваров. Стоимость данных канцтоваров составляет ориентировочно 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Прошу выдать мне указанную сумму наличными из кассы сроком на три рабочих дня. Неистраченный остаток наличности обязуюсь вернуть в кассу организации.
Приложение: сводный список-заявка на приобретение канцелярских товаров.
17.09.2017 ________________ Л.Е. Иванова
Приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец
ПРИКАЗ № 12/09
г. Москва 18.09.2017
О выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярии для нужд офиса
Для осуществления закупки необходимых канцелярский принадлежностей для организации работы офиса компании ООО «Ромашка»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. выдать секретарю Ивановой Л.Е. под отчет сроком на 3 дня сумму в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей наличными на приобретение канцелярии (согласованный список-заявка прилагается). сроком на три рабочих дня .
2. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. ознакомить Иванову Л.Е. с настоящим Приказом под подпись.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Петрову М.А.
Генеральный директор _________________________ А.П. Сидоров
С приказом ознакомлен а :
|
18.12.2017 |
_________________ |
Л.Е. Иванова |
Выдача денежных средств подотчет непосредственно из кассы оформляется расходно-кассовым ордером. В то же время подотчетную сумму можно перевести и на карту сотрудника с расчетного счета организации или ИП-работодателя. И тут нужно отметить, что выше упомянутое Указание ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций, то есть не регламентирует основания выдача денежных средств подотчет безналичным путем. Поэтому для единообразия в ведении учета конкретный вид документа, на основании которого будут выдаваться подотчетные средства, как наличные, так и безналичные, рекомендуется утвердить, например, в специальном положении о выдачи денежных средств подотчет.
Сроки выдачи денежных средств подотчет
Сроки, на которые денежные средства выдаются подотчет, могут быть установлены самим работодателем. По прошествии установленного периода у подотчетного лица остается еще три рабочих дня, чтобы в соответствии с тем же пунктом 6.3 Указания ЦБР № 3210-У представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов о проделанных в интересах фирмы покупках. Для случаев выдачи денег под отчет на командировку авансовый отчет сотрудник должен составить в течение 3 рабочих дней по возвращении.
После получения авансового отчета работодателем стартует следующий отсчет – срока проверки и утверждения данного документа. Этот период законодательством не регламентирован, и должен быть также установлен в конкретной компании внутренним приказом.
Стоит упомянуть об одном важном изменении в порядке выдачи денежных средств подотчет в 2017 году. В настоящее время больше не действует правило о том, что выдача последующей суммы под отчет возможна лишь после полного погашения подотчетником предыдущего долга по ранее выданным суммам либо после составления авансового отчета о произведенных затратах. Особенно актуально это изменение для организаций, в которых ответственным по расходам за наличный расчет является один и тот же работник.
Кому могут быть выданы подотчетные средства
Подотчетным лицом в компании в принципе может быть любой работник. Ограничений в данном вопросе нет. Допустима в том числе и выдача денежных средств подотчет директору. А вот собственник компании, если он не является также и ее сотрудником, совершать наличные покупки от лица организации не может. Следовательно, и выдача денежных средств в подотчет учредителю идет вразрез с нормами законодательства.
С сотрудниками ИП-работодателя ситуация та же: они могут являться подотчетным лицами, получающими от своего нанимателя средства на совершение наличных покупок. Однако сам ИП в статусе подотчетного лица не выступает. В случае необходимости он просто оплачивает наличные расходы непосредственно от своего имени. Составлять по итогам такой покупки авансовый отчет самому себе в последствии не требуется.
Инструкция для подотчетных лиц - удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.
В инструкции нужно предусмотреть:
Срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;
Способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288));
Форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и унифицированную форму № АО-1;
Срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем);
Срок утверждения авансового отчета руководителем;
Срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.
Касса и подотчет
При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:
Для получения денег работник должен написать . Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо - сам директор организации (вместо заявления он может оформить );
Деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;
Авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.
Подотчет на карту
Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
Отчет по подотчету
Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.
Кому может быть выдан подотчет
Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).
Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.
Что такое подотчет
Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных
Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.
Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.
На что можно брать подотчетные средства
Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:
- на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
- командировку (суточные, проезд, проживание);
- представительские расходы.
Основание для выдачи денег подотчет — заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.
Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам — тому, с кем заключен либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.
То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Как выдать деньги в подотчет сотруднику
С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Оформление
Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.
Как отчитаться за подотчетные деньги
Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.
Срок отчета
Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.
Оформление отчета о подотчетных деньгах
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.
Получается, форму компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм - наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.
Отчет о подотчетных деньгах (образец)
Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.
Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.
