Продажа товара сторонним организациям отражается в бухгалтерском учете. При отпуске товара уполномоченным лицом продавца составляется первичный документ. Его наименование и форма могут быть утверждены организацией самостоятельно с соблюдением норм законодательства. Помимо этого может использоваться и официальная унифицированная форма первичного документа - товарная накладная ТОРГ-12 . Нормативную базу, регулирующую порядок заполнения этого документа, и образец накладной на товар рассмотрим ниже.
Первичный учетный документ по продаже товара
Товарная накладная ранее входила в перечень обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 .
В настоящее время хозяйствующие субъекты имеют возможность самостоятельно определять, применять ли им унифицированную форму первичной документации или разработать и утвердить подобную форму самостоятельно.
Самостоятельно утвержденный первичный документ, в частности, должен содержать:
- наименование и дату;
- наименование хозяйствующего субъекта;
- содержание соответствующей операции (факта);
- величину измерения;
- наименования должностей и подписи лиц, ответственных за оформление соответствующей операции (факта).
Накладная на отпуск товара (образец)
Накладная заполняется в двух экземплярах.
Один экземпляр остается у стороны - продавца товара, а другой экземпляр бланка товарной накладной передается получателю (покупателю).
Рассматриваемый документ необходимо оформить при совершении факта реализации товаров или, если это по каким-либо причинам затруднительно, непосредственно сразу после такой реализации (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Кроме этого, следует соблюдать требования, предусмотренные п.п.12 и 13 Методических указаний , утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н, а именно:
- надлежащее оформление с указанием всех требуемых реквизитов и подписей;
- проставление прочерков в пустых полях документа;
- нумерация документов должна обеспечивать отсутствие повторов номеров в текущем отчетном году.
Заполненный бланк должен быть сдан в бухгалтерию с целью отражения факта купли-продажи в бухгалтерском учете. Он является основанием:
- для продавца - списания ТМЦ;
- для покупателя - оприходования ТМЦ.
Зачастую при оформлении первичной документации допускаются ошибки.
В этом случае неверные сведения следует перечеркнуть одной чертой и над ошибкой указать верные сведения так, чтобы они легко читались (п. 4.2 Положения , утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Также важно помнить:
- неточности, допущенные при оформлении первичной товарной накладной, если они не препятствуют установлению обстоятельств факта хозяйственной жизни, не могут быть основанием для соответствующих налоговых доначислений (
Журнал регистрации по охране труда является одним из обязательных документов для любого предприятия. Именно в нем осуществляются записи о проводимых инструктажах по ТБ, подготовка всех сотрудников, выдача допусков для проведения потенциально опасных работ. Порядок ведения документа строго регламентирован, ответственным за его хранение, ведение назначается сотрудник отделка ОТ, кадрового отдела или руководитель предприятия.
Порядок ведения
Журнал регистрации инструктажа по охране труда отражает вопросы, связанные с соблюдением ОТ и ТБ. Информация, которая вносится, включает в себя следующее:
- порядок подготовки сотрудников, проведение вводного инструктажа;
- проведение периодических обязательных инструктажей;
- выдача допусков для работ различного типа, включая потенциально опасных;
- данные сотрудников с их лично подписью;
- данные ответственного лица с указанием его визы;
- наименование компании, дата начала ведения и его окончания.
В зависимости от предприятия и его деятельности, журнал регистрации инструкций по охране труда может быть только один или несколько. Чаще всего это документ для указания информации о вводном инструктаже, но также могут быть заведены отдельные регистрационные журналы для следующих категорий:
- при прохождении процедуры трудоустройства, то есть вводные;
- для подрядчиков, командированных сотрудников, наладчиков;
- для экскурсантов и практикантов, которые находятся на территории предприятия временно.
У нас Вы можете заказать , необходимых для ведения производственной деятельности на предприятии. Но для правильного ведения документации, необходимо соблюдать следующие требования:
- Все страницы необходимо пронумеровать, для чего рекомендуется использовать простой карандаш.
- Он прошнуровывается, концы шнура сзади завязываются прочным узлом. Шнур проклеивается при помощи прямоугольника белой бумаги, на котором ставится оттиск печати предприятия с указанием даты начала ведения журнала, ФИО ответственного лица.
- В качестве вкладыша можно использовать программу проведения инструктажа с указанием графика, списка инструкций, копий приказов о назначении ответственных лиц.
Особенности заполнения
Журнал регистрации инструкций по охране труда заполняется только уполномоченным лицом, ответственным за его проведение. В нем обязательно указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы, личная подпись такого лица подтверждает проведение инструкции в указанные сроки и в полном объеме. Подпись инструктируемого подтверждает, что он прослушал, ознакомлен со всеми требуемыми положениями.
Во время инструктажа сотрудники оповещаются:
- обо всех особенностях производственного процесса, существующих опасностях и сложностях, вредности производства;
- обо всех последствиях, негативном влиянии, которое могут оказать подобные процессы;
- праве на компенсации, выплаты, которые положены работникам.
Кроме того, будущий работник или другое лицо, которое будет временно находиться на территории предприятия, должен быть ознакомлен со следующими положениями:
- указание данных о производственных процессах;
- положения ОТ, включая льготы, предоставляемые компенсации, контроль безопасности;
- правила поведения, принятые к соблюдению на территории компании;
- опасные факторы, характерные для процессов на конкретном участке;
- требования к производственной санитарии;
- используемые средства защиты;
- правила поведения при несчастных случаях, их причины, условия по которым они случились.
- порядок расследования, а также оформления несчастных случаев, внештатных ситуаций, профзаболеваний;
- меры противопожарной, электротехнической безопасности;
- первая помощь пострадавшим.
О нас
Товарно-транспортная накладная, бланк которой утвержден в 1997 году постановлением Госкомстата за № 78, обычно требуется п редприятиям, часто использующим для доставки своей продукции автомобильный транспорт. Для автоматизации процесса выписки этого первичного документа целесообразнее использовать электронный бланк ТТН.
ТТН: скачать бланк в excel
Если в компании нет автоматизированных программ по ведению бухгалтерского учета (например «1С:Предприятие»), в которых форма ТТН интегрирована и заполняется полуавтоматически, то следует воспользоваться офисными программами. Для заполнения этого документа на компьютере должна быть заготовка формы 1-Т ТТН в электронном формате. Чтобы не тратить время на самостоятельную разработку этого шаблона, проще скачать бланк ТТН с одного из интернет-ресурсов.
При этом следует иметь в виду, что файл с расширением pdf заполнить в электронном виде вряд ли получится, т. к. не у всех имеется редактор для фалов этого типа.Формы ТТН с расширениями doc, docx, odt также не очень удобны, т. к. возможности автоподсчета количества/суммы и функции автозаполнения в документах этих форматов довольно скромны. Гораздо удобнее будет скачать бесплатно товарно-транспортную накладную в формате excel (xls, xlt, xlsx). Такие файлы наиболее удобны для заполнения электронных форм, т. к. ориентированы именно на работу с табличными документами.
Но необходимо обратить внимание на то, когда была утверждена товарно-транспортная накладная, скачать бланк которой вы собираетесь. Важно, чтобы в верхнем правом углу стояла отметка о нормативном документе, которым данная форма товарно-транспортной накладной (1-Т) утверждена. Верным будет тот бланк, на котором указано постановление Госкомстата России № 78.
Форма ТТН 2015-2016 года (Россия)
В 2016 году на территории Российской Федерации используетсяформа товарно-транспортной накладной 1-Т , утвержденная еще в 1997 году. После утверждения никаких других изменений в бланк документа не вносилось, но возможно возникновение путаницы из-за принятия транспортной накладной (постановление Правительства от 15.04.2011 года за № 272).
Однако на сегодняшний день обе формы документов — ТТН и транспортная накладная — действуют параллельно. Основным отличием между транспортной накладной и формой 1-Т является то, что у первой отсутствует товарный раздел и при указании товара не обозначается цена — есть лишь возможность указания объявленной стоимости. Какую же форму из этих двух и когда стоит применять? Общее правило в этом случае следующее: при перевозках собственными силами (покупателя или поставщика) выписывается ТТН, если же груз везет сторонний перевозчик или он идет «транзитом», то используется форма 1-Т.
Путаница с применением бланков документов при оформлении транспортировки грузов вызвана тем, что Минфин своим письмом от 6.11.2014 № 03-03-06/1/55918 установил, что для подтверждения договора о перевозке грузов необходима именно транспортная накладная. Это означает, что по мнению министерства, расходы на перевозку может подтвердить лишь товарная накладная, заполненная по утвержденной постановлением Правительства за № 272 форме.
Однако есть разъяснение и налоговой службы по этому поводу. В письме ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@ прямо сказано, что для подтверждения затрат на перевозку при исчислении налога на прибыль можно использовать как форму 1-Т, так и форму транспортной накладной.
Поэтому если привычнее выписывать товарно-транспортные накладные либо предприятие использует ТТН и не заполняет ТОРГ-12, то не стоит ничего менять и переходить на новую форму транспортной документации. К тому же скачать ТТН (причем абсолютно бесплатно) можно на любом бухгалтерском сайте.
Нюансы заполнения ТТН
Грузоотправитель обязан составлять товарно-транспортные накладные на каждый рейс автомобиля. При этом неважно, является ли автотранспортное средство собственностью грузоотправителя или он воспользовался услугами третьего лица для оказания автотранспортных услуг. ТТН, скачать бланк которой можно на любом бухгалтерском сайте, составляется для каждого грузополучателя в отдельности. Этого следует придерживаться и в случае, когда все эти ТМЦ перемещаются одновременно в одном авто.
Для водителя, в соответствии с правилами дорожного движения, ТТН является основным документом, который необходимо предъявлять на груз при проверке на дороге сотрудниками ГИБДД. В случае отсутствия этого документа весь груз может быть арестован до выяснения обстоятельств поставки.
Товарно-транспортные накладные составляются в четырех экземплярах. При этом первый экземпляр с подписью водителя о получении груза остается у грузоотправителя. В случае утери или повреждения груза в пути по этому документу отправитель груза сможет взыскать с транспортной организации, осуществляющей перевозку этой партии груза, материальный ущерб. Ведь при подписании ТТН ответственность за сохранность груза перекладывается именно на транспортную организацию.
Оставшиеся три экземпляра ТТН следуют вместе с грузом. Второй экземпляр вручается грузоотправителю при приемке товара. Грузоотправитель делает отметку о наличии или отсутствии претензий и подписывает документ (все три экземпляра). Впоследствии транспортная компания возвращает один подписанный всеми сторонами экземпляр ТТН грузоотправителю вместе с документами по транспортным услугам.
Товарная накладная – это документ первичной бухгалтерской отчетности. Служит оправданием для списания ТМЦ продавцом и для постановки на учёт товаров покупателем.
Бланк ТОРГ-12 имеет унифицированную форму, которая была утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. С 2013 года организации имеют право разработать свою форму товарной накладной, но в ней должны быть все необходимые реквизиты.
Бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12
Образец
Правила заполнения формы ТОРГ-12
Т. к. товарная накладная проверяется налоговыми органами на предмет оформления вычета по НДС, все основные графы в ней должны быть заполнены правильно:
Товарную накладную заполняет уполномоченное лицо (работник бухгалтерии, менеджер, продавец и т.п.). Данные о товаре и о грузоотправителе в накладной должны быть идентичны данным счёта-фактуры.
Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.
При необходимости в форму можно добавлять дополнительные поля, графы, и даже составить свою форму накладной, но со всеми необходимыми полями.
Если после заполнения ТОРГ-12 в ней обнаруживается ошибка или описка, её можно исправить, аккуратно зачеркнув неверное, и вписать правильные данные, заверив их подписью и датой, когда были внесены изменения. Если ошибок много, накладную аннулируют и составляют новую.
Товарная накладная ТОРГ-12 оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, другой со всеми подписями передаётся поставщику.
Пример товарной накладной ТОРГ-12 в электронном варианте
Законодательство разрешает использовать электронную форму товарной накладной (ч. 5 ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Её заполнение ничем не отличается от заполнения бумажного бланка. Формы XML-файлов электронных документов утверждены Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.
В налоговые органы такие накладные тоже подаются в электронном виде.
Заверяются электронные формы накладных электронной подписью.
Для ее использования необходимо получить свидетельство и разрешение, подтверждающее право уполномоченного лица делать электронные подписи.
На электронном экземпляре ТОРГ-12 достаточно по одной подписи со стороны поставщика и со стороны покупателя. Однако ФИО и должности ответственных лиц тоже указываются.
Электронные документы отправляются через интернет. Водителю, везущему груз, выдаётся товарно-транспортная накладная по форме 1-Т , в которой перечислен весь товар и его характеристики.
Если товар везет организация-посредник, то в электронном бланке ТОРГ-12 номер и дату ТТН ставит продавец, а данные доверенности на перевозку груза и графу "Груз получил" заполняет покупатель, заверяя их уже своей электронной подписью.
Архив электронных документов должен находиться на отдельно отведенном компьютере (например, в бухгалтерии) или на специальном сервере компании.
Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).
Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.
ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.
Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.
Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.
Электронные документы
Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.
В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.
Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.
Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?
Последствия неполного заполнения ТОРГ-12
Если не заполнены:
- «Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
- «Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
- «Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
- «Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
- «Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
- «Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
- «Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
- «Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
- «Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
- «Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.
Вывод
Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.
Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:
