В расчете лимита не учитывают выплаты сотрудникам: зарплату, стипендии, пособия и т. п. Но дивиденды к таким выплатам не относятся. Поэтому, если наличной выручки у организации нет, лимит рассчитайте на основании объема ранее выплаченных дивидендов. Такой вывод можно сделать исходя из положений пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и статьи 43 Налогового кодекса РФ.
Чтобы лимит был с запасом, необязательно брать все дни выплаты дивидендов. Ведь для расчетного периода установлена только предельная величина - 92 рабочих дня. В расчет включите дни, когда размер выплат был максимальный. Это может быть и один день.
Например, в предыдущем году дивиденды общей суммой 100 000 руб. выплачивали в течение трех дней:
- первый день - 2000 руб.;
- второй - 60 000 руб.;
- третий - 38 000 руб.
При расчете лимита остатка кассы оптимально включить в расчет только второй день, когда величина выплаты была наибольшей.
Деньги в банке компания получает только на выплату дивидендов, поэтому периодичность получения денег в банке для расчета взяли максимальную - 7 дней. В результате лимит составит 420 000 руб. (60 000 руб.: 1 дн. × 7 дн.).
Вновь созданная организация
Если организация создана недавно, то лимит определяйте
Обособленные подразделения
Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.
Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:
- головной организации;
- обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.
А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк
В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.
В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).
По плану объем продаж по месяцам:
- в январе - 600 000 руб.;
- в феврале - 800 000 руб.;
- в марте - 800 000 руб.
Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).
На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.
Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:
- лимит остатка в кассе головной организации;
- лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.
Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.
Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу
В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.
ООО «Торговая фирма "Гермес"» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.
«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).
Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:
- в январе - 887 388 руб.;
- в феврале - 802 015 руб.;
- в марте - 1 010 595 руб.
Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления:
150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).
Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.
Бухгалтер распределил лимит следующим образом:
- 37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) - лимит кассы для подразделения;
- 112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) - лимит кассы для головного отделения.
На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.
Как часто пересматривать лимит
Ситуация: может ли организация пересматривать лимит кассового остатка ежемесячно, ежеквартально ?
Да, может.
Руководитель организации самостоятельно устанавливает лимит кассового остатка в целом по организации и отдельно по ее обособленным подразделениям (абз. 2 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Причем указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит кассы. Следовательно, руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок. Например, изменение объема поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выдачи наличных денег может являться основанием для очередного пересмотра лимита кассового остатка.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.
Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.
Какие документы являются кассовыми
В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:
- ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
- РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
- Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).
Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.
ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?» .
Сколько лет хранить кассовые документы
Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.
Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.
Кассовая дисциплина - законодательно установленные правила контроля за наличными денежными средствами, обязательные к соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Порядок ведения кассы регламентируется Указом Банка России №3210-Н от 11.03.2014 г.
Основные правила
Все предприятия обязаны контролировать оборот своих наличных денежных средств. Чаще всего организации рассчитываются так при выдаче заработной платы, расчётах с подотчётными лицами, получении наличной выручки, передаче денег в банк для зачисления на счёт. Расчёты должны проходить строго через кассу с использованием и .
При получении наличной выручки компания обязана применять особое оборудование - ККТ . Это специальные счётно-суммирующие машины, предназначенные для регистрации поступающих денежных средств. С их помощью осуществляется хранение информации по произведённым торговым операциям.
Использование ККТ обязательно для всех лиц, осуществляющих продажу посредством наличного расчёта, однако есть некоторые исключения. Машины могут не применяться, если:
- лицо осуществляет такую деятельность, применение ККТ при которой затруднено, например, курьерская доставка, продажа талонов для проезда в общественном транспорте, торговля на рынках, в киосках, ларьках и тому подобное;
- лицо применяет особые , работая с населением и ИП, исключение не касается расчётов с юридическими лицами;
- лица находятся на или являются ИП, применяющими , при этом для расчётов они должны оформить подтверждающий принятие денег документ, чаще всего он имеет те же реквизиты, что и .
Освобождение от применения специализированной техники не означает, что предприятие может не соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой комплекс требований, необходимых для обеспечения достоверности учёта наличных финансов:
- Все оформляются законодательно утверждёнными типовыми формами первичной документации.
- Наличные средства должны расходоваться только на те цели, ради которых они получены.
- Предприятие должно обеспечить надлежащие технические условия для помещений, где расположена касса.
- Организация обязана вести полный комплект кассовых документов.
- Остаток средств не должен превышать определённого фирмой .
- Наличные расчёты между предприятиями должны осуществляться только в пределах законодательно установленных ограничений. На данный момент лимит одного подобного договора - 100 тыс. рублей.
- Организация обязана приказом назначить работника, ответственного за кассовые операции.
- Выдача средств сотрудникам для обеспечения нужд фирмы должна сопровождаться составлением авансового отчёта.
Более подробную информацию вы можете узнать из следующего видео:
Необходимые документы
Организации оформляют все кассовые операции с помощью следующих документов:
- . В неё записываются все случаи получения и выдачи денег, произведённые на основании ордеров.
- Приходный кассовый ордер. Составляется на каждые поступающие наличные денежные средства. В нём указывается назначение платежа, сумма, дата получения.
- Расходный кассовый ордер. Без этого документа выдача денег из кассы не разрешается. В нём содержится информация о том, кому и на какие цели переданы наличные средства.
- . Все оформленные ордера регистрируются до передачи непосредственно в кассу.
- Книга учёта денежных средств по форме КО-5. В документе записывается движение наличных финансов от старшего к прочим кассирам.
- , . Оформляются при выплате заработной платы, а также выдаче денег сотрудникам по другим причинам.
Все документы должны быть обязательно оформлены на бумажном носителе. Некоторые организации для удобства также дублируют все ордера в специализированной программе автоматизированного бухгалтерского учёта.
Для оформления бумажного экземпляра необходимо занести данные от руки или распечатать заполненный на компьютере шаблон, поставить подпись. Заверение факсимильными реквизитами не допускается.
В электронном виде документ составляется с помощью компьютера или другого специализированного программного обеспечения. Данные заносятся в базу для защиты от искажений, исправлений, сохранения информации от потери. Все документы заверяются с помощью .
Кто обязан выполнять требования?
Дисциплину обязаны вести абсолютно все организации, осуществляющие расчёты с помощью наличных средств . Необходимость исполнения не зависит от:
- наличия или отсутствия у предприятия контрольно-кассового аппарата;
- выбранной системы налогообложения;
- сферы деятельности фирмы.
Компании, освобождённые от обязательного применения ККТ, всё равно должны оформлять надлежащим образом поступление и выбытие денежных средств.
Индивидуальные предприниматели до 1 июня 2015 года также обязаны были заполнять все документы. Но с изменением законодательства их деятельность была упрощена. В настоящее время они должны вести только ведомости выдачи заработной платы наёмным сотрудникам.
Ответственность за несоблюдение
Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:
- Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
- Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
- Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.
Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:
- для ответственных лиц, как правило, директора - 4-5 тысяч рублей;
- для предприятия в целом - от 40 до 50 тысяч.
Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:
- превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
- расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
- неполное отражение в документации поступивших денежных средств.
Особенности у ИП
Многие индивидуальные предприниматели не знают, как правильно вести кассу в соответствии с законодательством. Если предприниматель решил использовать упрощённую дисциплину, он должен оформить соответствующий приказ. Без него отказ от ведения полного комплекта кассовых документов является нарушением.
Указ №3210-У позволяет ИП:
- Не составлять ПКО при приёме наличных денег. При этом подтверждающими документами будут являться отчёты ККТ, БСО, чеки и тому подобное.
- Не применять РКО при передаче денежных средств. При этом выплата заработной платы осуществляется на основании платёжной ведомости.
- Не иметь кассовую книгу. Все операции, касающиеся деятельности ИП, в том числе поступление и выдача денежных средств, отражаются в . При этом взятые предпринимателем средства из кассы на личные нужды вовсе не подлежат фиксированию в КУДиР.
Также ограничены цели, на которые ИП может расходовать наличные средства. Например, невозможен расход на осуществление операций с ценными бумагами, выдачу займов, оплату кредитов и тому подобное. Полный перечень ограничений зафиксирован в Указе.
Особенности у ООО
Изменение дисциплины для субъектов малого предпринимательства включает в себя только возможность отмены лимита остатков. В других аспектах ООО обязаны придерживаться требований, определённых для юридических лиц.
Лимит или переходящий остаток - наибольшая разрешённая сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце дня. Деньги сверх предела при этом необходимо сдать в банк, за исключением дней выдачи заработной платы, праздников и выходных, если в это время происходило поступление средств.
Ранее ООО обязаны были устанавливать предел остатка по кассе. Если малое предприятие игнорировало этот факт, налоговая служба признавала лимитом 0 рублей, и все установленные при проверке суммы остатков на счёте 50 считались прямым нарушением.
С 1 июня 2014 все ООО, имеющие в штате менее 100 работников и получающие выручку до 800 млн рублей в год, могут не утверждать лимит.
При этом действующий предел остатков необходимо отменить. Для этого руководитель должен составить специальный приказ. Его содержание регламентировано Указом №3210-У. Если организация ведёт бухгалтерский учёт, решение можно закрепить в . В противном случае превышение ранее установленных лимитов является административным нарушением и наказывается штрафом.
Последние изменения 2016 года
В 2016 году учёт кассовых операций регламентируется Указом ЦБ №3210. Изменения коснулись множества важных аспектов:
- ИП и ООО могут иметь неограниченное количество наличных средств в кассе на конец дня.
- Малые предприятия имеют право не заполнять кассовую книгу, не составлять ордера.
- Срок хранения в архиве кассовых документов устанавливается только директором предприятия.
- Исключено требование о необходимости нумерации, прошивки, заверении подписью директора и печатью всех листов кассовой книги.
- Метод расчёта лимита остатков выбирается компанией самостоятельно и не зависит от источников получения средств.
- В БСО и прочие подтверждающие документы можно вносить всю дневную выручку одной суммой.
В 2011 году, а точнее 12 октября 2011 года, Центральный банк России принял новое положение «О порядке ведения кассовых операций». С 2012 года данное положение вступило в силу. В частности, данный документ изменил учётную практику предприятия, дав ему право самостоятельно определять, какой объём денежных средств будет храниться в кассе.
Этот объём называется лимитом кассы. Он не сдаётся в банк, а хранится в кассе предприятия. Само распоряжение может быть издано руководителем предприятия в произвольной форме – главное, чтобы оно было подписано им собственноручно и хранилось в компании. Объём хранимых денежных средств может быть рассчитан согласно несложному алгоритму, которых приводится ниже.
Когда сдавать в банк лишние деньги?
Расчёт лимита кассы предприятия осуществляется в несколько этапов. Прежде всего следует выбрать временной период, в течение которого будет рассчитываться собственно лимит. Согласно действующему законодательству данный промежуток времени не может превышать 92 рабочих дня.
Какой именно период может стать расчётным? По сути, какой угодно. Руководитель предприятия вправе выбрать период в прошедшем году, предыдущий месяц (или два-три месяца). Можно также использовать, например, сезон продаж или любой другой период.
Периодичность, с которой предприятие обязуется сдавать наличные средства, которые превысят лимит, в банк, не должна быть реже одного раза в течение семи рабочих дней. Для тех населённых пунктов, где нет ни одного банка, делается исключение – в этом случае допустимо сдавать наличные не чаще, чем один раз в 14 рабочих дней.
Сколько наличных можно хранить в кассе?
Расчёт лимита остатка кассы ведётся по довольно простой формуле. Чтобы получить сумму лимита при , необходимо разделить величину наличной выручки за расчётный период на количество рабочих дней этого периода, в течение которых предприятие работало. После этого следует умножить получившуюся сумму на число рабочих дней, которое проходит между сдачами наличности в банк.
В виде формулы это может быть изображено следующим образом:
ЛК = НВ / ДРП *ДС
Здесь ЛК – это лимит кассы, НВ – это наличная выручка, ДРП – дни расчётного периода, ДС – дни между сдачами.
Хранящийся лимит наличных денег в кассе, называемый также для краткости просто лимитом кассы, можно рассчитать для любого предприятия. Давайте рассмотрим на примере, как правильно рассчитывать данную сумму.
Пример расчёта лимита кассы при наличии выручки
Предположим, магазин посуды «Сервиз», существующий в виде , торгует в розницу посудой, сервизами и столовыми приборами. Если за четвёртый квартал 2012 года выручка составила 600 000 рублей, мы можем рассчитать лимит денежных средств в кассе. В качестве расчётного периода мы рассматриваем упомянутый четвёртый квартал – в нём было 72 рабочих дня.
Если ООО «Сервиз» работает пять дней в неделю, в будние дни, а выручка сдаётся в банк каждую пятницу, то между сдачами проходит по пять рабочих дней. Таким образом, начнём расчёт по уже приведённой формуле:
ЛК = 600 000 / 72 *5 = 41 6667 рублей.
Что делать, если нет наличной выручки?
Если предприятие не принимает наличные и не имеет выручки в данной форме, расчёт ведётся в несколько ином порядке. Расчётный период также не должен превышать 92 рабочих дня. Аналогично, получать наличные из банка предприятие должно не реже, чем раз в семь рабочих дней. Если банков в населённом пункте нет, то допустимо увеличить максимальный период до 14 дней.
Сам расчёт ведётся по схожей формуле, однако вместо дней между сдачами используется параметр ДП – это число рабочих дней на предприятии, которые проходят между моментами получения наличных денежных средств в банке.
Примёр расчёт лимита без наличного дохода
Предположим, ООО «Плантация» закупает фрукты и овощи у дачников и фермеров. Рассчитывая лимит кассы на 2014 год, руководитель ООО принял решение о том, чтобы выбрать в качестве расчётного периода время наиболее интенсивных покупок – сентябрь 2012 года. Если фирма работает с понедельника по пятницу, а в сентябре было 20 рабочих дней, то можем приступить к самому расчёту.
Итак, ООО «Плантация» заработало за сентябрь 400 000 рублей. Если кассир получает наличные деньги раз в четыре рабочих дня, то данный пример расчёта лимита кассы будет таким:
ЛК = 400 000 / 20 *4 = 80 000 рублей.
Особенности принятого Положения
Новый документ не оговаривает, например, насколько часто предприятие имеет право пересматривать и менять лимит кассы. Решение по этому вопросу принимает руководитель предприятия, при этом новый лимит должен быть утверждён в течение разумного срока и в соответствии с законодательством: это может быть месяц, квартал, год и так далее.
Как видно из рассмотренных примеров, рассчитать лимит кассы вполне можно самостоятельно – сделать это совсем несложно, достаточно принять грамотное решение и чётко обозначить периодичность всех совершаемых операций.
Грамотные решения руководителя в этом случае обеспечат полную легитимность работы предприятия и удобное использование появляющегося дохода с возможностью хранения в наличной форме. Пользуясь такой удобной функцией, как лимит кассы предприятия, любой магазин или любая фирма по обслуживанию населения всегда сможет иметь в своём распоряжении достаточный запас наличных средств для ведения операций.
Следует также ознакомиться с принятым Положением, чтобы быть в курсе всех изменений, внесённых с 2012 года в порядок ведения учёта доходов предприятий. Пользуясь полученными сведениями, можно максимально оптимизировать работу фирмы. Расчёт ничем принципиально не отличается в случаях, если предприятие имеет доход в наличной форме, и в случае, если не имеет его. Достаточно лишь чётко определить и структурировать свою деятельность, правильно определив, какой период лучше всего выбирать в качестве расчётного. Этот выбор может отличаться в зависимости от профиля и специализации фирмы.
К работе фирмы с наличностью и кассовым операциям законодатель предъявляет особые требования. Поэтому и кассиры, и бухгалтеры должны тщательно их соблюдать, чтобы визит милиции или налоговиков не обернулся неприятным сюрпризом.Сколько денег хранить в кассе
Фирма может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк. Причем согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П (далее - Положение № 14-П) лимит кассы необходимо согласовывать с банком ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то «лишние» деньги фирма обязана сдать в банк.
Сверх установленного лимита фирма может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги были получены в банке (п. 2.6. Положения № 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). Фирмы не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, если к вам поступила наличная выручка, и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк - даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.
Разделение обязанностей
Проверку кассовой дисциплины производят банки, а укомплектованность и защищенность помещения кассы - милиция. Протоколы же об административной ответственности составляют только сотрудники милиции и налоговые органы (по сообщениям банков). Правда, налоговики могут счесть, что они тоже вправе производить подобные проверки, но с этим можно поспорить в суде.
Кто проверяет кассу
Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).
Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).
Существуют так называемые «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:
- помещение кассы должно быть изолированным;
- кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
- касса должна закрываться на две двери: «...внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы»;
- необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
- помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения денег, «...в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами»;
- необходимое условие - наличие огнетушителей.
Как видно из этого списка, найти нарушения в порядке хранения денег несложно. Поэтому шансы на то, что посещение фирмы сотрудниками милиции приведет к штрафу, очень высоки.
Проблема личных денег
Многие фирмы считают, что личные деньги можно хранить в сейфе фирмы. Достаточно только заключить договор хранения между фирмой и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату. Конечно, с точки зрения Гражданского кодекса так поступить можно, ведь договор хранения - один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.
Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Порядок ведения кассовых операций. Пункт 29 Порядка разъясняет, что касса - это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.
В кассе деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Таким образом, кассой считается не просто сейф, а именно помещение, где он расположен. Далее, в пункте 30 Центральный банк указывает, что хранить в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.
Тогда встает вопрос, а можно ли хранить деньги в другом помещении - например, в кабинете директора. Теоретически ни Порядок ведения кассовых операций, ни Положение № 14-П этого делать не запрещают. Однако на практике деньги скорее всего изымут и в дальнейшем придадут им статус «неоприходованных». Так что доказывать, что эти деньги личные, а не принадлежат фирме, придется в суде.
Каков предел расчета наличными
Фирмы должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Следует напомнить бухгалтеру, что ограничение на 100 000 рублей распространяется не на один день, а на всю сделку. Допустим, если сегодня фирма рассчиталась с партнером 40 000 рублями, то завтра она может доплатить еще 60 000 рублей по тому же договору.
О штрафах
Помимо лимита кассы, Положением № 14-П оговорено, что фирмы должны еще и согласовывать с банком, на какие конкретные цели фирма собирается тратить наличность из кассы (п. 2.7 Положения). Причем компания должна подать заявление в банк, в котором указать цели расходования. После этого тот составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.
За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (статья 15.1 КоАП). В этот список входят:
- расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров;
- неоприходование денег в кассу;
- несоблюдение порядка хранения наличности;
- накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.
Как видно из этого перечня, ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент административным законодательством не установлена.
Ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент не установлена.
Штраф выписывается на должностное лицо, и его сумма составляет от четырех до пяти тысяч рублей. Как говорится в Кодексе об административных правонарушениях, должностное лицо может быть наказано в случае совершения им «правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей» (ст. 2.4 Кодекса). Причем должностными лицами фирмы в данном случае считаются, помимо директора, также и лица, которые осуществляют «организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции».
Так что теоретически, если на бухгалтера или кассира возложена обязанность оприходовать деньги или отслеживать лимит кассы, то его могут оштрафовать, причем на вполне законных основаниях. Однако такие случаи крайне редки. Ведь у налоговиков и милиционеров совсем нет желания устанавливать, кто именно нарушил нормы кассовой дисциплины. Штраф на директора - вариант беспроигрышный. При этом следует помнить, что штраф, наложенный на директора, не отменяет штрафа фирмы, и размер последнего в десять раз больше - от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1. КоАП).
Итак, из всего вышеизложенного следует, что соблюдение всех требований, предъявляемых к кассе фирмы, - дело непростое и ответственное, связанное с многочисленными тонкостями. Впрочем, в профессии бухгалтера подобное положение дел вполне обыденно.
Алина Домкина
