Расскажем про алгоритм, по которому и выполняют расчет отпускных в 2017 году (новый закон). Примеры для каждого этапа рассмотрим ниже.
Расчет отпускных в 2017 году по новому закону
Правила расчета отпускных оговаривает статья 139 Трудового кодекса РФ, а также Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 000 (далее - Положение № 000). Расскажем про алгоритм, по которому и выполняют расчет отпускных в 2017 году (новый закон). Примеры для каждого этапа рассмотрим ниже.
Расчетный период для отпускных в 2017 году: примеры расчета
В отношении отпускных есть два варианта. Первый, который обычно и применяют на практике, - оплачивают отпуск исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ). То есть, если работник планирует отдыхать в августе 2017 года, средний заработок для расчета отпускных нужно определить за период с 1 августа 2016 года по 31 июля 2017 года.
Второй вариант: вы вправе установить особый расчетный период. Часть шестая статьи 139 Трудового кодекса РФ позволяет предусмотреть и иные периоды для расчета отпускных, если это не ухудшает положение работников. Однако в подобной ситуации каждые отпускные придется рассчитывать дважды (за 12 месяцев и за установленный расчетный период) и сопоставлять результаты. Дело в том, что отпускные не могут быть меньше суммы, исчисленной исходя из годового заработка.
А как быть в тех случаях, когда расчетный период никак не может быть равен установленному в компании? Например, если сотрудник совсем недавно устроился в компанию? Перечислим ситуации, когда такое возможно (см. также таблицу ниже).
Чему равен расчетный период для отпускных
Ситуация | Расчетный период |
Сотрудник работал в компании последние 12 календарных месяцев, и за это время ему начисляли зарплату (прочие выплаты) | 12 календарных месяцев перед отпуском |
Работник трудился в компании менее 12 календарных месяцев | С даты трудоустройства по месяц, предшествующий тому, в котором работник идет в отпуск |
Работник идет в отпуск в месяце трудоустройства | Реально отработанное в этом месяце время |
Сотрудник в течение последних 12 месяцев не работал, и ему не начисляли зарплату | Последние 12 календарных месяцев, в течение которых сотруднику выдавали зарплату |
Сотрудник идет в отпуск с первого же дня работы | Как такового расчетного периода в такой ситуации не будет. Посчитать отпускные нужно исходя из оклада |
Если сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев. В этом случае расчетным периодом будет промежуток времени, в течение которого человек числится в организации. При этом тот месяц, когда сотрудник уходит в отпуск, в расчет не принимается.
Пример 1
Сотрудница работает на предприятии с 9 января 2017 года. По договоренности с администрацией ей с 7 июля 2017 года предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В положении о предоставлении отпусков, действующем в компании, сказано, что в таких случаях расчетным признается период с момента трудоустройства сотрудника и до конца месяца, который предшествует тому, когда работник идет в отпуск.
Таким образом, для расчета отпускных, полагающихся Школиной, бухгалтер должен взять заработок сотрудницы за период с 9 января по 30 июня 2017 года.
Если человек устроился на работу и взял отпуск в одном и том же месяце . Тогда расчетным периодом является фактически отработанное время. Предположим, сотрудник пришел в организацию 4 июля 2017 года и попросил отпуск уже с 21 июля . Администрация его согласовала. Тогда расчетный период начнется 4 июля и закончится 20 июля .
Если сотрудник в течение последних 12 месяцев фактически не работал и ему не начислялась зарплата . Тут надо брать в расчет последние 12 календарных месяцев, в течение которых сотруднику выдавалась зарплата.
Если работник сначала трудился как внешний совместитель, а потом был принят в штат. Если работник переведен с работы по совместительству на основную работу без увольнения, то отпускные будут рассчитываться за 12 месяцев, предшествующих отпуску. То есть в том числе и за период, когда он был совместителем. Поэтому отпускные будут меньше, чем если бы он не работал внешним совместителем. Чтобы работник не потерял в деньгах, есть два способа.
Первый: сотрудник может уволиться с работы по совместительству, а затем снова устроиться к тому же работодателю уже на основную работу. Тогда расчетным периодом будет только время, отработанное на основной работе.
Второй: предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте, что для таких случаев расчетным будет период с того момента, когда совместитель зачислен в штат. Поступить так позволяет часть шестая статьи 139 Трудового кодекса РФ. К тому же, поскольку отпускные будут больше, никаких претензий к вам со стороны трудовой инспекции не возникнет.
Если произошла реорганизация . Если при переходе в новую компанию человек уволился и получил компенсацию за неиспользованный отпуск, его стаж, дающий право на отпуск, начинает отсчитываться заново. Когда работника переводили без увольнения, просто оформив допсоглашения к трудовому договору , «накопленные» дни отпуска можно отгулять и после реорганизации.
От способа, которым переводят персонал, зависит и расчет среднего заработка. Если сотрудника не увольняли, а просто перевели - во внимание принимают выплаты за последние 12 месяцев, в том числе начисленные до реорганизации. Если же человека «переводили» через увольнение, то учитывают только те выплаты, которые ему начислены уже во вновь созданной организации.
Сотрудник идет в отпуск с первого же дня своей работы . Скажем, его приняли в компанию в порядке перевода из другой компании и по согласованию с администрацией нового работодателя сотруднику позволили взять отпуск авансом . Тут получается, что у сотрудника нет вообще ни одного дня, за который ему начисляли обычную зарплату. Тогда остается использовать для расчета его оклад (п. 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000). Заработок по прошлому месту или местам работы следует использовать только при расчете пособий.
Какие выплаты включать в расчет для отпускных в 2017 году
Расчет отпускных: какие выплаты учитывать
Что включать в расчет | Что не включать в расчет |
– заработная плата всех видов; | – отпускные; |
А теперь более детально остановимся на двух моментах: учете премий и индексации отпускных.
Перечень наиболее распространенных выплат работникам как включаемых, так и не включаемых в заработок сотрудника при подсчете отпускных, мы собрали в таблице ниже. При этом организация, которая выплачивает средний заработок, должна взять в расчет только свои выплаты. Требовать от сотрудника справки с прежних мест работы не нужно.
По каким правилам учитывать премии
Порядок учета премий и вознаграждений при расчете среднего заработка определяет пункт 15 Положения № 000. Для наглядности представим его в виде таблицы (см. ниже).
Как учитывать премии при расчете среднего заработка
Вид премии | В какой сумме включаются в расчет среднего заработка |
Ежемесячные премии и вознаграждения | Не более одной премии, полученной за одни и те же показатели. Учитывается в полном объеме, если премия начислена за фактически отработанное время. При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде |
Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц (за исключением вознаграждений по итогам года, которые учитываются по особым правилам) | Не более одной за одни и те же показатели. Учитывается в полном объеме, если премия начислена за фактически отработанное время. При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде. Общая продолжительность периода, за который начислены премии, не должна превышать 12 месяцев |
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год | Учитывается в полном объеме, если расчетный период отработан полностью. При не полностью отработанном расчетном периоде учитывается пропорционально отработанному времени, даже если премия выплачена за фактически отработанное время. Исключение – ситуация, когда расчетный период совпадает с календарным годом. Тогда премию можно учесть полностью, если она начислена за фактически отработанное время. Такие премии учитываются независимо от того, начислены они в расчетном периоде или нет. Но принять в расчет можно только премию, выплаченную за предшествующий календарный год. То есть, если работник идет в отпуск в 2017 году, можно учесть только годовую премию за 2016 год |
Прочие премии | Учитываются исключительно выплаты, связанные с работой человека. Например, тут следует указать премии, которые не привязаны к какому-либо временному промежутку. Но при этом в расчет не принимаются разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда. В частности, не нужно указывать суммы, выплаченные работникам к праздничным дням, юбилейным датам и т. д. |
Разберем, как учитывать годовые и квартальные премии, подробнее.
Годовые премии . Их учитывают независимо от того, в какой момент начислена годовая премия – в течение расчетного периода или нет. Главное, чтобы компания выплачивала ее за предшествующий календарный год. То есть, если работник идет в отпуск в 2017 году, можно учесть только годовую премию за 2016 год. При этом, если работник отдыхал, скажем, в январе 20174 года, а в феврале ему начислили премию за 2016 год, следует пересчитать отпускные, учитывая годовую премию, и доплатить работнику разницу.
При этом, если расчетный период отработан не полностью, далеко не всегда всю сумму годовой премии можно взять в расчет (см. также схему ниже).
Какую сумму премии можно взять в расчет
Для пересчета воспользуйтесь формулой:
Пример 3
Сотрудник идет в отпуск в июле 2017 года. Расчетный период – с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года (всего 248 рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели).
В феврале 2017 года сотруднику была начислена премия – 15 000 руб. – по итогам работы в 2016 году. То есть расчетный период не совпадает с тем промежутком, за который выплачено вознаграждение.
В расчетном периоде сотрудник был в отпуске, на который приходится 20 рабочих дней. Таким образом, всего он отработал 228 дней (248 – 20).
Значит, сумма годовой премии, которую нужно принять в расчет, составит:
15 000 руб. : 248 дн. × 228 дн. = 13 790,32 руб.
Премии за период, превышающий один месяц . Тут учтите два момента. Во-первых, вы не можете включить в расчет премию, дата начисления которой не попала в расчетный период. И не важно при этом, за какой период начислена премия.
Пример 4
идет в отпуск в июле 2017 года. Соответственно расчетный период – с июля 2016 года по июнь 2017 года включительно. При этом в июле 2016 года Волкову начислили премию за II квартал 2016 года. Данный квартал не попал в расчетный период. Однако начислили выплату уже в расчетном периоде. Поэтому премию нужно включить в расчет отпускных.
Пример 5
в апреле 2017 года был в очередном отпуске. Отпускные рассчитаны исходя из заработка Зайцева за период с 1 апреля 2016 года по 31 марта 2017 года. В апреле 2017 года всем работникам компании начислили премии по итогам I квартала 2017 года. Но хотя в расчетный период Зайцева этот квартал попал, причем полностью, включать премию в расчет отпускных оснований нет.
Другой важный нюанс: общая продолжительность периодов, за которые начислены такие премии и вознаграждения, не должна превышать продолжительности расчетного периода. Так, во внимание можно принять только четыре квартальные премии (4 × 3 = 12 мес.). И опять же, взять премию целиком, если расчетный период отработан не полностью, можно не всегда. Как учитывать премии в таком случае, показано на той же схеме (см. выше).
Пример 6
Работник был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней начиная с 7 июля 2017 года. Расчетный период – с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года – отработан Соловьевым не полностью. В период с 11 по 24 июля 2016 года он также был в отпуске.
За расчетный период ему начислены четыре квартальные премии:
– в июле 2016 года – за II квартал 2016 года в сумме 10 000 руб.;
– в октябре 2016 года – за III квартал 2016 года в сумме 8000 руб. При этом премия начислена с учетом фактически отработанного времени в этом квартале;
– в январе 2016 года – за IV квартал 2016 года в сумме 12 000 руб.;
– в апреле 2017 года – за I квартал 2017 года в сумме 15 000 руб.
В этом случае при расчете отпускных последние три премии нужно учесть в той сумме, в которой они начислены. Ведь первое полугодие 2017 года отработано сотрудником полностью, а премия за III квартал 2016 года начислена с учетом фактически отработанного времени.
А вот премию за II квартал 2016 года учесть в полной сумме не получится. Ведь она начислена за период, который в расчетный не попал. Такая премия пересчитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Всего на расчетный период приходится 248 рабочих дней. Из них сотрудник отработал 238. Отсюда в расчет можно принять такую сумму премии:
10 000 руб. : 248 дн. × 238 дн. = 9596,77 руб.
Как видим, учет премий – это, пожалуй, самый сложный участок расчета отпускных. И к тому же с весьма неочевидными правилами.
Если в расчетном периоде повысили зарплату
При повышении в организации окладов (тарифной ставки, денежного вознаграждения) средний заработок нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения) (абз. 1 п. 16 Положения № 000). И если компания этого не сделает, будут нарушены нормы трудового законодательства. Как следствие, организация может быть оштрафована.
Однако не всякое повышение требует пересчета. Общее правило таково: учитывать рост окладов нужно только при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. Но на практике порой возникают различные ситуации, когда не совсем ясно, по каким правилам делать пересчет и нужно ли его делать вообще. Разберем несколько таких случаев.
Разовое повышение . Распространенная ситуация – оклад повышен только одному или нескольким сотрудникам. Или работник переведен на более высокооплачиваемую должность. Нужно ли это повышение учитывать при расчете отпускных?
По общему правилу оснований для этого нет. Рассчитать отпускные следует исходя из фактически начисленных сумм. То есть, если, скажем, зарплата выросла только у главбуха, новый оклад берется с момента повышения и пересчет прежних выплат делать не нужно. А если приказом по предприятию увеличены оклады всем сотрудникам бухгалтерии , то в такой ситуации отпускные подлежат корректировке.
Дело в том, что пересчитывать средний заработок нужно при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. А вот когда повышение касается лишь одного работника или даже большинства сотрудников отдела, при расчете отпускных это не учитывается. При этом разумеется, что с момента повышения нужно брать в расчет уже новый оклад сотрудника.
Однако даже при повышении оклада конкретному работнику или при переводе сотрудника на другую, более высокооплачиваемую, должность возможность учесть это повышение остается. Организация вправе прописать в коллективном договоре или ином локальном акте, что для таких случаев расчетный период будет иным. А именно с момента увеличения заработной платы. Основание – часть шестая статьи 139 Трудового кодекса РФ.
В разных подразделениях повышение происходит в разное время. Ситуация: оклады выросли у всех сотрудников компании, но не сразу, а постепенно. Работникам одних отделов подняли зарплату с 1 июля 2017 года, а другим – с 1 августа 2017 года. Нужно ли учитывать это повышение при расчете среднего заработка?
Да, нужно. Средний заработок работников возрастает при повышении тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) в организации (филиале, структурном подразделении). При этом никаких дополнительных условий постановление № 000 не предусматривает.
Исходя из этого в случае когда рост окладов происходит поэтапно сначала в одних отделах, потом в других (то есть структурных подразделениях организации), это повышение нужно учесть при расчете среднего заработка.
В рамках одного подразделения зарплата повышалась постепенно . Теперь разберем такой случай: оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени. Например – начальнику отдела и заму повысили оклады с 1 октября , а остальным сотрудникам – с 1 ноября . В этой ситуации при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо. Ведь в таком случае нельзя говорить о том, что оклады повышены всем работникам структурного подразделения одновременно. И этим часто пользуются работодатели с тем, чтобы не корректировать впоследствии отпускные. Но при этом следует учитывать, что оклады сотрудникам, занимающим одинаковые должности и выполняющим одинаковые обязанности, трудовое законодательство не позволяет повышать в разное время. Ведь работники должны получать равную оплату за труд равной ценности.
Оклады сотрудников были уменьшены, но одновременно введены ежемесячные премии в процентах от оклада и в общей сложности заработок увеличился
. В этом случае индексировать средний заработок не нужно. Такой вывод можно сделать на основании все того же пункта 16 Положения № 000. В нем сказано, что индексировать средний заработок нужно при увеличении именно оклада, а не иных выплат.
Повышены сдельные расценки. Если в организации были повышены сдельные ставки (расценки, тарифы), то такое повышение не повлечет за собой пересчет среднего заработка.
Теперь перейдем к правилам пересчета. Для этого рассчитайте специальный коэффициент. Он зависит не только от того, насколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты. Формула тут такая:
А до какого знака округлять полученный результат? Вообще, правила округления коэффициента индексации никаким документом не урегулированы. Вы можете округлять как до второго знака, так и, например, до четвертого. В примерах этой книги используется как раз округление до четырех знаков. Просто сам по себе смысл индексации заключается в том, чтобы отпускные работник получал исходя из своего нынешнего заработка, чтобы он не терял в деньгах, уходя в отпуск. Но и получать больше, чем его нынешний заработок, тоже, согласитесь, не совсем логично. Соответственно, чем больше знаков после запятой, тем точнее.
К выплатам, которые нужно индексировать из-за повышения зарплаты, помимо собственно оклада относятся:
– премии, установленные системой оплаты труда;
– надбавки, доплаты, иные виды выплат по зарплате, применяемые в организации.
При этом корректируйте на коэффициент пересчета только те выплаты, которые напрямую зависят от размера оклада и установлены в фиксированном процентном или кратном отношении от него. Если же выплаты установлены в диапазоне значений (проценты, кратность) или в абсолютной (денежной) сумме, повышать их на коэффициент пересчета не нужно.
Например, если вслед за повышением оклада сумма надбавки не изменяется, то корректировать ее на коэффициент пересчета не нужно. А если надбавка установлена в процентах к окладу (тарифной ставке, денежному вознаграждению), то она подлежит корректировке.
Причем еще раз подчеркнем: процент должен быть фиксированным, а не плавающим.
Пример 7
Бухгалтер в октябре 2017 года уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В расчетный период войдет время с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. При этом с 1 января 2017 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад Ивановой вырос на 20 процентов. Кроме того, бухгалтеру полагается также надбавка за стаж работы.
Рассмотрим два варианта. Вариант 1 - размер надбавки составляет 25 процентов от оклада. В таком случае ее нужно учесть при корректировке. Вариант 2 - размер надбавки составляет 5000 руб. В таком случае учитывать ее при корректировке оснований нет.
В расчетном периоде вполне могут оказаться выплаты, которые учитываются в среднем заработке, но не корректируются на коэффициент пересчета. Например, премии или доплаты в абсолютной сумме. В таком случае логичнее всего действовать так. На коэффициент пересчета увеличьте только те выплаты, которые надо корректировать. Затем сложите полученный результат с суммой выплат, которые не нужно увеличивать на коэффициент пересчета. После чего рассчитайте отпускные в обычном порядке.
Пункт 16 Положения № 000 предусматривает три случая, когда может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов:
– в пределах расчетного периода;
– после расчетного периода до первого дня отпуска;
– во время отпуска.
Как действовать в каждом из этих случаев, мы показали на схеме (см. ниже).
Как правильно проиндексировать отпускные
Расчет отпускных в 2017 году: алгоритм расчета, примеры
Расчет отпускных в 2017 году зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. При этом ни максимальных, ни минимальных пределов для отпускных не установлено. Их размер зависит исключительно от заработка сотрудника.
Расчетный период отработан полностью
Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета отпускных используют такую формулу:
29,3 дн. - это специальный коэффициент. Он показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников:
(365 дн. - 14 дн.) : 12 мес. = 29,25.
Чиновники округлили эту цифру до 29,3.
Пример 8
Кассир идет в оплачиваемый отпуск с 15 мая 2017 года на 28 календарных дней. Расчетный период (с 1 мая 2016 года по 30 апреля 2017 года) отработан полностью. Оклад составлял 45 000 руб. в месяц. В феврале 2017 года сотруднице начислили премию по итогам работы в 2016 году - 45 000 руб.
Сумму отпускных бухгалтер компании посчитал так:
(45 000 руб. x 12 мес. + 45 000 руб.) : 12 мес. : 29,3 дн. x 28 дн. = 46 587,03 руб.
Расчетный период отработан не полностью
На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.
Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 . В расчетный период не входит время, когда работники:
- получали пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам; имели право на средний заработок согласно российскому законодательству, в числе прочего - в отпуске или командировке (единственное исключение: сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода эти промежутки не исключаются); не трудились из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала; не имели возможности работать из-за забастовки, в которой не принимали участия; получали дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами; освобождались от работы с сохранением или без сохранения заработка по иным причинам в соответствии с законодательством России. Сюда, например, относятся отпуска за свой счет.
Это время исключается из расчетного периода. Начисления за эти периоды также не учитываются при расчете отпускных. Причем это правило в полной мере касается и среднего заработка, который сохраняется за работником на время командировки. Конечно, во время командировки в отличие от отпуска или времени болезни сотрудник по-прежнему выполняет свои трудовые обязанности. На первый взгляд возникает противоречие. Но только на первый взгляд. Пункт 9 Положения № 000 вовсе не устанавливает каких-то специальных норм. Под отработанными днями в нем понимаются те дни, которые были оплачены сотруднику в обычном порядке, то есть исходя из оклада.
Кроме того, считайте, что месяц также не отработан в двух следующих ситуациях.
Первая - у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. Причем не важно, что работник трудился внеурочно.
При этом в случае привлечения сотрудников к работе в выходные дни их труд оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Разумеется, эти выплаты нужно учесть при исчислении отпускных. Основание - подпункт «л» пункта 2 Положения № 000. Как следствие, сумма отпускных у работника, который работал в выходные или праздничные дни, при прочих равных условиях будет больше, чем у сотрудника, который в эти дни не работал. Но сам расчет отпускных в любом случае будет одинаковым.
Вторая ситуация - сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 9 января 2017 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые восемь дней он еще не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.
А нужно ли при расчете календарных дней исключать нерабочие праздничные дни, а также обычные выходные дни? Нет, не нужно. Это означает, что нерабочие дни не участвуют в расчете среднего заработка только в тех случаях, когда они попадают на какое-либо время, исключаемое из расчетного периода по пункту 5 Положения № 000. Например, на дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т. п.
Например, в январе 31 календарный день, из них шесть праздничных. Тем не менее в расчет нужно брать именно 31 день. Не исключаются праздники и из календарных дней, приходящихся на отработанное время.
Предположим, сотрудник был в отпуске с 20 февраля по 5 марта 2017 года. Всего 14 календарных дней, но именно на период отпуска приходится 13 дней. Дело в том, что 23 февраля не входит в число дней отпуска как праздник и выходной. И потому этот день нужно учесть при подсчете календарных дней, приходящихся на отработанное время, когда вы будете считать средний заработок в следующий раз. То есть исключить надо периоды с 20 по 22 февраля и с 24 февраля по 5 марта.
Другая ситуация: после болезни сотрудник сдал в бухгалтерию два листка нетрудоспособности. Первый из них закрыт в пятницу, а второй - открыт в следующий за ней понедельник. В этой ситуации выходные дни приходятся на время между двумя периодами болезни сотрудника. Однако ни в один из этих периодов болезни они не входят. Поэтому при расчете среднего заработка для выплаты отпускных эти два дня нужно учесть.
Предположим, один из месяцев расчетного периода сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле (см. также схему):
Правила расчета календарных дней, приходящихся на отработанное время
Само собой, в результате расчета целое число тут большая редкость. До какого знака округлять календарные дни, приходящиеся на отработанное время? Мы советуем округлять до четырех знаков после запятой. Просто исходя из того, что так точнее.
Дело в том, что никаких конкретных правил округления этого показателя действующее законодательство не содержит. Конечно, вы можете округлять и до двух знаков по аналогии с копейками. А вот до полных дней округлять точно не стоит.
Итак, за каждый полный месяц нужно включить в расчет 29,3 дня. Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время. Именно данный показатель применяйте при расчете отпускных, используя при этом такую формулу:
Пример 9
Работнику установлен оклад в размере 12 000 руб. в месяц. С 3 июля 2017 года он идет в ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Расчетный период в компании составляет стандартные 12 месяцев - с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года.
Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице ниже.
Теперь определим, какая сумма начислена работнику за расчетный период (исключив при этом сумму больничного пособия и отпускных):
12 000 руб. x 9 мес. + 9000 руб. + 1565,22 руб. + 7636,36 руб. = 126 201,58 руб.
Девять месяцев Рыковым отработано полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:
9 мес. x 29,3 дн. + 29,3 дн. : 28 дн. x 23 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. x 3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. x 20 дн. = 310,1367 дн.
Пример 10
Работник идет в отпуск с 1 августа на 28 календарных дней. Отпускные ему бухгалтер выплатил 28 июля . Тем не менее расчетный период - с 1 августа 2016 года по 31 июля 2017 года.
Оклад работника в 2016 году составлял 25 000 руб., а с 1 января в рамках общего повышения по всей компании вырос до 30 000 руб. Весь расчетный период Тихонов отработал полностью. Коэффициент индексации для выплат 2016 года составит 1,2 (30 000 руб. : 25 000 руб.).
Исходя из этих данных бухгалтер так посчитал отпускные:
((25 000 руб. x 5 мес. x 1,2) + 30 000 руб. x 7 мес.) : (29,3 дн. x 12 мес.) x 28 дн. = 28 668,94 руб.
Пример 11
Сотрудница с 21 апреля 2016 года по 2 июля 2017 года включительно была сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 16 июня 2017 года женщина написала заявление на отпуск с 3 июля на 28 календарных дней, который компания обязана ей предоставить.
За стандартный расчетный период с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года доходов у Михайловой не было. Значит, нужно взять период, предшествующий декрету, в который сотрудница ушла 21 апреля 2014 года. Значит, расчетный период - с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года. Оклад сотрудницы в течение этого периода составлял 20 000 руб. При этом Михайлова была в отпуске в период со 2 по 29 августа 2013 года (всего 28 календарных дней), а за отработанные в августе два дня ей начислили 1818,18 руб. То есть ее общий заработок составил:
20 000 руб. x 11 мес. + 1818,18 руб. = 221 818,18 руб.
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер определил следующим образом:
29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. x 3 дн. = 325,1355 дн.
Отсюда сумма отпускных составит:
221 818,18 руб. : 325,1355 дн. x 28 дн. = 19 102,53 руб.
Пример 12
25 августа 2017 года - первый день работы сотрудника в организации, в которую он принят в порядке перевода. По согласованию с администрацией с этого же дня он идет в отпуск на семь календарных дней. Его оклад - 40 000 руб.
В данном случае расчет будет такой:
40 000 руб. : 29,3 дн. x 7 дн. = 9556,31 руб.
Расчет отпускных в 2017 году, если в компании повышались оклады
Покажем на примерах, по каким правилам рассчитывать отпускные, если сотрудникам повышались оклады.
Начнем с ситуации, когда повышение зарплаты произошло в расчетном периоде.
Пример 13
Бухгалтер с 19 июня 2017 года уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При этом с 1 января 2017 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад Соловьевой вырос с 15 000 руб. до 18 000 руб., то есть коэффициент пересчета составит 1,2 (18 000: 15 000).
Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудницы не было. В расчетный период войдет время с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года. В течение расчетного периода Соловьева уже была в отпуске продолжительностью 28 календарных дней в период со 1 по 28 августа 2016 года включительно. Таким образом, в этом месяце она отработала три дня, за которые ей начислили 2347,83 руб.
Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. x 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. x 3 дн. = 326,2452 дн.,
где 3 дн. - количество календарных дней в августе 2016 года, приходящихся на отработанное время.
Сумма отпускных будет равна:
(15 000 руб. x 6 мес. x 1,2 + 2347,83 руб. x 1,2 + 18 000 руб. x 5 мес.) : 326,2452 дн. x 28 дн. =17 235,16 руб.
Теперь перейдем к ситуации, когда повышение зарплаты произошло после расчетного периода, но до начала отдыха.
Пример 14
Используем условие предыдущего примера, но предположим, что заработная плата была повышена с 1 июня 2017 года.
В данном случае на коэффициент повышения заработной платы корректируется уже вся сумма отпускных:
(15 000 руб. x 11 мес. x 1,2 + 2347,83 руб. x 1,2) : 326,2452 дн. x 28 дн. = 17 235,16 руб.
Третья ситуация: повышение зарплаты произошло во время отпуска.
Пример 15
Используем условие двух предыдущих примеров, но предположим, что зарплата повышена с 1 июля 201 года. Отпуск Соловьевой заканчивается 16 июля . Значит, корректировке подлежат 16 дней отпуска после повышения оклада, а 12 дней отдыха в июне индексировать не нужно. Рассчитанный перед уходом в отпуск среднедневной заработок Соловьевой составил:
(15 000 руб. x 11 мес. + 2347,83 руб.) : 326,2452 дн. = 512,95 руб.
Отсюда сумма отпускных равна:
512,95 руб. x 28 дн. = 14 362,60 руб.
Определим сумму, которую нужно доначислить работнице:
512,95 руб. x 12 дн. + 512,95 руб. x 16 дн. x 1,2 - 14 362,60 руб. = 1641,44 руб.
Как правильно рассчитать отпускные в 2017 году? Данный вопрос задают многие бухгалтера, поскольку при расчете отпускных возникает много сложностей. Напомню, что ежегодный оплачиваемый отпуск имеет право получить любой сотрудник организации. Такой отпуск оформляется в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. В статье представлены правила расчета ежегодного оплачиваемого отпуска.
Основные правила расчета отпусков
При расчете отпусков руководствуются главой 19 ТК РФ. Согласно трудовому законодательству, каждый работник имеет право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. В соответствии со ст. 114 ТК РФ, на время отпуска за работником сохраняется его рабочее место (должность) и средний заработок.
1. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на срок 28 календарных дней, причем нерабочие праздничные дни, которые попадают в период отпуска, в число календарных дней не включаются (ст.115 ТК РФ и ст.120 ТК РФ).
2. Положенный отпуск может предоставляться частями, причем, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).
3. За каждый отработанный месяц предоставляется 2,33 календарных дня оплачиваемого отпуска, согласно расчету - 28:12 =2,34
4. Выплаты отпускных обязательны за три дня до начала отпуска.
5. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется после 6 месяцев непрерывной деятельности в одной организации (ст.122 ТК РФ).
Возможны случаи предоставления оплачиваемого отпуска ранее отработанных 6 месяцев. К таким случаям относятся:
а) женщинам до отпуска по беременности и родам и сразу после него;
б) сотрудникам, которым не исполнилось 18 лет.
6. Расчетный стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику определяется ст. 121 ТК РФ. Он включает в себя следующие показатели:
- время фактической работы;
- время, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось рабочее место (должность);
- время вынужденного прогула работника вследствие незаконного увольнения или отстранения от работы;
- другие периоды времени, указанные в коллективном договоре, трудовом договоре или локальных нормативных актах организации.
7. Согласно ст. 128 ТК РФ сотруднику, по семейным обстоятельствам, может быть предоставлен внеочередной ежегодный отпуск, но без сохранения заработной платы. Его продолжительность определяется соглашением между работодателем и сотрудником.
Документы, необходимые для оформления отпуска
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6)
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6f).
Основанием для приказа (распоряжения) является график отпусков, составленный по форме форма №Т-7.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ приказ (распоряжения) утверждаются не позднее двух недель до начала календарного года предоставления отпусков.
Руководствуясь ТК РФ, после утверждения приказа, делаются отметки
- в личной карточке работника (форма №Т-2 или № Т-2ГС (МС))
- лицевом счете (форма форма №Т-54 или №Т-54).
1 января 2013 года внесены изменения в оформление отпуска. С этого момента организация вправе применять один из вариантов, который обязана закрепить в своей учетной политике.
- унифицированные формы первичных учетных документов, разработанные Госкомстатом России;
- самостоятельно разработанные формы (с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Расчет отпускных в 2017 году. Примеры расчета.
Расчет отпускных оформляется таким образом:
- запиской-расчетом по унифицированной ;
- самостоятельно разработанной формой, содержащей реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Для расчета суммы отпускных используется формула:
Сумма Средний дневной Количество
отпускных = заработок x дней отпуска
Что такое расчетный период?
1. Если сотрудник проработал в организации более года, то расчетный период включает в себя 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Так, если сотрудник уходит в отпуск в ноябре 2017 года, то расчетным периодом будет считаться период с 1 ноября 2016 по 31 октября 2017 года. Календарный месяц - это месяц по календарю, например, в мае – 31 день, в ноябре -30, в феврале – 28 или 29 (п. 4 Положения о среднем заработке).
2. Если сотрудник проработал в организации меньше года, то расчетный период начинается с первого дня работы и заканчивается последним днем календарного месяца, предшествующим месяцу начала отпуска (п. 4 Положения о среднем заработке). Например, сотрудник устроился на работу с 01 июня 2017 года, и с 01 декабря 2017 года он идет в отпуск. Тогда расчетным периодом будет считаться период с 01 июня 2017 по 30 ноября 2017 года.
3. Если в расчетном периоде все дни исключаемые, например, если сотрудница была в декретном отпуске, то берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у сотрудника были отработанные дни (п. 6 Положения о среднем заработке).
4. Для сотрудников, у которых не было отработанных дней и в предшествующих периодах, расчетным будет период с 1-го числа месяца, в котором начинается отпуск, по дату, предшествующую первому дню начала отпуска (п. 7 Положения о среднем заработке). Например, сотрудник устроился на работу с 01 июня 2017 года, и ушел в отпуск 06 июня 2017, тогда расчетный период определяется как период с 01 по 05 июня 2017 года.
При расчете денежного вознаграждения во время отдыха будут учитывать сведения о:
1. Начисленных надбавках.
2. Положенных премиях.
3. Всевозможных доплат, которые насчитывают по определенным тарифам.
4. Количестве окладов, ставок, которые занимает сотрудник.
5. Доплатах, которые полагаются за класс, квалификацию специалиста.
6. Прибавках за выслугу лет.
7. Надбавках за сложные условия труда. Например, северные выплаты.
Все премии и надбавки, которые можно выплатить работнику, будет утверждать руководитель (директор) компании. Обычно бухгалтер подает расчет, в котором описывает всевозможные доплаты и общую сумму отпускных. Какую сумму учитывать, выбирает сам работодатель.
В сумму отпускных не включаются:
1. Средства, необходимые для командировок.
2. Больничные выплаты.
3. Матпомощь.
4. Компенсации за питание.
5. Средства на транспортные расходы.
6. Оплата за нетрудоспособность.
В расчет среднего заработка не включаются начисления и выплаты, не относящиеся к оплате труда, например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха, выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (Письма Минтруда РФ от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105; от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).
Из расчетного периода отпуска исключаются начисления за это время, если:
За работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством;
Работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
Работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
Работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
Работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Формулы для расчета среднего заработка к отпуску в 2017 году.
1. Если сотрудник отработал полностью расчетный период (12 месяцев)
СДЗ = ЗП / (12 x 29,3), где
ЗП - начисленная за расчетный период заработная плата;
12 - количество месяцев;
29,3 - среднемесячное число календарных дней.
2. Если сотрудник отработал не полностью, то применима формула:
СДЗ = ЗП / (КПМ x 29,3 + КНМ), где
ЗП - начисленная заработная плата за фактически отработанное время;
КПМ - количество полных календарных месяцев, отработанных работником;
КНМ - количество расчетных дней в не полностью отработанных календарных месяцах.
Количество расчетных дней в не полностью отработанных календарных месяцах рассчитывается следующим образом:
КНМ = 29,3 / КД x ОД , где
29,3 - среднемесячное количество календарных дней;
КД - количество календарных дней в месяце;
ОД - количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.
Количество календарных дней (ОД), в отработанное время – это все календарные дни (рабочие, выходные, праздничные), приходящиеся на отработанное время (Письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
Примеры расчета отпускных в 2017 году.
Пример 1. Сотрудник Кольцов П.Л. уходит в отпуск 15.08.2017 на 28 календарных дней. Отработан полный календарный год. Годовой заработок Кольцова П.Л. составил 195 000 рублей.
Расчет для 28 календарных дней отпуска:
Количество отработанных дней:
12х29,3=351,6 дней;
Среднедневной заработок:
195 000 / 351,6 = 554,61 руб.
Отпускные за 28 дней:
554,61 х 28 =15529,08 руб.
Пример 2. Сотрудник Мольков Е.К. отработал 6 месяцев (с 01 февраля 2017 по 31 июля 2017). Его заработок составил 112 000 руб. В мае Мольков Е.К. был на больничном, и сумма по больничному листу составила, например, 4 000 руб. Продолжительность отпуска 14 дней.
Количество отработанных дней
5 х 29,3 + (26 х 29.3 / 31) = 171,07 дней
Среднедневной заработок: (112 000- 4 000) руб. / 171,07 = 631,32 руб.
Отпускные за 14 дней составят: 631,32 руб. х 14 = 8838,48 руб.
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Порядок расчета отпускных был изменен в 2016 году, в частности, изменился коэффициент, применяемый для расчета отпускной компенсации сотрудников предприятий. Изменение коэффициента связано с увеличением в стране количества праздничных выходных дней. Коэффициент для расчета отпускных в 2017 году теперь иное значение, о котором мы расскажем в данной статье. Также подробно поясним, как рассчитывается выплата за отпуск.
Изменения в расчете отпускных в 2017 году
Общее количество выходных дней в году влияет на коэффициент, используемый для расчета отпускных. Из-за изменений, принятых законодателями в прошлом году, изменилась величина коэффициента. Новый порядок расчета не меняет формулу, но изменяет некоторые ее составляющие:
- Коэффициент среднего количества дней, отработанных сотрудником, становится равным 29,3.
- Берется в расчет средняя заработная плата специалиста.
- Учитывается период расчета. За его основу берется количество заработанных за один день денег.
- Проработанное в фирме время также учитывается. Когда работник уходит в отпуск через полгода, а не через 12 месяцев, то отпускные насчитываются исходя из более короткого срока.
Какие данные используются для расчета отпускных
Рассчитывая денежное вознаграждение для сотрудников, выходящих в отпуск, используют следующие данные:
- начисленные надбавки;
- положенные премии;
- доплаты по определенным тарифам;
- общее количество ставок, которые занимает должностное лицо, и оклады по ним;
- доплаты за квалификацию или классность;
- прибавка за выслугу лет;
- надбавки за труд в тяжелых условиях, например, северные выплаты.
Выплачиваемые надбавки и премии в обязательном порядке утверждает директор предприятия. Бухгалтер указывает сумму всевозможных доплат и сумму отпускных без них, какую утвердить, выбирает руководитель.
На сумму отпускных не могут повлиять такие выплаты:
- средства, выделяемые для расходов в командировке;
- материальная помощь;
- "больничные" выплаты;
- денежные средства на транспортные расходы;
- компенсация за питание;
- оплата за потерю трудоспособности.
Коэффициент расчета отпускных, применяемый с 2017 года, и формулы с его использованием
Среднее количество дней в месяце, установленное в прошлом году для удобства расчета отпускных, называется коэффициентом. Его значение с 2016 года равно 29,3. Он применяется для расчета среднедневного заработка, а затем и денежных средств, положенных отпускнику. Расскажем о нескольких вариантах расчета отпускных в 2017 году, с учетом разного количества времени, отработанного сотрудниками:
- Полный год. СДЗ (средний дневной заработок) = выплаты, включенные в расчет СДЗ / 12 / 29,3
- Неполный год или месяц. Рассчитываем дни, полностью отработанные в каждом месяце (для этого умножаем число отработанных в году месяцев на 29,3). Далее учитывает количество дней, отработанных в неполном месяце (29,3 делим на количество дней в месяце и перемножаем с предыдущим показателем). Складываем два полученных показателя, и получаем количество дней, используемое в расчете. СДЗ = общий доход / полученное количество дней.
- Не использованный работником отпуск. Каждый сотрудник обладает правом на денежную компенсацию за отпуск, которым он не воспользовался. для подобного расчета применяется принцип, указанный в пункте 2, но с учетом одного нюанса. СДЗ умножается на общее число дней периода отдыха сотрудника. (смотрите картинку 1). Выбирая нужную цифру из таблицы и подставляя ее в формулу, получаем требуемую сумму выплаты.
- Полный отпуск с учетом премиальных выплат. Премия + заработок за год / 12 / 29,3 х 28 (количество отпускных дней).
При предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам необходимо произвести расчет сумм к выплате. Дополнительных изменений при формировании отпускных не предвидится. Алгоритм начислений для расчета отпуска в 2017 году остается тем же.
Расчет отпускных выплат
Для того чтобы узнать сумму отпускных к начислению, потребуется размер среднедневного заработка умножить на количество дней предполагаемого отпуска. Расчет производится по аналогии определения отпускных в 2016 году с учетом последних изменений.
Стандартная формула для расчета отпускных следующая:
Итоговая сумма = заработок за определенный период (12 месяцев)/12 месяцев/коэффициент 29,3 (число календарных дней в среднем).
Определение среднего заработка
Отпускные начисляются исходя из суммы полученного среднего заработка за ранее отработанное время. Сюда входят заработная плата, расчет премии, иные доходы в натуральной и денежной форме, связанные с оплатой труда.
К выплатам, которые должны быть исключены при определении среднего заработка, относятся:
- получение пособий по нетрудоспособности, беременности и родам;
- получение среднего заработка в соответствии с законодательством РФ (периоды отпуска);
- оплата дополнительных выходных, необходимых для ухода за детьми-инвалидами.
Период для расчета отпускных
Как правило, для определения отпускных сумм за основу берется заработок за предыдущий период, равный 12 месяцам. Однако на практике нередки случаи, когда полностью отработанных 12 месяцев может и не быть, или же за это время зарплата не начислялась (например, при нахождении в отпуске по беременности и родам). В таких случаях за расчетный период берут следующие сроки:
- Если сотрудник отработал менее 12 месяцев ― с начала даты трудоустройства.
- Если заработная плата в течение последних 12 месяцев не начислялась, то в качестве расчетного периода принимаются последние 12 месяцев, в течение которых заработная плата начислялась.
При расчете отпускных в 2017 году исключаются следующие периоды:
- отпуск, в том числе по БиР;
- время по нетрудоспособности работника;
- простои предприятия;
- периоды забастовок на предприятиях, когда не представляется возможности выполнения своих обязанностей в обычном режиме;
- дополнительные выходные дня ухода за детьми-инвалидами;
- иные случаи, предусмотренные законодательно.
При наличии исключаемых из расчета периодов общее количество календарных дней для определения среднего заработка определяют следующим образом:
- Определяются календарные дни в полностью отработанных месяцах. Число таких месяцев умножается на коэффициент 29,3.
- Рассчитываются календарные дни месяца, отработанного не полностью. Коэффициент 29,3 делится на общее количество дней в периоде. Затем результат умножается на фактически отработанные календарные дни.
- Суммируется общее количество календарных дней.
- Определяется среднедневной заработок. Полученная сумма выплат делится на количество отработанных дней.
Пример расчета отпускных
Сотрудник написал заявление на отпуск с 6 февраля 2017 года. За расчетный период принимается отрезок времени с 1 февраля 2016 года по 31 января 2017 года. Заработок за это время, исключая дни болезни с 6 июля по 18 июля, составил 268 540 рублей. Кроме того работник находился в отпуске в период с 1 по 28 августа. За то время ему быдло выплачено 20966 рублей.
Общий заработок за последние 12 месяцев, за исключением больничного листа и дней отдыха, составит 247 574 рубля. Осталось рассчитать количество календарных рабочих дней.
Число полных месяцев работы ― 10 (за исключением июля и августа).
Количество календарных рабочих дней равно 10*29,3=293 дня.
Число рабочих дней в июле определяется следующим образом: 29,3/31*18=17,01.
В августе ― 29,3/31*3 = 2,8. Общее число дней составляет 293+17+2,8=312,8.
Среднедневной заработок равен 247 574/312,8=791,48 рубль.
Выплаты за отпускное время, равное 28 дням, составят 791,48*28=22161,44 рубль.
Оплата отпускных сумм сотрудникам производится после удержания налога на доходы на общих основаниях. Также работодателю потребуется начислить страховые взносы.
Рассчитывать отпускные бухгалтерам приходится часто. Фактически это вторая «по популярности» операция после начисления и выплаты зарплаты. Расскажем, какие нюансы следует учесть в расчете отпускных в 2017 году. Нестандартным ситуациям, которых при отправке сотрудников в отпуск возникает немало, уделим особое внимание.
Отметим, что общие правила начисления отпускных достаточно стабильны и корректируются в глобальном плане редко. Однако мелкие изменения по этой части случаются ежегодно. Итак, первым делом выясните расчетный период, далее определите заработок. Затем высчитайте средний дневной заработок. И уже после этого получите итоговую сумму отпускных
(с этим проблем нет, если правильно рассчитали все остальные показатели).
Расчетный период
Обычно расчетный период – 12 месяцев перед тем месяцем, когда человек идет в отпуск. А если сотрудник отработал меньше года? Тогда в расчет принимайте время с даты начала работы
до конца месяца перед уходом в отпуск.
Допустим, работник уволился, а потом опять устроился в эту же организацию. В таком случае расчетный период составляет время после поступления на работу повторно. Месяцы, которые отработаны до увольнения, во внимание не принимайте.
При этом есть периоды, которые надо исключать из расчета – они перечислены в пункте 5 Положения № 922. Это все то время, когда сотрудник не работал. Например, был в командировке или в любом отпуске, получал социальное пособие или не мог трудиться по вине организации или внешних обстоятельств (отключили электричество, ураган и пр.).
Выходные и праздничные дни входят в расчетный период при расчете отпускных в 2017 году. Даже если непосредственно перед праздниками человек болел, а сразу после них уехал в командировку. Данные выводы есть в письме Минтруда России от 15.10. 2015 № 14–1/В-847.
Особая ситуация, если весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить. Например, женщина в предыдущие 12 месяцев была в отпуске по уходу за ребенком. А до этого
в отпуске по беременности и родам. При расчете отпускных нужно учитывать предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения № 922). Причем брать надо период в 12 месяцев, который был до всех исключаемых периодов. Об этом сказано в письме Минтруда России от 25.11.2015 № 14-1/В-972.
Бывает также, что до расчетного периода у сотрудника не было фактически отработанных дней,
а в нем самом все время нужно исключить. При таком раскладе в качестве расчетного периода примите дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, до даты его начала. Такое же по сути правило, если в отпуск авансом идет человек в месяце приема на работу (п. 7 Положения № 922).
Заработок для отпускных
В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда
в вашей организации. То есть это зарплата, премии, гонорары, надбавки и прочее. Учитывайте также компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, – районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни
и сверхурочно. Полный перечень выплат приведен в пункте 2 Положения № 922.
При расчете отпускных в 2017 году учитывают зарплату, которую начислили в обособленном подразделении с отдельным балансом до перевода в головное отделение организации. То же самое и с заработком совместителя до перевода на основное место работы. Объяснение одинаковое в обоих случаях – работодатель не меняется.
Есть и перечень выплат, не учитываемых при расчете отпускных. Он приведен в пункте 5 Положения № 922. Это выплаты из среднего заработка и социального характера
(например, матпомощь).
Обратите внимание
Если сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору на срок менее года,
в приказе на отпуск указывают уменьшенный рабочий год в зависимости от срока трудового договора с сотрудником.
Отдельно скажем про доплаты к пособию по временной нетрудоспособности и среднему заработку за время командировки. Сами по себе такие периоды и начисленный за время болезни или служебной поездки средний заработок во внимание не принимают.
Доплаты между средней зарплатой и пособием – это выплаты социального характера. Значит, эти суммы не включают в расчет среднего заработка. То же самое касается доплаты за время болезни до оклада или фактического заработка.
А вот доплату между окладом (фактической зарплатой) и средним заработком в период командировки принимайте во внимание. Ведь это часть зарплаты, и ее нужно учитывать при расчете отпускных. Такие разъяснения приведены в письме Минтруда России от 16.03. 2016
№ 14-1/В-226.
Что касается выплат по гражданско-правовым договорам, то их во внимание не принимайте. Ведь эти суммы не предусмотрены системой оплаты труда.
Средний дневной заработок
Идеальная ситуация – человек полностью отработал расчетный период и трудится больше года. Тогда средний дневной заработок считать просто. Заработок за расчетный период поделите на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Так предусмотрено частью 4 статьи 139 Трудового кодекса РФ.
А вот если расчетный период отработан не полностью, сперва нужно определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Формула расчета отпускных
в 2017 году такая:
Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них,
а затем суммируйте. Так будет получен показатель «Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».
Налоги и взносы
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также эти суммы можно учесть
в расходах при расчете налога на прибыль и на упрощенке.
Проще всего со страховыми взносами – начислили отпускные и не позднее 15 числа следующего месяца перечисляем все взносы четырьмя платежками (пенсионные, медицинские, социальные, на травматизм). Причем перечисляют взносы оптом вместе со взносами
с остальных выплат работникам – зарплаты, премий и пр. Кстати, начисляют отпускные вместе
со взносами перед началом отпуска.
Насчет НДФЛ есть одна хитрость. Обычно налог перечисляют на следующий рабочий день после выплаты дохода. Но с 2016 года НДФЛ с отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. То есть придется оформлять отдельную платежку на налог с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Обратите внимание
С оплаты дополнительных дней отпуска сотрудникам, занятым на вредных и опасных работах, необходимо удержать НДФЛ. Связано это с тем, что данные выплаты не входят в перечень доходов, не облагаемых НДФЛ (письмо Минфина России от 06.05. 2013 № 03-04-06/15555.
С налогом на прибыль есть сложность, если отпуск приходится на два отчетных периода. Например, отдых начинается в феврале, а заканчивается в марте. По версии Минфина России,
в таком случае отпускные надо разбивать по месяцам. Дескать, расходы на оплату труда, в том числе и отпускные, признаются ежемесячно. И если учесть выплаты единовременно, нарушится принцип метода начисления. Хоть судьи уже давно согласны с тем, что дробить отпускные не надо, чиновники непреклонны (письма Минфина России от 09.06. 2014 № 03-03-РЗ/27643,
от 07.04. 2016 года № 03-03-06/2/19828, от 25.10.16 № 03-03-06/2/62147).
Примечательно, ФНС России в свое время выпустила письмо с противоположной позицией: расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены (письмо от 06.03. 2015 № 7-3-04/614@). Налоговики аргументируют свою позицию тем, что отпускные выплачиваются работнику не позднее, чем за три дня
до начала его отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ) независимо от периодов, на которые приходится отпуск. Кроме того, в Налоговом кодексе нет указания о том, что отпускные учитываются пропорционально дням отпуска, приходящимся на разные отчетные периоды.
Для страховых взносов и НДФЛ не важно, захватывает отпуск разные месяцы или нет.
Все стандартно, как мы описали выше.
С упрощенкой и ЕНВД тоже никаких подвохов. При объекте «доходы» и на «вмененке» отпускные на сумму единого налога не влияют. Если объект «доходы минус расходы», отпускные учитывают на дату выплаты.
Когда предоставлять отпуск
Вообще, право на первый ежегодный отпуск на новом месте работы возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Некоторым сотрудникам по их просьбе надо предоставить отпуск авансом. А вот отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком.
Отпуск авансом обязательно предоставлять работникам моложе 18 лет, женщинам перед отпуском по беременности и родам, усыновителям детей в возрасте до трех месяцев, мужьям
в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам и др. Таковы требования статей 122, 123 и 267 Трудового кодекса.
Также категории тех, кто вправе получить отпуск авансом, могут быть перечислены в других нормах законодательства. Например, это ветераны (ст. 14-19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ).
Как считать стаж для отпуска
Чтобы разобраться, может ли сотрудник уйти в отпуск, надо знать его стаж. Правила подсчета данной величины изложены в статье 121 Трудового кодекса РФ. Их мы, как и в уходящем году, будем применять при расчете отпускных в 2017 году.
Итак, в стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит не только время фактической работы. Включают в стаж и время, когда сотрудник фактически не работал,
но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы. Например, это болезнь, праздничные дни, медосмотр и пр.
Также в стаж включают время: вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине. Можно включать в стаж и другие периоды времени, если это предусмотрено трудовым (коллективным) договором или локальным актом организации.
При этом в стаж для отпуска не входит время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ) и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет.
Отдельно скажем про отпуска без сохранения зарплаты. 14 дней отпуска за свой счет влияют
на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. А вот все, что свыше 14 календарных дней,
в отпускной стаж не включайте.
Когда переносят или продлевают отпуск
Ежегодный отпуск можно перенести или продлить. Сделать это можно как в течение текущего года работы (рабочего года), так и на следующий год.
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевают или переносят на другой срок в случае временной нетрудоспособности сотрудника. Еще одно основание для переноса или продления – человек исполняет во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственные обязанности, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы. Конкретные даты, на которые переносят отпуск, работодатель определяет с учетом пожеланий сотрудника.
Также отпуск перенесите, если минимум за три дня до начала отдыха не выплатили отпускные либо если сотрудника за две недели не предупредили о дате начала отпуска. В этих двух случаях сотрудник пишет заявление о переносе в свободной форме, в котором указывает желаемые даты переноса отпуска.
Добавим, что ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности работодателя. Сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. Иными словами, перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.
Такие правила установлены статьей 124 Трудового кодекса РФ.
Продолжительность отпуска
Мы уже упомянули, что обычно продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней оплачиваемого отдыха. Если у сотрудника есть право на удлиненный или дополнительный отпуск, то при расчете отпускных в 2017 году все эти дни
надо сложить. Это и будет общая продолжительность отпуска.
Предельного значения по продолжительности отдыха в календарном году нет. Так, если у человека накопились неиспользованные дни, он может по согласованию с работодателем отгулять их все разом. Допустим, сотруднику полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней. И за последние два рабочих года у него не отгуляны 40 дней отпуска. Сотрудник вправе использовать все эти дни в течение одного календарного года.
Данные правила установлены статьями 115 и 120 Трудового кодекса РФ.
Будьте внимательны: когда определяете продолжительность отпуска, из расчета следует исключить нерабочие праздничные дни. Причем как федеральные (прописаны в статье 112 Трудового кодекса РФ), так и региональные. Последние устанавливают власти субъектов России. Такой порядок следует из совокупности норм статей 22, 120 Трудового кодекса РФ части 1 статьи 72 Конституции РФ, статьи 4 Закона от 26.09. 1997 № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждает Роструд в пункте 2 письма от 12.09. 2013 № 697-6-1.
Когда отпуск предоставляют в рабочих днях
Некоторым категориям работников отпуск устанавливают не в календарных днях, а в рабочих.
В частности, два рабочих дня отпуска за каждый месяц труда положены сезонным сотрудникам и людям, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев
(ст. 291, 295 ТК РФ).
Всем остальным сотрудникам, которым в соответствии с законодательством отпуск установлен в рабочих днях (например, судьям, научным сотрудникам, имеющим ученую степень, и т. д.),
его продолжительность переведите в календарные дни. Для этого рассчитайте длительность отпуска по графику шестидневной рабочей недели при расчете отпускных в 2017 году.
То есть от даты начала отпуска отсчитайте количество рабочих дней отпуска по календарю шестидневной рабочей недели. Так вы определите последний день отпуска. После этого общий период отпуска пересчитайте в календарные дни (ст. 120, ч. 5 ст. 139 ТК РФ).
Как можно делить отпуск
Работник может брать отпуск целиком либо делить его на несколько частей. Разбивка отпуска происходит по согласованию между сотрудником и администрацией работодателя. Никакие дополнительные документы при этом не оформляют. Просто дату предоставления каждой части отпуска фиксируют в графике отпусков.
Есть лишь одно ограничение: хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно.
То есть даже на один день взять отпуск можно. Если, конечно, работодатель не против.
Такой порядок установлен в статье 125 Трудового кодекса РФ.
Дополнительный оплачиваемый отпуск
Кроме очередного ежегодного отпуска некоторые категории работников имеют также право
на дополнительный оплачиваемый отпуск. К таким категориям относятся (ст. 117 ТК РФ):
- работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
- работники, имеющие особый характер работы;
- работники с ненормированным рабочим днем;
- работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- работники, предоставление допотпусков которым предусмотрено федеральными законами (например, «чернобыльцы»).
Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников.
Порядок и условия предоставления этих отпусков определяют коллективными договорами
или локальными нормативными актами.
