Как правильно заполнить журнал кассира- операциониста?
Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты
Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.
Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.
Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится
Обязательность ведения журнала
Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.
Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.
Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать
Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию
Графы для заполнения:
- Смена (дата)
В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.
Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.
- Номер секции (отдела)
Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.
- ФИО кассира
В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.
- Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены
Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.
Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.1. 
Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.2. - Порядковый номер контрольного счетчика
В данную графу копируется информация из графы 4.
Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.
- Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены
Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.
В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.
Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете
Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:
- Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
- В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
- Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).
- Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8
В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.
Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать
- Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены
Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.
- Сумма выручки за рабочую смену
В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.
Журнал кассира-операциониста – пример заполнения. - Сдано наличными
Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).
- Оплачено по документам (кол-во)
Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.
- Оплачено по документам (сумма)
Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).
На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.
Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете
- Сдано всего
Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.
- Сумма возвратов
Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.
Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.
- Подпись кассира.
Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.
- Подпись администратора
После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.
- Подпись руководителя
После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.
По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.
Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений
Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии , которая заверена у нотариуса.
Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.
Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей
Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.
Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.
При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.
Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:
Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и и подписями ответственных лиц.
В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.
Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео :
Всё движение наличности, проходящее через кассовый аппарат за рабочую смену, должно фиксироваться в Журнале кассира-операциониста по форме КМ-4. Это первичный учётный документ, который ежедневно, на основе Z-отчета, заполняет ответственный кассир.
С началом использования онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста стало добровольным.
Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов».
Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.
Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3
Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4
Посмотреть бланк журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3
Правила заполнения журнала кассира-операциониста
На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный - присвоенный при регистрации у налоговиков - номер).
В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.
Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо - кассир (кассир-операционист).
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Заполнение внутренних страниц бланка:
1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;
2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;
3 – ФИО ответственного кассира;
4 - номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;
5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;
6 – показания общей суммы - всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы - на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;
7, 8 – подписи кассира и администратора;
9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;
10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;
11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;
12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;
13 – размер безналичных платежей, если они были;
14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;
15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;
16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;
17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;
18 – подпись руководителя (старшего кассира);
Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.
Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
В журнале содержатся следующие графы:
В графе №1 - указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 - указывается номер , соответствующий текущей дате.
В графе №5 - "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика" - записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на .
Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти . В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.
В графе №6 - показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в , и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика нарастающего итога на конец дня.
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция "возврат" не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).
В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста:
| Дата(смена) | Номер отдела(секции) | Фамилия, имя, отчество кассира | Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) | Показания | ||||
| контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика | суммирующих денежных счетчиков | |||||||
| на начало рабочего дня (смены) | на конец рабочего дня (смены) | |||||||
| сумма, руб., коп. | подпись | сумма, руб., коп. | ||||||
| кассира | администратора | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 01.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 2 | ---- | 1,11 | Пупкин | Петрова | 1111,11 |
| 02.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 3 | ---- | 1111,11 | Пупкин | Петрова | 1611,11 |
| 03.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 4 | ---- | 1611,11 | Пупкин | Петрова | 2511,11 |
| Сумма выручки за рабочий день (смену), руб., коп.; | Сдано | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп. | Подпись на конец рабочего дня (смены) | |||||
| наличными, руб., коп. | оплачено по документам | всего, руб., коп. | кассира. Деньги и оплаченные счета сдал | администратора (старшего кассира) Показания счетчиков снял. Деньги принял | руководителя (старшего кассира) | |||
| кол-во | сумма, руб., коп. | |||||||
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| 1110,00 | 710,00 | 5 | 300,00 | 1010,00 | 100,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
| 500,00 | 400,00 | 3 | 100,00 | 500,00 | 0,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
| 900,00 | 850,00 | 0 | 0,00 | 850,00 | 50,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
Журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4) обычно заполняется кассиром, главным бухгалтером или администратором, согласно приказу директора. Журнал кассира-операциониста бывает двух типов: вертикальный и горизонтальный. Горизонтальный журнал имеет широкие строчки, в них помещаются большие суммы, но вертикального хватает на большее число записей, его придется реже менять.
Страницы нужно нумеровать от руки, начиная с первой внутренней (обложку нумеровать не надо). Достаточно пронумеровать листы, а не каждую страницу отдельно. Чтобы прошить журнал, следует сделать снизу два отверстия и продеть через них плотную нить, наклеив на последней странице маленький кусочек бумаги. На этой бумаге должно быть написано “пронумеровано и прошнуровано 50 листов”, ставится печать организации, подпись директора. Заполняя титульный лист журнала, можно заполнить только самые важные графы. Регистрационный номер (его указывают справа вверху) вам предоставит налоговый инспектор во время регистрации. Первый лист состоит из 10 граф, второй – из 8:- Графа 1: Дата (смена). Здесь нужно указать дату снятия Z-отчета, который кассир делает в конце смены с целью проведения инкассации и обнуления кассы. Если за день было несколько смен и снималось несколько Z-отчетов, то можно записать несколько раз одинаковую дату в разных строчках, поставив в скобках номер каждой смены.
- Графа 2: Номер отдела (секции). Ее следует заполнять, если имеются различные отделы в магазине. Тогда здесь ставятся номера отделов, по которым за смену пробивались суммы. Если все пробивается на единственный отдел, данную графу можно и не заполнять.
- В графе 3: Фамилия, имя, отчество кассира указываются соответствующие данные.
- В графах 4 и 5 записывается порядковый номер Z-отчета, который можно взять непосредственно на самом отчете. Информация дублируется, так как форма документа немного устарела, а в современные кассовые аппараты были внесены некоторые изменения.
- графы 9 прошлого дня;
- из X-отчета, снятого утром;
- из разницы между графой 9 (вечерние накопления) и графой 10 (выручка за день), тогда запись осуществляется в конце дня.
Купить журнал кассира-операциониста можно в любом канцелярском магазине. Данный журнал привязывается к кассовому аппарату. Когда он подойдет к концу, следует купить новый, пронумеровать и прошить его, заверить в налоговой инспекции в отделе оперативного контроля.
В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.
Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).
Особенности ведения наличных расчетов
При расчете наличными используют технику , зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась , записи не ведутся.
Журнал предоставляется на контроль
в ИФНС в ситуациях:
- Перерегистрации карточки ККМ.
- Окончания журнала и открытия новой книги.
- Назначения проверки в ходе мероприятия камерального или выездного контроля, проводимого ИФНС.
Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.
Наличность , полученная через аппарат:
- Должна учитываться в день поступления. Средства в денежном ящике могут храниться только в пределах разменной монеты, полученной из кассы организации вначале кассового дня по расходному .
- Может быть возвращена покупателю только в день поступления. Отсутствует на начало и конец кассовой смены.
- Подлежит сдаче инкассатору в течение смены или в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в конце дня после закрытия смены.
Запрещено закрывать кассовый день на следующий день.
Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).
Порядок учета кассовых данных
Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста . Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.
Для замены журнала
необходимо обратиться в ИФНС с документами:
- Старый журнал кассира-операциниста.
- Новый журнал, по правилам и заверенный руководителем. Титульный лист должен быть заполнен с указанием обязательных данных ККМ.
- Паспорт техники.
- Карточка учета.
- Договор с обслуживающей технику компанией.
- Последний Z-отчет. Остатки на начало дня не переносятся.
- Доверенность на лицо, представляющее документы.
Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Назначение журнала и порядок законодательного регулирования его ведения
Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).
Закон определяет
:
- Категории предприятий , в обязанность которых входит применение ККТ при наличных расчетах. Исключение составляют организации и ИП, уплачивающие единый налог на вмененный доход и патент. Заменить кассовый чек могут и предприятия, выписывающие с силу отдаленности расположения или особых условий деятельности.
- Использование данных реестра техники.
- Требования к применению, регистрации и обязанностям компаний, применяющих кассовую технику.
- Права контролирующих органов – ИФНС по проверке соблюдения законодательства и органов МВД с ограничением компетенции.
Журнал используется для ведения и учета полученных от покупателя и сданных средств денежной наличности.
На основании данных определяется налоговая база при расчете:
- Для — налога с доходов физических лиц, единого налога при ведении .
- Для организаций – прибыли и налога, взимаемого в случае применения .
Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.
Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Основные требования по ведению и оформлению журнала
Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке . Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.
Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.
Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».
При заполнении сведений кассир:
- Должен использовать только темные чернила.
- Учитывать хронологию событий. Каждая из строк заполняется на один кассовый день.
- Данные записей берутся из Z-отчета кассовой ленты. Итог накопительной суммы самостоятельно не подсчитывается. Если в течение кассовой смены были сняты 2 отчета. Данные записываются отдельной строкой на каждый отчет.
- Каждый день записи подписывает кассир и руководитель либо иное должностное лицо.
- Не должен допускать помарок, исправлений или подчисток записей.
Если в записи была обнаружена ошибка , ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.
Образец заполнения титульного листа
Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.
Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.
Порядок заполнения
Пример оформления первой записи
Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.
При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:
В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.
Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:
Нюансы ведения журнала в различных ситуациях
При возврате
Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара
, деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.
Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:
- Покупатель имеет право вернуть товар, если предметы не подошли по ассортименту, размеру или расцветке. Порядок возврата регулируется Законом «О защите прав потребителей». Имеется список товаров, не подлежащих возврату.
- Для получения средств за сданный товар покупатель должен обратиться с заявлением к руководителю торгового предприятия.
- На рассмотрение заявления и возврат средств предоставляется 14 дней.
В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.
При эквайринге
Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт
. Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.
Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.
Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.
