Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.
Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.
Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.
О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.
Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.
Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.
В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.
Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.
В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.
Образец заполнения журнала кассира операциониста
Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.
На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.
В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.
Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.
В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.
В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.
Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.
В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.
Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.
В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».
В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.
Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».
Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».
В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.
Нюансы ведения журнала
При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.
Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.
В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.
Заполнять журнал кассира-операциониста происходит только на основании Z-отчетов. После того, как вы закончили смену и сняли Z-отчет.
Скачать бланк (форму) КМ 4 в формате Excel можно
Заполняются следующие строки:
Графа 1: Дата (смена)
Прописывается дата смены(например: 20.05.2014), которая указана в Z-отчете.
Графа 2: Номер отдела (секции).
Прописывается секция/отдел, на которой пробивалась сумма в данную смену. Необходимо в случае, если касса обслуживает более 1 отдела и выручка по ним ведется раздельная. В большинстве случаев, данное поле не заполняется, дабы не наводить путаницу с цифрами. К тому же, во многих кассовых аппаратах, в Z-отчетах не предусмотрена разбивка по отделам.
Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.
Вписывается Ф.И.О. кассира-операциониста. Если кассир, администратор, бухгалтер, ген. директор является одним лицом, то вписывается их фамилия.
Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).
Здесь вписывается порядковый номер номер Z — отчета, соответствующий текущей дате. Его можно посмотреть на самом Z-отчете. К примеру на аппарате Меркурий 180К, поле называется ЗАКР. СМЕНЫ 0001; Альфа 400К: Z-отчет №0002; Касби 02К: Z 0109; АМС 100К: КЛ 0233.
Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
Данная графа является спорной. Некоторые записывают номер Z-отчета, по аналогии, как в графе 4, кто то вписывает количество продаж за смену, для кого-то это техническая графа. На самом деле, это форма документа является устаревшей, которая подразумевает, что счетчик Z-отчета обнуляется. Но во всех современных ККМ данную функцию убрали, а графа так и осталась. Поэтому рекомендуем не заполнять вообще. В налоговой на нее не обращают внимания, так как информация в ней не имеет особого налогового или финансового смысла. Но большинство все же сюда копируют данные из графы №4.
Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)
В данную графу вноситься накопительный итог на начало дня, другими словами указывается необнуляемый итог на конец прошлой смены. Еще данную цифру называют «Гросс Итого». Накопительный (необнуляемый) итог – это сумма всех пробитых денег на данном аппарате за все время его работы.
Если данный аппарат, является новым, то первым накоплением будет 1 рубль и 11 копеек. Такая сумма пробивается при регистрации кассового аппарата.
Если аппарат уже не новый, то данные нужно брать:
- Из графы №9 прошлого дня (распространенный способ)
- Из утреннего Х-отчета. Но не все аппараты поддерживают функцию вывода накопления в Х-Отчетах. (например: Меркурий-115Ф)
Графы 7 и 8: подпись кассира и администратора.
В полях должны поставить свою подпись кассир и администратор за каждую смену. Если это один человек, то подписи будут одинаковыми.
Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)
В поле прописываются накопления (необнуляемый итог(Гросс итого)) в конце рабочей смены. Это накопления из Графы 6, но к ним уже прибавляется выручка за прошедший день. Списываются они из Z-отчета, которые снимаются в конце смены кассиром.
Так же можно данную сумму сразу же переносить на начало следующей смены в графу 6.
Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).
В поле прописывается выручка за день, пробитая по ККМ. Данную сумму можно подсчитать по следующей формуле: Графа10 = Графа 9 – Графа 6. Т.е. нам нужна разницу между двумя этими строками. Так же можно переписать сумму итога с сегодняшней закрытой смены (Z – отчет).
И обязательно проверяйте, чтобы значение, полученное по формуле совпадало со значением по Z–отчету. Если не совпадают, значит или вы допустили ошибку или какие то другие неполадки. Надо разбираться.
Графа 11: Сдано наличными.
Вписывается сумма наличных средств по итогу смены. Сюда не включаются возвраты и безнал.
Графа 12: Оплачено по документам, количество
Вписывается количество безналичных платежных документов за день. К таким документам относятся: дорожные чеки, банковские карты, банковские чеки и т.д. Т. е. если за день по безналу оплатили 4 раза, то вписываем цифру 4. Если таких операций не совершалось, то ставим прочерк. Кроме того, у многих ККМ нету счетчиков безналичных платежей и посчитать безналичные сделки сложно, то заполнять графу не надо.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма.
Указывается сумма пробитая по платежным документам (дорожные чеки, банковские карты, банковские чеки и т.д.). На некоторых аппаратах ее можно выделить из Z-отчетов.
Графа 14: Сдано всего.
Прописывается общая сумма денежных средств по наличным и безналичным расчетам и минусуются возвраты. Если не было по ошибке пробитый чеков и не проводились возвраты, то данное поле будет равняться графе 10. В иных случаях Графа14 = Графа10 – Графа15
Графа 15: Сумма возвратов.
В поле вписывается общая сумма средств, которая была возвращена. Данную строчку можно посмотреть в Z-отчете. Сумма полей 14 и 15 обязана совпадать с суммой, указанной в строке 10.
Графа 16: подпись кассира.
Графа 17: подпись администратора.
Графа 18: подпись руководителя.
Зачастую кассиром, администратором и руководителем является одно и тоже лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.
В нашем офисе можно подобрать и купить любое торговое оборудование по привлекательным ценам. Компания существует на рынке с 1994 года, мы знакомы со всеми ключевыми поставщиками и производителями, работаем с ними на лучших условиях и готовы предложить отличные предложения для вас. Мы производим, продаем и монтируем торговое оборудование для магазинов одежды, продуктов, косметики, аптек, ювелирных изделий и т.д. С нами сотрудничают крупные торговые центры Москвы. Мы понимаем, что покупка торгового оборудования в магазин – ответственное и сложное решение для руководителя. Поэтому наши специалисты готовы уделить вам столько времени, сколько потребуется для создания качественного проекта, и будут продолжать общаться с вами и после совершения сделки. Мы хотим, чтобы вы избежали любых сложностей с открытием своего магазина.
Производство мебели для магазинов
Мы проектируем и делаем дизайн торговых островков, витрин и ресепшн-стоек, а затем изготавливаем их на собственном производстве. К торговому оборудования предъявляются серьезные эксплуатационные требования, мы используем только проверенные и качественные материалы.
Индивидуальный подход к проектированию и производству позволяет сделать торговое оборудование эстетичным и визуально подходящим для бренда, что привлекает и располагает посетителей, а также позволяет учесть все индивидуальные требования по организации продаж. Например, в оборудовании для магазинов продуктов предусмотреть встроенную технику и повышенные требования к гигиеничности, для магазинов одежды встроить вешала, полки и сделать правильное освещение, а прилавки для ювелирных изделий сделать безопасными, надежными и очень привлекательными.
Преимущества Вестор
У нас один из самых широких ассортиментов торгового оборудования в Москве, и по любому направлению можно получить консультацию. Кроме собственного производства и складов мы активно работаем с партнерами. С нами на постоянной основе сотрудничают крупные сетевые компании, о чем вы можете убедиться в портфолио. Для всех наших клиентов доступна сборка и ввод в эксплуатацию торгового оборудования, приобретенного у нас, на льготных условиях. Мы сотрудничаем с крупнейшими представителями рынка, являемся авторизированным сервисным центром кассовых аппаратов Меркурий, Штрих, POS-систем и контрольно-кассовой техники АТОЛ.
Доставка торговой мебели и оборудования
Наша курьерская служба произведет доставку торгового оборудования по Москве и Московской области на льготных условиях. Всегда есть возможность осуществить самовывоз. Для регионов России доступна доставка торговой мебели и сопутствующего оборудования компаниями по доставке и перевозке грузов.
Один из самых главных документов при учете финансов – журнал кассира-операциониста унифицированной формы КМ-4 . Изначально производиться регистрация в налоговой организации, где нумеруются листы, и прошивается журнал. Страница, располагающаяся на последнем месте, подписывается управляющим и бухгалтером.
Этот журнал фиксирует количество денег, которые прошли через аппарат кассира в течение работы бухгалтера, создается запись во время старта и конца смены информации счетчиков ККМ.
Как заполнить журнал кассира-операциониста?
Вам нужно произвести операции с ККТ? Изучить информацию о заполнении заявления – форма по КНД 1110021.
Заполнение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)
Так как же заполняется форма КМ-4?
- Информация о дате (смене). Здесь заполняется 1 графа, где указывается день, месяц и год отчета – эти данные фиксируются в журнале кассира-операциониста. Случается и такое, что имеется много отчетов за 1 дату, тогда они фиксируются в разной строке с единой датой.
- Номер отдела (подразделения). 2 графа, где фиксируется номер отдела. На этот отдел были пробиты чеки за смену. Если прибор кассира не имеет функции пробития, то данные не заполняются.
- Фамилия, имя, отчество кассира. В третьей графе указывается ФИО, являющегося ответственным за осуществление операций на кассе.
- Номер главного счетчика в завершении смены. 4 графа фиксируется номер Z-отчета.
- Номер счетчика, который регистрирует объем переводов данных по счетчику. 5 графа – здесь данные берутся из 4 графы.
- Данные суммы финансовых счетчиков в начале смены. 6 графа указывает накапливающийся налог на старт смены, где учитываются все суммы, со старта работы аппарата. Если регистрируется другой аппарат в налоговой организации, то должно осуществляться пробитие на сумму 1 рубль 11 копеек.
- Заверяется подписью кассира или управляющего в журнале. Седьмая и восьмая графа – проставление подписей этих людей. Человек, занимающий две должности, одновременно ставит свои подписи в обе графы.
- Данные суммы финансовых счетчиков по окончанию смены. Здесь в 9 графе указываются те самые данные, прописанные в предыдущем предложении. К этой цифре из 6 графы добавляется выручка за данную смену. Происходит списывание накоплений с данных Z-отчета.
- Количество денег выручки. Десятая графа включает в себя данные о прибыли за смену. Здесь суммируются данные из 11, 12 и 15 графы.
- Сдача наличными. 11 графа фиксирует выручку наличными.
- Оплата по документам. 12 графа фиксирует объем выплат по безналичному расчету в журнале КМ-4. При отсутствии данной функции у аппарата, не заполняется графа. В 13 графе фиксируется количество безналичных платежей.
- Общий объем сдачи. В 14 графе фиксируется количество финансов наличных и безналичных платежей, за вычетом возвратов.
- Суммарное количество возвратов. В 15 графе фиксируется данная характеристика за смену.
- Заверение кассиром. В 16 графе оставляет свою роспись ответственный за кассу.
Скачать образец и бланк журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)
Для учета сумм наличных денег, полученных организацией с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), ведется специальный журнал. Существует два вида такого журнала:
- Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста ().
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал ведется кассиром-операционистом. Все записи должны быть указаны в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. На одной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ.
Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке . Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации. На последнем листе журнала указывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице делают запись: "в журнале пронумеровано и прошнуровано ____ листов".
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе "Показания" показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:
- графа 11 – наличными деньгами;
- графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
- графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.
ВНИМАНИЕ! Сумма по Z-отчету из-за этого не соответствует наличности.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по .
После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверке фактической суммы выручки, сделанные в журнале кассиром-операционистом, записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. Для этого предназначены графы с 16-й по 18-ю. в организации должны быть утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и подтверждают сданную кассиром выручку.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Если организация использует несколько ККТ, то дополнительно заполняют форму № КМ-7 –
