Домой Кредит на бизнес Работа с накладными. Большая энциклопедия нефти и газа

Кредит на бизнес

Работа с накладными. Большая энциклопедия нефти и газа

Как оприходовать продукты?

Чтобы сделать поставку продуктов на склад, и приходную накладную . После этого на складе появятся товарные остатки и себестоимость продуктов.
Если вы еще не добавляли продукты в систему, то перед созданием накладных необходимо заполнить раздел Номенклатура (из него берутся данные о всех продуктах для приходных накладных).

Как создать приходную накладную?

Чтобы создать приходную накладную, перейдите в раздел Склад – Приходные накладные и нажмите кнопку Создать на верхней панели.

В открывшемся окне заполните:

Обязательные поля
Дополнительные поля
Комментарий к приходной накладной.

После заполнения полей нажмите кнопку Создать и новая приходная накладная появится в общем списке.

Чтобы добавить продукты в приходную накладную, выберите ее и перейдите во вкладку Элементы документа .

Нажмите кнопку Создать в нижней панели. В появившейся строке заполните следующие поля:

Наименование элемента – выберите наименование из выпадающего списка. По полю доступен поиск: введите часть наименования (три и более буквы) и вам будут предложены все подходящие варианты;

Единица измерения – будет выбрана автоматически, также в этом поле вы можете выбрать , если они были привязаны к текущему продукту. По умолчанию столбец скрыт;

Кол-во ед. изм. – количество приходуемых продуктов;
Цена, Сумма без НДС и Сумма – являются взаимозависимыми, могут пересчитываться как справа налево, так и слева направо. Т.е. если вы введете первой Цену , то Сумма без НДС и Сумма будут рассчитаны автоматически на основании данных по Количеству , Цене и Ставке НДС . Если же Вы сначала введете Сумму , то Сумма без НДС и Цена будут автоматически рассчитаны на основании данных по Сумме , Количеству и Ставке НДС ;
Ставка НДС , т.е. ставка налога на добавленную стоимость из приходной накладной

После того, как все продукты были добавлены в документ, нажмите кнопку Сохранить верхней панели инструментов.

В столбце Текущие остатки отображается остаток продукта на складе.
В столбце Цена согласно предыдущему приходу для каждого продукта в накладной отображается цена, по которой он был оприходован на склад в прошлый раз. По умолчанию столбец скрыт. Вы можете настроить видимость столбцов в таблице. Для этого нужно навести курсор на название любой колонки, нажать на появившуюся кнопку с тремя точками и отметить галочками поля, которые должны быть отображены в таблице.
Для того, чтобы добавить продукты на склад, необходимо провести приходную накладную. Для этого нажмите кнопку Провести в верхней панели. Количество продуктов на складе будет увеличено, а накладная станет недоступна для редактирования.

Если накладная не была проведена, не произойдет и изменения остатков .
Для того, чтобы приходная накладная не влияла на учетные остатки, вам нужно нажать кнопку Отменить проведение в верхней панели.
Приходная накладная будет распроведена и доступна для редактирования и удаления. Остатки на складе будут уменьшены.

Чтобы зарегистрировать приход товара на склад:

Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Приходная накладная. Новая накладная может быть создана на основе одной из уже существующих, для этого предназначена кнопка Копия и пункт контекстного меню Скопировать.

При необходимости отредактируйте сгенерированный автоматически учетный номер новой накладной, под которым она будет зарегистрирована в системе. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен таким образом, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае номер будет предложено сгенерировать при сохранении документа.

В поле Дата и время получения товара при необходимости измените дату и время, под которыми накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета. Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.
Из списка Поставщик выберите наименование поставщика товара.
Если все товары оприходованы на один склад, то поставьте галочку слева от поля Оприходовать на склад и выберите его из списка. Если же товары по накладной приходуются на разные склады, то эту галочку нужно снять, и для каждого товара нужно будет указать свой склад в поле Оприходовать на склад. Эта колонка появится в таблице после снятия галочки).

Склад может быть задан автоматически из последней зарегистрированной в системе накладной. Для этого в настройках предприятия установите галочку Подставлять склад по последней накладной.

Расчет с поставщиком может проводить сотрудник, которому специально для этих целей были выданы денежные средства. В этом случае поставьте галочку слева от поля Зачесть сотруднику и выберите его из списка. После проведения накладной ее стоимость будет списана за счет данного сотрудника (по счету «Деньги, выданные под отчет»).
Данные по приходам показываются в отчетах и могут быть отнесены к определенной концепции. Для этого выберите ее название в поле Концепция.
При необходимости вы можете задать такие показатели, как номер данной накладной у поставщика (поле Вход. документ № ), номер и дата выставления счета-фактуры (поля Счет-фактура и От ), а также номер товарно-транспортной накладной (поле Товарно-транспортная накладная ). Вы можете настроить обязательный ввод номера счета-фактуры. Для этого в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета установите галочку Номер счет-фактуры обязателен.
Заполните поля на закладке Доставка и оплата:

В поле Срок оплаты показана расчетная дата оплаты накладной. К дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в карточке поставщика. Если в карточке поставщика не указана отсрочка платежа, то срок оплаты вы можете задать вручную.
Укажите дату, когда была выполнена оплата накладной.
Укажите, в срок ли была выполнена доставка и соответствует ли товар заказу на поставку. В текущей версии iiko эта информация может быть использована для выгрузки во внешние системы.

Для каждого товара заполните поля накладной. Тип элементов, доступных для оприходования, определяется тем, какая закладка выбрана над заполняемым списком: «Все», «Товары», «Блюда», «Заготовки», «Услуги» или «Модификаторы».

Введите наименование приходуемого товара в поле Наименование товара у нас. Ввести товар, на который делается приход, также можно с помощью «товаров у поставщика», см. .
Введите информацию о количестве поступившего товара в колонке В таре. При этом значение, которое указано в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Тогда его нужно будет указать в поле Фактическое количество. При изменении количества товара в таре автоматически изменяется его фактическое количество в накладной.
Введите информацию о стоимости товара. При выборе товара автоматически заполняется его цена из последней приходной накладной (в поле Цена за ед. тары ). Для этого должна быть установлена галочка Подставлять цену по последнему приходу в настройках предприятия. Может быть настроена работа с поставщиком по прайс-листу.
Укажите ставку НДС. Если в номенклатурной карточке данного товара задана ставка НДС, то она будет автоматически учтена, но при необходимости данное значение можно изменить или ввести вручную.
Если склад прихода не является общим для всех товаров, выберите его в поле Оприходовать на склад.
Для корректного формирования Алкогольной декларации для каждого товара, который является алкогольной продукцией, необходимо указать Номер таможенной декларации. Такой номер указан в выставляемом счете-фактуре. Необходимо также указать Номер товарно-транспортной накладной.
Поле Код для АД для алкогольной продукции заполняется автоматически данными с закладки Дополнительная информация номенклатурной карточки товара.
В поле Производитель/Импортер укажите производителя товара.

Для ввода еще одного товара щелкните мышью по следующей строке накладной. Чтобы удалить товар из накладной, нажмите правой кнопкой мыши на соответствующей строке таблицы и выберите пункт контекстного меню Удалить.

После ввода всех товаров нажмите кнопку Сохранить и закрыть. По умолчанию все накладные сохраняются с проведением. Если вам нужно сохранить накладную без проведения, удалите галочку из поля С проведением.

Исходя из данных нового поступления, может потребоваться изменение прейскуранта: добавление новых позиций или изменение отпускных цен. Для этого выделите необходимые позиции в приходной накладной и выберите Действия → Переоценка.

Сформируется приказ об изменении прейскуранта для этих позиций на дату, следующую за текущим днем. В нем вы можете применить механизмы автоматического расчета новых отпускных цен, см. Приказы об изменении прейскуранта .

В соответствии с нормами законодательства на все товары, закупаемые у поставщиков, должен быть в наличии соответствующий сертификат качества. Такие документы могут храниться в системе и вводятся при регистрации товара как элемента номенклатуры (на закладке Изображения ). Впоследствии документ, удостоверяющий качество приобретаемого у поставщика товара, может быть распечатан из формы накладной на данный товар. Для этого необходимо в окне накладной нажать кнопку Действия и выбрать пункт Сертификаты. Откроется окно, в котором необходимо задать номера сертификата соответствия и санитарно-эпидемиологического заключения и нажать кнопку Отчет. Из открывшегося окна предварительного просмотра сформированного сертификата качества может быть выполнена его печать.

Сохраненную приходную накладную вы можете оплатить. Для этого в меню Действия выберите пункт Оплатить. Далее следуйте инструкциям, описанным в статье Задолженность перед контрагентами .

Из приходной накладной могут быть также распечатаны Товарная накладная по форме ТОРГ-12, упрощенная форма товарной накладной и Приходный ордер по форме М-4. Для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответственно пункт Печать (ТОРГ-12), Печать или Печать (М-4).

Также может быть распечатана Товарная накладная с названиями товаров у поставщика. Документ будет распечатан корректно только в том случае, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика. Для печати накладной нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика).

Если в настройках корпорации не установлена галочка Использовать товары у поставщика, печать накладной с названиями товаров у поставщика будет недоступна.

Вы можете распечатать Товарные накладные сразу по нескольким приходным накладным. Для этого выделите их в списке при нажатой клавише Ctrl или Shift и выберите пункт контекстного меню Отчеты/Печать – Приходная накладная (упрощенная форма товарной накладной) или ТОРГ-12.

При выборе пункта контекстного меню Отчеты открывается окно предварительного просмотра отчета, откуда может быть выполнена его печать; Печать – открывается стандартное окно вывода на принтер.

Из контекстного меню накладной могут быть получены отчеты «Движение товара», а также «Отчет о вхождении товара в блюдо». Движение товара показано только по тем складам, которые были указаны в исходном документе.

Расхождение по количеству

Количество товара, указанное в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Если нет возможности отрегулировать расхождения в момент приема, к учету принимаются данные согласно оригиналу документа. Но отклонения по количеству, договорной цене и несоответствию позиций (привезли другой товар) необходимо зафиксировать в системе с целью последующего разрешения спорных вопросов.

Именно для таких случаев предназначены две колонки для ввода количества: В таре и Фактическое количество. Если значения в этих колонках не равны, то они будут выделены розовым цветом, а при наведении на них указателя мыши будет выводиться подсказка с указанием разницы в количестве.

После проведения документа к учету будет принято количество, указанное в колонке В таре, но документ, в котором зафиксировано расхождение, будет отмечен значком в общем списке документов. В дальнейшем на разницу по количеству могут быть зарегистрированы акты списания или возвратные накладные.

Если в накладной фактическое количество больше количества товара в таре, то такие позиции также выделяются цветом. В предупреждающем сообщении такие расхождения показаны со знаком «минус».

Таким же значком отмечаются и расходные накладные, являющиеся частью внутреннего перемещения, в случае если в соответствующей приходной накладной было зарегистрировано расхождение по количеству. В документе показывается информация о количестве товара, принятого по факту.

Ввод товара по его названию (коду) у поставщика

Ввести наименование приходуемого товара можно двумя способами: по тому названию, под которым товар зарегистрирован в справочнике номенклатуры (в колонке Наименование товара у нас) или по тому названию, под которым товар проходит по документам поставщика (в колонке ).

Поля Код у поставщика и Наименование товара у поставщика доступны, если на закладке Настройки учета в настройках корпорации установлена галочка Использовать товары у поставщика.

Возможность оприходования товара по его наименованию у поставщика достигается заданием четкого соответствия между названиями «у поставщика – у нас». Настройка этого соответствия может быть произведена заблаговременно в номенклатурной карточке товара на закладке Товары поставщиков, в прайс-листе поставщика или же выполнена непосредственно при вводе накладной.

Если такое соответствие задано, то в поле Наименование товара у поставщика для выбора доступны не только товары и заготовки, зарегистрированные в справочнике номенклатуры, но и «внешние товары». Это товары поставщика, которого вы указали в накладной (в поле Поставщик ).

При выборе «внешнего товара» автоматически выбирается элемент номенклатуры, на который регистрируется приход (в поле Наименование товара у нас ).

При необходимости вы можете принимать товар по его наименованию у поставщика, и при этом не контролировать цены. Для этого в прайс-листе нужно установить соответствие «товар у нас» – «товар у поставщика» и выбрать действие «Не предупреждать».

Включение услуги в цену товара

В зависимости от учетной политики предприятия расходы на доставку товаров и другие дополнительные услуги учитываются на отдельной статье расходов или включаются в стоимость приобретаемых продуктов.

Стоимость услуги распределяется пропорционально по товарам накладной и рассчитывается исходя из стоимости или количества товаров. В результате в колонке Доп. расходы напротив каждого товара появляется сумма, на которую увеличится их себестоимость при формировании проводки прихода на склад, а общая сумма накладной остается прежней.

Если на предприятии НДС выделяется на отдельном счете, то распределение услуг рассчитывается по стоимости товаров без НДС и отдельно по сумме самого НДС.

Чтобы включить стоимость услуг в себестоимость товаров:

Рассмотрим примеры включения стоимости услуги в цену товаров накладной в обоих случаях. Добавим в накладную несколько товаров и услугу доставки от поставщика. В настройках услуги включена настройка Не участвует в движении по складу.

Распределение по сумме. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по сумме.

№ п/п	Наименование	Цена, руб.	Кол-во	Сумма, руб.	Коэффициент	Доп.расходы, руб.
1	Картофель	20	10	200	0,3448 = 500 / 1450	68,96 = 0,3448 * 200
2	Морковь	20	5	100		34,48 = 0,3448 * 100
3	Капуста	50	11	550		189,66 = 0,3448 * 550
4	Томат	200	3	600		206,90 = 0,3448 * 600
5	Доставка	500	1	500	-	-
Итого (без учета услуги)			29	1450

Распределение по количеству. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по количеству. Расчет распределения приведен в таблице:

№ п/п	Наименование	Цена, руб.	Кол-во	Сумма, руб.	Коэффициент	Доп.расходы, руб.
1	Картофель	20	10	200	17,2414 = 500 / 29	172,41 = 17,2414 * 10
2	Морковь	20	5	100		86,21 = 17,2414 * 5
3	Капуста	50	11	550		189,66 = 17,2414 * 11
4	Томат	200	3	600		51,72 = 17,2414 * 3
5	Доставка	500	1	500	-	-
Итого (без учета услуги)			29	1450

В накладной результат выглядит следующим образом:

Контроль цен в приходной накладной

В случае, если для данного поставщика настроен прайс-лист на закупаемые у него товары, то стоимость единицы данного товара подставляется автоматически.

Если же в результате ввода данных новой поставки цена изменяется и выйдет из допустимых границ, заданных в прайс-листе, то ячейка будет подсвечена розовым цветом, а при наведении на нее указателя мыши будет выведена подсказка с описанием причины.

В случае, если запрещено проводить такие накладные, и у вас нет специального права, то документ с приходом товаров по недопустимым ценам сохранить с проведением будет невозможно.

Накладные, в которых есть расхождения с прайс-листом, отмечены значком в списке накладных.

При необходимости вы можете контролировать цены, и при этом не вести справочник «внешних товаров». Для этого в прайс-листе нужно задать соответствие «товар у нас» – «товар у нас» и выбрать действие «Предупреждать» или «Запрещать проведение».

Формирование акта списания или возвратной накладной на разницу по количеству

На основании накладной, в которой зафиксированы расхождения по факту приема товара, вы можете сформировать акт списания или возвратную накладную на выявленную разницу. Для этого откройте документ со значком , нажмите кнопку Действия и выберите нужный пункт. В него попадут все позиции накладной с расхождениями.

В накладной позиции с расхождениями выделены розовым цветом (поля с количеством), а при наведении на них указателя мыши выводится подсказка с указанием разницы в количестве. Количество со знаком «минус» означает расхождение в большую сторону (фактическое количество больше количества товара в таре). По таким расхождениям акты списания и возвратные накладные не формируются.

Приходные накладные заводят на основании товарных накладных, счетов-фактур, закупочных актов и других первичных документов от поставщиков предприятия.

В результате сохранения приходной накладной, на склад - получатель приходуются товары, перечисленные на странице Товары .

На странице Оплаты приходной накладной, после ее сохранения, можно добавить платежный документ одного из следующих типов: расходный кассовый ордер, расходное платежное поручение, расходная платежная операция.

Цена товара в приходной накладной определяет себестоимость данного товара.

Приходная накладная Заголовок

Страница документа Заголовок содержит следующие поля, как показано на рисунке 39:

Поле Поставщик - в это поле введите поставщика товаров по заводимой приходной накладной. Поставщика выбирают из списка корреспондентов (корневая вершина Корреспонденты словаря Список корреспондентов ).

Получатель - в этом поле определяют склад-получатель по вводимой приходной накладной. Значение выбирают из списка складов Вашего предприятия (корневая вершина Склады словаря Список корреспондентов ).

Валюта - в этом поле по умолчанию установлена базовая валюта. Если суммы в накладной указаны не в базовой валюте, выберите нужную Вам валюту. В таком случае, в поля Курс и За введите курс валюты по отношению к базовой по документам поставщика.

Курс валюты, введенный на странице Заголовок накладной, может быть отличным от курса валюты на эту же дату в словаре История курсов валют. Данные словаря История курсов валюты используются для формирования отчетов в альтернативной валюте.

Принял - не обязательное для заполнения поле. В него можно ввести лицо, ответственное по данному документу. Значение выбирают из словаря Список корреспондентов - типа «физическое лицо».

Операция - в этом поле Вы можете назначить бухгалтерскую операцию заводимому документу. Значение выбирают из списка бухгалтерских операций.

Примечание - не обязательное для заполнения поле. В него можно ввести любые заметки относительно заводимого документа.

Флаг Активный документ .

Приходная накладная Товары

Страница Товары представлена на рисунке 40.

Чтобы добавить товар:

Нажмите клавишу «Insert», или «Стрелка вниз», или воспользуйтесь пунктом Добавить строку всплывающего меню;

Выберите из Словаря товаров добавляемый товар.

По умолчанию, в поле Ед. изм. стоит базовая единица измерения выбранного товара. Если Вы хотите воспользоваться другой единицей измерения приходуемого товара, выберите ее из списка;

В поле Кол-во поставьте количество приходуемого товара в выбранных единицах измерения;

В поле Дата курса выберите из календаря дату курса валюты;

Поле Остаток. Настройка значения в этом поле осуществляется в пункте главного меню Сервис Настройки склада… страница Накладны;

Заполнение полей Цена и Сумма б/н и Сумма в/н взаимосвязаны.

· Вы можете указать цену за выбранную Вамиединицу измерения в поле Цена приходуемого товара. В этом случае, после введения цены, суммы б/н и в/н будут рассчитаны автоматически.

· Можно ввести сумму б/н (без налогов) или в/н (включая налоги), тогда цена и вторая сумма будут рассчитаны автоматически.

vРасчет цены может быть произведен по сумме б/н или по сумме в/н, в зависимости от установки флага Вычислять цену по сумме без налогов в пункте Сервис Настройки склада главного меню. Установка флага выполняется в области вышеуказанных настроек Показывать закупочные суммы - для приходных накладных, в области Показывать отпускные цены - для расходных накладных, как представлено на рисунке 41.

Рис.39.Приходная накладная Заголовок

Рис.40.Приходная накладная Товары

Рис.41.Настройки склада

Чтобы оформить поступление товаров от поставщиков, составляется приходная накладная . Она выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим ТМЦ, - по одному для каждой из сторон.

Приходная накладная: скачать бланк (excel)

Унифицированной формы у документа нет. Можете составить ее сами, но лучше скачайте уже готовый образец приходной накладной. Подставьте в него свои данные и пользуйтесь.

Хотя форму приходной накладной можно разработать самостоятельно, в ней должны быть обязательные реквизиты:

Название компании и ее ИНН.
Наименование товара, единицы измерения, количество.
Подпись материально ответственного лица.

Именно из приходной накладной данные о поступившем товаре переносятся в бухгалтерский учет. Поэтому заполнять ее надо внимательно и без ошибок.

Приходная накладная: образец онлайн

Приходную накладную можно создать онлайн в сервисе МойСклад. Введите данные о поступившем товаре, а вся информация о компании и контрагенте заполнится автоматически. Риск ошибок минимален. Вы можете оформить документ в валюте поставщика или в базовой. Приходная накладная может учитывать затраты на растаможивание товаров, НДС, доставку и рассчитывать учетные цены товаров с этими затратами.

Часто за образец приходной накладной берется один из типовых бланков: ТОРГ-12, ТОРГ-13 или ТОРГ-14. В МоемСкладе можно бесплатно создать любой из них, а еще - счета, накладные, акты, счета-фактуры, кассовые ордеры и т.д. Любой документ можно настраивать и дополнять по своему усмотрению.

Разберем, чем отличаются эти бланки: ТОРГ-12, 13 и 14.

Унифицированная форма ТОРГ-12 - это товарная накладная, которую применяют при продаже ТМЦ другой организации. Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.
Форма ТОРГ-13 - это накладная на внутреннее перемещение. Ее применяют для учета движения ТМЦ внутри организации или между материально ответственными лицами. Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.
Форма ТОРГ-14 - расходно-приходная накладная для мелкорозничной торговли. Используется, чтобы оформить передачу товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.д. Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года №132.

Ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы об оформлении приходной накладной.

Есть ли разница, в каком формате печатать документ?

Нет. Выбирайте удобный для себя бланк. Приходная накладная может быть как в excel, так и в word.

Приходная накладная: скачать бланк (word)

Если предпочитаете excel - бесплатно скачать бланк приходной накладной в этом формате можно .

Нужен ли приходный ордер к накладной?

Если товары или материалы поступают на один склад, приходный ордер можно не оформлять. Если ТМЦ передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, ПКО все же понадобится.

Можно ли использовать штамп на приходной накладной вместо ордера?

Можно. Это применяется, если товар поступил, например, по счету, акту или товарному чеку. На оттиске штампа должны быть такие же реквизиты, как и на приходном ордере .

Использовать штамп удобно, если товары или материалы оформляются на один склад одним материально ответственным лицом.

Примерный штамп на накладной вместо приходного ордера (фото):

Поставщик передал нам товар по ТОРГ-12. Нам нужен еще какой-нибудь документ: приходная накладная или счет-фактура?

Нет, накладной ТОРГ-12 достаточно. Ничего дополнительно оформлять не надо.

Получение товаров любой организацией требует документального оформления. Используются для этого самые разные типовые формы. Среди наиболее популярных – приходная накладная.

Каковы особенности ее оформления? Госкомстатом РФ разработан целый ряд стандартных форм первичной документации для оприходования товаров.

Каждый из документов содержит обязательные реквизиты, но при необходимости формы могут дополняться дополнительными сведениями. Как оформляется приходная накладная? В чем особенности ее создания?

Основные сведения

Наличие приходной накладной надобно для корректного отображения в учете поступления материальных ценностей. Официально такого термина как «приходная накладная» не существует, как и нет и определенного бланка.

Тем не менее, наличествуют унифицированные бланки, употребляемые для учета товаров и ценностей. Чаще всего приходная накладная создается на бланке .

Данная форма используется при оформлении отпуска или продажи ТМЦ. Документ составляется в двух экземплярах. Один остается продавцу и служит основанием для списания ценностей.

Покупатель получает второй экземпляр, применяя его при оприходовании полученных материалов.

Поскольку покупатель на основании ТОРГ-12 приходует приобретенные ценности, то для него документ являет собой форму . Кроме ТОРГ-12 основанием для оприходования могут становиться другие документы.

Что это такое

Накладной именуется документ первичного учета, на основании которого осуществляется оформление и приобретенного товара покупателю.

Должным образом оформленные накладные используются при транспортировке грузов. Руководствуясь ими, с списывают отгруженные ценности.

Накладная – документ, которые применяется для передачи товарных и материальных ценностей от одного лица к другому. С точки зрения правовой формы и содержания накладная это ценная бумага.

В бухгалтерии это первичный документ, каким оформляется отпуск и прием ценностей. Накладной сопровождаются операции получения товаров и материалов от сторонних поставщиков или партнеров.

В зависимости от операций, в отношении которых применялись накладные, их можно классифицировать. Приходной накладной именуется документ, прилагаемый к перевозимому или передаваемому грузу.

На основании документа осуществляется передача и прием ценностей, а также последующее оприходование. Приходом в бухучете именуется поступление денежных средств или материальных ценностей.

Такое поступление должно непременно регистрироваться. Операция должна сопровождаться первичной учетной документацией. Таковой и выступает приходная накладная.

Для чего она нужна

Приходную накладную применяют для учета поступления различных ценностей, как внутри организации, так и извне.

Форма такой накладной включает в себя такие обязательные реквизиты как:

наименование организации-продавца и ИНН;
наименование товара или материала;
единица измерения ценности;
количество и сумма поступления товара;
ответственное за передачу лицо.

Эти данные становятся основанием для отображения прихода ТМЦ в бухгалтерском учете. При этом именно из приходной накладной в учет переносятся количественные и стоимостные показатели приходной операции.

Законные основания

Основной порядок оформления первичной документации изложен в .

Записи в регистры бухучета вносятся на основании первичных документов. Первичные документы учета составляются по форме, приведенной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы утверждаются Постановлениями Госкомстата. Применять их обязаны предприятия любых экономических отраслей.

При этом не допустимо удаление имеющихся обязательных реквизитов, но допускается внесение дополнительных сведений.

В отдельных случаях формы документов могут разрабатываться организацией самостоятельно, при условии оформления их организационно-распорядительными документами.

Правильность заполнения приходной накладной

Приходной накладной оформляется приход товарно-материальных ценностей от поставщиков. Унифицированная форма для этого документа отсутствует. Для создания накладной применяются типовые бланки, подходящие по случаю.

Составляет приходную накладную , который отпускает товар. Один экземпляр он составляет для себя, а второй для получателя ТМЦ.

Бланк приходной накладной может составляться на основе таких форм, утвержденных , как:

Основные требования к заполнению приходной накладной таковы:

Внесение записи возможно	Посредством чернил, шариковых ручек, химических карандашей, технических средств и любых способов, позволяющих сохранить записи в течение архивного срока хранения
Документ должен оформлять аккуратно	Все буквы и цифры прописываются четко и разборчиво
В неукоснительном порядке заполняются все обязательные реквизиты	Также заполнению подлежат и прочие реквизиты, на месте незаполненного реквизита проставляется прочерк
Заверяется документ руководителем организации	И главбухом либо уполномоченными лицами
Подписи подлежат расшифровке	В документе

За достоверность данных и правильность оформления приходной накладной ответственны лица, подписавшие документ.

В некоторых случаях могут использоваться и иные унифицированные формы, которые тоже можно отнести к категории приходных накладных.

В частности приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности, утвержденная Постановлением Минфина №21 от 21.02.2002.

Как оформить бланк

По обыкновению приходная накладная включает в себя два раздела:

основную часть;
табличную часть.

Основная часть приходной накладной включает в себя такие реквизиты:

Организация	Субъект, на какого приходуются ценности
Поставщик	Название поставщика
Договор	Данные о договоре поставки
Куратор	Ответственный сотрудник, контролирующий исполнение сделки, указанной в документе
Дата поступления	Дата прихода товаров или материальных ценностей
Срок оплаты	Срок осуществления оплаты по данной накладной
Склад	Склад приходования ТМЦ
Подразделение	Подразделение, какое получает ценности
Заказ	Связывает товары, приходуемые по накладной с конкретным заказом
Основание	Справочные реквизиты (по доверенности, через кого и т.д.)
	Заполняется при оприходовании товаров, подлежащих лицензированию
	Указывается ссылка на счет-фактуру

Табличная часть приходной накладной состоит из следующих показателей:

номенклатура;
характеристики;
партия;
количество;
единица измерения (номенклатурной позиции);
цена (одной номенклатурной позиции);
сумма (общая стоимость поступившего количества);
ставка ;
сумма НДС;
всего (итоговая стоимость поступивших ценностей).

Заполненный пример

Образец заполнения приходной накладной можно рассмотреть на примере формы , применяемой для отпуска товаров в мелкорозничной торговле.

Такая торговля предполагает реализацию товаров через киоски, палатки, ларьки, автолавки, ручные тележки и подобное.

Составляет накладную в двух экземплярах материально-ответственный работник. Один экземпляр передается непосредственному продавцу, а второй сохраняется на складе (базе и т.д.).

Образец реестра документов

Приходные накладные подлежат обязательной регистрации. Для этого применяется сопроводительный реестр сдачи документов.

При этом нет необходимости составлять приходный или заменяющий его ордер. При расхождении отпущенных и поступивших материалов следует составлять акт о приемке материалов по .

Можно убрать из формы не обязательные и не нужные реквизиты. Организация вправе разработать собственную форму приходной накладной, позволяющую принимать товары, как полностью отвечающие условиям поставки, так и с наличием расхождений.

Для этого нужно:

Как создать в 1С 7

Для создания приходной накладной удобно использовать программу 1С 7.7 «Предприятие» или иные модификации программы. Документом отображаются операции, касающиеся покупки ТМЦ, основных фондов и нематериальных активов.

Общая схема создания нового документа приходной накладной такова:

Заполняется значение «Закупка» или «Возврат от покупателя»	Зависимо от выполняемой операции
Заполняются поля «Основной… — … поставщик», … склад»	… фирма», … валюта закупки»
Номер документа проставляется автоматически	Но может быть подкорректирован. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой
Заполняется реквизит «Клиент»	При наличном и безналичном расчете по накладной для реализации избирается «Реализаторы», при накладной по кредиту используется опция «Кредиты»
Заполняется поле «Сумма НДС»	—
Автоматически заполняется итоговая сумма	С учетом указанного/отсутствующего НДС

Если для создания приходной накладной используется типовая форма из базы программы или сохраненный ранее шаблон документа, то программой автоматически заполняются обязательные реквизиты, являющиеся постоянными.

Можно создать приходную накладную на основе товарно-сопроводительных документов. Как с ТСД сформировать приходную накладную?

Когда ТСД был сформирован из приходной накладной без обозначения товаров, сведения в накладную переносятся по умолчанию. Если ТСД создается как новый документ, система предложит указать склады, для каких формируются накладные.

Нужен ли приказ на право подписи

Приходная накладная должна заверяться подписями руководителя и главбуха, имеющими право первой и второй подписи соответственно. Однако не всегда данные лица могут безотрывно находиться на рабочем месте.

Видео: международные автоперевозки — документы и термины

Иногда документооборот организации слишком велик. Потому право подписи может передаваться иному лицу. Основанием для этого становится приказ руководителя.

В приказе указывается:

обязательные реквизиты организации;
должность и Ф.И.О. лица, какому передается право подписи (только сотрудник организации);
документы, какие он вправе подписывать;
срок длительности использования предоставленного права.

Непременно к приказу прилагается лист с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и сотрудника, какому делегируется право подписи.

Если с розничным акцизом

Для выносной или иной мелкорозничной продажи товаров с розничным акцизом незаменима форма ТОРГ-14 в качестве приходной накладной.

При помощи данного документа обеспечивается безупречный учет ценностей, отпускаемых в розничную торговлю со складов, баз и магазинов.

При заполнении формы ТОРГ-14 указывается:

Ф.И.О. лица, который получил товар;
при доставке товара водителем заполняется графа «Через …», где указывается Ф.И.О. водителя;
наименование товара;
цена одной единицы;
общая стоимость доставленных ценностей;
должность отпустившего товары работника и его подпись с расшифровкой;
сумма полученных товаров (пишет получатель).

По завершении рабочего дня в графе №15 прописывается сумма, вырученная при продаже товаров и сдаваемая в кассу организации. В конце накладной пишется сума выручки, номер и дата кассового ордера.