Основанием для трудоустройства наемных работников служит приказ, издаваемый после заключения трудового договора. Распорядительный документ подписывает руководитель предприятия или иное замещающее его лицо.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Что это такое
Приказ о трудоустройстве издается кадровым органом предприятия.
Для составления документа используются бланки, разработанные Госкомстат РФ и утвержденные Постановлением от 05.01.2004 за :
Предприятие может самостоятельно разработать форму приказа. Документ будет иметь юридическую силу после закрепления формы в учетной политике.
На практике преимущественно используются стандартные бланки, входящие в пакет документов обслуживающих кадровых программ.
Дата издания приказа может не совпадать с днем начала работы. Точных указаний о сроке создания документа законодательство не содержит.
Порядок создания приказа регулируется в ТК РФ. Кадровый работник должен ознакомить с приказом о приеме на работу лицо в течение 3 дней после начала исполнения обязанностей.
Приказ создается на основании договора. Если работник приступил к работе без оформления трудового договора, его составляют в течение 3 дней. В соглашении и приказе указывается день фактического начала работы.
Текст формы приказа должен содержать основные особые условия трудоустройства, указанные в трудовом договоре:
- характер работы — по совместительству, на время замещения постоянного сотрудника и иные. Если работа является основным местом трудоустройства, характер работы указывается как постоянный;
- срок для договоров, заключенных на конкретный период. Соглашения, оформленные без ограничения срока, имеют указание на бессрочный характер работы.
Если кадровым работников допущена нестыковка данных трудового соглашения и приказа о приеме на работу, используются условия, установленные в договоре. Соглашение имеет более значимую юридическую силу.
В дальнейшем при изменении условий (переход на постоянную работу) издается новый приказ по предприятию в произвольной или унифицированной формах.
До издания приказа работника знакомят с условиями исполнения обязанностей, охраной труда, документами внутреннего распорядка.
Ведение приказов по трудоустройству имеет особенности:
- формам присваивают нумерацию, отдельную от ведения других приказов;
- для простоты поиска и идентификации приказов присваивается индекс «к» (15к, 15/к или 15-к);
- документ хранится вместе с трудовым договором.
С даты, указанной в приказе, работник должен начать исполнение должностных обязанностей. До трудоустройства работник подает заявление о приеме на работу.
Приказы о трудоустройстве используются для дальнейших операций в отношении вновь принятого сотрудника:
- Присвоения табельного номера работника.
- Формирования личной карточки.
- Начисления заработной платы.
- Оформления карты для безналичного перечисления вознаграждений.
- Заполнения трудовой книжки.
- Подачи отчетности в ПФР и ИФНС.
Информация, размещенная в форме, отличается предельной простотой. В документ не вносится важная информация об условиях труда – проведение медосмотров, требований о прохождении инструктажей и прочих.
Как оформляется и его образец
Приказ о трудоустройстве содержит основные данные о лице и характере работы:
- наименование предприятия. В бланке указывается название, соответствующее данным учредительных документов – полная или краткая форма;
- дата и номер документа. Нумерация присваивается в соответствии с журналом регистрации. Каждый номер имеет уникальность. Для простоты учета данных хронология ведется в пределах календарного года;
- дата приема на работу. Для бессрочных форм соглашений конечная дата не указывается;
- данные о нанимаемом лице. Фамилия, имя, отчество вносятся в полном варианте и в родительном падеже;
- табельный номер, отличный от имеющихся в организации работников. Допускается использовать номера выбывших в другом календарном году сотрудников. Внутри года дубляж не допускается для предотвращения путаницы в отчетности;
- отделение, в которое трудоустраивается работник. Если на предприятии отсутствует деление по отделам, цехам или подразделениям, можно указать основное или оставить строку незаполненной;
- должность сотрудника указывается в соответствии со штатным расписанием и данными трудового договора;
- режим труда – стандартный, особый;
- характер трудоустройства – основное место работы (постоянно), для временного замещения отсутствующего работника или по совместительству;
- заработная плата – оклад, тарифная ставка. Данные должны соответствовать штатному расписанию;
- сведения об испытательном сроке при его наличии;
- данные трудового договора – дата и номер документа, выступающего в качестве основания для издания приказа;
- сведения о руководителе с расшифровкой должности и фамилии с инициалами;
- подписи руководителя предприятия и работника с указанием даты ознакомлением.
Каждое из условий является существенным и обязательным для указания данных. При использовании обслуживающих программ для ведения кадрового учета документ формируется в программе.
Информационная система позволяет производить уникальную нумерацию, присваивать табельные номера и дополнять данные при создании документа в ручном режиме. Приказ составляется в единственном экземпляре.
подлежит хранению и заполнению в кадровом органе постоянного места трудоустройства.
Для работников с дополнительной формой по совместительству производится кадровым органом основной работы. Основанием для записи служат копия или выписка из приказа по совместительству.
Выписка
По желанию работника ему вручается копия приказа, заверенная установленным образом.
В зависимости от организационно-правовой формы предприятия определены должностные лица, заверяющие приказ:
- документы юридических лиц подписывает руководитель или лицо, имеющее равные права – заместитель, другой работник, функции которых подтверждены должностной инструкцией или приказом;
- формы ИП подписывает предприниматель.
Если организация или ИП использует печать, подпись заверяется оттиском. На документ заносится фраза – «копия верна».
Копия приказа может потребоваться работнику:
- Для представления по основному месту трудоустройства для внесения записи в трудовую книжку.
- Для подачи данных в центр занятости при трудоустройстве в период нахождения на учете.
- В случае обращения в ряд структур – банк, социальную службу.
- Для оформления пенсии по старости в период трудоустройства.
Дубликат приказа о трудоустройстве часто запрашивается государственными учреждениями в виде выписки. Документ полностью повторяет информацию, указанную в приказе. Форма составляется на фирменном бланке предприятия.
Особенности составления выписки:
- название документа – выписка из приказа о приеме на работу;
- шапка приказа, содержащая наименование предприятия, данные о дате и номере дублируется полностью;
- вводная часть должна включать слово «приказываю»;
- распорядительная часть приказа приводится полностью;
- если форма содержит данные о других сотрудниках, извлекаются только сведения относительного запрашиваемого лица;
- под текстовой частью выписки идет заверяющая данные надпись со словом «верно»;
- заключительная часть с подписями и расшифровками указывается в выписке аналогично приказу.
Документ заверяется руководителем или работником кадрового органа с указанием даты и скрепляется оттиском печати. Форма, составляемая для учреждений, заверяется печатью предприятия. Печати для документов в формах, предназначенных для внешних пользователей, не используются.
Как составить приказ о приеме на работу главного бухгалтера
Приказ о приеме на работу главного бухгалтера не имеет отличий от форм по трудоустройству для остальных работников.
Особые условия труда оговариваются в трудовом договоре, который может содержать положения:
- Об ответственности лица.
- Об особых условиях работы, в том числе наличия ненормированного рабочего дня.
- О наличии испытательного срока до 6 месяцев.
- О неразглашении информации, носящей характер коммерческой тайны.
На практике договор с главным бухгалтером имеет существенные отличия от стандартных договоров, заключаемых с другими работниками.
Для безопасного исполнения обязанностей до вступления в должность и издания приказа о трудоустройстве производится передача дел.
До начала исполнения обязанностей составляется общий приказ в произвольной форме о передаче дел от увольняемого бухгалтера к новому работнику. Передача дел может производиться в присутствии аудитора или внутренней комиссии, что отражается в приказе.
С главным бухгалтером предприятия законодательство разрешает заключать срочную форму договора ( ТК РФ). Ограниченный срок соглашения отражается в приказе о трудоустройстве. Срочный договор заключается не более чем на 5 лет.
Копию документа часто представляют во внешние органы:
- учреждения банков;
- органы контроля – ИФНС, ПФР;
- партнеры, использующие документы, подписанные должностным лицом;
- иные компании, которые используют данные о главном бухгалтере.
В ряде случаев при отсутствии в штате или фактически принятого на должность главного бухгалтера исполнение обязанностей возлагают в порядке совместительства на руководителя или иного сотрудника. Приказ на временное исполнение обязанностей вступает составляется в произвольной форме.
Где хранятся
Приказы о трудоустройстве относятся к формам, на основании которых определяется стаж работы и начисляется заработная плата. Документы служат оправдательными формами первичного учета для подтверждения затрат.
Заработная плата входит в состав расходов, формирующих базу для начисления налога на прибыль или единого налога, уплачиваемого при ведении упрощенной системы налогообложения.
Срок хранения приказов о трудоустройстве совпадает с периодом, установленных для форм, касающихся начисления заработной платы – 75 лет.
Документы используются для начисления пенсионных выплат. В течение 5 лет кадровые приказы должны хранится на предприятии для предъявления в ходе проверок ПФР и ИФНС. По истечению срока документы подлежат архивации.
Законодательство Российской Федерации требует от работодателя выполнять определенную процедуру приемки сотрудников на работу.
Будущий работник пишет заявление, руководитель предприятия это заявление визирует, после этого подписывается трудовое соглашение. В нем излагаются все условия предоставления рабочего места и выполнения профессиональных обязанностей.
Порядок приема на работу
Подписание данного соглашения еще не является достаточным основанием, чтобы ввести работника в штат. Документом, который позволяет это сделать, является приказ о назначении.
Особое внимание стоит уделять оформлению этих документов при приемке граждан на руководящие должности.
Также немаловажным является серьезное отношение к оформлению документов о приеме сотрудников финансовых служб. Одной из таких служб является бухгалтерия. Руководитель такого отдела - главный бухгалтер.
В данной публикации пойдет речь о том, как правильно оформить приказ о назначении главного бухгалтера и его образец.
Прием на работу главбуха
Существуют обязательные требования для соискателей этой должности. В первую очередь, гражданин должен иметь соответствующее образование. А именно, оно должно быть либо финансовым, либо экономическим.
Следующее требование относится к опыту работы. В финансовом либо экономическом отделе соискатель должности должен отработать не менее пяти лет. Часть этого срока он должен занимать руководящую должность.
Последнее требование не является обязательным, но предприятия-работодатели его учитывают. Генеральный директор компании имеет право требовать от соискателя и другие обязательные качества. Прием на работу производится только за его подписью.
Процедура приема на работу заключается в издании и подписании приказа генеральным директором. Кроме этого должны быть изданы договор о найме и должностные инструкции. Ознакомление с должностными инструкциями производится под роспись.
Приказ о назначении главного бухгалтера, образец заполнения
Госкомстат Российской Федерации разработал унифицированную форму данного документа. Она является приложением к постановлению от 05.01.2004 г. Эта форма имеет аббревиатуру «Т-1».
В настоящее время пользоваться этой формой не обязательно. Если нет желания разрабатывать проект документа самостоятельно, можно ее применить. После прочтения данной публикации, можно будет бесплатно скачать как эту форму, так и другие образцы документов.
Следующим требованием можно считать необходимость определения временного термина для передачи дел и документаций. Имеется в виду передача от бывшего работника поступившему. Этот термин не может превышать двух недель. Это связано с тем, что именно четырнадцатидневный срок законодательство предоставляет компании на полное освобождение увольняющегося сотрудника.
Ниже расположен приказ о назначении главного бухгалтера, образец и бланк, вариант которого можно скачать бесплатно.
При приеме на работу руководителя финансовой службы (он может быть и главным бухгалтером) важно правильно составить два основных документа - это приказ о назначении главного бухгалтера и трудовой договор.
Главный бухгалтер организации - это один из руководителей, и человек, назначаемый на эту важнейшую должность, в обязательном порядке должен (или обязан - на усмотрение генерального директора) соответствовать следующим критериям:
- иметь образование не ниже высшего профессионального (финансового или экономического);
- иметь стаж работы в должностях экономического профиля не менее пяти лет - из них часть должны составлять именно руководящие должности (в настоящее время требование опыта руководства может не учитываться).
Главбух назначается на должность или снимается с нее только в соответствии с приказом руководителя предприятия. Процедура начинается с составления приказа о назначении на должность, далее составляется трудовой договор и ряд документов, регламентирующих обязанности руководителя финансовой службы.
Приказ о назначении главного бухгалтера
Данный документ рекомендуется заполнять по унифицированной форме Т-1, являющейся приложением к Постановлению Госкомстата России от 05 января 2004г. № 1. Это требование в настоящее время не является руководствующим или обязательным, но если вы не желаете разрабатывать собственную форму-бланк, то воспользуйтесь именно ей.
Что должен включать в себя приказ о назначении главным бухгалтером:
- В обязательном порядке полное имя человека, который принимается на должность (инициалы не допускаются!).
- Характер работы - временный, постоянный.
- Временной промежуток приема-передачи дел от предыдущего работника (максимально 2 недели, так как старый работник должен быть полностью освобожден от своих полномочий именно за этот срок), а также состав комиссии, которая будет уполномочена осуществлять контроль над процессом приема-передачи.
Если вы считаете необходимым провести передачу дел в присутствии аудиторов, то обязательно пропишите сведения о них в данном приказе. Зачем привлекать внешних аудиторов?
Естественно, для детализации состояния финансовой деятельности предприятия в завершающий период работы предыдущего бухгалтера. Так как Уголовный кодекс имеет несколько статей, по которым несет ответственность и руководитель финансовой службы, то в больших организациях выявить все недочеты помогут именно сторонние специалисты - этим начало трудовой деятельности нового работника не упрощается, но становится, как говорится, «без хвостов».
После того, как будет сформирован акт о приеме-передаче дел, новый главбух должен его тщательно изучить, разобраться в характере финансовой деятельности предприятия и возможных нюансах, выявить проблемные моменты и только после этого согласовать своей подписью.
Далее приказ о назначении главного бухгалтера подписывается руководителем организации и передается на ознакомление новому главбуху. Храниться этот документ должен не менее 75 лет.
Трудовой договор c главным бухгалтером
Трудовой договор - это практически основной документ, регламентирующий порядок работы как каждого отдельно взятого работника из специалистов, так и руководителей. К сожалению, государством не введена в действие типовая форма этого документа, поэтому организации имеют право составлять трудовой договор с главным бухгалтером на основании собственных пожеланий (за исключением некоторых отраслей, который ввели форму в предприятиях собственного подчинения).
Как образец, организации могут использовать такие формы контракта, который использует на предприятиях своей отрасли Министерство здравоохранения или ОАО «Российские железные дороги».
Какие основные моменты должен отражать любой трудовой договор:
- точное и полное название организации-работодателя
Изменение наименования или формы собственности повлечет заключение дополнительного соглашения.
- срок действия
Обычно трудовой договор бессрочен. Но имеется ряд исключений, которыми может воспользоваться работодатель. Трудовой кодекс (статья 59) разрешает подменять бессрочный договор срочным в том случае, если обе его стороны выражают на это согласие.
Обратите внимание: максимальный срок, на который может быть подписан срочный договор - это 5 лет (ТК РФ статья 58 часть 1 пункт 2).
Помните, срочный трудовой договор может быть заключен на законных основаниях в том случае, если нет умышленных помыслов в ущемлении прав и лишении гарантированных благ, полагающихся при оформлении бессрочного контракта, нового работника.
- должностные обязанности
Этот пункт тесно переплетается с положениями другого документа - должностной инструкции. Если работодатель не видит необходимости включать все ее положения непосредственно в трудовой договор, то он может прикрепить инструкцию в качестве полномочного приложения.
- порядок подчинения
Главбух может подчиняться не только генеральному директору (начальнику), но и одному из его заместителей, наделенному соответствующими полномочиями. Эти сведения и должен содержать трудовой договор.
Также здесь прописываются и подчиненные - это все специальности и руководители среднего звена финансовой службы.
- наличие испытательного срока
На основании ТК РФ (статья 70 часть 5) работодатель имеет полное право установить для главбуха испытательный срок не более полугода со дня вступления его в должность. Естественно, продолжительность самого контракта должна быть адекватной - от одного года. Если сам срочный договор составляет всего 6 месяцев, то и испытательный срок не может превышать 14 календарных дней.
- наличие права подписи
Без подписи главбуха некоторые документы вообще считаются недействительными, например, счета-фактуры. То есть назначение главным бухгалтером уже влечет за собой автоматической наделение правом подписи внутренних документов. Что касается банковской документации, то многие учреждения требуют после первой подписи генерального директора проставлять и вторую - главного бухгалтера.
Если он имеет право подписи, то об этом должен быть составлен соответствующий приказ по форме банка, и его личная подпись должна храниться в качестве эталона в банковской карточке. Если руководитель организации не считает необходимым привлекать главбуха к банковским операциям (отсутствует доверие, как вариант), и сам банк не требует этого, то назначается главный бухгалтер без права подписи.
Этот пункт обязательно должен содержать не только трудовой договор, но и приказ о назначении.
- ссылка на соглашение о неразглашении коммерческой тайны
Естественно, главбух относится к категории тех руководителей, которые имеют полный доступ ко всем финансовым документам организации. И если часть этой информации должна передаваться в государственные надзорные, статистические и иные органы, то часть остается только для внутреннего пользования и является коммерческой тайной предприятия.Именно о ее неразглашении и должно быть составлено соответствующее соглашение, содержащее и виды ответственности, к которым можно привлечь нерадивого работника, его нарушившего. Ссылку на это соглашение обязательно должен включать трудовой договор.
Остальные положения, которые может включать трудовой договор, определяет руководитель, Но помните, что без согласования и подписей всех участников контракта документ не имеет силы!
Организация ведет бухгалтерский учет на протяжении всей жизни, и отвечает за него руководитель, который обычно поручает эту работу главбуху или обращается в компании, предоставляющие услуги по ведению бухучета (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Если учреждение имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета, включая составление упрощенной бухгалтерской (финансовой) отчетности, или является субъектом среднего предпринимательства, то руководители таких организаций могут принять ведение бухучета на себя. Оформить такое решение необходимо распоряжением о ведении бухгалтерского учета. Приведенный ниже образец приказа о назначении главного бухгалтера ООО также могут использовать.
Особенности назначения
Трудовой кодекс уделяет такой должности особое внимание. Например, определяет особые условия заключения трудового договора с ним. В соответствии со ст. 59 ТК РФ с главбухами организаций любых форм собственности по соглашению сторон может заключаться срочный трудовой договор, а испытательный срок (ст. 70 ТК РФ) для них может продлиться 6 месяцев, если на то нет ограничений.
Принимая на работу бухгалтера или оформляя перевод с другой должности, нужно оформить Приказ о приеме или о переводе. Как правило, в этом случае используют унифицированные формы № Т-1 и № Т-5. В некоторых учреждениях дополнительно составляют приказ о назначении главбуха. Думается, что издание такого приказа вызвано излишними бюрократическими требованиями некоторых банков и электронных площадок, так как, по сути, этот документ повторяет изложенную в кадровых приказах информацию и дополнительной ценности не имеет.
Кого можно назначить главным бухгалтером
В профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном Приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н, установлены требования к квалификации такого работника. Трудовое законодательство устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, только к главному бухгалтеру, работающему в определенных экономических субъектах. К ним относятся:
- ОАО (кроме кредитных);
- страховые организации;
- негосударственные пенсионные фонды;
- акционерные инвестиционные фонды;
- управляющие компании паевых инвестиционных фондов;
- иные экономические субъекты, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);
- органы управления государственных внебюджетных фондов, государственных территориальных внебюджетных фондов (ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Главбух, работающий в одной из перечисленных организаций, должен иметь:
- высшее образование;
- стаж работы в аналогичной должности (иметь опыт ведения бухучета, подготовки финотчетности) или в должности аудитора — не менее 3 лет из последних 5 календарных лет.
Если высшего образования нет, компенсировать его отсутствие может еще больший профессиональный опыт: не менее 5 лет работы на аналогичной должности из последних 7 календарных лет.
Главбух бюджетной организации не должен иметь неснятую или непогашенную судимость за преступления в сфере экономики.
Требования к прохождению повышения квалификации не установлены, то есть главбух, чей стаж и опыт соответствуют требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязан проходить дополнительное обучение и повышать свой профессиональный уровень. К чести большинства главбухов надо отметить, что, несмотря на отсутствие таких требований, они регулярно проходят дополнительное обучение.
