Оформление распорядительных документов. Распространёнными видами распорядительных документов являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.
Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Он может быть поручен одному из должностных лиц или рабочей группе.
Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:
- Изучение существа вопроса;
- Подготовка проекта распорядительного документа;
- Согласование документа;
- Подписание документа.
Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Приказ, как правильно оформить
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.
Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.
По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.
Например:
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Профсоюзная организация КГПУ
ПРИКАЗ
04.03.2000 № 3
Красноярск
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 02.03.2010
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации.
2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2010
ответственный: специалист Н.А. Налимова
3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
4.Обеспечить специалисту Н.А. Налимовой тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 10.03.2010.
5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Е.Н.Белову
Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.
Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.
Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.
Распоряжение, как правильно оформить
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.
Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».
Например :
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Красноярская территориальная (краевая) организация
Профсоюзная организация КГПУ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
14.05.2012 № 12
Красноярск
О проведении конкурса
художественных и творческих
работ работников вуза
В связи с решением президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 о проведении конкурса художественных и творческих работ ОБЯЗЫВАЮ:
1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников университета. Ответственный В.И. Тихомирова, срок – 25.05.2012.
2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову
Председатель Софронова О.Г. Софронова
Указание, как правильно оформить
Указание – правовой акт, издаваемый руководителем или заместителем по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.
Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».
Например:
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Красноярская территориальная (краевая) организация
Профсоюзная организация КГПУ
УКАЗАНИЕ
03.06.2002 № 26
Красноярск
О тематике обучения профсоюзного актива
В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 «О программе кадры»
ПРЕДЛАГАЮ:
1.Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2012.
2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2012. Ответственный – специалист Н.А. Налимова
3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову.
Председатель Софронова О.Г. Софронова
Протокол, как оформить
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на отчётно-выборных собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
- кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
- кто вёл протокол;
- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
- кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
- какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
Постановление, как правильно оформить
Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части даётся ссылка на него. Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
"Кадровый вопрос", 2012, N 7
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.
С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:
Правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);
Правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
Правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).
Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:
1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) принятие решения или подписание документа;
7) доведение распорядительного документа до исполнения.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.
Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.
К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении.
Эмблема - товарный знак или знак обслуживания;
Наименование организации;
Название вида документа - приказ;
Дата и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "О чем?". Например:
"О проведении ремонтных работ";
"О повышении качества продукции".
Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действия может выступать:
Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Распорядительная часть документа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть документа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
Наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;
Поручение;
Срок выполнения поручения.
Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:
1) когда основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления;
2) когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводятся дата и номер, заголовок соответствующего документа;
3) когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации.
При составлении приказа необходимо:
Увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
Излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;
Указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
Обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;
Указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказ;
Соблюдать сроки подготовки приказов, установленные руководством организации;
Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.
При значительном объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст помещается в приложение к приказу. При наличии приложений в виде графиков, схем, таблиц в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части дается ссылка на приложении. Соответственно, приложения должны быть подписаны и пронумерованы в верхнем правом углу.
Таким образом, приложение является неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в приказе, не допускается.
В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Канцелярия (секретарь руководителя) после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости приказ ксерокопируется, заверяется простой печатью и раздается исполнителям. Ответственному исполнителю не всегда для выполнения работы требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа - Выписка из приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая непосредственно касается ответственного исполнителя. Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю.
Открытое акционерное общество
"ГРОСМАРТ"
01.04.2011 N 15-ОД
г. Москва
О запрете курения
табачных изделий
В целях снижения пожароопасной ситуации и вредного воздействия табачного дыма на здоровье граждан
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. За нарушение данного приказа наложить штраф в размере 500 руб.
3. Руководителям структурных подразделений ознакомить с настоящим приказом сотрудников под роспись.
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на ведущего инженера по технике безопасности П. Н. Мохнатого
Директор организации В. П. Петров
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Распоряжение носит характер обязательного поручения работодателя (руководителя) о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный в распоряжении срок. Правом издавать распоряжение могут быть наделены заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.
Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых документах, а также распорядительных документах (положениях о подразделениях, должностных инструкциях). Таким образом, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В отдельных случаях на уровне управления федеральными органами власти распоряжения могут издаваться на длительный срок действия.
Оформление распоряжения осуществляется по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения оформляются на специальном бланке. К реквизитам распоряжения относят:
Государственный герб РФ, субъекта РФ, логотип, товарный знак организации;
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дату документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления или издания документа;
Заголовок к тексту;
Текст документа;
Отметку о наличии приложения;
Подпись;
Гриф согласования документа;
Визы согласования документа;
Отметку об исполнителе;
Отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
Идентификатор электронной копии документа.
Распоряжение зачастую не содержит констатирующей части. В том случае, если распоряжение содержит констатирующую часть, текст начинается с ключевого слова: Предлагаю или Обязываю.
Пример распоряжений см. ниже.
Открытое акционерное общество
"ГРОСМАРТ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Москва
О дисциплине
В целях усиления безопасности производственного процесса и укрепления дисциплины
ПРЕДЛАГАЮ:
1. С 01.04.2011 вход на территорию организации в течение дня разрешить только при наличии пропуска.
3. Руководителей структурных подразделений ознакомить сотрудников с данным распоряжением.
Директор В. П. Петров
Постановление
Постановление - это правовой акт, принимаемый вышестоящими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется требованиями к подготовке нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Подготовка, оформление и издание постановлений глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов.
Проект постановления должен отвечать следующим требованиям:
Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, уставу области, договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области;
Быть отредактирован, иметь краткое и ясное изложение сущности вопроса, с обоснованными и сформулированными целями и задачами;
Постановление не должно превышать трех листов по объему, а приложение к постановлению - пяти.
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти, властных органов субъектов РФ, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
К решению можно также отнести совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - если организация имеет право на гербовый знак;
Наименование вышестоящего органа;
Название вида документа;
Дата и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Подпись руководителя коллегиального органа.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Эксперт журнала
Подписано в печать
Классификация документов
Документы предприятий и организаций классифицируются по следующим признакам:
По способу фиксации информации: графические, письменные, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на машинных носителях;
По назначению: приказы, положения, протоколы, акты, уставы, письма и т.д.;
По видам: типовые (т.е. обязательные к применению в определенной области), примерные, трафаретные, индивидуальные;
По степени сложности: простые (посвященные одному вопросу), сложные;
По месту составления: внешние по отношению к организации (входящие и исходящие), внутренние;
По срокам исполнения: срочные, несрочные;
По сфере действия: служебные (деловые), официально-личные;
По степени гласности: без ограничения доступа, с ограничением доступа разного уровня (секретные, для служебного пользования, конфиденциальные);
По юридической силе: подлинники, копии.
Стандарты, которыми необходимо руководствоваться при использовании электронного документооборота.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.
ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).
ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа.
ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.
Организационно-распорядительная документация
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации.
Термин «организационно-распорядительная документация», как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно- распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.).
Для внутренних документов обязательными являются следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, текст документа, подпись. В официально-личных документах обязательным также является указание адресата. Для внешних документов (входящих и исходящих) обязательными являются реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа (кроме писем), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст документа, подпись, оттиск печати.
Организационные документы
Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).
Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных – соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.
В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас- порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.
На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, сведения о должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует: главный бухгалтер, юрист; подписывает: начальник отдела кадров или заместитель руководителя; утверждает: руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.
Распорядительные документы
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»).
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Информационно-справочные документы
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Излагается текст телеграммы предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.
Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна- чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Документы с трафаретным текстом Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов (шаблонов) основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
Машинописному тексту соответствует шрифт Times New Roman 14 размера, эти шрифтом набирается постоянная информация шаблона для удобства ввода переменной информации на пишущей машинке. Любой документ можно сделать трафаретным, но необходимо решить вопрос о целесообразности этого.
Создают шаблоны анкет, справок, приказов и др., т.е. тех документов, которые оформляются регулярно. Шаблоны могут включать текст в виде таблиц. В таблице постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
Основные виды документов по личному составу
Резюме – документ при приеме на работу. Содержит сведения об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст резюме может состоять из разделов: цель – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая деятельность; специальные знания; семейное положение.
Трудовой контракт (договор) – документ, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
Оплату труда;
Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить (прописными буквами). Затем с новой строки указывается: фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. При приеме на работу и переводе на другую должность заявление является первоочередным документом, при увольнении заявление оформляется тогда, когда желание уволиться исходит от работника. В заявлении указывается: должность; структурное подразделение, куда работник устраивается; условия приема (на полную ставку, штатное совместительство, почасовая оплата и др.). Заявление подписывается и в нем указывается дата. В визах или в резолюции руководителя указываются: оклад и дата приема на работу.
Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.
Конструкторская документация (КД) – это графические и текстовые документы, которые в совокупности или в отдельности, определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и утилизации. Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТами единой системы КД (ЕСКД), которым определены, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж- схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.
Схема – это графическое представление определения, анализа или метода решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потока, оборудования и т. д. (ГОСТ 19.701). Полные сведения об элементах изображенных на схеме записывают в их перечень (ГОСТ 2.702), который выполняется в форме таблицы. Перечень элементов помещают на первом листе схемы или оформляют как самостоятельный документ на формате А4 с основной надписью для текстового документа (ГОСТ 2.104, форма 2, 2а). Элементы вносятся в перечень группами в алфавитном порядке буквенно-цифровых обозначений. В пределах каждой группы, имеющей одинаковые буквенные обозначения, элементы располагаются по возрастанию порядковых номеров. Между группами элементов рекомендуется оставлять незаполненные строки для внесения изменений. На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.
Большую группу графических и текстовых технических документов составляют технологические документы, являющиеся результатом технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.
Технологическая документная информация отражает способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, способы организации производственного процесса.
Порядок разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении и ремонте изделий, устанавливается взаимосвязанными правилами и положениями, представляющими собой комплекс стандартов и руководящих нормативных документов – единую систему технологической документации (ЕСТД).
Основной технологический документ – технологическая карта, которая дает подробное описание, и в которой приводятся расчеты всех технологических операций по изготовлению изделия. Технологические карты в практической деятельности руководителей и специалистов представлены следующими разновидностями: – операционной, фиксирующей отдельные производственные операции (сверление, шлифование, крепление, монтаж и т. п.); – общей (маршрутной) с последовательностью операций; цикловой с перечислением группы операций одного рабочего или одного цеха; – типового технологического процесса, содержащего сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц. Первым листом комплекта технологических документов является титульный лист, который оформляется в соответствии с ГОСТ 3.1105.
Обязательность применения ТЛ устанавливается на уровне отрасли или предприятия (организации). 1.6. Научно-исследовательская документация Научно-исследовательская (научная) документация (НД) создается в процессе научно-исследовательских работ и научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство.
Основными видами научно-исследовательских документов являются:
Итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским, опытно- конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально- проектным работам (ЭПР);
Технические отчеты о научно-исследовательских работах (НИР), ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
Заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
Аннотации на научно-исследовательские работы;
Паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;
Монографии, диссертации и отзывы на них;
Технические задания на НИР;
Программы научно-исследовательских работ; отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
Отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;
Технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки; 14
Первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кино, фото-, фонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования).
Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001.
Документооборот
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Различают входящий, исходящий и внутренний документооборот: Входящими являются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Исходящими документами являются ответы организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.
Внутренние документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Номенклатура дел
Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).
Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. в ней собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.
Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Оформление обложки дела
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914-72. Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел: - полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж); - наименование структурного подразделения; - делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; - заголовок дела; - срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются: - даты дела (тома, части); - номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей); - количество листов в деле; - архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Составление описей
Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
Дела постоянного хранения;
Дела временного (свыше 10 лет) хранения;
Дела по личному составу и иные однотипные дела;
На дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
Служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически- структурная. Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.
Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
Приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
Приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
Планы, сметы;
Отчеты, балансы;
Доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту. Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. При большом объеме специальной документации – технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи. В описание каждого дела входит: - порядковый номер; - индекс дела; - заголовок дела; - дата; - количество листов; - примечания. Все эти данные переписываются с обложки дела.
Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Организация оперативного хранения дел
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на 18 внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. 1.12. Оформление работ Обязательными составляющими пояснительной записки любой письменной работы являются: титульный лист, содержание и список литературы.
Титульный лист является первым листом пояснительной записки (ПЗ). Титульный лист включают в общую нумерацию страниц ПЗ. На титульном листе номер страницы не ставят. Содержание включает наименования всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименования) с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов). Слово «Содержание» записывают в виде заголовка симметрично тексту с прописной буквы. Содержание включают в общее количество листов ПЗ.
Список литературы должен содержать перечень источников, использованных при выполнении лабораторных работ. Сюда включаются не только книги, но и журнальные статьи, авторские свидетельства, стандарты и другие материалы. Источники следует располагать в порядке появления ссылок в ПЗ. Сведения об источниках необходимо приводить в соответствии с требованиями ГОСТ.
Основные понятия криптосистем
В настоящее время известно достаточно много надёжных алгоритмов кодирования информации. На базе этих алгоритмов создаются системы шифрования, которые называются криптосистемами.
Прежде, чем перейти к рассмотрению криптосистем приведем некоторые основные понятия, используемые ниже.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП является результатом криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе.
Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи.
Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие создание и подтверждение электронной цифровой подписи, а так же создание закрытых и открытых ключей цифровых подписей.
Ключ (в соответствии со стандартом ГОСТ 28147-89) - это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных, обеспечивающее выбор только одного варианта из всех возможных для данного алгоритма.
Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи.
Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.
Для обозначения всей области тайной (секретной) связи используется термин "криптография".
Системы шифрования
В криптографических системах шифрование может быть симметричным или асимметричным относительно расшифровывания (декодирования).
Соответственно различают два класса криптосистем:
· симметричные (конвенциональные) одноключевые криптосистемы;
· асимметричные двухключевые криптосистемы (с открытым и закрытым ключами).
В симметричных криптосистемах существует достаточно большой риск хищения ключа при его, в определенной степени, широком распространении. В этой системе не обеспечивается защита информации от подделки одним из владельцев секретного ключа. Это приводит к тому, что недобросовестный участник информационного обмена может сфабриковать якобы полученное сообщение либо отказаться от сообщения, посланного им самим.
Асимметричные криптосистемы называются также криптосистемами с открытым ключом. В них для шифрования данных используется один ключ, а для расшифровки другой ключ (отсюда и название - асимметричные).
Первый ключ является открытым (public key) и может быть отправлен всем пользователям системы для использования в шифровании данных. Второй ключ является закрытым (секретным, private или secret key) он не доступен другим пользователям системы.
Система работает следующим образом. Каждый пользователь обладает двумя дополняющими друг друга ключами: открытым и закрытым. При передачи данных от Пользователя1 Пользователю 2 сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 2, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 2. Когда данные будет передавать Пользователь 2, то сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 1, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 1.
Кто угодно может использовать открытый ключ получателя для того, чтобы зашифровать отправляемое тому сообщение. Получатель затем использует соответствующий закрытый ключ для его расшифровки. Никто, кроме получателя, не может расшифровать сообщение, так как никто больше не имеет доступа к этому закрытому ключу. Даже тот, кто зашифровал сообщение с помощью открытого ключа, не сможет его расшифровать.
Открытый и закрытый ключи спаренные. Ключ расшифровки не может быть определен без определения ключа шифрования.
Свой закрытый ключ и пароль следует сохранять очень тщательно. Вы должны всегда иметь над ним физический контроль. Приемлемо держать его на домашнем персональном компьютере или на переносном компьютере, который вы носите с собой. Если вы вынуждены использовать служебный компьютер, над которым вы не всегда имеете физический контроль, держите связки закрытых и открытых ключей на защищенном от записи флоппи-диске, и храните его в опечатанном сейфе. Не рекомендуется хранить закрытый ключ на удаленной системе. Кто-нибудь может перехватить сеанс связи, захватить ваш пароль и затем получить доступ к самому закрытому ключу, хранящемуся на этой системе. Закрытый ключ может храниться только на машине, находящейся под вашим физическим контролем.
Аутентификация абонента основывается на использовании электронной цифровой подписи. Электронная подпись - это специальная последовательность символов, добавляемая к тексту, чтобы заверить его подлинность. Она получается путем сложных математических преобразований из самого текста и специального числа, называемого Вашим секретным ключом. Очевидно, что любое постороннее лицо, изменяя текст, должно внести соответствующие изменения и в подпись. Однако, зная одну ее составляющую - текст, оно не знает другой - ключа - и, следовательно, внести таких изменений не может.
При проверке подписи производятся действия, обратные тем, при помощи которых она получена, но вместо секретного ключа в них участвует другое число - открытый ключ. Он, естественно, зависит от секретного ключа, но так, что получить секретный ключ из открытого ключа нельзя.
Еще одна особенность цифровой подписи заключается в том, что она не связана с единственным экземпляром бумажного документа. Уничтожив подписанный экземпляр бумажного документа, можно быть уверенным, что второго точно такого больше нет. Что касается уничтожения электронного документа, то это ни о чем не говорит, так как может существовать неограниченное количество ничем не отличающихся копий документа.
Одной из основных проблем, связанных с использованием криптосистем с открытым ключом, является проблема обеспечения достоверности передаваемых открытых ключей (ОК). Представим себе, что некий злоумышленник – Пользователь 3 подменил открытый ключ Пользователя 1, во время его передачи Пользователю 2, на свой открытый ключ. В этом случае он сможет расшифровывать все сообщения Пользователя 2, предназначенные для Пользователя 1. Аналогичная атака на цифровую подпись приведет к тому, что сообщения, подписанные злоумышленником, будут считаться подлинными, а настоящие сообщения - ложными.
Центральной становится проблема взаимного установления подлинности открытых ключей сторон, которые ранее не были представлены друг другу, и никак не взаимодействовали. Решение состоит в использовании выделенного специального центра сертификации (ЦС) (удостоверяющего центра).
ЦС - это единый орган, который своей цифровой подписью заверяет открытые ключи участников расчетов (точнее, заверяет связь между условным именем участника, его открытым ключом и временем его действия). Таким образом "связанные вместе" и заверенные цифровой подписью ЦС данные называются сертификатом. Ясно, что сам открытый ключ Центра Сертификации должен быть заранее достоверно известен всем пользователям, чтобы каждый мог проверить подпись ЦС под сертификатами.
Сертификат содержит открытый ключ и данные для опознания владельца сертификата. Открытый ключ в сертификате используется для кодирования/декодирования сообщения и проверки подписи сообщений.
Схемы работы ЦС могут отличаться. Одна из принципиальных схем применения цифровых сертификатов может быть следующей:
Пользователь 1 посылает в ЦС подписанный запрос на сертификацию, который содержит его имя, открытый ключ и, возможно, дополнительную информацию.
ЦС создает сертификат Пользователя 1, подписывая своим секретным ключом запрос на сертификацию. ЦС посылает созданный сертификат Пользователю 1.
Посылая свой сертификат Пользователю 2, Пользователь 1 посылает ему свой открытый ключ.
Пользователь 2 проверяет подпись под сертификатом Пользователя 1 на открытом ключе ЦС. Если подпись верна, то он помещается в хранилище сертификатов пользователей.
Предоставленный сценарий предполагает, что у Пользователя 2 есть доступ к открытому ключу ЦС (или сертификату ЦС).
Сертификат ключа подписи должен содержать следующие сведения:
· уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;
· фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;
· открытый ключ электронной цифровой подписи;
· наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;
· наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи.
Таким образом, ЦС выполняет только функцию подтверждения подлинности открытого ключа. Сам ЦС участвует только в операциях по сертификации. Он выступает в системе "третьей" независимой стороной или "электронным нотариусом". Последнее означает, что ЦС может быть единым для всех пользователей всех иерархических уровней в системе.
Возможна и такая схема работы, когда пользователи получают открытые ключи централизованно. ЦС создает ключи электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи.
Сертификаты ключей действительны в течение определённого срока. Вне этого периода времени сертификат недействителен. По ряду причин ЦС может аннулировать сертификат, например, в случае компрометации. ЦС осуществляет аннулирования посредством занесения недействительных сертификатов в особый список - список аннулированных сертификатов. Пользователи сети осуществляют доступ к этому списку, чтобы проверить, действителен ли такой-то сертификат.
Играя роль нотариуса в системе цифровой аутентификации и защиты информации, ЦС становится и самым её уязвимым звеном. Компрометация его секретного ключа (СК) приводит к тому, что злоумышленник может от имени ЦС заверить любой сертификат, выдать себя за любое лицо и от его имени совершить любые действия, в частности, он может от имени ЦС сменить все открытые ключи(ОК) в системе и вывести ее целиком из строя. Поэтому в системе с ЦС необходимо либо гарантировать очень надежное хранение его СК, либо предусмотреть безболезненный механизм замены пары СК/ОК Центра Сертификации в случае компрометации.
Застраховаться от такой ситуации можно двумя способами: увеличением числа ответственных подписей под сертификатом (одновременная компрометация СК нескольких ответственных лиц ЦС маловероятна) или введением контролирующего звена перед передачей данных об ОК пользователям. Контролирующее звено будет пользоваться доверием пользователя и его ОК будет известен пользователю заранее.
Существуют так называемые самоподписанные сертификаты – те сертификаты, которые подписывает исключительно их владелец, а не доверенная организация. Такая схема обмена ключей основана на взаимном доверии пользователей и надежности каналов связи, по которым стороны передают ключи друг другу.
Удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. При этом удостоверяющий центр должен обладать необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей. Статус удостоверяющего центра, обеспечивающего функционирование корпоративной информационной системы, определяется ее владельцем или соглашением участников этой системы.
Чтобы увеличить степень безопасности при использовании ключей шифрования необходимо вести достоверный каталог отмененных сертификатов. Тогда каждый пользователь, узнав о пропаже свого СК или заподозрив его компрометацию, должен будет немедленно сообщить об этом в установленном порядке. После этого сертификат будет внесен в реестр «отмененных», а сам владелец сертификата с этого момента не будет отвечать за последствия возможного использования отмененного сертификата другими лицами.
Использование любого сертификата должно предваряться не только проверкой подписи ЦС под ним, но и выяснением, не входит ли он в список отмененных сертификатов.
Структура криптосистем
Криптосистема - это программный продукт, способный производить двусторонние криптопреобразования над данными.
Криптографическая система состоит из трёх частей: алгоритма, ключей и протоколов передачи данных. Криптоалгоритмы несомненно являются как бы «сердцем» криптографических систем, а криптосистема облегчает работу с криптоалгоритмом со стороны человека и обеспечивает совместимости потока данных с другим программным обеспечением.
Имеется достаточно большое количество алгоритмов для построения криптографических систем. Среди них широко известные алгоритмы DES, IDEA, DSA, RSA, ECC, стандарт ГОСТ 28147-89, стандарт РФ ГОСТ 34.10. Имеются даже отраслевые стандарты, например, отраслевой стандарт нефтяной и газовой промышленности ОСТ 51-07-98.
2) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-
03-03. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 17с.
3) Янковая В.Ф. ГОСТы, которые мы выбираем / ООО
«Профессиональное издательство» // Секретарь-референт. – 2004. –
№7. – С.11-15.
4) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. – Введ. 1998-02-27. – М.: ИПК Издательство
стандартов, 1998. – 8с.
Похожая информация.
Организационно-распорядительные документы – документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюдение следующих правил:
Документ должен отвечать действующему законодательству;
Документ должен издаваться только в пределах своей компетенции;
Документ должен быть оформлен в соответствии с общегосударственными правилами составления и оформления документов.
Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.
Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.
Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» («решил") - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ («ПОСТАНОВИЛ»), «РЕШАЕТ" («РЕШИЛ"), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.
Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ
Коллегия РЕШАЕТ
К формулировкам постановляющей части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.
В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).
Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 06 апреля 2001 г. № 26. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами - постановлений и решений, - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
4.1. ОГРАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
Похожая информация.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами От лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.
Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2).
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Оформление реквизитов документов
1. Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.
2. Эмблема организации. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа.
3. Изображение наград. Этот реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется.
4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).
5. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации. Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).
6. Наименование министерства или вышестоящего ведомства. Помещается в верхней части документа на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.
8. Наименование структурного подразделения. Помещается ниже наименования организации в том случае, когда документы издают структурные подразделения организаций.
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Проставляются ниже наименования организации. Например: 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12, р/с №
10. Название вида документа. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.
11. Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Например: 06.01.97. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца, например: 97.01.29. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформ-лен/ия дат, например: 30 января 1997 года.
12. Индекс. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
14. Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается местонахождение предприятия, которое создает документ. Например:?. Новосибирскими: Новосибирская область, с. Довольное.
15. Гриф ограничения доступа к документу. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа. Если указан гриф «Для служебного пользования», этим документом можно пользоваться только на работе. Учет таких документов ведется отдельно от других. Если указан гриф «Секретно», с этим документом может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск. Работа с секретными документами ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов.
16. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту Петрову А.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например:
Генеральному директору объединения «Агропром»
Иванову И.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:
Главам райгорадминистраций области
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:
Редакция журнала «Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6, Малый Путинковский пер., 1/2
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.
Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставят.
При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
630102, г.. Новосибирск,
ул. Мира, 11, кв. 12
Гуляеву А.Н.
17. Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа оформляется в правой верхней части первой страницы документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации А.А.Иванова
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр общего и
профессионального образования
В.Г.Дякин
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в предложном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора училища" 20.02.97 № 34
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом собрания
коллектива училища
18. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.
19. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 1997 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
20. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя, если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.
21. Текст. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказывали», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет по экономике считает возможным»),
22. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение
к постановлению
администрации области
23. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование дол
жности лица, подписывающего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформлен
ном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:
Директор проектно-конструкторского
и технологического института
управления Подпись
Н.А.Сергеев
Директор института Подпись Н.А.Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Подпись Подпись
В.В.Волков В.М.Семенова
Директор завода Главный бухгалтер
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
Заместитель министра связи РФ
Заместитель министра транспорта РФ
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
25. Визы. При визировании документа кроме личной подписи приводят ее расшифровку и ставят дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:
(Кирсанова)
Подпись 20.01.97
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов
24. Гриф согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО»,
наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
начального профессионального
образования Министерства общего
и профессионального образования
Е. Я. Бутко
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания. . .
педагогического совета 10.02.97. №5
или СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ 10,02,97 № 01-4/270
2. Председатель комитета
по начальному профессиональному
образованию
Я.Я.Боргено
В служебных письмах визируется экземпляр, который остается в деле организации. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр (подлинник).
26. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
Начальник управления
М.П. Г.В.Сидоров
27. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
А.С.Смирнов
Инженер отдела кадров
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
28. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.
Располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Аксенов 22-50-32
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Эта отметка должна включать следующие данные:
краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
слова «Вдело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.
31. Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
Требования к документам,
изготавливаемым с помощью печатных устройств
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных-интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель организации
Л.И.Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя тремя межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ*, «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
Требования к бланкам
Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТом 6.38-90.
Бланки могут быть двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.
Установлено два формата бланков - А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.
На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускает печатать и типографским, и машинописным способом.
В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.
На бланках для писем указывают следующие реквизиты: «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «дату», «индекс», «ссылку на индекс и дату входящего документа», «код письма по ОКУД», «код организации по ОКПО».
На общих бланках указывают следующие реквизиты: «дату», «индекс», «место составления или издания», «код организации по ОКПО».
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.
Бланки документов должны иметь поля: левое - 20 мм, верхнее - не менее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.
Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов, наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
