27.03.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

При расчете налога на прибыль в расходах учитываются (п. 7 ст. 255, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• отпускные (с учетом НДФЛ);
• страховые взносы, начисленные на отпускные.

Отпускные учитываются в расходах текущего периода только в той части, которая начислена за дни отпуска, приходящиеся на этот период (Письма Минфина от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Допустим, организация, отчитывающаяся по налогу на прибыль поквартально, предоставляет работнику отпуск с 24 июня по 21 июля и выплачивает отпускные в сумме 40 000 рублей. Сумма отпускных будет учтена в расходах так:

• во втором квартале - 10 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 7 дн.);
• в третьем квартале - 30 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 21 день).

Взносы, начисленные на отпускные, учитываются в расходах на дату их начисления, независимо от того, на какие периоды приходится отпуск (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804).
Если вы создаете резерв на оплату отпусков, отпускные и начисленные на них страховые взносы в расходах не учитываются (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 N 03-03-06/2/10401).
При расчете налога при УСН с объектом "доходы минус расходы" в расходах учитываются (пп. 6, 7 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1, 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина от 24.11.2009 N 03-11-06/2/246):

• отпускные (за вычетом НДФЛ) - на дату выплаты работнику;
• НДФЛ с отпускных - на дату перечисления в бюджет;
• страховые взносы, начисленные на отпускные, - на дату перечисления в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС.

При расчете налога при УСН с объектом "доходы" начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму авансового платежа и налога при УСН за период, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (пп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).
При расчете ЕНВД начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму налога за квартал, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (пп. 1 п. 2 ст. 346.32 НК РФ).
В бухгалтерском учете начисление и выплата отпускных отражается так:

Если вы создаете резерв на оплату отпусков, отпускные и начисленные на их сумму страховые взносы начисляются за счет резерва. При недостаточности резерва начислять отпускные по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" не надо. В таких случаях отпускные начисляются так же, как в ситуации, когда резерв вообще не создавался, т.е. по дебету счетов учета затрат (20, 25, 26 и т.д.).

Еще по теме:

Отражение сумм отпускных в бухгалтерском и налоговом учете

Что включает в себя бухгалтерский расчет отпускных? На основании приказа (распоряжения) о предоставлении трудового отпуска бухгалтер обязан начислить и выплатить отпускные работнику, а также удержать и перечислить суммы НДФЛ и страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС.

Суммы отпускных с учетом начисленного НДФЛ и сумм страховых взносов подлежат учету в расходах при расчете налога на прибыль. Данные суммы учитываются в расходах текущего периода в той части, на которую приходится начисление отпускных за дни трудового отпуска, приходящиеся на соответствующий период. Например: работодателем, осуществляющим квартальный отчет по налогу на прибыль, работнику предоставлена часть трудового отпуска с 15 июня по 3 июля, т.е. часть дней отпуска приходится на 2 квартал и часть – на 3 квартал. Сумма начисленных отпускных за период с 15 по 30 июня будет отнесена на расходы 2-го квартала, а сумма отпускных с 1 по 3 июля – на расходы 3-го квартала.

Начисленные на отпускные суммы страховых взносов относятся на расходы на дату начисления независимо от периода предоставления трудового отпуска.

Расчет отпускных – проводки и отражение в бухучете

Как оформить расчет отпускных?

Начисление отпускных отражается в бухучете по дебету счетов 20 и кредиту счета 70. При этом дебетуются счета, аналогичные счетам по начислению заработной платы.

При выплате отпускных НДФЛ (удержание НДФЛ) осуществляется по дебету сч. 70 и кредиту сч. 68. Начисление страховых взносов отражается по дебету сч. 20 (при этом дебетуются те же счета, как и при начислении заработной платы) и кредиту сч. 69. Проводка выплаты отпускных выглядит так: Д 70 — К 50 (51).

При создании резерва на оплату отпусков сотрудников начисление отпускных и сумм страховых взносов осуществляется за счет резерва. В этом случае в течение года компания в расходах будет учитывать только суммы отчислений в резерв согласно ПБУ 8/2010. Начисленные же отпускные в затраты текущего месяца не включаются. Аналогичный порядок действует в отношении страховых взносов, начисленных с отпускных, выплачиваемых за счет резерва. Проводки в этих случаях делаются на всю сумму отпускных независимо от того, затрагивает ли период отпуска следующий месяц, т.е. для отражения сумм отпускных в бухучете не имеет значения время фактического ухода сотрудника в отпуск.

Каждый бухгалтер знает: мало правильно и вовремя начислить и выплатить отпускные средства, при этом необходимо также точно и аккуратно выполнить документальное оформление операции. В частности, проводка, что начислены отпускные, должна быть именно в той графе бухгалтерского учета и с тем кодом, который положен. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Что такое отпуск?

Согласно трудовому законодательству каждому работнику любого предприятия или организации ежегодно полагается, как минимум, двадцать восемь оплачиваемых дней отдыха. Разумеется, при условии, что весь предшествующий год сотрудник отработал свое время полностью.

В теории и по документации все выглядит очень просто: при условии полноценно отработанного времени служащему подписывают заявление на отпуск, по предприятию издают приказ, на основании которого бухгалтерия насчитывает положенные выплаты, начисление отпускных отражается нужной проводкой, как минимум за три дня до начала отдыха сотрудник получает либо наличные на руки, либо средства на банковский счет.

На практике зачастую так вот запросто не получается: некоторые сотрудники хотят получить дни каникул пораньше, другие хотят получить вместо отпуска денежную компенсацию, третьи – внезапно желают перенести запланированный отпускной период, да и не каждое предприятие может себе позволить дать сотруднику отгулять все двадцать восемь дней подряд. Поэтому необходимо тщательно следить не только за расчетами, но и за соблюдением многочисленных правил и нюансов, которые касаются отпускных, а также верно заполнять бухгалтерские документы.

Продолжительность календарного отдыха

Из выше написанного следует, что ежегодно каждому положено двадцать восемь дней. Уменьшать этот срок работодатель не имеет права (если, конечно, речь о сотрудниках, работающих полный день и на полную зарплату), поскольку ухудшение условий труда служащих незаконно. Но трудовое законодательство не запрещает разбивать отпуск на несколько периодов: два, три или даже больше. Правда, есть один важный нюанс: хотя бы одна часть оплачиваемых каникул должна быть не менее четырнадцати дней. Такой срок считается тем минимумом, за который можно восстановиться и пройти «перезагрузку».

Некоторые категории служащих, например, судьи, работники сферы образования, прокуратуры, армии и так далее, имеют право на дополнительные оплачиваемые дни. Также дополнительный отдых – как минимум три дня – полагается тем, кто в течение расчетного периоды периодически выполняет работу сверхурочно.

Кроме того, не возбраняется работодателям увеличивать каникулы своим сотрудникам – если финансовое состояние организации позволяет, почему бы и нет?

Расчет выплат к отпуску

Начисление непосредственных сумм к отдыху сотрудников производится с учетом:

• расчетного периода;
• среднего заработка сотрудника;
• продолжительности отпуска.

Вне зависимости от проводки начисления отпускных порядок вычислений всегда одинаков: сначала нужно определить расчетный период. Это временной промежуток от первого рабочего дня до первого дня отдыха. Обычно под расчетным периодом понимают календарный год, но если служащий по каким-то причинам не воспользовался своим правом на заслуженный отдых, когда подошел срок, расчетный период увеличивается. В итоге он влияет на продолжительность каникул и на сумму выплат.

Каждый день календарного отпуска оплачивается из расчета среднедневного заработка. Как только определен расчетный период, можно приступать к высчитыванию среднедневного заработка. Для этого нужно сложить все выплаченные сотруднику за предшествующий временной промежуток суммы, которые входят в систему оплаты труда, например:

• заработную плату;
• регулярную премию;
• надбавки за звание, научные труды, рационализаторские идеи и так далее;
• районный коэффициент.

Разовые выплаты в учет не принимают, также как и материальную помощь, и прочие социальные выплаты.

Отпускные рассчитывают по простой формуле: средний дневной заработок * количество дней отдыха.

Бухгалтерский учет отпускных выплат

В бухгалтерских документах и отчетах используются следующие проводки при начислении отпуска:

• для начисления резерва на оплату отпусков работникам – Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96;
• для начисления отпускных за счет соз­данного резерва – Дебет 96 Кредит 70;
• для начисления отпускных работникам ор­ганизации – Дебет 96 Кредит 69-1 – 69-3;
• для начисления страховых взносов во вне­бюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев – Дебет 96 Кредит 70;
• для сторнирования неизрасходованных сумм (неиспользованного резерва) на окончание текущего года – Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96.

Если организация не использует для выплат резервный фонд, для проводки начисления отпускных используется Дебет 20, 25, 26, 29, 44 Кредит 69, 70.

Для непосредственно выплат берут Дебет 70 Кредит 50, налоговое удержание проводят по Дебет 70 Кредит 68.

Расчет отпускных, налогов и взносов: Видео

Расходы предприятия на оплату отпусков, являются составляющей частью расходов на оплату труда. Это закреплено статьей 255 Налогового кодекса РФ. В хозяйственной деятельности предприятия данные расходы являются одной из статей затрат, которые участвуют в формировании прибыли за определенный период.

В вышеизложенных разделах даны разъяснения как правильно рассчитать отпускные работнику, который уходит в отпуск.

В этом разделе будут рассмотрены вопросы об учете отпускных, начисленных налогов на них, и на каких счетах бухгалтерского учета это будет отражено.

Ниже приведены счета бухгалтерского учета, по которым отражается начисление отпускных для разных категорий работников.

При исчислении отпускных применяются следующие счета бухгалтерского учета:

Счет 20 «Основное производство – используется на промышленных предприятиях для обобщения основных затрат по выпуску продукции;

Счет 23 «Вспомогательные производства» – предназначен для затрат производств, которые обслуживают основное производство;

Счет 25 «Общепроизводственные расходы» – предназначен для обобщения информации по обслуживанию основных и вспомогательных производств;

Счет 26 «Общехозяйственные расходы» – предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом;

Счет 44 «Расходы на продажу» – предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг;

Счет 70 «Расчеты по оплате труда» – предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по всем видам оплаты труда;

Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»:

субсчет 68.1 «Подоходный налог (налог на доходы физически лиц) предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетом по подоходному налогу;

Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»:

Субсчет 69. 1 «Расчеты по социальному страхованию» – предназначен для обобщения информации о расчетах с Фондом социального страхования РФ;

Субсчет 69.2 «Расчеты по пенсионному обеспечению» – предназначен для учета расчетов по единому социальному налогу в части зачисляемой в Пенсионный фонд России:

Субсчет 69.2.1 «Расчеты с Федеральным бюджетом (базовая часть трудовой пенсии)»;

Субсчет 69.2.2 «Расчеты с Пенсионным фондом РФ (страховая часть трудовой пенсии)»;

Субсчет 69.2.3 «Расчеты с Пенсионным фондом (накопительная часть трудовой пенсии»,

При расчете налога в пенсионный фонд необходимо учитывать следующие процентные ставки:

Расчеты с Федеральным бюджетом – 6%;

Расчеты с Пенсионным фондом для лиц 1966 г. рождения и старше – 14% (страховая часть трудовой пенсии);

Расчеты с Пенсионным фондом для лиц 1967 г. рождения и моложе – 10% (страховая часть трудовой пенсии;

Расчеты с Пенсионным фондом для лиц 1967 г. рождения и моложе – 4% (накопительная часть трудовой пенсии);

Субсчет 69.3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию»:

Субсчет 69.3.1 «Расчеты с ФФОМС»;

Субсчет 69.3.2 «Расчеты с ТФОМС»;

Субсчет 69.11 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (процентная ставка устанавливается в зависимости от деятельности предприятия).

Если отпускные начисляются работникам основного (вспомогательного) производства, то начисленные отпускные отражаются на счетах 20 (23).

Если отпускные начислены работникам, обслуживающим основное (вспомогательное) производство или управленческому персоналу, отпускные отражаются на счетах 25 (26).

Работникам, занятым в торговой сфере, начисленные отпускные отражаются на счете 44.

В процесс работы, отпускные работнику могут начисляться следующим образом:

За текущий месяц;

За месяц который не наступил;

Частично за наступивший месяц и частично за месяц, который не наступил.

Отпускные начислены за текущий месяц.

Пример.

Работнику ООО «Анкорд» Ремизову предоставлен очередной ежегодный отпуск с 3 апреля по 30 апреля 2007 г.

Месячный оклад Ремизова – 6000 руб.

Расчетный период: апрель – декабрь 2006 г. и январь – март 2007 г.

Сумма выплат составит – 6000 руб. х 12 мес. = 72000 руб.

72000 руб. : (12 х 29,4) = 204,08 руб.

Сумма начисленных отпускных – 204,08 руб. х 28 кал. дн. = 5714,24 руб.

При начислении отпускных делается запись:

5714,24 руб. начислены отпускные Ремизову (далее будет указан только счет 20);

Дебет 70 Кредит 68.1

742,85 руб. (5714,24 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 20 Кредит 69.11

68,57 руб. (5714,24 руб. х 1,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дебет 20 Кредит 69.1

165,71 руб. (5714,24 руб. х 2,9%) – начислен ЕСН (Единый социальный налог) в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 69.2.1

342,85 руб. (5714,24 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);

Дебет 20 Кредит 69.2.2

800,00 руб. (5714,24 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Ремизов 1966 г. рождения и старше.

Если Ремизов 1967 г. рождения и моложе, то взносы начисляться будут следующим образом:

Дебет 20 Кредит 69.2.2

571,42 руб. (5714,24 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);

Дебет 20 Кредит 69.2.3

228,57 руб. (5714,24 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);

Дебет 20 Кредит 69.3.1

62,86 руб. (5714,24 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 20 Кредит 69.3.2

114,28 руб. (5714,24 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 70 Кредит 50.1

Отпускные начислены за месяц, который не наступил.

Пример.

Отпускные начислены 27 июня 2007 г. Так как отпускные и начисления на них относятся к июлю месяцу, предприятие не имеет право отнести начисленную сумму на затраты предприятия в июне месяце.

В этом случае начисленные отпускные и налоги учитываются по бухгалтерскому учету в июне на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Отпуск предоставлен на 28 календарных дней.

Месячный оклад Щербакова – 10000 руб.

Расчетный период: июль – декабрь 2006 г. и январь-июнь 2007 г.

Сумма выплат составит – 10000 руб. х 12 мес. = 120000 руб.

Средний дневной заработок за расчетный период:

120000 руб. : (12 х 29,4) = 340,14 руб.

Сумма начисленных отпускных – 340,14 руб. х 28 кал. дн. = 9523,92 руб.

Дебет 97 Кредит 70

9523,92 руб. – начислены отпускные Щербакову;

Дебет 70 Кредит 68.1

1238,11 руб. (9523,92 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 97 Кредит 69.11

57,14 руб. (9523,92 руб. х 0,6%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дебет 97 Кредит 69.1

276,19 руб. (9523,92 руб. х 2,9%) начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;

Дебет 97 Кредит 69.2.1

571,44 руб. (9523,92 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69.2.2

1333,35 руб. (9523,92 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Щербаков 1966 г. рождения и старше;

Если Щербаков 1967 года рождения и моложе, то взносы начисляться будут следующим образом:

Дебет 97 Кредит 69.2.2

952,39 руб. (9523,92 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69.2.3

380,96 руб. (9523,92 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69.3.1

104,76 руб. (9523,92 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 97 Кредит 69.3.2

190,48 руб. (9523,92 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 70 Кредит 50.1

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97

12057,28 руб. (9523,92 + 57,14 + 276,19 + 571,44 + 1333,35 + 104,76 + 190,48)

Отпускные начислены частично за текущий и частично за следующий месяц.

Пример.

Работнику ООО «Терра» Светлову предоставлен очередной ежегодный отпуск с 18 июня по 15 июля 2007 г. (28 календарных дней) из них:

отпуск в июне 13 календарных дней;

отпуск в июле 15 календарных дней.

Месячный оклад Светлова – 12000 руб.

Расчетный период: июнь – декабрь 2006 г. и январь – май 2007 г.

Сумма выплат составит: – 12000 руб. х 12 мес. = 144000 руб.

Средний дневной заработок за расчетный период:

144000 руб. : (12 х 29,4) = 408,16 руб.

Отпускные начислены в сумме – 11428,48 руб. (408,16 руб. х 28 кал. дн.).

Сумма начисленных отпускных за июнь – 5306,08 руб. (408,16 руб. х 13 кал. дн.)

Сумма начисленных отпускных за июль – 6122,40 руб. (408,16 руб. х 15 кал. дн.)

В июне месяце бухгалтер предприятия делает следующие проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

5306,08 руб. – начислены отпускные Светлову за июнь;

Дебет 70 Кредит 68.1

689,79 руб. (5306,08 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 20 Кредит 69.11

42,45 руб. (5306,08 руб. х 0,8%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производство и профзаболеваний;

Дебет 20 Кредит 69.1

153,88 руб. (5306,08 руб. х 2,9%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования.

Дебет 20 Кредит 69.2.1

318,36 руб. (5306,08 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);

Дебет 20 Кредит 69.2.2

742,85 руб. (5306,08 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Светлов 1966 года рождения и старше.

Дебет 20 Кредит 69.2.2

530,61 руб. (5306,08 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);

Дебет 20 Кредит 69.2.3

212,24 руб. (5306,08 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);

Дебет 20 Кредит 69.3.1

58,37 руб (5306,08 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 20 Кредит 69.3.2

106,12 руб. (5306,08 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования.

Часть отпуска, которая приходится на июль месяц рассчитаем с учетом счета 97 «Расходы будущих периодов».

Сумма начисленных отпускных Светлову в июле:

Дебет 97 Кредит 70

Дебет 97 Кредит 68,1

795,91 руб. (6122,40 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 97 Кредит 69.11

48,98 руб. (6122,40 руб. х 0,8%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дебет 97 Кредит 69.1

177,55 руб. (6122,40 руб. х 2,9%0 – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;

Дебет 97 Кредит 69.2.1

367,34 руб. (6122,40 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69.2.2

857,14 руб. (6122,40 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Светлов 1966 года рождения и старше.

Если Светлов 1967 года рождения и моложе, то взносы начисляться будут следующим образом:

Дебет 97 Кредит 69.2.2

612,24 руб. (6122,40 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69.2.3

244,90 руб. (6122,40 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69.3.1

67,35 руб. (6122,40 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 97 Кредит 69.3.2

122,45 руб. (6122,40 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 70 Кредит 50.1

9942,78 руб. (5306,08 – 689,79 + 6122,40 – 795,91) – выплачены из кассы отпускные 14 июня 2007 г.

Дебет 20 Кредит 97

7763,21 руб. (6122,40 + 48,98 + 177,55 + 367,34 + 857,14 + 67,35 + 122,45).

Последний раздел, то есть когда отпускные рассчитываются в разных месяцах, для бухгалтера является самым сложным. Но упростив данную ситуацию в расчетах, имеется ввиду, что все затраты по начислению отпускных проводятся в одном месяце, появится вероятность спора с налоговой инспекцией.

Министерство финансов своим письмом от 4 апреля 2006 года № 03-03-04/1/315 также дает разъяснение, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль, сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый месяц.

Каждый бухгалтер знает, что когда начислены отпускные, проводка их осуществляется специальным образом, то есть должны быть учтены и выполнены все правила порядка выплаты этих денег.

Для начала необходимо учитывать, что средства должны выплачиваться как минимум за 3 дня до того дня, когда сотрудник отправляется в отпуск. Хотя можно это сделать и в любой другой день, главное, не позже чем за 3 дня. Действующее законодательство разрешает так поступать.

При этом считаются именно календарные дни, а не рабочие. Но если последний срок приходится на выходной, то выплату нужно делать накануне в рабочий день. И если даже сотрудник просит выдать ему средства после выхода из отпуска, то работодатель все равно обязан сделать начисление и выплату до начала вышеуказанного периода.

Каждый бухгалтер должен понимать, что за нарушение данных сроков работодатель будет нести ответственность. Ведь это игнорирование действующего законодательства. Причем оштрафованы могут быть все должностные лица, которые отвечают за данный процесс. Следует учитывать это и не допускать подобных нарушений. Особенно это касается бухгалтеров, которые должны осуществлять начисление и выплату указанной суммы.

Наказание за нарушение

Предусмотрен ряд наказаний для нарушителей данного правила. А именно:

1. Все должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 1000 р. до 5000 р. Но на первый случай им могут вынести только предупреждение.
2. Если речь идет о предпринимателях, то здесь предусмотрен штраф в диапазоне от 1000 р. до 5000 р.
3. Для самой организации предусмотрен штраф. Его сумма варьируется в пределах от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.

Если работодатель допускает повторное нарушение, то наказание становится жестче. А именно:

1. Для всех должностных лиц, которые отвечают за данный платеж, выставляется штраф в пределах от 10 до 20 тыс. руб., работников могут дисквалифицировать на срок от 1 до 3 лет.
2. Индивидуальным предпринимателям выставляется штраф в пределах 10-20 тыс. руб.
3. Ну а организации получают штраф в сумме 50-70 тыс. руб.

К тому же сотрудник, которому по какой-либо причине не выплатили вовремя отпускные, может требовать, чтобы ему перенесли этот отпуск на другое время года. Но есть ситуации, при которых работник не может уйти отдыхать. Хотя ему уже и выплачены деньги за него. В таком случае бухгалтер должен сделать отзыв из отпуска.

Проводки в бухгалтерии

Отображение проводок в бухгалтерии зависит от того, создала организация определенный резерв на осуществление данных выплат или нет.

При этом создавать запас обязаны все организации. В виде исключения могут быть предприятия, которые не являются эмитентами ценных бумаг, что размещаются публично.

На предприятиях, у которых создан такой запас средств, в бухучете эти выплаты списываются за счет данного резерва.

Ну а если последний не создан, то сумма отпускных относится на текущие затраты.

Это выглядит таким образом: дебет 20 / кредит 70 - начисление и Дб 70/ Кд 50 - выплата.

Этот порядок учета регламентирован инструкцией к плану счетов.

Как видим, сначала происходит начисление отпускных, а потом создается проводка на их выплату.

В случае же когда резерв создан, сумма отпускных, что начисляется, не учитывается в расходах текущего месяца. Но нужно обязательно отобразить начисление отпускных и взносов страхования.

Это выглядит следующим образом:

1. Дб 96 субсчет/ Кд 70 - так начисляют отпускные за счет резервных средств.
2. Дб 96 субсчет/ КД 69 субсчет - начисляются все обязательные взносы, которые должны быть уплачены вместе с отпускными. Только нужно выбирать отдельный тип 69 субсчета и создавать проводку на каждый взнос. Последних должно быть столько же, сколько и платежей.
3. Дб 70/ Кд 50 - отпускные выплачиваются.

Выплаты при переходящем отпуске

Часто у бухгалтеров возникает вопрос, как правильно отобразить начисление и выплату средств, если отпуск оплачивают за счет резерва и если отдых переходит из одного месяца в другой. В этом случае нужно списать всю сумму отпускных на счет раньше созданного резерва. И в этом случае не имеет значения, что отпуск переходит из одного месяца в другой.

Если говорить о том, что такое резерв и как он отображается в бухгалтерии предприятия, то нужно сказать о том, что это виртуальная сумма, в которую включены отпускные всех сотрудников. То есть если бы в один момент весь персонал ушел в отпуск, именно столько денег понадобилось бы выплатить. Данное число средств и должно находиться в резерве. В эту сумму включены и все обязательные взносы. При этом, когда сотрудник получает свои отпускные, часть обязательств погашается.

Из этого всего можно сделать вывод о том, что абсолютно не важно, будет отпуск переходным или нет. Все равно погашение обязательств и начисление отпускных произойдет. Как минимум за 3 дня до начала периода, когда сотрудник уходит отдыхать.

После того как бухгалтер произведет начисление и выплату отпускных, он должен проконтролировать списание определенной суммы резерва. Это очень важно.

Исключением может быть только ситуация, когда в запасе недостаточно средств для вычета данной суммы.

Следует помнить о том, что резерв можно использовать только в пределах зарезервированного количества денег. Если же последнее меньше, чем сумма отпускных, которая должна быть выплачена в данном месяце, то следует сделать такую проводку: ДБ 20/ Кд 70.

Расчет отпускных работнику

На сегодня существует ряд онлайн-калькуляторов, которые помогают быстро начислить отпускные по каждому отдельному сотруднику. Но любой бухгалтер должен уметь сделать это вручную. Ниже приведены несколько примеров, которые помогут разобраться в самых распространенных ситуациях.

1. Если стаж работника на данном предприятии составляет больше года, то в качестве расчетного периода используются все 12 предыдущих месяцев.
2. Для той категории сотрудников, которые на предприятии меньше месяца, следует использовать в качестве расчетного периода все дни, что отработал человек. При этом последним сроком будет финальное число прошлого календарного месяца.
3. И в том, и в другом случае из расчета убираются дни, когда человек находился на больничном, в отпуске или командировке. То есть когда за ним сохранялась средняя заработная плата.
4. Если, к примеру, весь предыдущий год сотрудник не работал, то в расчет отпускных берутся предыдущие 12 месяцев.

Конечно, могут быть и другие ситуации, в которых бухгалтеру может понадобиться консультация. В таком случае можно повторно ознакомиться с соответствующим положением и инструкцией. Для удобства можно воспользоваться специальной программой-калькулятором, разработанной для бухгалтеров, осуществляющих начисление средств.

Выплаты при расчете отпускных

При расчете отпускных в учет берутся все виды выплат, начисленных сотруднику. Это может быть:

• зарплата;
• премия;
• бонусы;
• надбавки и другое.

К тому же источник данных надбавок особого значения не имеет.

Единственное, что не берется в учет при расчете отпускных, - это социальные выплаты. Например, на предприятии могут выдавать средства на оплату транспортных расходов, питания, формы и прочего. Такие деньги при расчете отпускных не учитываются.

Также из расчета нужно исключить выплаты, которые работник получал, когда находился в любом виде отпуска, на больничном или в командировке.

При этом в сумму отпускных включены различные надбавки к зарплате, даже те, которые были разовыми.

И в свою очередь, отпускные также будут включены в расчет оплаты больничного листа и командировок. Сумма выплаченных средств влияет на среднедневной заработок за последние 12 месяцев.

Каждый бухгалтер, а также другое ответственное лицо, должны помнить о том, что порядок расчета и выплаты отпускных строго контролируется со стороны государства.

При любой проверке соответствующими органами могут быть обнаружены нарушения, и тогда придется платить немалый штраф. А иногда и поплатиться своей должностью.

Поэтому, чтобы исключить такие нежелательные ситуации, лучше не нарушать действующий закон и заранее узнать, как именно начисляются и выплачиваются отпускные.

Суммы начисленных отпускных связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Поэтому на основании пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н, они относятся к расходам по обычным видам деятельности. Затраты на оплату отпусков включаются в фонд заработной платы. Учет отпускных может производиться одним из двух приведенных ниже способов, что должно быть закреплено в учетной политике.

УЧЕТ БЕЗ СОЗДАНИЯ РЕЗЕРВА НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ

Суммы средней заработной платы, сохраняемой на период отпуска, включаются в фонд оплаты труда и отражаются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Затраты на оплату отпусков относятся в дебет счетов затрат на производство или продажу, то есть счетов 20, 25, 26, 44.

В расходы текущего месяца включаются только суммы отпускных, относящиеся к этому месяцу. Оставшуюся сумму учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и относят на счета учета затрат в последующих месяцах. Это касается и суммы ЕСН, начисленной на отпускные. Тот же порядок распространяется и на страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Однако заметьте: также как и по НДФЛ обязанность по удержанию и перечислению ЕСН возникает в момент выплаты денежных средств работнику. На этом настаивают налоговые органы. В частности, данная позиция нашла отражение в Письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 11 июня 2002 года №28-11/26610.

Пример 1.

Андрееву О.И. предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 18 ноября по 15 декабря 2005 года включительно.

Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью.

Для простоты расчетов сделаем следующие допущения. За каждый месяц расчетного периода начислено по 5 000 рублей. Права на получение стандартного налогового вычета работник не имеет. Работник входит в возрастную группу 1967 года рождения и моложе. Так как тариф взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев зависит от вида деятельности организации, в данном примере их начисление не рассматривается.

Расчет среднедневной заработной платы: (5 000 + 5 000 + 5 000) / 3 / 29,6 = 168,92 рубля.

Общая сумма отпускных / 28 х 168,92 = 4 730 рублей.

Расчет отпускных Андрееву О.И. производится в ноябре, деньги должны быть выплачены не позднее 15 ноября. 13 календарных дней отпуска приходится на ноябрь, 15 – на декабрь.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
Ноябрь
			Начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на ноябрь (13 х 168,92)
			Начислен ЕСН в федеральный бюджет (2196 х 20%)
			Начислен ЕСН в ФСС (2196 х 2,9%)
			Начислен ЕСН в территориальный ФОМС (2196 х 2%)
			Начислен ЕСН в федеральный ФОМС (2196 х 1,1%)
			Отнесены взносы на страховую часть пенсии (2196 х 10%)
			Отнесены взносы на накопительную часть пенсии (2196 х 4%)
			Начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на декабрь (15 х 168,92)
			Начислен ЕСН в федеральный бюджет (2 534 х 20%)
			Начислен ЕСН в ФСС (2534 х 2,9%)
			Начислен ЕСН в территориальный ФОМС (2 534 х 2%)
			Начислен ЕСН в федеральный ФОМС (2 534 х 1,1%)
			Отнесены взносы на страховую часть пенсии (2 534 х 10%)
			Отнесены взносы на накопительную часть пенсии (2 534 х 4%)
			Исчислен НДФЛ с отпускных ((2196 + 2534) х 13%)
			Выплачены отпускные (2196 + 2534 – 615)
			Перечислен НДФЛ в бюджет
Декабрь
			Перечислен ЕСН в федеральный бюджет
			Перечислен ЕСН в ФСС
			Перечислен ЕСН в территориальный ФОМС
			Перечислен ЕСН в федеральный ФОМС
			Перечислены взносы в ПФР – страховая часть
			Перечислены взносы в ПФР– накопительная часть
			Включены в фонд оплаты труда отпускные за декабрь
			Учтен начисленный ЕСН в федеральный бюджет в составе затрат
			Учтен начисленный ЕСН в ФСС в составе затрат
			Учтен начисленный ЕСН в территориальный ФОМС в составе затрат
			Учтен начисленный ЕСН в федеральный ФОМС в составе затрат

Обратите внимание!

Некоторые специалисты считают, что отпускные, относящиеся к будущим периодам можно не отражать на счете 97, а сразу списывать на производственные счета (20, 25, 26 и так далее). Обоснованием такой точки зрения является то, что отпускные выплачиваются за уже отработанное время, а не в счет будущих периодов.

Поэтому вы должны решить сами, использовать ли вам при начислении отпускных счет 97. Заметим, что налоговые органы настаивают на применении в данной ситуации счета 97 «Расходы будущих периодов». Поэтому если вы придерживаетесь противоположного мнения, то, возможно, вам придется отстаивать свою правоту в суде. Ведь «налоговики» могут сказать, что организация допустила грубое нарушение правил учета доходов и расходов, под которым, в частности, понимается неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций. Штраф за это 5000 или 15 000 рублей (статья 120 Налогового кодекса Российской Федерации). О том, какое решение примет суд говорить сложно, поскольку пока арбитражная практика по данному вопросу не сформирована.

УЧЕТ РЕЗЕРВОВ НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ

В целях равномерного включения расходов на оплату отпусков в состав затрат на производство и реализацию продукции, работ, услуг, организация может формировать резерв на предстоящую оплату отпусков, что обязательно должно быть отражено в учетной политике.

Резерв формируется следующим образом. Определяется предполагаемый месячный фонд оплаты труда с учетом ЕСН и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. Ежемесячно производятся отчисления в резерв в размере 1/12 суммы резерва. Отражение данной операции производится по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и реализацию (20, 25, 26, 44). При предоставлении работникам отпусков начисление отпускных, ЕСН и взносов на страхование от несчастных случаев производится по дебету счета 96 в корреспонденции со счетами 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.

По окончании года производится инвентаризация резерва. Если за год на оплату отпусков израсходовано больше, чем было зарезервировано, нужно доначислить резерв. Если резерв использован не полностью, то возможны два варианта: либо остаток резерва переносится на следующий год, либо сторнируется. При этом используется следующая бухгалтерская проводка на сумму неиспользованного резерва:

Пример 2.

(в примере использованы ставки ЕСН, действующие в 2006 году).

В организации предполагаемый месячный фонд оплаты труда составляет 300 000 рублей, ЕСН – 300 000 х 26% = 78 000 рублей (378 000 рублей с учетом ЕСН). В учетной политике утверждено создание резерва расходов на предстоящую оплату отпусков в сумме 378 000 рублей (с учетом ЕСН).

Сумма, подлежащая ежемесячному отчислению в резерв: 378 000 / 12 = 31 500 рублей.

Для простоты расчетов сделаем следующие допущения. Отпуска работникам организации предоставлялись только в июле и августе. Начисление отчислений в резерв и отпускных производится по дебету счета 20. Отражение начисления отпускных и соответствующей суммы ЕСН производится суммарно. Ежемесячное начисление заработной платы и ЕСН в таблице не показано, так как не влияет на расчеты. Начисление взносов в ПФР (налогового вычета по ЕСН) в данном примере не рассматривается, так как это не влияет на общую сумму начислений. Так как тариф взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев зависит от вида деятельности организации, в данном примере их начисление не рассматривается.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
Январь
Февраль
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
Март
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
Апрель
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
Май
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
Июнь
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
Июль
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
			Остаток резерва (220 500 – 201 600)
Август
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Сумма резерва с начала года
			Начислены отпускные и ЕСН за счет резерва
			Начислены отпускные и ЕСН в части, превышающей сумму резерва (189 000 – 50 400)
Сентябрь
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Остаток несписанных отпускных (138 600 – 31 500)
Октябрь
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Частично списаны отпускные за счет резерва
			Остаток несписанных отпускных (107 100 – 31 500)
Ноябрь
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Частично списаны отпускные за счет резерва
			Остаток несписанных отпускных (75 600 – 31 500)
Декабрь
			Отражены отчисления в резерв на оплату отпусков
			Частично списаны отпускные за счет резерва
			Остаток несписанных отпускных (44 100 – 31500)
			Доначислен резерв
			Списан остаток отпускных

Если по итогам года резерв использован не полностью, то остаток либо переносится на следующий год, либо сторнируется.